Технология управления проектами

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Что такое проект

Проект-это временное действие, выполняемое для создания уникального продукта или услуги. Временное означает, что каждый проект имеет свои определенные начало и конец. Уникальный означает, что продукт или услуга принципиально отличается от других аналогичных продуктов или услуг, так как принципиально отличаются условия создания этих продукта или услуги в каждом проекте.

Проект - это уникальная совокупность взаимосвязанных работ, которые обладают следующими отличительными чертами:

· Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.

· Определенная степень уникальности целей проекта и условий его осуществления.

· Ограниченность во времени с определенными сроками начала и конца проекта.

· Ограниченные ресурсы, включая человеческие, финансовые, материальные.

· Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта.

· Неизбежность различных конфликтов.

2. Методы управления проектами

Сущность методологии управления проектами заключается в том, что ответственность за выполнение проекта и достижение результатов проекта лежит на определенном лице (менеджере проекта) или на ограниченной группе лиц.

Применять профессиональные методы управления проектами нужно для успешного достижения целей и результатов проекта с требуемым качеством, в установленные сроки, в рамках бюджета и для удовлетворения участников проекта.

Универсальные знания и методы управления проектами решают такие задачи, как:

· определение целей проекта;

· подготовка обоснования проекта;

· его структурирование (подцели, подпроекты, фазы и т.д.);

· определение финансовых потребностей и источников финансирования;

· подбор поставщиков, подрядчиков и других исполнителей (на основе процедур торгов и конкурсов);

· подготовка и заключение контрактов;

· расчет сметы и бюджета проекта;

· определение сроков выполнения проекта и разработка графика реализации;

· контроль за ходом выполнения проекта и внесения корректив в план реализации;

· управление рисками в проекте;

· обеспечение контроля за ходом выполнения проекта.

3. Процессы управления проектами

Управление проектами включает в себя два процесса по осуществлению проекта:

· проектно-ориентированный процесс.

· процесс управления проектом.

Проектно-ориентированный процесс, направлен на достижение цели проекта- создание нового продукта или услуги.

Процесс управления проектом разделяется на пять групп, которые состоят из процессов:

· процесс инициации - формальное признание того, что начинаются работы по проекту или его очередной фазе;

· процесс планирования - разработка плана проекта для успешного достижения целей и результатов проекта;

· процесс выполнения - координация людских и материальных ресурсов для выполнения планов проекта;

· процесс контроля - слежение за ходом выполнения проекта и достижения целей путем мониторинга, количественной оценки объема выполненных по проекту работ и осуществления необходимых корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений от плана проекта;

· процесс закрытия - формальная приемка выполненного проекта или его отдельной фазы, закрытие контрактов и завершение проекта.

На рисунке 1.1 представлена схема процесса управления проектом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.1 ИТ-проекты

Тема курсовой работы больше касается it-проектов, поэтому рассмотрим их и,в частности, управление ими. В первую очередь рассмотрим характерные особенности it-проектов.

· It-проекты многообразны и сложны, т.к. цели, результаты и условия реализации проектов различны.

· Самостоятельный инвестиционный проект, т.е. способ инвестирования средств в качественное улучшение компании.

· Является частью большой системы, т.к. изменения, вызываемые реализацией it-проектов затрагивают все бизнес-процессы предприятия, и так же его организационную структуру.

· Высокорискованные.

· Часть работ по ИТ-проекту выполняется внешними для организации исполнителями.

· Реализация ИТ-проекта предусматривает изменение существующей организационной структуры на предприятии.

· В ИТ-проект вовлечены все подразделения организации.

В самом начале проекта необходимо пользоваться методикой определения эффективности,если мы относимся к it-проекту, как к инвестиционному.Эта методика подразумевает выделение некоторых известных показателей,таких как:увеличение прибыли,сокращение оборотны стредств,сокращение управленческих и эксплуатационных затрат,минимизация налоговых выплат и др.Выделить эти параметры и оценить их в конкретном it-проекте- это обязательная и непростая задача.Так же,нужно отметить,что не всегда эффективность it-проекта в денежных средствах.Время,как параметр эффективности не менее важен,как и денежная прибыль.Потому что снижение времени на выполнение какой-либо операции является хорошим эффектом.

Информационные технологии и системы управления проектами сами по себе не повышают прибыль предприятия,а лишь могут повысить эффективность и ускорить процеес работы.А прибыль увеличивается за счет способности менеджмнта принимать решения на основе полученной информации

4. Системный подход к управлению проектами

Системный подход позволяет представить организацию как сложную открытую социальную систему - механизм, берущий элементы входа из внешнего по отношению к организации окружения и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода. Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей: задачи, структуры и системы, культура, люди. Изменение в одной составной части системы приводит к изменениям в других ее составных частях. При этом система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением. Таким образом, внедрение информационной технологии, являясь частью элемента «структуры и системы», может рассматриваться только с учетом его взаимного влияния на другие составляющие системы. Поэтому внедрение информационных технологий было бы неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели.

Суть системного подхода заключается в решении конкретной проблемы. Процедура решения проблемы предполагает получение ответов на четыре вопроса:

· Для кого необходимо решение проблемы?

· Для чего необходимо решение проблемы?

· Что необходимо сделать для решения проблемы?

· Как решить проблему?

Рассмотрим основные понятия методологии управления проектами с позиций системного анализа.

Первый вопросом является: «Для кого необходимо решение проблемы?»Решение проблемы необходимо, в первую очередь, участникам проекта. В список участников проекта входят: заказчик, менеджер проекта, исполнители, службы контроля, финансирующие организации. Главным участником it-проекта является заказчик. Так же, увлеченность менеджера предприятия в достижении цели проекта - один из факторов успеха.

В соответсвии с методологией управления проектами предполагается создание специальной группы, а именно команды проекта,которая управляет всеми процессами в рамках данного it - проекта. Она создается только на период реализации проекта,а по его завершению она распускается.

Команда проекта - общность людей, регулярно взаимодействующая друг с другом для достижения определенной цели проекта. Даже обладая лучшими информационными системами и высокой мотивацией, немногие из проектов бывают успешными без эффективной команды проекта. Этой командой нужно управлять и для этой цели назначается менеджер проекта. Менеджер проекта - лицо, отвечающее за успех проекта, а также за подбор и работу своей команды и завершение проекта.

Искусство управления человеческими ресурсами и координация их в проекте реализуется менеджером посредством применения административных и поведенческих знаний для достижения определенных проектных целей в содержании, затратах, времени, качестве и удовлетворении участников проекта.

Менеджер проекта является ключевой фигурой в команде проекта. От его лидерских качеств, организационных способностей, харизмы, умения вовремя принимать решения и сглаживать конфликты напрямую зависит успех проекта.

5. Требования к менеджеру проекта

Менеджеры проектов должны обладать многими качествами лидера для того, чтобы повышать эффективность команды. Это имеет значение в любой сфере деятельности. Ниже приводятся те качества менеджеров проектов, которые требуют пристального внимания:

Умение нанимать. Немногие решения важны так же, как решения о найме. Необходимость правильно подыскать работу для каждого человека является очевидной, но является трудноразрешимой задачей.

Умение взаимодействовать с заказчиком. Умение избегать враждебности во взаимоотношениях между заинтересованными сторонами является предпосылкой успеха.

Умение принимать решения. Определение нечеткое. В бесконечно большом числе книг по менеджменту не было дано четкого определения. Однако необходимо помнить принцип: правильное решение, принятое не вовремя, никому не нужно.

Умение создавать команду. Работа в команде требует от менеджера умения устанавливать доверительные отношения, объединять различные мнения в рамках единого направления командной работы.

Умение убеждать. Менеджер проекта должен убедить все заинтересованные стороны (включая самого себя) в правильности принятых решений и расставленных приоритетов, доказать, что достижения соответствуют поставленным целям. На практике убеждение требует продолжительных переговоров и не всегда легких и простых компромиссов.

Второй вопрос системного анализа: «Для чего необходимо решение проблемы?»

Для выполнения проекта его замысел необходимо сформулировать в виде цели.

Успешность реализации любого проекта зависит от четкости формулирования целей и задач: какие цели преследует организация, какие результаты и в каком виде организация планирует получить.

Результат проекта формулируется в виде цели.

Сформулированная цель - это то, чего мы хотим достичь.

Установить правильную цель важнее, чем найти наилучший способ ее достижения;

Кроме того, при формулировании целей проекта необходимо учитывать цели всех заинтересованных лиц, как явные, так и скрытие. Пренебрежение этим правилом обязательно окажет негативное влияние на реализацию проекта.

Для того чтобы определить цели проекта и выразить их количественно, необходимо осуществить декомпозицию целей, то есть разбиение глобальной цели на подцели и т.д.

6. Жизненный цикл

Для эффективного управления проект должен быть хорошо структурирован. Суть структуризации сводится к разбивке проекта на:

· фазы жизненного цикла проекта, этапы, работы, задачи;

· организационную структуру исполнителей по проекту;

· структуру распределения ответственности;

· общие системные функции, выполняемые на всех фазах реализации проекта.

· отдельные пакеты работ, увязанные между собой в структуру работ по проекту;

Фаза проекта - определенный ограниченный промежуток времени выполнения проекта, рационально отделенный по отношению к другим промежуткам.

Жизненный цикл - последовательность фаз проекта, которые необходимы для достижения целей проекта. Жизненный цикл служит для определения начала и окончания проекта. Началом проекта является возникновение идеи, окончанием - достижение цели.

Деление проекта на фазы достаточно условно. По окончанию каждой фазы должен быть достигнут результат, после чего принимается решение о начале следующей фазы.

Рис. 3 Жизненный цикл проекта

На начальной фазе проекта происходит инициализация проекта, т.е. формулирование целей, результатов проекта, путей их достижения. По затратам времени эта фаза самая короткая.

Промежуточные фазы состоят обычно из нескольких фаз. Сперва осуществляется фаза планирования проекта, достаточно длительная по времени, следом за ней - фаза выполнения и мониторинга проекта, на которой достигается максимум использования ресурсов.

Фаза завершения по длительности близка к начальной фазе. Во время фазы завершения происходит завершение всех работ по проекту, определения результатов проекта и принятие их Заказчиком, формальное закрытие проекта и подведение итогов.

7. Иерархическая структура работ проекта

проект управление цикл информационный

Третий вопрос системного анализа для решения проблемы: «Что необходимо сделать для решения проблемы?»

Ответом на этот вопрос служит создание перечня работ, которые необходимо выполнить по проекту. Этот перечень работ носит название иерархической структуры работ проекта (Work Breakdown Structure).

Структура работ проекта - иерархическая структура, разделяющая работы проекта на группы, подгруппы, фазы и т.д.(называется WBS - структура проекта).

По своей природе структура работ является иерархической, и предназначена для полноты описания проекта и отслеживания изменений состава и содержания работ, которые происходят в нем.

WBS- структура - это перечень работ, которые необходимо выполнить по проекту. Для ее построения необходимо провести декомпозицию работ. Ее можно осуществлять разными способами: или по жизненному циклу проекта, или по содержанию продукта (то, что мы хотим в результате получить). В любом случае, сначала выделяются блоки работ, которые по мере разработки WBS - структуры необходимо детализировать.

Часто используют итерационный поход для создания WBS - структуры, который заключается в том, что на начальном этапе не всегда можно детально описать все работы по проекту.

После того, как декомпозиция работ проведена, можно говорить о наличии иерархической структуры работ. После этого приступают к календарному планированию проекта, т.е. устанавливают связи между работами, оценивают продолжительность каждой работы, а также определяют ограничения на сроки начала и окончания проекта, фаз, отдельных работ при необходимости. В результате можно получить график Ганта - горизонтальную линейную диаграмму, на которой работы проекта представлены протяженными во времени отрезками с датами начала и окончания.

Для выполнения этих действий существуют специальные программные продукты, в данном случае Microsoft Project.

Для определения стоимости проекта требуется знать стоимость составляющих проект ресурсов, время выполнения работ и стоимость этих работ. Таким образом, оценка стоимости проекта начинается после определения работ проекта и структуры необходимых ресурсов.Контроль стоимости проекта осуществляется в процессе реализации проекта такими методами как анализ освоенного объема, прогнозирование затрат.

8. Организационная структура работ проекта

Организационная структура проекта (OBS-структура) используется для отображения того, какие организационные подразделения выполняют те или иные работы.

Формируется на основании созданной WBSструктуры.

На четвертый вопрос системного анализа «Как решить проблему?» ответом является само искусство управления как управление человеческими ресурсами, избежание конфликтов и т.д.

Основная идея управления проектами - сосредоточение ответственности за весь проект в целом на конкретном человеке - менеджере проекта - является новой для отечественного менеджмента и культуры управления вообще. Чем быстрее топ-менеджмент осознает необходимость и преимущества этой идеи и методологии управления проектами в своей деятельности, тем быстрее появится эффект от ее применения, следовательно, возрастет конкурентоспособность предприятий на рынке.

При планировании и выполнении проекта необходимо понимание целей заинтересованных сторон.

Управлять можно только оставшейся частью проекта.

Основные противоречия при управлении проектом возникают в треугольнике «стоимость-время-качество».

Управляя проектом, помните о времени, ведь эта связь почти всегда порождает конфликты в проекте.

Заинтересованность руководства предприятия в достижении целей проекта является ключевым фактором успешной реализации проекта.

9. Управление ит проектом

В системе управления проектом реализуются две группы процессов:

- проектно-ориентированные процессы - связаны с объектом УП, т.е. с самим проектом, выполняются исполнителями работ проекта и направлены на достижение результатов проекта -- создание нового продукта или услуги. Они относятся преимущественно к производственно-технологическим, определяются жизненным циклом проекта и зависят от сферы приложения, типа и вида проекта.

- процессы управления проектом - связаны с субъектом УП, т.е. командой управления проектом и ее деятельностью по описанию, планированию, организации и координации работ в проекте для обеспечения его успешного завершения. Они относятся преимущественно к организационно-экономическим и направлены на решение задач, связанных с реализацией различных функций управления проектом.

Процессы управления проектом осуществляются на всех стадиях жизненного цикла проекта и могут быть классифицированы по двум основаниям:

- области применения

- целевому результату (таблица 2).

Классификация процессов управления проектами

Размещено на Allbest.ru