Механизм принятия управленческих решений

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

В современном мире, при действующей высокой конкуренции и практически равных условиях и доступом к одним и тем же технологиям и ресурсам, разница к достижению цели создается за счет человеческих ресурсов. По сути персонал в организации является основным фактором, определяющим ее успех в долгосрочной перспективе. В настоящий момент многие организации работают по традиционным схемам управления, которые не дают нужной производительности, качества, изобретательности и не удовлетворяют самих работников. Использование старых схем управления в условиях современной экономики с её высокой динамикой делает организации уязвимыми по отношению к конкурентам. Эти схемы управления не дают должного результата. Поэтому современным корпорациям компаниям, фирмам качественная реализация своего кадрового потенциала актуальна. А значит и актуально и изучение схем или механизмов управления персоналом в организации. Задачи управления людьми и коллективами решаются в рамках различных научных школ управления организационным поведением. В состав типовых задач входят: обеспечение необходимой мотивации исполнителей, согласованная с ними выработка управленческих решений, рациональное распределение ограниченных ресурсов в условиях неопределенности и т.п. Регламентация управленческой деятельности осуществляется с помощью механизмов управления - процедур принятия управленческих решений. Если необходимо иметь надежный механизм управления организационным поведением, то этот механизм должен быть устойчив (защищен) по отношению к таким действиям как искажение информации, невыполнение планов и др.

Безусловно, хотелось бы, чтобы в обществе и в организациях действовали так называемые правильные механизмы - обеспечивающие согласование интересов всех членов общества/ организации и побуждающие их сообщать достоверную информацию. Имеющийся практический опыт использования описываемых в книге механизмов управления показывает, что внедрение их в практику управления - посильная задача. Просто нужно знать эти механизмы и уметь конструировать из них эффективные системы управления организационным поведением.

Механизмы управления

Процесс принятия руководителем управленческих решений заключается в том, чтобы в каждой конкретной ситуации вы работать некоторое решение (рис. 1), то есть управленческое решение является действием руководителя.

Рис. 1 Процесс принятия управленческих решений

Конечно, желательно, чтобы это решение было «хорошим», научно говоря - оптимальным. Руководителю нужно проанализировать возможные варианты (допустимые решения) и их последствия, после чего выбрать наилучшее. Но, для того чтобы руководитель мог прогнозировать последствия принимаемых решений, ему нужно знать реакцию на них его подчиненных. «Подчиненный» (человек, группа, коллектив), точно так же, как и руководитель, обладает свойством активности - имеет свои предпочтения и интересы, то есть тоже принимает решения о выбираемом действии (рис. 2). Для него элементом «ситуации» являются, в частности, решения руководителя.

Рис. 2 Процесс принятия решений подчиненным

Таким образом, получаем упрощенную схему взаимодействия руководителя и подчиненного, приведенную на рис. 3.

Рис. 3 Схема взаимодействия руководителя и подчиненного

Следовательно, руководитель должен прогнозировать поведение подчиненных как реакцию на то ли иное управленческое решение. Взаимодействие, приведенное на рис. 3, представляет собой «замкнутый контур». Подставим вместо руководителя механизм управления - процедуру принятия им управленческих решений (на входе этой процедуры - действие подчиненного и внешняя ситуация, на выходе - конкретное управленческое решение). Получим структуру, приведенную на рис. 4, в рамках которой механизм управления детерминирует управленческие решения, принимаемые руководителем.

Рис. 4 Механизм управления

Искусство управления, условно говоря, заключается в том, чтобы добиться от подчиненных требуемых действий. Значит, необходимо выбрать такой механизм управления, при котором подчиненные выбирают требуемые руководителю действия. Сделать это можно, сначала решив задачу анализа: имея модель поведения подчиненного, найти, какие действия он будет выбирать при том или ином механизме управления. А затем, имея решение задачи анализа, решить задачу синтеза - поиска механизма, приводящего к нужным действиям подчиненных.

Система управления

Человек в контуре управления

При включении человека в контур управления возникает необходимость управлять объектом (будем далее называть такие объекты управления экономическими агентами или сокращенно агентами), который:

- субъективизирован и действует в соответствии с собственными интересами и предпочтениями - принцип рациональности;

- не полностью известен субъекту управления (будем далее называть его Центром) - принцип асимметричной информированности;

- может обманывать и не делать того, что от него хотят.

Терминология «Центр - агент» удобна и традиционно применяется при рассмотрении механизмов управления.

Механизм управления - это совокупность правил и процедур принятия Центром решений, влияющих на поведение активных экономических агентов - в частности, сообщаемую ими информацию и выбираемые ими действия.

При заданном механизме управления можно выделить три основных этапа в подготовке и реализации управленческих решений:

1) формирование данных для принятия решений;

2) принятие решений;

3) реализация принятых решений.

Охарактеризуем эти этапы более подробно.

1. Формирование данных для принятия решений. Как правило, информацию, необходимую для принятия плановых решений на будущее, Центр получает от агентов. Здесь его подстерегает опасность получить недостоверную информацию (агенты могут либо «приукрасить картину», либо «сгустить краски»).

2. Этап принятия решения. На втором этапе Центр должен принять эффективное решение. Это уже зависит только от самого Центра.

3. Этап реализации решения. Наконец, на третьем этапе принятое Центром решение агенты должны выполнить. Опасность, которая подстерегает Центр здесь, это нереализация (или неполная реализация) принятого решения. Механизмы, при которых агентам выгодно (опять же с точки зрения их собственных предпочтений) выполнять принятые Центром решения, называются согласованными механизмами. Согласованные неманипулируемые механизмы называются правильными механизмами. Конечно, идеалом является ситуация, когда оптимален именно правильный механизм (то есть, он является наиболее эффективным).

Структура деятельности Центра

Каждой из функций деятельности Центра соответствует своя типовая структура, но в зависимости от реализуемых функций доминируют различные ее компоненты (и предметом управления являются соответствующие компоненты деятельности) - см. рис 5.

Рис 5 Функции и компоненты деятельности

Операциональная структура деятельности Центра

На основании анализа результатов прошлых периодов с учетом целевых требований и информации со стороны объекта управления (агента), Центр осуществляет планирование - выбирает план, как желательное состояние агента, удовлетворяющий существующим ограничениям (например, производственным возможностям).

Затем план доводится до агента, который выбирает свое состояние - действие (активный агент делает это с учетом собственных предпочтений и информированности). Далее Центр фиксирует и анализирует состояние агента (осуществляет учет, контроль и анализ), затем, сравнивая достигнутый результат с целевым (в простейшем случае действие агента сравнивается с планом), осуществляет мотивацию и стимулирование агента и при необходимости корректирует план. После этого цикл повторяется.

Модель «пассивного» агента

Простейший вариант описания «экономического агента» как объекта управления - введение предположения о том, что он всегда будет в точности выполнять указания Центра

Несовпадение факта и плана может иметь место вследствие:

- наличия неопределенности (внешних неконтролируемых факторов, в силу которых результат деятельности агента может отличаться от его действия);

- активности агента.

Обе возможности должны быть приняты во внимание при решении задач управления организационными системами.

В случае управления пассивным агентом (рис. 6) цикл управления очень прост: Центр сообщает агенту план и наблюдает «факт».

В силу того, что при управлении пассивным агентом самым существенным для Центра является корректность выбора плана, ключевую роль играют используемые процедуры оптимизации - поиска наилучших допустимых планов. То есть, нужно уметь осуществлять оптимизацию плана. Механизмы, обеспечивающие оптимизацию плана в предположении пассивности агента, называются оптимизационными. Для того чтобы ставить и решать задачи оптимизации, необходимо иметь модель объекта управления и механизма управления.

Рис. 4.5 Модель цикла управления пассивным агентом

Модель активного агента

Способность агентов к целеполаганию, самостоятельному выбору действий отражает концепция активности объектов управления (агентов) в организационных системах. В соответствии с ней агенты имеют определенные возможности и простор для самостоятельного целеполагания и принятия решений о своих действиях. Проявлениями активности являются: искажение информации, выбор состояния, не совпадающего с планом, недобросовестное поведение и т.д. - все эти возможные эффекты должны быть учтены при разработке и применении механизмов управления. Для эффективного управления такими объектами необходимо моделировать их поведение, то есть прогнозировать их реакцию на те или иные управляющие воздействия.

Рациональный (активный) агент ведет себя таким образом, чтобы максимизировать свою полезность. Но содержание и методы представления доходов и затрат зависят от вида агента. Если агентом является подразделение или отдельная организация (где учетная система фиксирует доходы и расходы), то для него полезностью может быть операционная прибыль, определяемая по результатам финансово-хозяйственной деятельности в рамках принятой политики управленческого учета.

Структура деятельности активного агента выглядит следующим образом (рис. 6):

- агент описывается информированностью (той информацией, которой он обладает о существенных параметрах ОС и внешней среды), ограничениями, предпочтениями и действием;

- на его вход (стрелка слева на рис. 6) поступает, вопервых, информация об окружающей среде и других агентах и, во-вторых, управляющие воздействия в виде выбранного Центром механизма управления (стрелка сверху на рис.);

- «выходом» агента (его действием) является сообщаемая Центру и/или другим агентам информация (пунктирная стрелка справа на рис. 6) и выбранное им действие (жирная стрелка справа на рис. 6).

Рис. 6 Структура деятельности активного агента

В моделях управления организационным поведением каждый экономический агент описывается четырьмя базовыми параметрами, агрегирующими процессуальные компоненты его деятельности.

1) ограничения и нормы деятельности (процессуальные компоненты деятельности - условия, нормы, принципы, технология);

2) функция полезности (процессуальные компоненты деятельности - потребности, мотивы, цели, задачи, критерии);

3) информированность (процессуальные компоненты деятельности - информация о внешней среде, включающей, в том числе, других агентов, взаимодействующих с данным);

4) действие выбираемое агентом на основании своей информированности с учетом ограничений и своей полезности. Действие является показателем состояния агента и в значительной степени определяет результат его деятельности.

Типовое описание механизма управления

Общий (для всех этапов цикла управления) порядок функционирования организационной системы (при фиксированном механизме управления) изображен на рис. 7:

I этап: Центр делает первый ход - сообщает агенту механизм функционирования («правила игры») в общем виде. Например, зависимость количества выделяемого ресурса от сообщенной потребности в нем или зависимость размера вознаграждения от достигнутых результатов (состояния агента).

II этап: агент сообщает Центру информацию о неизвестных последнему параметрах (например, подает заявку на ресурс или сообщает информацию о своих предпочтениях).

III этап: Центр сообщает агенту (детализирует) параметры механизма функционирования. Например, назначает план - ожидаемый Центром результат деятельности агента.

IV этап: агент выбирает действие, реализуется результат деятельности.

V этап: Центр получает информацию о действии агента.

VI этап: Центр в соответствии с механизмом функционирования сообщает агенту свое действие - например, количество выделенного ресурса, размер вознаграждения и т.д.

Этапы I-III (рис. 7) соответствуют циклу планирования, этапы III-VI - циклу реализации. Нижний прямоугольник на рис. 7 представляет собой модель экономического агента.

Рис. Типовая схема механизма управления

На рис. 8 в рамках цикла управления экономическим агентом структура деятельности Центра приведена в развернутом (операциональном) виде. Если не детализировать Часть II. структуру деятельности Центра и агента, а представить каждого из них одним прямоугольником, то типовая агрегированная схема механизма управления примет вид, приведенный на рис.

Рис. 8 Типовая агрегированная схема механизма управления

В некоторых механизмах имеет место упрощенная схема, на которой отсутствуют те или иные этапы общего порядкафункционирования.

Рис. 9 Первый вариант упрощенной схемы (механизм планирования)

Примером первого варианта (действием агента является сообщаемая Центру информация), являются механизмы планирования, при использовании которых Центр принимает решения (например, выделяет ресурс) на основании сообщений агента (например, о требуемом ему ресурсе). «Механизмом» (правилами игры) в этом примере является зависимость решений Центра от сообщений агента. В этом случае стрелки «I», «IV», и «V» совпадают, поэтому на рис. 9 приведена только первая из них.

Второй вариант иллюстрируется рис 10. Он получается из общего варианта рис. 8 удалением стрелок «II» и «III» (удалением цикла планирования).

Рис. 10 Второй вариант упрощенной схемы (механизм стимулирования)

Примером второго варианта, соответствующего циклу реализации (действием агента является выбор своего состояния - см. выше), являются механизмы стимулирования, в которых агент не сообщает информацию Центру, а Центр принимает решения (например, выплачивает вознаграждения) только в зависимости от выбранного агентом состояния. «Механизмом» (правилами игры) в этом примере является зависимость решений Центра от состояния агента.

В оптимизационных механизмах (при управлении пассивными агентами - не обладающими свойствами активности) возможно упрощение общей схемы рис. 8 до варианта, приведенного на рис. 11.

Рис. 11 Третий вариант упрощенной схемы (оптимизационный механизм)

Действие и результат деятельности агента

агент управленческий решение руководитель

Предположение о том, что действие агента совпадает с результатом его деятельности, является упрощением. В действительности результат может отличаться от действия из-за влияния неконтролируемых факторов - действий других агентов, состояния внешней среды и т.д. То есть результат деятельности агента в общем случае зависит от его действия, действий других агентов и влияния внешней среды - см. рис. 12.

Если результат деятельности агента не зависит ни от чего более, кроме как от его собственных действий, или зависит от других параметров известным образом, например, значения этих параметров полностью известны (неопределенность отсутствует), то результат деятельности агента полностью определяется его действием и можно условно считать, что результат и действие совпадают.

В случаях, когда различие между действием и результатом существенно, следует использовать схему, приведенную на рис. 12.

Рис. 12 Схема деятельности с разделением действия и результата деятельности агента

Институциональное, мотивационное и информационное управление

В рамках описанной выше в разделе общей схемы структуры деятельности агента в каждом конкретном случае можно детализировать, какая из компонент его деятельности является предметом управления.

Управление - целенаправленное воздействие на агента. Воздействовать на него с целью добиться требуемых действий можно, влияя на его:

- ограничения и нормы деятельности (институциональное управление - рис. 13);

- предпочтения (мотивационное управление - рис. 4.14)

- информированность (информационное управление - рис. 4.15).

То есть, задача Центра - определить (зная модель поведения агента), какие следует выбрать воздействия на ограничения деятельности, полезность и/или информированность агента, чтобы выбранные агентом (в т.ч. на основании этих трех измененных компонент) действия оказались наиболее выгодными для Центра. Выбор механизма управления является действием Центра, проявлением его активности. Сообщая агенту эту зависимость (делая ход первым, то есть устанавливая те или иные «правила игры»), Центр осуществляет опосредованное управление действиями). Естественно, должна иметь место обратная связь - Центр должен получать информацию о действиях агента - см. вторую пунктирную стрелку на рис. 13-15.

Рис. 4.13 Информационное управление

Рис. 14 Институциональное управление

Рис. 15 Мотивационное управление

Литература

1) МЕХАНИЗМЫ УПРАВЛЕНИЯ Под ред.Д. А. Новикова.

2) Новиков А.М., Новиков Д.А. Методология. М.: Синтег, 2007.

3) Дуракова И.Б. Управление персоналом.

Размещено на Allbest.ru