Електронні архіви

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство культури і туризму України

Київський університет культури

Черкаський факультет МБ КУК

Кафедра документознавства

Реферат

з дисципліни: «Архівознавство»

на тему: «Електронні архіви»

Виконала:

студентка II курсу

групи ДМ-33

Локоть Т.В.

Перевірив викладач:

Руснак Т.Г.

Черкаси - 2014

Зміст

• Вступ
• 1. Впровадження електронних архівів у світі та в Україні
• 2. Система електронного архіву
• 3. Правові норми у сфері діяльності електронних архівів
• 4. Основні функції електронного архіву
• 5. Види електронного архіву
• 6. Етапи створення електронного архіву
• 6.1 Принципи діяльності організації електронного архіву
• Висновок
• Список використаних джерел


Вступ електронний архів документ

Електронний архів, система електронного архіву - система структурованого зберігання електронних документів, що забезпечує надійність зберігання, конфіденційність і розмежування прав доступу, відстеження історії використання документа, швидкий і зручний пошук.

Електронний архів відноситься до класу систем управління корпоративним контентом. Безліч організацій приходить до його впровадження через використання мережевих папок загального користування, але ще не будучи готовими до впровадження систем електронного документообігу, часто громіздких і складних, тому електронні архіви позиціонують як основу документообігу.

1. Впровадження електронних архівів у світі та в Україні

Входження України до єдиного інформаційного простору та інтенсивний розвиток інформаційно-комунікаційних технологій призвели до стрімкого накопичення документів та інформаційних ресурсів з цифровими носіями. Відтак, перед архівістами постала проблема зберігання такого виду інформації та створення електронних архівів. Упродовж 1990-х рр. у світі були здійснені перші спроби створення електронних архівів. Зокрема, у 1998 р. у Великобританії консорціум "The Consortium of University Research Libraries" (Консорціум університетських дослідницьких бібліотек), за участі Національного архіву PRO (Public Records Office), розробили проект типового електронного архіву CEDARS (the CURL Exаmplars in Digital Archives). Того ж року у Сполучених штатах Америки був створений перший Національний електронний архів - ERA (Electronic Records Archives). Новим етапом розбудови електронних архівів стало прийняття у 2003 р. ХХХІІ Генеральною конференцією ЮНЕСКО "Хартії про збереження цифрової спадщини". У цьому документі, зокрема, зазначається, що цифрова спадщина - це унікальна скарбниця людських знань, створена як у цифровому вигляді, так і шляхом конверсії існуючих ресурсів на аналогічних носіях.

В Україні процес зберігання цифрової спадщини було розпочато прийняттям низки нормативно-правових документів у 2003 р., а саме: Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" (2003 р., № 851-IV), Закону України "Про електронний цифровий підпис" (2003 р., № 852-IV), "Порядку зберігання електронних документів в архівних установах" (наказ Державного комітету архівів України, 2005 р., № 49, зареєстровано у Міністерстві юстиції України в 2005 р., № 627/10907), Закону України "Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2007-2015 роки" (2007 р., № 537-V). Законотворчий процес у цій царині триває. В Україні він відбувається з урахуванням вітчизняних архівознавчих традицій та сучасних світових інформаційних технологій.

У 2007 р. було створено Центральний державний електронний архів України (ЦДЕА України). Ця подія стала найкращим проявом політичної волі на державному рівні щодо збереження цифрових ресурсів (електронних документів, електронних інформаційних ресурсів). Нині ЦДЕА України здійснює координацію діяльності органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності в галузі електронного діловодства, впровадження інформаційно-комунікаційних технологій, електронного документообігу, електронного цифрового підпису, зберігання та використання інформації.

2. Система електронного архіву

Особливості систем електронного архіву сформульовані відповідно до стандарту MoReq II. Це європейський стандарт. Він був розроблений після того, як Євросоюз із тривогою помітив, що в США розробки в області електронного документообігу активно підтримуються урядом. Документ обсягом в 134 сторінки використовує як американський, так і європейський досвід, і містить близько 400 вимог до керування електронними документами.

Отже, до електронного архіву висуваються такі вимоги:

· не допуск до зміни документа;

· дозволяється користуватися єдиною фінальної версією документа;

· забороняється видалення документів, крім тих, які строго контролюють ситуації;

· суворі правила зберігання документів;

· суворо упорядкована структура документів (класифікаційну схему), яка задається адміністратором;

· підтримка щоденної роботи, але в першу чергу документи, що призначення для забезпечення захищеного зберігання бізнес значущих документів.

3. Правові норми у сфері діяльності електронних архівів

Діяльність аудіовізуальних та електронних архівів розвивається в рамках інформаційного типу суспільних відносин. В якості головного організаційного завдання поширення відомостей, що мають соціально значуще зміст.

До початку 90-х років об'єктом законодавчого регулювання були тільки КФФД (кіно-, фото-, фонодокументи). Але в міру розвитку інформаційних технологій електронні архіви, які включають у себе програмні ресурси, бази даних та інші групи ресурсів, стали значущим об'єктом законодавчого регулювання і навіть більшою мірою в сфері законотворчого управління.

У рамках юридичного забезпечення аудіовізуальних та електронних архівів основними суб'єктами правовідносин є засоби масової інформації, архіви і в меншій мірі фізичні особи. У ряді спеціальних законодавчих актів у якості суб'єкта правових відносин виступає держава. Це стосується області створення, зберігання і використання тих електронних ресурсів, які можуть містити важливі відомості з точки зору забезпечення державної безпеки. Основний для законодавчої практики є визначення архівів як інформаційних систем. У цій якості архіви включають в себе:

· інформаційні ресурси (носії первинної і вторинної документної інформації);

· інформаційні технології (засоби, що забезпечують збереження документів, забезпечення опису та доступу до документів).

Саме як інформаційних систем аудіовізуальні та електронні архіви стають об'єктом і складовою частина інформаційних відносин.

4. Основні функції електронного архіву

Впровадження такої системи перш за все починається з потреби структурувати електронну інформацію, незалежно від того, текстові чи це документи мультимедіа або графіка: підписані контракти, первинна фінансова, а також технічна та проектна документація.

Електронний архів включає наступні базові функції:

· управління документами та ієрархічною структурою архіву (check-in/check-out, безпека, - управління сервісами, призначення документами атрибутів);

· іміджінг документів (оцифровка, трансформація, подання до різних форматах паперових документів);

· потоковий ввід - прискорення занесення великого масиву типових і різнорідних документів в систему;

· управління Web-контентом;

· системи повідомлень, що дозволяють користувачам обмінюватися повідомленнями, а також призначати завдання й відстежувати статус їх виконання.

Залежно від різновиду системи архіву та її призначення, з'являються специфічні функції, наприклад:

· для систем автоматизації архівного діловодства - формування та оформлення архівних справ, автоматичне формування номенклатури справ, облік і контроль використання справ;

· для архівів нормативно-технічної документації - функція актуалізації, що нагадує користувачеві про необхідність перевірити актуальність поданого в системі стандарту;

· для архівів фінансової (платіжної) документації - функція вибірки, що дозволяє в найкоротші терміни вивести весь необхідний перелік документів, що вимагається.

5. Види електронного архіву

Система автоматизації архівної діловодства необхідна для архівного підрозділу підприємства. Допомагає формувати архівні справи, номенклатуру справ, вести облік, контролювати дати обов'язкового зберігання і т. д.

· Електронний архів фінансової (платіжної) документації забезпечує централізований облік і зберігання електронних образів первинних фінансово-економічних документів, договорів та інших документів, що мають відношення до фінансово-економічної діяльності підприємства.

· Електронний архів проектної документації дозволяє проектним організаціям зберігати весь спектр документів, як то: креслення, кошториси, пояснювальні записки і багато іншого.

· Електронний архів нормативних документів являє собою організований каталог всіх стандартів підприємства, закуплених і (або) розроблених ним. Створення такого архіву тісно пов'язане з проблемою авторського права компаній-розробників стандартів і часто буває однією з умов проходження сертифікації.

· Електронний архів технічної документації призначений для організацій, чия діяльність пов'язана з постачанням товарів і забезпечує зберігання супутньої технічної документації (керівництва користувача, технічні характеристики та ін).

· Електронний архів юридичної документації, що містить договори і супутню документацію;

· Електронний архів кадрової документації, що використовується для зберігання особистих справ, трудових договорів, наказів і розпоряджень, інструкцій і регламентів всередині компанії;

· Електронний архів конструкторської документації дозволяє організувати доступ до копій креслень, незалежно від їх давності.

6. Етапи створення електронного архіву

Створення та організація електронного архіву складається з п'яти основних етапів роботи.

1. Комплексне обстеження архіву замовника фахівцями, необхідна підготовка документів до сканування.

2. Сканування паперового оригіналу. Сканування здійснюється як правило в чорно-білому режимі при 300dpi і вище. Якщо є необхідність збереження ілюстрації і малюнків, то проводитися сканування в кольорі або в градаціях сірого.

3. Розпізнавання структури документа. За допомогою спеціального програмного забезпечення проводиться розпізнавання структури документа і тексту. Варто зазначити що це програмне забезпечення має режим автоматичного визначення типу, розміру та структури фрагментів зображення (текст, таблиця, малюнок), але досвід показав, що необхідно обов'язково перевіряти правильність визначення фрагментів і проводити їх коректування.

За допомогою програмного забезпечення проводиться розпізнавання тексту. На цьому етапі особливо важливо правильно встановити параметри програми, щоб мінімізувати помилки розпізнавання. Кількість помилок розпізнавання залежить від таких параметрів, як поліграфічна якість документа, розмір і контрастність тексту, складність взаємного розміщення елементів документа.

4. Введення даних в картки архівної системи. Це найважливіший і, як наслідок, найбільш трудомісткий і тривалий етап. За допомогою спеціального програмного забезпечення фахівці обробляють відскановані документи і додають їх в електронний архів. У процесі обробки формується картка документа, за якою власне і буде надалі здійснюватися пошук документа в базі. В даний час не існує універсальної системи розпізнавання тексту, тому дуже важливу роль грає перевірка відповідності введених даних оригіналу.

5. Установка електронного архіву. Виробляється на будь-яку кількість продукту замовника із зручним розмежуванням прав доступу.

6.1 Принципи діяльності організації електронного архіву

· Висока якість, ефективність і практичність;

· Розумне та прозоре ціноутворення;

· Дотримання встановлених, часто мінімально розумних строків;

· Гнучкість та індивідуальність підходу;

· Суворе дотримання умов конфіденційності;

· Можливість надання широкого спектру послуг.

Висновок

Сьогодні електронні архіви стали необхідною умовою ефективної роботи сучасної організації, тому що обсяги документів збільшуються. Все частіше через складність доступу до архівів збільшується час пошуку документів і, як наслідок, вимушених простоїв. Найбільш ефективним рішенням даної проблеми є сканування документів, організація і створення електронного архіву.

Переваги електронного архіву є:

· економічна доцільність: організація електронного архіву значно дешевше, ніж використання дорогих офісних площ під звичайний архів;

· безпека і конфіденційність: ваше електронне сховище буде надійно захищено від несанкціонованого доступу. Створення електронного архіву припускає введення принципово більш строгих і контрольованих заходів безпеки, ніж в паперовому архіві;

· оперативність у роботі з документами: електронний архів дозволяє вирішити проблему оперативного доступу до документів: пошук необхідного документа і його роздрук займають лічені секунди. Сканування документів з подальшим розпізнаванням дає можливість шукати не тільки у заголовках справ, але і по їх змісту;

· надійність: всі цифрові документи часом не руйнуються, не погіршують своїх користувальницьких якостей з часом і можуть зберігатися практично вічно;

· з одними і тими ж документами при будь-якій структурі і типі локальної мережі підприємства одночасно можуть працювати кілька користувачів, що абсолютно недоступно при використанні звичайного архіву, в якому в конкретний момент часу кожен документ доступний тільки одному співробітнику.

Список використаних джерел

1. Ковтанюк Ю.С. XIII міжнародна конференція архівів "Електронна документація та представлення архівних матеріалів в інтернеті” із циклу Colloquia Jerzy Skowronek dedicata.// Архіви України. 2013. - Випуск 3 (285). - С. 223-234.

2. Про особливості роботи з електронними документами в Україні. Інтерв'ю з директором Центрального державного електронного архіву України О.М. Ус // Секретар-референт. - 2013. - № 1. - С. 24-29.

3. Тихонов В. И. Проблемы сохранения цифрового культурного наследия // Информационные технологии и электронные документы в контексте архивного хранения. Статьи разных лет. - М.: Издательство Главного архивного управления города Москвы, 2009. - С. 272-278.

4. Тихонов В. И., Юшин И. Ф. Современные концепции электронных архивов // ОА. - 1999. - № 2. - С. 17-26.

5. Михайлов О. А. Электронные документы в архивах. Проблемы приема. Обеспечение сохранности и использование: аналит. обзор зарубеж. и отечеств. опыта. - 2-е изд. доп. - М., 2000.

Размещено на Allbest.ru