Организация конфиденциального документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

1 Особенности учета и регистрации конфиденциальной документированной информации

Документооборот -- движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения вдело н (или) отправки [76, разд. II. п. 4]. В документообороте организации выделяются следующие документоиотоки:

поступающая документация (входящая):

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация (создаваемая/издаваемая).

Основой организации конфиденциального документооборота является учет конфиденциальной документированной информации на каждом этапе ее прохождения.

Регистрация документа -- присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе [Там же]. Регистрацией документа является также запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, создания или отправления [163].

Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочно-информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения.

Учет и регистрация конфиденциальных документов включает следующие этапы:

фиксирование факта поступления документа;

фиксирование создания/издания документа;

фиксирование отправления документа;

фиксирование местонахождения документа:

обеспечение поиска документов при проверке их наличия или необходимости обращения к документу;

обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

предупреждение утраты копий и экземпляров документа, черновиков и редакций, приложений и отдельных листов;

предотвращение утери черновиков и вариантов документа;

подтверждение факта уничтожения всех черновых материалов, возникших в процессе исполнения документа:

подтверждение факта передачи доку мента на отправку или исполнение сотрудникам Службы делопроизводства.

Для решения этих задач целесообразно вести следующие вццы учета конфиденциальной документированной информации:

поступивших пакетов с документированной информацией (см. разд. 2.1);

поступивших документов с их регистрацией (см. разд. 2.2);

созданных/изданных (внутренних) документов с их регистрацией (см. разд. 3);

отправляемых документов (см. разд. 5.1);

распределения внутренних (созданных/изданных) документов (см. разд. 5.2 );

отправляемых пакетов с документированной информацией (см. разд. 5.2);

документов идея инвентарного (выделенного) хранения (инвентарным учетом также называют списочный учет см. разд. 6);

информации и ее носителей при автоматизированной обработке с помощью Реестра конфиденциальной информации и АИС (см. разд. 7).

Данные о конфиденциальном документе заносятся в журнал или карточку учета поступивших документов (форма 1).

Учету подлежат все без исключения внутренние (созданные/изданные в организации), а также полученные от других организаций, предприятий и отправляемые в другие организации конфиденциальные документы.

Регистрация конфиденциальных документов включает присвоение и проставление в учегных, а также регистрационно-контрольных формах и на самом документе регистрационных номеров и запись учетных и поисковых данных о конфиденциальных документах (учетном и регистрационном номере, дате, авторе, заголовке, количестве листов, степени конфиденциальности, местонахождении и др.).

Форма 1

Регистрационный номер и отметка конфиденциальности документа	Дата поступления	Вид и загооловок документа	Откуда поступил	Номер и дата документа организации- отправителя	Количество листов основного документа	Количество листов приложений
1	2	3	4	5	6	7

Окончание

Кому выдан	Количество лисгов	Подпись за получение и дата	Подпись за возврат и дата	Индекс (номер) дела, номера листов дела	Номер по инвентарному (выделенному) учету	Примечание
8	9	10	II	12	13	14

Допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При незначительном объеме конфиденциальных документов допускается вести регистрацию в массиве открытой документации.

Документы на бумажном носителе учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры, диски) поэкзем- плярно.

Учет конфиденциальных документов предусматривает не только учет факта их создания/издания или получения и отправления, но и обязательную фиксацию всех перемещений по структурным подразделениям организации, руководителям и исполнителям в процессе рассмотрения, использования и исполнения этих документов.

Учет, регистрация и хранение конфиденциальных документов, как правило, осуществляются централизованно в Службе делопроизводства.

Внутренние (созданные/изданные) конфиденциальные документы должны учитываться и регистрироваться независимо от того, направляются они в другие организации или являются внутренними (см. разд. 3). Учет внутренних конфиденциальных доку ментов ведется отдельно от их регистрации.

Порядок исполнения конфиденциальных документов предполагает в качестве одной из задач исполнителя ведение их учета (см. разд. 4).

Экспедиционные технологии обработки отправляемой конфиденциальной документированной информации и пакетов предполагают их регистрацию и учет (см. разд. 5). Учет отправляемых конфиденциальных документов ведется отдельно от их регистрации.

Порядок инвентарного или списочного (выделенного) учета конфиденциальных документов (дел и носителей конфиденциальной документированной информации) рассмотрен в разд. 6. Этот вил конфиденциальной документированной информации невозможно либо нецелесообразно подшивать вдела в соответствии с режимом доступа к информации, внешними особенностями и друг ими делопроизводственными условиями (вид носителя, например формат, сброшюрованность и т.д.).

Независимо от вида учета и регистрации конфиденциальной документированной информации ее возможно учитывать в журналах или карточках, в том числе в электронных картотеках (автоматизированной системе учета конфиденциальных документов и их регистрации). При большом объеме доку ментов целесообразно использовать карточный, а также автоматизированный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов, дает возможность осуществлять контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов.

При карточном способе учета конфиденциальной документированной информацией (как и ее носителей) необходимо вести контрольный журнал, предназначенный для учета, обеспечения последовательности проставления номеров и контроля за местонахождением этой информации, находящейся в обращении, ускорения ее поиска, а также дчя проставления отметок о проверках на ее наличие.

Контрольный журнал заводится по каждому виду карточного учета и регистрации документов (поступающие, внутренние, отправляемые) и отдельно для постелей. Журнал заполняется по форме 2.

При обработке конфиденциальной документированной информации (переводе на другой вид учета, регистрации, отправлении, подшивке в дело, уничтожении, передаче на архивное хранение) соответствующий учетный номер в контрольном журнале округляется без указания окончательного местонахожтения документа. Возможно вместо контрольного журнала вести карточную форму учета или автоматизировать данный процесс с помощью электронных картотек.

Журналы или картотеки учета внутренних, поступивших и отправляемых конфиденциальных документов ведутся в течение календарного года. Конфиденциальные документы, не исполненные в текущем году, подлежат переводу на учет следующего года (кроме организационно-распорядительных документов и протоколов) с отметкой об этом в учетных формах текущего года.

В учетных формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой. Исправления аккуратно вписываются работником Службы делопроизводства рядом с ошибочной записью или выше ее и заверяются его подписью.

Журналы и картотеки содержат в совокупности коифиденциаль- ную информацию, поэтому их следует хранить в условиях, нсклю- чающих доступ к ним посторонних лиц. По окончании рабочего дня сотрудник Службы делопроизводства проверяет правильность учета документов и их наличие. Перемещение конфиденциальных документов между сотрудниками фиксируется в передаточном журнале Службы делопроизводства.

Листы журналов должны быть перед заведением пронумерованы, прошиты и опечатаны печатью Службы делопроизводства. На оборотной стороне последнего листа журналов проставляется за- верительиая надпись с указанием количества листов, подписываемая сотрудником, ответственным за ведение журнала.

Форма 2

Учетный и регистрационный номер документа (носителя), дата учета и регистрации	Вид и нанменование носителя, номера экземпляров, количество листов экземпляров	Местонахожденне документа (носителя)	Отметки о проведении проверки наличия документов (носителей)
1	2	3	4

Заверительная надпись на картотеку учета конфиденциальных документов с указанием количества карточек в ней составляется по окончании года на отдельной карточке и помешается в конце картотеки.

Если содержащиеся в регистрационно-контрольной форме сведения по совокупности являются конфиденциальными, то журналам и картотекам должен присваиваться гриф конфиденциальности (отметка конфиденциальности). На карточках учета и регистрации отметка конфиденциальности не проставляется, поскольку отметка находится в регистрационном номере. При регистрации конфиденциальных документов к их регистрационному номеру добавляется краткий гриф ограничения доступа, например ДСП, КФД, СКФД (см. разд. 2.2).

Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения конфиденциального характера, выпускаются с той же отметкой об ограничении доступа к информации или отметкой конфиденциальности документа. Изъятые из этих изданий реферативные информационные листы и карточки, не содержащие конфиденциальной информации, учитываются и хранятся какоткрытые материалы. Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух лиц на обложке издания [209].

Для того чтобы отличить номер созданного документа от номера документа инвентарного (выделенного) учета, целесообразно на конфиденциальном документе инвентарною учета перед номером проставлять индекс, например И, что означает «инвентарный», или В - «выделенный». В журнале (карточке) инвентарного (выделенного) учета конфиденциальных документов индекс не проставляется.

Электронные конфиденциальные документы, базы данных, содержащие эти документы, создаются, обрабатываются и хранятся в автоматизированных информационных системах, или, иными словами, в системе защищенного электронного документооборота организации.

Бумажный учет и регистрацию конфиденциальных документов можно перевести на технологию автоматизированного (электронного) учета и регистрации в ЛИС. Электронный учет и регистрация включают в себя следующие технологии:

ввод в систему исходных сведений о конфиденциальной документированной информации и формирование электронных форм журналов или картотек (см. формы в следующих подразделах);

контроль правильности внесения записей и их соответствия учитываемым документам;

вывод выходных форм (возможна разработка аналитических выходных форм) на монитор или распечатку (при необходимости) на бумажном носителе введенных записей отдельно по каждому конфиденциальному документу или по всем документам за рабочий день;

распечатка при необходимости учетной формы (листа журнала, карточки) выдачи документа.

В электронные формы журналов и картотек данные о документах вносятся в хронологической последовательности их поступления в Службу делопроизводства. Бумажные распечатки записей исходных сведений о документах, внесенных в электронную форму, выполняют учетную функцию удостоверения факта поступления, отправления или создания/издания документа, его местонахождения и места хранения. Распечатки в комплексе формируют традиционный журнал (картотеку), в котором записи о доку ментах располагаются в валовом порядке. Журнал является одновременно:

описью конфиденциальной документированной информации:

страховым массивом учетных данных о документах на случай порчи или уничтожения электронных форм.

Электронная система учета реализует функцию контрольного, справочного и поискового обслуживания пользователей и исполнителей.

Сведения об изменении местонахождения конфиденциальной документированной информации вносятся в электронные формы, которые выполняют в данном случае роль контрольной картотеки. По окончании исполнения делается новая распечатка полных сведений о документе, которая помещается в традиционную картотеку вместо находившейся там распечатки исходных сведений о документе.

Выдача конфиденциальных документов исполнителям осуществляется по распечаткам учетного журнала (карточек учета) документов. в которых фиксируется роспись за получение и возврат документов. или отметкам в электронных картотеках. Документы, иапрнмер, инвентарного (выделенного) учета могут также выдаваться под роспись в распечатке учета выдачи документа (см. разд. 6).

Учет конфиденциальной информации, циркулирующей в АИС или системах электронного доку ментооборота. производится с помощью Реестра конфиденциальной информации и автоматизированной информационной системы организации (см. разд. 7). Более подробно организация системы защищенного электронного документооборота рассмотрена в гл. 8.2. Обработка поступающих конфиденциальных документов, их учет и регистрация

конфиденциальный документооборот учет автоматизированный

2. Экспедиционные технолога и обработки и учета поступающих пакетов с конфиденциальными документами

Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между организациями в запечатанных пакетах, оформленных соответствующим образом. В процессе экспедиционной обработки поступивших документов необходимо выполнять следующие меры по защите конфиденциальной информации и ее носителей:

не допускать попадания в организацию конфиденциальных документов других предприятий и организаций:

проверять целостность конвертов, пакетов, упаковок (далее - пакетов) с документами, т.е. убедиться, что они не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

предотвращать утрату документов после вскрытия пакета;

исключать возможность ознакомления с конфиденциальными документами технических работников организации, не имеющих к ним доступа;

исключать возможность ознакомления любых работников организации с информацией, имеющей пометку «Лично»;

не допускать утерю документов и их частей за счет неполного изъятия их из пикетов;

проверять комплектность конфиденциального документа, наличие всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствие факта подмены документа.

Пакеты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления) с помощью фельдьегерской связи (если такая связь в организации существует), от курьеров предприятий и организаций, от посетителей. Конфиденциальная документированная информация может также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. При получении пакетов сотрудник экспедиционного подразделения Службы делопроизводства обязан:

проверить на пакете соответствие адресата, проставление номеров документов и организации-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;

убедиться, что содержимое пакета не просматривается;

проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре, описи и др.) соответствие наименований адресата и ог- правигсля. номеров документов, номеров экземпляров (если указаны);

расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа.

Следует учитывать ту особенность, что на пакетах, а часто на самих конфиденциальных документах не ставится гриф ограничения доступа. Эго объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на отметку о конфиденциальности. Поэтому предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей документированной информации должно выполняться квалифицированным сотрудником Службы делопроизводства, обладающим знаниями структуры организации, функций структурных подразделений и обязанностей работников, состава и Перечня конфиденциальной документированной информации и таких же перечней структурных подразделений организаций (см. разд. 2.3).

Документы, поступающие централизованно по линиям факсимильной связи, электронной почты, также просматриваются этим сотрудником в целях определения возможной их конфиденциальности. Сотрудник вскрывает все пакеты (кроме имеющих пометку «Лично»), проверяет правильность адресования и комплектность документов.

Первичная обработка поступивших конфиденциальных документов включает проверку правильности доставки документов, их наличия и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Поскольку поступившие документы делятся также на имеющие отметку конфиденциальности и не имеющие такой отметки, то при вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата отметки конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть вскрыты таким образом, чтобы можно было убедиться, что в них не осталось каких-либо вложений.

В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме тою, соответствие учетных номеров, отметки конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме).

Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, перечисленные выше данные проверяются им самим или сотрудником Службы делопроизводства.

Документы, не отнесенные к разряду конфиденциальной информации, повторно внимательно просматриваются и передаются сотруднику, занятому обработкой и регистрацией открытой документации [209].

Все поступающие пакеты в момент их получения целесообразно учитывать, с тем чтобы можно было обнаружить их возможную утрату до регистрации содержащихся в них документов. Для этого следует вести журнал учета поступивших конфиденциальных пакетов, который предназначен, кроме того, для проставления отметок о взятии поступивших документов на различные виды учета, а также о возврате ошибочно присланных документов. Журнал ведется по форме

Если па пакетах указан другой адресат, то они не принимаются.

При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете и в сопроводительном документе, а также повреждении упаковки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается сотрудником Службы делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доста- вившему пакет, или организации отправителю пакета, если он доставлен, минуя отделение связи. Если повреждение пакета позволяет изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководству организации и Службы делопроизводства, а пакет не принимается до принятия решения.

После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник Службы делопроизводства заполняет графы 1-3 журнала учета поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учета за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.

Затем до вскрытия пакетов заполняются графы 5-6 журнала (графа 6 заполняется, если на пакете есть номера документов). Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «Лично». Если на пакете рядом с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся в журнал.

Форма 3

Дата поступления пакетов	Откуда поступили	Количество пакетов	Подпись лица, доставившею пакеты	Порядковые номера пакетов
1	2	3	4	5

Окончание

Номера и отметки конфиденциальности вложенных в пакеты документов	Номера, присвоенные поступившим документам	Учетные номера возвращенных и взятых на учет инвентарного (выделенного) хранения документов	Отметка о возврате ошибочно присланных документов	Отметка о проверке наличия
6	7	8	9	10

При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен в организацию ошибочно, руководителем Службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается. кроме того, руководителю Службы делопроизводства данной организации-отравителя.

Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе с актом направляются с сопроводительным письмом организации-отправителю. В графе 9 журнала учета поступивших пакетов производится отметка о возврат с указанием того, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Пять листов (экз. №___) возвращены как лишние с № 23 КТ от 14.09.2010 г.» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращен как ошибочно присланный с № ПК от 20.08.2010 г.».

Ошибочно присланные документы могут по согласованию с организацией-отправителем пересылаться по назначению, под их учетными номерами, в новых пакетах с вложением в них лицевой стороны пакета организации-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учета поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием организации.

О несоответствии на пакете и документе и приложении отметки конфиденциальности или номеров экземпляров организацнн- огправителю сообщается письмом. Журнал учета пакетов можно вести в автоматизированном режиме - в автоматизированной информационной системе, если такая система существует в организации или будет разработана.

3. Учет и регистрация поступивших (входящих) конфиденциальных документов

После вскрытия пакета и проверки правильности атожений поступившей конфиденциальной документированной информации присваивается очередной регистрационный входящий номер, который также проставляется в графе 7 журнала учета поступивших пакетов.

Учет и регистрация поступивших конфиденциальных докумагтов осуществляются одновременно в единой форме (см. разд. 1, форма 1), как правило, в день поступления.

Как отмечалось ранее, допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При этом в регистрационно-контрольных формах, в том числе электронных, к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф офаничения допуска к документу в краткой форме, например: ДСП - «Для служебного пользования». Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих регистрационно-контрольных формах к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение отметки в краткой форме, например: КФД - конфиденциально или СКФД - строго конфиденциально. Более подробно особенности применения отметки конфиденциальности рассмотрены в разд. 2.2.

В момент регистрации заполняются графы 1-7. В графе 1 проставляется регистрационный номер, нрисвоенныйдокументу. и аббревиатурой отметки конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу в организации-отправителе, и дата подписания (утверждения) документа. Исли документ прислан без сопроводительного письма, то в графс 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 - количество листов приложений. При этом, если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений; если часть приложений не имеет отметки конфиденциальности, то количество их листов проставляется через «+» к листам конфиденциальных приложений, например: 7+3 н/к (н/козначает «не конфиденциальные»).

При поступлении документа в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. При этом на одном экземпляре проставляется входящий штамп, а на первых листах других экземпляров - отметка «К вх. №____».

При учете документов, присланных для согласования, подписания, утверждения, ознакомления, ке. всех документов, подлежащих возврату, отметка о поступлении проставляется на обороте последнего листа основного документа и каждого приложения.

Если в организацию возвращены отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка об их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется в графе 8 журнала учета поступивших пакетов напротив возвращенного номера вложенного в пакет документа, например: № 12 (при возврате документа), № 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 15 (при возврате документа, зарегистрированного по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учета созданных/изданных документов или в графе 11 журнала (карточки) учета документов инвентарного (выделенного) хранения (см. разд. 6) делается запись:

«Экз. № возвращены, п/ж № ___ за ___» с проставлением номеров экземпляров, порядковою номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращенные экземпляры. И графе 14 журнала учета поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: «Возвращен, п/ж №__за ____» с проставлением порядковою номера и даты поступления пакета с возвращаемым документом ( п/ж означает «журнал поступивших пакетов», см. форму 3 в разд. 2.1).

Если документ отправлялся и (или) возвращен с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящим номером конфиденциальною документа, подлежащего выделенному хранению, переводится затем без сопроводительною письма на учет документов инвентарною (выделенного) хранения (см. разд. 6). Сопроводительное письмо подшивается в дело.

Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов

Учет и регистрация внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов начинается на стадии подготовки их проектов. Учет проектов конфиденциальной документированной информации изложен в разд. 2.5 [209].

Для регистрации внутренних конфиденциальных документов исполнитель сдает сотруднику Службы делопроизводства:

все экземпляры подписанного руководителем документа;

приложения к документу'(при наличии);

черновики основного документа и приложений, редакции и варианты документа, рабочие записи.

О сдаче и уничтожении указанных материалов сотрудник Службы делопроизводства делает отметку в учетной карточке документов, находящихся у исполнителя (см. разд. 4). Отметка заверяется подписями сотрудника Службы и исполнителя. Факт уничтожения черновика и других материалов подтверждается также отметкой на копии документа, остающейся в деле Службы делопроизводства, например: «Черновик уничтожен. Дата. Подпись сотрудника делопроизводства». Черновики и другие материалы уничтожаются путем измельчения, исключающего возможность восстановления текста. Попытки исполнителей оставить в своем распоряжении какие-либо неучтенные материалы по исполненному документу должны рассматриваться руководством организации как грубое нарушение работы с конфиденциальными документами и трудовой дисциплины [209]. Внутренние (создаваемые/издаваемые в организации) конфиденциальные распорядительные документы - постановления, распоряжения. приказы, указания, решения, а также проюколы - имеют регистрационный номер, который состоит из ежегодной валовой нумерации в пределах каждого из этих видов документов, с добавлением отметки конфиденциальности.

Регистрация конфиденциальных распорядительных документов ведется отдельно от их учета. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения их поиска журналы учета или карточки (электронные карточки в АИС) созданных конфиденциальных документов необходимо вести по каждому их виду отдельно. Журнал или карточка заполняются по форме 4.

В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему на стадии учета его проекта до основной регистрации по журналу учета созданных/изданных документов (см. разд. 2.5). Графы 1-4 обязательны, целесообразность включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по конфиденциальным распорядительным документам.

Приложения к созданным (изданным) документам являются самостоятельными документами и имеют свои номера по соответствующим видам учета.

Форма 4

Порядковый регистрационный номер и отметка конфиденциальности	Дата	Учетный номер	Заголовок	Количество экземпляров	Количество листов в экземпляре	Отметка о местонахождении	Отметка о проверке наличия
1	2	3	4	5	6	7	8

4. Технологии исполнения и контроля зa исполнением конфиденциальных документов

В соответствии с разрешительной системой доступа к конфиденциальной информации (см. гл. 4) после учета и регистрации конфиденциальных документов осуществляется нх рассмотрение и передача для исполнения.

При большом объеме поступающих документов целесообразно их предварительно рассмотреть и распределить по уровням принятия решений по ним. С этой целью разрабатывается Перечень поступивших документов, направляемых на исполнение без доклада руководителю организации. В этом Перечне полномочия по принятию решений по исполнению докумешов делегируются на соответствующий уровень управления. В Перечень включаются конкретные наименования поступающих документов. которые имеют, как правило, типовой и повторяющийся характер и адресуются заместителям руководителя организации, руководителям структурных подразделений или непосредственным исполнителям без рассмотрения их руководителем организации (форма 5). Разработку Перечня целесообразно возлагать на постоянно действующую Экспертную комиссию по защите конфиденциальной информации (см. разд. 4.1.2). При его подготовке необходимо учитывать требования разрешительной системы доступа к конфиденциальной информации в часто обеспечения правомерности доступа к документам в процессе делегирования полномочий по их рассмотрению.

Перечень подписывается председателем и членами экспертной комиссии и вводится в действие приказом руководителя организации. В приказе определяется должностное лицо, которому предоставляется право адресования документов, включенных в Перечень.

Ими могут быть руководители Службы дело производе гва и Службы безопасности или помощник (референт) руководителя организации. Это лицо, в соответствии с Перечнем, лишь адресует документы без указания порядка и сроков их исполнения, поскольку руководители различных уровней при адресовании нм документов в резолюции определяют их характер и сроки исполнения. При адресовании документов непосредственным исполнителям последние знают, что нужно сделать но исполнению документа и в какие сроки, так как такие документы являются типовыми и характер их исполнения однотипен.

Перечень позволяет сократить путь и время движения документов до непосредственных исполнителей и, следовательно, ускорить процесс их исполнения, освободить руководство от рассмотрения вопросов, которые могут быть решены непосредственными исполнителями документов, уменьшить трудозатраты на рассмотрение, исполнение и обработку документов, обеспечить выполнение требований разрешительной системы доступа к поступившим конфиденциальным документам (см. гл. 4).

Не включенные в Перечень документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем организации, передаются ему (его помощнику, секретарю) под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов (форма 6), если они не рассматриваются в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, ответственного за их учет.

Форма 5

№ п\п	Наименование адресуемых документов	Должность. ФИО лица, которому адресуются документы	Должность. ФИО лица, которому адресуются документы при временном отсутствии основных адресатов
1	2	3	4

Форма 6

Номер документа	Количество листов	Портись за получение и дата	Подпись за возврат и дата
1	2	3	4

При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если часть документов, рассматриваемых в присутствии сотрудника Службы делопроизводства, остается у руководителя, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть.

После рассмотрения и нанесения на них резолюций документы передаются исполнителям (см. разд. 1). Требующие исполнения внутренние конфиденциальные распорядительные документы (приказы, протоколы и решения коллегиальных органов и лр.) также передаются исполнителям. Нели исполнителей несколько, то документ в первую очередь передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания - поставленному в резолюции первым.

При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного и регистрационного номеров документа и количества его листов (с пересчетом) записям в регистрационных и учетных формах. Если в процессе исполнения документа выявится. что исполнителю требуется лишь часть документа, то документ полностью сдается в Службу делопроизводства с погашением подписи исполнителя за получение, а исполнителю иод новую расписку в регистрационно-учетных формах выдается необходимая ему часть документа.

Передача документов между исполнителями должна производиться через Службу делопроизводства или Службу контроля исполнения (если такая отдельная служба предусмотрена штатным расписанием организации) при возврате в течение рабочего дня, по разовой расписке.

При карточном учете в случае изменения местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое его местонахождение, а карточка перемещается в соответст вующую ячейку картотеки [209].

Если документ одновременно выдастся но частям нескольким исполнителям. то при карточном учете подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки по фамилии одного из исполнителей, в ячейки остальных исполнитетей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо содержать лишь сведения об учетном номере документа, фамилию соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров). Применение автоматизированных электронных картотек АИС контроля исполнения упрощает данный процесс.

Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение конфиденциальных документов. Ответственность та качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения конфиденциальных документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений Служба делопроизводства.

Если исполнение документа поставлено на контроль, то при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры регистрационно-учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения. При карточном учете дня контроля за исполнением документов изготавливаются специальные контрольные карточки, содержащие следующие реквизиты:

регистрационный номер документа и отметку конфиденциальности;

дату документа;

вид и заголовок документа:

резолюцию;

контрольные отметки;

отметку о снятии документа с контроля.

В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения.

При контроле документов, которые имеют отдельные пункты и самостоятельного исполнителя, отвечающего за выполнение и за свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контролнруемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по водам регистрации документов, исполнителям. видам доку ментов и др.

При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в автоматизированную информационную систему контроля исполнения.

В процессе контроля исполнения документа Служба делопроизводства должна периодически (в установленные в организации сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа Служба делопроизводства извещает соответствующего руководителя. После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении [209; 224].

На документах, зарегистрированных в картотеке учета документов инвентарного (выделенного) хранения, отметка «В дело» и индекс дела не проставляются (см. разд. 6).

Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдастся и Службу делопроизводства. Ес сотрудник должен проверить наличие и правильность отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах регистрационных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная регистрационная карточка (при карточной регистрации) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров.

Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь дня ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним осуществляется в Службе делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом, если ознакомление производится в присутствии сотрудника, ответственного за учет и регистрацию документа, подпись в регистрационно-учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты должны быть на самих документах. а подписи об ознакомлении с конфиденциальными распорядительными документами -- на специальном листе ознакомления.

После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц приложения, не имеющие отметки конфиденциальности и не подлежащие совместном)' хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в Службу делопроизводства. При этом заполняются графы 8--10 журнала учета и регистрации поступивших документов, делается отметка о передаче на основном документе или сопроводительном письме (см. разд. 1).

При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители обязаны:

знакомиться только с теми конфиденциальными документами, к которым они получили разрешение па доступ в силу должностных обязанностей:

предъявлять работнику Службы делопроизводства числящиеся за ними документы для проверки их наличия и комплектности;

вести учет находящейся у них конфиденциальных документов;

ежедневно по окончании рабочего дня проверять наличие документов и сдавать их на хранение в Службу делопроизводства;

немедленно сообщать непосредственному руководителю и в Службу делопроизводства об утере или недодаче документов, обнаружении лишних или неучтенных документов, отдельных листов:

сдавать по описи в Службу делопроизводства все числящиеся за ними документы при увольнении, уходе в отпуск, отъезде в командировку.

Руководители при рассмотрении конфиденциальных документов обязаны:

принять правильное решение по составу исполнителей, допускаемых к документу;

исключить возможность ознакомления с документом посторонних лиц;

предотвратить возможность хищения или копирования документов посетителями и другими посторонними лицами;

исключить возможность утечки информации но техническим каналам.

Посторонним лицом является любое лицо, нс имеющее права доступа к данному конкретному конфиденциальному документу, в том числе другие руководители ц сотрудники.

Сотрудник Службы делопроизводства, выдавая документы исполнителям для работы, обязан:

предотвратить выдачу документов лицу, не имеющему права доступа к нему;

зафиксировать факт передачи документа исполнителю;

обеспечить физическую сохранность документа, приложений, листов и других частей документа:

ознакомить исполнителя только с той частью документа, которая ему адресована:

предотвратить возможность ознакомления с документом постороннего лица при выдаче документа исполнителю и ею возврате;

обеспечить учет документов, находящихся у исполнителей.

Ответственность за сохранность конфиденциальной информации и предотвращение утечки информации в структурных подразделениях организации несут их руководители и сотрудники. При работе с конфиденциальными документами руководители и исполнители должны быть обеспечены постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом) и кейсом для хранения документов, номерной личной металлической печатью. Ключи от сейфа и кейса, а также металлическая печать постоянно хранятся у руководителя или исполнителя. Дубликаты ключей должны находиться п Службе безопасности организации [224].

Все передачи конфиденциальных документов руководителям и исполнителям должны регистрироваться о передаточном журнале или карточках (в том числе электронных) учета документов. Прием и выдача документов должны визироваться подписью или отметкой в электронной карточке, что необходимо для установления факта возложения персональной от ветственност и за документ на конкрет- ных работников.

При централизованной технологии делопроизводства хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей запрещается. Отдельные дела с разрешения Службы делопроизводства могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения. Исполнение конфиденциальных доку ментов сопровождается созданием других конфиденциальных документов. Особенности создания и изготовления конфиденциальных документов с помощью средств ЭВМ, печатания, копирования, тиражирования рассмотрены в разд. 2.6.

5. Учет и регистрация отправляемых (исходящих) конфиденциальных документов, их экспедиционная обработка и рассылка

5.1 Учет и регистрация отправляемых конфиденциальных документов

При отправлении документов в учетной и регистрационной форме 7, а также в других формах производятся соответствующие отметки, а именно:

в журнале или карточке учета проектов внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов в графах 12-14 (см. разд. 2.5);

в журнале или карточке учета и распределения внутренних (созданных/изданных) конфиденциальных документов (см. ниже, форма 8);

в журнале инвентарного (выделенного) учета в графах 8-10 (см. разд. 6).

Форма 7

№ п/п	Издано или поступило	Распределение	Возврат	Уничтожение
	Наименование документа	Откуда посгуни.1, где отпечатан	Входящий номер сопроводительного письма и дата	Количество и номера экземпляров	Куда и кому отправлен или выдан	Номер нсхолящего документа или расписка в получении и дата	Количество и номера экземпляров	Дата. номера экземпляров	Дата, номер акта
1	2	3	4	5	6	7	s	9	10

Форма 8

Регистрационный номер и отметка Конфиденциальности отправляемого документа	Дата отравления	Вид и заголовок документа	Адресат получателя отправляемого документа	Количество листов документа	Количество листов приложений	Индекс (номер) дела, номера листов дела	Номер по инвентарному (выделенному) учету	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9

При этом если документ отправлен без сопроводительного письма, то в графе «Наименование, номер и лата сопроводительного документа» пишется: «реестр», «расписка», «квитанция», а если с сопроводительным письмом - «сопроводительное письмо», с проставлением номеров и дат этих документов.

Если но каким-либо причинам отправлен документ (или часть его), зарегистрированный в журнале (карточке) учета проектов созданных документов, то в журнале проставляется отметка об отправлении (см. разд. 2.2). В ней указываются: количество отправленных листов, куда они отправлены, наименование, номер и дата сопроводительного документа, например: «3 листа отправлены в АОО «Межрегионсервнс» по реестру № 7 от 21.01.2010 г.».

Тираж внутреннего (созданного/изданного) конфиденциального документа, полученного для рассылки, учитывается под одним номером в журнале или карточке учста и распределения созданных/изданных конфиденциальных документов.

Дополнительно размноженные экземпляры конфиденциального документа учитываются за регистрационным номером этого документа, о чем делается отметка на размножаемом документе и в журнале (карточке). Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

В размноженных документах в отметке о конфиденциальности проставляются номера экземпляров. а в учетной форме (журнал, карточка) отмечается количество экземпляров.

5.2 Экспедиционные технологии обработки и рассылки отправляемой конфиденциальной документированной информации

Конфиденциальные документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. В процессе экспедиционной обработки отправляемых конфиденциальных документов необходимо принять следующие меры но защите конфиденциальной информации и ее носителей:

исключить возможность тайного вскрытия этих документов и несанкционированного ознакомления с ними в процессе их пересылки (передачи) адресату, подмены документов и листов:

ограничить возможность утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами:

подтвердить факт отправки конфиденциальной документированной информации и правильность оформления этого факта в учетных формах:

исключить ошибочную отправку документов другому адресату, необоснованную рассылку ряду адресатов.

Разрешением на отправку конфиденциальной документированной информации является подписание руководством организации сопроводительного письма к ней или разрешительная отметка в учетном журнале отправляемых пакетов, если документы отправляются без сопроводительного письма по форме 9.

Технологии изготовления, копирования (размножения) и тиражирования рассмотрены в разд. 2.6. Рассылка размноженных и тиражированных конфиденциальных документов и изданий осуществляется на основании подписанного руководителем структурного подразделения списка адресов с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров. Упаковка и отправка документов осуществляются сотрудником экспедиции, входящей в состав Службы делопроизводства. Отправка лично исполнителями не допускастся.

Возможны два варианта упаковки конфиденциальных документов.

Первый вариант. Конфиденциальная документированная информация упаковывается в два пакета (двойное пакетированне). Па внутреннем пакете проставляются: отметка конфиденциальности (в нравом верхнем углу пакета), соответствующая нанвысшсй степени конфиденциальности документов, подлежащих вложению в пакет; фамилия лица, которому документ адресуется; номера вложенных документов. при необходимости ставится пометка «Лично». Внутренний пакет опечатывается бумажными наклейками, на которые ставится печать «Для пакетов» или Службы делопроизводства. Внешний пакет оформляется в соответствии с Почтовыми правшами, указанные сведения о конфиденциальности информации на него не выносятся. Пакеты с конфиденциальными документами пересылаются ценными отправлениями [42; 91].

Передача пакетов в почтовое отделение фиксируется в почтовом реестре, копия которого с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело. При передаче пакетов адресатам курьерами (нарочными) организации двойное упаковывание в конверты, как правило, не применяется.

Второй вариант. На одном светонепроницаемом пакете пишутся адрес и наименование организации-получателя (открытые или условные). иод которыми перечисляются учетные номера конфиденциальных документов, вкладываемых в пакет. Если конфиденциальная документированная информация отправляется с сопроводительным письмом, то на пакете проставляется только номер сопроводительного письма без указания номеров приложений. При направлении документов в двух и более экземплярах на пакете рядом с номером документа в скобках указываются номера экземпляров. Ниже проставляются адрес и наименование организации-отправителя.

Форма 9

Дата отравлении пакетов	Куда отравлены	Количество пакетов	Подпись лица, отравившею пакеты	Порядковые номера пакетов	Номера и грифы конфиденциальности вложенных в пакеты документов	Номера, присвоенные отправленным документам	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Пример. 1. Получатель: 11739 г. Москва. К-61. Организация п/я У-0901, № 543/ДСП. 456/ДСП

Отправитель: 420101, г. Казань, 101 Организация п/я М-7098

2. Получатель: 21403, г.Смоленск,3 .Завод «Алмаз»,№ 148 (пять экз.)

Отправитель: 173 007, г. Новгород, 6. КБ автоматики

На упаковке конфиденциальных документов и изданий не рекомендуется указывать фамилии и должности руководителей и сотрудников. а также наименования структурных подразделении.

Перед помещением документов в подготовленные пакеты проверяется соответствие данных на документах и пакетах, просчитывается количество листов и соответствие их учетным данным. При наличии сопроводительного письма проверяется, кроме того, соответствие названия, учетного номера, отметки конфиденциальности, номера экземпляра, количества листов приложения (с просчетом) записям в сопроводительном письме.

Для постоянных корреспондентов при большом объеме переписки целееообразно иметь пакеты с заранее воспроизведенными на них типографским способом адресами и наименованиями организаций- получателей и отправителя. Если в организации существует автоматизированная информационная система экспедиционной обработки, то возможен вариант автоматизированной распечатки адресов постоянных адресатов на пакетах, конвертах.

...