Организация повседневной деятельности архива

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Тема моей курсовой работы: Организация повседневной деятельности архива.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Актуальность данной работы заключается в том, что один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

В настоящее время далеко не все наши граждане имеют достаточно четкое представление о работе архивов. А между тем их деятельность представляет как для общества в целом, так и для любого его гражданина значительный интерес. Знакомясь с архивным документом, мы испытываем особое чувство прикосновения ко времени. Листая архивное дело, мы как бы переворачиваем живые страницы далекой и одновременно близкой истории нашей родины.

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом.

Характеристика работы архива сегодняшней России и является целью данной контрольной работы.

Для достижения указанной цели в ходе исследования необходимо решить следующие задачи:

1) охарактеризовать состояние современного архивного законодательства РФ и нормативной базы деятельности архивов;

2) рассмотреть порядок создания и работы архива;

3) проанализировать особенности работы с персоналом;

4) выявить назначение архивного маркетинга.

1. Становление архивного дела в Российской Федерации

1.1 Архивы на современном этапе

Принципиально новый этап в архивном деле в России наступил в годы горбачевской перестройки и особенно после провала августовского путча 1991 года.

Демократизация общества, все большая его открытость имели своим результатом и расширение доступа к информации, в том числе к архивным документам. Несмотря на неослабевающие финансовые и административные проблемы, происшедшие в архивном деле перемены, небывалый рост интереса к отечественной истории XX века способствовали повышению престижа архивистов. Появилось огромное количество газетных и журнальных публикаций в российской и зарубежной прессе, посвященных архивам постсоветской России. Государство, в свою очередь, стало уделять больше внимания реформированию архивной системы. Символично даже само размещение Главархива на Ильинке, в здании бывшего ЦК ВКП(б).

Новое руководство страны, стремясь подорвать основы власти КПСС и силовых структур, охранявших ее, постаралось, прежде всего, овладеть их архивами. Уже 24 августа 1991 г. Президент Российской Федерации подписал указы "Об архивах Комитета государственной безопасности" и "О партийных архивах". Если первый документ фактически так и остался на бумаге, то передача партийных архивов в ведение Главархива в большей своей части была реализована (правда, ряд важнейших материалов Политбюро ЦК ВКП(б)-КПСС по-прежнему остается в Архиве Президента РФ). В июне 1992 г. Президент РФ санкционировал своим указом рассекречивание всех документов, связанных с массовыми репрессиями и посягательствами на права человека. Тем не менее и сегодня часть из них остается на закрытом хранении, например: документация Комиссии по судебным делам Политбюро ЦК ВКП(б) за 1939 и последующие годы, некоторые материалы НКВД и ГУЛАГа, приказы по конвойным войскам и часть других дел из фондов конвойных батальонов и полков и т. д.

В 1994 году создана Государственная архивная служба России (Росархив). В 1998 г Правительством РФ было принято постановление "Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России", законодательно оформившее ее роль и место в системе государственных учреждений РФ. Федеральная архивная служба является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственное регулирование в области архивного дела и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием Архивного фонда РФ.

В связи с проводимой в России административной реформой, произошли изменения и в организации управления архивном делом в стране. Согласно Указу Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 года №314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" Федеральная архивная служба России переименована в Федеральное архивное агентство в составе Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Постановлением Правительства РФ от 17 июня 2004 года № 290 было утверждено Положение "О Федеральном архивном агентстве". По этому положению Федеральное архивное агентство утрачивает функции нормативно-правового регулирования в установленной сфере деятельности и функции по контролю и надзору, кроме случаев, установленных указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации.

Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов. Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Государственные архивы - это специализированные государственные учреждения, основное звено системы учреждений архивной службы России.

В целях постоянного (вечного) хранения вверенной им государственной части Архивного фонда Российской Федерации они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов в интересах укрепления российской государственности, обеспечения общественных потребностей в ретроспективной документной информации. Формируя, храня и организуя использование архивных документов, государственные архивы тем самым участвуют в сборе, обработке, накоплении, хранении, поиске и распространении архивной информации. Они представляют собой особую информационную систему, выступают в качестве субъектов информационных процессов. При этом архивные документы и информационные технологии государственных архивов являются объектом отношений физических и юридических лиц, государства, объектом права собственности, авторского и других прав, и защищаются законом.

Негосударственные архивы включают не менее шести видов: архивы приватизированных предприятий, архивы банков и других коммерческих структур, архивы партий, профсоюзов и общественных движений, архивы официально зарегистрированных частных фондов, архивы творческих объединений, архивы религиозных конфессий.

Муниципальные (районные и городские) архивы представлены архивами органов местного самоуправления и кооперированными архивами, в основном концентрирующими документы местных учреждений, организаций, предприятий по личному составу.

Все четыре названных типа архивов в той или иной степени в настоящее время испытывают воздействие нескольких факторов.

Первый фактор - это законодательное регулирование их деятельности. В наибольшей мере он коснулся государственных и ведомственных архивов. Применительно к решению задач управления, главными последствиями воздействия этого фактора стали федерализация системы государственных архивов и обособление архивных служб отдельных государственных структур (Президента Российской Федерации, "силовых ведомств", МИД, Госфильмофонда и др.) в системе организации ведомственных архивов.

Второй фактор - это организационная перестройка экономической, политической, социальной и интеллектуальной сфер жизнедеятельности российского общества. Он способствовал бурному росту различных видов негосударственных архивов, ограничению полномочий государственной и ведомственных архивных служб в отношении контроля за негосударственными архивами, породил известные трудности в решении вопросов, связанных с судьбами архивных документов негосударственного происхождения. Третий фактор - изменение ценностных ориентиров жизнедеятельности общества, подчас противоречивое, что особенно характерно для переходных периодов, - привел к снижению общественного статуса государственных, местных и отчасти ведомственных архивов и одновременно способствовал повышению престижа отдельных подвидов негосударственных архивов. Четвертый фактор - финансовый - болезненно отразился на управлении прежде всего государственных архивов. Пятый фактор - концептуальная неготовность архивистов к пересмотру сложившихся, имевших давние традиции профессиональных представлений в новых политических и социально-экономических условиях.

Говоря об органах управления архивным делом субъектах РФ, следует обратить внимание на то, что они не имеют сейчас характерного для советского периода единообразия статуса и наименований - есть архивные отделы, есть управления, есть комитеты. Объясняется это тем, что в соответствии с действующим законодательством субъекты федерации самостоятельно решают вопросы архивного дела, кроме тех, которые отнесены к исключительному ведению РФ или совместному.

Несмотря на различие статуса архивных органов субъектов РФ их задачи и функции в основном одинаковые, абсолютное большинство из них входит в утвержденные региональным законодательством структуры органов исполнительной власти. По мере унификации этих структур уточняются и приводятся в соответствие с масштабом деятельности статус архивных органов, а так же их наименования. Органы государственного управления архивным делом субъектов Федерации полномочны определять и решать самостоятельно широкий круг проблем. В их компетенцию полностью входит решение кадрового, финансового, материального обеспечения деятельности подведомственных архивов, изменение (с соблюдением соответствующих процедур) системы архивов субъектов Федерации, их профилей, текущих задач комплектования, обеспечения сохранности, использования архивных документов.

1.2 Современное архивное законодательство и нормативная база деятельности архивов

1.2.1 Государственные архивы

Архивное законодательство появилось в 1918 году с принятием Декрета СНК РСФСР от 1 июня 1918 года "О реорганизации и централизации архивного дела". В последствии было много декретов и постановлений в области архивного дела.

Основные современные законодательные акты появились в 90-х годах XX века. Считается, что начало реформам в архивной сфере было положено известными указами Президента РФ "О национализации архивов КПСС" и "О передаче в госархивы документов бывшего КГБ СССР" от 24 августа 1991 г. Главным в этих документах было то, что открывался доступ к ранее закрытым архивным материалам, перестал существовать "партийный архивный фонд". 12 октября 1991 года было издано постановление Совета Министров РСФСР "О российском центре хранения и изучения документов новейшей истории. На базе партийного архива был создан центр, который позднее был преобразован в Российский государственный архив социально- политической истории. Тогда же 12 октября 1991 года вышло постановление Совета Министров РСФСР "О развитии архивного дела в РСФСР".

В 1992 г. издано Постановление Верховного Совета РСФСР "О порядке доступа к архивным документам и правилах их использования" - первый в России нормативный актом высшего законодательного органа страны, посвященный архивам, и затем замененным "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" - первым за всю историю страны законодательным актом, регламентирующим постановку архивного дела. "Основы законодательства" разработаны с учетом ряда принципов новой организации архивного дела в стране.

"Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ", принятые Верховным Советом РФ 7 июля 1993 г., заложили демократическую правовую базу архивного дела в нашей стране. В них декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу, хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности общества. Указом Президента РФ большинство центральных государственных архивов было внесено в государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов РФ.

Сфера ведения Основ законодательства распространяется на все находящиеся на территории России архивные документы и концентрирующие их архивы. Тем самым "Основы законодательства" провозглашают принцип неотъемлемости ценных документов, т.е. документов, подлежащих вечному сохранению в силу их значимости для общества или для собственника, от общего историко-культурного наследия народов России, рассматривая их в то же время и как составную часть мирового историко-культурного достояния. Такие документы и архивы в "Основах законодательства" объединены ранее существовавшим лишь в обыденном сознании понятием "Архивный фонд Российской Федерации".

Впервые в архивной сфере были разграничены полномочия Российской Федерации и ее субъектов, Архивный фонд РФ разделен на 2 части: государственную и негосударственную.

Основные положения и принципы "Основ законодательства" были конкретизированы в утвержденном указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. "Положении об Архивном фонде Российской Федерации". Оно определило прежде всего предельные сроки ведомственного хранения архивных документов государственной части Архивного фонда России.

"Положение" зафиксировало также механизм взаимоотношений учреждений Государственной архивной службы с собственниками и владельцами негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Последние представляют сведения о своих документах с целью их государственного учета, обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах, могут передавать свои документы в собственность государства или на временное, в том числе депозитарное, хранение. Порядок, условия такой передачи определяются соглашениями (договорами) с учреждениями Государственной архивной службы.

В 1993 году было принято постановление президента Российской Федерации "О порядке ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве". Это постановление регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной архивной службы и центральными органами федеральной исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями и предприятиями, а так же совершенствования ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве.

В 1994 году был издан Указ Президента РФ "Об утверждении положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России". В Положении об архивном фонде Российской Федерации закреплен состав государственной и негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов, архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, указаны порядок и сроки хранения документов, дан полный перечень отраслевых фондов.

28 декабря 1998 г. утверждается Положение о Федеральной архивной службе России, в котором говориться, что в компетенцию Росархива входит как руководство архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.

Как видно из перечисленного Президент и Правительство Российской федерации уделили немало внимания архивному делу. К 2001 году состояние правового регулирования архивного дела далеко не во всем отвечало современным реалиям. Действующие Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах (далее - Основы законодательства) появились в июле 1993 г.

Позднее были приняты Конституция Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, федеральные законы "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", "О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон "Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти в субъектах Российской Федерации"", "О государственной тайне", "Об обязательном экземпляре документов", "Об информации, информатизации и защите информации", "Об участии в международном информационном обмене", "О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации" и другие, затрагивающие отдельные вопросы работы с архивными документами.

Формулировки названных законов оказались не во всем состыкованными с архивным законодательством. Более того, некоторые положения Основ законодательства (по разграничению собственности на архивные документы, о статусе муниципальных архивов и другие) вступили в противоречие с требованиями Конституции Российской Федерации и принятых в ее развитие законодательных актов. Наряду с изменениями в российском правовом поле, за последнее десятилетие заметные перемены произошли и в практике архивной работы, в особенности в области комплектования, выявившие лакуны в действующем архивном законодательстве. На рубеже третьего тысячелетия подготовка нового архивного закона стала настоятельной необходимостью.

25 октября 2004 года вступил в действие Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации".

В отличие от Основ законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и обогащает их. При этом закон не отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах предоставленной им компетенции собственные архивные законы. Серьезно расширена сфера действия закона, регулирующего отношения по организации хранения, комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда - иное название закона ("Об архивном деле...", а не "Об Архивном фонде и архивах..."), расширенный и дополненный понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности "документ Архивного фонда Российской Федерации", "документы по личному составу", "особо ценный документ", "уникальный документ", "постоянное хранение", "временное хранение", "депозитарное хранение").

Нормы закона тщательно состыкованы с действующим законодательством. Закон закрепляет сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т. е. федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах, которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской Федерации.

В закон включена новая для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы на договорной основе. Следующая новация закона - норма о том, что документы Архивного фонда России, поступившие на хранение в государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества.

Своеобразным дополнением к Гражданскому кодексу России является статья закона "Обязанности органов государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц по комплектованию государственных и муниципальных архивов", которая подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации юридических лиц различных форм собственности.

Абсолютно новой является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности. Закон сохраняет установившиеся после распада СССР и оправдавшие себя демократичные нормы доступа к открытой архивной информации, учитывает конституционные права граждан на неприкосновенность частной жизни.

В настоящее время стране действует не менее 50 законодательных актов, прямо или косвенно регулирующих вопросы архивной сферы, к которым относятся законодательные акты о культуре; информатизации и защите информации; государственной тайне; службе внешней разведки; оперативно-розыскной деятельности; авторском праве; о правовой охране программ ЭВМ и многие другие.

Условно специалисты разделяют их на три группы:

1)акты фундаментального характера, регламентирующие весь комплекс вопросов отнесенных к компетенции архивной сферы;

2) акты, регламентирующие процессы комплектования, хранения, учета архивных документов;

3) акты регламентирующие доступ к архивным документам и их использование.

В принятом 13 июня 1996 года ( в редакции законов 1999г.) Уголовном кодексе Российской Федерации появились ряд статей, где впервые содержится прямое упоминание о документах и правонарушениях, связанных с ними (ст.140,164.188,90,243,284,324,325).

В принятом новом Кодексе об административных нарушениях появились статьи об ответственности за хранение использование документов (ст.13.20).

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, - Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. Правила, в соответствии с существующим законодательством, не распространяются на муниципальные архивы и другие хранилища, осуществляющие хранение документов муниципальной собственности, и могут быть лишь рекомендованы для использования ими.

До последнего времени государственные архивы руководствовались Основными правилами работы государственных архивов СССР, принятыми 1983 г.

Кардинальные социально-политические изменения в стране, развитие научно-технического прогресса и устаревание отдельных положений этих Правил обусловили необходимость создания новой редакции Основных правил работы государственных архивов.

Новые Правила работы государственных архивов подготовлены на основе переработки ранее действовавших нормативно-методических документов с учетом накопленного в последнее десятилетие опыта работы архивной службы в новых условиях, в том числе опыта применения современных технических средств и информационных технологий и международной архивной практики.

В новых Правилах сохранены традиция и преемственность с методикой и технологиями выполнения основных работ с архивными документами. Правила, синтезируя опыт отечественного архивного дела, закрепляют приемлемые для всех государственных архивов России унифицированные положения и нормы, обеспечивающие единство архивного дела в Российской Федерации в соответствии с современными реалиями.

Вместе с тем, применительно к работе специализированных кинофотофоноархивов, а также архивов научно-технической документации, продолжают действовать "Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами", которые более глубоко и детально раскрывают особенности технологических процессов работы с аудиовизуальными документами. По этой же причине готовятся новые Правила работы государственных архивов с научно-технической документацией, которые будут дополнять Основные правила.

Правила впервые излагают некоторые виды работ с машиночитаемой (электронной) документацией, являющейся новым объектом деятельности государственных архивов. Отсутствие достаточного опыта работы с нею ограничило изложение таких норм вынужденным минимумом.

К Правилам приложены формы документации, необходимой в деятельности государственных архивов, как внедренные ранее, так и ряд новых или переработанных (акт страховой оценки архивных документов, акт приема-передачи страховых копий, акт приема документов личного происхождения и др.).

В Правилах не раскрываются методика и технология различных архивных работ, место которым в учебных и научно-методических пособиях, рекомендациях и инструкциях, а излагаются основные требования нормативного характера.

Для архивов организаций разработаны "Основные правила работы архивов организаций". Правила основываются на действующей нормативной правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а так же обязательны для всех негосударственных организаций.

К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу архива.

1.2.2 Ведомственные архивы

Помимо архивных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения АФ РФ.

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия.

В структуре учреждения может не быть специального подразделения - архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив.

Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности ведомственных архивов:

- центральный отраслевой архив министерства хранит документы организаций отрасли всех уровней;

-центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций;

-объединенный ведомственный архив хранит документы организаций, связанных соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;

-объединенный межведомственный архив хранит документы организаций нескольких отраслей, систем.

Архив учреждения, организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

-законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

-документы временного срока хранения (свыше 10 лет),необходимые в практической деятельности,

-документы по личному составу;

-документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

-личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.

2. Организация работы архива

2.1 Создание государственного и ведомственного архив

2.1.1 Государственный архив

Государственный архив - центр хранения документации республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа создается Правительством республики, соответствующим органом исполнительной власти края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа и подчиняется непосредственно органу управления архивным делом республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа.

Архив является учреждением системы архивного органа и осуществляет комплектование, постоянное хранение, научную разработку и использование документов архивного фонда соответствующего субъекта РФ. Деятельность архива финансируется за счет средств бюджета республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, а также внебюджетных средств.

Архив руководствуется в своей деятельности законодательством РФ, указами Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, законодательными и иными правовыми актами республики, края, области, города федерального значения, автономной области, автономного округа, приказами, указаниями Росархива, вышестоящего архивного органа, положением о государственном архиве, центре хранения документации. Положение утверждается архивным органом. Архив осуществляет свою деятельность на основе перспективных и текущих планов.

2.1.2 Ведомственный архив

Ведомственный архив создается приказом руководителя учреждения, предприятия, организации для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений учреждения, предприятия, организации или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с правилами, устанавливаемыми Росархивом, обеспечивает передачу этих документов на государственное хранение.

2.1.3 Архив учреждения

Архив учреждения создается как самостоятельное подразделение, возглавляемое заведующим архивом, или как подразделение в составе службы документационного обеспечения управления во главе с лицом, ответственным за ведение архива. В своей работе архив учреждения руководствуется законодательством РФ, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями вышестоящих организаций, руководства учреждения, правилами и другими нормативно-методическими документами. Росархива, методическими документами соответствующего учреждения Росархива, положением об архиве учреждения, организации, предприятия (которое разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается руководством учреждения, организации, предприятия по согласованию с соответствующим учреждением Росархива).

2.2 Порядок работы архива

Архив работает по планам, утверждаемым руководством учреждения, организации, предприятия, и отчитывается перед ним в своей работе. Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство учреждения, организации, предприятия. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет соответствующее учреждение Росархива. Заведующий архивом или лицо, ответственное за ведение архива, несут ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.

Основными документами, на основании которых ведется работа архива, являются:

Для государственного архива:

положение об архиве;

положение о структурном подразделении архива;

структура и штатное расписание архива;

смета расходов архива на год;

должностные инструкции сотрудников;

Для ведомственного архива:

положение об архиве;

инструкция о службе документационного обеспечения управления или инструкция по делопроизводству организации;

должностные инструкции сотрудников.

Работа архива также ведется на основании планов и отчетов. К ним относятся:

1. Для государственного архива:

план работы архива на год;

план научно-исследовательской работа архива на год;

план научно-издательской работы архива на год;

план работы структурного подразделения архива на год;

индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника;

отчет о выполнении работы архива за год;

отчет о выполнении работы архива за полугодие, квартал;

отчет о выполнении работы структурного подразделения за год, полугодие, квартал;

отчет о выполнении плана работы сотрудника;

табель учета рабочего времени работников архива;

2. Для ведомственного архива:

план работы архива на год;

планы-графики приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой;

планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой;

перспективные планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей в курирующий архив;

отчет о выполнении годового плана;

дневник учета груда работника архива;

табель учета рабочего времени работника архива.

Планы могут выть перспективными, годовыми, полугодовыми, квартальными. В соответствии с ними составляются отчеты. Планы состоят из введения, текстовой и расчетной части, предложений. Отчеты должны соответствовать планам. К ним могут прилагаться паспорта архивов и другие отчетные сведения. При расчете рабочего времени можно руководствоваться "Типовыми нормами времени и выработки на основные виды работ, выполняемых в государственных архивах".

3. Работа с персоналом

Работа с персоналом предполагает прежде всего подбор сотрудников с соответствующей квалификацией, деловыми и, конечно же, человеческими качествами для каждого участка и направления.

Прежде всего, необходимо помнить основные требования к квалификационных справочников в отношении основных категорий с специалистов.

Заведующий архивом.

Должностные обязанности:

Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации.

Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.

Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.

Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.

Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.

Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.

Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.

Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов 0б уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.

Осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.

Организует работу по ведению учета документооборота и количестве дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива.

Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.

Должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы архивов;

Единую государственною систему делопроизводства;

порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации; структуру предприятия, учреждения, организации; основы организации производства, труда и управления;

законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда.

Архивариус.

Должностные обязанности.

Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел.

Проверяет Правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;

Единую государственную систему делопроизводства;

Порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия;

основы организации труда;

правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства;

правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Кодификатор.

Должностные обязанности:

Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов.

Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы.

Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки.

Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия.

Составляет перечень устаревших документов.

Ведет учет выдачи-возвращения документов.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать:

законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов делопроизводства, правил хранения законодательных и иных нормативных документов;

принципы разработки классификаторов и порядок пользования ими; основы организации труда;

правила эксплуатации технических средств;

основы организации труда;

правила эксплуатации технических средств;

основы законодательства о труде;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда.

В государственном архиве также предъявляются определенные требования к квалификации архивиста 1-й и 2-й категорий, ведущего специалиста и других сотрудников. Правильный подбор и расстановка кадров имеет очень большое значение для результатов работы.

4. Архивный маркетинг

4.1 Понятие маркетинга архивной организации

Маркетинг архивной информации - деятельность, направленная на изучение рынка информации и определение спроса на ретроспективную информацию, содержащуюся в архивных документах, а также на услуги архивистов.

В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, финансирование и материально-техническое обеспечение архивов осуществляется за счет бюджетных и внебюджетных средств.

В связи с этим архивы имеют право осуществлять деятельность по привлечению внебюджетных средств, оказывать платные услуги юридическим и физическим лицам, разрабатывать расценки на эти услуги, применять договорные цены. Дополнительно к устоявшейся системе хозрасчетных работ по обеспечению сохранности, упорядочению, использованию документов юридических и физических лиц архивы получили право проводить маркетинговые исследования и продавать информационные услуги по свободным ценам.

4.2 Содержание архивного маркетинга

Маркетинг архивной информации включает:

изучение потребностей пользователей документной информации путем проведения маркетингового исследования, критериями которого являются интенсивность и эффективность использования тех или иных документов;

прогноз потребности в архивных услугах, выявление потенциальных потребителей тех или иных архивных услуг.

разработка перечня платных услуг;

расширение рекламной кампании с целью привлечения более широкого круга потребителей;

установление системы постоянной обратной связи с потребителями для продажи архивных услуг.

Основой маркетинга является совпадение интересов продавца и покупателя, предложение редкой информации по высокой цене, определение места и времени продажи информации.

Оптимальным вариантом является взаимная заинтересованность архива и потребителя, обеспечивающая продажу архивных услуг не как разового, а постоянного явления.

Архивные услуги могут быть разнообразными - от копирования документов до выхода в Интернет, продажи микрофильмов и микрофиш документов, издания компьютерных версий документов и справочников.

Ограничения касаются лишь работ, являющихся бесплатными. К данным видам работ относятся:

выполнение ряда социально-правовых запросов граждан, касающихся прежде всего их пенсионного обеспечения, установления трудового стажа, выявления оснований для различных льгот;

обслуживание читателей читального зала архива в общем порядке;

предоставление организациям-фондообразователям их документов во временное пользование для служебных целей;

копирование или выявление документов для органов государственной власти и местного самоуправления для служебных целей;

рассекречивание документов по запросам пользователей;

организационно-методическое руководство организацией делопроизводства и работой ведомственных архивов учреждений - источников комплектования;

научно-техническое информирование организаций архивной системы.

При необходимости архив может определять категории потребителей - льготных пользователей информации.

Особую роль в маркетинговой деятельности архива играют лицензионные договоры, заключаемые с потребителями, целью которых является получение дохода от использования архивных информации и документов. В них закрепляются права, обязательства, ответственность архива и потребителя. Лицензионные договоры обусловливают взимание архивом платы с потребителя за коммерческое использование его собственности.

5. Планирование работы архива

Планирование - деятельность по составлению планов, определяющих приоритетные задачи архива.

Планы составляются в соответствии со структурой и штатами архива, поскольку запланированные мероприятия не должны превышать возможности имеющихся подразделений трудовых ресурсов.

Структурные подразделения имеются, как правило, в государственном архиве. Структура государственного архива складывается из отделов, созданных обычно по функциональному принципу, т.е. по направлениям работы архива: отдела комплектования и ведомственных архивов, отдела учета, хранилищ, отдела научно-справочного аппарата, читального зала, отдела использования, приемной (справочного стола) архива и других отделов. За основу при разработке структуры архива берется типовая структура, утвержденная Росархивом, в которой указывается состав структурных подразделений для различных категорий архивных учреждений.

В государственном архиве помимо отделов создаются коллегиальные совещательные органы, в работе которых принимают участие сотрудники различных структурных подразделений, а также приглашенные специалисты, ученые из других учреждений. К таким органам относятся:

- экспертная, экспертно-проверочная (экспертно-методическая) комиссии для решения вопросов экспертизы ценности документов (ЭЦД) и разработки научно-методического обеспечения деятельности архива;

- научный совет (для координации исследовательской и издательской работы);

- комиссия по рассекречиванию документов (для снятия грифов секретности с документов).

Кроме того, для реализации отдельных издательских проектов в архиве могут создаваться временные трудовые коллективы.

В муниципальных архивах и архивах учреждений вместо структурных подразделений могут создаваться группы работников по направлениям деятельности под руководством специалиста.

В архиве учреждения различные направления работы, как правило, распределяются между сотрудниками.

Штатная численность работников архива определяется, исходя из объема документов архива, хронологических границ, статуса архива и финансовых возможностей учреждения (ведомства) и государственного бюджета. Для государственных архивов существуют специальные формулы расчета штатной численности.

Когда штаты и структура архива определены и утверждены директором архива, остается только обеспечить работой трудовой коллектив. Для того чтобы он трудился без авралов и без простоя, существуют планы (табл. 1).

Таблица 1.

Государственный архив	Архив учреждения
1. План работы архива на год. 1.1. План научно- исследовательской работы архива на год. 1.2. План научно-издательской работы архива на год (приложение к годовому плану).	1. План работы архива учреждения на год.
2. План структурного подразделения архива на год.	2. Планы-графики приема дел от источников комплектования архива (на год с поквартальной разбивкой).
3. Индивидуальный план работы сотрудника или дневник учета труда сотрудника.	3. Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления сводных разделов описей на год (с поквартальной разбивкой).
4. Отчет о выполнении работы архива за год.	4. Перспективные (пятилетние) планы передачи документов на государственное хранение и представления сводных разделов описей - составляются по инициативе государственного архивов.
5. Отчет о выполнение плана за полугодие (квартал).	5. Отчет о выполнении годового плана архивом (в него включаются сведения о выполнении планов-графиков).
6. Отчет о выполнение плана структурного подразделения за год, полугодие, квартал.	6. Дневник учета труда работника (за месяц, квартал).
7. Отчет о выполнении индивидуального плана работы сотрудника.	7. Табель учета рабочего времени * Составляются по инициативе архива.
8. Табель учета рабочего времени работников архива

Планирование может быть текущим и перспективным.

- Перспективные планы (программы) составляются на долгосрочный период - 5, 10, 15 лет.

- Текущие планы составляются на период 1 год, 0,5 года, квартал, 1 месяц.

Главным документом по планированию работы в архиве является план работы архива на год.

План составляется на основе анализа отчетов за предыдущие годы, с учетом федеральных и региональных планов развития отрасли.

План работы архива состоит:

из введения;

текстовой части - перечня разделов, основных направлений и видов работ с указанием объемов работы, сроков и исполнителей;

расчетной части (основных показателей плана работы на год);

предложений (плана научно-издательской и научно-исследовательской работы).

Расчетная часть плана включает бюджет рабочего времени по наиболее важным показателям, контролируемым органом управления.

Бюджет рабочего времени - это количество рабочих дней в году, которое необходимо затратить на работу по каждому направлению. Он рассчитывается, исходя из штатной численности и типовых норм времени и выработки. Соответственно, самый важный отчетный документ - годовой отчет архива, который составляется в соответствии с разделами плана и также содержит расчетную часть. К годовому отчету архива могут прилагаться документы централизованного государственного учета: паспорт архива, сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования.

архивный персонал нормативный

Заключение

Архивное строительство в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом.

Одной из актуальных проблем отечественного архивного дела является разработка вопросов архивного законодательства. При этом главной задачей архивного законодательства является создание законодательной базы, которая позволила бы, решая проблему правового регулирования отношений граждан, общества и государства в сфере архивного дела, обеспечить сохранение, качественное пополнение, государственный учет и всестороннее использование Архивного фонда Российской Федерации, как важнейшей части ее национального и культурного достояния.

Федеральный закон 2004 года "Об архивном деле в Российской Федерации" явился первым федеральным законом принятым в архивной сфере, который несмотря на свой прогрессивный характер все-таки содержит определенные противоречия и изъяны.

Современная система архивов России представлена четырьмя типами: государственные архивы, ведомственные архивы, негосударственные архивы, муниципальные архивы. Каждый из этих типов архивов в свою очередь представлен неким множеством, составляющие которого формально и неформально имеют не только общие черты, но и существенные различия.

Государственные архивы представлены двумя видами: архивы федерального уровня и архивы субъектов Российской Федерации. Федеральные государственные архивы включают исторические, т.е. некомплектующиеся архивы и комплектующиеся специализированные архивы. Государственные архивы субъектов Федерации в целом также представлены аналогичными подвидами архивов.

Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.

Государственные архивы являются специализированными государственными учреждениями, основным звеном системы учреждений архивной службы России. Они осуществляют учет архивных документов, обеспечивают их сохранность, комплектуются документами государственных организаций и передаваемыми им документами негосударственных организаций и физических лиц; создают и совершенствуют научно-справочный аппарат к архивным документам и информационные технологии; обеспечивают условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляют информационное обслуживание органов государственной власти и самостоятельное использование архивных документов.

...