Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

По менеджменту организаций

На тему: Подходы к изучению организации: системный, процессный и ситуационный

Содержание

• Введение
• Глава 1. Основы системного подхода при изучении деятельности организации
• 1.1 Понятие системы и системного подхода
• 1.2 Основные черты, принципы и сущность системного подхода
• 1.3 Значение системного подхода при изучении деятельности организации
• Глава 2. Процессный подход к изучению деятельности организации
• 2.1 Сущность процессного подхода
• 2.2 Функции процесса управления
• 2.3 Связующие процессы в управлении организацией
• Глава 3. Теоретические основы ситуационного подхода
• 3.1 Общая характеристика ситуационного подхода
• 3.2 Основные принципы ситуационного подхода
• 3.3 Практическое применение ситуационного подхода
• Глава 4. Бизнес-процесс выдачи кредита
• Заключение
• Список литературы

Введение

В течение многих десятилетий организации как объект исследования постоянно привлекают к себе внимание ученых и практиков - представителей самых разных областей знания.

Организация - это самая распространенная форма человеческой общности, первичная ячейка социума. Она не существует без общества, и общество не может существовать без организаций, которые оно ради своего существования и создает. Организация - объект и субъект общества. Но будучи самостоятельной подсистемой общества, организация имеет специфические потребности, интересы, ценности, предлагает обществу продукты своей деятельности, свои услуги и предъявляет ему определенные требования.

Организация в менеджменте - это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе определенных процедур и правил. В общем смысле под организацией имеют в виду способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп.

Организация как система управления - одно из ключевых понятий теории организации, которое связанно с целями, функциями, процессом управления, квалификацией менеджеров, распределением полномочий для достижения определенных целей. Она построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое уделяют ей руководители организаций и специалисты, стремящиеся к непрерывному совершенствованию, развитию как системы в целом, так и ее отдельных составляющих.

В зависимости от условий, в которых находится организация, руководитель имеет возможность выбрать наиболее эффективный подход.

К настоящему времени известны три важнейшихподхода к изучению организации, которые внесли существенный вклад в развитие теории и практики управления: процессный подход, системный подход, ситуационный подход.

Процессный подход рассматривает управление как непрерывную серию взаимосвязанных управленческий функций. Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии.

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать организацию как совокупность взаимосвязанных элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы на достижение различных целей в условиях меняющейся внешней среды.

Ситуационный подход концентрируется на том, что пригодность различных методов управления определяется ситуацией. На основе ситуационного подхода анализируется ситуация, под которой подразумевается набор конкретных обстоятельств, определенных переменных, оказывающих влияние на организацию в определенный период времени.

Подходами в данном случае можно назвать группы методов управления, объединенных общей идеей, гипотезой. Здесь управление рассматривается с трех различных точек зрения.

От применения того или иного подхода к управлению организацией зависит эффективность функционирования данного предприятия в современных рыночных условиях. Множество организаций были обречены на неудачу, главным образом из-за неверного выбора и использования подходов к управлению. Таким образом, актуальность данной темы состоит в том, что любая организация должна иметь представления о подходах к управлению для эффективного функционирования ее в современной экономической системе.

Целью курсовой работы является рассмотрение основных подходов к изучению организации.

В связи с этой целью были поставлены следующие задачи:

- дать определение понятий системный подход, процессный подход и ситуационный подход;

- раскрыть сущность системного, процессного и ситуационного подходов к изучению организации;

- охарактеризовать основные принципы системного, процессного и ситуационного подходов;

- обозначить функции процесса управления;

-рассмотреть практическое применение подходов к изучению организации;

Объектом исследования в курсовой работе является организация как система управления.

Предметом исследования выступают системный, процессный и ситуационный подходы в изучении организации.

Курсовая работа состоит из введения, четырех глав, девяти параграфов, заключения, списка литературы.

В введении обосновывается актуальность данной темы, ставятся цели и задачи, определяются объект и предмет исследования, а также структура работы.

В первой главе раскрываются основы системного подхода при изучении деятельности организации: дается определение системы и системного подхода, рассматриваются его основные черты, сущность и принципы, отображается значение системного подхода при изучении деятельности организации.

Вторая глава посвящается рассмотрению процессного подхода к изучению деятельности организации: раскрывается сущностьпроцессного подхода, обозначаются функции процесса управления, представлены связующие процессы в управлении организацией.

Третья глава акцентируется на теоретических основах ситуационного подхода: дается общая характеристика ситуационного подхода, освещаются основные принципы данного подхода, рассматривается практическое применение ситуационного подхода.

В четвертой главе дается краткая характеристика исследуемой организации, освещается бизнес-процесс выдачи кредита в данной структуре.

Глава 1. Основы системного подхода при изучении деятельности организации

1.1 Понятие системы и системного подхода

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует.

Система Поршнев А.Г. Управление организацией.- М.: Инфра-М, 2011.- С.699. - это целое, созданное из частей и элементов для целенаправленной деятельности. Иногда систему определяют как совокупность взаимосвязанных действующих элементов.

Признаками системы являются множество составляющих ее элементов, единство главной цели для всех элементов, наличие связей между ними, целостность и единство элементов, наличие структуры и иерархичности, относительная самостоятельность и наличие управления этими элементами. Различают два основных типа систем: закрытые и открытые. Закрытая имеет жестко зафиксированные границы, и ее деятельность относительно независима от окружающей ее среды.

Открытая система характеризуется тесным взаимодействием с внешней средой. Через прозрачные границы она обменивается с ней информацией, материалами, от которых система, не будучи самообеспечивающейся, зависит. Кроме того, открытая система способна приспосабливаться к изменениям внешней среды, и, по сути, чтобы продолжать функционировать, обязана это делать.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема - набор элементов, представляющих автономную внутри системы область. Система обладает рядом свойств. Свойства системы - это качества элементов, дающие возможность количественного описания системы, выражения ее в определенных величинах.

Выделяют основные свойства систем Вахрушина М.А. Менеджмент.- М.: Юнити-Дана, 2009.- С.584.:

- свойство связанности: элементы набора могут действовать тольковместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

- свойство эмерджентности: потенциал системы может быть большим, равным или меньшим суммы потенциалов составляющих ее элементов;

- свойство самосохранения: система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

- свойство организованной целостности: система имеет потребность в организации и управлении.

В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем. Каждая система имеет входное воздействие, систему обработки, конечные результаты и обратную связь.

Сегодня это слово применяется слишком широко. От того, что понимается под системой, в значительной степени зависит решение вопроса о специфических признаках системного подхода.

Системный подход - это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально-экономической системы. Он используется в тех случаях, когда необходимо исследовать объект с разных сторон, комплексно. Главная идея системного подхода состоит в том, что ни одно действие не предпринимается в изоляции от других. Каждое решение имеет последствия для всей системы.

Системный подход предполагает учет влияния всех факторов, воздействующих на организацию, и акцентирует внимание на взаимосвязях между ее элементами. Он основан на том, что объект изучения рассматривается как система.

По своей сути системный подход выражает идею, заключающуюся в том, что любая организация, практически любой объект состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой.

Кроме того, системный подход - это совокупность принципов, определяющих цель и стратегию решения сложных проблем, метод, основанный на представлении объекта-носителя проблемы в качестве системы, включающий с одной стороны разложение сложной проблемы на ее составляющие, анализ этих составляющих, вплоть до постановки конкретных задач, имеющих отработанные алгоритмы решения, а с другой стороны, удержание этих составляющих в их неразрывном единстве.

Он требует исследования объекта, с одной стороны, как единого целого и как системы, включающей другие составные элементы, находящиеся во взаимодействии, а с другой стороны - как составной части другой системы более высокого уровня, в которой анализируемый объект взаимодействует с остальными подсистемами.

Важной особенностью системного подхода является то, что не только объект, но и сам процесс исследования выступает как сложная система, задача которой, в частности, состоит в соединении в единое целое различных моделей объекта.

Так как все элементы системы связаны между собой, то воздействие на один из элементов непременно отразится на остальных и на системе в целом. Поэтому для достижения поставленных целей необходимо правильно воздействовать сразу на все ключевые элементы, или учитывать их возможные изменения. Таким образом, cистемный подход - это всеобъемлющий комплексный подход. Он предполагает всесторонний учет специфических характеристик соответствующего объекта, определяющих его структуру, а, следовательно, и организацию.

1.2 Основные черты, принципы и сущность системного подхода

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование новой научной методологии - системного подхода, используемого в различных областях науки и деятельности человека. Существует несколько разновидностей системного подхода: комплексный, структурный и целостный.

Комплексный подход предполагает наличие совокупности компонентов объекта или применяемых методов исследования. При этом не принимаются во внимание ни отношения между компонентами, ни полнота их состава, ни отношения компонентов с целым.

Структурный подход предполагает изучение состава (подсистем) и структур объекта. При таком подходе еще нет соотнесения подсистем (частей) и системы (целого). Декомпозиция систем на подсистемы производится не единственным образом.

При целостном подходе изучаются отношения не только между частями объекта, но и между частями и целым. Сущность системного подхода заключается, во-первых, в понимании объекта исследования как системы и, во-вторых, в понимании процесса исследования объекта как системного по своей логике и применяемым средствам.

Выделяют следующие принципы Крымчанинова М. Организационная (корпоративная) культура: история изучения и основные подходы // Управление корпоративной культурой.- 2012.- №1.- С.56.:

- целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней. Здесь система рассматривается как определенная совокупность, которая исходя из целей исследования, может быть реально или концептуально расчленена на составляющие ее элементы, но свои свойства сохраняет лишь будучи целостным образованием;

- иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере, двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня элементам высшего уровня, так как любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой, где одна подчиняется другой;

- структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры;

- множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом;

- принцип конечной цели, заключающийся в том, что функционирование системы направлено на достижение ее глобальной цели, а цели ее подсистем рассматриваются как промежуточные результаты этого процесса. В связи с этим всякое сознательное изменение состояния системы должно оцениваться в аспекте того, насколько это изменение окажет положительные влияние на достижение глобальной цели;

- принцип связности, показывающий, что составляющие системы взаимосвязаны как по вертикали так и по горизонтали, причем конкретизация системы возможна лишь на основе установления структуры ее связей, обеспечивающих целостность и устойчивость системы в целом;

- принцип модульного построения, характеризующийся тем, что любая система может быть реально или концептуально расчленена на составляющие ее подсистемы. Этот принцип позволяет не только ее структурировать, но и декомпозировать цели, анализировать состояние в целом и по частям, оценивать межсистемные связи и отношения;

- принцип иерархии, заключающийся в соподчиненности структурных единиц (проблем, целей, органов управления и т.д.) низших - высшим. При этом система более высокого порядка включает системы более низкого порядка, а системы более низкого порядка в свою очередь включают в себя системы еще более низкого порядка. При этом подчиненность подсистем является прямой, непосредственной, так как они целикомнаходятся в ведении вышестоящихсистем;

- принцип функционирования, предполагающий, что для достижения цели система должна обладать свойством движения, действия в заданном направлении, свойством перерабатывать ресурсы, превращая их в заранее заданный результат функционирования.

В соответствии с данными принципами функции и структура системы тесно связаны. Эти принципы системности только тогда могут быть полезны и эффективны, могут отражать действительно системный подход, когда они сами будут учитываться и использоваться системно, то есть во взаимозависимости и в связи друг с другом.

Наряду с принципами, существуют основные черты системного подхода:

1. Первая черта характерна тем, что системный подход представляет одну из форм методологического знания, связанную с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам;

2. Второй чертой системного подхода является иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета Аникин Б.А. Высший менеджмент для руководителей.- М.: Инфра-М, 2010.- С.124.:

- изучение самого предмета «собственный» уровень;

- изучение этого же предмета как элемента более широкой системы «вышестоящий» уровень;

- изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами «нижестоящий» уровень;

3.Третьей чертой системного подхода выступает изучение интегративных свойств и закономерностей систем и комплексов систем, раскрытие базисных механизмов интеграции целого;

4.Четвертая черта системного подхода - его нацеленность на получение количественных характеристик, создание методов, сужающих неоднозначность понятий, определений, оценок.

Системный подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями. Все это формирует особый метод мышления, позволяющий гибко реагировать на изменения обстановки и принимать обоснованные решения.

1.3 Значение системного подхода при изучении деятельности организации

Значение системного подхода при изучении деятельности организации заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Современный управляющий обязан обладать системным мышлением, так как:

- менеджер обязан принимать, перерабатывать и систематизировать большой объем информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

- руководителю нужна системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направление деятельности собственной организации с другим;

- менеджер обязан созидать, подняться над повседневностью и обдумывать, какое место его организация занимает в наружной среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

- системный подход в управлении дозволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои главные функции: прогнозирование, планирование, компанию, управление, контроль.

Быстрый рост современных организаций и уровня их сложности, разнообразие выполняемых операций привели к тому, что рациональное осуществление функций руководства стало исключительно трудным делом, но в тоже время еще более важным для успешной работы предприятия. Чтобы справится с неизбежным ростом числа операций и их усложнением, крупная организация должна основывать свою деятельность на системном подходе. В рамках этого подхода руководитель может более эффективно интегрировать свои действия по управлению организацией.

Системный подход способствует выработке правильного метода мышления о процессе управления. Руководитель должен мыслить в соответствии с системным подходом.

При изучении системного подхода прививается такой образ мышления, который, с одной стороны, способствует устранению излишней усложненности, а с другой помогает руководителю уяснять сущность сложных проблем и принимать решения на основе четкого представления об окружающей обстановке.

Важно структурировать задачу, очертить границы системы. Но столь же важно учесть, что системы, с которыми руководителю приходится сталкиваться в процессе своей деятельности, являются частью более крупных систем, возможно, включающих всю отрасль или несколько, порой много, компаний и отраслей промышленности, или даже все общество в целом. Эти системы постоянно изменяются: они создаются, действуют, реорганизуются и, бывает, ликвидируются.

Системный подход в менеджменте - быстро развивающаяся совокупность теоретических представлений и созданных на их основе методических рекомендаций для решения организационных проблем. Системный подход не только быстро адаптируется к новым вызовам теории и практики менеджмента, но и служит эвристикой и методологией, оценивающей теоретический и практический потенциал новых подходов в менеджменте.

При системном подходе важное значение приобретает изучение характеристик организации как системы, т.е. характеристик входа, процесса и характеристик выхода. При системном подходе на основе маркетинговых исследований сначала исследуются параметры выхода, т.е. товары или услуги, а именно что производить, с какими показателями качества, с какими затратами, для кого, в какие сроки продавать и по какой цене. Ответы на эти вопросы должны быть четкими и своевременными. На выходе в итоге должна быть конкурентоспособная продукция либо услуги.

Затем определяют параметры входа, т.е. исследуется потребность в ресурсах (материальных финансовых, трудовых и информационных), которая определяется после детального изучения организационно-технического уровня рассматриваемой системы и параметров внешней среды.

И, наконец, не менее важное значение приобретает исследование параметров процесса, преобразующего ресурсы в готовую продукцию. На этом этапе, в зависимости от объекта исследования, рассматривается производственная технология, либо технология управления, а также факторы и пути ее совершенствования.

Таким образом, системный подход позволяет комплексно оценить любую производственно-хозяйственную деятельность и деятельность системы управления на уровне конкретных характеристик. Это помогает анализировать любую ситуацию в пределах отдельно взятой системы, выявить характер проблем входа, процесса и выхода. Применение системного подхода позволяет наилучшим образом организовать процесс принятия решений на всех уровнях в системе управления.

Значение системного подхода заключается в том, что менеджеры могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения планирования и контроля.

Глава 2. Процессный подход к изучению деятельности организации

2.1 Сущность процессного подхода

Сущность процессного подхода заключается в том, что каждый сотрудник обеспечивает жизнедеятельность конкретных бизнес-процессов, непосредственно участвуя в них. Бизнес-процесс - это последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации. В процессном управлении выделяются элементы бизнес-процесса, каждый из которых также имеет некие входы - ресурсы и выходы - результаты, обязательно конкретные и измеримые. Руководитель должен контролировать входы и выходы на границах элементов бизнес-процесса, чтобы он был эффективен.

Таким образом, процессный подход - это подход, при котором компания рассматривается как совокупность бизнес-процессов, а каждый сотрудник рассматривает себя как член одной или нескольких команд процессов, ответственного за конечный результат.

Принципиальным отличием процессного подхода от других является концентрированность на результате и оптимальном способе его достижения. Выделение части деятельности как отдельного объекта - бизнес-процесса дает возможность управлять этим объектом: проектировать, регламентировать, оптимизировать, планировать и контролировать показатели результативности и эффективности процесса. Таким образом, управляя всеми бизнес-процессами, можно управлять деятельностью всей организации как системой бизнес-процессов.

В свою очередь, процесс - это последовательная смена состояний объекта во времени. Процессный подход известен применительно к управлению в целом. Он рассматривает управленческую деятельность как непрерывное выполнение комплекса определенных взаимосвязанных между собой видов деятельности и общих функций управления (прогнозирование и планирование, организация и контроль).

Выполнение каждой работы и общих функций управления здесь также рассматриваются в виде процесса, т.е. как совокупность взаимосвязанных непрерывно выполняемых действий, преобразующих некоторые входы ресурсов, информации и т.п. в соответствующие выходы, результаты. Часто выход одного процесса является входом для другого, а сам процесс управления определяется суммой всех связанно выполняемых функций.

Процессный подход вводит новый тип управления, при котором преодолеваются существующие барьеры между различными функциональными единицами, что позволяет объединять усилия всех подразделений и сконцентрировать их на достижение главных целей организации.

Он основывается на нескольких принципах. Внедрение этих принципов позволяет значительно повысить эффективность работы, однако вместе с тем, требует и высокой корпоративной культуры.

При внедрении управления по процессам важно придерживаться следующих принципов Герчикова И.Н. Менеджмент.- М.: Юнити-Дана, 2009.- С.685.:

- принцип взаимосвязи процессов. Организация представляет собой сеть процессов. Процессом является любая деятельность, где имеет место выполнение работ. Все процессы организации взаимосвязаны между собой;

- принцип востребованности процесса. Каждый процесс должен иметь цель, а его результаты должны быть востребованы. У результатов процесса должен быть свой потребитель внутренний или внешний;

- принцип документирования процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса;

- принцип контроля процесса. Каждый процесс имеет начало и конец, которые определяют границы процесса. Для каждого процесса в рамках заданных границ должны быть определены показатели, характеризующие процесс и его результаты;

- принцип ответственности за процесс. В его выполнении могут быть задействованы различные специалисты и сотрудники, но отвечать за процесс и его результаты должен один человек.

В настоящее время процессный подход завоевывает все новых приверженцев. Руководители различных организаций пытаются на практике освоить методы процессного подхода и за счет этого повысить эффективность своей деятельности.

2.2 Функции процесса управления

Слово «функция» Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента.- М.: ООО И.Д. Вильямс, 2012.- С.62. имеет ряд разных значений: деятельность, обязанность, работа, назначение.

Под функциями процесса управления понимаются особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления характеризуют ту или иную активность взаимодействия объекта и субъекта управления (преимущественно воздействия субъекта на объект). Для эффективного, целостного управления они должны образовать единый комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления.

Функции управления имеют универсальный характер, т. е. применимы к любому объекту управления.

Во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле применения власти внутри организации, регулировании конфликтов, учете движения материальных запасов и т. д.

Во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться определенными структурными формами.

В-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления, и к системе управления, подчеркивая их целевую направленность.

Функции процесса управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. Между ними нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесную взаимосвязь.

Состав общих функций процесса управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления. Процесс управления включает следующие взаимосвязанные функции: планирование, организацию, мотивацию и контроль и координация.

Функция планирования является номером один в менеджменте. Реализуя ее, руководитель на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится организация, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы.

Сам процесс планирования позволяет более четко формулировать целевые установки организации и использовать систему показателей деятельности, необходимую для последующего контроля результатов. Планирование - это непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности организации за счет выявленных возможностей, условий и факторов.

Функция планирования связана с определением целей организации и того, что должны делать ее члены для их достижения. В процессе планирования менеджеры стремятся выработать общие указания по направлению усилий и решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации.

Функция организации Кондраков Н.П. Менеджмент организации.- М.: Инфра-М, 2009.- С.720. - это формирование структуры организации, а также обеспечение всем необходимым для ее работы: персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами.

При планировании и организации работы руководитель определяет, что конкретно должна выполнить данная организация, когда и кто, по его мнению, должен это сделать. Если выбор этих решений сделан эффективно, руководитель получает возможность воплотить свои решения в реальность, используя важную функцию менеджмента, как мотивация.

Функция мотивации - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах. Для этого осуществляется их экономическое и моральное стимулирование, обогащается само содержание труда и создаются условия для проявления творческого потенциала работников и их саморазвития. Мотивация - это результат сложной совокупности потребностей, которые постоянно изменяются.

Функция контроля - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Существуют три аспекта управленческого контроля. Первый аспект - установление стандартов - это точное определение цели, которая должна быть достигнута в определенное время. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования.

Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто в определенный период, и сравнения достигнутого с ожидаемыми результатами. Если эти обе фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, ему известен и источник этой проблемы.

Третий аспект - стадия, на которой выполняются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от начального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей для того, чтобы они стали реальнее и отвечали ситуации. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Функция координации - это центральная функция менеджмента. Она обеспечивает достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними. С помощью этих и других форм связей устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления, а также действие руководителей.

2.3 Связующие процессы в управлении организацией

Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует принятия надежных решений и эффективного обмена информацией. Опыт выдающихся менеджеров и практика преуспевающих компаний свидетельствует о том, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций и выбора правильных управленческих решений.

Эффективные коммуникации и надежные решения являются необходимым условием достижения цели организации, выполнения основных функций управления. Принятие решений - неотъемлемый и доминирующий процесс при осуществлении любой из отдельных функций управления. И качеством стратегических и текущих решений, принимаемых руководителем, определяется уровень развития организации и степень ее выживаемости.

Функции управления - прогнозирование, планирование, организация, мотивация и контроль имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений, для выполнения всех функций необходима коммуникация, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Так как эти две характеристики связывают все управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами в управлении организацией.

Организованная и направленная на достижение определенной цели деятельности организации была бы невозможна без обмена информацией. Информация очень важный ресурс в жизнедеятельности организации. ИнформацияБурков В.Н., Коргин Н.А., Новиков Д.А. Введение в теорию управления организационными системами.- М.: Либроком, 2009.- С.264. - это сведения, получаемые из различных источников, которые необходимо получить, изучить и исследовать, отвергнуть или принять, проверить и при необходимости перепроверить, превратить в ресурс, принять решение по его использованию и спрогнозировать ее общую выгоду (экономическую, социальную, технологическую, политическую и т.д.).

Каждая из составляющих связующих процессов в полной мере использует информацию и находится в зависимости от нее. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между людьми. Она представляет собой процесс, связанный с межличностным и организационным общением при передаче информации как внутри организации, так и с внешней средой.

Коммуникации осуществляются в повседневной работе при общении с подчиненными и руководителями, на собраниях, при чтении документов, разговорах по телефону, составлении документов. Ими пронизан весь процесс производства и управления. Поэтому коммуникации можно разделить на внешние и внутренние.

Внешние - это коммуникации между организацией и ее окружением (средой).

Внутренние - это коммуникации между структурными подразделениями и отдельными исполнителями.

Цель коммуникации - добиться от принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. В коммуникациях всегда участвуют элементы, без которых коммуникационный процесс не может происходить.По крайней мере, необходимо два лица - отправитель и получатель.

Отправитель - это любой индивид (сотрудник), имеющий определенные идеи, намерения, информацию и цель коммуникации. Он формулирует смысл того, что и почему хочет передать другому участнику процесса коммуникации. Получатель - индивид, воспринимающий сообщение отправителя.

Коммуникация - это ключ к эффективности управления. Существует определенная разновидность коммуникаций. Они бывают устные и письменные, формальные и неформальные, идут по многим каналам и в различных направлениях и т.д. Руководителю необходимо так осуществлять передачу директив, целей и задач, чтобы все служащие их поняли и приняли.

Осуществление любой деятельности человека связано с принятием решений, которые предшествуют определенным действиям. Решение - это предписание к действию с целью разрешения проблемы.

Принятие решения - выбор определенного действия из множества возможных вариантов (альтернатив). В простейшем случае это выбор из двух альтернатив: действовать или не действовать. Процесс принятия решений - это циклическая последовательность действий субъекта управления, направленных на разрешение проблем организации и заключающихся в анализе ситуации, генерации альтернатив, принятии решения и организации его выполнения.

Управленческая работа обязательно связана с принятием решений. Необходимость принятия решений пронизывает все действия руководителя по управлению организацией от формулирования целей до их достижения. Чтобы организация могла эффективно работать, руководитель должен постоянно осуществлять правильные выборы из возможных вариантов.

Для разрешения проблемы очень часто требуется не единичное решение, а определенная последовательность решений и, главное, их осуществление. Поэтому решение - это не одномоментный акт, а результат процесса, развивающегося во времени и имеющего определенную структуру.

Глава 3. Теоретические основы ситуационного подхода

3.1 Общая характеристика ситуационного подхода

подход изучение организация

Согласно ситуационному подходу, в основе управления лежит ситуация, которой надо управлять. СитуацияБреддик У. Менеджмент организации.- М.: Инфра-М, 2011.- С.344. - конкретный набор обстоятельств, которые решающим образом влияют на организацию в конкретное время. Ситуационный подход - ориентация управления внутри предприятия, направленная на совокупность различных по своей природе воздействия переменных, характеризующих определенную ситуацию.

Организация и методы управления строятся в соответствии с ситуацией, в которой находится в данное время предприятие. Меняется ситуация - меняются методы управления и поведение лица, принимающего решение. Ситуации, в которых надо принимать управленческие решения, достаточно разнообразны, и руководитель должен найти и принять эффективное решение в каждой из ситуаций, с которой приходится ему и организации, которой он руководит, сталкиваться. Каждая ситуация рассматривается так, чтобы определить ее уникальные свойства перед тем, как принять управленческое решение.

Если системный подход, развитием которого является ситуационный подход, установил единство взаимодействующих частей системы, то ситуационный подход позволил обеспечить профессиональный подход к упрочнению конкретной ситуации, в которой часто задействованными оказываются различные подсистемы, входящие в состав организации.

Ситуационный подход, как системный - это не четкий набор предписанных рекомендаций, а способ мышления. Он тоже признает концепцию общего для всех организаций процесса управления, но при этом подчеркивает, что хотя в целом этот процесс одинаков, конкретные методы, которые следует использовать менеджеру в той или иной ситуации, могут сильно варьироваться. Ситуационный подход - это подход, который пытается присоединить конкретные методики и концепции менеджмента к конкретным ситуациям с целью максимально эффективного достижения целей организации. Он сосредоточен на ситуативных различиях внутри и за пределами организаций. Призван выявить наиболее влиятельные переменные ситуации и то, как они сказываются на эффективности организации. Методологию этого подхода можно отобразить в виде процесса из четырех этаповГерчикова И.Н. Анализ предприятия.- М.: Юнити-Дана, 2010.- С.288..

1.Менеджер должен уметь пользоваться инструментами профессионального менеджмента, эффективность которых подтверждена практикой: понимать суть процесса управления и индивидуального и группового поведения, проводить системный анализ, применять методы планирования и контроля и количественные методы принятия решений.

2.Любая управленческая концепция и методика имеет в каждой конкретной ситуации недостатки и преимущества. Менеджер должен уметь предвидеть возможные последствия (позитивные и негативные) той или иной методики.

3.Руководитель должен уметь верно трактовать ситуацию: определять, какие факторы наиболее важны в данной ситуации и каков вероятный эффект изменения одной или нескольких переменных.

4.Менеджер должен уметь увязывать конкретные методы, имевшие наименьший негативный эффект, с конкретными ситуациями и использовать их при возникновении похожих обстоятельств.

Наиболее важная часть ситуационного подхода - выделение переменных, определяющих развитие ситуации. Естественно, при этом нет необходимости отслеживать все переменные, влияющие на развитие ситуации, поскольку влияние многих из них незначительно. Необходимо выделять и отслеживать изменение действительно важных переменных. Возможность проанализировать ситуацию и заранее предвидеть ожидаемые ее изменения гораздо более эффективна, чем использование метода проб и ошибок. Она позволяет порой избежать значительных потерь ресурсов и времени.

Ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организации.

Использование ситуационного подхода при принятии практических решений происходит в несколько этапов. Во-первых, необходимо изучить положение, в котором находится конкретная организация, во-вторых, оценить свойства всех существующих моделей управления. Только после этого делается третий шаг - осуществляется выбор той модели управления, которая окажется наиболее подходящей.

Помимо своей универсальности и возможностей широкого практического использования ситуационный подход позволил установить основные переменные, определяющие поведение организационных структур и лидерства.

Реализация ситуационного подхода требует от менеджеров глубоких знаний, умения быстро ориентироваться в меняющейся обстановке, творческого подхода к делу, способности не только решать самому, но и организовывать коллективную работу подчиненных.

Ситуационный подход к управлению дает рекомендации относительно того, как следует управлять в конкретных ситуациях. При этом выделяются четыре обязательных шагаКальницкая И.В. Организационные системы: теория и практика управления // Проблемы современной экономики.-2011.- №1.-С.33., которые должны быть осуществлены руководителем для того, чтобы добиться эффективного управления в каждой конкретной ситуации:

- управление должно уметь осуществлять анализ ситуации с точки зрения того, какие требования к организации предъявляет ситуация и что для нее характерно;

- должен быть выбран соответствующий подход к осуществлению управления, который бы наилучшим образом соответствовал требованиям, выдвигаемым к организации со стороны ситуации;

- управление должно создавать потенциал в организации и необходимую гибкость для того, чтобы можно было перейти к новому управленческому стилю, соответствующему ситуации;

- оно должно произвести соответствующие изменения, позволяющие подстроиться к ситуации.

Таким образом, ситуационный подход расширил практическое применение теории систем, определив основные внутренние и внешние переменные, которые влияют на организацию. Поскольку в соответствии с этим подходом методики и концепции должны быть применимы к конкретным ситуациям, ситуационный подход часто называют ситуационным мышлением.

3.2 Основные принципы ситуационного подхода

Управление по ситуации основывается на учете и анализе множества факторов, так или иначе влияющих на организацию. Сложность ее внутренней и тем более внешней среды требует от руководства не только знания теории управления, но и наилучшего применения на практике собственного и прошлого опыта. Поэтому, чтобы принять максимально эффективное решение в данной конкретной ситуации и провести изменения в организации наилучшим образом, руководитель должен придерживаться основных принциповРевская Н.Е. Психология менеджмента // Психология. Пермь.-2011.- №3.- С.68. (т.е. устойчивых правил сознательной деятельности людей в процессе управления), важнейшими из которых являются следующие:

1.Принцип компетентности руководства. Недостаточно иметь только хорошую теоретическую подготовку и владеть информацией о нынешнем состоянии организации, нужно еще обладать хорошей управленческой интуицией и способностью принимать нестандартные, а иногда и парадоксальные решения.

2.Принцип двойственного влияния факторов. Ситуационные факторы обладают разными, порой даже противоречивыми характеристиками.

3. Принцип отсутствия прецедентов. Ни одна управленческая ситуация, какой бы стандартной она ни казалась, не может быть абсолютно похожей ни на одну ситуацию, которая имела место в прошлом.

4.Принцип взаимосвязи ситуационных переменных. Все факторы ситуации составляют единое целое, некую систему и поэтому так или иначе влияют друг на друга.

5.Принцип непрерывности изменений. Изменения в организации и ее внешнем окружении, так или иначе, происходят постоянно.

6.Принцип необратимости изменений. Всякое изменение ставит организацию на новую (более высокую или более низкую) ступень развития.

7.Принцип быстрой реакции. Постоянное изменение ситуационных переменных требует непрерывной выработки управленческих решений, направленных на адаптацию организации к этим изменениям.

8.Принцип наличия предпосылок к изменениям. Наряду с постоянным мониторингом происходящих изменений необходимо непрерывно контролировать наличие предпосылок и условий, необходимых для приведения параметров организации в соответствие с изменившейся ситуацией.

9.Принцип приоритетности человеческого фактора. Принимая решение, руководитель прежде всего должен учитывать его влияние на трудовой коллектив.

10.Принцип оптимального соотношения результатов и затрат. Критерием оптимальности в данном случае является наибольшее приближение организации к поставленным целям.

11.Принцип априорного решения. Хороший руководитель должен уметь не только правильно оценивать ситуацию и своевременно реагировать на ее изменение, но и предвидеть возможные изменения этой ситуации.

12.Принцип формирования изменений. Вершиной управленческого искусства можно считать принятие таких решений, которые не только позволяют организации приспособиться к изменениям ситуации, но и адаптировать сами изменения к организации.

Все принципы ситуационного управления реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий деятельности организации, состояния внешней и внутренней среды, личных качеств руководителя и некоторых других факторов. Для реализации этих принципов выработаны определенные методы ситуационного управления, то есть совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных целей организации.

3.3 Практическое применение ситуационного подхода

В настоящее время, особенно в связи с мировым экономическим кризисом, экономическая обстановка стала довольно непредсказуемой. Ситуация очень нестабильна, факторы, влияющие на нее, постоянно изменяются и недостаточное внимание к ним со стороны организации может привести к плачевным последствиям.

Чтобы успешно развиваться и расти организации необходимо учитывать сложившуюся ситуацию, чему и учит ситуационная теория. Поэтому в условиях кризиса тема ситуационного подхода как основы принятия управленческих решений очень актуальна. Применение ситуационного подхода на практике можно представить в виде четырехшагового процесса:

Во-первых, руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, методов планирования и контроля, количественных методов принятия решений.

Метод анализа ситуаций помогает руководителю понять, каким способом можно добиться основной цели организации в конкретных условиях наиболее эффективно, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой эффект будет получен в результате воздействия на эти факторы.

Любая теория приобретает особую ценность, если она может ответить на вопросы, возникающие в практической деятельности. В управлении конкретные ситуации столь разнообразны, что часто возникают сложные проблемы и далеко не всегда теория может дать четкие, однозначные рекомендации практикам. Этим и объясняется применение ситуационного подхода на практике.

Во-вторых, руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, как положительные, так и отрицательные, от применения определенной методики или концепции.

В-третьих, руководитель должен правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных. Если можно проанализировать ситуацию, тогда не возникает необходимости прибегать к догадкам или методу проб и ошибок для определения наиболее подходящего решения организационных проблем.

В-четвертых, руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Ситуационный подход может использоваться в следующих случаях:

1. Если сравнительно часто повторяются типовые ситуации, требующие проведения однотипных исследовательских работ и этапов изучения систем управления, когда заранее вырабатываются стандартные исследовательские процедуры, выводы и решения.

Это позволяет не тратить много временных, трудовых и материальных ресурсов на разработку методик и проведение исследования, достаточно лишь идентифицировать реальную исследовательско - управленческую ситуацию и по типовой схеме получить готовые выводы и рекомендации по принятию решения.В настоящее время это можно оперативно сделать с помощью специально разрабатываемых советующих компьютерных программ;

2. Когда возникают ситуации, отличающиеся от типовых и не имеющие стандартных готовых исследовательских процедур разрешения. Для данного варианта возможно следующее:

- приотклонение от типовой ситуации, вызванной информационной неопределенностью имеющейся информации, можно использовать специально разрабатываемые советующие компьютерные программы с нечеткой логикой; выполнение таких советов позволит сделать исследовательские выводы и принять оптимальное решение, но только с определенной вероятностью;

- при полном отклонении от типовой ситуации и отсутствии информации для принятия исследовательских выводов следует использовать методы ситуационного анализа (например, факторного, балансового), что не исключает применение аналитических компьютерных программ.

...