Функции и элементы документа

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документ, его функции и элементы

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в Х веке в Древнерусском государстве (Полоцкое княжество X-XIII вв.) практиковалось составление официальных документов.

ХIII -- ХVI вв. Великое княжество литовское. В конце ХIV документы начинают составлять на бумаге. Начала действовать первая государственная канцелярия. При канцелярии находился архив. Архив Великого княжества Литовского дошел до нас в виде 600 томов.

Издан Статут Великого княжества Литовского (издания 1529, 1566, 1588 гг.).

Система государственного делопроизводства начала формироваться с середины ХV в. Приказы выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому этот период называют приказным.

В ХV - ХVI вв. складывается белорусский делопроизводственный язык. Появляются формуляры - образцы документов. Формируются специальные системы документирования: дипломатическая, учетная, военная и судебная. Утвердился состав документов, сложились основные правила их составления, оформления, движения и хранения.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы "Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР".

Важным событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь. Белорусским государственным институтом стандартизации и сертификации (БелГИСС) в 1995 году был утвержден и введен в действие стандарт Беларуси СТБ 6.10.1-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения". В 1996 году был введен в действие СТБ 6.38-95 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который был разработан Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (заменен на СТБ 6.38-2004 в 2004 году).

Термин "документ" появился в ХVII в. и означал "способ доказательства". ГОСТ 16483-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" в разделе "Общие понятия" содержит следующее определение документа: "Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве". Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации и выполняемых документом функций и т.д.

Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Функция документа - это целевое назначение, присущее ему.

К основным функциям документов относятся:

  информационная (она присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них, имеет сложную структуру: запечатление, сохранение, передача социальной информации);

  управленческая (организационная функция - выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации; они отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления; выступает в нормальной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, организации, предприятия);

  коммуникативная (передача информации во времени и пространстве. Это - организация и поддержание информационной связи в обществе между отдельными элементами общественной структуры);

  правовая (юридическая функция - функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений; к ним относятся правовые акты органов государственной власти и гос. управления (указы, законы, постановления), акты управления учреждений, предприятий, организаций; договорные документы; удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы и др.); оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, накладные и др.);

  учетная (функция учета - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля; учетные документы фиксируют в специфической форме широкий спектр информации);

  культурная (в этой функции документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции; это культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно- и аудиовизуальных способов запечатления; состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эстетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе);

  функция исторического источника (изучается исторической наукой. Документ становиться историческим источником с момента его возникновения).

Функции документов, их целевое назначение определяются необходимостью в реализации конкретной общественной потребности и особенно выражены не в единичном документе, а в комплексе документов, крупном документальном массиве.

Документы: отражают деятельность организации; на их основе принимаются управленческие решения; являются главным аргументом в спорных ситуациях; являются гарантом прав на недвижимость, собственность.

Документ обеспечивает: закрепление информации; сбор информации; обработку информации; использование информации; хранение информации.

Формы управления тесно связаны с видами документов, например:

  учет - с написанием различных отчетов;

  планирование - с составлением планов;

  инструктирование - с разработкой методик, инструкций;

  руководство - с изданием приказов, распоряжений.

В зависимости от места возникновения и направления движения документы подразделяются на:

  исходящие;

  входящие;

  внутренние.

В зависимости от количества лиц, участвующих в создании документов:

  односторонние;

  двухсторонние (многосторонние).

По ограничению доступа к документам:

  секретные (особой важности, совершенно секретные и секретные);

  несекретные документы.

По форме документы могут быть:

  индивидуальные (создаются в произвольной форме);

  типовые (представляют собой образец, на основе которого строятся тексты документов аналогичного содержания);

  формуляр и реквизиты (часть документа отпечатана заранее).

По способу фиксации информации документы подразделяются на: рукописные, печатные, электронные, графические, звуковые, видео, фотодокументы.

От материального носителя зависит долговечность и стоимость документа.

По срокам хранения различают документы:

  постоянного хранения,

  временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

Сроки хранения зависят от ценности документов, их научного, практического и исторического значения.

По роду деятельности документы подразделяются на системы документации: организационно-правовая документация; плановая документация; распорядительная документация; информационно-справочная и справочно-аналитическая документация; отчетная документация; документация по обеспечению кадрами (по личному составу); финансовая документация; документация по материально-техническому обеспечению; договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

Официальный документ - документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке.

Подлинник официального документа (достоверный, действительный) - первый или единственный экземпляр официального документа.

Иногда употребляют термин "оригинал" (самобытный, первоначальный).

Оригинал - документы, впервые созданные каким-либо индивидуальным или коллективным автором, по внешнему виду могут быть: черновыми - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора над его текстом; беловым - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового или написан без помарок и исправлений.

Копия - это документ, воспроизводящий подлинник, т.е. повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Виды копий: факсимильная (автоматическая, фото и светокопии) копия; свободная копия; выписка - копия; дубликат-копия.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой "дубликат."), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. документ реквизит стандарт оформление

Деятельность организации обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется руководителем организации. Организация издает следующие распорядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, указания, инструкции.

При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью вычислительной техники, качество документов как источников информации.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных согласно ГОСТ Р 6.30-97. Устанавливаются два основных формата бланков документов - А 4 и А 5; допускается использование бланков формата A3 и А 6 по ГОСТ 9327.Бланки документов должны иметь поля не менее: левое и нижнее - 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 15 мм.

Документы, составляемые от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum - требуемое, необходимое). Такой документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов для данного вида документов. Стандартом определяется состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Государственного герба РБ.

Оформление реквизитов документов

1. Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Республики Беларусь.

2. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РБ.

3. Код организации проставляют по классификатору предприятий и организаций.

4. Код формы документа проставляют по классификатору управленческой документации (ОКУД).

5. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "адресат", "гриф утверждения", "отметка о наличии приложения", "гриф согласования" следует отделять друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

Реквизиты делятся на постоянные (наносят при изготовлении унифицированной формы документа или бланка) и переменные (наносят при составлении конкретного документа).

Схему расположения реквизитов в документах устанавливает формуляр-образец, который регламентирует и состав этих реквизитов. Формуляр-образец - модель построения формы документа для множества документов, объединенных функциональным назначением. Он должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества.

Размещено на Allbest.ru