Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО СВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

ЗАПОРІЗКИЙ ГІДРОЕНЕРГЕТИЧНИЙ КОЛЕДЖ

ЗАПОРІЗЬКОЇ ДЕРЖАВНОЇ ІНЖЕНЕРНОЇ АКАДЕМІЇ

РЕФЕРАТ

з дисципліни: «Обробка текстової інформації»

на тему: «Стандарти оформлення документації»

Розробив студент гр.2-КОІ-13:

Калашник В.І.

Перевірив:

Виноградова А.С.

2015

ЗМІСТ

ВСТУП

1. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Перелік реквізитів документів

1.2 Види реквізитів

1.3 Вимоги до змісту та розташовування реквізитів документів

2. ВИМОГИ ДО ПЕВНИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Вимоги до оформлення бланків

2.2 Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

ВСТУП

Діяльність об'єктів та суб'єктів відображається в різних системах документації, але найбільш загальними та багаточисельними є організаційно-розпорядчі документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державної влади та управління, а також підвідомчих їм суб'єктів. Державні стандарти на організаційно-розпорядчі документи розроблялись ще в рамках ЄДСД та були затверджені в 1972 році (ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72). В 1978 році ці державні стандарти були затверджені зі змінами. Із 1 січня 1991 р. ГОСТ 6.3 8-72 та ГОСТ 6.39-72 були замінені одним ГОСТом 6.38-90 "УСД. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

А 7 квітня 2003 р. наказом № 55 Держспоживстандарту України затверджено та надано чинності ДСТУ 4163 -2003' 'Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Вимоги до оформлення документів (датування, підписання, візування, адресування та ін.), викладені в державному стандарті на УСОРД, застосовуються і до документів інших систем документації. Тому можна стверджувати, що державний стандарт на УСОРД встановив єдині, науково обґрунтовані загальні правила складання службових документів та машинописного їх оформлення.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву "Формуляр-зразок". Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними. [3]

1. РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТІВ

1.1 Перелік реквізитів документів

Реквізити -- сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів.

Формуляр зразок -- єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності. [2]

ДСТУ 4163-2003 веде перелік у певній послідовності реквізитів, наявних у всіх видах документів, що належать до уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. В ньому визначено максимальний склад реквізитів документів, які входять в систему ОРД, і кожному реквізиту відведено певне місце на папері. При цьому для реквізиту з постійною інформацією розраховується необхідна площа з урахуванням максимального набору знаків при його написанні.

За визначенням ГОСТ, для організаційно-розпорядчих документів встановлюється розміщення 32 реквізитів:

· 01 -- зображення Державного герба України

· 02 -- зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

· 03 -- зображення нагород

· 04 -- код організації

· 05 -- код форми документа

· 06 -- назва організації вищого рівня

· 07 -- назва організації

· 08 -- назва структурного підрозділу організації

· 09 -- довідкові дані про організацію

· 10 -- назва виду документа

· 11 -- дата документа

· 12 -- реєстраційний індекс документа

· 13 -- посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

· 14 -- місце складання або видання документа

· 15 -- гриф обмеження доступу до документа

· 16 -- адресат

· 17 -- гриф затвердження документа

· 18 -- резолюція

· 19 -- заголовок до тексту документа

· 20 -- відмітка про контроль

· 21 -- текст документа

· 22 -- відмітка про наявність додатків

· 23 -- підпис

· 24 -- гриф погодження документа

· 25 -- візи документа

· 26 -- відбиток печатки

· 27 -- відмітка про засвідчення копії

· 28 -- прізвище виконавця і номер його телефону

· 29 -- відмітка про виконання документа і направлення його до справи

· 30 -- відмітка про наявність документа в електронній формі

· 31 -- відмітка про надходження документа до організації

· 32 -- запис про державну реєстрацію

Таким чином, стандарт дає максимальний набір реквізитів, які можуть зустрітися при складанні та оформленні організаційно-розпорядчого документа. В конкретному документі реквізитів може бути менше, частина з них буде відсутня. [3]

1.2 Види реквізитів

Реквізити бувають:

· постійні;

· змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні -- під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту -- це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі. [4] стандарт документ зміст бланк

1.3 Вимоги до змісту та розташовування реквізитів документів

· Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України". Зображення Державного Герба України на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів -- у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

· Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.

· Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

· Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

· Назва організації-автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

· Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

· Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації.

· Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. [1]

2. ВИМОГИ ДО ПЕВНИХ ВИДІВ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Вимоги до оформлення бланків

Більшість службових документів та, перш за все, ОРД оформляються на папері формату А4 (210 х 297) та А5 (210 х 148). Але окремі види документів, частіше планово-економічні, бухгалтерські та ін., які містять таблиці та графіки, оформляються на форматі A3 (297х420)іА6(105х148).

В даному державному стандарті спеціальний розділ присвячений вимогам до бланків. В ДСТУ вказуються мінімальні розміри полів бланків: ліве -- ЗО мм; праве -- не менше 10 мм; верхнє -- не менше 20 мм; нижнє -- не менше 20 мм. Опис вимог до кожного реквізиту окремо подано в ДСТУ 4163-2003 досить детально. Ці вимоги роз'яснені або викладені також в найбільш важливому нормативно-методичному документі "Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів та служб документаційного забезпечення". [4]

Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно вимогам державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:

· встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

· бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

· бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Загальний бланк залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20. Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09. На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 19, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташовування реквізитів 11, 12, 19, 20. [2]

На бланках організацій - суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України "Про мови в Українській РСР" використовувати поряд з українською мови національних меншин, друкують реквізити 06, 07, 08, 09 українською мовою та мовою національної меншини, на одному рівні поздовжнього бланка.

Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч - українською, праворуч - іноземною. Бланки, в яких використано іноземну мову, застосовувати в межах України не рекомендовано.

Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.[1]

2.2 Вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів

· Документи виготовляють на конторській друкарській машинці або за допомогою комп'ютерної техніки. Подані у подальших положеннях розміри стосуються документів, які мають розмір шрифту 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено оформлювати рукописним способом.

· Текст документів, надрукованих на папері формату А4, рекомендовано друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

· Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють один від одного 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

· Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

· Назву виду документа друкують великими літерами.

· Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка назви посади.

· Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) -- 73 мм (28 друкованих знаків).

· Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.

· Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

o 12,5 мм -- для початку абзаців у тексті;

o 92 мм -- для реквізиту "Адресат";

o 104 мм -- для реквізитів "Гриф затвердження" та "Гриф обмеження доступу до документа";

o 125 мм -- для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис";

· Не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "Дата документа", "Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи", назви посади у реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з оригіналом", а також слів: «слухали», «виступили», «вирішили», «ухвалили», «наказую», «пропоную».

· За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф -- від межі лівого берега; другий -- через 104 мм.

· Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкують від межі лівого берега, а текст до них -- через 1 міжрядковий інтервал.

· Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша.

· Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

· Оформлюючи документи на двох і більше сторінках, друга та подальші сторінки мають бути пронумеровані.

· Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків. [1]

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Державний стандарт України уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів

ДСТУ 4163-2003. [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://dilo.kiev.ua/dstu4163-2003.html

2. Державний стандарт на оформлення документів управління та реквізити документів. [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://pidruchniki.com/1392091838354/dokumentoznavstvo/derzhavniy_standart_oformlennya_dokumentiv_upravlinnya_rekviziti_dokumentiv

3. Складання та оформлення документів. Державний стандарт оформлення. [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://ukrkniga.org.ua/ukrkniga-text/786/5/

4. Державний стандарт оформлення. [Електронний ресурс]. -- Режим доступу: http://readbookz.com/book/157/4508.html

Размещено на Allbest.ru