Сущность и структура организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Понятие «организации»

2. Черты, виды, внутренняя и внешняя среда организации

3. Характеристика и типы организаций

Заключение

Список литературы



Введение

Общество состоит из множества организаций, с которыми связаны все аспекты и проявления человеческой жизни, экономика, наука, культура, образование, оборона, даже личная жизнь. Цель контрольной работы ответить на вопросы, зачем организации нужны, как они создаются, функционируют и изменяются, почему члены организаций действуют именно так, а не иначе.

Актуальность темы заключается в том, что в последние десятилетия изучение организаций и их поведения стало главной задачей исследований, проводимых совместно представителями нескольких научных дисциплин. Изучение организаций постепенно превратилось в самостоятельную научную область - теорию организации.

Поскольку слова организация и система имеют сходное значение, важно понимать, что обозначается термином «организация». Так, система - (целое, составленное из частей, объединение) чаще всего определяется как - совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует некоторую целостность, единство.

Выделяют системы материальные и абстрактные, статичные и динамичные, органические и неорганические, открытые и закрытые и т.д. в зависимости от оснований классификации систем. Нас будут интересовать только динамические органические открытые системы, т.к. только так могут характеризоваться социальные организации способные к развитию.

Цель работы - раскрыть понятие организации.

Задача работы - показать, что представляет собой организация, её характеристика и анализ структур.



1. Понятие «организации»

Как это ни покажется странным, но на сегодняшний день мировая экономическая мысль не выработала единого мнения относительно понятия "организация". Основные усилия сосредоточены главным образом на поиске наиболее конкретного определения понятия "экономическая организация". Эволюция научного осмысления этого понятия имеет достаточно длительную историю, начиная с Альфреда Маршалла, который исследовал понятие "организация в экономике".

На сегодняшний день определение организации, данное американским исследователем Стефаном Роббинсоном в книге "Теория организации", является наиболее распространенным. Организацией С. Роббинс называет экономическую единицу координации, обладающую доступными определению границами и функционирующую более или менее непрерывно для достижения цели или совокупности целей, разделяемых членами-участниками.

Однако с управленческой точки зрения это определение не содержит прямого указания на две основные качественные характеристики организации - открытость и системность. Концептуальной для управленца была бы формулировка, включающая эти качественные характеристики организации.

Организация - это относительно изолированная часть общественного производства, появляющаяся в силу объективных законов разделения труда и специализации, определяющая самостоятельно свои эгоистические цели в системе и структуре общественного производства на основе собственных и субъективных представлений о путях реализации целей и самостоятельного принятия решений о выборе таких целей и путей их реализации.

Что это дает с управленческой точки зрения?

Во-первых, организация представляет собой некую целостность.

Во-вторых, целостность организации относительна.

В-третьих, раз это так, то организация должна сосуществовать в полном согласии с существующей структурой и системой общественного производства.

В-четвертых, организация сама определяет свои цели в окружающей среде. Неверное определение и ложное толкование целей угрожают самому факту существования организации.

В-пятых, основная трудность заключается в том, что организация сама выбирает пути достижения целей в окружающей среде, что диктует необходимость использования определенной формы внутренней самоорганизации.

В-шестых, основополагающую роль в функционировании организаций играет обоснованный выбор цели и эффективного способа ее достижения в процессе производительного взаимодействия организации с окружающей средой.

В-седьмых, поскольку выбор цели и способа ее достижения - основная обязанность управленческого корпуса, то эффективность организации во многом базируется на внутренних потенциях самого менеджера.

В-восьмых, в связи с тем, что такая работа менеджера осуществляется через принятие решения, то главным требованием к менеджеру выступает умение разрабатывать и принимать эффективные решения. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.-М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1994.

Таким образом, объектом управления на любом уровне (предприятие, банк, школа, больница, государство, партия) выступает организация, которая характеризуется двумя важнейшими признаками - открытостью и системностью.

Открытость - это свойство организации испытывать на себе воздействие факторов внешней среды.

С этой точки зрения управление включает:

- выделение факторов внешней среды, оказывающих или могущих оказывать воздействие на организацию;

- выявление требований каждого из выделенных факторов;

- адаптация организации к этим требованиям.

Системность означает тесную взаимосвязь всех внутренних переменных (структурных единиц) внутренней среды организации.

При восприятии организации как целостной системы, внося в ее деятельность любые изменения (не противоречащие законодательству, здравому смыслу, этике и морали), менеджер должен помнить о том, что изменение любого элемента повлечет за собой изменение функционирования других звеньев структуры, а в конце концов - всей системы в целом.

Открытость организации означает, что она подвержена воздействию извне. Внешнее воздействие вынуждает менеджера принимать конкретные решения, связанные с изменением внутренней жизни организации, хотя сама по себе внутренняя среда никаких изменений не требует.

Например, ваша организация функционирует уже давно и достаточно эффективно. Но в какой-то момент вы узнаете, что в вашем городе учреждена еще одна имеющая схожий профиль фирма, которая будет производить товар, аналогичный вашему. Если оперативно не среагировать на такую информацию, оставить в фирме все как есть, то вы вступите в полосу значительно большей неопределенности, чем это было в предшествующий этому событию период.

Что же можно предпринять? Ответ будет зависеть от широты вашего мышления и глубины профессиональной подготовки, ибо существует широкий набор вариантов решения:

- изменение имиджа вашего товара;

- снижение цены на товар до уровня, который не может себе позволить конкурент, только начинающий свою деятельность;

- поиск новых рынков сбыта вашего товара.

Какое бы решение вы ни приняли, оно потребует необходимых изменений принципов функционирования вашей организации - эти меры продиктованы вам извне - от вашего желания не зависит, вносить такие изменения или нет.

Допустим, вы остановили свой выбор на изменении имиджа вашего товара через разработку новой упаковки. В этом случае вы поступите следующим образом:

- дадите задание на разработку нового вида упаковки и выделите необходимые для этого средства;

- проведете экспертную оценку нового вида упаковки, предложенной разработчиками;

- примите решение об использовании новой упаковки;

- сделаете свое решение достоянием гласности;

- оцените возможности технологического процесса - способен ли он эффективно функционировать с использованием новой упаковки;

- изучите рынок поставщиков - кто из них может поставлять все то, что необходимо для нового вида упаковки;

- оцените уровень квалификации персонала - способен ли он без переподготовки работать с новым видом упаковки;

- проведете маркетинговое исследование, в процессе которого изучите реакцию вашего традиционного потребителя на новую упаковку, а также реакцию тех, кто не является вашим клиентом, но может стать таковым в результате изменения имиджа вашего товара;

- примете окончательное решение.

Организация это:

1. внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленная его строением;

2. совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

3. объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

В общем смысле под организацией (социальной организацией) имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

В узком смысле под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение некоторой заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Одна из трудностей определения этого понятия состоит в том, что организация или процесс организации не представляет собой конкретной, материальной сущности, но вместе с тем она может иметь ряд свойств как материальных, так и нематериальных. Так, любая фирма обладает многими материальными объектами, имуществом, активами и т.д., но она имеет также много социальных аспектов, которые нельзя увидеть или потрогать, например, человеческие отношения.

Дополнительные трудности в определении этого понятия вызываются тем обстоятельством, что существует много разновидностей организаций, начиная с организации в семье и кончая организацией в неформальных рабочих группах и в формальных системах, таких, как «клиника Федорова», профсоюз шахтеров, министерство здравоохранения и организация Объединенных Наций. Грейсон, О'Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХ века. М. 1991.

Однако все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации - это 1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы; 2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща) и 3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).

Организация - пространственно-временная структура производственных факторов и их взаимодействие с целью получения максимальных качественных и количественных результатов в самое короткое время и при минимальных затратах факторов производства.Организация обладает следующими общими признаками:

- определение ее характера кадрами и менеджером;

- объединение процессов, которые без этого взаимодействуют нецеленаправленно или неэффективно;

- сохранение как предварительно запланированного порядка процесса, так и оперативного, зависящего от ситуации реагирования работника и менеджера. Незапланированные действия предполагают установление ответственности в менеджменте;

- определенная, зависящая от процесса гибкость, обеспечивающая функционирование системы в изменяющихся условиях;

- единство рабочих процессов и процессов управления, как результат разумного разделения труда.

Организация - единство состояния и процесса, так как она обеспечивает стабильные организационные решения, но является сама лишь относительно стабильной вследствие постоянного развития внешней и внутренней сред фирмы.

Структура управления обеспечивает выполнение общих и конкретных функций управления, сохраняет целесообразные вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления.

Организационная структура регулирует:

- разделение задач по отделениям и подразделениям;

- их компетентность в решении определенных проблем;

- общее взаимодействие этих элементов.

Тем самым фирма создается как иерархическая структура.

Основные законы рациональной организации:

- упорядочение задач в соответствии с важнейшими точками процесса;

- приведение управленческих задач в соответствии с принципами компетентности и ответственности (согласование компетентности и ответственности, согласование «поля решения» и доступной информации, способность компетентных функциональных единиц принять к решению новые задачи);

- обязательное распределение ответственности (не за сферу, а за «процесс»);

- короткие пути управления;

- баланс стабильности и гибкости;

способность к целеориентированной самоорганизации и активности;

- желательность стабильности циклически повторяемых действий.

На организационную структуру влияют следующие факторы:

- размеры предприятия;

- применяемая технология;

- окружающая среда.

Каждая организация имеет свое предназначение - миссию, во имя которой люди объединяются и осуществляют свою деятельность. Миссия -- понятие неоднозначное. Значение определения миссии организации состоит в том, что она:

1) представляет собой базис, точку опоры для всех плановых решений организации, для определения ее целей и задач;

2) создает уверенность, что организация преследует непротиворечивые, ясные, сравнимые цели;

3) помогает сосредоточить усилия работников на выбранном направлении, объединяет их действия;

4) вызывает понимание и поддержку внешних участников организации (акционеров, финансовых фирм и т. д.).

Осуществляя свою миссию (предназначение), организация добивается достижения определенных целей -- выживания, роста, доходности. Она выпускает определенную продукцию и оказывает услуги, использует различные технологии и т. д.



2. Черты, виды, внутренняя и внешняя среда организации

Организация - группа, соответствующая следующим обязательным требованиям.

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы. организация управленческий открытость системность

2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

4. Наличие «границ», обособляющих группу от других.

Существуют также неформальные организации, группы, которые возникают спонтанно, но где люди вступают во взаимодействие друг с другом достаточно регулярно. Неформальные организации существуют во всех формальных организациях, за исключением, быть может, очень маленьких. И хотя у них нет руководителей, неформальные организации очень важны. Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Обобщая вышесказанное, можно выделить такие общие черты организаций:

- наличие ресурсов: люди (работники), капитал, материалы, технология и информация;

3. Характеристика и типы организаций

Все сложные организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех сложных организаций характеристики. Эти общие черты, кратко изложенные ниже, помогают понять, почему, чтобы добиться успеха, организацией нужно управлять.

Ресурсы

В общих чертах цели всякой организации включают преобразование ресурсов для достижения результатов. Основные ресурсы, используемые организацией, это люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, технология и информация.

Типы организаций, построение организации

Процесс преобразования ресурсов легче всего увидеть в производственных организациях, но и организации обслуживания и некоммерческие организации также используют все эти виды ресурсов. Ресурсы информации используются непрерывно для связи и координирования каждой фазы процесса преобразования. Информация относящаяся к исследованию рынка, помогает руководителям решать, какого типа продукция имеет большую вероятность понравиться публике. Общение с рабочими дает им информацию, необходимую для качественного выполнения этой задачи. Скорость и объем реализации продукции позволяет руководству решать, насколько успешно идет компания на пути достижения желаемых результатов. http://www.eup.ru/Documents/2006-07-10/4522A-8.asp

Горизонтальное разделение труда.

Вероятно, самой очевидной характеристикой организации является разделение труда. Если, по крайней мере, два человека работают вместе для достижения одной цели, они должны делить работу между собой. Например, организация из двух человек, имеющая целью пройти на судне до места отдаленного на 10 миль, может разделить работу так, чтобы один во время путешествия управлял парусами, а другой был у руля. Разделение всей работы на составляющие компоненты обычно называется горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задания позволяет организации производить гораздо больше продукции, чем если бы то же самое количество людей работало самостоятельно. Разбив работу по приготовлению и подаче еды клиентам между 12 работниками, как это обычно делается у “МакДоналдса”, можно обслуживать в сотни раз больше людей в день, чем в традиционных маленьких ресторанчиках с одним поваром и несколькими официантами.

В очень малых организациях горизонтальное разделение труда может не прослеживаться достаточно четко. Владельцы, которые являются одновременно и управляющими маленьких ресторанов, могут поочередно то готовить еду, то обслуживать посетителей. Но большинство сложных организаций имеют такого рода горизонтальное разделение, так что можно четко проследить их функции и цели деятельности.

Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии, например, являются производство, маркетинг и финансы. Они представляют собой основные виды деятельности, которые должны быть успешно выполнены, чтобы фирма добилась поставленных целей.

Вертикальное разделение труда.

Поскольку работа в организации разделяется на составляющие части, кто-то должен координировать работу группы для того, чтобы она была успешной. Возвращаясь к нашему примеру с лодкой, если кто-то из матросов не возьмет на себя обязанности капитана, и не позаботится, чтобы движения руля были согласованы с маневрами парусов, чтобы судно держалось курса, - группа плывущая на судне, вероятно, никогда не доберется до порта назначения: она, скорее всего, окажется там, куда занесут ее ветер и течение (т.е. внешняя среда).

Итак, в организации существуют две внутренние органичные формы разделения труда. Первая - это разделение труда на компоненты, составляющие части общей деятельности, т.е. горизонтальное разделение труда.

Второе, называемое вертикальным, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей и составляет сущность управления.

Необходимость управления.

Для того чтобы организация смогла добиться реализации своих целей, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является существенно важной деятельностью для организации. Однако, в малых организациях часто не имеется четко выделенной группы управляющих.

Например, в небольшом магазине, управляемом двумя партнерами, один из них может принимать решения, касающиеся закупок, выполняя тем самым управленческую функцию в течение одной недели, а второй - в течение другой. Оба они координируют рабочие графики своих немногочисленных подчиненных, чтобы обеспечить работу магазина в установленные часы работы. Но оба партнера выполняют и неуправленческие функции, обслуживая покупателей и раскладывая товары на полках. Ни один из партнеров не считает другого хозяином или управляющим. Но, хотя управленческие функции и не выделены четко, основная функция - координирование - выполняется. Даже в крупных организациях большинство руководителей выполняет часто работу, не связанную с координированием работы других. Однако, во всех организациях, за исключением самых маленьких, управление занимает так много времени, что становится все труднее осуществлять его мимоходом.

Управление предприятием осуществляется на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления, необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом важно выполнение следующих условий:

решение одних и также вопросов не должно находится в ведение разных подразделений;

все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;

на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом. Структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления. Между отдельными подразделениями могут быть вертикальные и горизонтальные связи.

ВЕРТИКАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи руководства и подчинения, например связь между директором предприятия и начальником цеха.

ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ СВЯЗИ - это связи коопераций равноправных элементов, например связи между начальниками цехов.

До сих пор мы рассматривали организацию с функциональной точки зрения. Однако анализ взаимоотношений между различными должностями и постами показывает, что существует целый ряд типов организационных структур, среди которых построение по принципу отделов (подразделений) является наиболее простым. Сейчас же к вопросу об организации мы подойдем с точки зрения распределения полномочий, производственных обязанностей.

В основу структуры управления положена определенная система. Известны три основные системы управления производством:

линейная;

функциональная;

смешанная.

ЛИНЕЙНАЯ - представляет собой схему непосредственного подчинения по всем вопросам нижестоящих подразделений вышестоящим. Это система достаточно проста и может быть эффективна, если не велико число рассматриваемых вопросов и по ним могут быть даны решения в ближайших подразделениях.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ - система представляет собой схему подчинения нижестоящего подразделения ряду функциональных подразделений, решающих отдельные вопросы управления - технические, плановые, финансовые и т. В этом случае указания поступают более квалифицированные. Однако подчиненные подразделения не всегда знают, как согласовать полученные указания, в какой очередности их выполнять. В чистом виде эта система используется очень редко.

Наиболее распространена СМЕШАННАЯ система, в которой сочетается линейная и функциональная системы. В этом случае решения, подготовленные функциональными подразделениями рассматриваются и утверждаются линейным руководителем, который передает их, подчиненным подразделениям.

Экспертным путем установлено, что возможно три варианта количественного состава сотрудников, подчиненные одному руководителю:

пять - семь человек, если подчиненные выполняют различные функции;

восемь - двадцать человек, если подчиненные выполняют сходные функции;

двадцать один - пятьдесят человек, если подчиненные выполняют одинаковые функции.

Управление предприятием в современных условиях должно осуществляться на основе принципа права собственника на использование своего имущества.

Назначение руководителя предприятия является правом собственника имущества предприятия и реализуется им либо непосредственно, либо через правление предприятия. При назначении руководителя на должность с ним заключается контракт, в котором определяются права, обязанности и ответственность руководителя, условия его материального обеспечения и возможного освобождения от должности с учетом определенных гарантий. Решения по социально-экономическим вопросам деятельности предприятия вырабатываются и принимаются органами управления предприятия.

Аппарат управления предприятием должен быть построен таким образом, что бы обеспечить в техническом, экономическом и организационном отношениях взаимосвязанное единство всех частей предприятия, наилучшим образом использовать трудовые и материальные ресурсы.

Все организации имеют некоторые общие характеристики, включая и необходимость управления. Неудивительно поэтому, что управленческая работа также имеет много общих характеристик. Руководитель - это руководитель, и хотя организации, сферы и ответственность могут различаться, работа председателя правления, директора имеет много общего с работой мастера на сборочном конвейере. Васильева Ю.В.Теория управления; учебник- 2-е изд. Доп.-М.Финансы и политика,2005.-608 с.



Заключение

Успех и провал фирм и компаний имеют одну общую особенность. Все они являются организациями. Организация составляет основу мира менеджеров, она является причиной, обуславливающей существование менеджмента.

Некая группа должна соответствовать нескольким обязательным требованиям, чтобы считаться организацией. К ним относятся:

1. Наличие по крайней мере двух людей, которые считают себя частью этой группы.

2. Наличие по крайней мере одной цели (т.е. желаемого конечного состояния или результата), которую принимают как общую все члены данной группы.

3. Наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Соединив в одну эти существенные характеристики, мы получаем важное определение:

Организация - это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.

Из определения следует, что организация всегда имеет хотя бы одну общую цель, разделяемую и признаваемую таковой всеми ее членами. Менеджмент -это управление сложными организациями. Сложные организации имеют набор взаимосвязанных целей.



Список литературы

1. Бавыкин В. “Новый менеджмент”. М.: Экономика, 1997. 368 с.

2. Бреддик У. Менеджмент в организации: Учебное пособие. М.: “Инфра-М”, 1997. 344 с.

3. Вейлл Питер. Искусство менеджмента. М.: Новости, 1999. 221 с.

4. Васильева Ю.В.Теория управления; учебник. 2-е изд. Доп.-М.Финансы и политика, 2005. 608 с.

5. Грейсон, О'Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХ века. М. 1991.

6. Гравин В. Дятлов В. Основы кадрового менеджмента. М. 1996. 608 с.

7. Герчикова И.Н. Менеджмент: учебник. М., 1994.

8. Донцова Л.В. Инновационная деятельность: состояние, необходимость государственной поддержки, налоговое стимулирование. //Менеджмент в России и за рубежом. №3, 1998.

9. Ильенкова С.Д. Инновационный менеджмент. М.: Банки и биржи, 1997.

10. Инновационный менеджмент, справочное пособие; Наука, Санкт-Петербург, 1997.

11. Коротков С. Концепция менеджмента.: Учебное пособие. 1996. 304 с.

12. Кнорринг В. И. Искусство управления. М.: БЕК, 1997. 288 с.

13. Молчанов Н.Н. Инновационный процесс: организация и маркетинг. Санкт-Петербург., 1995.

14. Скамай Л. Риски в инновационном предпринимательстве. // РИСК. №5-6, 1998.

15. Паркинсон С. Н. Рустамджи М. К. “Искуство управления” /пер. с англ. К. Савельева. М.: Агенство “ФАИР”, 1997. 272 с.

16. http://www.eup.ru/Documents/2006-07-10/4522A-8.asp.

Размещено на Allbest.ru

...