Делегирование полномочий

Размещено на http://www.allbest.ru/

Делегирование полномочий

Уметь делегировать полномочия, значит, воздействовать на подчинённых и организацию, действуя через других людей. Это умение определяет личную эффективность руководителя и оказывается в тесной взаимосвязи с эффективностью бизнеса. Делегирование полномочий позволяет руководителю освободить себя от рутинных операций, концентрируясь на ключевых задачах бизнеса. Предоставление полномочий позволяет сотрудникам самостоятельно действовать и принимать решения в рамках делегирования полномочий, раскрывают их талант, инициативу и предприимчивость. В повседневной работе руководители делегируют своим подчинённым выполнение определённых работ и функций.

Система отношений, возникающих в связи с отсутствием обладателя рабочего места, и производственной необходимостью обязательного выполнения его функций, определенных в описании рабочего места, и обеспечивающих непрерывность выполнения бизнес-процессов, называется заместительством.

Основные формы заместительства:

· Временное исполнение обязанностей

· Наблюдение за рабочим местом

· Замена должностного лица

· Штатное заместительство.

Заместительство бывает двух видов: ограниченное и неограниченное.

Заместительство - это временное делегирование полномочий и ответственности. Заместитель действует от имени должностного лица на основе описания его рабочего места и несет за это ответственность, вытекающую из установленных полномочий.

При выборе заместителей важно учитывать отношения между людьми в коллективе. Необходимо проявлять такт и внимание к сотрудникам, уважать достоинство каждого члена коллектива.

Иногда в целях эффективности работы заместителя может быть принято решение не исходить из принципа работоспособности, а назначить заместителем более пожилого, но опытного сотрудника.

Важно, чтобы выбор и назначение заместителя были осуществлены своевременно, чтобы не возникла ситуация, когда необходимо безотлагательно решать, кто кого будет замещать.

Заместитель сумеет успешно выполнить свою задачу лишь в том случае, если он будет иметь представление обо всех важнейших процессах в сфере деятельности замещаемого лица. Последний обязан постоянно информировать заместителя о развитии событий в зоне своей ответственности. Такое информирование необходимо для того, чтобы заместитель получил возможность действовать и принимать решения своевременно и самостоятельно, что максимально снижает риск ошибочных действий в период замещения должностного лица. Этого нельзя достичь в результате лишь беглой беседы между руководителем и замещающим его лицом незадолго до ухода первого в отпуск или отъезда в командировку.

Кроме текущего информирования заместителя, необходимо, чтобы в случае передачи полномочий должностное лицо надлежащим образом ввело заместителя в его сферу ответственности. При этом рекомендуется кратко обрисовать те работы, выполнение которых предполагается в ближайшее время. Это позволит своевременно подготовиться к их выполнению.

Заместительство является делегированием полномочий и ответственности на определенное время. Поэтому для заместительства существуют такие же принципы ответственности, какие действуют при делегировании полномочий и ответственности в целом, независимо от того, идет ли речь о штатном заместительстве или о заместительстве по совместительству, об ограниченном или неограниченном заместительстве.

Ответственность должностного лица:

· Если руководитель предлагает сотрудника в качестве исполняющего обязанности, то он несет ответственность за обоснованность своего предложения.

· Если должностное лицо не оказывает влияния на выбор и назначение замещающего его сотрудника (его ему навязывают), то в этом случае оно ответственно за проверку способностей и навыков заместителя выполнить его функции.

· Должностное лицо несет ответственность за правильное информирование и передачу дел замещающему его сотруднику.

· Должностное лицо несет ответственность за немедленное информирование своего начальника о том, замещающий его сотрудник не способен выполнять возложенные на него обязанности.

Если должностное лицо выполнило эти условия, то оно не несет ответственности за ошибки, которые совершил замещающий его сотрудник в период своей представительской деятельности по исполнению обязанностей отсутствующего должностного лица. делегирование полномочие заместитель

Ответственность заместителя

Заместитель, как и должностное лицо, несет ответственность за выполнение всех тех задач, которые ему делегированы. Он отвечает за все решения, которые принимает. Заместитель имеет по отношению к начальникам должностного лица те же обязательства, что и тот, которого он замещает, и так же, как и замещаемое лицо, несет ответственность за свои действия в рамках делегированных полномочий.

Ответственность начальника должностного лица

К руководящим обязанностям любого начальника относится организация и контроль системы заместительства в его подразделении. Начальник несет ответственность за назначение исполняющих обязанности для отсутствующих сотрудников. Он также обязан убедиться в подготовке должностными лицами своих заместителей к успешному выполнению обязанностей этих должностных лиц.

Правила, которые должно соблюдать должностное лицо

1. Любое поручение исполняющего обязанности рассматривается как поручение должностного лица.

2. Сотрудники компании обязаны выполнять поручения заместителя. Это не исключает того, что впоследствии после возвращения на работу непосредственного руководителя они могут предоставить ему сведения о неверных, на их взгляд, действиях заместителя.

3. Если должностное лицо не согласно с решениями, принятыми замещающим его лицом, оно должно обсудить возникшую проблему с заместителем. Отмена поручения заместителю должна производиться таким образом, чтобы не нарушить управленческий порядок в компании. При этом должностное лицо обязано поддержать авторитет заместителя.

Правила, которые должен соблюдать заместитель

Заместитель должен действовать и принимать решения в духе должностного лица, которое он замещает. Это означает, что в период исполнения обязанностей он не имеет права принимать решения, которые, по его мнению, не соответствуют представлениям замещаемого им должностного лица. Доверительные отношения были бы нарушены, если бы должностное лицо предполагало, что заместитель в период его отсутствия совершает действия, противоречащие представлениям данного лица. Надо помнить, что заместитель исполняет обязанности должностного лица, занимает его место и действует от его имени.

Принцип, гласящий, что заместитель должен действовать в духе замещающего им лица, не означает, что заместитель в случаях, когда ему не известна линия замещаемого должностного лица, должен обращаться в более высокие инстанции. В таком случае он должен принять собственное решение, а затем проверить, соответствует ли оно взглядам должностного лица.

Надлежащее исполнение обязанностей замещения влечет за собой затраты времени. Это касается не только вхождения в курс дела, но и ознакомления с самой сутью замещения. В этом состоит одно из сложнейших проблем временного исполнения обязанностей. Перегрузки заместителя могут привести к нарушению налаженного производственного процесса. Хотя именно этого пытаются избежать с помощью заместительства.

Поэтому может оказаться необходимым на период исполнения обязанностей отсутствующего должностного лица снять с заместителя определенные работы, относящиеся к его собственной сфере делегирования. Если выявится, что сотрудник, предлагаемый на должность заместителя, в случае исполнения чужих обязанностей сам нуждается в заместителе для исполнения своих собственных заданий, то следует взвесить целесообразность двойного заместительства и возможно, найти другое, более подходящее решение.

Размещено на Allbest.ru