Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство освіти та науки України

Дніпропетровський технікум зварювання та електроніки імені Є. Патона

Реферат

на тему: Особливості складання розпорядчих та організаційних документів

Вступ

Управлінські документи поділяються на організаційні і розпорядчі.

Організаційні документи - комплекс взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділів підприємства, організацію їх роботи, права, обов'язки та відповідальність керівників і фахівців;

Розпорядчі документи - документи, які вирішують найважливіші питання управління і відображають як результат колегіальної діяльності компанії, так і прийняті в порядку єдиноначальності.

Організаційні та розпорядчі документи класифікуються за найменуваннями:

- Постанови;

- Розпорядження;

- Ділові, службові листи, рішення, протоколи;

- Накази, інструкції, доручення;

- Акти та інші, які фіксують рішення адміністративних і організаційних питань, в т.ч. питань управління, взаємодії, забезпечення і регулювання діяльності структурних підрозділів адміністрації.

Документи класифікуються також:

- За місцем складання (внутрішні та зовнішні);

- За формою (індивідуальні, трафаретні та типові);

- За термінами виконання (термінові і нетермінові);

- За походженням (службові та особисті);

- За видом оформлення: оригінали, копії, виписки, дублікати.

1. Основні вимоги до складання організаційно-розпорядчих документів

Назва документа повинне бути присутнім на будь-якому документі, крім листа; воно визначається укладачем документа, виходячи з призначення та змісту останнього, і повинно відповідати виду даного документа (постанова, розпорядження, наказ, акт, інструкція і т.д.). Залежно від назви документа вибирається потрібна форма викладу тексту, визначаються характер і ступінь обов'язковості реалізації його змісту.

Назва документа служить цілям зручності класифікації, контролю та зберігання документів. Виходячи з назви документа, встановлюється і перелік необхідних для його оформлення інших реквізитів.

Заголовок документа складається до будь-якого документа формату А4 (210 х 297 мм), незалежно від його призначення. Тема відображає зміст документа і повинен бути максимально точним, узгоджуватися з видом документа. Розкриває зміст документа заголовок дозволяє економити час при його розгляді, а головне - усуває можливість помилки або варіантності його тлумачення при введенні відомостей про документи в інформаційно-пошукову систему, полегшує пошук і проходження документів.

Тема до текстів постанов, розпоряджень, наказів, положень, актів, довідок, звітів та ін.. будується на основі іменника у формі місцевого відмінка

Текстом документа є виражене засобами ділової мови зміст будь-яких дій чи подій. Його зміст має бути пов'язане з раніше виданими з цього питання документами та відображати точне і правильне освітлення подій. Текст документа складається на основі уніфікованих форм, уніфікованих збірок текстів, типових нормативних документів, що визначають зміст конкретних документів. Тексти документів оформляються у вигляді зв'язного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Рекомендується розділяти тексти на дві основні частини. У першій частині вказується підстава складання документа. У другій частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. Якщо документ складається з однієї фрази, то в першій частині також рекомендується повідомляти підстави або причини створення документа, а в другій - рішення, розпорядження, прохання.

Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності установ, організацій і в ній кілька рішень, висновків (у доповідях, положеннях, оглядах), діляться на розділи, глави, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Розділи повинні мати заголовки, що виражають істота змісту документа.

В організаційно-розпорядчих документах, зміст яких доповнюється або пояснюється додатками, відомості про наявність додатків зазначаються у тексті

2. Види

Розпорядчі документи

Розпорядження -- це правовий акт управління державного органу та органу місцевого самоврядування, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу, органу місцевого самоврядування компетенції і є обов'язковим для громадян та організацій, яким він адресований. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Постанова -- це правовий акт, який приймають вищі та деякі центральні органи управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань та встановлення стабільних норм і правил поведінки, а також колегіальні органи управління. Постанова -- завершальна частина протоколу засідання колегіального органу. Такі постанови вводять до протоколу або додаються до нього. У разі необхідності їх можна оформляти як витяг з протоколу. Постанови приймаються Верховною Радою України, Кабінетом Міністрів України, місцевими радами та іншими колегіальним органами управління.

Статут - це нормативно-правовий акт, за допомоги якого оформлюється створення установи, організації, підприємства будь-якої форми власності та визначаються її структура, функції, правовий статус. Статут підприємства затверджується установою вищого рівня. Відповідно до законодавства Статут після затвердження підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади. Проекти Статуту зазвичай готує юридична служба. На підставі Статуту розробляють положення про структурні підрозділи, посадові інструкції та інші організаційні документи.

Розпорядження -- це правовий акт управління державного органу та органу місцевого самоврядування, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу, органу місцевого самоврядування компетенції і є обов'язковим для громадян та організацій, яким він адресований. Цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб та громадян. Розпорядження бувають загальні та спеціальні.

Рішення (ухвала) -- це правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями (виконавчими комітетами) та іншими колегіальними органами. Рішенням (ухвалою) оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів -- колегій міністерств та відомств, наукових рад, судів тощо. В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. Населення ознайомлюють з рішенням через засоби масової інформації. Ухвалами також називаються спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами. Коло питань, з яких приймаються рішення місцевих рад, досить широке, оскільки останні проводять регулювання усіх галузей господарського і соціально-культурного життя території. Рішення й розпорядження виконкомів, що прийняті в межах наданих їм прав, є обов'язковими для виконання всіма підприємствами, установами і організаціями, які розташовані на території, що підпорядкована раді, а також для виконання службовими особами і громадянами.

Наказ - це правовий акт, що його видає керівник для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством, установою, органом влади.

Часто накази видають на підставі та з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів.

Накази також видаються з питань створення, організації, ліквідації, перейменування, зміни масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердження (введення в дію) або зміни положень, правил, інструкцій, планів, структури.

Організаційні документи:

Статут - це нормативно-правовий акт, за допомоги якого оформлюється створення установи, організації, підприємства будь-якої форми власності та визначаються її структура, функції, правовий статус. Статут підприємства затверджується установою вищого рівня. Відповідно до законодавства Статут після затвердження підлягає обов'язковій реєстрації у відповідному органі державної влади. Проекти Статуту зазвичай готує юридична служба. На підставі Статуту розробляють положення про структурні підрозділи, посадові інструкції та інші організаційні документи.

Положення - це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності, функції, права та обов'язки державних органів, установ та їхніх структурних підрозділів.

Інструкція - це правовий акт, що містить директиви, настанови, які регламентують організаційні, фінансові, науково-технічні, технологічні та інші сторони діяльності установ, їх структурних підрозділів, філій та посадових осіб.

Правила - це зібрання положень, що визначають певний порядок дій, поведінку юридичних та фізичних осіб.

Висновок

Документи супроводжують людину протягом кількох століть. За цей час вони, природно, невпізнанно змінилися.

Підводячи підсумок, хотілося б відзначити, що процес державної регламентації правил ведення діловодства, підготовки та оформлення документів, склад видів документів, якими документується те чи інше управлінське дію, не є чимось новим. В історії дореволюційної Росії діловодство, форми документів і технології роботи з ними встановлювалися з VII століття.

В даний час в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативно-правових актів, що регламентують найбільш загальні правила підготовки, оформлення та організації роботи з документами в організаціях і установах. Взаємовідносини організацій, установ, ділове документної спілкування, як показує історичний досвід, на всіх рівнях має здійснюватися за єдиними загальноприйнятим правилам. Саме тому вся робота з документами, починаючи з моменту їх створення, одержання, відправлення або здачі в архів, регулюється законами, комплексами нормативно-правових та методичних документів, які й становлять державну нормативно-методичну базу діловодства.

документ організаційний розпорядчий управлінський

Список використаної літератури

1. Література: Загнітко А.П., Данилюк І.Г. Українське ділове мовлення: професійне й непрофесійне спілкування -- Донецьк: ТОВ ВКФ "БАО", 2004. -- 480 с.

2. Мацько Л.І., Кравець Л.В. Культура української фахової мови: Навч. посіб. - К.: ВЦ «Академія», 2007.

3. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним спрямуванням:Підручник. -- К.: Алерта, 2010. -- 696 с. Укладання організаційних та розпорядчих документів Сторінка 4

Размещено на Allbest.ru