Роль деловых коммуникаций в организации процесса управления

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ «САРАТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Н. Г. ЧЕРНЫШЕВСКОГО»

ИНСТИТУТ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

Кафедра менеджмента в образовании

Выпускная квалификационная

Роль деловых коммуникаций в организации процесса управления

работа слушателя группы 25.1

Чеботаревой Елены Геннадьевны

Саратов

2012

Содержание

Введение

1. Сущность коммуникации, значение в профессиональной деятельности специалистов

1.1 Коммуникативные аспекты, цели и функции

1.1.1 Цели и функции коммуникаций в организации

1.2 Анализ составляющих коммуникационного процесса в организациях

1.2.1 Специфика коммуникационного взаимодействия. Сущность барьеров коммуникации в организации

Заключение

Литература

Введение

Роль коммуникации в управлении организацией. Формирование коммуникационных сетей и создание условий для успешного функционирования коммуникаций в организации составляют одну из важнейших задач управления. Не случайно немецкие ученые В. Зигерт и Л. Ланг отмечают: “Хлеб людей организации -- информация и коммуникации. Если нарушаются информационные потоки внутри предприятия и связи с внешним миром, само существование этого предприятия под угрозой. Одной информации недостаточно. Только когда она соответствующим образом преобразуется и обрабатывается, т.е. когда возникают коммуникативные связи, обеспечиваются существование и эффективная деятельность организации» Зигерт, В., Ланг, Л. Руководить без конфликтов. -- М., 1990. - С. 16. коммуникация профессиональный барьер

В последние годы, связанные с рыночными преобразованиями в России, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудиториями, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотрудники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профессиональном разрешении.

Актуальность. Тема, раскрываемая в данной работе, является актуальной, т. к. недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций.

Цель исследования - рассмотреть роль деловых коммуникаций в процессе управления.

В соответствии с целью исследования в работе поставлены следующие задачи:

– рассмотреть понятие коммуникации и специфику коммуникации в организации;

– проанализировать специфику формирования внутренних коммуникационных систем;

– рассмотреть проблемы в процессе коммуникации и пути их решения.

Теоретической и методологической базой послужили работы таких авторов как: Ю. Д. Красовский, А. Я. Кибанов, Н. Н. Григорьева, Л. В. Карташова, А. Н. Крылов, А. С. Орлов, В. Е. Рева, В. Шепель и др.

Структура исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 1 главы, включающей 2 раздела, заключения, списка использованных источников и литературы,

1. Сущность коммуникации, значение в профессиональной деятельности специалистов

Управленческая деятельность связана с необходимостью постоянной координации деятельности под членов для достижения общих целей. Данная координация может осуществляться посредством разнообразных форм, а прежде всего - при помощи разнообразных контактов членов организации -- в процессе коммуникации. Практически в прямую или косвенную связь с коммуникативными процессами, таким образом, они являются значимым функционирования организации.

Управление в любой организации реализовывается через людей, сотрудников. Одним из значимых инструментов управления в руках руководителя (менеджера) является имеющаяся в его ведении информация.

Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

– руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;

– происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;

– в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

– работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием.

Сам термин “коммуникация” (от лат. -- communicatio -- делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX в. (хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория).

Различают механистический и деятельностный подход к коммуникации.

Коммуникация -- в механистическом подходе -- однонаправленный процесс кодирования и передачи информации получателем сообщения.

Коммуникация -- в деятельностном подходе -- совместная деятельность участников коммуникации (коммуникантов) в ходе которой вырабатывается общий (до определенного предела) взгляд на вещи и действия с ними.

Для раскрытия содержания деятельности руководителя (менеджера) необходимо рассмотреть понятие коммуникации с позиции следующих аспектов.

С одной стороны, коммуникация -- это общественное явление, процесс, который имеет место в организационной системе на всех иерархических уровнях и во всех организационных структурах (они не обязательно должны быть связаны непосредственно с руководителем).

С другой стороны, коммуникация представляет собой естественную практику взаимодействия руководителя с группами подчиненных и отдельными подразделениями организации.

И, наконец, коммуникация -- это особая, специфическая функция управления, которая является объектом целенаправленного регулирования со стороны руководителя, компонент его управленческой деятельности.

Представленные позиции понятия коммуникации включают в себя два понятийных аспекта: нормативно-организационный и субьективно-психологический.

Нормативно-организационный подход связан с объективными организационными формами коммуникации с представлениями о её оптимальной реализации и объединен системой эффективного коммуникационного процесса.

Субъектно-психологический подход к коммуникации в организации направлен на раскрытие психологических характеристик участников коммуникации (коммуникантов). Он выявляет значимые черты коммуникационного процесса, в том числе и те, которые являются барьерами.

Психологическая специфика коммуникации как функции управления многозначна и раскрывается с различных сторон:

1. коммуникативное поведение руководителя (менеджера);

2. коммуникативные явления в работе руководителя (менеджера);

3. коммуникативные процессы, связанные с деятельностью руководителя (менеджера).

Основная цель коммуникации заключается в достижении от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения.

Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. В результате коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Коммуникации в социальном контексте -- это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей.

Из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что все виды управленческой деятельности в рамках коммуникации основаны на обмене информацией. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это передается.

Информация (лат. informatio -- разъяснение, изложение, осведомленность) -- одно из наиболее общих сведения, совокупность каких-либо данных, знаний и т. п.

1.1 Коммуникативные аспекты, цели и функции

Коммуникация может решать разные задачи: обмен информацией, выражение отношения людей друг к другу, взаимное влияние, сострадание и взаимное понимание. Такая многофункциональность общения позволяет выделить следующие аспекты коммуникации Матиашвили, В.М. Организационные системы: сущность и типы. Н.Новгород, НРИ АПК, 1998. - С. 22.:

1. информационный, при котором общение рассматривается как вид личностной коммуникации между коммуникантами;

2. интерактивный, где общение анализируется как взаимодействие индивидов в процессе их кооперации;

3. гносеологический, когда человек выступает как субъект и объект социокультурного познания;

4. аксиологический, предполагающий изучение общения как процесса обмена ценностями;

5. нормативный, выявляющий место и роль общения в процессе нормативного регулирования поведения индивидов, а также процесс передачи и закрепления стереотипов поведения;

6. семиотический, в котором общение выступает как специфическая знаковая система и как посредник в функционировании знаковых систем;

7. практический, где процесс общения рассматривается в качестве обмена результатами деятельности, способности, умениями и навыками.

Содержательный характер взаимодействия людей определяется предметом их общения. На основе этого критерия различают такие вида общения, как межличностное, деловое, профессиональное, научное, политическое, информационное, межкультурное и т. д. Соответственно способы взаимодействия зависят непосредственно от целей, которые преследуются при общении, от особенностей организации, от эмоционального настроя партнеров, уровня их культуры.

Выявление перечисленных аспектов коммуникативного акта происходит с помощью как вербальных, так и невербальных средств. Эти средства благодаря своей стратификационной и ситуативной вариативности способны передать не только информацию о его отправителе (его социальном статусе, территориальной принадлежности, возрасте, образовании, самооценке). В зависимости от соответствующей комбинации этих средств, выбранных норм речевого этикета и поведения становится ясно и отношение отправителя к адресату. При этом нужно учитывать, что если вербальную информацию контролировать достаточно легко, то невербальные средства плохо поддаются контролю. Поэтому самая удачно составленная речь, призванная побудить адресата к какому либо действию нужному для отправителя информации, может привести к провалу коммуникации при неудачном использовании или плохом контроле невербальных и паравербальных средств.

1.1.1 Цели и функции коммуникаций в организации

Взаимодействуя друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

– обеспечение эффективного обмена информацией (прием и передача) между субъектами и объектами управления;

– совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

– создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудникам действий;

– регулирование и рационализация информационных потоков в рамках организации и за ее пределами;

– формирование умений и навыков для успешной социокультурной деятельности;

– формирование отношения к себе, к другим людям, к обществу в целом;

– обмен деятельностью, инновационными приемами, средствами, технологиями;

– изменение мотивации поведения;

– обмен эмоциями.

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

1. информативную функцию -- передачу сведений, предоставление необходимой информации;

2. мотивационную функцию -- побуждает сотрудников к лучшему исполнению задач, используя убеждения, просьбы, приказы и т. д. ;

3. контрольную функцию -- отслеживание поведения сотрудников различными способами на основе иерархии и соподчиненности;

4. экспрессивную функцию -- способствует эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношению к происходящему и позволяет удовлетворять социальные потребности Почепцов, Г. Г. Теория коммуникации. - М.: Рефл-бук, Ваклер, 2010. - С. 34..

В деятельности руководителя коммуникация играет значимую и, при этом, специфическую роль. Данная особенность заключается в том, что будучи существенной сама по себе, коммуникативная функция входит в совокупность иных управленческих функций и является средством их реализации и взаимной координации. Таким образом, коммуникативная функция, наряду с остальными представляет собой элемент «связующего процесса» в организации.

Сущность коммуникационной функции руководителя и ее основополагающая задача заключается в обеспечении регулирования обмена информацией как внутри организации (между отдельными подразделениями и индивидами), так и вовне (с внешним окружением). Критерий оптимальности в данном случае то, насколько имеющаяся коммуникативная сеть способствует достижению общих организационных целей.

Формирование эффективных коммуникаций в организации достигается несколькими способами.

Во-первых, формулирование ясной, четкой, практически достижимой и определенной цели организации, последующая её конкретизация на подцели, соответствующие для каждого подразделения. Таким образом, нет необходимости для дополнительных разъяснений, что позволяет оптимизировать коммуникационные процессы в организации.

Во-вторых, соответствующий организационной цели и детализированный план, который регламентирует основные виды работ подразделений и их нормативы. Вместе с тем, организационный план является эффективным средством урегулирования деловых контактов за значимыми коммуникациями.

В-третьих, грамотно выбранный тип организации (рациональная экономичность организационной структурных подразделений, непосредственность множественного подчинения в организации и пр.) способствует формированию эффективной коммуникативной сети.

В-четвертых, эффективно налаженная система организационного контроля, которая характеризуется справедливостью, понятливостью сотрудников, открытостью и регулярностью.

Следовательно, первостепенным средством осуществления коммуникативной функции в современной организации является совокупность основных управленческих функций, таких как целеполагание, планирование, организация и контроль. Указанный факт отражает специфичность коммуникативной функции. Так, с одной стороны, коммуникативная функция представляет собой предмет социального регулирования с позиции руководителя. А с другой стороны, коммуникативная функция в организации преимущественно обеспечивается не естественным образом, а посредством других управленческих функций в процессе их осуществления. Вместе с тем, наблюдается и обратная зависимость: посредством применения коммуникативной функции руководителем осуществляется остальные управленческие функции в рамках организации. Данный аспект раскрывает ключевую специфику представленной функции: чем в меньшей степени она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она осуществляется посредством других функций, тем выше ее собственная эффективность. И является превалирующей в деятельности руководителя, требует от него особого внимания в тех ситуациях, когда организация испытывает те или иные проблемы и работает без должного эффекта.

1.2 Анализ составляющих коммуникационного процесса в организациях

Люди обмениваются информацией, то есть вступают в коммуникационный процесс на самых разных уровнях и используя различные виды коммуникаций. Они общаются в группах, выступают на собраниях /«летучках», «планерках»/, читают корреспонденцию, пишут письма, составляют записки и отчеты, общаются по телефону, по факсу, электронную почту, просматривают и пишут сами видеоленты, делают рекламу и т.д. - любой из этих способов общения вписывается в определенный вид /тип/ коммуникаций:

1. с внешней средой - с государственными и негосударственными службами, правоохранительными органами, потребителями, конкурентами, посредниками, кредиторами, рынком труда и т.д.

2. межуровневые /вертикальные/ - внутри организации, сверху вниз и снизу вверх, или по нисходящей и по восходящей;

По нисходящей сообщается информация о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.д. По восходящей - подается сигнал «на верх» о возникших проблемах, об открывшихся эффективных методах работы /о «рационализме снизу»/, об атмосфере в коллективе;

3. горизонтальные - обмен информацией между различными отделами для согласования действий / программ, уровня требований /, для консультирования или проведения совместных исследований.

Горизонтальные потоки сообщений в организации имеют место чаще, чем вертикальные. Одна из причин состоит в том, что люди более всего расположены говорить свободно и открыто с собеседниками - равными себе, чем, например, с «начальством». Горизонтальный обмен информацией менее подвержен искажениям, т. к. у работников одного ранга взгляды совпадают чаще, да и информация носит в основном координационный характер, тогда как у вертикальных /сверху - вниз/ - приказной, директивный, распорядительный.

4. неформальные - канал распространения слухов. Такая информация передается намного быстрее. Руководители, между прочим, так же очень хорошо используют этот канал, вуалируя его типичной оговоркой : «Только между нами». За слухами закрепилась репутация неточной информации /«болтовни»/, но на практике оказывается, что такая информация бывает более точной, чем официальная.

Одно из определений слухов, принадлежащее американскому социальному психологу Т. Шибутани Шибутани, Т. Социальная психология. Изд-во «Феникс» (серия Высшее образование). 2002. - С.48., гласит, что это «циркулирующая форма коммуникации», с помощью которой люди, находясь в неоднозначной ситуации, объединяются, создавая разумную ее интерпретацию, сообща используя при этом свои интеллектуальные возможности».

Каковы коммуникативные параметры слуха? Для «слуха» характерна однократная воспроизводимость перед данным слушающим. Второй раз одному и тому же человеку данный слух не пересказывается. Слух обязательно подвергается дальнейшей циркуляции / слушающий затем становится говорящим и передает этот слух дальше /. Такой тип сообщений можно назвать самотрансляционным. Практически слухам невозможно противодействовать, т. к. они не имеют «авторства», они анонимны. К этому типу сообщений относятся также и анекдоты и сплетни. Если к анекдотам /«байкам»/ можно отнестись с известной долей юмора, терпения или просто проигнорировать, то сплетни должны осуждаться и пресекаться решительно, как руководителем, так и сотрудниками.

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

– предстоящие сокращения производственных рабочих;

– новые меры по наказаниям за опоздания;

– изменения в структуре организации;

– грядущие перемещения и повышения;

– подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

– кто кому назначает свидания после работы.

Теоретики и практики менеджмента давно ломают голову над тем, как сочетать формальные и неформальные виды коммуникации, горизонтальные и вертикальные каналы связи, чтобы без ущерба морально-психологическому климату и при должном почтении к иерархической структуре коммуникации добиться скорейшего донесения информации и, следовательно, быстрых действий, направленных на решение поставленных руководителем задач.

В частности прибегают к использованию двух различных моделей коммуникационных сетей - централизованных, идущих непосредственно от «начальника» и децентрализованных, распространяемых по замкнутой цепочке. Используются даже различные коммуникативные типы. В их числе:

1.«сторож» /обычно в этой роли выступает секретарь/;

2. «пограничник»- человек, который близок к административной «верхушке»; как правило, он «в курсе всех дел»;

3. «связной»- человек, способный быстро синтезировать информацию, слышать больше, чем сказано, и передавать одной группе другой, используя собственные каналы связи;

4.«лидер мнений»/ шутливо - «местный оракул», «эксперт»/ - может своими суждениями /прогнозами, оценками/ повлиять на позиции колеблющихся, сформировать у них определенные установки и более того подвигнуть на адекватные действия.

Наличие в организации одновременно вертикальных (властных) и горизонтальных (в основном неформальных) потоков информации должно способствовать: удовлетворению потребностей работников (прежде всего в общении и взаимном обмене текущей информацией); обеспечению вовлеченности работников в процесс принятия управленческих решений.

1.2.1 Специфика коммуникационного взаимодействия. Сущность барьеров коммуникации в организации

Основу процесса коммуникации составляет взаимодействие между элементами управленческой структуры - подразделениями, должностными лицами, осуществляемое с помощью соединяющих их коммуникационных каналов.

По содержанию такое взаимодействие может быть информационным, административным, техническим.

В рамках информационного взаимодействия субъекты управленческой деятельности обмениваются сведениями необходимыми для принятия решений. Эти сведения бывают официальными, закрепленными юридически, и неофициальными, не обладающими ни каким правовым статусом, но помогающими ориентироваться в ситуации.

В процессе административного взаимодействия вышестоящие звенья управленческой структуры передают нижестоящим уровням управленческие полномочия и ответственность, различные распоряжения, инструкции, рекомендации, получают от них отчеты, осуществляя контроль. По назначению административное взаимодействие бывает координационным и интеграционным.

Техническое взаимодействие между субъектами управленческой структуры реализуется в процессе их участия в практической деятельности, например в подготовке и проведении совещаний, при обмене опытом, ведении делопроизводства, сбора различного рода документов и пр.

По характеру коммуникационное взаимодействие в организации может быть прямым (основывается на контактах сторон) или косвенным. Косвенное подразумевает, что одна из сторон создает условия, при которых другая, несмотря на отсутствие каких либо команд выполняет требующиеся от нее действия.

Анализ понятий и процессов коммуникаций внутри организации необходимо начинать с рассмотрения тех причин, которые препятствуют их установлению и развитию. Такие факторы называют коммуникационными барьерами, возникающими как при неформальных, так и при формальных коммуникациях; по своей природе они практически не отличаются друг от друга и могут быть методологически объединены. Эти преграды мешают либо передавать сведения по информационному каналу, либо препятствуют пониманию получателем отправленной ему информации адекватно смысловому содержанию, вложенному в нее отправителем. В результате получается безуспешная коммуникация, напрасная трата коммуникационных ресурсов. Под влиянием факторов коммуникационного барьера коммуникация замедляется, искажается, снижается результативность общения, разрывается обратная связь контрагентов. Различают коммуникационные барьеры микро - и макроуровня.

Микробарьеры препятствуют успешной коммуникации в конкретных, узких секторах профессионального общения. К ним можно отнести:

1. психологический настрой источника (отправителя) информации по отношению к получателю (адресату);

2. психологический настрой получателя (адресата) к источнику (отправителю) информации;

3. низкую способность восприятия получателем формата данной информации (сложность фраз, трудная лексика, специфический глоссарий, национальный акцент и др.);

4. отсутствие обратной связи;

5. предвзятое отношение обоих контрагентов коммуникации к обсуждаемой идее (теме) и приводимой аргументации.

Макробарьеры коммуникации препятствуют установлению успешной коммуникации в целом. К подобным коммуникационным преградам можно отнести:

1. превышение пропускной способности сетей, каналов, средств передачи и кодирования информации, в результате чего часть её пропадает либо искажается в результате перегрузки сетей;

2. упрощенную информацию, несущую в себе мало конструктивных идей, слабосвязанную с контекстом общения;

3. языковой барьер (иноязычная среда общения, профессиональный сленг, не воспринимаемый невербальный стиль общения);

4. технические и организационные причины.

Несмотря на большое разнообразие приведенных причин, можно попытаться представить себе внутреннюю структуру коммуникационных барьеров как факторную связь нескольких первопричин. Барьеры можно разделить на преграды, зависящие от инициатора коммуникации, источника управленческой информации (группа факторов источника) и преграды, зависящие от получателя управленческой информации, коммуникационного контрагента (класс факторов получателя).

Факторы источника:

1. некачественное построение общения и информационного обмена (неудачный лексический состав, недостаточная убедительность);

2. недостатки «обратной связи» (отсутствие мотивации);

3. неумение вести диалог и переговоры (неумение слушать и ставить вопросы);

4. погрешности логики сообщения (недооценка позиции и способности получателя);

5. низкие индивидуальные особенности (дикция, слух, зрение, невнимательность, память и др.).

Факторы получателя:

1. неспособность адекватно оценить степень важности сообщения (слабое знание темы, низкий культурный уровень);

2. некорректный набор установок сознания (подверженность стереотипам, предвзятость, конфликтность, отсутствие внимания);

3. неадекватный интерес к теме коммуникации;

4. низкие индивидуальные физиологические особенности (зрение, слух, память и др.).

Процессы формальных внутренних коммуникаций в организации выражаются в виде формализованных отношений протекающих по внутренним регламентам. В каждой организации, как правило, существует такая властная публичная структура при помощи и в интересах которой формализуются все коммуникационные процессы, инициируемые ее менеджерами, В такой структуре всегда есть информационная периферия, есть центр принятия решений с доступом к внутриорганизационным информационным ресурсам. Формальные внутренние коммуникации бывают как письменные, так и устные.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам, установленным внутри организации. Типичная неформальная информация обсуждение среди сотрудников личных успехов и неудач, обмен сообщениями о внешней среде, пересуды о руководителях, системе вознаграждения, достижение договоренностей о взаимной поддержке и прогнозы. В организациях проходит целый этап жизни человека, что диктует необходимость полноценных коммуникационных взаимодействий на неслужебные темы в служебном пространстве. Служебные же темы коммуникаций также отчасти подчинены законам неформального общения.

В формальной структуре в нормативных каналах передачи информации используются стандартные для организации формы. Это, как правило, письменная, а в последнее время -- электронная форма документооборота. Стандартные формы (бланки) преимущественно просты. Их наличие снимает обычную проблему для любой организации -- унифицировать письменное общение и соответствующие управленческие акты. В различных системах администрирования использованию стандартизованной письменной формы на бумажных носителях либо в электронном виде придается немаловажное значение. Как правило, такие с организации (государственные, корпоративные распорядки) и являются обязательным атрибутом работы её администрации.

У стандартизованных форм передачи информации существуют и вполне заметные недостатки. Прежде адекватно учесть нестандартные обстоятельства работы и управленческие ситуации.

Если стандартизованные регламенты формальных отношений олицетворяют одну крайность, то другую выражают неформальные связи в такой форме, как слухи. Слухи -- это незапланированная стохастическая передача информации с низким yровнем достоверности, имеющая форму социальных контактов членов организации в рамках неформальной структуры общения. Известно, что неформальные каналы используются в целях дезинформации. Слухи принято квалифицировать как недостоверные, неточные сообщения. Хотя известно, что слухами пользуются в качестве альтернативного способа передачи достоверной информации. Скорость передачи по таким каналам и способность охвата целевой аудитории очень высоки.

Наиболее очевидным примером внутренних коммуникаций являются отношения между руководителем высшим и средним звеном управления используют все традиционные инструменты и каналы формально источников неформализованного вида. Это дает менеджерам информационное преимущество, открывает им доступ к различным информационным ресурсам, повышает их компетентность.

К традиционным формам внутренних коммуникаций организации относятся совещания, официальные приемы, беседы, выступления, письменные документы, презентации и т. д. В любой организации существуют и развиваются две зависимые структуры управления и иерархии: неформальная структура лидерства и формальной власти. Опытный руководитель никогда не стремится искоренить неформальную структуру, так как это представляет очевидный пример «борьбы с тенью». Но и принижать роль формальных отношений никак нельзя - именно они являются основой организационной и функциональной устойчивости организации.

Мы рассмотрели некоторые проблемы, которые могут возникнуть при общении. Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

1. постоянно регулировать информационные потоки путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживания мест информационных перегрузок;

2. контролировать процесс обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана-графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3. организовать системный сбор информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи, «кружков качества» и т. д.;

4. создать дополнительные каналы для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т. д. Кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных (например, упрощение документооборота, самоконтроль и др.);

5. использовать современные информационные технологии, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т. д.;

6. планировать рабочие места с учетом функциональных особенностей и способностей работников. При этом возможно создание коммуникационных сетей у работников, функционально связанных между собой в процессе работы. К таким мероприятиям можно отнести пространственное сближение рабочих мест по принципу технологических линий или цепочек;

7. предотвращать возникновение барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации, вследствие «снятия функциональных и иерархических перегородок». Действительно, снятие различий между «мы» и «они» и понимание организации как единого организма в значительной степени уменьшают трудности в процессе коммуникации.

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникаций зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

Заключение

В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах человеческой деятельности. И чем эффективней обмен информацией, тем больше у нас открывается возможностей для плодотворной работы и благополучной личной жизни. Вся сущность работы управляющего персонала состоит в том, чтобы осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействия. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного отдела - коммуникация по горизонтали. Вопрос эффективных коммуникаций, также важен для руководства, как и четыре функции менеджмента: функция контроля, организации, планирования и мотивации.

В работе были поставлены и решены следующие задачи: рассмотрено понятие коммуникации и специфика коммуникационного процесса в организации; проанализирована специфика формирования внутренних коммуникационных систем; рассмотрена проблемы коммуникации и пути их решения. В результате рассмотрения этих задач, мы пришли к выводу, что «коммуникации в организациях» призваны в конечном итоге синтезировать знания и практические навыки менеджеров в четырех областях современного менеджмента - теории управления, теории организации, психологии управления и межличностного общения и собственно теории коммуникации.

«Пробелы», некомпетентность в одной из этих сфер влечет за собой тиражирование ошибок и малоэффективные действия во всех других областях.

Это относится не только к работе менеджеров, руководителей всех уровней, но и к любому специалисту и так называемым «рядовым служащим, работникам», вовлеченным в процесс общения, контактирования с другими людьми.

Как справедливо отмечают американские авторы В. Ховелл и П. Дипбой, рано или поздно каждый человек становится перед выбором: по-старинке придерживаться бюрократических, бездушных принципов работы или сделать «человеческий фактор» главной осью своей деятельности? Второй путь требует от человека полной самоотдачи, напряжения интеллекта готовности к риску, к принятию нестандартных решений и способности отвечать за чужие судьбы. Но игра стоит свеч: результаты такой работы способны превзойти самые смелые ожидания.

Сегодня, российские руководители новой формации поставлены перед этим выбором. Есть надежда, что изучение основ менеджмента и принципов грамотной коммуникации позволят им не ошибиться в выборе приоритетов. Менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности.

Литература

1. Крылов, А. Н. Менеджмент коммуникаций. Теория и практика. / А. Н. Крылов. - М.: Издательство Национального института бизнеса, 2002. - 202 с.

2. Матиашвили, В. М. Организационные системы: сущность и типы. / В. М. Матиашвили. - Н.Новгород, НРИ АПК, 1998. - 220 с.

3. Матиашвили, В. М. Управление персоналом. Учебное пособие. / В. М. Матиашвили. - Н.Новгород, НРИ АПК. 1998. - 198 с.

4. Мескон, М. Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М. Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури - М. 1997. Часть II 2 «Коммуникации». - 202 c.

5. Основы теории коммуникации: для бакалавров и специалистов : учебное пособие. Стандарт третьего поколения учебное пособие / под редакцией Д. П. Гавра. - СПб., 2011. -316 с.

6. Орлов, А. С. Введение в коммуникационный менеджмент. / А. С. Орлов. - М. : Гардарики, 2005.

7. Пиз, А. Язык телодвижений. Как читать мысли других людей по их жестам: Пер. С англ. / А. Пиз. - Н.Новгород, «Ай Кью», 1992.

8. Почепцов, Г. Г. Теория коммуникации. / Г. Г. Почепцов. - М.: Рефл-бук, Ваклер, 2010. -344 с.

9. Самыгин, С. И., Психология управления: Учебное пособие. / С. И. Самыгин, Л. Д. Столяренко - Ростов н/Д., 1997. - 354 с.

10. Руденский, Е. В. Основы психотехнологии общения менеджера. Учебное пособие. / Е. В. Руденский. - М., Новос., 1998. Часть 2 «Общение как коммуникативная деятельность». - 1988.

11. Рева, В. Е. Коммуникационный менеджмент: Учеб. пособие / В. Е. Рева; Пенз. гос. ун-т. - Пенза: 2001.- 156 с.

12. Шепель, В. Коммуникационный менеджмент. Учебное пособие. / В. Шепель. - М. : Гардарики, 2004. - 214 с.

13. Шибутани, Т. Социальная психология. Изд-во «Феникс» (серия Высшее образование). / Т. Шибутани. - 2002.- 244 с.

14. Neuhauser P Tribal warfare in organization.- Boston, 1988.- 138 р.

15. Howell W.C., Dipboye P.L. Essentials of industrial and organizational psychology. - Illinois, 1978.- 238 р.

Размещено на Allbest.ru

...