Документирование деятельности коммерческой организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Орловский государственный институт искусств и культуры»

Факультет документных коммуникаций

Кафедра информатики и документоведения

Курсовая работа

По специальности Документоведение и документационное обеспечение управления

Документирование деятельности коммерческой организации (на примере ООО «Дюйм»)

студентки 3 курса заочного отделения

Ледовской Е.А.

Научный руководитель:

Профессор

Деденева А.С.

Орел - 2013



Оглавление

Введение

Глава 1. Законодательно-нормативные акты по документированию деятельности организации

1.1 Законы РФ по правовому регулированию документационного обеспечения управления

1.2 Организация ДОУ в коммерческих организациях

Глава 2. ООО «Дюйм». Характеристика направления деятельности

2.1 Общие положения

2.1.1 Особенности общества с ограниченной ответственностью

2.1.2 Управление в обществе с ограниченной ответственностью

2.2 Характеристика деятельности

Глава 3. Виды и формы документирования деятельности ООО «Дюйм»

3.1 Организационно-правовые документы ООО «Дюйм»

3.2 Распорядительные документы ООО «Дюйм»

3.3 Информационно-справочные документы ООО «Дюйм»

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения



Введение

распорядительный документ управленческий

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный и упорядоченный характер. Для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. В рамках ДОУ предъявляют особые требования к документированию управленческой деятельности, так как этот процесс влияет на качество выполнения заданий, организацию и культуру труда работников.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположение их реквизитов путём использования унифицированных форм; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличении срока их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям.

К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Актуальность выбранной темы определена недостаточной проработкой проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности организации, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Предметом курсовой работы является документирование деятельности коммерческой организации.

Ни одна коммерческая организация не может осуществлять свою деятельность без ведения документации. Какой бы величины ни была компания, мы обязательно столкнемся с таким понятием как документ.

Документ -- материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов.

Целью курсовой работы является рассмотреть виды и формы документирования деятельности коммерческой организации.

Задачи:

- изучить организационные формы документирования на предприятии;

- рассмотреть процесс документооборота на предприятии;

В первой главе рассмотрены законодательные и нормативные акты, с помощью которых ведется документация в организации.

Во второй главе приведены примеры и полное описание документов компании.

В третьей главе дана характеристика деятельности организации.

Курсовая работа включает введение, три главы, заключение, список библиографической литературы и приложение.



Глава 1. Законодательно-нормативные акты по документированию деятельности организации

1.1 Законы РФ по правовому регулированию документационного обеспечения управления

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. В настоящее время регламентация документирования, организации и технологии документационного обеспечения управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладает Конституция Российской Федерации.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению. Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность; в ст. 878 определен формуляр чека и т.д.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» 1995 г. закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. В 2006 году этот федеральный закон был отменен новым «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила оформления первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Федеральные законы «Об акционерных обществах» и «Об обществах с ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ значительное внимание уделяют порядку документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных обществах» и ст. 50 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Закон установил обязательность хранения документов обществ по месту нахождения их исполнительных органов. Общества отвечают за упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранение в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов Российской Федерации» (в редакции от 24 июля 1998 г.) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральном законе «Об основах государственной службы Российской Федерации», посвященном правовым основам организации государственной службы и положению государственных служащих, регламентируется порядок документирования прохождения государственной службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного дела.

Постановлением правительства Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен также порядок его государственной регистрации в Министерстве юстиции РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений деятельности государственных и негосударственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.

Таким образом, общий перечень нормативных актов и инструктивных материалов по ведению делопроизводства в коммерческой организации:

1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации.

4. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

5. Федеральный закон от 14 июля 2006 г. № 24-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

6. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах».

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 февраля 1999 г.).

10. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

11. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.

17. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

18. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.

19. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995.

1.2 Организация ДОУ в коммерческих организациях

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Янковская В.Ф Организация движения внутренних документов (на примере движения распорядительных документов) // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2010. - № 12.

Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

1) прием и первичная обработка документов;

2) предварительное рассмотрение и распределение документов;

3) регистрация документов;

4) контроль за исполнением;

5) информационно-справочная работа;

6) исполнение документов и отправка. Янковская В.Ф. Правила организации документооборота // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2011. - № 7.



Глава 2. ООО «Дюйм». Характеристика направления деятельности

2.1 Общие положения

Обществом с ограниченной ответственностью является общество, учрежденное одним или несколькими лицами, уставный капитал которого разделен на доли и участники которого несут риск убытков, связанных с деятельностью общества в пределах стоимости внесенных ими вкладов.

Общество с ограниченной ответственностью «Дюйм», именуемое в дальнейшем «общество», создано в соответствии с ГК РФ и ФЗ РФ «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 28.02.98 г. и на основании общего собрания учредителей от 8.02.1999 г. Протокол № 1.

Полное наименование общества: общество с ограниченной ответственностью «Дюйм».

Сокращенное наименование: ООО «Дюйм».

2.1.1 Особенности общества с ограниченной ответственностью

- наименование общества должно содержать наименование и указание на организационно-правовую форму;

- число участников должно быть не менее 1 лица и не более 50;

- участниками могут быть физические и юридические лица, не могут быть участниками государственные органы и органы местного самоуправления, другое хозяйственное общество, состоящее из одного лица;

- учредительными документами являются устав и учредительный договор;

- уставный капитал составляется из стоимости вкладов участников и не должен быть менее стократной величины МРОТ на день регистрации (10 тыс. руб. в настоящее время).

- уставный капитал должен быть оплачен не менее половины на день регистрации общества;

- общество может быть реорганизовано или ликвидировано по общим основаниям (по решению участников, суда);

- общество может быть преобразовано в акционерное общество или в производственный кооператив;

- участник общества может продать свою долю другим участникам или третьим лицам, если иное не предусмотрено в учредительных документах; другие участники имеют преимущественное право покупки;

- доля в уставном капитале общества переходит по наследству, если для этого не требуется согласия других участников, которое может быть предусмотрено в учредительных документах. При отсутствии такого согласия наследнику должна быть выплачена стоимость его доли или выделено имущество в натуре;

- участник в любое время может выйти из общества независимо от согласия других участников с выплатой ему стоимости его доли.

Учредительные документы общества с ограниченной ответственностью должны содержать:

- наименование юридического лица с указанием организационно-правовой формы;

- его местонахождение;

- порядок управления деятельностью юридического лица;

- условия о размере уставного капитала общества;

- условия о размере долей каждого из участников;

- условия о размере, составе, сроках и порядке внесения ими вкладов;

- условия об ответственности участников за нарушение обязанностей по внесению вкладов;

- условия о составе и компетенции органов управления обществом;

- условия о порядке принятия ими решений; иные сведения.



2.1.2 Управление в обществе с ограниченной ответственностью

Высшим органом является общее собрание участников, исполнительным - правление (коллегиальный) или директор (единоличный).

К исключительной компетенции общего собрания участников относятся:

- изменение устава общества, а также размера его уставного капитала;

- образование исполнительных органов общества и досрочное прекращение их полномочий;

- утверждение годовых отчетов и бухгалтерских балансов общества и распределение его прибылей и убытков;

- решение о реорганизации или ликвидации общества;

- избрание ревизионной комиссии (ревизора) общества;

- иные вопросы.

2.2 Характеристика деятельности

Компания Дюйм - оптовая компания, специализирующаяся на комплексных поставках оборудования для инженерной сантехники.

Образованная в 1999 году, компания Дюйм на сегодняшний день является одним из лидеров российского рынка инженерных систем по темпам роста и объемам продаж. На протяжении всего периода деятельности компания постоянно развивалась, расширяя территорию присутствия в регионах, дополняя ассортимент продукции и увеличивая объем продаж. За последние четыре года ассортимент продукции увеличился в 2,5 раза, оборот увеличился в 5 раз.

Основными поставщиками компании являются:

- BUGATTI

Краны шаровые для воды и газа. Предохранительная и регулирующая арматура: фильтры, клапаны обратные, редукторы давления, вентили для радиаторов, коллекторы. Фитинги для труб.

- CIMBERIO

Балансировочные клапаны.

- EMMETI

Компоненты для систем отопления и водоснабжения: коллекторы, коллекторные группы, вентили для радиаторов, трубы, предохранительные, регулирующие и контрольно-измерительные приборы.

- ESBE

Клапаны смесительные, приводы для клапанов.

- F.I.V.

Шаровые краны для воды и газа, садовые краны со штуцерами, редукторы, обратные клапаны.

- FV-PLAST

Полипропиленовые трубы. Фитинги для полипропиленовых труб. Инструмент для монтажа полипропиленовых труб и фитингов.

- HENCO INDUSTRIES N.V.

Металлопластиковые трубы. Фитинги для металлопластиковой трубы: обжимные и прессовые латунные. Ударопрочные и термостойкие пресс-фитинги и Push-фитинги из поливинилденфторида.

- IDRONORD

Трубы медные хромированные. Фитинги латунные хромированные. Принадлежности для герметизации.

- ITAP

Краны шаровые для воды и газа. Предохранительная и регулирующая арматура: фильтры, клапаны обратные, задвижки, редукторы давления, воздухоотводчики, вентили для радиаторов. Соединения для труб: сгоны, уникальные соединения пригодные для укладки в стяжку: Multi-Fit- для металлопластиковых труб, Itap-Fit - для медных и РЕХ-труб.

- MADDALENA

Счетчики для воды и тепла.

- ROLS ISOMARKET

Теплоизоляция для труб и тёплого пола, принадлежности для монтажа теплоизоляции.

- THERMEX

Водонагреватели накопительные и проточные.

- TIEMME

Фитинги резьбовые латунные универсальные, коллекторы и коллекторные группы, вентили и узлы для радиаторов, термоголовки, фильтры самопромывные с манометрами. Фитинги латунные для металлопластиковых труб обжимные и прессовые, для PEX труб обжимные, для ПНД труб обжимные, фитинги для медных труб обжимные.

- UNI-FITT

Металлопластиковые и PEX трубы, мембранные баки для отопления и водоснабжения, смесительные клапаны, коллекторные группы и комплектующие для радиаторов.

- VIEGA

Медные и бронзовые фитинги под пайку, медные и бронзовые пресс-фитинги для воды и газа, пресс-фитинги и трубы из нержавеющей стали, аксессуары для пайки и обработки медных труб.

- VOGEL & NOOT

Стальные панельные радиаторы и аксессуары.

- WATTS

Компоненты для систем отопления и водоснабжения: коллекторы, коллекторные группы, вентили для радиаторов, предохранительные, регулирующие и контрольно-измерительные приборы, насосы, насосные модули, комплектующие для котельных, промышленная арматура для воды, трубы металлопластиковые и полиэтиленовые (PEX).

- WIELAND

Медные трубы, Cuprotherm - уникальные медные трубы в PERT-оболочке для использования с пресс-фитингами под металлопластиковую трубу.

- WILO

Насосы и насосные установки для отопления, охлаждения, водоснабжения, канализации и дренажа.

На сегодняшний день открыты представительства компании в Москве, Барнауле, Владимире, Екатеринбурге, Краснодаре, Казани, Нижнем Новгороде, Новосибирске, Ростове-на-Дону, Самаре, Саратове, Санкт-Петербурге и Тольятти.



Глава 3. Виды и формы документирования деятельности ООО «Дюйм»

3.1 Организационно-правовые документы ООО «Дюйм»

Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения - в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Павленко В.В. Документирование управления персоналом: учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2003.

К организационно-правовым документам в ООО «Дюйм» относятся:

Устав организации, положение об организации.

Положения о структурных подразделениях.

Регламенты работы аппарата управления (руководства).

Штатное расписание.

Инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению).

Должностные инструкции работников.

Правила и др.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организации, его взаимоотношения с другими предприятиями, фирмами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Положения - нормативные акты, имеющие сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, комплектацию, обязанности и организацию работы предприятия.

Инструкции - правовые акты, издаваемые или утверждаемые в целях установления правил, регулирующих организационные, финансовые, технологические и иные стороны деятельности.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.

В ТК РФ нет прямого требования о наличии штатного расписания в каждой организации, однако в постановлении Роскомстата России от 15.01.04 г. № 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма Т-3 (штатное расписание), распространяются на организации всех форм собственности.

Принять сотрудника по трудовому договору, будь это для него основное место работы или работа по совместительству, можно только на предусмотренную штатным расписанием должность и в указанное в нем структурное подразделение организации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37), составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду.

Поскольку такая должность есть далеко не в каждой организации, то руководство компании самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

Если руководитель организации возлагает данную обязанность на работника, у которого она в трудовом договоре и (или) должностной инструкции не прописана, то такое лицо назначается посредством приказа по основной деятельности.

Правила внутреннего трудового распорядка - документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации.

Должностные инструкции - документ, устанавливающий для сотрудника (категории сотрудников) организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

К обязательному перечню документации относятся распорядительные документы, информационно - справочные документы, документы по персоналу.

C разработки (рассмотрения) именно организационно - правовых документов начинается жизнедеятельность организации.

Сейчас невозможно представить, как бы функционировала та или иная организация, будь то государственное предприятие или коммерческий банк, научно - исследовательский институт или воинская часть, неприметный частный магазинчик или престижное официальное издательство, без таких фундаментальных вещей как собственный Устав, без положений, без штатного расписания, без распорядка работы и без должностных инструкций.
Все вышеперечисленные документы и составляют основу организационно - правовой деятельности ООО «Дюйм».

3.2 Распорядительные документы ООО «Дюйм»

К распорядительным документам ООО «Дюйм», издаваемым генеральным директором относятся приказы.

Приказ - распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными.

Приказы могут издаваться устно и письменно.

Характеризуя данный вид служебных документов, относящихся большей частью к внутренней служебной переписке, можно выделить среди них:

* ежегодные приказы;

* повседневные приказы;

* чрезвычайные приказы;

* специальные приказы;

* прочие приказы.

Ежегодные приказы служат для общей регламентации работы организации в течении года. В соответствии с содержанием таких приказов генеральный директор определяет (уточняет) распорядок дня, регламент рабочих служб, объявляет состав постоянно действующих комиссий, порядок организации охраны, пропускного режима и т.д.

Годовой приказ дополняется большим количеством приложений к нему.

Повседневный приказ издается для регламентации повседневной деятельности организации, в том числе прием на работу и увольнение, перемещение сотрудников по службе, убытие сотрудников в отпуска, командировки и т.п., организация сверхурочных работ.

Повседневные приказы издаются за подписью генерального директора организации ежедневно или с меньшей периодичностью, по мере накопления сведений и разного рода распоряжений, которые необходимо "отдавать" именно приказом по организации.

Чрезвычайные приказы издаются для регламентации деятельности организации в какой-то чрезвычайный период. Содержание таких приказов предельно конкретно определяет порядок действий должностных лиц, нередко наделяя их дополнительными (чрезвычайными) полномочиями.

Специальные приказы издаются для регламентации деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности организации по тем или иным направлениям. Наиболее часто в таких приказах отражаются вопросы финансово-экономической деятельности организации, например связанные с выплатой денежного вознаграждения по итогам года или квартала и т.п.

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:

- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1); (унифицированная форма № Т-1а);

- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5); (унифицированная форма № Т-5а);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6); (унифицированная форма № Т-6а);

- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма № Т-8); (унифицированная форма № Т-8а);

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9); (унифицированная форма № Т-9а);

- приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11); (унифицированная форма № Т-11а).

3.3 Информационно-справочные документы ООО «Дюйм»

Информационно-справочные документы используются как для передачи информации от одного адресата (должностного лица, структурного подразделения, всей организации) к другому, так и для фиксации каких-то информационных сведений.

В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в этих документах, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

Такие информационно-справочные документы, как докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты являются основным средством внутренних коммуникативных связей организации. Они могут быть подготовлены на компьютере или составлены от руки и подписаны их составителем.

Письма, телеграммы, телефонограммы, факсы являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей, поэтому они должны быть подписаны одним из руководителей организации.



Заключение

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов по совершенствованию организации делопроизводственного обслуживания Компании:

1. Следует разработать все необходимые нормативные документы:

- инструкцию по делопроизводству,

- положение об Общем отделе,

- положение о комиссии по проведению экспертизы ценности документов,

- должностную инструкцию секретаря Генерального директора.

2. Внесены изменения в следующие этапы делопроизводства:

- первичная обработка поступающих документов (разработать и использовать список нерегистрируемой документации;

- при распределении поступающей документации подлинники передавать ответственному исполнителю;

- предлагается наделить секретаря-референта Генерального управления дополнительным правом самостоятельно распределять входящую корреспонденцию);

- регистрации документов (рекомендуется проводить регистрацию только в компьютерной форме);

- формирование и оформление дел (необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства; при формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности);

- при составлении описи дел необходимо проставлять подпись секретаря с указанием должности и отметку о согласовании с руководителем делопроизводственной службы компании.

3. Внесены предложения по усилению контроля за соблюдением правил оформления и подготовки документов, установленных законодательством.

4. Необходимо составить номенклатуру дел компании с учетом сроков хранения документов в соответствии с Перечнем.

5. Предлагается внедрить автоматизированную систему документационного обеспечения управления.

6. Необходимо сократить количество внутренних документов (при внутренней переписке сотрудников компании предлагается использовать только докладные записки и только по вопросам, которые невозможно решить путем устных переговоров).

7. Необходимо приступить к созданию архива для документов компании.

8. Необходимо перейти к автоматизированной системе делопроизводства.

Первоначально обработка документов в компании осуществлялась традиционным способом, но расширение организационной структуры, увеличение количества филиалов и появление новых функций привело к поиску новых форм организации делопроизводственной службы и документооборота.

Оценка традиционных технологий приводит к осознанию необходимости использования для работы с документами новых методов.

Основным направлением совершенствования технологии обработки документов является внедрение компьютерных систем обработки информации. Внедрение современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов компании позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для такой крупной компании.

Эффективным также является применение нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления в виде электронных текстов в корпоративной сети.

Электронные сообщения являются наиболее оперативным, удобным и надежным средством документационного обеспечения управления.

Компьютерная система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом в компании, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

Также система автоматизации делопроизводства позволит снизить трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации. В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного обслуживания, можно сделать вывод о том, что соответствующий требованиям уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.



Список использованных источников и литературы

1. Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 8 февраля 1988 г. № 129-ФЗ.

2. Федеральный Закон «О лицензировании отдельных видов деятельности» № 128-ФЗ от 8 августа 2001 г.

3. Федеральный Закон «О государственной регистрации юридических лиц» от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - Введ. 23.01.1988. - М.: Изд-во стандартов, 1988.

5. Кузнецова, А.П. Машинопись: практич. Пособие / А.П. Кузнецова, Р.Н. Вангенгейм. - М.: Высшая школа, 1999. - 224 с.

6. Ларин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Ларин. - М.: Научная книга, 1988.-179 с.

7. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство: учеб. курс / Н.В. Макарова, Ю.Н. Николайчук, Ю.Ф. Титова. - СПб.: Нева, 2003.

8. Павленко В.В. Документирование управления персоналом: учеб. пособие / В.В. Павленко, А.В. Охотников, Л.П. Горячева. - Ростов н/Д, 2003. - 92 с.

9. Петров М.Н. Эффективная работа. М.Н. Петров. - М.; СПб.: Питер, 2004.-848 с.

10. Стенюков, М.В. Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М.В. Стенюков. - М.: «Приор издат», 2003. - 144 с.



Приложение 1

ООО «ДЮЙМ» УТВЕРЖДАЮ

27.09.2010 г. Генеральный директор

Иванов____ Н.А. Иванов

27.09.2010 г.

Должностная инструкция секретаря генерального директора

1. Общие положения

Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется приказом генерального директора.

Основными задачами секретаря является организационное и документационное обеспечение деятельности генерального директора.

Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия.

В своей деятельности секретарь руководствуется:

действующим законодательством РФ;

Уставом предприятия;

Положением о функциональных службах предприятия;

правилами трудового распорядка;

приказами (указаниями) руководства предприятия;

нормативно - методическими материалами по организации делопроизводства;

настоящей должностной инструкцией.

Секретарь должен знать:

структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями генерального директора, фамилии руководителей структурных подразделений, вышестоящую организацию, фамилии ее руководителей, основные организации-партнеры и их руководство;

государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

правила орфографии и пунктуации, инструкции по делопроизводству;

правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию;

правила ведения телефонных переговоров;

правила техники безопасности и противопожарной защиты;

приемы оказания первой медицинской помощи.

Секретарь должен уметь:

составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

пользоваться средствами связи и организационной техникой;

работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями WORD, EXCEL;

пользоваться базой данных;

пользоваться возможностями Интернета;

принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

вести деловые переговоры.

Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные задачи и функции

Основной задачей секретаря является документационное и информационное обеспечение деятельности генерального директора.

Для этого секретарь:

Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, готовит их для доклада генеральному директору.

Готовит проекты резолюций на поступившие документы, согласует их с генеральным директором.

По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение.

Ежегодно ведет контроль за сроками исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений; информирует его о состоянии исполнения.

Готовит по поручению генерального директора проекты документов, согласовывает их с руководителями структурных подразделений.

Осуществляет контроль оформления (полнота визирования, наличие и компетентность приложений) исходящих документов, переданных структурными подразделениями на подпись генеральному директору.

Готовит по поручению генерального директора тексты его выступлений, отчетов и докладов, выполняет их редактирование, организует перепечатку и считку этих документов.

Ежедневно готовит для генерального директора информационные сводки о публикациях в прессе, связанных с направлениями деятельности организации.

Следит за публикациями в отраслевых (специальных) изданиях и составляет тематические обзоры по ним и информирует генерального директора.

Контролирует сохранность документов в приемной генерального директора, правильность формирования дел.

По указанию генерального директора ведет подготовку совещаний, обеспечивает оформление и хранение протоколов.

Организует выполнение указаний и поручений генерального директора по бронированию номера в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.

Организует работу приемной, регулирует поток посетителей, самостоятельно решает вопросы о возможности приема.

Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов.

3. Обязанности

Для выполнения возложенных на него функций секретарь обязан:

Сохранять конфиденциальность информации.

Выполнять распоряжения руководства.

Придерживаться правил оформления и сроков подготовки документов.

Соблюдать правила делового общения, нормы служебного этикета, служебную субординацию.

Обеспечивать сохранность документов.

4. Права

Секретарь генерального директора имеет право:

Обращаться к руководителям структурных подразделений организаций за информацией по производственным вопросам.

Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками.

Вносить руководству предложения о наказаниях и поощрениях работников секретариата.

Визировать проекты документов, представляемых на подпись генеральному директору.

Принимать участие в подборе и расстановке кадров технического персонала приемной.

5. Ответственность

Секретарь генерального директора несет ответственность за:

Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

Не сохранность конфиденциальной информации.

Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей.

Нарушение правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации.

Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

6. Взаимосвязи

Секретарь генерального директора в своей деятельности взаимодействует:

Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов

С юридической службой по вопросам согласования проектов распорядительных документов.

С вышестоящими организациями, со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора

Зам. директора А.Н. Киселева

С должностной инструкцией ознакомлен

Секретарь Д.С. Сидоренко

27.09.2010 г.

Приложение 2

Приказ по основной деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «ДЮЙМ»

Приказ

«25» декабря 2010 г. № 34

г. Нижний Новгород

О переходе на электронную систему «Amadeus»

В связи с переходом с 01.01.2011 г. предприятия на систему электронного бронирования( «Amadeus»)

ПРИКАЗЫВАЮ:

Всем сотрудникам компании пройти курс обучения для работы с электронной системой бронирования «Amadeus». (отв.- секретарь Сидоренко Д.С.)

По окончанию курса всем сотрудникам получить сертификат, разрешающий работу с новой системой. (отв.- секретарь Сидоренко Д.С.)

Сотрудники, не получившие сертификат, будут уволены. (отв.- секретарь Сидоренко Д.С.)

Генеральный директор Н.А. Киреев

Разослать: все отделы предприятия

Д.С. Сидоренко 232-55-67

В дело №_____



Приложение 3

Распоряжение

Общество с ограниченной ответственностью «ДЮЙМ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.10.2010 г. № 20

г. Н. Новгород

О проведении безлимитного интернета

В связи с вводом в эксплуатацию интернета в компании OOО «ДЮЙМ» и с целью упорядочения его работы:

1. Утвердить положение об безлимитном интернета (прилагается).

2. Секретарю компании Д.С. Сидоренко в недельный срок переработать и ввести в обращение новый тип оплаты интернет- услуг

3. Контроль за исполнение распоряжения возложить на секретаря генерального директора компании Д.С. Сидоренко.

Генеральный директор Н.А. Киреев

Разослать: информационный отдел

Д.С. Сидоренко 232-55-67

В дело №_____



Приложение 4

Акт OOО «ДЮЙМ»

Общество с ограниченной ответственностью «ДЮЙМ»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Киреев /Н.А. Киреев/

11.10.2010 г.

Акт № 67

Основание: приказ от 11.10.2010 г. № 76 «О замене старых компьютеров на новые»

Комиссия в составе:

Председатель: зам. директора А.Н. Киселева,

Члены комиссии:

секретарь ген. директора - Д.С. Сидоренко

начальник магазина «IMANGO» - А.А. Сорокин

программист - И.П. Макаров

составили настоящий акт о том, что 13 октября 2010 г. была проведена замена старых компьютеров на новые и выявлены следующие нарушения:

Установленные программы не лицензированы

Процессор № 5 не работает

Компьютер № 4 не подключен к интернету.

Выводы комиссии:

Установить лицензионные программы

Заменить процессор № 5 на новый

Устранить указанные неисправности в срок до 30 октября 2010г.

1-й экз. - хранится в магазине «IMANGO»

2-й экз. - хранится в администрации.

Председатель Н.А. Киреев

Члены комиссии

Сорокин А.А Сорокин

Макаров И.П. Макаров



Приложение 5

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Директору ООО «PEGAS»

22.12.2010 г. Н.С. Высоцкому

о поломке компьютерного оборудования

В связи с поломкой компьютерного оборудования № 4 прошу перенести сроки сдачи отчета в ООО « PEGAS» (г. Москва) с 27.12.2010 г. на 10.01.2011 г.

Председатель оргкомитета Киселева /А.Н. Киселева/



Приложение 6

Заявление о приеме на работу

Резолюция

руководителя Директору ООО «ДЮЙМ»

Подпись Н.И. Кирееву

от Савченко Артема Викторовича,

проживающего по адресу:

Заявление

Прошу принять меня с 15.01.2011 г. на работу в информационный отдел на должность секретаря.

25.12.2010 г.

Савченко

Резолюция

руководителя информационного отдела

Подпись И.О. Фамилия

00.000.00



Приложение 7

Приказ по личному составу

Общество с ограниченной ответственностью «ДЮЙМ»

«21» декабря 2010 г. № 19л

ПРИКАЗ

по личному составу

1. ПРИНЯТЬ:

Савченко Артема Викторовича принять на работу с 20.12.1010 г. секретарем в информационный отдел с окладом 10000 руб. в месяц.

Основание: заявление Савченко А.В. от 20.12.2010 г.;

Миронову Галину Петровну принять на работу с 20.12.2010 г. уборщицей с окладом 6000руб. в месяц.

2. УВОЛИТЬ:

Коновалова Олега Петровича, секретаря информационного отдела, уволить 20.12.2010г. по собственному желанию, ст. 80 Трудового кодекса Р.Ф.

Основание: заявление Коновалова Олега Петровича от 19.12.2010г.

Генеральный директор Киреев /Н.А. Киреев/

Верно

Секретарь Сидоренко /Д.С. Сидоренко/

21.12.2010 г.

Разослать: администрация информационного отдела

Исп. Д.С. Сидоренко, 232-55-67



Приложение 8

Приказ о сокращении численности штатных работников

Общество с ограниченной ответственностью «ДЮЙМ»

ПРИКАЗ

20.12.2010 № 34л

О сокращении численности работников

В соответствии с Решением совместного заседания Совета директоров и профсоюзов комитета ООО «ДЮЙМ» от 20.12.2010 г. протокол № 35 в связи с необходимостью проведения мероприятия по улучшению финансового положения предприятии, дальнейшей рационализации его штатной структуры и численности работающих.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Исключить с 20.12.2010 г. из штатного расписания ООО «ДЮЙМ» следующие должности:

секретарь 1ед. 10000 -00

уборщица 1ед. 6000 -00

охранник 1ед. 10000 -00

2. Специалисту отделу кадров (секретарю) Сидоренко Д.С. в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, сообщить работникам о предстоящем сокращении численности предприятия.

...