Размещено на http://www.allbest.ru/

Оглавление

Введение

1. Определение понятия электронный документ

1.1 Характеристика термина «документ»

1.2 Трактовка понятия «электронный документ» в нормативно-правовых актах

2. Электронный документооборот

2.1 Преимущества электронного документооборота

2.2 Основные проблемы электронного документооборота

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Проблема использования электронного документооборота в сфере управления является исключительно многогранной и не сводится только к возможностям техники. Пристальное внимание привлекают аспекты информационной безопасности и защиты информации, подтверждения достоверности электронных документов. Вместе с тем существует достаточно большой комплекс вопросов организационного и методического характера, связанных с информационно-документационным аспектом. Достигнутый уровень использования новых информационных технологий в делопроизводстве позволяет строить не только гипотетические предположения об «электронном офисе будущего», но и выявлять реальные пути перехода от традиционного документооборота к автоматизированному и электронному.

Актуальность выбранной темы объясняется тем, что в настоящее время вопросы использования электронных документов и перехода к электронному документообороту приобрели очень большое значение. Вокруг них ведутся многочисленные споры.

С учетом недостаточной разработки темы, при написании настоящей курсовой работы был использован широкий круг источников, которые можно подразделить на две категории. В них следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.

При написании курсовой работы были изучены труды специалистов в области документоведения: Ларина М.В (15) Майстрович Т.В(15;47), Бобылевой М.П (4), Баскаков, М.И(3) и других.

Кроме того, были также использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство» и «Секретарское дело»(24;480).

Объектом исследования является электронный документ.

Предметом - дальнейшая перспектива развития электронных документов.

Целью данной курсовой работы является изучение особенностей электронного документа в настоящем, а также в будущем времени.

Для достижения поставленной цели необходимо решение следующих задач:

-Выделить оптимальное определение термина «электронный документ»;

-Выяснить основные функции электронного документа;

-Установить жизненный цикл и юридическую силу электронного документа;

-Сравнить электронный документооборот с традиционным;

-Рассмотреть основные проблемы электронного документооборота.

Структура курсовой работы соответствует поставленным задачам и состоит из следующих глав:

- Определения понятия электронный документ;

- Электронный документооборот.



1. Понятие электронного документа, его особенности

1.1 Характеристика термина «документ»

В современном обществе, где преобладают компьютерная техника и информационные технологии, большое значение имеют электронные документы.

Электронный документ позволят избежать бумажной волокиты; значительно упрощается поиск документов благодаря использованию современных технологий.

Кроме того, электронный документ имеет значительное преимущество по сравнению с традиционным документом, а именно возможность внесения изменений в текст документа без лишних затрат бумаги. А ведь раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений.

Но для того чтобы понять, что представляет собой электронный документ, нужно, в первую очередь, определить само понятие «документ».

К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, архивоведения и библиотековедения нет единства в, понимании термина «документ», несмотря на наличие ряда определений закреплённых в законодательных актах и ГОСТах.

Документоведение рассматривает документ как инструмент управления или архивного хранения; архивоведение и источниковедение рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

Процесс выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, отражается в отечественных Государственных стандартах терминов и определений.

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. (в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ) Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудио информацию, они могут подвергаться процессам записи (преобразования), хранения, поиска, передачи, получения, сбора и чтения. Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры. На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.д. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементов деловой деятельности (1;224). Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы). Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

1) информационная функция - каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации;

2) функции, обеспечивающие процесс управления;

3) функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

- информационная - определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,

- коммуникативная - документы являются средством обмена информации,

- социальная - состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

- управленческая - в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

- организационная - документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

- правовая - документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

- общекультурная - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,

- историческая - документ является историческим источником.

Исходя из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ - это и информация, и материальный носитель. Причём эти две составляющие являются неотъемлемой частью документа.

1.2 Трактовка понятия «электронный документ» в нормативно-правовых актах

В отличие от бумажного документа, для электронного документа материальный носитель не играет определяющей роли. В течение всего своего жизненного цикла электронный документ может переноситься с одного носителя на другой, а может вообще храниться в памяти компьютера.

Формирование понятия «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации происходило постепенно.

По мнению российских специалистов в области права, первые попытки разработать правовую базу для электронных документов в нашей стране предпринимались с середины 70-х годов, когда был принят ряд ведомственных актов о требованиях к внутриотраслевым машинным документам.

Исследователю М.В. Ларину удалось выявить около 40 определений понятия «электронный документ». По мнению исследователя, «электронный документ - это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передаётся и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие её идентифицировать» (15;30).

Также электронный документ может определяться как форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

а) создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

б) подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

в) может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

г) если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Электронный документ также можно определить как информацию, представленную в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразованной в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком, и имеющая атрибуты для идентификации документа.

Можно выделить следующие характерные особенности электронных документов:

-Электронный документ не может восприниматься человеком непосредственно в физическом виде, в котором он зафиксирован на носителе: только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде;

-Электронный документ связан с технологиями, с помощью которых он был создан, и не может использоваться в отрыве от них (техническое обеспечение, формат программ, стандарт представления данных); т.к. технологии, с помощью которых создаётся электронный документ, подвержены устареванию и быстрой смене, велика опасность утраты электронных документов из-за невозможности прочесть данные при отсутствии устаревшего оборудования или программы;

-Электронные документы имеют свою физическую и логическую структуру. В отличие от бумажных документов, для которых форма и содержание - одно целое, отдельные элементы электронного документа хранятся в базе данных и только после запроса, обработки данных и выдачи на монитор могут стать традиционным документом;

-Электронные документы, в отличие от бумажных, жестко не привязаны к определённому носителю информации. К примеру, информация на жёстком диске может быть легко изменена и уничтожена почти без следов на носителе; существуют электронные документы, реализованные только в оперативной памяти компьютера;

-Электронные документы отличает неограниченное воспроизведение оригинала, множественность форм и копий существования документов, следовательно, это порождает размытость по отношению к электронным документам понятий «копия», «подлинник» и «оригинал», что порождает проблему удостоверения юридической силы и аутентичности электронного документа; документ архивный электронный

-Необходима защита носителя от несанкционированного доступа;

-Электронные документы требуют специфических правил описания, а создание сопроводительной документации к ним увеличивает объём документов.

-Электронные и бумажные документы имеют свои преимущества и недостатки, связанные с носителем.

Что касается нормативно-правого акта, они являются основной и наиболее совершенной формой современного права. Их большой удельный вес по сравнению с другими формами связан, прежде всего, с повышением роли государства в регулировании общественно значимых отношений. Кроме того, их широкому использованию помогают такие качества, как способность централизованно регулировать различные отношения, быстро реагировать на изменения потребностей общественного развития, четкость и доступность изложения выраженных в нем предписаний. Документально-письменная форма нормативно-правовых актов позволяет непосредственно и оперативно знакомить с их содержанием население (14;43-44).

Нормативно-правовые акты - основной источник права не только в Российской Федерации. Они как источник права имеют определенные организационно-технические и иные преимущества перед другими источниками права. Проявляются, во-первых, в том, что издающие их государственные органы имеют гораздо больше координационные возможности, чем все иные нормотворческие институты для выявления и отражения в праве не только групповых, классовых, индивидуальных, но и общих интересов. Во-вторых, что в силу четких требований, традиционно сложившихся правил изложения своего содержания нормативно-правовой акт считается лучшим способом оформления устоявшихся норм. И, в-третьих, нормативно-правовой акт в силу своей четкости и определенности более легок "в обращении", чем другие формы права. На него, как подмечают теоретики и практики, легко ссылаться при разрешении дел, вносить необходимые коррективы, контролировать его исполнение (28;17-29).

Таким образом, нормативно-правовой акт является одним из основных источников права современного государства. В нем выражается большинство правовых норм, которые регулируют наиболее важные с точки зрения личности, ее интересов и потребностей общественные отношения. Другие источники права общерегулятивной значимостью не обладают. Они играют частичную, вспомогательную или дополнительную роль в регулировании общественных отношений.

В нормативно-правовых актах закрепляются нормы, которые учитывают интересы большинства и меньшинства в целом, координируют их в зависимости от конкретных экономических, социальных, национальных и международных отношений в данный исторический период.

Мировая юридическая наука рассматривает источники права в неразрывном единстве с содержанием правовых норм. Выражение юридических норм в обычае, прецеденте, в судебной практике имеет казуистический и не всегда определенный характер. Эти нормы складываются постепенно, по мере повторения частных случаев, применения определенного правила поведения. Поэтому юридические нормы не могут в указанных формах воплотить в себе общего и достаточно определенного выражения (22;101-104).

С развитием общественной жизни, усложнением общественных отношений эти обязательные установления становятся тормозом общественного прогресса. Переход к всеобщему нормативному регулированию осуществляется эволюционно. Вначале нормативное регулирование распространялось лишь в те сферы общественной жизни, которые непосредственно касались интересов государственной власти. Частные имущественные и семейные отношения длительное время оставались под воздействием обычного права и судебной практики. Со временем нормативно-правовое регулирование расширяется, подчиняя себе другие области общественной жизни, и становится, таким образом, преобладающей формой правового регулирования общественных отношений.

Нормативно-правовым актам присуще ряд особенностей. Они, во-первых, имеют государственный характер. Государство наделяет органы, организации, должностных лиц правом готовить и принимать нормативно-правовые акты, т.е. правотворческой компетенцией. Оно же обеспечивает и реализацию принятых нормативно-правовых актов, включая и принудительное воздействие на лиц, уклоняющихся от их исполнения. Государственным характером нормативно-правовые акты отличаются от нормативных актов общественных организаций (уставы партий, общественно-политических движений).

Во-вторых, нормативно-правовые акты принимаются не всеми, а строго определенными субъектами, специально уполномоченными на то государством (2;26-34). При этом каждый субъект правотворческой деятельности связан рамками своей компетенции. Министр, например, может издать нормативный приказ, но не уполномочен на принятие указа или постановления.

В-третьих, указанные акты принимаются с соблюдением определенной процедуры (особенно это относится к законодательным актам), а также требований к содержанию и форме и представляют собой акт-документ.

В-четвертых, они имеют временные, пространственные и субъектные пределы действия.

В-пятых, всегда содержат юридические нормы. Наличие в этих актах юридических норм и делает их нормативными, общеобязательными

В отличие от других источников (форм) права нормативно-правовой акт обладает следующим признаком.

Нормативно-правовой акт создается в результате правотворческой деятельности компетентных органов государства или всенародным волеизъявлением (референдумом). Правотворческая деятельность представляет собой такую государственную деятельность, которая состоит в издании норм права, а также в совершенствовании и отмене устаревших правовых норм.

Правотворчество - это деятельность, направленная на подготовку, издание и совершенствование нормативно-правовых актов. Она имеет две основные формы: непосредственное правотворчество и опосредованное (государственное) правотворчество.

Непосредственное правотворчество осуществляется в результате проведения референдумов, которые в конституционном порядке принимают или отвергают предлагаемые государственной законодательной властью нормативно-правовые акты (17;58-60).

Государственное правотворчество выражается в установлении, изменении или отмене норм права в определяемом законом порядке. К нему примыкает также нормотворчество общественных организаций, которое санкционируется государством. При этом нормы, создаваемые общественными организациями, приобретают качество и свойства правовых норм, охраняемых государством.

Нормативно-правовой акт оформляется в виде официального государственного документа, который имеет обязательные атрибуты: название акта (закон, указ, постановление); наименование органа, принявшего акт (парламент, президент, правительство, местный орган власти).

Таким образом, нормативно-правовой акт - это официальный акт правотворчества, в котором содержатся нормы права.



2. Электронный документооборот

2.1 Преимущества электронного документооборота

Следует разделять два понятия, которые часто путают, - делопроизводство и документооборот. Делопроизводство - это деятельность по созданию документов и организации работы с ними. Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов. Документооборот - это движение документов между пунктами их обработки с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки (13;818). На основе этого разделения существует классификация электронных систем. Это системы автоматизации делопроизводства - САД, и системы электронного документооборота - СЭД. САД прежде всего обеспечивают учет электронных документов. В их функции входят регистрация входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов, учет выданных резолюций и полученных ответов об исполнении. В базах данных хранятся не только реквизиты документов, но и их текстовый образ. САД позволяют вести контроль исполнения, хранить данные о делах и обеспечивают быстрый поиск документа по одному реквизиту или их набору. СЭД ориентированы на работу с электронными документами, их движением внутри организации или между организациями. Важным здесь является процесс коллективной подготовки документа, его многократное согласование, ведение версий документов. СЭД сочетают в себе функции автоматизации делопроизводства и управления электронными документами - таким образом, эти системы охватывают все делопроизводственные процессы и используются чаще в крупных организациях.

Долгие годы в России весь документооборот был бумажным. Только сегодня он постепенно переходит в смешанную фазу. Это результат усилий и госчиновников, и коммерческих организаций. Однако же процессы информатизации идут медленно.

Под электронным документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов организации (предприятия) используется в электронном виде и хранится централизованно, в так называемых электронных архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных (15;592).

Можно выделить ещё одно оптимальное определение электронного документооборота: «электронный документооборот - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Электронный документооборот может быть внутренним и внешним, и это налагает определённую специфику на информационный обмен. Внутренний электронный документооборот характеризуется обменом информацией или движением электронный документов в рамках организации. Внешний электронный документооборот характеризуется обменом корреспонденции между организациями.

Соответственно, под системой электронного документооборота (СЭД), в узком смысле понимается программное обеспечение (компьютерная программа, система), которое позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск, хранение), а также взаимодействие между сотрудниками: передачу документов, выдачу заданий (распоряжений, поручений) и контроль за ними, отправку уведомлений и т. д (18). В более широком смысле, под СЭД понимается современная организационно-технологическая структура, пронизывающая весь производственный организм, которая включает и программную, и техническую, и методологическую составляющую, а также организационные и нормативно-правовые аспекты.

В настоящее время электронный документооборот между организациями способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - не дань моде, а веление стремительного времени, поскольку на доставку бумажного документа почтой или курьером может уходить несколько дней, а электронный документ доставляется в течение нескольких секунд независимо от местонахождения адресата. Перевод документооборота в электронный формат может сэкономить не только время и силы, но и пространство. В некоторых компаниях бумажные архивы за многие годы занимают площади, сопоставимые с площадями торговых залов.

Многие до сих пор считают, что юридически значимый документ - это бумага, оформленная по определенным правилам, подписанная собственноручной подписью и заверенная печатью организации, которая этот документ (удостоверение, справку, выписку и т.д.) выдала. Но технологические возможности развиваются, и сегодня электронные документы также могут быть юридически значимыми, поскольку в них используется электронная подпись, которая является электронным аналогом собственноручной подписи. Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (9;19).

Согласно российскому законодательству ЭП признается равнозначной собственноручной подписи при соблюдений следующих условий:

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

2. Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;

3. Электронная подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Таким образом, ЭП должна быть действующей, и что очень важно, документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение только при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

Говоря об ЭП, нужно понимать, что ЭП -- это обобщенное понятие, в состав него входят:

-программное обеспечение;

-сертификат ключа подписи, который представляет собой документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, включающий в себя открытый ключ электронной цифровой подписи. Сертификат выдается для подтверждения подлинности электронной подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи. То есть это именно то, чем подписывается электронный документ, и именно сертификат ключа подписи содержит информацию, для каких целей подпись может использоваться;

-ключевой носитель (защищенное хранилище сертификата ключа подписи).

Более подробно остановимся на понятии «сертификат ключа подписи».

Сертификат ключа подписи -- это тот самый документ, который содержит и подтверждает информацию о владельце ЭП, уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра, наименование и место нахождения удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа подписи. Сертификат ключа подписи выдается сроком на один год. Спустя год срок его действия прекращается, и организации необходимо будет приобретать новый сертификат ключа подписи. Это не относится к программному обеспечению, например, программе КриптоПро CSP, так как программы, как правило, бессрочные.

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в организации.

Основные достоинства электронного документооборота проявляется в том, что при его использовании все отделы и структуры компании будут работать в одном информационном пространстве. В связи с этим, очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри компании. Также, немаловажным фактором, ставящий электронный документооборот на порядок выше обычного, является сохранность и безопасность документов. В современных системах используется шифрование данных, которое может пресечь попытки создания утечки информации. При использовании такого типа документооборота, возрастает производительность сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника. Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, т.к. приходится учитывать множество факторов (20;49).

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение систем электронного документооборота позволяет:

1. полностью автоматизировать процесс работы с документами;

2. обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

3. обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

4. наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

5. обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

6. повысить эффективность работы с документами;

7. повысить корпоративную культуру работы с документами;

8. значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

9. значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

10. обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

11. упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

12. обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

13. обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

14. обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

15. обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

16. Сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);

17. проследить историю создания документа;

18. обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

19. выстроить отлаженную систему поручений;

20. обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

21. производить сортировку документов по любым критериям;

22. обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

23. обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

24. обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

25. обеспечить регламентацию прав доступа;

26. обеспечить мгновенный доступ к документам;

27. уменьшить количественные потери документов;

28. увеличить производительность труда;

29. сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

30. придать юридическую силу электронным документам;

31. сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

32. сократить количество внутренних и внешних курьеров;

33. обеспечить ведение информационно-справочной базы;

34. предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);

35. Поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ.

36. Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки)

37. Поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);

38. Наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);

39. Обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).

Объединив эти пункты, можно выделить главные преимущества, а именно: появление возможности коллективной работы над документами, значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам), повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации, повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере, улучшение контроля за исполнением документов.

2.2 Основные проблемы электронного документооборота

Но при всех достоинствах системы электронного документооборота, она имеет свои недостатки. Их стоит брать во внимание при принятии решений о внедрении систем электронного документооборота. Если компания внедряет систему электронного документооборота с самого своего основания, то "стрессов" у сотрудников оно не вызовет. А если решение принимает компания, у которой уже достаточно долгое время действует обычный документооборот, то нужно принимать во внимание то, что реформирование системы может вызвать ряд "стрессов" у сотрудников. Все новое, принимается с трудностями. Также, нужно принять во внимание тот факт, что компания может понести затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание (23;28).

Также существуют пробелы в информационной безопасности. Так как рынок наводнен "пиратским" дисками с перекачанными базами данных серьезных государственных структур, имеющих хорошую защиту, что можно говорить о предприятиях мелкого и среднего бизнеса. Конкуренция - закон бизнеса (25;181). Недобросовестному конкуренту получить информацию, размещенную на бумажных носителях, сложнее: документы могут храниться в разных помещениях, шкафах (столах, сейфах), разрозненных папках. С электронными базами данных проще. Современные хакеры посредством удаленного доступа взламывают дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты.

Следующий недостаток это резкое увеличение потока документооборота. Как результат - серверы не справляются, падает производительность труда. При наличии бумажного документооборота такой резкий рывок невозможен (5;17-22).

И еще один недостаток - это увеличение трудозатрат как следствие увеличения документооборота. Работодатель не успевает адекватно реагировать на подобные скачки в принятии решений по кадровым вопросам. Объемы возрастают, тогда как штатный состав остается прежним.

После рассмотрения системы электронного документооборота можно сделать вывод, что недостатки и внедрение её в организацию зависит от руководителя. Так как каждый руководитель лично отвечает за то, насколько продуктивным будет его бизнес.

Технология электронного документооборота позволяет сформировать и успешно эксплуатировать единую базу знаний. Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый. Он осуществляется посредством информационных систем, компьютерных сетей, интернета, электронной почты и множеством других средств. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях стиля работы с документами, который обусловлен особенностями российского законодательства, требующего четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика.



Заключение

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией в организациях в рамках традиционного делопроизводства и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. Глобальная информатизация общества, широкое распространение новых информационных и коммуникационных технологий, постепенное внедрение рыночных механизмов и современного менеджмента привели к усилению роли информации в социально-экономических процессах и осознанию ее как важнейшего стратегического ресурса. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы с документами в организациях - управлению документацией на основе систем электронного документооборота.

Несмотря на проблемы (законодательного характера, удостоверения, долговременного хранения электронных документов, внедрения), электронный документооборот имеет ряд неоспоримых преимуществ перед традиционным (повышение производительности организации, мгновенный доступ к информации, быстрый поиск документов и др.), что в настоящий момент и вызывает необходимость внедрения СЭД. Ну а главным преимуществом СЭД, благодаря которому организации стремятся к переходу на автоматизированный документооборот, является повышение эффективности работы организации в целом.

Системы, которые облегчают работу только с бумажными документами-подлинниками (путём создания электронных регистрационных карточек и/или электронных копий этих документов), на мой взгляд, обречены на вымирание. Но пока трудно представить себе организацию, в которой циркулируют и хранятся лишь электронные документы. Поэтому будущее принадлежит комплексным системам, работающим с любыми первичными документами - как бумажными, так и электронными. Интерес к СЭД, поддерживающим юридически значимый электронный документооборот неуклонно растёт. В то же время электронные оригиналы, находящиеся в реальном делопроизводстве или хранящиеся в архивах, пока исключение, чем правило. Но так будет не всегда и совсем скоро ситуация может измениться на прямо противоположную.



Список используемой литературы и источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.

2. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. - 2006. - №1. - С. 26-34.

3. Баскаков, М.И. Современное делопроизводство / М. И. Баскаков. - Ростов-на-Дону: Феникс, 2007.-260 с.

4. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Издательство МЭИ, 2004.

5. Гайдукова Л.Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения // Секретарское дело. 2006. №10. С. 17-22.

6. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота // Секретарское дело. 2006. №9. С. 45-73.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. ГОСТ Р 52292-2004. Электронный обмен информацией. Термины и определения.

9. ГОСТ Р 6. 30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М. : Изд-во стандартов, 2003. - 19 с.

10. Желтова Н.Э. Регистрация и контроль исполнения документов в ЗАО «ЗРЭПС» (опыт работы). Делопроизводство. 2005. №2.

11. Закон//журнал для деловых людей. Декабрь 2000.

12. Кочеткова Полина. CompanyMedia - система электронного документооборота. Делопроизводство. 2006. №1.

13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). -- М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.

14. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. - 2003. - №1. - С. 43-44.

15. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии. Автореф. дис. на соискание учёной степени д.и.н. М.,2000.-30 с.

16. Майстрович Т.В., Казаков В.Г. Электронный документ как объект библиотечного дела: постановка проблемы // Российский научный электронный журнал "Электронные библиотеки". - 2003.-47 с.

17. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Требования к системе управления документами (по международному стандарту ИСО 15489-2001) // Секретарское дело. 2005. №4. С. 58-60

18. Независимый портал о СЭД - www.doc-online.ru

19. Организация работы с документами : учебник / под ред. В.А. Кудряева. -М.: ИНФРА-М, 2003. - 592 с.

20. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - №6. - С.49.

21. Пахчанян А. Технологии электронного документооборота // журнал «Открытые системы», №10, 2002г.

22. Попенко А.А. Краткий обзор зарубежного опыта стратегий электронных архивов // Делопроизводство. - 2004. - № 4. - С. 101-104.

23. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте. М.: ДМК Пресс, 2002.-28 с.

24. Секретарское дело /Авт.-сост. И. Н. Кузнецов.- М.: ACT; Мн.: Харвест, 2005.- 480 с.

25. Теплицкая, Т.Ю. Все виды деловой корреспонденции : правила составления и оформления / Т. Ю. Теплицкая. - Ростов-н/Д : Феникс, 2007. - 181 с. - («Без проблем»).

26. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 октября 2000 г. № 68. - М., 2002.

27. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов // Круг идей алгоритмы и технологии исторической информатики: Труды IX конференции Ассоциации «История и компьютер». М.: Барнаул, 2005.

28.Янковая, В.Ф. Процедура подготовки распорядительных документов / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2005. - №4. - С. 17-29.

Размещено на Allbest.ru

...