Информационная среда организации и процесс её формирования

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Актуальность курсовой работы. Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

Информационная среда организации является важнейшей частью ее инфраструктуры, требует для своего формирования и поддержания определенных усилий и ресурсов и относится к числу основных факторов, определяющих качество и успех организации. Сравнивая устойчиво функционирующие предприятия с предприятиями, находящимися накануне финансового краха, можно увидеть, что наличие мощной информационной базы и благоприятной для распространения информации внутрифирменной среды отличает успешные предприятия от неуспешных.

Информация на рынке обычно сама является товаром. При этом, в свою очередь, важная часть информации возникает в ходе создания и перемещения других товаров. В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Целью курсовой работы является исследование информационной среды организации и процесса её формирования.

Исходя из поставленной цели работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач:

- дать определение информационной среды, определить её составляющие;

- проанализировать внешние информационные потоки организации;

- исследовать внутренние информационные потоки организации;

- дать характеристику предприятия ОАО «Магнит»;

- исследовать внутреннюю информационную среду торгового предприятия ОАО «Магнит»;

- проанализировать внешнюю информационную среду торгового предприятия ОАО «Магнит»;

- дать рекомендации по совершенствованию системы сбора, хранения и обработки информации исследуемого предприятия;

- разработать рекомендации для защиты информации и обеспечения безопасного доступа к информационным ресурсам ОАО «Магнит»;

Объектом исследования данной курсовой работы является ОАО «Магнит».

Предмет исследования: деятельность предприятия ОАО «Магнит», который находится по адресу: г. Курск, ул. Бойцов 9 Дивизии, д.194.



Глава 1. Теоретические аспекты и проблемы информационной среды и процесса ее формирования

информационный хранение безопасный

1.1 Понятие, условия формирования и основные составляющие информационной среды организации

На начальном этапе ценность информации определялась возможностью ее использования для решения задач управления организацией.

В последние годы заметные достижения в области осмысления роли информации в деятельности организаций связаны с развитием информатики -- науки, изучающей процессы передачи, обработки и хранения информации. В результате проведенных исследований было установлено, что в практических задачах управления информация выступает как объективная категория, исполняющая роль регулятора деятельности организации, который отражает требования окружающей среды. Точно так же система внутриорганизационных информационных связей обеспечивает учет воздействия свойств внутренней среды на работу организации.[1,с 90]

Указанные свойства объективно определяют ведущую роль информации в развитии любой организации. Чем сложнее по своей структуре организация, тем большие объемы внутренней и внешней информации используются для обеспечения ее жизнедеятельности. Поэтому уровень информатизации организации является ведущим показателем обобщенного понятия качества организации и определяет ее способность к выживанию в условиях конкуренции.

Во множестве функций, которые выполняет информация в процессе жизнедеятельности организации, следует подчеркнуть два основных фактора.

Первый из них обусловлен тем, что информация, используемая в производственном процессе, носит производительный характер и, следовательно, играет роль ресурса, необходимого для выпуска конечного продукта. Особенно наглядно это свойство проявляется в деятельности фирм, для которых информация является предметом и продуктом труда. К ним следует отнести государственные и частные организации, занимающиеся координацией и управлением деятельностью других организаций, в том числе и маркетинговые агентства. Предметом деятельности последних является информация о состоянии рынка и действиях его субъектов, а результатом труда является информация, используемая в системах управления организаций. Вторая особенность воздействия информатизации на жизнедеятельность организаций заключается в том, что развитие подхода к информации как к самостоятельному объекту привело к созданию нового научного направления -- информационной экономики.[2,с 114]

Главным элементом информационной среды управления является информация, а основной целью -- обеспечение работников организации необходимой информацией в нужное время. При этом необходимо отделить ценную информацию от пустой, чтобы проанализировать текущее состояние объекта управления и выработать правильное решение.

Классическая теория информации определяет информацию через меру уменьшения неопределенности знания о чем-либо. Универсального определения информации не может быть в силу неотделимости информации от свойств субъекта, который нуждается не в информации вообще, а в конкретной информации и отбрасывает ненужную. В основе понятий «информация» и «информационное взаимодействие» лежат сигнал и субъект, принимающий этот сигнал и формирующий соответствующую реакцию на него.

По мере развития организации усложняются набор целей, структура; непрерывно растет потребность в сведениях; усложняются информационные взаимодействия.

Субъективное восприятие информации (компанией, коллективом, человеком) необходимо при изучении процессов организации и самоорганизации, при изучении поведения и развития целенаправленных систем, коими и являются организационные системы. [3,с 34-36]

Своевременное перераспределение информации в организации, как правило, отслеживает секретарь или специальный уполномоченный работник. В его обязанности входит также управление разграничением доступа к различным видам информации: открытой, для служебного пользования, секретной, совершенно секретной и особой важности. Это ответственное лицо должно точно знать, кому и какую информацию можно передавать. Работники информационной службы должны хранить и структурировать информацию, а также готовить ответы на информационные запросы в удобном для работы виде.

В потоке информации, используемой деловой организацией, выделяются два направления:

- информационный обмен с окружающей средой;

- коммуникации внутри организации.

Информационный обмен с окружающей средой включает:

- входную информацию;

- выходную информацию.

Входная информация включает следующие виды информации:

- информацию о структуре рынка (маркетинговая информация);

- информацию о деятельности государственных органов, которая содержит всю необходимую информацию о документах и постановлениях, регламентирующих деятельность организаций;

- информацию о социально-экономическом состоянии общества.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание привлекательного имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность - это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности. Другим источником объективной и достоверной выходной информации о деятельности организации являются документы, материалы статистической, финансовой и бухгалтерской отчетности.[4,с 360]

1.2 Внешние информационные потоки организации

Что такое организация? Как рассматривают субъект «организация» теоретики менеджмента? Организация -- это устойчивая формальная социальная структура, которая берет ресурсы из окружающей среды и обрабатывает их, чтобы произвести продукцию. Субъект «организация» рассматривается и как целостный организм (по А. Файолю -- «единство материального и социального») , и как весь трудовой коллектив. Организация (фирма, предприятие и пр.) пронизана множеством информационных потоков. Эти потоки можно определить как внешнюю и внутреннюю информационные среды любой организации.[5,с281]

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, конкурентами и пр.

Внешняя информационная среда характеризуется:

- взаимосвязанностью факторов, выражающей уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие;

- сложностью, определяемой количеством факторов, на которые предприятие должно реагировать, и уровнем их вариативности;

- динамичностью, отражающей относительную скорость изменения внешней среды под влиянием изменений в технике и технологии, конкуренции и др.;

- неопределенностью, оцениваемой количеством информации, имеющейся в распоряжении предприятия, и ее качеством.[6,с351]

Итогом анализа состояния и тенденций изменений внешней среды предприятия является перечень угроз и открывающихся благоприятных возможностей для предприятия.



1.3 Внутренняя информационные потоки организации

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями (ноу-хау). На внутренние информационные потоки влияют производственные и кадровые параметры.

Производственные параметры включают характеристики хозяйственных стратегических областей, организации и хода производственного процесса, фирменной культуры, применяемой техники и т.п. К кадровым параметрам относят психологические особенности персонала, личные амбиции, возможности профессионального развития, готовность к кооперации.

Какой подход может быть применен консультантом для анализа внутренней информационной среды организации?

Для анализа внутренней информационной среды организации применяется системный подход, так как организация состоит из множества частей (элементов, тесно связанных между собой).

Современные методы преобразования предприятия связаны с информационными технологиями, поэтому они затрагивают не только организацию, но и ее информационную систему.

Информационная система -- это система, реализующая автоматизированный сбор, обработку, манипулирование данными и включающая технические средства обработки данных, программное обеспечение и обслуживающий персонал.[10,с54-55]

Создание новой информационной системы приводит к большим, чем смена оборудования и программного обеспечения, изменениям. Проектируя новую информационную систему, мы перепроектируем организацию в целом. Это влечет за собой изменения в работе, квалификации, управлении бизнес-процессами.

Относящиеся к внешней среде факторы, внешние по отношению к организации, влияют на создание и структуру информационных систем. Примерами внешних воздействий являются:

- увеличивающиеся затраты на использование рабочей силы, сырьевых и информационных ресурсов;

- конкурентоспособные действия других организаций;

- изменения в законодательстве и нормах государственного контроля.

Как информационные технологии влияют на организацию? Чтобы это понять, консультанту следует учитывать, что существуют две равнозначные позиции по данному вопросу. Одна из них базируется на законах экономики, другая использует поведенческий подход.

С экономической точки зрения информационные технологии систем могут рассматриваться как средства производства, которые свободно заменяют капитал и рабочую силу. Так как стоимость информационных технологий падает, они заменяют рабочую силу, которая исторически имеет возрастающую стоимость.[11,с 384]

Информационные технологии, уменьшая материальные и иные средства на приобретение и анализ информации, дают возможность организациям снижать общие затраты. С их помощью менеджерам проще наблюдать за большим числом служащих.

По их оценке, информационные технологии могут изменять иерархию принятия решений в организациях, снижая затраты на приобретение информации и расширяя ее использование. Применение новых информационных технологий позволяет организации:

- быстро реагировать на изменение потребительских предпочтений и внешней конкурентной среды;

- сокращать продолжительность периода от разработки товара до его выведения на рынок;

- сокращать сроки доставки;

- четко выполнять заказы;

- использовать индивидуальный подход к обслуживанию потребителей;

- оперативно внедрять новые технологии и развивать творчество и инновационный процесс;

- оперативно реагировать на развитие конкуренции.



Глава 2. Анализ информационной среды предприятия ОАО «Магнит»

2.1 Информационная характеристика торгового предприятия ОАО «Магнит»

ЗАО «Тандер», управляющая компания сети магазинов «Магнит» основана в 1994 г. как оптовый поставщик бытовой химии и косметики, а с 1997 г. приступила к освоению продовольственного сегмента рынка, став одним из пяти крупнейших дистрибьюторов в России. В 1998 году начата работа по развитию розничного рынка: открыт первый магазин самообслуживания. В течение года компания вышла на лидирующие позиции на юге России, после чего началось продвижение компании в другие регионы.

2000 г. - знаменательный год в истории компании. Руководство принимает решение о реорганизации работы розничного направления. Все магазины переводят в формат дискаунтера и объединяются под брендом «Магнит». В период с 2001- 2005 гг. сеть показала стремительный региональный рост и заняла первое место в России по количеству магазинов - 1500 и стала второй по объему выручки в стране.

В начале 2006 года была завершена реорганизация группы компаний «Магнит», в результате которой ОАО «Магнит» стало холдинговой компанией группы обществ, занимающихся розничной торговлей через сеть магазинов «Магнит». В апреле 2006 года компания провела IPO, большая часть вырученных средств направлена на развитие сети магазинов «Магнит» и разработку формата гипермаркетов под тем же брендом. В апреле 2008 года в рамках вторичного размещения Компания вышла на Лондонскую Фондовую Биржу. Средства, привлеченные в результате SPO, были также направлены на развитие сети «магазинов у дома», гипермаркетов, а также на усиление собственной логистической системы.

По неаудированным данным чистая выручка ОАО «Магнит» на 31 марта 2011 составила 75 031,30 млн. руб. Количество магазинов сети «Магнит», по состоянию на 31 марта 2011 года, составило 4189 (4128 «магазина у дома», 57 гипермаркетов и 4 магазина дрогери). Сеть «Магнит» не использует франчайзи, компания полностью самостоятельно управляет своими магазинами, что позволяет устанавливать и поддерживать единые стандарты качества во всей сети. На 31 декабря 2010 года в компании действуют 64 филиала, в которых по состоянию на 31 декабря 2010 года работает более 120 тысяч сотрудников.

Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками, что позволяет оперативно решать вопросы обеспечения сетей магазинов свежими товарами местного производства. По состоянию на 31 марта 2011 года были открыты 57 гипермаркетов. Ассортимент насчитывает 13 504 наименований товаров, из которых в среднем около 76% составляют продукты питания.

Общество является юридическим лицом, имеет печать, штампы, бланки со своим наименованием, товарный знак (знак обслуживания), расчетный и иные счета в учреждениях банков.

Целью создания ОАО «Магнит» является осуществление хозяйственной деятельности, направленной на извлечение прибыли.

Основным предметом деятельности предприятия является:

- осуществление розничной торговли продовольственными и непродовольственные товарами;

- организация оптовой торговли, посреднической и коммерческой деятельности;

- организация прямых связей с предприятиями-поставщиками продукции;

- участие в проведении выставок, аукционов и других мероприятий.

ОАО «Магнит» осуществляет свою деятельность в соответствии с законодательством РФ и Уставом предприятия.

Органами управления обществом является собрание акционеров, правление и дирекция.

Высшим органом управления предприятием является собрание акционеров. К его компетенции относится: внесение изменений и дополнений в Устав Общества или утверждение Устава в новой редакции; изменение уставного фонда; определение основных направлений деятельности предприятия, утверждение его планов и отчетов об их выполнении; решение вопросов приобретения и отчуждения предприятием ценных бумаг, им выпущенных, а также ценных бумаг иных субъектов хозяйствования; утверждение отчетов и заключений ревизионной комиссии, распределения прибыли и покрытия убытков; принятия решения о прекращении деятельности общества и его реорганизации, решение других вопросов в соответствии с Уставом общества.

В состав дирекции входят директор, его заместители, главный бухгалтер, юрист-консультант, руководители предприятий общества.

По месту нахождения предприятия ведется полная документация, в том числе: учредительные документы, а также нормативные документы, регулирующие и регламентирующие порядок работы предприятия; документы бухгалтерского учета; протоколы заседаний правления, ревизионной комиссии, собраний акционеров и др.

2.2 Внутренняя информационная среда торгового предприятия ОАО «Магнит»

Так как сеть супермаркетов «Магнит» не является производственным или финансовым предприятием, а осуществляет свою профессиональную деятельность в сфере розничной торговли продуктами питания и бытовыми товарами, то для предприятия не все факторы внутренней среды являются основополагающими. Важнейшими факторами внутренней среды для супермаркетов «Магнит» как сетевой торговой организации будут являться такие факторы, как персонал и производство (в данном случае - товарный ассортимент).

Анализ персонала как фактора внутренней среды сети «Магнит» целесообразно проводить на основе данных отдела управления персоналом компании.

Наиболее полной характеристикой персонала как фактора внутренней среды является социальная структура персонала, сгруппированная по таким признакам, как пол, возраст, стаж работы, образование и так далее.

Ощутимо повысилась доля сотрудников компании в возрастных границах 20-30 лет, и также снизилась доля работников предпенсионного и пенсионного возраста. Эти факторы привели к тому, что средний возраст сотрудников сети «Магнит» снизился и составил ровно 29 лет.

Далее необходимо проанализировать качественный состав трудовых ресурсов сети «Магнит», т.е., распределение работающих по уровню образования и по стажу работы.

В качественном отношении среди сотрудников сети «Магнит» преобладают работники со средним и средне-специальным образованием, чуть более трети - это сотрудники с высшим образованием. Удельный вес групп сотрудников по образованию за исследуемый период практически не менялся.

Что касается стажа сотрудников сети «Магнит» (учитывается общий стаж по записям в трудовой книжке, а не только стаж работы на исследуемом предприятии), то необходимо отметить, что значительная доля работающих обладает длительным стажем работы - в совокупности, сотрудников, имеющих трудовой стаж более 10 лет на предприятии - 69%, хотя в 2009-м году этот показатель снизился до 64%. Соответственно, возросло количество малоопытных сотрудников (со стажем до 5 лет) с 20 человек в 2009 г. до 29 человек в 2010 г.

Анализ факторов внутренней среды сети «Магнит» целесообразно продолжить анализом такого значимого фактора как продукция предприятия. Несмотря на то, что у супермаркетов «Магнит» существует собственное производство некоторых продуктов питания (собственная выпечка), основная масса товаров, реализуемых сетью, является продукцией сторонних производителей. Тем не менее, данный фактор внутренней среды может быть проанализирован по такой важной характеристике как ассортимент.

Ассортимент супермаркета «Магнит» можно разделить на основной и сопутствующий. Основной ассортимент представлен пятнадцатью крупными ассортиментными группами. В качестве сопутствующего ассортимента выступают промышленные, в частности хозяйственные, товары: мыло, стиральные порошки и другие средства бытовой химии, спички, то есть то, в чем может существовать потребность покупателя помимо продовольственных товаров.

Таким образом, можно констатировать, что проанализированные факторы внутренней среды сети супермаркетов «Магнит» действительно имеют высокую степень значимости для организации.

В магазине «Магнит» используется линейная структура управления. Для этой структуры характерно сосредоточение всех функций управления в руках директора. Персонал делится на примерно равные части. Работники выполняют примерно одинаковые действия.

Преимущества данной структуры: обеспечение принципа единоначалия, ясность и четкость связей управления, оперативность управления (таблица1)

Таблица 1 Штатное расписание

Должность	Количество работников	Зароботная плата
Директор	1	25000
Товаровед	6	17000
Старший продавец	7	15000
Продавец универсал	10	12000
Продавец ОН (отдела нарезки)	7	12000
Уборщица	2	4400



Для нормального функционирования торгового процесса на предприятии составляется график выхода на работу персонала.

Коммерческая деятельность предприятия торговли связана с выполнением различных операций и требует от выполняющих их работников разносторонних знаний и умений. Поэтому в состав персонала магазина входят работники различных категорий (работники низшего, среднего и высшего звена).

Для каждой должности руководством организации составляются и утверждаются должностные инструкции, содержащие перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

2.3 Внешняя информационная среда торгового предприятия ОАО «Магнит»

Принцип работы «Магнита» - обеспечить возможность для покупателя быстро и выгодно приобрести широкий спектр продовольственных товаров.

Магазин «Магнит» конкурентоспособен, так как реализуемые товары качественные цены приемлемые. В настоящее время магазин вступил в период активной конкуренции за рынки сбыта. Маркетинговую политику деятельности магазина на рынке можно определить как удержание и планомерное увеличение (за счет вытеснения конкурентов) доли занимаемой на рынке.

«Магнит» конкурентоспособен по следующим преимуществам:

- Относительно низкий уровень цен по сравнению с другими крупными продовольственными магазинами города;

- Квалифицированный и доброжелательный персонал;

- Минимальные временные потери на поиск и покупку товаров;

- Дополнительные услуги;

- Современное оборудование, обеспечивающее высокое качество оказываемых услуг, а также соответствующее хранение и «фейсинг».

Хозяйственные связи между поставщиками и покупателями товаров понятие очень широкое, сюда входят экономические, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками в процессе поставок товаров. Рациональные хозяйственные связи способствуют планомерному развитию экономики, сбалансированности спроса и предложения, своевременной поставки продукции. С каждым из представителей поставщиков заключен договор поставки. В случае невыполнения своих обязательств поставщики выплачивают неустойку, так же предприятие может отказаться от услуг поставщика.

Большое внимание уделяется сотрудничеству с местными производителями и поставщиками, что позволяет оперативно решать вопросы обеспечения сетей магазинов свежими товарами местного производства.

Магазины компании предлагают покупателям оптимальный ассортимент ходовых товаров повседневного спроса по сниженным розничным ценам. Особое место в ассортименте занимает продукция под частной торговой маркой «Магнит», в настоящий момент насчитывающая более 500 наименований.

Приоритеты в формировании базового ассортимента у компании различны. «Магнит» делает ставку на быстро оборачивающиеся товары повседневного спроса с раскрученными брэндами, немного товаров с ограниченным сроком хранения и самую популярную бытовую химию.

Магазины «Магнит» на сегодняшний день предлагает более 3000 наименований продукции, причем в разных магазинах данный ассортимент может немного отличаться. Основу (80%) составляют продукты питания, остальное - сопутствующие товары.

Около 50% товара, представленного в сетях, приходит по дистрибутивным каналам и эксклюзивным договорам, что неудивительно, учитывая, что все сети выросли из оптовых фирм. Данная политика, безусловно, влияет на ассортимент магазинов, поскольку заключенные договора подразумевают выполнение дистрибьюторских планов. У предприятия заключены договора с местными и иногородними поставщиками-изготовителями продукции (таблица 2).

Таблица 2 Поставщики

Товар	Местные поставщики	Иногородние поставщики
Мясная гастрономия	Концерн Дубки», «Фамильные колбасы», «Саратовский мясокомбинат»	«Сочинский мясокомбинат»
Хлебобулочные изделия	«Саратовский хлебокомбинат им. Стружкина»	ОАО «Энгельский хлебокомбинат»
Алкогольные и безалкогольные напитки	ЗАО «Ликсар» ООО «Дикомп - Классик»	ОАО «Балтика» ЗАО «Визит» ОАО «САН Интербрю» ОАО «Ярпиво»
Молочные товары	«Белая Долина»	«Пензенский молочный комбинат»

Первостепенными факторами при принятии решения о покупке того или иного продукта питания для покупателя супермаркета «Магнит» являются, во-первых, качество продукта и во-вторых, упаковка товара. Взаимосвязь этих критериев очевидна, так как дизайн упаковки, ее эстетический вид, ее удобство для потребителя ассоциируются у покупателя с качеством самого товара.

В ходе исследования также выяснилось, что в структуре покупателей супермаркетов «Магнит» по полу, по доходам и по расходам на продукты питания можно выделить основной сегмент - это женщины со средним уровнем доходов, основные расходы которых приходятся на продовольственные товары.

Для основной массы покупателей приоритетными факторами покупки являются качество продуктов питания и их упаковка, на втором месте - цена и уже потом фирма-производитель.

И наконец, для определения количества товаров используется программа «Автозаказ»:

Автозаказ - решение для торговых сетей, дистрибьюторов и производственных компаний. Система позволяет существенно снизить издержки компаний в процессах планирования и распределения товаров за счет идеального баланса между минимизацией среднедневных остатков и обеспечением постоянного присутствия товара на полках.



Глава 3. Рекомендации по повышению информационной деятельности торгового предприятия ОАО «Магнит»

3.1 Совершенствование системы сбора, хранения и обработки информации ОАО «Магнит»

Проанализировав деятельность торгового предприятия ОАО «Магнит», можно сделать вывод,что задача обеспечения качества приобретает в настоящее время все большее значение: в условиях конкурентной борьбы именно качество обеспечивает жизнеспособность предприятия. В понятие качества включают качество всех процессов, выполняемых на предприятии - начиная от целей, которые ставит перед собой руководство (качество цели), и заканчивая организацией конкретных производственных процессов (качество исполнения). Методической основой обеспечения качества являются стандарты международной организации по стандартизации ISO (International Standard Organization). В соответствии с требованиями данных стандартов на предприятии должна быть создана система менеджмента качества регламентирующая выполнение всех действий согласно последним достижениям в области управления процессами.

Для достижения эффективного управления и функционирования системы менеджмента качества необходимо обеспечить четкое информационное взаимодействие всех компонентов предприятия ОАО «Магнит», на которые распространено действие системы менеджмента качества.

Такими компонентами, являющимися источниками (и потребителями) информации для обеспечения эффективного управления и функционирования системы менеджмента качества являются:

- структурные подразделения, на которые распространено действие системы менеджмента качества;

-средства автоматизации производственно-хозяйственной деятельности (ПХД), используемые на предприятии;

-служба качества предприятия;

-руководство предприятия.

Эффективного управления и функционирования системой менеджмента качества можно добиться, если дать предприятию ОАО «Магнит» такой инструмент, который позволит автоматизировать выполнение учетно-регистрационных и аналитических функций системы менеджмента качества. Для этого необходимо объединить имеющиеся информационные ресурсы в единое целое, т.е. необходимо создать на предприятии ОАО «Магнит» автоматизированную систему информационной поддержки управления качеством.

Информационная поддержка системы менеджмета качества позволит обеспечить ее эффективное управление и функционирование на основе адекватного применения информационных технологий сбора, обработки, хранения, распространения и использования информации с применением технических и программных средств, баз данных и знаний.

Автоматизированная система информационной поддержки управления качеством будет предназначена для построения на предприятии ОАО «Магнит» автоматизированной системы для сбора, хранения, анализа и передачи информации, отражающей:

-ход процесса, результаты создания и документирования системы менеджмента качества;

-данные о качестве в процессе выполнения деятельности предприятия ОАО «Магнит» - записи по качеству;

-ход процесса и результаты контроля за функционированием системой менеджмента качества ;

-результаты принятых решений;

-ход процесса и результаты совершенствования системы менеджмента качества.

Одной из первых задач в ходе создания компьютерной системы управления качеством продукции является разработка функциональной модели системы качества, описывающей сеть процессов обеспечения качества продукции и их интерфейсы, связанные с ними обязанности, полномочия, процедуры и ресурсы, распределения обязанностей и полномочий подразделений и персонала предприятия. В ходе моделирования системы качества предприятия ОАО «Магнит» будут выявляться ответы на следующие вопросы: какая документация должна описывать систему качества предприятия, какие элементы системы качества, определяемые требованиями стандартов ИСО 9001:2000, включены в систему качества предприятия; какие процессы влияют на качество продукции и какими процедурами регламентируется их выполнение; как обеспечивается выполнение процессов управления качеством продукции на всех этапах ее жизненного цикла и т.д.

Таким образом, метод функционального моделирования позволит решить следующие проблемы:

- оценка оптимальности процессов организации ОАО «Магнит» и управления производством (в том числе, процессов управления качеством производимой продукции);

- разработка регламентов и процедур обеспечения качества продукции;

- замена традиционных руководств по качеству в виде описания текстовых бумажных документов - стандартизированными функциональными моделями в электронной форме, целостность и непротиворечивость которых поддерживается автоматически;

- сбор и анализ информации обо всех процессах, существующих на предприятии ОАО «Магнит»;

- эффективное управление процессами обеспечения качеством продукции.

Автоматизированная система сбора и анализа данных по показателям качества процессов торгового предприятия ОАО «Магнит» должна будет обеспечить выполнение следующих основных функций:

1. Ведение базы данных масштаба предприятия «Магнит».

а) хранит и обрабатывает результаты контроля качества любой фазы бизнес процессов в единой базе данных интегрированной автоматизированной системы управления предприятия;

б) благодаря совместному использованию данных с приложениями интегрированной автоматизированной системы управления предприятия ОАО «Магнит» обеспечивает целостность и безопасность данных;

в) обеспечивает совместное использование результатов контроля качества всеми подразделениями предприятия.

2. Конфигурируемые (настраиваемые) средства сбора и хранения данных.

Наиболее эффективными системами управления качеством являются системы, в которых пользователи имеют возможность определять, какие критические данные по качеству следует собирать.

Пользователь определяет:

- элементы сбора(т.е.определяет, что нужно собирать);

- перечни допустимых значений;

- целевые (номинальные) значения и их допустимые пределы;

- планы сбора для группирования элементов сбора и проведения анализа по конкретному ассортименту изделий, производственному участку, группе поставщиков или заказчиков и т.д.;

Автоматизированная система должна обеспечить возможность регистрации несоответствий (в том числе потенциальных), назначения корректирующих и предупреждающих действий, осуществление контроля своевременности их выполнения. По результатам корректирующих и предупреждающих действий определяется их эффективность.



3.2 Разработка рекомендаций для защиты информации и обеспечения безопасного доступа к информационным ресурсам ОАО «Магнит»

Информационная безопасность - механизм защиты, обеспечивающий:

- конфиденциальность: доступ к информации только авторизованных пользователей;

- целостность: достоверность и полноту информации и методов ее обработки;

- доступность: доступ к информации и связанным с ней активам авторизованных пользователей по мере необходимости.

Информационная безопасность достигается путем реализации соответствующего комплекса мероприятий по управлению информационной безопасностью, которые могут быть представлены политиками, методами, процедурами, организационными структурами и функциями программного обеспечения. Указанные мероприятия должны обеспечить достижение целей информационной безопасности организации ОАО «Магнит».

Предприятие ОАО «Магнит» должно определить свои требования к информационной безопасности с учетом следующих трех факторов.

1) оценка рисков организации. Посредством оценки рисков происходит выявление угроз активам организации ОАО «Магнит», оценка уязвимости соответствующих активов и вероятности возникновения угроз, а также оценка возможных последствий.

2) юридические, законодательные, регулирующие и договорные требования, которым должны удовлетворять предприятие ОАО «Магнит», его торговые партнеры, подрядчики и поставщики услуг.

3) специфический набор принципов, целей и требований, разработанных предприятием в отношении обработки информации.

После того как определены требования к информационной безопасности, следует выбрать и внедрить такие мероприятия по управлению информационной безопасностью, которые обеспечат снижение рисков до приемлемого уровня.

Ключевыми мерами контроля торгового предприятия ОАО «Магнит» будут являться:

- обеспечение конфиденциальности персональных данных;

- защита учетных данных организации;

-права на интеллектуальную собственность.

Мероприятия по управлению информационной безопасностью ОАО «Магнит» включают:

- наличие документа, описывающего политику информационной безопасности;

- распределение обязанностей по обеспечению информационной безопасности;

- обучение вопросам информационной безопасности;

- информирование об инцидентах, связанных с информационной безопасностью.

Для успешного внедрения информационной безопасности в предприятие ОАО «Магнит» решающими будут являться следующие факторы:

- согласованность подхода к внедрению системы безопасности с корпоративной культурой;

- видимая поддержка и заинтересованность со стороны руководства;

- четкое понимание требований безопасности, оценка рисков и управление рисками;

- обеспечение понимания необходимости применения мер информационной безопасности руководством и сотрудниками предприятия ОАО «Магнит»;

- передача инструкций в отношении политики информационной безопасности и соответствующих стандартов всем сотрудникам и контрагентам;

-обеспечение необходимого обучения и подготовки.

Политика информационной безопасности должна быть утверждена и надлежащим образом доведена до сведения всех сотрудников организации ОАО «Магнит». Она должна устанавливать ответственность руководства, а также излагать подход исследуемого предприятия к управлению информационной безопасностью. Как минимум, политика должна включать следующее:

1. определение информационной безопасности, ее общих целей и сферы действия, а также раскрытие значимости безопасности как инструмента, обеспечивающего возможность совместного использования информации;

2. изложение целей и принципов информационной безопасности, сформулированных руководством;

3. краткое изложение наиболее существенных для организации ОАО «Магнит» политик безопасности, принципов, правил и требований, таких как:

1. соответствие законодательным требованиям и договорным обязательствам;

2. требования в отношении обучения вопросам безопасности;

3. предотвращение появления и обнаружение вирусов и другого вредоносного программного обеспечения;

4. управление непрерывностью бизнеса;

5. Ответственность за нарушения политики безопасности;

Следует создавать соответствующие управляющие советы с участием высшего руководства для утверждения политики информационной безопасности, назначения ответственных лиц в области информационной безопасности, а также осуществления координации внедрения мероприятий по управлению информационной безопасностью в организации. При необходимости следует предусмотреть наличие специалиста по вопросам информационной безопасности внутри торгового предприятия ОАО «Магнит», к которому могут обращаться заинтересованные сотрудники. Следует налаживать контакты с внешними специалистами по безопасности для того, чтобы быть в курсе отраслевых тенденций, способов и методов ее оценки, а также с целью адекватного реагирования на инциденты нарушения информационной безопасности. Следует поощрять многопрофильный подход к информационной безопасности, например, путем налаживания сотрудничества между менеджерами, пользователями, администраторами, разработчиками приложений, аудиторами и сотрудниками безопасности, а также специалистами в области страхования и управления рисками.

Функции (роли) и ответственность в области информационной безопасности, как установлено в политике информационной безопасности организации ОАО «Магнит», следует документировать. В должностные инструкции следует включать как общие обязанности по внедрению или соблюдению политики безопасности, так и специфические особенности по защите определенных активов или действий, касающихся безопасности.

Соглашения о конфиденциальности или соглашения о неразглашении используются для уведомления сотрудников о том, что информация является конфиденциальной. Сотрудники предприятия ОАО «Магнит» должны подписать такое соглашение как неотъемлемую часть условий трудового договора.

Условия трудового договора должны определять ответственность служащего в отношении информационной безопасности. Там, где необходимо, эта ответственность должна сохраняться и в течение определенного срока после увольнения с работы. Необходимо указать меры дисциплинарного воздействия, которые будут применимы в случае нарушения сотрудником требований безопасности.

Все сотрудники предприятия ОАО «Магнит» и, при необходимости, пользователи третьей стороны должны пройти соответствующее обучение и получать на регулярной основе обновленные варианты политик и процедур информационной безопасности, принятых в организации. Обучение сотрудников ОАО «Магнит» должно обеспечить знание ими требований безопасности, ответственности в соответствии с законодательством, мероприятий по управлению информационной безопасностью, а также знание правильного использования средств обработки информации, например процедур регистрации в системах, использования пакетов программ, прежде чем им будет предоставлен доступ к информации или услугам.

3.3 Информационные технологии как путь улучшения линейно-функциональной структуры управления ОАО «Магнит»

Структура управления ЗАО «Магнит» имеет вид линейно-функциональной. Линейно-функциональная структура - это синтез линейного и функционального управления. Функциональные звенья теряют право принятия решений и непосредственного руководства нижестоящими подразделениями. Они принимают участие в постановке задач, подготовке решений, помогают линейному руководителю в реализации отдельных функций управления. Так, например, отдел по закупкам занимается поиском поставщиков, подготовкой, разработкой и заключением договоров поставки, которые в свою очередь затем подписываются директором. Основной задачей бухгалтерии ОАО «Магнит» является подготовка бухгалтерской отчетности, также утверждаемой директором. Многолетний опыт использования линейно-функциональных структур управления показал, что они наиболее эффективны в условиях, когда аппарат управления выполняет рутинные, часто повторяющиеся задачи, и посредством жесткой системы связей обеспечивается четкая работа каждой подсистемы и организации в целом. В то же время выявились существенные недостатки, среди которых отмечают следующие:

- невосприимчивость к изменениям, особенно под воздействием научно-технического и технологического прогресса;

- жесткость системы отношений между звеньями и работниками аппарата управления, обязанными строго выполнять установленные правила;

- медленная передача и переработка информации из-за множества согласований (как по вертикали, так и по горизонтали).

Исходя из этого, одним из основных путей совершенствования организационной структуры управления ОАО «Магнит» является применение достижений информационных технологий. Такие технологии позволяют и работникам, и руководителям высшего звена очень быстро получать необходимую информацию. Распоряжения могут передаваться с одного на другой конец фирмы, а решения способны низшие ее звенья. Благодаря этому повышается оперативность управления ОАО «Магнит», более того, могут быть ликвидированы целые звенья административного аппарата, существовавшие лишь для сбора, структурирования и распространения информации.



Заключение

Исследование темы «Информационная среда организации и процесс ее формирования» позволило заключить следующее.

Анализ внутренней информационной и внешней информационной среды -- это очень важный для выработки стратегии организации и очень сложный процесс. Он требует внимательного отслеживания происходящих в среде процессов, оценки факторов и установления связи между факторами и теми сильными и слабыми сторонами организации, а также возможностями и угрозами, которые заключены во внешней среде.

Очевидно, что, не зная, что происходит во внешнем окружении и не развивая свои внутренние компетентные стороны, организация очень скоро начнет терять конкурентное преимущество, а затем может просто исчезнуть с рынка.

При написании данной курсовой работы была рассмотрена деятельность торговой сети ОАО «Магнит».

Подводя итоги проделанному в данной работе исследованию, мы делаем следующие выводы:

Наиболее существенными чертами акционерного общества «Магнит», позволяющими выделить его в самостоятельную организационно - правовую форму юридического лица, являются:

а) акционерное общество является коммерческой организацией, т.е. такой, основной целью деятельности которой, согласно законодательству, является извлечение прибыли.

б) главная особенность акционерного общества состоит в том, что его уставный капитал поделен на определенное число акций - ценных бумаг, каждая из которых дает ее владельцу (акционеру) равный объем прав;

в) отношения между обществом и акционерами носят обязательственный характер. Это означает, что лицо, вкладывающее свои средства в капитал общества, приобретает взамен акции, которые создают между ним и обществом обязательственные отношения, дают ему, прежде всего, право на получение доходов от деятельности общества и ряд других прав.

В ходе написания данной курсовой работы было выяснено, что торговая сеть «Магнит» очень успешно ведёт свою деятельность. Подтверждение этому является широкий круг потребителей товаров данной торговой сети, высокая конкуренция на курском рынке.

В заключении можно сделать вывод, что цели, поставленные в работе, достигнуты, задачи выполнены. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы и приложений.



Список литературы

1. Бочкарев А., Краснова В., Матевеева А.И. и др. Семь нот менеджмента. - М.: Журнал Эксперт, 2007,90 С.

2. Бороноева Т.А. Современный рекламный менеджмент / Т.А. Бороноева.- М.: Аспект-Пресс, 2007, 114 С.

3. В. В. Горлов. Книга директора магазина: практ. рекомендации ; под ред. С. В. Сысоевой. - 2-е изд., улучшен. и доп. - СПб.: Питер, 2007. - с 34-36.

4. Колкиева М.В. Теория организации в вопросах и ответах. - М.: Проспект,

5. Коренченко Р.А. Общая теория организации: Учебник для вузов / Р.А. Коренченко. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2007, 281С .

6. Латфуллин Г.Р., А.В. Райченко.Теория организации: Учебник для вузов - СПб.: Питер, 2010, 351С .

7. Рогожин С.В., рогожина Т.В, Теория организации. Учбеное пособие. - М.: Экзамен, 2011,108 С.

8. Смирнов Э.А. Основы теории организации: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2011,с 75-79.

9. Суркова, Е. В. Основы маркетинга: учебное пособие / Е. В. Суркова. - Ульяновск: УлГТУ, 2007, 152 С.

10. Царев В.В., Кантарович А.А. Электронная коммерция. - Спб.:ПИТЕР,

11. Феофанов, О. А. Реклама: новые технологии в России: учеб. пособие / О. А. Феофанов. - СПб.: Питер, 2009. 384 С.

12. Устав ОАО «Магнит» от 05. 06. 2012 г. - Режим доступа: http: //www. magnit-info.ru/.

13. Официальный сайт сети «Магнит». - Режим доступа: http: //www. magnit-info.ru/.

14. http://www.kniga-uchebnik.com

15. http://www.studsell.com

Размещено на Allbest.ru

...