Анализ информационных потоков (на примере ТД "Библио-Глобус")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Модели логистических процессов управления потоками

1.1 Понятия логистической системы и информационного потока

1.2 Обработка логистической информации

Глава 2. Анализ информационных потоков (на примере ТД «Библио-Глобус»)

Введение

Логистика направлена на достижение высокого качества обслуживания потребителей на основе интеграции ключевых компетенций (см. рис. 1). Это позволяет выработать современные технологии логистического менеджмента и добиться высокого уровня конкурентоспособности.

Рис. 1 Ключевые сферы компетентности логистики

Успехи в каждой из указанных сфер имеют смысл только в том случае, если они обеспечивают повышение общей эффективности интегрированной логистической системы. Особо следует выделить логистическую информацию, которая составляет важнейший стратегический ресурс логистики. Использование электроники позволяет снизить издержки логистики благодаря более эффективному управлению информационными потоками, увеличению их скорости и координации. Классики интегрированной логистики Дональд Бауэрсокс и Дэйвид Клосс справедливо подчёркивают: «Фирмы с передовыми логистическими системами считают, что дешевле с помощью информации искать оптимальные решения, чем осуществлять неоптимальные перемещения запасов».

По данным Европейской логистической ассоциации применение логистических разработок позволяет сократить время производства товаров на 25 %, снизить себестоимость производства продукции до 30 %, сократить объёмы материально-технических запасов от 30 до 70 %.

По отдельным товарам наблюдается большой интервал между производством и продажей. Мировая практика показывает следующее распределение итогового времени нахождения товара в производственно-логистическом обороте:

- 3 % времени - в производстве, у изготовителей;

- 10 % времени - в процессе перевозки, т. е. на транспорте;

- 87 % времени - в процессе дополнительной обработки, упаковки, на складах.

В свете этого производители начали прилагать усилия к сдерживанию накопления запасов, интегрируя корпоративные и оперативные функции в логистику.

Развитие логистики по своей природе революционно и вызвано необходимостью наилучшим образом преодолеть пространственный разрыв. Но поскольку в результате научно-технического прогресса появились новые техника и технология, позволившие в значительной мере устранить транспортные барьеры, значение географического фактора уменьшилось.

Цель моей работы - раскрыть и сравнить основные модели логистических процессов, которые приводят к оптимизации результата.

логистика информационный управление

Глава 1. Модели логистических процессов управления потоками

Рис. 2

Признаком классификации является материальность модели. В соответствии с этим признаком все модели можно разделить на вещественно-информационные и абстрактные.

Вещественно-информационные воспроизводят основные геометрические, физические, динамические и функциональные характеристики изучаемого процесса или объекта. К этой категории относятся, в частности, уменьшенные макеты предприятий оптовой торговли, позволяющие решить вопросы оптимального размещения оборудования и организации грузовых потоков.

Абстрактное моделирование часто является единственным способом моделирования в логистике. Его подразделяют на символическое и математическое.

К символическим моделям относят языковые и знаковые.

Языковые модели - словесные модели, в основе которых лежит набор слов (словарь), очищенных от неоднозначности. Этот словарь называется "тезаурус". В нем каждому слову может соответствовать лишь единственное значение, в то время как в обычном словаре одному слову могут соответствовать несколько значений.

Знаковые модели: если ввести условное знаковое обозначение отдельных понятий, а также договориться об операциях между этими знаками, то можно дать символическое описание объекта.

Для реализации моделей в управлении логистическими процессами крупных организаций применяют корпоративные информационные системы (КИС).

В условиях внедрения КИС перед организацией ставится задача регламентации основных бизнес-процессов, реализующих управление движением товарно-вещественных и иных потоков. Частным решением этой комплексной задачи является построение информационных моделей логистических функций, процедур и операций. Выбор объекта моделирования возможен исходя из составляющих сквозного логистического бизнес-процесса, например для предприятий товарного производства. Типовой алгоритм такого сквозного логистического бизнес-процесса представлен на рис.

Для моделирования производят декомпозицию составляющих бизнес-процесса.

Дальнейшая декомпозиция составляющих процесса позволяет получить множество процедур, которые могут являться объектом информационного моделирования. Возможен самостоятельный выбор процесса (функции, процедуры) по желанию разработчика.

Так, процесс управления закупками декомпозируется на следующую последовательность процедур, которая отражена в типовом алгоритме процесса управления закупками на предприятии товарного производства (рис. 3).

Логистический бизнес-процесс определяет структуру и организацию материальных потоков предприятия на всех стадиях - от обеспечения сырьем до распределения готовой продукции. Его основными составляющими являются:

- закупка сырья и материалов;

- доставка их к месту производства;

- непосредственное производство продукции;

- ее распределение;

- транспортировка к месту реализации;

- сервисное обслуживание потребителей.

Рис. 3

1.1 Понятия логистической системы и информационного потока

Продвижение материальных потоков осуществляется квалифицированным персоналом с помощью разнообразной техники: транспортные средства, погрузочно-разгрузочные устройства и т.д. В логистический процесс вовлечены различные здания и сооружения, ход процесса существенно зависит от степени подготовленности к нему, самих движущихся и периодически накапливаемых в запасах грузов. Совокупность производительных сил, обеспечивающих прохождение грузов, лучше или хуже, но всегда как-то организована. По существу, если имеют место материальные потоки, то всегда имеет место какая-то материалопроводящая система.

Логистика ставит и решает задачу проектирования гармоничных, согласованных материалопроводящих (логистических) систем, с заданными параметрами материальных потоков на выходе. Отличает эти системы высокая степень согласованности входящих в них производительных сил в целях управления сквозными материальными потоками.

Логистическая система - это адаптивная система с обратной связью, выполняющая те или иные логистические функции. Она, как правило, состоит из нескольких подсистем и имеет развитые связи с внешней средой

Логистическая система, как и любая сложная система, имеет свои основные черты и свойства.

Первое свойство (целостность и членимость): система есть целостная совокупность элементов, взаимодействующих друг с другом. Декомпозицию логистических систем на элементы можно осуществлять по-разному. На макроуровне при прохождении материального потока от одного предприятия к другому в качестве элементов могут рассматриваться сами эти предприятия, а также связывающий их транспорт.

Второе свойство (связи): между элементами логистической системы имеются существенные связи, которые с закономерной необходимостью определяют интегративные качества. В макрологистических системах основу связи между элементами составляет договор. В микрологистических системах элементы связаны внутрипроизводственными отношениями.

Третье свойство (организация): связи между элементами логистической системы определенным образом упорядочены, то есть логистическая система имеет организацию.

Четвертое свойство (интегративные качества): логистическая система обладает интегративными качествами, не свойственными ни одному из элементов в отдельности. Это способность поставить нужный товар, в нужное время, в нужное место, необходимого качества, с минимальными затратами, а также способность адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды (изменение спроса на товар или услуги, непредвиденный выход из строя технических средств и

Современное состояние логистики много в чем определяется бурным развитием и внедрением во все сферы информационно-компьютерных технологий. Реализация большинства логистических концепций и систем была бы невозможной без использования быстродействующих компьютеров, локальных вычислительных сетей, телекоммуникационных систем и информационно-программного обеспечения. Значение информационного обеспечения логистического процесса настолько велико, что многие специалисты выделяют особую информационную логистику, которая имеет самостоятельное значение в бизнесе и управлении информационными потоками и ресурсами. Эту функциональную область логистики часто называют компьютерной.

Информационная логистика организовывает поток данных, которые сопровождают материальный поток, и является тем существенным для предприятия звеном, которое связывает снабжение, производство и сбыт. Она охватывает управление всеми процессами перемещения и складирования реальных товаров на предприятии, позволяя обеспечивать своевременную доставку этих товаров.

Информация выступает двигателем деятельности логистической системы и держит ее открытой - способной приспосабливаться к новым условиям. В связи с этим одним из ключевых понятий логистики выступает понятие информационного потока.

В общем виде информационный поток является перемещением в некоторой среде данных, выраженных в структурированном виде.

С точки зрения логистики информационный поток - это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля за логистическими операциями.

1.2 Обработка логистической информации

В логистической системе весь ход подготовки и принятия решений в значительной мере является процессом переработки информационного потока. Полная и своевременная обработка информации должна обеспечивать устойчивую связь процессов снабжения, учета потребностей производства, удовлетворение имеющихся заказов на готовую продукцию. В этих условиях разрыв информации или ее оперативное поступление могут привести к нарушению снабжения предприятия определенного вида ресурсами, сбоям в производственном процессе, снижению качества обслуживания потребителей.

Эффективное управление материальными потоками невозможно в отсутствии мощной информационной системы, обеспечивающей менеджеров разного уровня необходимой и достоверной информацией для планирования и контроля за функционированием логистической системы. Принятие управленческих решений немыслимо без надлежащего обмена информацией между различными звеньями управления, без наличия информационной структуры, определяемой системой потоков информации как между источниками и получателями сверху вниз (управление процессами), снизу вверх (контроль процесса), так и между параллельными подразделениями разного функционального назначения.

В идеальном случае информационная система играет роль «центральной нервной системы», связывая воедино производственный план, план материально-технического снабжения и сбыта, и обеспечивает интегрированное управление материальными и информационными потоками, циркулирующими в логистической системе

Корпоративная информационная система сегодня обеспечивает оптимальное управление производством, запасами, транспортными средствами, качеством продукции, сортировкой и упаковкой, ликвидацией простоев, техническим обслуживанием производства и т.д. Она не только планирует производство по усовершенствованным методикам, контролирует выполнение плана работ, составляет технологические карты, управляет финансами и трудовыми ресурсами, но и осуществляет ряд «непроизводственных» функций. В их числе - контроль сервисного обслуживания, распределение готовой продукции и маркетинг.

Необходимо иметь в виду, что создание корпоративной информационной системы требует существенных затрат, оправданность которых зависит от четкого выявления информационных потребностей логистики.

Процесс выявления информационных потребностей можно представить в виде «компромисса» между затратами на получение соответствующей информации и выгодой от снижения степени риска, которая обеспечивается наличием данной информации. Аналогично решаются вопросы о количестве хранимой в информационной системе информации, скорости ее передачи, обработки, и т.д.

Одновременно при создании информационной системы следует принимать во внимание тот факт, что потребность в количестве и качестве информации на различных уровнях управленческой иерархической структуры неодинакова. Это значит, что информационная система должна обеспечивать каждый иерархический уровень информацией, необходимой для принятия решения на данном конкретном уровне.

Современные информационные системы являются, по существу, результатом эволюционного развития автоматизированных систем управления предприятием. Новые экономические условия привели к изменению задач управления предприятием. Как следствие, возникли и новые требования к автоматизированным информационным системам.

Современная информационная система задействована на интегрированное управление логистикой и производством, обеспечение рациональных бизнес-процессов.

Современные информационные технологии дают три преимущества. Это снижение издержек за счет оптимизации бизнес-процессов, в том числе «сжатия» их во времени, гарантированное выполнение заказов в нужном объеме и в нужные сроки, обеспечение качества продукции через качество производственных и управленческих технологий.

Внедрение автоматной системы управления предприятием позволяет увеличить объем продаж не менее чем на 15%, а экономический эффект от снижения потерь окупает все затраты на систему уже через 1-2 квартала после начала ее работы в полном контуре. При этом оперативные потери или упущенные выгоды снижаются на 80-90%, а стратегические потери - на 60-90%.

Например, исследования показывают, что общий эффект от внедрения системы за счет снижения потерь в процессе сбыта составляет не менее 2% от объема продаж. Это связано в первую очередь с минимизацией потерь, которые бывают вызваны срывами поставок продукции из-за сбоев и ошибок в планировании поставок, неполной или потерянной информации, из-за низкой скорости прохождения заявок, невысокой гибкости учета потребностей клиента и т.д. Практически та же цифра получается при расчете экономического эффекта от снижения потерь в сфере управления складскими запасами. Система позволяет получать в режиме мониторинга информацию о состоянии конкретного материального ресурса в любом месте хранения в соответствии со всеми внешними и внутренними документами по его перемещению, что позволяет обеспечивать режим непрерывной инвентаризации.

Информационная система должна обеспечивать фиксацию, хранение и обработку всей информации, существенной для принятия управленческих решений

Глава 2. Анализ информационных потоков (на примере ТД «Библио-Глобус»)

Информация является ключевым звеном в организации связей с производителями и поставщиками книжных товаров. Именно издательства и оптовые предприятия дают книжным магазинам информацию, необходимую для дальнейшего информационного обслуживания покупателей. В связи с этим в организации информационных потоков с издательствами и другими поставщиками должны быть реализованы следующие задачи:

-свободный выбор поставщиков и заключение с ними максимально выгодных договоров на поставку книжных товаров;

-получение от поставщиков необходимых покупателям книжного магазина услуг (в том числе обеспечение перспективной информацией о готовящихся к изданию книгах);

-предоставление информационного обслуживания максимально высокого качества с соблюдением требований использования современных компьютерных технологий, стандартизации и унификации данных и т.д.

При этом следует стремиться к установлению долговременного и взаимовыгодного сотрудничества с издательствами и оптовыми предприятиями.

Информационный обмен с поставщиками предполагает ведение точной и всеобъемлющей учетной документации, позволяющей оценивать результаты их деятельности по отношению к контрольным показателям (например, товарные запасы, оборачиваемость продукции, ассортиментное предложение). Это возможно на основе правильного формирования и обработки входных потоков информации. При организации входных потоков информации о книгах от поставщиков необходимо обеспечить полноту, достоверность и своевременность данных. Для этого целесообразно разработать стандарты общения, в которых зафиксировать не только требования к структуре данных о книгах, электронных форматах, сроках и порядке поступления информации, но и обязанности книжного магазина по предоставлению данных о реализации, сроках и форме заказов и т.д.

Рассмотрим процесс работы с входным информационным потоком в ТД «Библио-Глобус».

При поступлении информации от поставщиков в ТД «Библио-Глобус» мы имеем дело с входным информационным потоком, который необходимо обработать в соответствии со стандартами, применяемыми на предприятии, а затем ввести данные в электронную базу данных. На этом этапе задействовано несколько подразделений Торгового Дома.

Получив информацию о выходящих изданиях и предложении книжных товаров от поставщиков, менеджеры коммерческой службы вводят ее в информационную систему, затем с помощью этой системы формируют заказ предложенных товаров и отправляют его поставщику. После отправки заказа и выполнения его поставщиком менеджеры получают по электронной почте информацию о поступлении заказанных книг на склад магазина.

Первичную информационную обработку поступивших в Торговый Дом книг производят операторы склада, фиксируя прием товаров.

Образцы поступивших книг передаются в информационно-библиографическую службу, которая производит проверку и уточнение библиографической и коммерческой информации и заносит эти сведения в базу данных.

Таким образом, в результате обработки входного информационного потока мы имеем качественную базу данных о поступлении, наличии, а затем продаже изданий. Сформированная база данных является основой для информационного обслуживания покупателей продавцами и справочно-библиографической службой Торгового Дома.

Перспективную информацию об изданиях используют подразделения ТД «Библио-Глобус»:

-склад - для организации логистики приема, хранения и предпродажной подготовки книжных товаров;

-торговый зал - для организации продажи товаров и консультирования покупателей;

-информационно-аналитический центр - для выработки планов информационного обеспечения подразделений;

-коммерческая служба - для заказа товаров, анализа конъюнктуры книжного рынка;

-финансовые службы - планирование торгово-финансовой деятельности, ценообразование;

-сервисная служба - сбор предварительных заказов покупателей, планирование оптовых продаж;

-рекламная служба - планирование и организация рекламных мероприятий, продвижения товаров;

-справочно-библиографическая служба - ответы вопросы покупателей, сбор информации о спросе.

Размещено на Allbest.ru