Наукова обробка документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Наукова обробка документів здійснюється в кілька етапів:

1) проводиться систематичний аналіз усіх наявних в базі даних документів. Цей аналіз передбачає ретельне вивчення первинного документа з метою складання короткого представлення про нього (анотація, реферат), виділення набору ключових слів, що складають предмет документа, а також індексацію документа прийнятими на Україні системами (УДК та ББК);

2) наступний етап - синтетичний, коли за результатами першого етапу складається бібліографічний опис первинного документа (продукується вторинний документ - інформаційне відображення первинного);

3) на третьому етапі з вторинних документів (бібліографічні описи, картки) складають каталог (алфавітний, предметний, систематичний);

4) четвертий етап - залучення інформаційно-пошукової системи для зв'язку читача (споживача) з первинним документом.

В інформаційній сфері функціонують первинні, вторинні та змішані документи:

Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичного перероблення (згортання) інформації з одного або декількох первинних документів,наприклад:бібліографічний опис, анотація, реферат тощо.

Різноманітні завдання інформаційного забезпечення освітян і спеціалістів будь-якої галузі діяльності породжують різні види науково-інформаційних документів. Вони мають певні спільні риси й певні відмінності. Їх класифікують за такими ознаками:

Метод викладу інформації (конструкція науково-інформаційного документа,спосіб викладення змістової інформації у вторинному документі);

Форма фіксації інформації(яким способом зафіксовано інформацію в науково-інформаційному документі).

За першою ознакою вирізняються такі рівні згортання інформації:

- Сигнальна бібліографічна інформація;

- Реферативна інформація;

- Оглядова інформація.

- перефразований документ;

- інтерпретований документ (синтезований інформаційний документ).

За третьою:

- Рукописний документ

- Надрукований документ

- Машинозчитувальний документ

«Згортання інформації»

Основою аналітико-синтетичної обробки документної інформації є згортання інформації - зменшення фізичного обсягу інформаційного повідомлення, що поширене в багатьох галузях знання: філософії, природничих науках, інформатиці,лінгвістиці, бібліографознавстві та ін. Для задоволення потреб споживачів застосовуються різні способи згортання інформації:семантичне й лексичне, макро- й мікроаналітичне. Семантичне згортання інформації передбачає змінення інформативності повідомлення, лексичне - перетворює знакову форму повідомлення, залишаючи зміст без змін. При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші - про його зміст, при мікроаналітичному - детально розкривають зміст документа(основні й побічні теми, аспекти їх розгляду).

Бібліографічний опис як інформація про документи, що характеризує їхні найважливіші ознаки, є одним із основних видів аналітико-синтетичної обробки документаційної інформації, який належить до макроаналітичного виду згортання інформації.

Бібліографічний опис визначають як сукупність бібліографічних відомостей про документ, наведених за певними правилами в установленому порядку фіксування областей і елементів, що призначені для ідентифікації і загальної характеристики документа. Такі елементи містять інформацію про назву, автора видання, місце видання, видавництво, рік видання,кількість сторінок та ін.

Усі елементи поділяються на обов'язкові й факультативні. Обов'язкові забезпечують ідентифікацію документа, а факультативні містять додаткову інформацію про нього.

Бібліографічний опис може також супроводжуватися класифікаційними індексами, предметними рубриками, анотаціями, рефератами, шифрами збереження, відомостями службового характеру. У цьому випадку бібліографічний опис є складовою бібліографічного запису. Поняття «бібліографічний запис» є ширшим за поняття «бібліографічний опис», які співвідносяться відповідно як ціле й частина. У свою чергу, бібліографічний запис є однією з трьох форм існування бібліографічної інформації - інформації про документи, що необхідна для їхньої ідентифікації, використання й пошуку. Іншими формами існування бібліографічної інформації є бібліографічне повідомлення (усна форма її існування) і бібліографічний посібник (упорядкована сукупність бібліографічних записів, призначена для вибору й пошуку релевантних споживачам документів).

Бібліографічна інформація є результатом аналізу документа і є дискретною, оскільки складається з декількох елементів, найпоширенішим із яких є бібліографічний запис, ядром якого є бібліографічний опис. Бібліографічний опис як сукупність відомостей про найважливіші ознаки документа є одним із основних видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації, який відноситься до макроаналітичного виду згортання інформації.

Цільове призначення бібліографічного опису полягає в наведенні формальних ознак документа для полегшення споживачам пошуку релевантних документів. Саме це зумовлює зростання їхнього значення в інформаційному суспільстві в галузях людської діяльності, що пов'язана з поширенням документної інформації: науковій, науково-технічній, архівній, бібліотечній, бібліографічній, книговидавничій, книготорговельній, журналістській тощо. Бібліографічний опис є основою для створення баз і банків даних, каталогів, картотек, вторинних документів у відповідних документних центрах інформації.

Соціальне призначення бібліографічного опису відбивають його функції, основними з яких є такі: інформаційна, сигнальна,ідентифікаційна, пошукова, експертна, обліково-реєстраційна,організаційна. Інформаційна функція є інформацією про документ, його ознаки, зміст тощо. Сигнальна функція повідомляє про надходження нового документа до певного документного фонду. Однак, наприклад, саме ідентифікаційна функція дає можливість виявити різні й спільні риси видань одного документа. Ця функція є передумовою здійснення пошукової (евристичної) функції бібліографічного опису, завдяки якій можна розшукати документ за характерними для нього ознаками. Експертна функція допомагає оцінити релевантність документа певному запиту користувача. До основних функцій бібліографічного опису належить також обліково-реєстраційна функція, суть якої полягає в можливості здійснювати облік і реєстрацію документів на загальнодержавному рівні, а також на рівні певної документно-інформаційної установи. Організаційна функція реалізується під час групування записів у конкретному пошуковому масиві завдяки формальним ознакам документів, наведеним у бібліографічному описі. Для реалізації зазначених функцій бібліографічний опис має задовольняти такі вимоги: точність, повнота, уніфікованість,стислість, зрозумілість, чіткість. Вимога точності реалізується під час заповнення бібліографічних відомостей в описі,які мають точно відповідати даним документа й наводитися, зазвичай,у тій самій формі, що й в документі. Вимога повноти виявляється у необхідності зазначення повного набору бібліографічних даних,необхідних для характеристики документа й визначення його відомостей документа відповідно до діючих стандартів їх оформлення. Стислість виявляється в необхідності викладення максимуму інформації в мінімальному передбаченому обсязі для бібліографічного опису (у бібліографічному покажчику, каталожній картці або дискеті), а зрозумілість і чіткість відповідно в однозначності його сприйняття користувачами.

Розкрити зміст документа дає змогу індексування. Суть індексування полягає у зарахуванні документа до певної групи,класу відповідно до змісту. Кожен клас позначається певним кодом відповідної інформаційно-пошукової мови, тобто мови, що призначена для передачі змісту документів з метою подальшого пошуку. Існують різні інформаційно-пошукові мови, перш за все такі, де класи будуються за ознакою галузей знань і позначаються класифікаційними індексами. Визначення класифікаційного індексу документа відповідно до змісту називається систематизацією.

Зміст документа можна висловити й іншою інформаційно-пошуковою мовою - мовою предметних рубрик. У цьому випадку клас документів позначається кодом у вигляді предметної рубрики, тобто у вигляді короткого формулювання предмета, який розглядається в документі. Визначення предметної рубрики для документа відповідно до його змісту називається предметизацією.

Проблема інформаційного пошуку - одна з найважливіших проблем інформатики. Інформаційний пошук - це процес відшукання в якомусь потоці безлічі документів тих, які присвячені зазначеної в інформаційному запиті темі (предмету) або містять необхідні споживачеві факти, відомості.

Інформаційний пошук здійснюється за допомогою інформаційно- пошукових систем (ІПС) і виконується вручну або з використанням відповідних засобів механізації та автоматизації.

Інформаційно-пошукові системи можуть бути реалізовані за допомогою бібліографічної картотеки селектора, що містить перфокарти з крайової або внутрішньої перфорацією, ЕОМ і т.д. Для застосування ІПС необхідна систематизація та класифікація документів.

Однією з найпоширеніших класифікацій в даний час є універсальна десяткова класифікація (УДК), створена на основі десяткової класифікації М. Дьюї з ініціативи бельгійських вчених Поля Отле і Анрі Лафонтена. Всі знання, накопичені людством, розбиті в ній на 10 класів: 0. Загальний відділ; 1. Філософія; 2 Релігія; 3 Суспільні науки; 4 Вільний відділ; 5 Математика. Природничі науки; 6 Прикладні знання. Медицина. Техніка; 7 Спорт. Фотографія. Видовища, 8 Мовознавство. Філологія. Художня література. Літературознавство, 9 Краєзнавство. Географія. Біографія. Історія.

Бібліографічний опис, систематизація, предметизація не завжди досить повно і чітко для користувача розкривають зміст документа. Більш зрозумілу і повну характеристику може бути надано в результаті його анотування і реферування.

Анотування

Анотація - коротка характеристика документа, його чи частини групи документів з погляду призначення, змісту, форми й інших особливостей - у першу чергу необхідна в рекомендаційних бібліографічних посібниках, а також у тих науково-допоміжних покажчиках, у яких відсутній який-небудь інший спосіб розкриття змісту включених документів, оскільки вони розташовані по формальній ознаці: по алфавіту чи авторах назв, у хронологічному чи назад хронологічному порядку, по мовах і т.д.

Характер, зміст, обсяг анотації залежать від виду, читацького і цільового призначення, структури підготовлюваного посібника, тематики документів що анотуються.

Анотація покликана доповнити заголовок, якщо він недостатньо інформативна. У ній можуть бути приведені такі дані: згадування про нові факти, явища, експерименти, методи, викладені у частині; про час, до якого відносяться описувані події; про наявність таблиць, графіків і інших додатків.

Анотації диференціюються по самих різних ознаках. Найбільш загальна класифікація анотацій здійснюється по функціональному призначенню і по способі характеристики документів що анотуються.

По функціональному призначенню анотації поділяються на довідкові і рекомендаційні.

Довідкова анотація уточнює заголовок частини і повідомляє додаткові (переважно фактичні) дані про автора, а також про форму, зміст, жанр, призначенні й інших особливостях документа, відсутні в бібліографічному описі.

Довідкові анотації повинні бути гранично короткими. Виконуючи уточнюючі стосовно бібліографічного опису функції, вони не вимагають розгорнутої характеристики анотуючого документа. Довідкові анотації особливо широко застосовуються в науково-допоміжних бібліографічних покажчиках. У рекомендаційних посібниках вони використовуються в основному при описі довідкової, учбово-методичної літератури, бібліографічних посібників, положень, інструкцій і інших подібних документів.

Рекомендаційна анотація характеризує й оцінює документ, виходячи їхніх потреб, рівня підготовки, віку й інших особливостей тієї групи читачів, який адресований даний бібліографічний посібник. Рекомендаційна анотація покликана активно пропагувати кращу літературу, впливаючи не тільки на логічне, але і на емоційно сприйняття читача. Рекомендаційна анотація повинна надавати діючу допомогу у вивченні літератури, сприяти правильній організації систематичного, цілеспрямованого читання. Тому в цих анотаціях значне місце займають педагогічні елементи, різного роду методичні ради і рекомендації.

Обсяг рекомендаційних анотацій звичайно значно перевищує обсяг довідкових.

Загальна анотація характеризує частину у цілому і застосовується в основному в двох випадках: для розкриття змісту, по своєму змісті цілком стосовних до теми покажчика, і для універсальних посібників, не обмежених ніякими змістовними рамками (наприклад, анотації на друкованих анотованих картках).

Загальна анотація може містити самі різноманітні дані (біографічні дані про автора, про час і обставини написання частини і т.п.), але головне в ній - характеристика ідейного і наукового змісту частини, його значення для даної теми.

Аналітична анотація розкриває тільки частину змісту документа і застосовується в тих випадках, коли анотуюча частина відноситься до теми посібника частково. Розрізняються два основні різновиди аналітичних анотацій: що розкривають визначений аспект змісту добутку і виділяючі якусь частину добутку - главу, параграф, окреме висловлення.

Групова анотація поєднує трохи близьких по змісту (чи по якій-небудь іншій ознаці) документів і дає їм узагальнену характеристику, що дозволяє більш ощадливо і точно, уникаючи повторень, показати загальне й особливе в анотованих добутках. Розрізняються три основних види групових анотацій:

Анотація, що характеризує кілька самостійних добутків (чи книг статей) одного чи різних авторів;

анотація, що характеризує ряд добутків, об'єднаних єдиною видавничою формою, наприклад тематичний збірник, і утримуюча узагальнену характеристику теми збірника, а також просте перерахування його чи розділів поміщених у ньому добутків, достатнє для розкриття змісту збірника;

Анотація на один добуток, у якій містяться зведення і про інші добутки, так чи інакше зв'язаних з анотованими.

Групова анотація у своєму розвитку логічно переростає у вступні (попередні) зауваження до розділів посібника, що дають найбільш узагальнену характеристику й оцінку змісту всіх добутків, включених у даний розділ.

- Вступ. У вступі обґрунтовується вибір теми, можуть бути дані вихідні дані реферованому тексту (назва, де опубліковано, в якому році), повідомлені відомості про автора (П.І.Б., спеціальність, вчений ступінь, вчене звання), розкривається проблематика обраної теми.

- Основна частина. Зміст реферованому тексту, наводяться основні тези, вони аргументуються.

- Висновок. Робиться загальний висновок з проблеми, заявленої в рефераті.

Реферати класифікуються по цільовому призначенню (загальні і спеціалізовані); глибині згортання інформації (інформативний реферат, реферативна анотація, розширений реферат); форми представлення (анкетні чи позиційні реферати, табличні реферати, реферати телеграфного стилю, схематичні реферати); методи викладу інформації в рефераті (реферат-екстракт, перефразований реферат, синтезований реферат); способи підготовки (ручний, автоматизованої); кількості охоплених рефератом джерел (монографічний, зведений); авторському виконанню (автореферат; реферат, складений іншою людиною - референтом).

Висновки

Отже, можна зробити висновок,що аналітико-синтетичні засоби обробки інформації вирішують проблему неухильного зростання обсягу інформації. Перспективи розвитку інформаційних галузей науки дають змогу сподіватись, що у майбутньому національна спадщина минулого разом з документообсягом сучасності не загубиться у морі інформації й надалі буде служити людству.

Використана література

1. Наукова обробка документів:Підручник/Кушнаренко Н.М., Удалова В.К.2-ге вид., випр.. і доп.-К.:Знання,2004. С.13-21, 28-32, 108-115,213-216, 241-243.

2. Карпенко, О. О. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: бібліографічний опис : навч. посіб. / О. О. Карпенко. 2-ге вид., доповн. і переробл. Х.: Нац. аерокосм. ун-т«Харк.авіац.ін-т»,2010. С. 5-10.

3. Власова Г. В. Аналітико-синтетична переробка інформації:навч. посіб. / Г. В. Власова, В. І. Лутовинова, Л. І. Титова. К.:ДАКККіМ, 2006. С. 17-23, 47-69,117-134.

4. Горбаченко Т. Г. Аналітико-синтетична переробка документної інформації : навч. посіб. / Т. Г. Горбаченко. К. : Ун-т «Україна», 2004. С. 79-139.

5. Блюменау Д. И. Информационный анализ/синтез для формирования вторичного потока документов : учеб.-практ.пособие / Д. И. Блюменау. СПб.: Профессия, 2002. С. 47-89.