на практику по профилю специальности

034702 Документационное обеспечение управления и архивоведение базовой подготовки

(код и наименование специальности)

Цели практики:

• Введение
• 1. Характеристика предприятия
• 2. Кадровая документация
• 2.1 Порядок ведения кадровой документации
• 2.2 Прием на работу и увольнение
• 2.3 Учет ведения трудовых книжек
• 2.4 Личная карточка
• Заключение
• Приложения


Введение

Основной целью Общества является выполнение работ и оказание услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли.

При поступлении на практику меня в первую очередь ознакомили с должностной инструкцией секретаря - референта.

Должностная инструкция - это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав и ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Правовое положение работника организации регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. Унифицированная структура текста данного документа, согласно ГСДОУ, включает следующие разделы:

1. Общие положения

Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. Функции

Определяются направления деятельности специалиста.

3. Должностные обязанности

Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе - руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.

4. Права

Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность

Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

В ГСДОУ рекомендовано включать в должностную инструкцию раздел "Оценка работы", в котором должны быть перечислены критерии оценки качества работы сотрудника.

При разработке должностных инструкций сотрудникам кадровых служб следует учитывать наименования должностей, предусмотренных для этих служб Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: директор по кадрам и быту, начальник отдела (управления кадрами и трудовыми отношениями), специалист по кадрам, менеджер (в подразделениях (службах) управления кадрами и трудовыми отношениями), заведующий отделом по управлению кадрами и трудовыми отношениями, инженер по подготовке кадров, инспектор по кадрам, табельщик.

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.

Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.

Должностные инструкции доводятся до работников под подпись.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работников под расписку.

Приказ о внесении изменений издается при необходимости перераспределения функций и должностных обязанностей, при реорганизациях, сокращении штатов и т.д.

Кроме того, должностные инструкции должны быть заменены и заново утверждены в следующих случаях:

­при изменении наименования организации или структурного подразделения;

­при изменении наименования должности;

­при изменении фамилии работника, замещающего данную должность (например, при увольнении прежнего работника и замене его другим), если инструкция, в виде исключения, была именной и содержала в заголовке к тексту фамилию и инициалы работника.

Распределение должностных обязанностей между руководящими работниками организации устанавливается распорядительным документом -- приказом директора.

Так как работы по практике я выполняла в отделе кадров ООО «СК КАПИТЕЛЬ» то хотелось бы подробнее раскрыть тему «Кадровой документации».

2.1 Порядок ведения кадровой документации

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщенным названием «кадровая документация». Создание и ведение кадровой документации не право, а обязанность работодателя, которая регламентирована нормативно - правовыми актами. Комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

По целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов.

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и др. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утвержденном постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Различают следующие виды кадровых документов:

1) документация о приеме на работу:

- заявление о приеме на работу;

- трудовой договор (контракт о назначении на должность);

- приказ о приеме на работу;

- протокол общего собрания трудового коллектива о приеме (назначении)на работу;

2) документация о переводе на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу;

3) документация об увольнении с работы:

- заявление об увольнении;

- приказ об увольнении;

- протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении;

4) документация об оформлении отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска;

5) документация об оформлении поощрений:

- представление о поощрении;

- приказ о поощрении;

6) документация об оформлении дисциплинарных взысканий;

- докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности:

№ Т-1 -- приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;

№ Т-1а -- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу;

№ Т-2 -- личная карточка работника;

№ Т-2ГС (МС) -- личная карточка государственного (муниципального) служащего;

№ Т-3 -- штатное расписание;

№ Т-4 -- учетная карточка научного, научно-педагогического работника;

№ Т-5 -- приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;

№ Т-5а -- приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу;

№ Т-6 --приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-6а -- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам;

№ Т-7 -- график отпусков»;

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-8а -- приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении);

№ Т-9 -- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;

№ Т-9а -- приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку;

№ Т-10 -- командировочное удостоверение;

№ Т-10а -- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;

№ Т-11 -- приказ (распоряжение) о поощрении работника;

№ Т-11а -- приказ (распоряжение) о поощрении работников;

№ Т-12 -- табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;

№ Т-13 -- табель учета рабочего времени;

№ Т-49 --расчетно-платежная ведомость;

№ Т-51 -- расчетная ведомость;

№ Т-53 -- платежная ведомость;

№ Т-53а -- журнал регистрации платежных ведомостей;

№ Т-54 -- лицевой счет;

№ Т-54а -- лицевой счет (свт);

№ Т-60 -- записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;

№ Т-61 -- записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);

№ Т-73 -- акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и служит правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства невозможны без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет:

- правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

- обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

- предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае -- избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

- предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.

Требования к бланкам документов рекомендуется оформить в локальных нормативных актах, например в Инструкции по делопроизводству. При этом установленные требования не должны противоречить ГОСТ Р 6.30-2003.

Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа -- это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

В ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.

Однако документ может содержать и дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:

«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе».

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.

В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

2.2 Прием на работу и увольнение

Прием на работу на предприятие осуществляется в соответствии с действующим законодательством через отдел кадров. При приеме на работу работника знакомят с текстами Коллективного договора и его должностными инструкциями. Факт ознакомления фиксируется личной подписью работника в трудовом договоре и в соответствующей должностной инструкции в отделе кадров. Предприятие заключает с работником трудовой договор, форма и содержание которого, а также порядок его заключения, изменения и расторжения определяются в соответствии с Трудовым кодексом (ТК РФ), другими законодательными и нормативными актами, Уставом предприятия и Коллективным договором.

Трудовой договор может быть заключен:

- на неопределенный срок;

- на определенный срок не более чем на пять лет (срочный трудовой договор) если иной срок не установлен Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами (ст. 58 ТК РФ).

Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения.

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок.

В трудовом договоре оговариваются существенные условия труда, предусмотренные ст. 57 ТК РФ, режим и продолжительность рабочего времени, льготы, компенсации и др.

Согласованный сторонами трудовой договор является основанием для издания приказа директора предприятия о приеме на работу.

Один экземпляр подписанного сторонами трудового договора выдается работнику на руки.

При необходимости, в целях проверки соответствия работника поручаемой работе при заключении трудового договора может устанавливаться испытательный срок. Срок испытания не может превышать трех месяцев для работников, состоящих в штате предприятия, а для руководителя предприятия, заместителя директора и главного бухгалтера и его заместителя - шести месяцев.

Условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. О введении изменений существенных условий трудового договора работник должен быть предупрежден Работодателем в письменной форме не позднее, чем за два месяца. Если работник не согласен с продолжением работы в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При отсутствии указанной работы или отказе работника от предложенной работы трудовой договор прекращается в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 ТК РФ (отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора).

При поступлении на работу лицо, поступающее на работу, предъявляет в отдел кадров предприятия:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность:

- трудовую книжку;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета;

- документы об образовании;

- дополнительные документы по запросу отдела кадров предприятия.

Основаниями прекращения трудового договора являются:

- соглашение сторон;

- истечение срока трудового договора;

- расторжение трудового договора по инициативе работника;

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

- перевод работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переход на выборную работу (должность);

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, с изменением подведомственности (подчиненности) предприятия либо его реорганизации;

- отказ работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора;

- отказ работника от перевода на другую работу, необходимого ему в соответствии с медицинским заключением, выданным в порядке, установленном федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, либо отсутствие у Работодателя соответствующей работы;

- отказ работника от перевода на другую работу в другую местность вместе с работодателем.

- обстоятельства, не зависящие от воли сторон;

- нарушение установленных Трудовым кодексом Российской Федерации или иным Федеральным законом правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.

Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации и иными Федеральными законами.

2.3 Учет ведения трудовых книжек

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер;

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Личная карточка работника по форме N Т-2 заполняется на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу форма N Т-1 или N Т-1а, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);

2) трудовая книжка;

3) военный билет;

4) документ об окончании учебного заведения:

5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

7) приказ о приеме на работу.

2.4 Личная карточка

Личная карточка (форма № Т-2) заполняется на работников всех кате­горий, включая временных и сезонных, основных и совместителей. Личная карточка является основным документом по учету личного состава.

Она ведется на протяжении всего периода трудовой деятельности ра­ботника у данного работодателя, начиная с приема на работу, и закрывает­ся только при увольнении. На работников, принятых на работу по граждан­ско-правовым договорам, личные карточки не ведутся.

Личная карточка № Т-2 относится к группе обязательных кадровых документов. Форма личной карточки унифицирована и относится к системе первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержден­ной Постановлением № 1.

Значимость личной карточки заключается в том, что при утрате трудо­вой книжки она является единственным документом, прямо подтверждаю­щим трудовой стаж работника.

Не следует путать личную карточку № Т-2 с такими документами, как, например, личный листок по учету кадров или анкета, которые входят в состав личного дела. Эти документы заполняются самим работником, со­ставляются в произвольной форме и могут отсутствовать, если у данного работодателя не утвержден порядок оформления личных дел. Личная кар­точка заполняется только специалистом кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1а).

Личные карточки работников хранятся в кадровой службе предпри­ятия в закрытом на ключ шкафу, исключающем свободный доступ работ­ников предприятия и посторонних лиц.

Личные карточки работающих сотрудников при помощи разделителей систематизируются по структурным подразделениям, а внутри - по алфави­ту фамилий до третьей буквы фамилии.

Личные карточки уволенных изымаются и хранятся отдельно. Они располагаются по годам увольнения, а внутри - также по алфавиту. Срок хранения личных карточек уволенных в кадровой службе предприятия - год (допускается до трех лет), затем карточки передаются на хранение в архив предприятия.

Личная карточка сотрудника изготавливается на бланке формата 2А4 в одном экземпляре и имеет код по ОКУД 0301002. Данный документ хра­нится в течение 75 лет отдельно от личных дел, поэтому целесообразно для его изготовления использовать обложечную бумагу (тонкий картон).

Заключение