Экономическая информация на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ НА ПРЕДПРИЯТИЯХ И СПОСОБЫ ЕЕ ФОРМАЛИЗОВАННОГО ОПИСАНИЯ

1.1 Состав и содержание экономической информации

Экономическая информация (ЭИ) - самый важный элемент автоматизированных ИС - это отражение состояния управляемого объекта, являющееся основой для принятия управленческих решений. Экономическая информация - это сведения об экономическом объекте и сообщения, которые циркулируют в экономической системе между ее элементами и которыми система обменивается с внешней средой и с другими си стемами.

ЭИ по составу делится на:

- показатели предметной области, например, показатели бухучета, финансово-кредитной деятельности;

- системы классификации и кодирования;

- системы документации;

- потоки информации - варианты организации документооборота;

Содержание ЭИ определяется кругом экономических задач, решаемых на каждом рабочем месте, формами обмена информацией между ними, схемой документооборота. Организация ЭИ в автоматизированных системах ведется параллельно с разработкой программного обеспечения и информационных технологий, ориентированных на конечного пользователя:

- проектирование различных форм вывода информации - подготовка таблично-текстового материала для составления отчетов, докладов, аналитических записок, справок и т.д.

- построение типовых форм запросов;

- разработка сценариев диалога человека с машинной, структура меню, инструкции и помощь в ПК;

- разработка формы взаимодействия с внешней средой - организация e-mail;

- разработка инструкций по обработке экономической задачи на ПЭВМ - вводу программы, исправлению информационных массивов, вводу исходных данных, корректировка информации, загрузке в БД, организации запросов, получению выходных данных, организации обмена информацией с другими пользователями.

1.2 Экономическая информация как предмет и продукт информационной системы

Обработка экономических задач заканчивается составлением на ПК различных сводок, таблиц, ведомостей, в которых информация группируется по каким-либо признакам. Группировка производится на основе системы классификации и кодирования, необходимой для предоставления технико-экономической информации в форме, удобной для ввода и обработки данных на компьютере. экономическая информация документация унификация

Экономическая информация фиксируется в документах в виде цифр и букв. Любой экономический показатель имеет количественно-суммовое основание - цифровое значение и/или признак - название организации, фамилии, операции - не всегда удобны для компьютерной обработки, и поэтому чаще всего кодируются с помощью общегосударственных отраслевых или локальных классификаторов. Например, фамилия и прочие сведения о каждом работающем кодируются в идентификационном номере налогоплательщика (ИНН) - десять разрядов всего: первый и второй - территория, третий и четвертый - номер госналогинспекции, остальные - номер налогоплательщика и контрольный разряд. Буквенно-цифровые коды - мнемокоды, например, расходно-кассовый ордер - РКО, платежное поручение - П/П, ФИО и т.д.

Существуют классификаторы документации, разработанные и централизованно утвержденные, например, классификатор управленческой документации - ДКУД и др.

Составление классификаторов, т.е. классификация и кодирование, хранение классификаторов в ПК необходимо для автоматического формирования текстовой информации в выходных сводках и ведомостях. Например, в компьютере постоянно хранятся сведения о каждом работающем, а все операции по начислениям и удержанием производятся по табельному номеру. В расчетно-платежной ведомости фамилии приформировываются к табельному номеру и печатаются полностью.

1.3 Документация и технология ее формирования

Основными носителями информации являются входные и выходные документы, т.е. определенные формы, имеющие юридическую силу.

Входная документация содержит первичную, необработанную информацию, отражающую состояние объекта управления; заполняется вручную или при помощи технических средств.

Выходная документация содержит сводно-группировочные данные, полученные в результате автоматизированной обработки; изготовляется на печатающем устройстве.

Классификация документов:

- по сфере деятельности - плановые, учетные, статистические и др.;

- по отношению к объекту управления - входящие (первичные), сводные (исходящие), промежуточные, архивные;

- по содержанию хозяйственных операций - материальные, денежные, расчетные;

- по назначению - распорядительные, исполнительные, комбинированные;

- по объему отражаемых операций - единичные и сводные;

- по способу использования - разовые и накопительные;

- однострочные и многострочные;

- по способу заполнения - вручную или при помощи средств автоматизации учета.

Унификация и стандартизация всей документации.

Требования к документам: выделение трех частей: заголовочной, содержательной, оформляющей.

Заголовочная часть: наименование объекта, характеристика документа - индекс, код по ДКУД, наименование документа, зона для проставления кодов постоянных реквизитов-признаков. В заголовочной части в основном текстовая информация, которую нужно закодировать, выделяется рамка для проставления кодов постоянных признаков.

Содержательная часть: таблица, состоящая из строк и граф, где располагаются количественно-суммовые признаки и их названия (слева).

Оформляющая часть: подписи и дата заполнения.

Последовательность формирования документа:

a. уточняется состав показателей, включаемых в документ,

b. выделяются реквизиты, подлежащие автоматизированной обработке, и распределяются по трем зонам:

c. 1-я - постоянные признаки заголовочной части в рамке;

d. 2-я - переменные признаки, помещаемые в таблице справа или слева от наименования;

e. 3-я - количественно-суммовые основания, размещаемые в таблице справа.

f. контрольные суммы располагаются в последней графе (строке) или в конце документа. Экономического содержания не имеют. Реквизиты, подлежащие вводу в ПК, обводятся утолщенными линиями.

1.4 Формализация описания информации в виде внутримашинного информационного обеспечения

Внутримашинное информационное обеспечение - это информационная база на машинном носителе и средства ее ведения.

К информационной базе относятся: база данных, структура которой отражает логическую связь данных (какой показатель из какого формируется), а также отдельные связанные массивы входных, выходных и промежуточных данных, хранимых на машинных носителях или жестком диске.

В базе данных хранится информация:

- информационно справочная (условно-постоянная),

- плановая (условно-постоянная),

- оперативная (учетная).

Структура базы данных отображается в информационно-логической модели данных предметной области.

Схема обработки массивов базы данных:

a. Входные данные Выходные данные

b. База данных База данных

База данных может быть в монопольном распоряжении одного ПК, а может быть централизованной базой данных в многопользовательном режиме - в сети. При сетевой технологии каждый пользователь может создать на своем ПК локальную базу данных - для своего АРМ. Использование баз данных в сети определяет распределенную обработку данных.

Существуют разные концепции сетевой обработки данных: «файл-сервер» и «клиент-сервер».

Технология «Файл-сервер» - в сети выделяется компьютер под файловый сервер. На нем находится ядро сетевой ОС и централизованно хранимые файлы. Для этой архитектуры характерен коллективный доступ к общей базе данных на файловом сервере. Запрошенные данные транспортируются с файлового сервера на рабочие станции, где и обрабатываются.

Технология «Клиент-сервер». Функции обработки данных разделяются между клиентами - рабочей станцией и машиной-сервером базы данных, где обработка данных осуществляется установленной там СУБД. Запрос на обработку данных выдается клиентом и передается по сети на сервер БД, где ведется поиск и обработка. Обработанные данные транспортируются по сети от сервера к клиенту. Спецификой этой архитектуры является использование языка SQL для запросов БД, что обеспечивает работу с общими данными из разнотипных приложений клиентов сети.

Обработку внутримашинной информации производят следующие средства:

1. Система управления БД - СУБД

2. Программные средства ввода и контроля данных

3. Сервисные средства: кодирование, архивирование и др.

4. Прикладные программы пользователей.

Размещено на Allbest.ru