Класифікація, функціональні характеристики та практичне застосування документів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

СХІДНОЄВРОПЕЙСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ІМЕНІ ЛЕСІ УКРАЇНКИ

Кафедра документознавства та музейної справи

КЛАСИФІКАЦІЯ, ФУНКЦІОНАЛЬНІ ХАРАКТЕРИСТИКИ ТА ПРАКТИЧНЕ ЗАСТОСУВАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Луцьк - 2012

Зміст

Вступ

Розділ 1. Класифікація документів

1.1 Завдання і особливості класифікування документів

1.2 Класифікація документів за різними ознаками

Розділ 2. Функції документів та їх практичне застосування

2.1 Функції документів

2.2 Використання документів в різних сферах діяльності

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Актуальність дослідження. У діяльності будь-якої організації, установи, підприємства створюється безліч різноманітних за видами і призначенням документів. Одні документи призначені для реалізації зовнішніх зв'язків, інші відображають суто внутрішню діяльність установи у всіх її різноманітних аспектах. У процесі розвитку документаційного забезпечення поступово склалися певні документні комплекси - системи документації: наприклад, система розпорядчої документації, система документації з бухгалтерського обліку та звітності, система документації з особового складу, система звітної документації та ін. При роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації належить той чи інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення. У будь-якій класифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких об'єкти класифікації розбиваються на класи.

Класифікація документів - одне з головних питань, яке сьогодні хвилює вчених, оскільки єдиної класифікації немає. Кожний вчений класифікує документи по-своєму, виділяючи з-поміж великої кількості ознак одну чи декілька основних.

Класифікація є одним зі способів теоретичного пізнання будь-якого об'єкта і має широке використання на практиці. Для пізнання документа теж потрібно його класифікувати, тобто визначити види документа і ознаки, за якими вони розрізняються. Визначення видів, типів, жанрів документів - важливе завдання науки і практики. Класифікація документів допомагає у практичній діяльності з виявлення, відбору, організації збереження та використання документів.

Об'єктом дослідження є сучасні класифікації документів.

Предметом дослідження є теоретичні підходи до типологізації документів, форми їх використання у практичній діяльності.

Мета даної роботи - визначити поняття документа, види і функції документів, а також розглянути класифікації документів.

Мета визначає завдання роботи:

1) дати загальну характеристику класифікаціям та функціям документів;

2) проаналізувати практику використання документів.

Стан наукової розробки проблеми. Розробка загальної класифікації документів представляє собою один із провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства. В останні роки в розробку цієї проблеми значний внесок зробили роботи С. Г. Кулешова, Ю. М. Столярова і Г. М. Швецової-Водки.

В ході написання курсової роботи були використані посібники В. А. Блощинської «Сучасне діловодство», Н. М. Кушнаренко «Документознавство», Н. Б. Зинов'євої «Документознавство», Г. М. Швецової-Водки «Документознавство», статті з періодичних видань К. Гельман-Виноградов, О. Бібер та численні електронні ресурси.

Методи дослідження. Для теоретичного осмислення аспектів проблеми застосовувались методи дедукції та індукції (дозволяють з'ясувати не лише схеми класифікації документів, але й принципи побудови науково-довідкового апарату в цілому); аналізу і синтезу (дозволяють розглядати всі явища, факти у взаємозв'язку і взаємозалежності); принцип багатоаспектності (застосовується при розробці класифікації документних матеріалів); принцип історизму (допомагає правильно зрозуміти напрямок розвитку класифікаційних методів).

Структура курсової роботи. Курсова робота складається зі вступу, двох розділів, висновків, списку використаних джерел, який нараховує 25 позицій.

документ класифікування застосування

Розділ 1. Класифікація документів

1.1 Завдання і особливості класифікування документів

Класифікація документів - одна з найдавніших і дотепер остаточно невирішених проблем. Початкові етапи її пов'язані з організацією і систематизацією зборів, створенням переліків одиниць зберігання, тобто з функціонуванням перших бібліотек і архівів, зокрема староєгипетських. Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи, в країнах Арабського Халіфату) [25]. Тематична ознака, встановлена в основу бібліотечно-бібліографічних класифікацій, у результаті привела до розробки десяткової класифікації і її модифікацій, що використовуються переважною більшістю бібліотек світу. Подібно класифікаціям творів друку, рукописів і інших документів, на основі предметизації базувалися і перші класифікації описів винаходів: англійська (1852-1855 роки), німецька (1906 р.) та ін. Перші класифікації будувалися з врахуванням інформаційної складової документа .

Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації здійснена Полем Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія. Активно проблема класифікації документів починає розроблятися лише в кінці 1960-х - початку 1970-х років в рамках інформатики, книго- і архівознавство, а в кінці 1980-х - бібліотеки і бібліографами. Більшість підходів була обумовлена специфікою диференціації документів, прийнятої в тій або іншій науці або області діяльності .

Основні ознаки класифікації за інформаційною складовою документа - зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для запису інформації; призначений для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації .

Класифікація взагалі є логічною процедурою, особливим випадком застосування поділу обсягу поняття. Поділ обсягу поняття робиться за певною ознакою (або сукупністю ознак), яка називається підставою поділу. Вибір підстави залежить від мети, заради якої робиться поділ.

Мета класифікації - виділення і перелік видів, що становлять обсяг певного поняття. Основні вимоги до класифікації: виділення видів за однією підставою поділу (щоб запобігти пересіченню видів, які виокремлюються) і повнота переліку видів (які в сукупності мають охопити весь обсяг поняття) [19, с. 142].

Класифікація є також процедурою практичного поділу певних об'єктів на класи (види, роди, типи, жанри) відповідно до найсуттєвіших ознак, притаманних об'єктам. Кожний клас (тип, вид і т. ін.) відрізняється від іншого певною ознакою чи видозміною цієї ознаки [19, с. 142]. Процес здійснення класифікації називають «класифікуванням». У результаті класифікування одержують певну класифікацію (або класифікаційну систему, класифікаційну схему) як перелік ознак, що були підставою поділу, та класів, тобто підрозділів, на які поділяється вихідне поняття [19, с. 143].

Підрозділи, що виокремлюються як підсумок класифікування, можна називати класами або видами, типами, жанрами і т. ін. принципових відмінностей у перелічених класифікаційних категорій немає. У кожній класифікації вибирають найбільш придатну для неї назву підрозділів. Найзагальнішими є такі назви підрозділів, як вид, клас, група. Вони можуть використовуватись стосовно будь-якого підрозділу класифікації. Поняття «вид» використовується тому, що в кожному поділі класифікації родове поняття поділяється на видові, отже, одержуються види того, що класифікується. Поняття «клас» може використовуватися тому, що будь-який підрозділ класифікації можна назвати класом. Поняття «група» теж може бути загальним для певної класифікації, але здебільшого в тому випадку, коли йдеться про класифікацію реальних речей чи предметів, а не про абстрактну класифікацію об'єктів, узагальнених у певному понятті [19, с. 143].

Класифікація може бути ієрархічною (коли результати першого поділу знову поділяються на види чи підрозділи, і кожний наступний поділ підпорядковується попередньому) або паралельною, коли поділ за кожною ознакою здійснюється незалежно від попередніх. У ієрархічній класифікації іноді застосовують різні назви для класифікаційних підрозділів різних ступенів. Наприклад, підрозділи вищого ступеня називають типами; того, що підпорядковується першому ступеню - підтипами; наступного - родами, а того, що підпорядковується - різнорідностями і т. ін. Але ще не доведено, як саме слід назвати підрозділи різних ступенів. У класифікації документа доречно поділ кожного ступеня вважати поділом на види [19, с. 143].

Класифікація є одним зі способів теоретичного пізнання будь-якого об'єкта. Для пізнання документа теж потрібно його класифікувати, тобто визначити види документа і ознаки, за якими вони розрізняються.

Крім наукового значення класифікації документів має і практичне спрямування: вона допомагає у практичній діяльності з виявлення, відбору, організації збереження та використання документів [19, с. 144].

Практична класифікація документів враховує, як правило, тільки найважливіші для тієї чи іншої діяльності ознаки. Вона не спричинена для всеосяжного аналізу документа як об'єкта пізнання. Теоретична класифікація будується на підставі теоретичного аналізу документа в цілому, а також його складових та умов його існування. Теоретичну класифікацію можна покласти і в основу практичної класифікації документів з тією чи іншою метою, але остання не завжди збігається з першою, бо, як правило, є спрощеною, пристосованою до певної мети використання [19, с. 144].

Є різноманітні класифікації документів, за різними ознаками. Найвідомішими є семантичні класифікації, тобто за змістом (галузями знань, тематикою) документів, залежно від того, про що в них йдеться: УДК (Універсальна десяткова класифікація), ББК (Бібліотечно-бібліографічна класифікація) тощо. Кожна з таких класифікацій призначається для документів певних видів (наприклад друкованих) і певних типів установ, що працюють з документами.

Визначення видів, типів, жанрів документів - важливе завдання науки і практики. Його можна виконати за допомогою типологічної класифікації, яка здійснюється за змістом (тематикою) документів, а за іншими ознаками: знаковою системою передачі інформації, матеріалом та конструкцією носія інформації, характеристиками інформаційної складової документа тощо [19, с. 144].

Типологія - це «наука про типи», точніше - це розділ наукового знання, який визначає типи, види та інші типологічні підрозділи чи різновиди документів, які не стосуються семантики (тобто галузевого змісту, тематики) документа [19, с. 145].

Типологія документа ще недостатньо розвинута, вона перебуває у стані становлення. Типологічні класифікації охоплюють, як правило, не весь клас документів, а певні підкласи з обумовленими межами. У багатьох випадках існуючі типологічні класифікації документа не тримаються вимоги єдності підстави поділу.

Теоретичну типологічну класифікацію документа краще за все робити за різними ознаками незалежно одна від одної, тобто зробити паралельну класифікацію, що складатиметься з різних фасетів. Фасет у типологічній класифікації документа - це окрема частка класифікаційної системи, де всі види документа виокремлюються за однією ознакою. Для розроблення класифікаційної системи потрібно, по-перше, визначити ознаки. За якими виділятимуться види документа; по-друге, визначити види документа за кожною ознакою.

Види документа, що виокремлюються за певною ознакою, становлять окремий фасет класифікації. Таких фасетів може бути багато, залежно від того, скільки ознак документа використовується як підстава поділу, отже, класифікація називається багатоаспектною[12, с. 145]. Фасети, в яких використовуються ознаки класифікації, споріднені за походженням, можна об'єднати у блок, тобто в сукупність фасетів, тому класифікація називається фасетно-блочною [19, с. 145].

Залежно від ознак розподілу розрізняють два основні види класифікації: природні та штучні [12, с. 186].

Природні класифікації беруть за основу поділу сталі ознаки, що розкривають сутність предметів, явищ та понять і не можуть бути змінені. Вони пояснюють їх як результат природного розвитку та природного взаємозв'язку [12, с. 186].

У штучних класифікаціях в основу розподілу покладають несталі або умовно виділені ознаки, що розкривають певний аспект предметів, явищ та понять і можуть бути змінені [12, с. 186].

Всі ознаки, за якими можна класифікувати документ, доцільно об'єднати в кілька груп: по-перше, ознаки, що характеризують знакову систему, в якій записана інформація; по-друге, ознаки, що характеризують матеріальний носій документа; по-третє, ознаки, що характеризують інформацію, яка передається [19, с. 145].

Розробка загальної класифікації документів представляє собою один з провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства. В останні роки в розробку цієї проблеми значний внесок зробили роботи С.Г. Кулешова, Ю.М. Столярова і Г.М. Швецової-Водки.

Поняття «класифікація» використовується найчастіше одночасно і в значенні процесу, і в значенні результату, тобто розуміється як угрупування і як отримана в її результаті схема.

Для розмежування процесу класифікації та його результату дослідниками пропонується вживати два терміни: «класифікування» і «класифікація».

Класифікування документів - процеси впорядкуваня або розподілу документів за класами з метою відображення відносин між ними і складання класифікаційної схеми [23].

Класифікація (лат. Classik - розряд, група) документів - це система їх підпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Структура класифікації зазвичай представляється у вигляді таблиці або схеми [23].

Класифікація є одним з методів пізнання. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками. Правильно складена комплексна класифікація відображає закономірності розвитку документів, розкриває зв'язки між ними, допомагає зорієнтуватися в будь-якій їх множині, служить основою для їх впорядкування в документних системах. Вона має важливе значення для теорії документознавства та практичної документно-комунікаційної діяльності.

Для проведення класифікації документів особливо важливо мати на увазі наступні положення: ознака, за якою проводять ділення, називається основою поділу, а поняття, що утворюються при цьому - членами поділу; один і той же розподіл має здійснюватися на одній і тій же підставі (вимога не перетинання); сума всіх членів поділу повинна дорівнювати загальному обсягу діленого поняття, тобто поділ має бути вичерпним; ні недостатність, ні надмірність поділу неприпустимі (вимоги пропорційності); члени поділу повинні взаємно виключати один одного [24].

Класифікувати документи - значить проводити багатоступеневе, ієрархічне і дихотомічне ділення їх на роди, види, підвиди, різновиди. Рід (клас) - це сукупність документів, що мають визначену загальну ознаку, що відрізняє цю сукупність від інших об'єктів. В якості класифікаційного поділу можна прийняти різні ознаки, що залежать від мети класифікації. Якщо потрібно розділити документи за формою, це буде одна класифікація, якщо за їх змістом - інша і т. д.

Клас, що включає в себе інші, буде по відношенню до них родом, а класи, що входять до нього, по відношенню до нього - видами. Один і той же клас може бути родом по відношенню до нижчого класу і видом по відношенню до вищого. Так, клас «кінофотофонодокументів» є видом по відношенню до класу «документи» і родом по відношенню до класу «кінодокументи», «фотодокументи» і «фонодокументи».

Рід (клас) - це перший рівень поділу, який розкривається за допомогою видового поділу документа.

Вид - другий рівень поділу. При цьому родове поняття «документ» поділяється на видові поняття, тобто на види документів. Кожну ланку видової класифікації можна назвати видом документа з тою чи іншою ознакою (за характером знакових засобів, призначених для сприйняття людиною, способу документування, матеріальним носієм і т. п.).

Третій рівень поділу - підвид. За ним йде різновид і т. д., поки не визначиться остаточне місце конкретного документа (індивіда) в цій класифікації.

Ієрархія - розміщення документів в порядку від вищого до нижчого. Відповідно ієрархічне розміщення документів виглядає наступним чином: документ - видання - неперіодичне видання - книга.

Дихотомія - послідовний розподіл документів одного класу на два протилежні види, підвиди, різновиди і т. д. Наприклад: опублікований і неопублікований документ, періодичний і неперіодичний документ і т. п. [23].

Одним із найбільш важливих і суперечливих питань є співвідношення питань «класифікація» і «типологізація», тобто вид і тип документа.

Сутність типологізації і класифікації полягає в диференціації об'єктів вивчення за певними принципами. Таким чином, типологічна схема і схема класифікації створюються в результаті різних логічних процесів. Якщо в основі класифікації лежить перш за все диференціація ознак, то в основі типологізації - їх інтеграція. Якщо ставиться задача виділити в масиві документів, що вивчається, групу схожих (типових) рис, здійснюють процес типологізації, тобто об'єднання понять (документів) за допомогою комплексного критерію, що поєднує в собі декілька ознак (підстав розподілу). Наприклад, видання - це вид документа, що виділяється за способом документування; науково-популярне видання - це тип документа, що виділяється за декількома ознаками [25].

Класифікаційний ряд представлений таким чином: вид документа - видання, підвид - книжкове видання, різновид - книга-іграшка. Типологічний ряд виглядає таким чином: тип документа - науковий, підтип - науково-дослідний, різнотипність - монографія [25].

Загальна класифікація і типологізація створюють основу для подальшої диференціації документів, підлеглої задачам конкретних сфер документально-комунікаційної діяльності або специфіці окремих типів і видів документів.

Класифікація документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати вид того або іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом. Знання класифікації і типологізації документів необхідне для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації [25].

Оскільки документи функціонують в суспільстві, зовнішнє середовище також робить на них певний вплив. З урахуванням цих обставин в основу загальної класифікації документів встановлено три блоки ознак, побудовані по різних характеристиках документа: інформаційна складова документа; фізична (матеріальна) складова документа; умови перебування документа як системного об'єкту в зовнішньому середовищі [25].

Кожний з блоків є критерієм для побудови класифікаційного ряду, усередині якого передбачена наявність однієї якої-небудь пріоритетної ознаки, на основі якої здійснюється розподіл документів на підвиди і різновиди. Ці ряди утворюють багаторівневу структуру класифікаційної схеми, що складається з підсистем. Кожна з них втілює окрему ознаку сучасних документів, за якою вони можуть бути системно організовані, зокрема за змістом, характеристикам матеріального носія.

Отже типологізація є особливим випадком класифікації документа, вона пов'язана із групуванням документа на основі їх подібності до деякої узагальненої моделі, яку називають типом. Класифікація дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документа і орієнтуватися у їх величезній кількості [25].

1.2 Класифікація документів за різними ознаками

У ХХ столітті тема класифікації документів не вибуває з реєстру тем постійного інтересу, а його підвищення у 1920-1930-ті та 1960-1980-ті рр. спродукувало значний обсяг літератури різних наукових планів, вартості, методичного й теоретичного змісту [12]. Головний дискурс науки ХХ століття - міждисциплінарність - увиразнює взаємоспілкування різних галузей знань, пов'язаних з вивченням документа, що породжує необмежене розсіювання та розгортання ідейних знахідок археографії, бібліотекознавства, джерелознавства, дипломатики, книгознавства в архівознавчому просторі [20].

Спеціалісти кожної з названих та інших споріднених галузей знань вкладали у визначення документа своє бачення, тим самим сприяючи множинному трактуванню змісту, пропонуючи різноманіття шляхів його компонування. Конструюючи власні пояснення класифікації документів, вони зініціювали не одну дискусію за цією проблемою на сторінках періодичних видань, в університетських аудиторіях, конференц-залах [20].

Не просто складалася ситуація навколо трактувань словосполучень «класифікація документів», «схема класифікації документів». Наріжним каменем термінологічної дискусії між представниками різних галузей знань щодо визначення класифікації, а, отже й того, якою вона має бути, є відсутність конкретного сутнісного розмежування таких понять, як групування, типологізація, систематизація і, власне, класифікація [20]. Донині відкритим залишається питання наповнення змісту цих лексичних одиниць загальноприйнятим внутрішнім навантаженням вартостями та вартісною оцінкою у єдиній зовнішній формі задля узгодженого опанування нею [20]. І, хоча динамічність мови науки не дозволяє одноактно, тобто раз і назавжди зафіксувати її термінологію, утім, поціновування їх форми, змісту, рефлексія щодо них забезпечують користувача подібною інформацією можливістю проникнути в історичність часу, порозумітися колегам, багатоваріантність відповідей на питання, що є класифікація, систематизація, типологізація, групування та інші лексеми синонімічних рядів від них, є свідченням недостатності взаємодоповнювальних процедур спільного пошуку способів пояснень термінів науковцями [20].

Групування документів починається із виявлення їх зовнішньої подібності, тобто зі з'ясування належності об'єкта як цілісності до тієї чи іншої якісної визначеності [20]. Розкриття внутрішньої структури документа як усієї сукупності об'єктів і, разом з цим, кожного з них, відбувається на вісі тотожність - відмінність. Такий метод наукового пізнання, який дозволяє бачити міждокументні взаємозв'язки в просторово-синхронній, часово-діахронній системі координат називається типологізацією [20].

У гносеологічному плані поняття «тип документа» (рід-вид; підтипи-підроди-підвиди) є науковою абстракцією, адекватно не відображеною в об'єктивній дійсності і, отже, таким, яке здатне слугувати логічним засобом у процесі пізнання конкретного джерела інформації, а в онтологічному - цей продукт мислення багаторазово виявляє себе в одиничному, узагальнюючи його. Виявлення принципової різниці між основами документів при умові їх морфологічної однорідності, всебічного опису одно- і різноподібних за формою - це все суть типологічної процедури [20]. Документ, конкретизуючись у межах власної цілісності, представляє конкретний тип документа, як уривок власної зовнішньої форми і структури змісту.

Для розкриття типологічної структури документа застосовуються дедуктивний (дедуктивно-індуктивний) та індуктивний (індуктивно-дедуктивний) підходи, які дозволяють, рухаючись від загальних з'ясувань щодо типу документа до конкретних, і, навпаки, визначитися з сутністю його конструкції, її природою, видозмінами залежно від особливостей функціонування як комунікативного засобу [20]. Типологізація документа не може бути одномірною, оскільки її метою є не тільки поділ документів на певні типи, але й встановлення ступеню належності об'єктів до цих типів, міри їхньої подібності з іншими типами. Субпідрядність, співвідношення, кількість зразків документів у межах одного типу (вертикальні зв'язки) чи різнотипності (горизонтальні зв'язки) є плинними у часі та просторі через опредметнення інноваційних перетворень у сфері комунікативної діяльності соціуму, змін умов функціонування документно-комунікаційних структур [20].

Можливості варіювати при створенні типологічних схем документів лише упродовж останньої чверті ХХ ст. запропонували науковій спільноті нові їх зразки за так званими «систематичними категоріями» (за А. Соковою), «галузями людської діяльності», базовими, інфраструктурними, дисциплінарними системами документації (за С. Кулешовим) тощо у виконанні відомих науковців [20]. Спільним для всього багатоманіття критеріїв типологізації є вектор її розгортання - спрямованість на об'єднання документів у типові групи. Типологізація документів супроводжується їх систематизацією, тобто групуванням за кількісними, зовнішніми характеристиками типів документів, приведенням їх до певної системи. Цей вид технології впорядкування документів базується на їх подібності в межах одного типу, роду, виду та ін., що визначається шляхом з'ясування наявності в них певних загальних рис, виявлення яких відбувається паралельно зі з'ясуванням відмінностей між ними [20].

Первинне групування документів відбувається шляхом констатації документа як факту, явища, визначення абсолютної чи порівняльної цінності його для інформаційного простору [20].

Типологізація документів розгортається на основі поверхневих генетичних зв'язків між ними, що аргументуються й інтерпретуються в межах логічних реляцій [20]. І лише класифікація акцентує увагу на причинно-наслідкових зв'язках між змістом і формою, умовами існування різнотипних документів, поясненні обставин функціонування, і їх самих як вияву багатьох часово-просторових пластів дійсності, які діалогізують між собою [20].

Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміну «класифікація». У першому випадку - це дія за значенням класифікувати, у другому - система розподілу предметів, явищ, або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями [20]. Упорядники словника ставлять знак рівності між такими поняттями як класифікувати і групувати [20]. Але, якщо первинне групування враховує їх зовнішні ознаки, типологізація - внутрішні властивості структур документів, систематизація зведених груп, типів, то класифікація переносить усю увагу на розкриття змістових властивостей і якостей, становлення зв'язків і закономірностей, взаємозалежності між окремими типами, родами і видами документів, їх системами [20].

Сьогодні найбільш поширеною в Україні є бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК), яка не повною мірою задовольняє потреби, адже найхарактернішою рисою ББК була насиченість марксистською ідеологією, невідповідність сучасним тенденціям розвитку суспільного життя, національним особливостям нашої країни. Після здобуття нашою країною незалежності постала гостра проблема позбавити ББК цих особливостей, пристосувати її до потреб українських бібліотек. Перший крок до цього зробили фахівці Національної парламентської бібліотеки, які внесли свої пропозиції щодо змін і доповнень до таблиць ББК для обласних, масових, дитячих і шкільних бібліотек. Слід зазначити, що за часи існування СРСР українські установи документальної сфери використовували в основному класифікаційні системи загальносоюзного значення, хоч і брали участь у створенні їх. Так, великі державні бібліотеки України рецензували, випробували ББК, давали свої зауваження і пропозиції, створювали національні варіанти окремих розділів (історія України, українська література тощо) [20]. Це стосується не тільки бібліотечно-бібліографічних, а й інших систематичних документних класифікацій.

У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо впровадження їх. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та інші установи [20].

Отже, класифікація документів - це система їх підпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті. Без неї неможливо вивчити різноманіття існуючих видів документів, систематизувати їх, встановити відмінності між видами документів, що виділяються за різними ознаками.

Розділ 2. Функції документів та їх практичне застосування

2.1 Функції документів

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв'язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з'ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому.

Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ володіє певними функціями, з'ясування яких важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації і вивчення ролі в даній соціальній структурі та економічній системі. Документ поліфункціональний (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу змінюють своє домінуюче значення.

Головні функції - це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.

Загальні функції:

· інформаційна - документ створюється для передачі або зберігання інформації;

· соціальна - задовольняє певну соціальну потребу;

· культурна - засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.

Спеціальні функції:

· управлінська - за допомогою документа виконується управління підприємством;

· правова - за документом закріплена юридична сила;

· історична - надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.

Функції документа - полягають в суспільній ролі, соціальному призначенні, цілях і завданнях документів

Головна функція - найбільш узагальнююча функція, полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та / або просторі.

Загальні функції - характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Інформаційна функція - полягає в здатності документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань.

Підфункції: закріплення (фіксація) інформації, зберігання інформації, трансляція інформації.

Комунікативна функція - полягає в здатності документа бути інформативним засобом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступництва

Підфункції:

1. Одновекторна комунікація - проявляється в документах односторонньої дії: або зверху вниз, або знизу вверх;

2. Двовекторна комунікація - проявляється в документах двосторонньої дії: договори, угоди, листування;

3. Комулятивна функція - полягає в здатності документа нагромаджувати, концентрувати, збирати і упорядковувати інформацію з метою її збереження для сучасного і майбутніх поколінь.

Спеціальні функції - властиві не всім, а певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб суспільства.

Управлінська або регулятивна функція - виконується документами, створеними з метою управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, циркуляри, приписи, тобто офіційні ділові документи).

Підфункції:

1. Матеріалізація управлінської дії - є основним критерієм доцільності виникнення документа і завбачає його цінність як історичного джерела;

2. Організація інформації - лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі;

3. Пізнавальна (освітня) або когнітивна функція - здатність документа служити засобом отримання і передачі знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства. Ця функція наявна в навчальних документах - підручниках, навчальних посібниках тощо, а також у наукових документах - монографіях, дисертаціях, авторефератах дисертацій, патентах тощо;

4. Правова функція - здатність документа служити засобом доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження);

5. Загально-культурна функція - здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурної традиції, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, прийнятих у суспільстві. Такою функцією володіють літературно-художні видання, кіно-, відеофільми тощо;

6. Меморіальна (пам'яткова) функція - здатність документа служити «зовнішньою пам'яттю» людини і суспільства в цілому, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам'яткам, що мають особливу соціально-культурну та історичну цінність (рукописні книги, рідкісні, особливо цінні і унікальні документи);

7. Гедонічна функція - здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу. Такою функцією наділені твори художньої літератури, видання з мистецтва, листівки, кінофільми, відеофільми, компакт-диски, грампластинки, магнітні фонограми тощо;

8. Статистична функція - здатність документа відображати кількісну характеристику інформації, служити засобом реєстрації і групування в формалізованому цифровому вираженні інформації, пов'язаної з господарськими, демографічними та іншими соціальними процесами з метою їх аналізу, контролю та оптимізації;

9. Функція історичного джерела - здатність документа служити засобом засвідчення історичних подій, фактів, бути підставою дослідження історії розвитку природи та суспільства.

Отже, як бачимо з наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою.

2.2 Використання документів у різних сферах діяльності

Управлінська діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ - це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред'явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

Нині діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Багато документів повинні відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

Документ, як носій інформації, виступає в якості неодмінного елемента внутрішньої організації будь-якої установи, підприємства, фірми, забезпечуючи взаємодію їхніх частин. Інформація є підставою для прийняття управлінських рішень, є доказом їхнього виконання і джерелом для узагальнень, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Крім того, документування у багатьох випадках є обов'язковим, пропонується законом і актами державного управління, тому воно є одним із засобів зміцнення законності і контролю.

Від чіткості та оперативності обробки і руху документів в кінцевому підсумку залежить швидкість прийняття рішень. Тому раціональній організації документообороту завжди приділяється велика увага.

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов'язана з документами і не обходиться без них. Читаючи книжку, журнал, газету, переглядаючи фільм чи фотографію, людина отримує, запам'ятовує, накопичує і використовує інформацію.

Спеціалісти області інформації, бібліотекарі, бібліографи і т. п. в силу своїх професійних можливостей повинні вміти її збирати, переробляти і передавати в суспільне користування.

Вірна та своєчасна інформація, носієм якої є документ, відіграє важливу роль в управлінні. Управлінська діяльність багатогранна. Вона охоплює всі сторони роботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребує документування.

Таким чином, організація роботи з документами - це створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві. Сюди входять: прийняття документів, їх реєстрація, розподіл, контроль за виконанням, формування справ, довідково-пошукова робота, перед архівна обробка, зберігання та використання документів.

Висновки

Отже, на основі комплексу ознак утворюються типи документів по яких будується загальна, відвернута від галузевої специфіки, основна класифікація документів. Між типами і видами документів існує тісний взаємозв'язок, тому існують труднощі в їх чіткому розмежуванні.

Проте тільки цими ознаками класифікації не вичерпуються. Серед них: класифікація документа по ступеню густини інформації в одиниці об'єму документа, за об'ємом, складу основного тексту, структурі, мові, хронології, соціально-культурній цінності документа і т.д. Крім того, кожний вид документа, виділений в самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документально-комунікаційної діяльності.

Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах громадської діяльності. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, які слугують об'єктами практичної діяльності зі створення, аналітично-синтетичної обробки, зберігання, пошуку, поширення та використання документної інформації в суспільстві. Воно розуміється по-різному в різних наукових дисциплінах.

В Україні офіційно прийняті три значення терміну «документ», але для документознавства найбільш прийнятним є таке визначення: документ - це матеріальний об'єкт з інформацією, яка закріплена людиною засобом для її передачі в часі і просторі.

Гостро постає перед нами сьогодні питання класифікації документів. Документи, що знаходяться в процесі створення, ті, що функціонують на певний момент, і ті, що вже виконали свою роль, повинні бути згруповані, щоб запобігти хаотичності в роботі з ними чи їх подальшому використанні або збереженні. Розробка загальної класифікації документів представляє собою одне з провідних, але недостатньо розроблених теоретичних напрямів документознавства. Класифікація документів - це система їх підпорядкування, що використовується як засіб встановлення зв'язків між класами документів, а також для орієнтування в їх різноманітті.

У наш час актуальною є проблема пристосування різноманітних документних класифікацій, що використовуються в Україні, до потреб установ нашої країни. Відповідні методичні центри налагоджують зв'язки з міжнародними організаціями, здійснюють видання національних варіантів систем класифікацій, намагаються організувати методичну допомогу низовим установам щодо їх впровадження. Певні кроки в цьому напрямі зробила Книжкова палата України, Національна парламентська бібліотека України та ін.

Класифікувати документи - значить проводити багатоступеневе, ієрархічне ділення їх на роди, види, підвиди, різновиди. Документи можуть класифікувати за інформаційною складовою; за сферою виникнення інформації та за інформаційною складовою; за сферою виникнення інформації та об'єктом відображення; за змістом; за характером сприйняття інформації; за ступенем поширення документа; за способом документування та ін.

Класифікація документів потрібна для того, щоб зрозуміти, чим відрізняються різні види документа один від одного. Класифікація потрібна перш за все для наукового пізнання документа, для порівняння його різновидів з іншими явищами дійсності й поняттями, наприклад з книгою. Крім того, визначення видів документа потрібне для організації практичної роботи з ними.

Зазначимо, що класифікації документів дозволяє встановити специфіку кожного виду і типу документу, допомагає орієнтуватися у всьому різноманітті документної інформації. Тому дуже важливо навчитися визначати види того або іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою. Знання класифікації і типологізації документів необхідна для подальшого вивчення спеціальних дисциплін і практичної роботи в бібліотеках і службах інформації.

Список використаних джерел

Підручики:

1. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство: Навчальний посібник / В. В. Бездрабко - К., 2006. - 208 с.

2. Воробьев Г. Г. Документ: Информационный анализ / Г. Г. Воробьев. - М.: Наука, 1973. - 256 с.

3. Головач А. С. Зразки оформлення документів: для підприємств і громадян / А.С. Головач. - Донецьк: Сталкер, 1997. - 352 с.

4. Гончарова Н. Документне забезпечення менеджменту / Н. Гончарова. - К., 2006. - 234 с.

5. Зиновьева Н. Б. Документоведение. / Н. Б. Зиновьева. - М.: ИПО Профиздат, 2001. - 208 с.

6. Зусьман О. М. Документоведение: Учебное пособие / О. М. Зусьман. - СПб., 2003. - 107 с.

7. Ковторєва Я. Документообіг: організація та ведення / Я. Конторєва. - Харків, 2001. - 325 с.

8. Кушнаренко Н. М. Документознавство: Підручник / Н. М. Кушнаренко. - К.: Знання, 2006. - 459 с.

9. Кушнаренко Н. М. Наукова обробка документів: Підручник / Н. М. Кушнаренко., В. К. Удалова. - К.: Знання, 2006. - 331 с.

10. Ларьков Н. С. Документоведение: Учебное пособие / Н. С. Ларьков. - М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. - 428 с.

11. Мамрак А. В. Українське документування: мова та стиль. Навчальний посібник / А. В. Мамрак. - К.: Центр навчальної літератури, 2004. - 362 с.

12. Палеха Ю. І. Загальне документознавство. / Ю. І Палеха., Н. О. Леміш. - К.: Ліра, 2008. - 434 с.

13. Палеха Ю. І. Управлінське документування: Навчальний посібник / Ю. І. Палеха. - К., Ліра, 2003. - Ч. 1. - 421 с.

14. Собчук В. С. Основи загального діловодства. / В.С. Собчук. - Луцьк, 2008. - 124 с.

15. Швецова-Водка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Г. М. Швецова-Водка. - Рівне: РДГУ, 2001. - 438 с.

16. Швецова-Водка Г. М. Документознавство: Навчальний посібник / Г. М. Швецова-Водка. - К.: Знання, 2007. - 398 с.

Електронні ресурси:

17. Загальні вимоги до складання та оформлення документів. Класифікація документів [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.refine.org.ua/pageid-1088-1.html.

18. Класифікація документів [Електронний ресурс] / Dilovy. - 2009. - Режим доступу: http://www.diplomova.org.ua/?p=61.

19. Класифікація документів [Електронний ресурс]. - Діловодство. - Режим доступу : http://www.delovotstvo.ru/ua/dil2.htm.

20. Класифікація документів [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http:// www.referatu.com.ua/referats/7375_20204.

21. Класифікація документів [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.doc.lviv.ua/showcat_langotpapers.php?catid=2.

22. Класифікація документів: здобутки і нагальні завдання сьогодні [Електронний ресурс] / В. В. Бездрабко. - К., 2009. - Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/Portal/natural/Nvuu/ist/2009_22/023.htm.

23. Призначення та класифікація документів [Електронний ресурс]. - Розділ: Діловодство, бібліотечна справа, архівознавство. - Режим доступу: http://www.ukrreferat.com/index.php?diplomID=14302.

Статті:

24. Гельман-Виноградов К. Б. О сложностях трактовки понятия «документ» и способах их преодоления / К. Б. Гельман-Виноградов // Делопроизводство. - 2005. - № 2. - С. 16-24.

25. Бибер Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота / Е. Бибер // Секретарское дело: ежемесяч. проф. журн. - 2007. - № 11. - С. 24-28.

Размещено на Allbest.ru

...