Система управления персоналом

Руководство предприятия понимает, что сложно переоценить вклад менеджера по кадрам в общий процесс, а пользы от его пребывания в компании действительно много. Однако учитывая общую численность работающих, организации необходимо несколько специалистов занимающихся кадровой политикой.

Основной смысл должностных инструкций -- в придании большей прозрачности трудовому процессу. То есть должностные инструкции должны описывать прямые обязанности специалиста, сферу его компетентности и ответственности, критерии оценки эффективности его работы, управленческую структуру, имеющую отношение к специалисту. И если все это в них отражено, и, более того, соответствует действительности, то компания получает в руки отличный инструмент управления персоналом, значительно облегчающий решение таких центральных проблем как, например, адаптация и мотивация персонала. Для специалиста по учету персонала на ООО «Арт-Модерн» разработана должностная инструкция. На основании изучения этого документа можно сказать, что в обязанности старшего менеджера данного предприятия входят следующие функции:

? сбор, анализ и обобщение информации, связанной с приемом, увольнением, перемещениями работников;

планирование и контроль своей работы с учетом имеющихся ресурсов и планов предприятия в целом;

представление результатов своей деятельности в полном, наглядном и лаконичном виде;

оформление, ведение и хранение документации, связанной с кадрами и их движением;

формирование и ведение базы данных о персонале предприятия;

ведение табельного учета;

ведение учета движения кадров;

подготовка установленной отчетности по кадрам, в том числе периодической статистической.

Естественно, самая главная обязанность старшего менеджера - поиск и подбор персонала, кадровое делопроизводство. На сегодняшний день это самые распространенные функции менеджера по персоналу.

Кроме того, в компании на данного специалиста возложены также обязанности по социализации новых сотрудников, планированию карьерного роста и развития, разработке системы стимулирования персонала, организации корпоративных мероприятий, исследования социально-психологического климата в коллективе.

Стоит отметить, что авторитет менеджера по кадрам напрямую зависит от уровня профессионализма этого сотрудника и степени практической (реальной) полезности его деятельности для предприятия. Это очень важно учитывать при подборе специалиста на эту должность.

При этом надо помнить, что основная задача менеджера - реализация целей работодателя.

Таким образом, управлению персоналом в оргструктуре предприятия отведено экономически не обоснованное место.

2.4 Анализ системы управления персоналом

Трудовые правоотношения работодателя и работника Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. А занимается этим на предприятии бухгалтер и генеральный директор. В состав кадровой документации входит: личные дела работников организации, включающие личный листок, резюме, анкету, копии документов об образовании, рекомендации, личные карточки, трудовые книжки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, работника. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Так же составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделением и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих.

Пройдя практику в организации ООО «Арт-Модерн» я ознакомился с документами используемыми в работе специалистов по управлению персоналом:

приказы;

служебные письма;

трудовой договор;

договор подряда;

заявления (прием на работу, увольнения, отпуск);

командировочные;

положения об отделах (Положение об оплате труда; Положение о персонале);

распоряжения;

должностная инструкция;

штатное расписание.

Приказ - письменное оформление принятого руководителем организации решения по осуществлению каких-либо действий применительно к конкретным исполнителям либо к коллективу организации в целом.

Выделяют приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (кадровые приказы).

Приказы по личному составу унифицированной формы составляются юристом на основании внутренних служебных документов компании. Процесс создания, согласования и подписания данного вида приказов по личному составу координируется директором.

Проекты приказов по личному составу оформляемые аналогично приказу по основной деятельности разрабатываются директором.

Право подписи приказа по личному составу принадлежит генеральному директору в соответствии с внутренними организационно-распорядительными документами компании.

Специалист по персоналу регистрирует приказы по личному составу, подшивает оригиналы приказов и лист согласования в дело и доводит содержание приказа под роспись до сведения лиц указанных в приказе.

Служебные письма. В данной группе документов выделяют четыре основные категории:

а) Докладная записка - составляется с целью информировать руководство о сложившийся ситуации, имевших место фактах, событиях и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Текст докладной записки может состоять из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, вызвавшие необходимость написания записки, во второй - анализ сложившийся ситуации, разные варианты решений, в третьей - выводы и предложения, которые, по мнению автора, должны быть выполнены в связи с изложенными фактами.

б) Объяснительная записка - составляется с целью пояснения содержания отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или с целью объяснить причины какого-либо происшествия, события, факта, поступка и поведения отдельного работника.

в) Служебная записка - составляется сотрудником компании на имя другого сотрудника компании. Содержит просьбу, предложения. Служебная записка своего рода переписка между сотрудниками компании.

г) Справка - составляется по запросу и предоставляются в установленные сроки, с целью информировать руководство о положении дел, содержит описание или подтверждение фактов или событий. Текст служебной справки может быть оформлен в виде таблицы.

Трудовой договор - это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст.56 ТК РФ).

Вот почему наука трудового права рассматривает понятие трудового договора в трех взаимосвязанных аспектах:

как форму реализации права граждан на труд;

как юридический факт, который является основанием возникновения и существования во времени трудового правоотношения и служит предпосылкой для возникновения и существования других правоотношений, тесно связанных с трудовыми;

как институт трудового права, то есть система правовых норм, регулирующих прием граждан на работу, их переводы и увольнения.

Договор подряда - по настоящему договору исполнитель обязуется выполнять, а заказчик принять результаты и оплатить.

Заявление - прием на работу.

Командировочные - приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Положения об отделах - отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива. Включает следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; участие персонала в прибылях; ответственность администрации и персонала.

Положение о персонале определяет условия труда работников предприятия.

Положение об оплате труда представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда. Как правило, в таком положении указываются не только правила исчисления и выплаты заработной платы, но и применяемые в организации системы премирования (хотя, конечно же, нормы о премировании могут быть вынесены в отдельное положение).

Следует отметить, что, как таковое, положение об оплате труда не является обязательным: большинство его норм уже включены (или, по крайней мере, должны быть включены) либо в правила внутреннего трудового распорядка, либо в коллективный договор, либо в трудовой договор, а также непосредственно установлены в ТК РФ. Фактически такое положение об оплате труда носит в первую очередь информационный характер, поскольку объединяет указания всех приведенных источников и консолидирует применяемые в организации правила оплаты труда.

Положение об оплате труда работников на предприятии направлено на усиление экономической заинтересованности и ответственности трудового коллектива и каждого работника в своевременном выполнении месячного и годового планов производственно-монтажных работ, произведения работ в установленные сроки с высоким качеством и минимальными затратами всех видов ресурсов, за счет повышения эффективности производственно-хозяйственной деятельности, укрепления трудовой и исполнительской дисциплины.

Распоряжение - письменное оформление решение принятого генеральным директором компании по оперативным вопросам деятельности компании в целом или директором по направлению по оперативным вопросам деятельности подчиненного департамента.

Должностная инструкция - определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность. Составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места) и составленного описание работы.

Должностные инструкции подробно прописаны для каждой должности и подлежат строгому выполнению со стороны сотрудников. Должностная инструкция включает:

1. Общее положение. Указывается область деятельности сотрудника, подчиненность, круг лиц которыми он руководит, порядок назначения и освобождения от должности, квалификационные требования.

Функциональные обязанности. Определяются конкретные функции, которые должен выполнять сотрудник.

3. Права. Устанавливаются те из них, которые необходимы для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность. Указываются действия или их отсутствие, за которые сотрудник несет ответственность.

5. Режим работы.

Так можно дать характеристику обязанностей некоторых должностей.

Руководство деятельностью предприятия осуществляет директор, который:

осуществляет оперативное руководство деятельностью отделов;

защищает имущественные интересы и деловую репутацию предприятия;

заключает и расторгает трудовые договора (контракты) с работниками с соблюдением действующего законодательства и штатного расписания;

определяет состав, численность и заработную плату работникам.

Менеджер по продажам занимается поиском новых клиентов и заключением договоров. В своей работе менеджер применяет такие методы как, опрос потенциальных клиентов, рассылка коммерческих предложений, ведение переговоров, участие в специализированных выставках.

Рабочие непосредственно занимаются изготовлением продукции.

Штатное расписание. В штатном расписании указываются должности и штатная численность сотрудников.

3. Разработка мероприятий по совершенствованию системы управления персоналом

3.1 Недостатки системы управления персоналом на ООО «Арт- Модерн»

Основной проблемой системы управления персоналом является неблагоприятная психологическая обстановка, ведущая к напряженности и конфликтным ситуациям.

Психологический климат коллектива, обнаруживающий себя, прежде всего, в отношениях людей друг к другу и к общему делу, этим все же не исчерпывается. Он неизбежно сказывается и на отношениях людей к миру в целом, на их мироощущении и мировосприятии. А это в свою очередь может проявиться во всей системе ценностных ориентаций личности, являющейся членом данного коллектива. Таким образом, климат проявляется определенным образом и в отношении каждого из членов коллектива к самому себе. Последнее из отношений кристаллизуется и определенную ситуацию - общественную форму самоотношения и самосознания личности.

Каждый из членов коллектива на основе всех других параметров психологического климата вырабатывает в себе соответствующее этому климату сознание, восприятие, оценку и ощущение своего «я» в рамках данной конкретной общности людей.

Часто в коллективе появляются люди, которые недовольны какими-либо аспектами деятельности коллектива или отдельных личностей. В этом случае личная неприязнь, излишняя принципиальность и т.п. могут послужить причиной или поводом для возникновения конфликта.

Другой важной проблемой является поиск и подбор персонала.

Вопросами поиска сотрудников в ООО «Арт-Модерн» занимается старший менеджер в количестве одного человека.

Менеджер по персоналу не всегда обладает подробной информацией о характере вакантных должностей информация черпается из должностных инструкций, но должностные инструкции, в свою очередь, содержат общую информацию. На деле функции персонала заявленным в инструкции не соответствуют.

В качестве основного минуса можно отметить сами методы и организацию поиска персонала - в основном поиск осуществляется при помощи размещения объявлений в газетах, в бегущей строке на различных телеканалах, практикуется даже расклейка объявлений по городу. Необходимо отметить, что данные методы дороги, но малоэффективны - менеджер тратит огромное количество времени на общение с абсолютно неподходящими кандидатами, отклик на разные типы объявлений различен, а исследование эффективности размещения объявлений в различных СМИ (мониторинг) не проводилось.

При этом в компанию обращаются люди зачастую не подходящие под описанные критерии (например, учащиеся дневной формы обучения на, хотя в описании вакансии указано "законченное образование") или изначально имеющие запросы, превышающие варианты предложенные руководством.

Поиск персонала изначально не систематизирован - схема данных кадровых процессов такова: руководители соответствующих структурных подразделений дают распоряжение менеджеру найти сотрудника на определенную вакансию, менеджер размещает объявление (модуль, либо строчное).

Далее поступают звонки от кандидатов. Так как телефон менеджера сблокирован еще с двумя отделами кандидаты дозваниваются с большим трудом, очень часто на звонок отвечает случайно оказавшийся на телефоне сотрудник, не обладающий необходимой информацией (в силу чего предприятие теряет возможность приобрести квалифицированные кадры, так как специалисты на данном рынке весьма востребованы и имеют возможность выбирать работодателей).

Процедуру поиска на предприятии необходимо в корне перестраивать, вводить новые методы, необходимо провести ряд маркетинговых исследований и т.д.

Процедура отбора персонала на вакантные должности является ключевой составляющей процесса найма персонала. Целью проведения этой процедуры является выбор на вакансию кандидата, который максимально соответствует предъявляемым требованиям.

В целом процедура отбора персонала состоит из нескольких этапов, на каждом из которых менеджер

по ряду критериев оценивает кандидатов на вакантную должность, и на основе этой оценки принимает решение либо о прохождении кандидата на следующий этап, либо о непригодности кандидата для данной должности.

В ходе исследования выяснилось, что на данном предприятии вопрос текучести кадров не анализировался, так как специальным фиксированием и подсчетом подобных данных никто ранее не занимался.

Соответственно, специалисты с опытом работы и хорошей квалификацией на данную должность не идут, предприятию приходится набирать молодых людей с техническим образованием (как правило, средне - специальным), без опыта работы и обучать их на месте. Учитывая вышеперечисленные обстоятельства, как только сотрудник набирается опыта, он уходит в конкурирующую компанию, способную предложить более высокую заработную плату и лучшие условия труда.

Подобная ситуация традиционно имеет место быть на вакансии монтажника.

Вакансия монтажника практически всегда в работе, особенно в весеннее - летний период (что связано со спецификой деятельности компании). Заработная плата на данной должности меньше, чем аналогичная в других компаниях (12 000 оклада против 14 000 в конкурирующей фирме)

Учитывая высокую конкуренцию в данной отрасли (компаний, занимающихся натяжными потолками на рынке очень много) на сегодняшний день, текучесть кадров по данной вакансии практически непрерывная (грамотные кадры нужны всем).

3.2 Мероприятия по совершенствованию системы управления на ООО «Арт-Модерн»

Для того, чтобы улучшить психологический климат на предприятии, необходимо разработать ряд мер, способствовавших бы повышению корпоративной культуры в целом и снижению количества конфликтов в коллективе в частности.

Существует несколько эффективных способов управления конфликтной ситуацией. Не следует считать причиной конфликтов простое различие характеров, хотя, конечно, и оно может стать единственной причиной конфликтной ситуации, но в общем случае это всего лишь один из факторов. Нужно начать с анализа фактических причин, а затем применить соответствующую методику.

В качестве способа, предотвращающего само появление конфликтных ситуаций, можно использовать метод межличностного контакта, который носил бы организованный характер.

План подобных мероприятий можно представить в виде таблицы (таблица 5).

Таблица 5. Мероприятия, направленные на улучшение психологической обстановки в коллективе.

Название мероприятия	Дата проведения	Цель проведения
1. Спортивные соревнования между подразделениями	ежеквартально	Ничто не сплачивает коллектив лучше, чем единая цель и условия соревновательности. В этом качестве спортивные мероприятия идеальны
2. Выезды на природу (День моря, День системного администратора, день программиста, День Лешего, Праздник урожая и т.д.)	В зависимости от сезонных и погодных условий, не реже чем раз в полгода	Неформальная обстановка всегда помогает найти общий язык, отвлечься от рабочих проблем и способствует поиску общих интересов, областей соприкосновения поведения людей
3. Корпоративные вечеринки	Раз в квартал, может быть приурочено к какому то событию, при этом не обязательно официальному. Можно просто устроить «День сгоревшей лампочки»	Имеет примерно те же цели, что и предыдущая группа мероприятий, в целом направлены на установления межличностных контактов в неформальной обстановке
4. Семейные праздники День отца, День матери, День защиты детей	День отца - третье воскресенье июля, День матери - последнее воскресенье ноября, День защиты детей - 1 июня	Проведение семейных мероприятий дает еще одну дополнительную возможность налаживать не только межличностные, но и межсемейные связи, что усиливает связь поколений. И способствует развитию рабочих династий на предприятии

Этот план является примерным, важно при его реализации не переусердствовать с частотой проведения подобных мероприятий, так как это тоже вызывает дополнительную усталость в коллективе, и соответственно формирование негативного отношения к работе.

Среди частных способов решения конфликтных ситуаций и улучшению психологической обстановки в коллективе можно выделить:

- формирование общеорганизационных комплексных целей. Эффективное осуществление этих целей требует совместных усилий двух или более сотрудников, отделов или групп. Идея, лежащая в основе этой методики - направить усилия всех участников на достижение общей цели;

- выработка межличностных стилей разрешения конфликтов, среди которых стиль уклонения, сглаживания, принуждения, компромисса и решения проблемы.

Использование современных технологий классического кадрового учета способствует понижению издержек на управление компанией и повышение оперативности принятия решений, особенно в кадровой службе и, соответственно, оставит работникам гораздо больше времени на работу с современными инструментами управления кадрами - управления мотивацией, планированием расходов и прочее.

Чтобы должностные инструкции соответствовали действительности, были тщательно разработаны и грамотно составлены, необходимо назначить лицо, ответственное за разработку и составление должностных инструкций.

Для облегчения деятельности старшего менеджера, необходимо ввести в штат должность менеджера по персоналу, возложив на него следующие обязанности:

1. Определять потребность предприятия в кадрах.

2. Изучать состояние рынка труда, уровень заработной платы, социальные программы на различных предприятиях для выработки концепции подбора персонала;

3. Разрабатывать карточки вакансий и свободных рабочих мест.

4. Составлять план-график поиска работников, необходимых предприятию.

5. Определять источники поиска кадров.

6. Знакомится с резюме соискателей; встречаться с соискателями; проводить собеседование с лицами, подавшими заявление; организовать профессиональное, психологическое анкетирование и тестирование соискателей; изучать деловые и профессиональные качества соискателей; проверять рекомендации соискателей; изучать характеристики и информацию с прежних мест работы соискателей.

7. Оценивать результаты собеседований и тестирования соискателей, производит отбор соискателей, соответствующих требованиям предприятия.

8. Вести статистику набора персонала.

9. Учет личного состава организации, ее подразделений.

10. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации.

11. Ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанные с трудовой деятельностью.

12. Заполнение, учет и хранение трудовых книжек.

13. Учет предоставления отпусков работникам.

14. Оформление документов по пенсионному страхованию и их представление в органы социального обеспечения.

15. Составление установленной отчетности.

16. Ведение табельного учета.

При организации поиска кадров руководителям ООО «Арт-Модерн» необходимо начать сотрудничество с одним из кадровых агентств г. Кургана.

Кадровые агентства обладают широкой базой резюме специалистов различного профиля: подборка резюме ведется в течение многих лет. Поиск нужного специалиста занимает в среднем от 5 дней до 2 недель.

В рамках поиска и подбора кадров сотрудниками агентства проводятся собеседования с претендентами, составляются письменные комментарии, на предприятие представляются кандидаты максимально подходящие под заявленные критерии. На всех претендентов, прошедших в финал, запрашиваются рекомендации, по желанию компании - работодателя кадровые агентства проводят ряд специфических проверок соискателей.

При этом кадровое агентство обязуется подбирать нужное количество кандидатов для заключившей договор компании, исключение составляют только вакансии высшего, топ - уровня.

Сотрудничество с агентством хорошо тем, что работники агентства проводят первый отбор, что существенно сокращает общую долю "неподходящих" кандидатов; кроме того, у всех агентств, специализирующихся на поиске и отборе кадров, существуют собственные абонентские договоры с различными СМИ, что позволяет компании не тратить денежные средства на размещение рекламных объявлений о поиске.

Все эти меры позволят снизить нагрузку на персонал и в перспективе приведут к повышению производительности.

Заключение

Подводя итог, можно заключить, что персонал организации и его руководство, независимо от численности группы должны всегда помнить о важности положительного морально-психологического климата в коллективе, сознательно строить свое поведение и выбирать наиболее оптимальный стиль управления коллективом для повышения эффективности рабочего процесса и рентабельности всего предприятия. А подчиненные стремились к нововведениям и улучшениям, должны иметь желание работать и быть востребованным.

В организации регулярно проводятся всевозможные тренинги, обучающие семинары, позволяющие поддерживать и повышать квалификацию работников на должном уровне. Для новых сотрудников адаптационная программа предусматривает вводное обучение и наставничество.

Во время прохождения преддипломной практики я:

- выявил недостатки системы управления персоналом и предложил мероприятия по их устранению;

- провел анализ производственно-хозяйственной деятельности;

- ознакомился и проанализировал работу основных участков отдела кадров (структура отдела кадров, функции работников отдела, организация работы с кадровой документацией и т.д.);

- изучил основные документы, обеспечивающие правильность функционирования организации (учетная политика и документооборот).

Результаты были занесены в дневник по практике.

Преддипломная практика на ООО «Арт-модерн» позволила мне на практике применить полученные знания в области менеджмента.

Список использованных источников

Абрамова Г.П. Маркетинг: Вопросы и ответы. - М.: Агропромиздат, 2000

Карлоф Б. Деловая стратегия (Концепция, содержание, символы). - Пер. с англ. - М.: Экономика, 2001. - 248 с.

Кибанов А.Я. Управление персоналом организации: практикум. М. Экономика, 2006. 232с

Лапин А. Формирование системы управления персоналом. М. Наука., 2003. 342с,

Лившиц А.Я. Введение в рыночную экономику. Курс лекций. - М., ПМТ ТПО "Квадрат", 2001. - 225 с.

Магура М.И. Место поиска и отбора кадров в общей системе управления персоналом,. М. Экономика. 2003. 454с

Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия. М. МГУ. 2006. 344с

Мосейкин Ю.Н. Стратегическое планирование. Курс лекций: Учебное пособие. - М.: Изд-во РУДН, 2005. - 80 с.

Справочное пособие директору Производственного объединения, предприятия: (Экономика, организация, планирование, управление), в 2-х томах. - М.: Экономика, 2000.

Толковый терминологический словарь-справочник по экономике. - М.: СП Инфоконт, 2001.

Тюрина И.О. Кадровый менеджмент: процесс отбора персонала, М. МГУ. 2006. 433с

Франк Э. Консультационные фирмы и отбор человеческого капитала: Услуги по отбору кадров. М. Наука. 2003 . 343с.

Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М., 1996. - 384 с.

Виханский О.С. Стратегическое управление. - М., 2000. - 296 с.

Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебное пособие. - М., 1995. - 416 с.

Володин А., Назарук М. Что побуждает нас работать: Теория мотивации труда // Банковские технологии. - 2002. - № 10. - С.29 - 31.

Гаврилица О. Платить или не платить? Вот в чем вопрос номер один работы с персоналом // Служба кадров. - 2002. - № 5. - С.33 - 36.

Добролюбов Е.А. Система материального и нематериального стимулирования (мотивации) персонала // Банковские технологии. - 2002. - № 3. - С.41 - 44.

Дряхлов Н., Куприянов Е. Системы мотивации персонала в Западной Европе и США // Проблемы теории и практики управления. - 2002. - № 2. - С.83 - 88.

Размещено на Allbest.ru

...