Организационные документы предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

Классификация ОРД

Среди большого разнообразия документов, вращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает центральное место. Она классифицируется на 4 группы:

Организационная документация (Уставы, положения, постановления, инструкции, штатные расписания).

Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания).

Справочно-информационная документация (приказы, распоряжения, решения, указания).

Документация по личному составу (заявления, анкеты, справки, характеристики, удостоверения, личные карточки, учетные формы).

ГОСТ 6.38-90 - устанавливает общие требования к ОРД, оформляемым машинописным способом, оговаривает различные форматы документов, расположение и состав информационных элементов, приводит требования к бланкам и текстам документов. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, правильно их составлять и обрабатывать. На основе этого ГОСТа установлен формуляр-образец на 2 формата документов - А4 и А5 (А4 - 297 х 210). Формуляр-образец делит площадь формата на 3 зоны:

служебное поле документа - часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения;

поле для размещения углового штампа - располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа;

остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

Организационные документы - документы, которые регламентируют задачи и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц. Виды организационных документов:

Устав -регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава регламентируются в законодательных актах. Требования к уставу юридического лица - это часть первая ГК РФ. Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации. Устав общественной организации утверждается съездом. Реквизиты устава:

- Наименование организации;

- Вид документа (устав);

- Дата;

- Утверждение устава;

- Текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).

Положение - Организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается руководителем стр. подразделения, он же и подписывает. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации. Структура текста положения:

- Общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, НПА, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности + требования к печати);

- Цели и задачи (обобщенно);

- Функции (подробно);

- Права (которыми наделяются сотрудники отдела);

- Ответственность;

- Руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);

- Взаимодействие с другими подразделениями или организациями;

Инструкция - документ в котором регламентируются различные вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает как выполнить ту или иную работу.

Должностная инструкция - документ, который определяет организационно-правовое положение работника в структуре организации. Разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой службой и делопроизводственной службой, также сам работник должен поставить визу ознакомления с инструкцией. Существуют «Общий классификатор профессий, должностей и тарифных разрядов» и «Квалификационный справочник профессий рабочих». Структура текста должностной инструкции:

- Общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень НПА, которыми работник руководствуется в своей деятельности);

- Функции;

- Должностные обязанности (из справочника: конкретные задачи);

- Права;

- Ответственность (обобщенно: устанавливается ответственность за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т.д.);

- Взаимодействие с другими подразделениями и лицами.

Штатное расписание - документ, устанавливающий штаный состав и штатную численность организации в соответствии с ее Уставом. Создается для нормирования численности работников организации. Табличная форма, включ. Наименование структуры подразделения, их коды, наимен. Должности, кол-во штатных единиц, размер должностного оклада, размер надбавки. Разрабатывается главбухом или кадровиком. Вводится в действие приказом руководителя.

Структура и штатная численность - документ, закрепляющий наименования структурных подразделений и должностей, а также количество штатных единиц.

Правила внутреннего трудового порядка - это локальный правовой акт, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Иногда это самостоятельный документ, а иногда - приложение к коллективному договору. Предназначен для укрепления трудовой дисциплины. Чаще всего содержит:

общие положения (на кого распространяется, статус документа и т.д.);

порядок приема и увольнения (перечень документов, предъявляемых при приеме на работу, порядок издания приказа об увольнении и т.д.);

основные права и обязанности работников;

права и обязанности работодателя;

режим труда и отдыха;

поощрения за успехи в труде;

ответственность за нарушение трудовой дисциплины

Согласно ст. 8 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ) работодатель (в организации - ее руководитель) принимает локальные нормативные акты, содержание нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

В случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, работодатель при принятии локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, учитывает мнение представительного органа работников.

Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, по согласованию с представительным органом работников.

Локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения, предусмотренного настоящим Кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права.

Локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права - это принимаемый руководителем организации письменный официальный документ, устанавливающий, изменяющий или отменяющий локальные (организации) правовые нормы, регламентирующие трудовые отношения работодателя (организации) с работниками.

В свою очередь, локальная правовая норма - это обязательное для соблюдения работниками (всеми или их частью) предписание руководителя организации постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимаются руководителем организации в виде различного рода положений, приказов, правил, инструкций и т.д.

Локальные нормативные акты в дополнение и развитие законов и иных нормативных правовых актов регламентируют трудовые отношения между работодателем и работниками. Локальные акты также определяют взаимные права и обязанности между этими сторонами, носят для них обязательный характер. Необходимость в корпоративном регулировании трудовых отношений возникает в обстоятельствах, носящих постоянный характер.

Во-первых, тогда, когда какие-либо трудовые отношения реально существуют, но не введены в рамки законодательного регулирования, хотя потребность в таком регулировании имеется. Говоря другими словами, в законодательстве имеется пробел, который необходимо заполнить. В частности, законодательно не определено правовое положение персонала корпорации. Эти отношения необходимо регламентировать, определив взаимные права и обязанности сторон правоотношений - работодателя и персонала. Такая задача, как и подобные ей, может быть решена только при помощи локального нормативного акта, принятого работодателем, например, Положения о персонале.

Во-вторых, локальные нормативные акты разрабатываются и в тех случаях, когда необходимо формализовать процедуры применения законодательных и иных нормативных правовых норм. Примером такого локального нормативного акта может служить Положение о Комиссии по трудовым спорам.

В-третьих, потребность в локальных нормативных актах возникает и тогда, когда определенная область трудовых отношений регламентируется несколькими, даже многими правовыми актами. В этих случаях их целесообразно изложить в определеннойпоследовательности в каком-либо локальном нормативном акте, что значительно упростит и облегчит их применение. Примером такого локального нормативного акта могут быть Правила внутреннего трудового распорядка.

В-четвертых. Работодатель принимает определенные локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в случаях, когда его к этому обязывают законы, иные нормативные правовые акты, соглашение, коллективный договор (ст. 8 ТК РФ). Такие случаи предусмотрены преимущественно ТК РФ. Они приводятся в § 3 настоящей главы.

В-пятых. Трудовые отношения каждого работника с работодателем индивидуализированы: они регламентируются заключенным между ними трудовым договором. Однако трудовым договором не могут быть охвачены все отношения, возникающие в процессе трудовой деятельности работника, с работодателем.

Многие отношения с работодателем носят общий для всех работников характер. Так, все работники имеют общую обязанность соблюдать трудовую дисциплину, правила внутреннего трудового распорядка, требования по охране труда и обеспечению безопасности и т.д.

В то же время все работники имеют общие права на: выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы; профессиональную подготовку; переподготовку; повышение квалификации; участие в управлении организацией и т.п.

Для того, чтобы регламентировать такие отношения работников с работодателем и применяются локальные нормативные акты организации. Коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об охране труда работников и многие другие локальные нормативные акты организации, адресованные всем работникам, в конечном счете адресованы каждому отдельному работнику.

Таким образом, каждый работник реализует свои права и исполняет обязанности в соответствии с общепринятыми в организации правилами, содержащимися в локальных нормативных актах. Эти акты разрабатываются, как было отмечено выше, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами.

В-шестых. Подавляющее большинство работников имеют, как правило, весьма смутное представление о трудовом законодательстве, иных нормативных правовых актах. Локальные нормативные акты - различного рода положения, инструкции, правила - являются документами, содержание которых доводится работодателем до работников в качестве руководства, которое работники обязаны соблюдать. В то же время локальные нормативные акты являются для работников источником знаний о их трудовых правах. Отметим, что в организациях применяется большое количество локальных нормативных актов, действие которых распространяется на определенные группы работников - должностные инструкции, инструкции по безопасности труда и т.д.

Как свидетельствует опыт, локальные нормативные акты являются органической составной частью правового регулирования трудовых отношений в организации. К их разработке необходимо относиться со всей серьезностью, привлекая к ней высококвалифицированных специалистов.

Есть требования, которые необходимо соблюдать при разработке таких актов. Если это не будет сделано, цель, ради достижения которой принимается тот или иной акт, не будет достигнута. Мало того, будет дискредитирована сама идея его принятия, внесения в трудовые отношения определенных изменений. В самом общем виде эти требования заключаются в следующем. распорядительный работник документация акт

1. Планы внесения в трудовые отношения определенных изменений, их совершенствования путем принятия локального акта должны быть реальными. Поэтому до принятия акта необходимо учесть экономические возможности организации, психологические, возрастные, половые, профессиональные и иные особенности работников. Выявить и нейтрализовать факторы, препятствующие внедрению нововведения.

2. Каждый локальный нормативный акт должен быть доступным для понимания всеми работниками, на которых распространяется его действие. Для этого его необходимо изложить конкретно, просто и лаконично, по возможности не применяя специфические термины и избегая излишней детализации.

3. Каждый акт должен иметь определенную структуру. В преамбуле (вводная часть, общие положения) излагаются причины принятия акта, круг работников, на которых распространяется его действие, цели (цель) принятия акта, задачи, которые необходимо решить ради их достижения, дается определение терминов, используемых далее по тексту акта. Затем следует основная часть акта.

4. Каждый акт должен быть обеспечен реквизитами: орган, принявший акт, его вид - локальный нормативный акт, содержащий нормы трудового права; наименование - положение, регламент, правила внутреннего трудового распорядка и т.п.; дата принятия акта, его номер; подпись должностного лица.

5. Необходимо исключить возможность того, чтобы вновь принятый акт полностью или частично дублировал ранее принятые акты. Поэтому в новом акте должно иметь место предписание об отмене ранее действовавших дублирующих актов полностью или частично.

Размещено на Allbest.ru