Структура, методика составления и особенности оформления должностной инструкции

Должностные инструкции относятся к документам, подлежащим утверждению, которые утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим работу кадровой службы. Во многих организациях принято согласовывать должностные инструкции с юридической службой, что следует признать положительной практикой, позволяющей существенно улучшить качество данного документа и привести его в соответствие с действующим законодательством о труде. Должностная инструкция доводится до сведения работника под расписку.

Пример должностной инструкции.

Название компании УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(Дата утверждения)

(Населенный пункт)

(Наименование должности)

(Наименование структурного подразделения)

Общие положения

Основной целью деятельности (наименование должности) является (цель/цели деятельности).

(Наименование должности) назначается на должность и освобождается от должности приказом руководства (название компании)

(Наименование должности) подчиняется непосредственно (наименование должности вышестоящего должностного лица).

(Наименование должности) руководит работой (наименование должностей нижестоящих сотрудников).

Обязанности (наименование должности) на время его отсутствия (отпуск, болезнь) возлагаются на лицо, назначенное руководством Департамента, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

(Наименование должности) замещает (наименование должности замещаемого сотрудника).

(Наименование должности) в своей работе руководствуется действующим законодательством РФ, настоящей инструкцией, трудовым договором, приказами и распоряжениями руководства (название компании), а также непосредственного руководителя.

Обязанности

На (наименование должности) возлагаются следующие обязанности: (перечень задач, возлагаемых на сотрудника.)

Требования

На должность (наименование должности) назначаются лица, имеющие (перечень требований к образованию, квалификации, опыту и т.д.)

(Наименование должности) должен знать: (перечень нормативных актов и других документов и материалов, а также вопросов и процедур, знание которых необходимо для надлежащего выполнения обязанностей).

Права

(Наименование должности) имеет право: (печень прав сотрудника, предоставляемых ему для выполнения поставленных перед ним задач).

Ответственность

(Наименование должности) несет ответственность за несвоевременное и некачественное выполнение возложенных на него обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав в соответствии с действующим законодательством РФ, трудовым договором и настоящей инструкцией.

СОГЛАСОВАНО

Непосредственный руководитель

HR

Юрист

Отдел технологий

Заключение

Эффективность деятельности организации зависит от множества факторов, и не последним из них является производительность труда ее персонала.

Производительность труда, в свою очередь, зависит от организации производственных процессов. Система документарного оформления производственных процессов в организации представляет собой нескольких жестко взаимосвязанных звеньев, деятельность каждого из которых оформляется определенным документом. Так, должностная инструкция представляет собой письменный организационно-нормативный документ, регламентирующий вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности конкретного должностного лица предприятия.

Необходимо, чтобы важность должностной инструкции осознавали как руководители предприятий, так и рядовые сотрудники.

Должностные инструкции для сотрудников компании - большая и больная тема. С одной стороны - всеми подчеркивается их нужность и полезность. С другой - очень часто должностные инструкции остаются странной прихотью главного начальника, и, в нелегких трудах составленные, они оседают в недрах каких-то канцелярий и бухгалтерий, неспешно покрываясь пылью времен.

Должностные инструкции являются обязательным документом для государственных организаций, а в коммерческих компаниях введение должностных инструкций - свободная воля руководителя. Можно и не заводить, никто не заставляет.

Без правильных и грамотно составленных должностных инструкций просто невозможно эффективное управление персоналом, причем, вне зависимости от размеров организации.

Основной смысл должностных инструкций - в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть, должностные инструкции должны описывать прямые обязанностей специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала.

Первая задача должностных инструкций - облегчение адаптации нового сотрудника. Если в инструкции четко прописано, что должен сотрудник делать, в каких пределах и за что отвечать, кто его начальник и на что он имеет право, а на что нет - процесс адаптации пойдет значительно легче. Гораздо меньше будет и опасливой пассивности и ненужной инициативы.

Должностные инструкции могут (и должны) включать в себя «пошаговое» описание обязанностей сотрудника. Т.е., описывать практически каждый участок его работы (Менеджер по активным продажам - осуществляет первичный телефонный поиск клиентов;...проводит переговоры и презентации с потенциальными клиентами;...контролирует наличие товара на складе;...отслеживает прохождение платежей; и т.д.) Причем, чем более детально будут описаны все ключевые обязанности сотрудника, тем меньше будет «белых пятен» в представлениях о том, что входит и что не входит в его обязанности [8. С. 46].

Это играет важную роль, во-первых, на этапе подбора нового сотрудника, когда должностная инструкция дает ему возможность заранее точно узнать, что от него потребуется и принять более взвешенное и ответственное решение. Кроме того, и специалист по подбору, ознакомившись с инструкцией, сможет организовать работу с кандидатами более эффективно. Во-вторых, «пошаговое» описание должностных обязанностей дает большие возможности контроля за работой сотрудника и его собственного самоконтроля. В случае каких-либо неудач всегда имеется возможность, опираясь на должностную инструкцию, вычленить наиболее проблемный участок и скорректировать его. И, в-третьих, подробные должностные инструкции выполняют своеобразные образовательные функции, задают стандарты и технологии выполнения поставленных задач.

Должностная инструкция - предоставляет сотруднику возможности самоуправления и самоконтроля своей деятельности. Если инструкция детально описывает должностные обязанности, ожидаемые результаты и критерии оценки эффективности работы, на которые будет ориентироваться непосредственный руководитель, у работника появляется дополнительная возможность оценивания своей деятельности, что в значительной мере облегчит руководителю применение разнообразных взысканий и поощрений. Также этим облегчается и процесс внесения корректив в процесс работы.

Чтобы должностные инструкции могли эффективно выполнять стоящие перед ними задачи, реальность, отраженная в них, должна полностью соответствовать действительности.

После того, как специалист ознакомился и подписал, должностную инструкцию, один экземпляр этого документа должен быть обязательно вручен ему, а не прятаться «в архив» [27. С. 147].

Таким образом, подводя итоги по вышесказанному можно сделать вывод, что должностная инструкция незаменима в стандартных управленческих ситуациях, будь то профессиональная адаптация новичка, едва принятого на предприятие, или разрешение трудового спора, суть которого кроется в попытке работника и работодателя решить, кто же из них на самом деле превысил должностные полномочия. Ее основная задача заключается в осуществлении решения организационно нормативных вопросов в организациях.

В силу многих организационных причин должностная инструкция более детальна, чем трудовой договор. Она содержит также множество организационных моментов, позволяющих более точно определить порядок выполнения возложенной на работника трудовой функции.

Должностная инструкция была и остаётся важным организационно-нормативным документом.

Список использованных источников

1. Трудовой кодекс РФ [Текст]: федер. закон от 30 декабря 2001г. № 197-ФЗ // Собрание законодательства РФ. 2002. N 1 (ч. 1), ст. 3.

2. Ансофф, И. Стратегическое управление [Текст] / И. Ансофф. М.: Экономика, 2001. 234 с.

3. Березина, Н.М. Современное делопроизводство [Текст] / Н.М. Березина, Е.П. Воронцова, Л.М. Лысенко. СПб.: Питер, 2004. 378 с.

4. Веснин, В.Р. Практический менеджмент персонала: пособие по кадровой работе [Текст] / В.Р. Веснин. М.: Юрист, 2008. 271 с.

5. Глазов, М.М. Управление персоналом: анализ и диагностика персонал менеджмента [Текст] / М.М. Глазов, И.П. Фирова, О.Н. Истомина. Из-во: Андреевский издательский дом, 2009. 251 с.

6. Грачев, М.В. Управление персоналом / М.В. Грачев. М.: Дело, 2003. 382 с.

7. Герчикова, И.Н. Менеджмент [Текст] / И.Н. Герчикова. М.: ЮНИТИ, 2004. 456 с.

8. Делопроизводство в кадровой службе [Текст] / под. ред. А.В. Верховцев. М.: ИНФРА-М, 2000. 234 с.

9. Дмитриева, М.А. Психология труда [Текст] / М.А. Дмитриева. М.: ЮНИТИ, 2000. 464 с.

10. Егоршин, А.П. Управление персоналом [Текст] / А.П. Егоршин. М.: Н. Новгород: НИМБ, 2000. 432 с.

11. Журавлев, П.В. Персонал [Текст] / П.В. Журавлев, С.А. Карташов. М.: Экзамен, 2000. 524 с.

12. Карпов А.В. Психология менеджмента: Учебное пособие [Текст] / А.В. Карпов. М.: Гардарики, 2007. 245 с.

13. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих [Текст] / Минтруд РФ. М.: Экономические новости, 2008. 500 с.

14. Кибанов, А.Я. Управление персоналом [Текст] / А.Я. Кибанов, Л.В. Ивановская. М.: ПРИОР, 2009. 352 с.

15. Комиссарова, Т.А. Управление человеческими ресурсами: учеб. Пособие [Текст] / Т.А. Комиссарова. М.: Дело, 2002. 368 с.

16. Костян, И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? [Текст] / И.А. Костян // Справочник кадровика. 2007.№3. 67 с.

17. Книга для работника кадровой службы [Текст]. М.: Экономика, 2008. 357 с.

18. Кузнецова,Т.В. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (документационное обеспечение управления) [Текст] / Т.В. Кузнецова. М.: ООО Журнал «Управление персоналом», 2003. 76 с.

19. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями [Текст] / Е.А. Лопатникова. М.: Изд-во ОМЕГА-Л, 2006. 253 с.

20. Магура, М.И. Поиск и подбор персонала. Настольная книга для предпринимателей, руководителей кадровых служб и менеджеров [Текст] / М.И. Магура. М.: ЗАО «Бизнес - школа ЛиМ-сервис» «Интел - Синтез», 2000. 428 с.

21. Маусов, Н.К. Словарь понятий и определения. Персонал [Текст] / Н.К. Маусов, Ю.Г. Одегов. М.: Экзамен, 2000. 408 с.

22. Магура, М.И. Организация обучения персонала компании [Текст] / М.И. Магура. М.:ПРИОР, 2008. 247 с.

23. Молодчик, А.В. Менеджмент. Стратегия, структура, персонал [Текст] / А.В. Молодчиков.- М.: ПРИОР, 2002. 435 с.

24. Основы управления персоналом [Текст] / под ред. Б.Генкина. М.: Дело, 2003. 382 с.

25. Папулов, П. Кадры управления производством. Деятельность. Формирование [Текст] / П. Папулов. М.: Дело, 2003. 436 с.

26. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика [Текст] / М.Ю. Рогожин. М.: Проспект, 2004. 405 с.

27. Рогожин, М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах [Текст] / М.Ю. Рогожин. М.: ИСТОК, 2009. 496 с.

28. Руденко, Г.Г. Рынок труда [Текст] / Г.Г. Руденко. М.: Хронограф, 2008. 439 с.

29. Румянцева, З.П. Общее управление организацией. Теория и практика [Текст] / З.П. Румянцева. М.: ИНФРА-М, 2006. 304 с.

30. Русинов Ф. Менеджмент и самоменеджмент в системе рыночных отношений [Текст] / Ф. Русинов, Л. Никулин. М.: Дело, 2006. 524 с.

31. Рожкова, В.В. Управление производительностью труда [Текст] / В.В. Рожкова. М.: Институт труда, 2007. 350 с.

32. Рощин, С. Ю. Экономика труда: экономическая теория труда: учебное пособие [Текст] / С.Ю. Рощин. М.: ИНФРА-М, 2000. 400 с.

33. Стенюков, М.В. Справочник по делопроизводству [Текст] / М.В. Стенюков. М.: ПРИОР, 2000. 286 с.

34. Травин, В.В. Основы кадрового менеджмента [Текст] / В.В. Травин, В.А. Дятлов. М.: Москва, Издательство Дело, 2005. 426 с.

35. Травин, В.В. Менеджмент персонала предприятия [Текст] / В.В. Травин, В.А. Дятлов. М.: Дело, 2000. 474 с.

36. Самыгин, С.И. Психология управления: учебное пособие [Текст] / С.И. Самыгин, Л.Д. Столяренко. М.: Ростов на Дону: Изд-во «Феникс», 2007. 574 с.

37. Смолкин, А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник [Текст] / А.М. Смолкин. М.: ИНФРА - М, 2009. 248 с.

38. Словарь-справочник менеджера [Текст] / под ред. М.Г. Лапусты. М.: «ИНФРА-М», 2006. 343 с.

39. Спивак, В. А. Корпоративная культура [Текст] / В. А. Спивак. М.: СПб. и др. : Питер 2001. 375 с.

40. Требования к оформлению документов [Текст] / М.: Ось-89, 2003. 75 с.

41. Управление персоналом организации: учебник [Текст] / под ред. А.Я. Кибанова. М.: ИНФРА-М, 2003. 393 с.

42. Управление человеческими ресурсами: менеджмент и консультирование [Текст] / под ред. В. В. Щербины. М.: Независимый институт гражданского общества, 2004. 478 с.

43. Шкатулла, В.И. Настольная книга менеджера по кадрам [Текст] / В.И. Шкатулла. М.: НОРМА - ИНФРА-М, 2008. 503 с.

44. Щекин Г.В. Теория и практика управления персоналом [Текст] / Г.В. Щекин. К.: МАУП, 2009. 280 с.

45. Экономический словарь работника кадровой службы [Текст] / под ред. В.М. Анисимова. М.: ИНФРА-М, 2000. 610 с.

Размещено на Allbest.ru