Теория организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

Введение

Глава 1. Ознакомление с объектом практики

1.1 Общие сведения об организации

1.2 Организационная структура управления

1.3 Информационная система управления

Глава 2. Система управления персоналом

2.1 Характеристика организации и структуры кадровой службы на предприятии

2.2 Основные функции и направления деятельности службы управления персоналом

2.3 Принципы и особенности построения структуры управления персоналом

2.4 Профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров

2.5 Технология разработки должностных инструкций, их назначение

2.6 Характеристика путей привлечения персонала в организацию

2.7 Технология проведения аттестации рабочих мест и персонала

2.8 Формы и методы отбора персонала

Заключение

Список используемых источников литературы

Введение

Сегодня не найдешь ни одной сферы деятельности человека, способной обойтись без применения ЛКМ. Рост производства ЛКМ тесно переплетается с ростом промышленности в целом, с увеличениями темпов строительства и даже с новыми достижениями в микроэлектронике. Лакокрасочные материалы широко применяются и в военной промышленности при производстве тяжелой военной техники, и в строительстве, и в быту, и для дизайна интерьеров, производства рекламных щитов и пр.

В каждой сфере ЛКМ проявят свои основные и совершенно уникальные свойства. Их использование защитит поверхности и стыки от коррозии, гниения и разрушения. Также нельзя не упомянуть декоративные возможности ЛКМ - и в быту и дизайнерской сфере. Придать совершенно невообразимые цвета и оттенки, выбрать необычные текстуры, создать уникальный интерьер - на все способны лакокрасочные материалы. Они выполняют следующие основные функции: создание в первую очередь защитных покрытий, а также декоративных покрытий на разнообразных поверхностях, стыках промышленных деталей, частях механизмов, стройматериалов и других элементах. Основным принципом, на котором основывается действие ЛКМ, является способность формировать на поверхности субстрата равномерную герметичную пленку, обладающую защитными или декоративными свойствами.

Объектом исследования работы является ООО ЧЛЗ "Фест-Про".

Актуальность преддипломной практики заключается в непосредственном знакомстве с производственным процессом приобретение практических навыков по специальности. Целью преддипломной практики является обобщение знаний, совершенствование умений и навыков студентов по будущей специальности. Проверка возможностей самостоятельной работы в условиях конкретного производственного процесса: сбор и подготовка материалов к выпускной квалификационной работе.

Глава 1. Ознакомление с объектом практики

1.1 Общие сведения об организации

Полное наименование предприятия: Общество с ограниченной ответственностью Челябинский Лакокрасочный Завод "Фест-Про".

Сокращенное название фирмы: ООО ЧЛЗ "Фест-Про".

Юридический адрес организации: 454008, Челябинская обл., г. Челябинск, Свердловский тракт, 5

Фактический адрес: 454008, Челябинская обл., г. Челябинск, Свердловский тракт, 5

Год создания: август 2005г.

Генеральный директор: Маргулис Евгений Зиновьевич

ООО "УралПром" г. Челябинск - крупнейший завод в Уральском регионе по производству современных лакокрасочных материалов. Продукция под торговой маркой "FestPro" хорошо известна во всех регионах Российской Федерации и Республике Казахстан.

Главное направление деятельности компании - это производство современных, высококачественных ЛКМ.

Второе направление - это продажа по всей территории РФ и СНГ. Широчайший ассортимент выпускаемой продукции в совокупности с выгодным географическим расположением позволили стать оптимальным поставщиком уже для многих компаний, специализирующихся на поставках ЛКМ. Широчайший ассортимент - это лакокрасочные материалы, ориентированные по двум основным группам:

1) материалы для промышленного и гражданского строительства и ремонта: антикоррозионные, кислотостойкие и химстойкие, термостойкие и огнезащитные материалы, фасадные и интерьерные краски, составы для дорожной разметки; кадровый управление логистика

2) материалы для машиностроения и металлообработки: антикоррозионные протекторные грунтовки и грунт-эмали, специальные промежуточные и финишные покрытия, выпускаемые в том числе на основе импортных алкидно-уретановых и полиуретановых связующих и сертифицированных в отраслевых НИИ.

Предприятие ценит свою репутацию и предлагает продукцию самого высокого качества, сертифицированную и строго соответствующую требованиям ГОСТ и ТУ.

Описание правового статуса

Компания ООО ЧЛЗ "Фест-Про" по правовому статусу относится к обществу с ограниченной ответственностью.

В соответствии со статьей 87 ГК РФ обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами (как физическими так и юридическими) общество, уставный капитал которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров.

Особенностями данной организационно-правовой формы является то, что в отличие от полных товариществ участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по обязательствам общества и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Они также не обязаны своим трудом учувствовать в его деятельности. При этом участники, внесшие вклад не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого участников.

Также особенностью правового статуса общества с ограниченной ответственностью является то, что число участников общества не должно превышать придела, установленного законом об обществах с ограниченной ответственностью. В противном случае они подлежат преобразованию в акционерное общество в течение года, а по истечении года - ликвидация в судебном порядке, если число участников не уменьшится до установленного законом предела.

Следующей особенностью общества с ограниченной ответственностью является то, что оно не может иметь в качестве единственного участника другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица.

Учредительным документом общества с ограниченной ответственностью является единственный документ - устав.

Само общество несет имущественную ответственность по своим обязательствам всем своим имуществом, в первую очередь уставным капиталом, формирование которого призвано обеспечить минимальные требования кредиторов.

Анализ тенденций развития предприятия

Развитие тенденций организации характеризуют следующие важные тенденции:

- систематическое повышение творческой и производственной инициативы персонала;

- отказ от использования административных рычагов при координации и контроле;

- рост значения производственной инфраструктуры для деятельности предприятия. Сегодня требования к качеству инфраструктуры растут быстрее, чем само производство. В инфраструктуру при этом включается и культура внешней среды;

- развитие логистики, т.е. организации и управления информационными и материальными потоками, с созданием соответствующей инфраструктуры, интегрирующей функции снабжения, производства и сбыта предприятия;

- диверсификация производственной и сбытовой деятельности;

- постоянное повышение качества продукции. Создание системы тотального управления качеством, предполагающей участие сотрудников в принятии решений, их доступ к информации и анализ ими ситуации;

- нововведенческая экспансия;

- развитие внутрифирменного предпринимательства, использующего единые информационные сети, финансовые системы и корпоративную культуру;

- создание дублирующих подразделений для создания конкуренции внутри фирм;

- изменение приоритетов деятельности предприятия в сторону увеличения сроков и объемов сервисного обслуживания. При этом важнейшим показателем успеха становится удовлетворение запросов потребителей.

Характеристика охраны труда

В ООО ЧЛЗ "Фест-Про" контролирует и координирует всю работу по охране труда инженер по охране труда под руководством руководителя.

Соблюдение законодательства о режиме труда и отдыха работников, осуществляется в соответствии с Трудовым кодексом. Так, в соответствии с Трудовым кодексом продолжительность трудовой недели не должна превышать 40 часов, а для работников, занятых во вредных условиях, е более 35 часов. Для отдыха и питания работников устанавливается время не менее 20 минут и не более 2 часов, которые они используют по своему усмотрению. Ежегодный трудовой отпуск предоставляется работникам после 6 месяцев.

Ведется журнал "Журнал регистрации инструктажей", в котором регистрируются такие виды инструктажей как: вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый и целевой. При принятии на работу новых работников проводится вводный инструктаж с целью ознакомления с правилами внутреннего распорядка, с общими мерами предосторожности, транспортных средств, ПТМ, электрооборудования, а также с общими требованиями техники безопасности. Без отметки о прохождении вводного инструктажа не принимается решение о приеме на работу.

Первичный инструктаж на рабочем месте проводится с целью ознакомления работников со спецификой технологического процесса, правилами безопасной эксплуатации.

1.2 Организационная структура управления

Схема организационной структуры управления предприятия и его подразделений

Структура управления - это совокупность звеньев управления, находящихся во взаимосвязи и обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого.

Для достижения поставленных целей и выполнения соответствующих задач, менеджер должен создать организационную структуру предприятия (Рисунок 2). Структура системы - это совокупность связей и отношений между элементами организации. В свою очередь, организационная система управления предоставляет собой совокупность подразделений и должностей, связанных отношениями и подчинением. При создании структуры управления менеджер должен в максимально возможной степени учесть специфику деятельности предприятия и особенности его взаимодействия с внешней средой.

Всех сотрудников организации можно разделить на три основные категории: руководители, специалисты, исполнители. Руководители - это лица, выполняющие главную функцию и осуществляющие общее руководство предприятием и его отделами. Специалисты - лица, выполняющие основную функцию занимающиеся анализом информации и подготовкой решений по экономике, финансам, научно - техническим и инженерным проблемам и т.д. Исполнители - лица, выполняющие вспомогательную функцию, работу по подготовке и оформлению документации, хозяйственную деятельность.

В зависимости от характера связей между различными подразделениями различают следующие типы организационных структур управления:

- Линейная;

- Функциональная;

- Дивизионная;

- Матричная;

В ООО ЧЛЗ "Фест-Про" преобладает линейная структура управления.

Линейная система управления - это самая простая иерархическая структура управления, называемая также пирамидальной или бюрократической. Линейная структура состоит из руководителя и нескольких подчиненных работников, крупные же предприятия могут иметь до 3 - 4 и более уровней иерархии.

Преимущества линейных организационных структур:

- Четкая система взаимосвязей;

- Быстрота реакции в ответ на прямые приказания;

- Согласованность действий исполнителей;

- Оперативность в принятии решений;

- Ясно выраженная личная ответственность руководителя за приняты решения.

Анализ организационной структуры управления деятельностью предприятия

Во главе ООО ЧЛЗ "Фест-Про" стоит генеральный директор, который координирует деятельность всей организации. В его компетенции находятся все вопросы текущей деятельности предприятия, за исключением вопросов, отнесенных к компетенции общего собрания предприятия.

К ограниченной структуре ООО ЧЛЗ "Фест-Про" выделяются подразделения, выполняющие определенный круг функций. Каждое подразделение выделено и в организационном плане, обладает в некоторой мере административно - хозяйственной самостоятельностью, то есть имеет право принимать и обеспечивать выполнение соответствующих управленческих решений в пределах своей компетенции, определенной для каждого подразделения генеральным директором.

Все подразделения делятся на осуществляющие непосредственно свою деятельность отделы, ради которой они создаются. Все эти отделы выполняют функции основного производства, управления, обслуживания, сбыта и т.д. Чем лучше отделы будут выполнять свои функции, тем они лучше будут специализированы.

Организация процессов управления ООО ЧЛЗ "Фест-Про" построена линейной структуре управления.

Линейная структура управления ООО ЧЛЗ "Фест-Про": нижестоящее звено (подразделение, работник) полностью подчиняется вышестоящему руководителю. При генеральном директоре ООО ЧЛЗ "Фест-Про" создан аппарат из его заместителей (руководителей подразделений), которые подготавливают проекты решений, что требует от генерального директора высокого профессионализма при процессе принятия решения.

Однако генеральный директор во избежание негативных последствий излагает концентрации права принятий решений, делегирует значительную часть полномочий нижестоящим руководителям подразделений ООО ЧЛЗ "Фест-Про" (оставляя за собой право контроля и оценки качества, принимаемых низшим звеном, управленческих решений, что сохраняет в структуре управления предприятия основные черты линейной структуры).

Так же немало важно учитывать при выстраивании организационной структуры предприятия, чтоб деятельность отделов не дублировала друг друга, поскольку это сопровождается дополнительными затратами рабочего времени и затрудняет процесс принятий решений.

В целом организационная структура ООО ЧЛЗ "Фест-Про" соответствует специфике предприятия, его целям и решению стоящих перед ним задач.

Анализ эффективности и экономичности организационной структуры предприятия

Оценка эффективности организационных структур проводится с целью выбора наиболее рационального варианта структуры или способа ее совершенствования.

Эффективность организационной структуры должна оцениваться на стадии проектирования, при анализе структур управления действующих организаций для планирования и осуществления мероприятий по совершенствованию управления. Комплексный набор критерий эффективности системы управления формируется с учетом двух направлений оценки ее функционирования:

- По степени соответствия достигаемых результатов установленным целям производственно-хозяйственной организации;

- По степени соответствия процесса функционирования системы объективным требованиям к его содержанию, организации и результатам.

Критерием эффективности при сравнении различных вариантов организационной структуры служит возможность наиболее полного и устойчивого достижения конечных целей системы управления при относительно меньших затратах на ее функционирование. Критерием эффективности мероприятий по совершенствованию организационной структуры служит возможность более полного и стабильного достижения установленных целей или сокращения затрат на управление, эффект от реализации которых должен за нормативных срок превысить производственные затраты.

1.3 Информационная система управления

Характеристика общей схемы информационных потоков в организации

Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структур и документированной и недокументированной информации.

Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечил ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи, с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционировании объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

На сегодняшний день все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах - это информационно-аналитический отдел, в других - информационно-аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный центр или служба информации.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений организации и в основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде.

Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:

- Сбор, обработка и анализ внешней информации;

- Сбор, обработка и анализ внутренней информации;

- На основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений;

- Оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводы и выработанных рекомендаций;

- Долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе;

- Решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы.

Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы:

- Информационный отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал;

- Основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку;

- На этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации;

- Основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность, в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

- Разграничение обязанностей между специалистами службы;

- Внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Информационная система (ИС) - это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всем информационно - документальными потоками, включающие в себя следующие обязательные элементы:

- Информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирование ИС;

- Регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменения;

- Кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;

- Программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;

- Регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса;

- Аппаратно-техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации программного комплекса;

- Эксплуатационно-технические кадровые ресурсы;

- Правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.

Обслуживание в больших предприятиях занимает от 50-70% имеющихся мощностей, поэтому можно представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого подразделения говорит часто то, что на практике работа по проектирование систем их разработчикам оказывается наиболее качественным, поэтому действительно имеет смысл обеспечить эти функции с помощью одних и тех же людей.

Организация, хранилище данных, обработка и контроль находятся в производственных подразделениях. Очень часто используется только стандартное прикладное программное обеспечение; функции поддержки и сопровождения в таких предприятиях часто передаются на сторону.

Анализ путей устранения недостатков коммуникационного процесса

Коммуникация - это процесс обмена между людьми информацией интеллектуального или эмоционального содержания. Под информацией понимается любая совокупность сведений, первичным источником которых был опыт.

Обмен информацией начинается с отбора или формулирования идеи. Отправитель решает, какую значимую идею или информацию следует сделать предметом обмена.

Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации, жесты. В ряде случаев форма оказывается важнее содержания. Кодирование превращает идею в сообщение.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания принимающим информационного сообщения.

Коммуникация на предприятии - это обмен информацией, на основе которой руководитель получает сведения, необходимые для принятия решений, и доводит это решение до исполнителей.

Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности (функции управления). Поэтому коммуникации называют связующим процессом. Виды обмена информацией: а) между фирмой и внешней средой; б) между иерархическими уровнями управления фирмы; в) между подразделениями одного уровня; г) между руководителем и подчиненными; д) неформально между работниками фирмы.

Для обмена информацией в фирме используют разные средства: деловые беседы, обсуждения, совещания, телефонные разговоры, собрания, служебные записки, отчеты, справки и подобную документацию, циркулирующую внутри фирмы, которая очень часто является реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Коммуникации должны: осуществляться своевременно, быть достоверными, быть достаточно полными.

Если коммуникации налажены плохо, то и решения могут оказаться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего от них хочет руководство, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Поэтому эффективность коммуникаций определяет не только качество принимаемых решений, но и то, как они в действительности будут реализованы.

Для снижения отрицательного воздействия этих проблем организация может использовать следующие приемы:

1) Постоянное регулирование информационных потоков путем создания банка информационных данных, внутреннего рынка информации, пунктов отслеживания и сортировки получаемой извне информации, отслеживание мест информационных перегрузок;

2) Контроль за процессами обмена информацией, информационными каналами. Для этого можно проводить такие мероприятия, как разработка плана - графика, периодическая отчетность, регулярные встречи с подчиненными для обсуждения возможных перемен в организации и т.д.;

3) Организация системы сбора информации от исполнителей путем создания действующих каналов от подчиненных к руководству, исключающих фильтрацию информации в ходе ее прохождения по структурным уровням. Это возможно с помощью ящиков для предложений, частной телефонной связи.

4) Создание дополнительных каналов для исключения искажения информации или двойственного понимания информационных сообщений путем повторения распоряжений или приказов в специально выпускаемых бюллетенях, информационных листках, регулярных обсуждений или собраний, доски объявлений, демонстрационных витрин, местных средств радио или телевещания и т.д. кроме того, полезно вовлекать самих пользователей информации в разработку систем и процедур сбора данных;

5) Использование современных информационных технологий, что, подводит руководство организаций к решению проблемы создания качественной системы коммуникаций. В частности, к таким мероприятиям относятся внедрение персональных компьютеров на рабочих местах, электронной почты, выход в Интернет, связи с другими организациями и т.д.;

6) Предотвращение возникновения барьеров между различными подразделениями и должностными статусами в организации.

Требования к документообороту

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО ЧЛЗ "Фест-Про" так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота ООО ЧЛЗ "Фест-Про" являются:

- Оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

- Максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основной структуры любого документооборота является документ. Все документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на ООО ЧЛЗ "Фест-Про" согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО ЧЛЗ "Фест-Про", все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправлен и подшивке документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в ООО ЧЛЗ "Фест-Про".

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в ООО ЧЛЗ "Фесть-Про".

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО ЧЛЗ "Фест-Про", так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации.

Глава 2. Система управления персоналом

2.1 Характеристика организации и структуры кадровой службы на предприятии

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне. Функции, структура и задачи кадровой службы тесно связаны с характером развития экономики, пониманием руководством предприятия (организации) роли персонала в выполнении целей и задач, стоящих перед производством (организацией). Перечень работ, связанных с обеспечением эффективного управления персоналом, имеет относительно стандартный вид для всех предприятий. Это значит, что их реализация является необходимым и достаточным условием реализации задач и функций управления.

Главный потенциал предприятий заключен в кадрах. Без нужных квалифицированных работников ни одна организация не может достичь целей и выжить в конкурентной борьбе.

Рис.4 Структура кадровой службы ООО ЧЛЗ "Фест-Про"

В обязанности менеджера по подбору персонала входят: планирование, набор, интервьюирование, тестирование, анализ внешнего рынка рабочей силы. Изучение и анализ качества трудовой жизни, морально - психологического климата, внутрифирменных коммуникаций. Программы обучения и организации непрерывного образования, система профессионально - квалификационного продвижения.

В обязанности специалиста отдела кадров входит: разработка и текущий контроль за выполнением положений коллективного договора. Анализ и оценка работы, разработка тарифных отношений, тарифных сеток, анализ и увязка со всеми направлениями работы с кадрами, надзор за социальными компенсациями.

Цель кадровой службы ООО ЧЛЗ "Фест-Про" соответствует задачам, которые ставит перед собой организация. Для решения поставленных задач отдел кадров осуществляет следующие функции:

- Разрабатывает кадровую политику, а также комплекс мероприятий по ее реализации;

- Составляет расчеты потребности в кадрах и определяет источники ее удовлетворения на основе изучения рынка труда;

- Обеспечивает организацию кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегий и предметом деятельности общества;

- Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров;

- Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет подбор и отбор работников и вносит предложения об их назначении на должности;

- Информирует работников общества об имеющихся вакансиях;

- Устанавливает связи с учебными заведениями, службами занятости, кадровыми агентствами для подбора персонала, а также средствами массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

- Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами генерального директора общества;

- Ведет учет личного состава, установленную документацию по кадрам;

- Выдает справки о трудовой деятельности работников, занимаемой должности и размере заработной платы;

- Осуществляет прием, заполнение, хранение и выдачу трудовых книжек;

- Готовит материалы для представления работников к поощрениям, для привлечения работников к материальной и дисциплинированной ответственности;

- Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств;

- Организует проведение аттестации работников общества, ее методические и информационное обеспечение;

- Анализирует результаты аттестации и т.д.

Работа отдела кадров осуществляется в соответствии с утвержденными планами.

Планы отдела составляются начальником отдела. Указания начальника отдела являются обязательными для подчиненных работников. Работники отдела выполняют функции, возложенные на отдел. Требовать от работников выполнения обязанностей, не оговоренных в трудовом договоре и не определенных в должностных инструкциях, запрещается.

Для качественного и полного выполнения функций в отделе создаются группы работников, отвечающих за следующие направления: Увольнение, перемещение, отпуска, командировки, изучение и оценка кадров, состояние трудовой дисциплины, оформление пенсий.

2.2 Основные функции и направления деятельности службы управления персоналом

Служба управления персоналом - совокупность подразделений организации, выполняющих функций системы управления персоналом. Различают следующие организационные формы службы управления персоналом:

- Отдел кадров;

- Кадровая служба;

- Управление кадров;

- Департамент управления персоналом;

- Управление человеческими ресурсами.

Служба управления персоналом по своей сути непосредственно не участвует в основной деятельности организации, но обеспечивает ее нормальное функционирование. Главная цель данной службы - управление персоналом организации в рамках избранной кадровой политики. В связи с этим принято разделять стратегические и тактические направления работы службы персонала. В рамках стратегического направления кадровая служба выполняет ряд задач, связанных с формированием кадровой политики, т.е. совокупность правил и норм, целей и представлений, которые определяют направление и содержание работы с персоналом. Тактическое направление решает текущие задачи кадровой службы, не зависящие от направления деятельности предприятия и отличающиеся достаточным разнообразием.

Главное назначение кадровой службы состоит в том, чтобы не только руководствоваться в осуществлении кадровой политики интересами предприятия, но и действовать с учетом трудового законодательства, реализации социальных программ, принятых как на федеральном, так и на территориальном уровне.

Всякая управленческая деятельность может быть представлена на предприятии как система управления людьми и их трудовой деятельностью. В основе любого управления согласно теории менеджмента лежат пять функций - планирование, организация, координация, мотивация и контроль, которые находят свое отражение в классическом наборе функций службы управления персоналом. Социальная цель подразумевает обеспечение организации кадрами, их эффективное использование, профессиональное и социальное развитие.

Выделяют несколько классификаций кадровых функций в зависимости от различных критериев:

От направленности работы:

- Социальная функция - отражается в обеспечении занятости;

- Нормативная функция - выражается в соблюдении трудового законодательства;

- Воспитательная функция - заключается в методах стимулирования сотрудников;

- Информационно - аналитическая функция - отражается в информационном обеспечении процесса управления;

- Контрольная функция - позволяет регулировать процессы управления персоналом внутри организации, а также производить мониторинг рынка труда;

От направленности кадровой службы:

- Административная функция - разработка и принятие основных нормативных актов организации;

- Функция делопроизводства - введение кадрового делопроизводства;

- Функция трудоустройства - рекрутинг, адаптация сотрудника к рабочему месту;

- Функция развития - повышение, подготовка и переподготовка кадров, управление карьерой сотрудников;

- Функция лояльности - поддержание и стабилизация персонала, решение социальных вопросов;

- Функция, отвечающая за управление дисциплиной, условиями труда и техники безопасности.

Среди современных функций выделяют:

- Определение потребности в персонале - планирование качественной потребности в персонале, выбор методов расчета количественной потребности в персонале, планирование количественной потребности в персонале;

- Обеспечение персоналом - получение и анализ маркетинговой информации, разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале, отбор персонала, его деловая оценка;

- Развитие персонала - планирование и реализация карьеры и служебных перемещений, организация и проведение обучения;

- Использование персонала - определение содержания и результатов труда на рабочих местах, производственная социализация, введение персонала, его адаптация к трудовой деятельности, упорядочение рабочих мест, обеспечение безопасности труда, высвобождение персонала; и т.д.

Функции службы персонала во многом определяют организационную структуре, т.е. структуру организации, в которой элементами служат подразделения или отдельные участники системы, а связи выражают включенность участников или подразделений в другие подразделения. Также на процесс разработки функциональной структуры организации влияет размер организации, специфика и направленность деятельности, разделения труда организации, особенности выпускаемой продукции или оказываемых услуг. В крупных организациях с широкими финансовыми возможностями за каждую функцию отвечает конкретный специалист или небольшой отдел.

2.3 Принципы и особенности построения структуры управления персоналом

В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования структур управления затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышения эффективности производства, так как:

1) В новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

2) В сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления;

3) Создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычную схему и интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

4) Проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться на специалистов, владеющих методологией формирование организационных систем.

При разработке принципов и методики проектирования структуры как застывшего набора органов, соответствующих каждой специализированной функции управления. Прежде всего, необходимо включать систему целей и их распределение между различными звеньями. Сюда относится состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой, распределение ответственности. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Организационная структура - это поведенческая система, это люди и их группы. Постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

Системность подхода к формированию структуры проявляется в следующем:

- Не упускать из виду ни одну из управленческих задач, без решения которых реализация целей окажется не полной;

- Выявить и совместить применительно к этим задачам всю систему функции, прав и ответственности по вертикали управления - от генерального директора предприятия до мастера участка;

- Исследовать и организационно оформить все связи и отношения по горизонтали управления;

- Обеспечить сочетание вертикали и горизонтали управления.

Основное назначение большинства производственных организаций с, определяется целями удовлетворения рыночной потребности в производимой продукции и услугах. Вместе с тем соответствие между системой целей и организационной структурой управления не может быть однозначным.

В единой системе должны рассматриваться и различные методы формирования организационных структур управления. Эти методы имеют различную природу, каждый из них в отдельности не позволяет решить все практически важные проблемы и должен приниматься в органичном сочетании с другим.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя формулировку целей и задач, определение состава и место подразделений, их ресурсное обеспечение, разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

2.4 Профессиональный состав, квалификационный и образовательный уровень кадров

Кадры предприятия - это совокупность работников различных профессионально - квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его состав. В состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и не с основной его деятельностью.

Кадры являются главным ресурсом каждого предприятия, от качества и эффективности использования которого во многом зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособность. Трудовые ресурсы приводят в движение материально - вещественные элементы, создают продукт, стоимость и прибавочный продукт в форме прибыли.

Известно, что персонал предприятия или организации обладает определенными качественными характеристиками, что определяет его структуру по категориям. Категории персонала, в свою очередь, могут структурироваться по профессиям, специальностям, квалификационным признакам.

Квалификация - это совокупность знаний и практических навыков, позволяющих выполнять работы определенной сложности.

Квалификация рабочих определяется разрядами:

- Специалист 1,2,3 категории;

- Без категории.

Руководители распределяются по структурам и звеньям управления.

По структурам управления руководители подразделяются:

- На линейных;

- Функциональных.

По звеньям управления руководители подразделяются:

- Высшего;

- Среднего;

- Низшего.

К менеджерам разного уровня относятся руководители всех звеньев управления, а также специалисты управленческих служб:

- Менеджеры по рекламе;

- Менеджеры по персоналу;

- Менеджеры по сбыту и т.д.

2.5 Технология разработки должностных инструкций, их назначение

Должностная инструкция - это повсеместно применяемый на практике документ, в котором подробно регламентируются вен основные моменты, связанные с выполнением работ по конкретной должности. Она определяет квалификационные требования к претендентам на ту или иную должность, функции работника, его права, обязанности, сферу ответственности.

Трудовой кодекс РФ и иные нормативные правовые акты не регламентируют вопросы составления, утверждения и применения должностных инструкций.

Важно учитывать, что должностная инструкция разрабатывается не для конкретного работника, а для определенной должности. Она обезличена и регламентирует выполнение работ по данной должности безотносительно к тому, кто ее занимает и сколько сотрудников организации работает на таких должностях.

Как правило, разработкой должностных инструкций в организациях занимаются специалисты кадровых служб, занимающихся организацией труда. В немногочисленных организациях, не располагающих такими специалистами, разработкой этих документов могут заниматься руководители. Но без соответствующей подготовки составить качественную должностную инструкцию затруднительно, поэтому зачастую руководители таких организаций прибегают к помощи сторонних специалистов.

Должностная инструкция должна содержать только такие положения, которые связаны с деловыми качествами работника, необходимыми для выполнения работ по конкретной должности.

В должностной инструкции необходимо установить только требования, связанные с профессиональными навыками и квалификацией работника, занимающего данную должность. Несмотря на желание отдельных работодателей помимо прямых обязанностей, предусмотренных по должности, поручить работнику массу непрофильных, дополнительных обязанностей, такие действия недопустимы и не имеют по собой оснований.

При разработке должностей инструкции, как и в трудовых отношениях в целом, не допускается установление для работников ограничений либо преимуществ, зависящих от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности в общественным объединениям. А также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника.

Должностная инструкция состоит из следующих основных разделов:

1) Общее положение;

2) Должностные обязанности;

3) Права;

4) Ответственность.

2.6 Характеристика путей привлечения персонала в организацию

Когда организации необходимо принять новых работников, возникают два вопроса:

1) Где искать потенциальных работников?

2) Как известить заявителей об имеющихся вакансиях?

Цель, преследуемая при наборе персонала, состоит в установлении контактов с соответствующими потенциальными работниками для того, чтобы у них появилось желание обратиться с заявлением о приеме на работу.

Существует два возможных источника набора: внутренний и внешний.

К числу внешних источников набора персонала можно отнести следующие:

- Государственные и коммерческие агентства по трудоустройству;

- Высшие, средне специальные или иные учебные заведения;

- Клиенты и поставщики;

- Конкурирующие организации;

- Лица, случайно зашедшие в организацию в поисках работы;

- Читатели той или иной печатной продукции: газет, журналов;

- Интернет.

К внутренним, продвижение уже действующих сотрудников по служебной лестнице.

В ООО ЧЛЗ "Фест-Про" используется и внутренний и внешний способ набора персонала.

2.7 Технология проведения аттестации рабочих мест и персонала

Аттестация рабочих мест на предприятии является обязательным мероприятием, которое должно проводится не реже, чем раз в 5 лет. Отказ от проведения аттестации на предприятии влечет за собой широкий спектр санкций, начиная от выдачи предписаний и заканчивая остановкой производственных процессов и привлечением руководителя корпоративной культуры и других должностных лиц к ответственности.

2.8 Формы и методы отбора персонала

Процедура отбора персонала имеет несколько стандартных этапов:

- Планирование количественных потребностей в персонале на основании принятого плана стратегического развития компании или заявок линейных и функциональных служб об ожидаемых вакансиях;

- Построение модели компетенции вакантных должностей, описание профиля вакансии и должностной инструкции;

- Организация поиска кандидатов и использованием внутренних и внешних источников, а также нестандартных подходов;

- Первичный отбор кандидатов (анализ резюме, телефонное интервью, анализ анкет);

- Вторичный отбор (тестирование, собеседование, кейс - методы и пр.)

- Принятие решения о найме сотрудника;

- Оформление трудового договора, зачисление в штат, подготовка и проведение программы адаптации.

Заключение

За время практики на предприятии ООО ЧЛЗ "Фест-Про" были приобретены навыки в документообороте, составление приказов, общение с сотрудниками других структур, работы с базой данных ООО ЧЛЗ "Фест-Про".

Список используемых источников литературы

1. Басовский Л.Е. Менеджмент: Учебное пособие-М.:ИНФРА, 2006. -216с

2. Вихинский О.С. Менеджмент: Учебник, 4-е изд. Перераб. И доп. - М.: Экономист, 2006. - 670с.

3. Лафта Дж. К. Теория организации: Учебное пособие. - М.: Издательство Проспект, 2005 - 416с.

4. Парахина В.Н. Теория организации: Учебное пособие. - М.: Кнорус, 2004 -304с.

5. Управление персоналом организации: учебник/ под редакцией А.Я. Кибанова. - М.: ИНФА, 2006. - 638с.

6. Виханский О.С. Менеджмент. М., 2006.

7. Уткин Э.А. Антикризисное управление. М., 2003.

Размещено на Allbest.ru

...