Организационно-правовое обеспечение деятельности кадровой службы

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37.

Согласно п. 1 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 № 9, Единый квалификационный справочник (ЕКС) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом.

ЕКС содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, полностью или частично выполняемые работником, занимающим определенную должность.

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. На все документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации», распространяются требования к оформлению организационных документов, закрепленные в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов».

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Главной целью разработки должностной инструкции является описание того, какие требования предъявляет к работнику предприятие для достижения своих целей.

В должностной инструкции перечисляются общие требования к работнику (квалификация, стаж, кому подчиняется, кто подчиняется ему), описывается круг должностных обязанностей работника, которые он будет готов выполнять, его права и ответственность.

Должностная инструкция необходима для указания круга поручений, обязанностей, работ.

Должностная инструкция регламентирует повседневную деятельность работника, помогает в проведении аттестации, выявлении новых требований и возможностей работника.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения. В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

1.3 Кадровая деятельность обществ с ограниченной ответственностью

В структуре любого современного предприятия отдел кадров занимает одну из наиболее важных и значимых позиций. Есть даже теория, что именно отдел кадров является лицом или визитной карточкой компании, ведь первое место, куда попадает новый сотрудник - это как раз данное подразделение.

Что входит в функции и задачи отдела кадров предприятия?

Основная функция отдела кадров на предприятии - подбор персонала и постоянная работа с коллективом. Если в задачи данного подразделения будет входить лишь непосредственный прием на работу, без проведения сбора информации о трудовой жизни коллектива, такому предприятию мало чего удастся добиться в бизнесе.

Сегодня кадровая работа состоит в целом комплексе организационных мер и грамотных шагов, направленных на максимальное использование профессиональных способностей персонала. Если сотрудники компании будут правильно мотивированы и заинтересованы в эффективном выполнении своих обязанностей, предприятие сможет вести продуктивную борьбу с конкурентами. Сложно сегодня представить успешную компанию без отдела кадров, работа которого на предприятии заключается в ведении, учете и сопровождении персонала.

К основным функциям отдела кадров на предприятии относятся:

- определение потребности компании в кадрах и подбор персонала совместно с начальниками подразделений;

- анализ текучести кадров, поиск методов борьбы с высоким уровнем текучести;

- подготовка штатного расписания предприятия;

- оформление личных дел сотрудников, выдача по требованию работников справок и копий документов;

- комплекс операций с трудовыми книжками (прием, выдача, заполнение и хранение документов);

- ведение учета отпусков, составление графиков и оформление отпусков в соответствии с действующим трудовым законодательством;

- организация аттестаций сотрудников, составление планов карьерного движения персонала;

- подготовка планов повышения квалификации трудящихся.

Кадровая документация в организации играет далеко не последнюю роль. Ведь на основании этих документов бухгалтерия производит расчеты заработной платы, отпускных работникам. Поэтому кадровые документы необходимо вести в строгом соответствии с требованиями законодательства.

Всю кадровую документацию, которая есть в организации можно поделить на две большие группы:

Первая группа - документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Документы работников, требуемые законодательством:

- документы, удостоверяющие личность;

- трудовая книжка, кроме работников устраивающихся впервые и совместителей;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования; - документы воинского учета (военный билет, приписное свидетельство и др.);

- документ об образовании;

- справка о наличии (отсутствии) судимости по некоторым видам деятельности.

Вторая группа -документы, которые создает работодатель в связи с возникновением трудовых отношений: 1. Локальные нормативные акты:

Обязательные:

- Штатное расписание (форма Т-3), утвержденное приказом работодателя (ст. 15, 57 ТК РФ);

- Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные приказом работодателя (ст. 189, 190, ТК РФ);

- Правила и инструкции по охране труда. Комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, применимых к предприятию работодателя;

- Положение о персональных данных работников или другие документы, регулирующие порядок использования персональных данных работников на предприятии, обязательство о неразглашении персональных данных;

- Положения/соглашения о коммерческой тайне. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, утвержденный работодателем;

- Локальные нормативные акты по оплате труда;

-Договорные документы.

- Распорядительные документы.

- Первичные учетные документы по учету кадров, рабочего времени и оплаты труда.

- Информационно-справочные документы.

- Архивные документы. Всю кадровую документацию можно разделить на документы, которые предъявляются при приеме на работу работников, и документы, которые создаются и разрабатываются в организации.

Если работа по кадровому делопроизводству на предприятии ведется плохо, это ведет к снижению эффективности работы. Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы обеспечения работы с кадрами.

Конечной целью деятельности кадровой службы предприятия является обеспечение его эффективности, предполагающей, своевременное, полное и точное выполнение работниками предприятия требований соответствующих нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам кадровой службы и управления персоналом.

2. Ведение кадрового делопроизводства в ООО «Компания СнабЦентр»

2.1 Характеристика деятельности ООО «Компания СнабЦентр»

Организация ООО «Компания СнабЦентр» было основана в июне 2009 года. Одним из основных направлений деятельности компании является поставка строительных материалов потребителям Иркутской области, Бурятии и Дальнего Востока.

Офисные помещения, гараж, складские помещения компании находятся в городе Ангарске по адресу: 215 квартал, строение 26.

На предприятии на сегодняшний день работает 8 человек. Это непосредственно руководитель предприятия, он же директор, главный бухгалтер,, в коммерческом отделе работают три менеджера, на складе кладовщик-грузчик и водитель экспедитор.

Еще одно направление деятельности предприятия - это электронные аукционы. Для такой небольшой компании, как ООО «Компания СнабЦентр» участие в аукционах свои плюсы. Это и доступность, так как подготовка и подача заявки в электронном виде занимает совсем немного времени, принимается участие в аукционе, проходящем в любом субъекте Российской Федерации.

Виды информации, которые существуют в организации:

1.Общедоступная:

- менеджеры в программе 1С. Бухгалтерия составляет счет-фактуру и товарную накладную, акт выполненных работ.

- на автотранспорт организации заполняются путевые листы, по которым списывается ГСМ на расходы предприятия.

С покупателями и поставщиками предприятия обязательно заключаются договоры, которые подписываются директором предприятия. Все подписанные обоими сторонами документы: счет-фактуры, товарные накладные, акт выполненных работ, хранятся каждый отдельно в своей папке. Путевые листы на автотранспорт за каждый месяц регистрируются так же в отдельной папке, заносятся в ПК бухгалтером в программу 1С бухгалтерия.

Менеджеры занимаются такой документацией как входящие и исходящие письма, договоры, заявки, коммерческие предложения.

Главный бухгалтер ведет бухгалтерию предприятия, подготавливает и сдает отчеты в налоговой службе, занимается банковскими документами.

1. Информация с ограниченным доступом:

-Уставные документы

-Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе

-Свидетельство о регистрации

-Приказы

Так как ООО «Компания СнабЦентр» небольшая организация, в ней нет службы управления персоналом. Кадрами занимается непосредственно главный бухгалтер:

Подготавливает трудовые договоры, насчитывает и выдает заработную плату и премии, ведет табель учета рабочего времени.

В ООО «Компания СнабЦентр» нет службы «ДОУ», так как объем обрабатываемых документов небольшой, с функцией службы «ДОУ» справляются менеджеры организации. Их задачи:

1. Создание документов.

В программе 1С Бухгалтерия создаются счета, товарно-транспортные накладные, счета-фактуры, приходные и расходные ордеры, также печатаются доверенности на получение товара и поступление на склад. Все документы распечатываются, подписываются и подкалываются каждый в отдельную папку.

Путевые листы заполняются водителем-экспедитором, сдаются менеджеру, который подкалывает их в папку.

Договоры, письма, заявки и другая документация регистрируется в журнале и подкалывается каждый в свою папку. Журнал регистрации разлинован на несколько граф, в которых указывается число создания документа, номер документа, название документа, фамилия исполнителя.

2. Получение документов.

-почта: исполнители получают письма, вскрывают, читают, регистрируют, ставится входящий номер и дата, дата входящего письма является датой получения письма, подшивают.

-электронная почта: в этом случае документ приходит в отсканированном виде, на котором обязательно должна стоять печать и подпись, либо документ с электронной подписью.

3. Контроль.

Исполнители ставят себе на заметку те документы, в которых сообщается какое либо напоминание с определенной датой, или предупреждение, или заявка, которая должна быть исполнена в определенный срок.

Хранение документов.

Каждый документ находится в своей папке. Путевые листы на водителей, счета, счет-фактуры, акты выполненных работ, договоры заключенные с партнерами. Каждая папка соответственно подписана и поставлена в шкаф со стеклянными дверцами. У менеджеров и главного бухгалтера папки с юридическими документами организации, письмами, входящими, исходящими, налоговой документацией, финансовые и банковские бумаги, заявления, приказы.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

На предприятии имеются:

1. Организационные документы

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организации, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Хранится у директора предприятия. При необходимости используют менеджеры и главный бухгалтер. Используется при заключении договоров с партнерами, отправляются заверенные печатью предприятия копии по электронной почте, факсу.

Штатное расписание-документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

В компании «СнабЦентр» штатного расписания нет

2. Распорядительная документация.

Приказы. О принятии на работу, об увольнении, о праве подписи документов, об отпуске. Составляются главным бухгалтером или менеджерами. Подписываются директором предприятия.

3. Информационно-справочная документация.

Письма. Информационные письма, письма-напоминания (о сроке платежа, о сроке поставки), письма-претензии, письма-заявки. Способ отправки: электронная почта, факс, почта.

4. Акты - это документы, составленные для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты сверки, составляются и подписываются главным бухгалтером, отправляются партнерам менеджерами по факсу или электронной почте.

5. Договорная документация.

-Договоры с покупателями и поставщиками

-Договор аренды

-Договор займа с банком

-Договор об оказании услуг

-Трудовой договор

Не все документы, создаваемые в организации, соответствуют ГОСТу Р6.30-2003. "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (не соблюдаются размеры полей, текст по правому краю не всегда выравнивается, инициалы пишутся после фамилии, совершаются грамматические ошибки).

В организации - журнальная форма регистрации документов, которая оформлена в виде таблицы. Таблица заполняется в тетради. Регистрация для входящих писем: дата документа (дата входящего письма является дата поступления письма), номер (номер документа проставляется порядковый), адресат (от кого получено письмо), заголовок документа (название письма), примечание (отметка для секретаря, у кого это письмо в данный момент находится).

Техническое и программное обеспечение.

Из офисного оборудования в организации используют:

Компьютеры HP Pro 3500 Series. Такие компьютеры стоят у всех работников.

Многофункциональное устройство Xerox WorkCentre(tm) 5325 C, три в одном: принтер, сканер, копир. Один находится у директора, второй в кабинете у менеджеров. Существуют некоторые неудобства в использовании в связи с тем, что при запуске с нескольких компьютеров печать происходит не сразу, техника «тормозит». Также главному бухгалтеру приходится постоянно «бегать» из кабинета в кабинет за своими документами, или просить менеджеров отсканировать, скопировать, что тоже доставляет определенные неудобства работникам. Так как директор не находится постоянно на рабочем месте, доступ к его МФУ ограничен.

Телефоны-факсы Panasonic KX-F982, стоят у каждого работника на столе, используется для звонков, отправки факсов.

ООО «Компания «СнабЦентр» обеспечена лицензионными программами: Microsoft Office, Microsoft Excel, 1С: Бухгалтерия, 1С Торговля и Склад. Используются главным бухгалтером, менеджерами, директором для создания различных документов. Программа «Контур-Эксперт». Содержит информационные базы, используется главным бухгалтером для электронной сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности. Программа «Банк-Клиент». Используется директором организации для получения банковских услуг дистанционно, то есть без визита в банк. Оплата счетов, перечисление зарплаты сотрудникам, состояние банковского счета предприятия. Электронные торговые площадки: «Россельторг», «СберБанк АСТ», РТС-Тендер». Используют менеджеры организации для получения возможности проводить электронные торги-аукционы, конкурсы, запросы котировок и предложений.

2.2 Кадровая деятельность ООО «Компания СнабЦеннтр»

Прием на работу производится директором ООО «Компания СнабЦентр», который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.

Набор документов, предоставляемый работником для приема на работу регламентируется статьей 65ТК РФ. При приеме на работу директор предприятия требует от поступающего кроме письменного заявления также предъявить следующие документы:

а) трудовую книжку, а если работник поступает на работу впервые, - трудовая книжка заводится на месте в течение пяти рабочих дней;

б) паспорт;

в) диплом об образовании;

г) страховое свидетельство;

Вместе с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление на имя директора предприятия, которое содержит:

- адресат, указывается должность, фамилия, имя, отчество руководителя;

-свои фамилия, имя, отчество, с указанием адреса;

-вид документа - заявление;

-текст;

-подпись;

-дата.

При заключении трудового договора может устанавливаться испытательный срок, продолжительность которого не может превышать трех месяцев.

Условие об испытании должно быть указано и в приказе о приеме на работу. Если это требование не выполнено, считается что испытание не установлено и работник окончательно принят с первого дня его работы.

При приеме на работу директор предприятия знакомит работника:

а) с поручаемой работой, условиями труда, его правами и обязанностями;

б) с правилами внутреннего трудового распорядка и коллективным договором предприятия;

в) проводит инструктаж по технике безопасности, гигиене труда, противопожарной охране и другими правилами по охране труда.

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров - наиболее удобный обобщающий структурированный документ, дающий организации необходимые сведения о работнике.

Личный листок заполняется от руки главным бухгалтером в одном экземпляре

Порядок заполнения:

- фамилия, имя, отчество пишутся полностью;

- дата рождения - год, число, месяц;

- место рождения записывается на основании паспорта;

- образование указывается на основании документа об образовании

- адрес;

Поступающий на работу подписывает листок и ставит дату. При положительном решении вопроса заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

Трудовая книжка

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. В соответствии со статьей 66 Трудового кодекса РФ форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечение ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших на предприятии свыше 5 дней. Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить директору предприятия трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Прием на работу без трудовой книжки не допускается. Не требуется трудовая книжка только в том случае, если проходит трудоустройство по совместительству, но на нашем предприятии таких работников нет.

При увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения.

Оформление отпусков.

Оформление отпусков требует знания законодательных актов, в которых определены порядок и продолжительность отпуска положенного работнику.

Основанием для предоставления отпуска является график отпусков, который должен составляться на каждый год в начале года, и личное заявление работника, которое пишется на имя руководителя. В тексте заявления должно указываться, какой вид отпуска просит предоставить работник, продолжительность, с какого числа. По факту в ООО «Компания СнабЦентр» график отпусков не составляется, работники уходят в отпуск по устной договоренности, заявления не пишутся. Берут отпуск и на два дня, и на неделю, и на две недели. Бывает и так, что работник не использует свой отпуск, а получает денежную компенсацию в размере отпускных и продолжает работать.

Увольнение

Днем увольнения работника является последний день его работы.

На основании личного заявления составляется приказ о прекращении действия трудового договора.

В приказе обязательно должны указываться причины ухода с работы со ссылкой на статью ТК РФ. Приказ после подписания должен регистрироваться. Увольняемый работник знакомится с приказом и ставит свою подпись.

В ООО «Компания СнабЦентр» приказы на увольнение также составляются с ошибками. Нет ссылок на статьи ТК РФ, после подписания приказ нигде не регистрируется, а сразу подшивается в папку.

Организация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения. Увольняющийся расписывается в журнале регистрации трудовых книжек о ее получении. В журнале фиксируются дата выдачи трудовой книжки и основание ее выдачи. При увольнении, по требованию работника, работодатель обязан выдать ему копию приказа об увольнении.

2.3 Анализ кадровой документации ООО «Компания СнабЦентр»

В организации ООО «Компания СнабЦентр» нет отдела кадров. Решения о расширении штата, об увольнении, о принятии сотрудников на работу принимает директор предприятия. Кадровое делопроизводство ведет главный бухгалтер. Анализ состояния кадровой документации показал, что в кадровом делопроизводстве ООО «Компания СнабЦентр» наиболее распространены следующие ошибки: отсутствуют предусмотренные трудовым законодательством обязательные кадровые документы, в том числе локальные нормативные акты и первичные учетные документы по учету личного состава работников и рабочего времени, несвоевременно и безграмотно ведутся такие важные для работника кадровые документы, как трудовые книжки и личные учетные карточки, неправильно документируются трудовые отношения с отдельными категориями работников (например с директором), игнорируются унифицированные формы организационно-распорядительных документов и первичных учетных документов, таких как штатное расписание, приказы, личные карточки, графики отпусков, по учету труда и его оплаты. Кадровые документы неправильно оформляются, а значит у них нет юридической силы, они не регистрируются. Либо регистрируются задним числом. Документы прошлых лет хранятся с грубыми нарушениями. Не оформляются должным образом процедуры перенесения отпуска на другой период, отзыв работника из отпуска, разделение отпуска на части. Большое количество ошибок допускается в кадровых документах при оформлении некоторых реквизитов (например подпись). При замене подписи директора на подпись уполномоченного лица, главного бухгалтера, пишется в виде обозначения «и.о. директора». Такой способ подписания документов неправильный, так как в ГОСТе Р 6.30, указано, что в реквизите «Подпись» должна указываться должность лица, подписывающего документ. Документ должен подписывать тот работник, который занимает должность, обозначенную трудовым договором. Таким образом, если документ подписывает не директор, а уполномоченный им работник, получивший временно полномочия по исполнению обязанностей директора, при подписании документа в названии должности не может употребляться обозначение «и.о. директора». Должна указываться должность, занимаемая работником (главный бухгалтер). Восстановление кадрового учета потребовало приведения в порядок имеющуюся кадровую документацию в соответствие с требованиями действующего законодательства и разработки либо доработки некоторых документов. Приведение в порядок кадровое производство в организации позволит снизить риски при прохождении проверок и возникновении спорных ситуаций с работниками.

Приказы в ООО «Компания СнабЦентр» тоже составляются с ошибками. Например, в приказах о приеме на работу неправильно указываются условия приема на работу. Не указывается, что работник принимается с испытательным сроком. Есть ошибки в наименовании должности, было и такое, что неправильно писали фамилию, имя, отчество. Попадаются такие ошибки, как незаполнение некоторых реквизитов, например не проставляется дата, или не ставится номер документа или место составления. Приказы с такими ошибками являются недействительными.

Восстановление кадрового документооборота началось с проверки наличия и содержания важных кадровых документов, находящихся в организации. Что было сделано:

- проверка ведения личных дел сотрудников. Каждое личное дело собрано в отдельные папки, которые стоят в отдельном шкафу.

- просмотрена правильность ведения и заполнения трудовых книжек;

- просмотрены трудовые и другие договоры, насколько они соответствуют трудовому законодательству.

- проверен состав и содержание текущей кадровой документации.

В результате проведенного анализа обеспеченности ООО «Компания СнабЦентр» необходимыми кадровыми документами, сделан вывод, что не хватает либо не соответствует требованиям действующего законодательства нескольких важных документов. Нет должностных инструкций для менеджеров, бухгалтеров, экспедиторов, трудовой договор составлен с грубыми нарушениями, нет правил внутреннего трудового распорядка, нет инструкции по кадровому делопроизводству, неправильно составляются трудовые договоры и приказы на увольнение.

При изучении кадровой документации предприятия особое внимание было уделено трудовому договору и выявление ряда ошибок. В договоре не указано, что работа является основным местом работы, не внесены необходимые сведения о работодателе и работнике, отсутствуют необходимые обязательные условия, такие как условия оплаты труда (размер оклада, доплаты, и прочие поощрительные выплаты, режим работы и времени отдыха (не обозначено обеденное время, не указано время начала и окончания рабочего дня). Трудовые функции ( конкретный вид поручаемой работы). Порядок выплаты заработной платы. Не указаны должностные обязанности.

Ничего не сказано в договоре про обязательное медицинское и социальное страхование.

Для того, чтобы в организации было рациональное разделение труда, укрепление трудовой дисциплины, повышалась эффективность труда, была разработана должностная инструкция главного бухгалтера.

Составлен новый трудовой договор и инструкция по кадровому делопроизводству.

Специфика предприятия ООО «Компания СнабЦентр» состоит в том, что главный бухгалтер выполняет работу кадрового работника. Подготавливает трудовые договоры, приказы по личному составу, формирует и ведет личные дела работников, производит записи в трудовых книжках и многое другое.

В связи с этим, для проектирования должностной инструкции для главного бухгалтера была взята типовая должностная инструкция главного бухгалтера, которая дополнилась пунктами из инструкции инспектора по кадрам.

Кадровая документация имеет важное значение в жизни каждого работника, в том числе и после окончания трудовой деятельности, поэтому необходимо своевременно формировать кадровые документы в дела, обеспечивать сохранность кадровой документации, создавать нормативно-методическую базу кадрового делопроизводства (инструкции по кадровому делопроизводству, документооборот кадровой документации).

3. Проектирование, разработка, совершенствование кадровой документации в ООО «Компания снабЦентр»

3.1 Проектирование инструкции по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывалась в целях установления единых требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ООО «Компания СнабЦентр», а также совершенствования делопроизводства организации и повышения его эффективности.

Перед тем как начать разрабатывать инструкцию по кадровому делопроизводству, пришлось убедить директора предприятия, что инструкция действительно необходима для оптимизации кадрового делопроизводства. Подготовили приказ «О введении в действие Инструкции по кадровому делопроизводству в ООО «Компания СнабЦентр», в котором указывалось, когда, какого числа должна быть введена Инструкция в действие, довести до сведения всех сотрудников содержание Инструкции, руководствоваться правилами, изложенными в Инструкции.

Инструкция была разработана в соответствии с законодательными и действующими государственными стандартами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации

Основой для составления Инструкции послужили следующие документы:

- Трудовой кодекс РФ;

- Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Постановление правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»;

- Постановление Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

- Типовая инструкция по кадровому делопроизводству.

Положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Инструкция по кадровому делопроизводству является документом длительного действия, поэтому в ней не должно быть указаний на конкретных исполнителей и нет сроков исполнения. Тем не менее в этой инструкции был указан ответственный за организацию кадрового делопроизводства в лице главного бухгалтера. Текст инструкции был представлен точным и понятным, использовались слова: «следует», «необходимо», «должен». Текст инструкции разбит на разделы, пункты, подпункты. Инструкция начинается с раздела «Общие положения», в котором указываются цели. Цели инструкции направлены на совершенствование кадровой работы предприятия. В пунктах 1.4 и 1.5 указано, что ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в ООО «Компания СнабЦентр» возлагается на главного бухгалтера. Также в этом разделе указывается область применения и порядок пользования инструкцией.

К числу обязательных разделов Инструкции относится:

- общие положения;

- документирование кадрового делопроизводства;

- основные требования к оформлению кадровых документов;

- оформление кадровых документов;

- организация документооборота;

- составление номенклатуры дел и формирование дел;

- сроки и порядок исполнения документов;

- порядок подготовки и передачи дел в городской архив.

Система работы с документами в ООО «Компания СнабЦентр» ничем не отличается от работы в других организациях. Здесь также создаются документы или получаются из других фирм, регистрируются, подшиваются, либо дают им ход. Но существуют проблемы:

не удается найти нужные документы, или документы не исполняются в срок, а могут и вообще не выполняться. В результате предприятие становится почти неуправляемым, директор не может получить ответы на элементарные вопросы, связанные с документами и исполнителями.

В инструкции были подробно изложены требования к порядку оформления, ведения, регистрации, учета кадровых документов-приказов, трудовых договоров, личных дел, трудовых книжек работников. Подробно прописаны основные требования к оформлению кадровых документов. Документы, создаваемые в организации, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, обоснованные и отредактированные.

В разделе «Организация документооборота» Инструкции по кадровому делопроизводству, в пунктах 6.1 и 6.2 указано, что все поступающие документы должны регистрироваться в журнале входящей документации, исходящие документы также должны регистрироваться после подписи у директора, подготавливаться к отправке и отправляться по месту назначения.

В «Общих положениях» указаны цели составления Инструкции, задачи. В разделе «Документирование кадрового делопроизводства» указано, какие документы должны создаваться в ООО «Компания СнабЦентр», по каким унифицированным формам. К документам по личному составу относятся трудовые договоры, приказы по личному составу, трудовые книжки и другие. В основных требованиях к оформлению кадровых документов прописано, что трудовой договор является основанием для принятия работника на работу. Трудовые договоры в ООО «Компания СнабЦентр» оформляются главным бухгалтером, в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику, второй остается у работодателя. В инструкции прописано, что состав реквизитов должен соответствовать статье 57 Трудового кодекса РФ. Обязательно должно быть наименование вида документа, дата, номер, место составления, текст, подпись, печать. Дата трудового договора должна обозначаться словесно-цифровым способом, например «01 января 2015г.». Номер указывается на одной строке с датой договора. Текст трудового договора должен включать в себя основное смысловое содержание документа. Разделы договора должны иметь название и нумерацию. Подписи работника и работодателя должны находиться на одном уровне и включать в себя расшифровку, у работодателя прописывается должность.

Приказы, согласно Инструкции, должны иметь следующие реквизиты: наименование организации, вид документа (Приказ), регистрационный номер, место составления, дата, заголовок, текст, подпись. Приказ должен оформляться на бланке ООО «Компания СнабЦентр» или на бланке унифицированной формы.

Трудовые книжки работников ООО «Компания СнабЦентр» должны вестись в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек». На деле трудовые книжки на предприятии заполняются и ведутся с нарушениями. Записи, которые должны вноситься в трудовую книжку в соответствии с приказом (распоряжением) директора, зачастую вписываются вовсе без приказа. Приказ может составиться позже, а могут про приказ и вообще «забыть». А если приказ составляется, запись в трудовой книжке отличается от того, что написано в приказе. В личных карточках записи не повторяются, соответственно работники за них не расписываются. При увольнении работник также нигде не расписывается в получении своей трудовой книжки.

В разделе «Оформление кадровых документов», прописано как правильно должны вестись трудовые книжки. Запись о приеме на работу должна вноситься на основании приказа о приеме на работу. Трудовые книжки должны регистрироваться главным бухгалтером в «Журнале учета движения трудовых книжек». Ответственность за ведение, хранение, учет, выдачу трудовых книжек возлагается на главного бухгалтера.

Еще одно нарушение организации это то, что не ведутся графики отпусков, нет никакой очереди. И соответственно нет приказов на предоставление отпуска, где должно указываться фамилия, имя, отчество, должность, период, количество календарных дней, дата ухода в отпуск и выход на работу. Заявление на отпуск работники не пишут. Все решения обговариваются с директором в устной форме. В Инструкции по кадровому делопроизводству указано, что главным бухгалтером должны создаваться графики отпусков, приказы о предоставлении отпуска работнику. Работник со своей стороны должен писать заявление на отпуск.

Заявление - это документ содержащий просьбу или предложение директору. Заявление может составляться в произвольной форме, должно состоять из наименования вида документа, регистрационного номера, даты, адресата, автора, текста и подписи.

Еще одно грубое нарушение в ООО «Компания СнабЦентр», это то, что не на все документы ставится печать. Случалось, что документы без печати отправлялись по почте партнерам по почте и возвращались обратно. Одному работнику трудовой договор отдали без печати и без подписи директора. Соответственно такой трудовой договор не имел никакой юридической силы и был недействительный. В Инструкции прописано, на какие документы должна ставиться печать. Обязательно ставится печать на трудовые договоры, приказы, в трудовых книжках, на справках, а также на различных бухгалтерских документах.

Согласно Инструкции, вся поступающая и исходящая, а также внутренняя документация в ООО «Компания СнабЦентр» должна регистрироваться. Для этого был заведен журнал регистрации документов, куда вносится дата, регистрационный номер, исполнитель, краткое содержание, отметка о хранении.

Сроки и порядок исполнения документов еще одна важная составляющая правильной работы организации. На контроль ставятся как устные так и письменные распоряжения директора. Например, срочное распоряжение директора о запросе цен с заводов на интересующую продукцию, должно быть выполнено в течение дня. На подготовку коммерческих предложений дается три дня.

Таким образом, разработанная инструкция по кадровому делопроизводству, даст возможность привести в порядок кадровую документацию в ООО «Компания СнабЦентр» и упростит дальнейшую работу сотрудников, решит проблемы управления кадрового делопроизводства.

3.2 Разработка трудового договора ООО «Компания СнабЦентр»

При изучении кадровой документации в ООО «компания СнабЦентр» был рассмотрен трудовой договор, который заключается между работником и предприятием. Был сделан вывод, что договор составлен неправильно, с нарушениями и вообще является неполным. Стал разрабатываться новый трудовой договор для ООО «Компания СнабЦентр». Для сравнения, были взяты трудовой договор ОАО «Ангарская нефтехимическая компания» и трудовой договор детского сада № 33. Просмотрены примеры трудовых договоров, взятых в учебных и трудовых пособиях.

Для того, чтобы правильно составить трудовой договор, акцентировано внимание на наличие в нем следующих сведений:

- полное наименование предприятие;

- фамилия, имя, отчество работника и работодателя;

- документы, удостоверяющие личность работника;

- сведения о работодателе, о документах подтверждающих его полномочия (устав);

- дата и место заключения договора;

- перечень трудовых прав и обязанностей работника;

- срок действия трудового договора (конкретный срок действия договора) в нашем случае договор бессрочный.

- условия оплаты (оклад, премиальные)

- режим труда и отдыха (график работы, выходные и праздничные дни, часы обеда). В трудовом договоре ООО «Компания СнабЦентр» эти пункты не указывались.

- о предоставлении работнику обязательного медицинского и социального страхования. До этого работники сами должны были получать медицинские полиса.

В новый трудовой договор внесены и другие условия:

- испытательный срок;

В прежнем договоре не было конкретно указано про испытательный срок, не установлено конкретных дат. Добавила очень важный момент: в срок испытания не засчитывается период временной нетрудоспособности работника и другие периоды, когда он фактически отсутствовал на рабочем месте.

- конкретное место работы. В какой отдел поступает работник: отдел бухгалтерии, коммерческий отдел, отдел продаж.

Если в трудовом договоре не будет указано конкретное место работы, то уволить работника за прогул будет очень трудно, суд может восстановить уволенного человека и обязать предприятие выплатить ему компенсацию в размере того заработка, который он мог бы получить с момента увольнения до дня вступления приговора в силу. Такой прецедент случился на предприятии год назад, когда работник в должности водителя экспедитора систематически прогуливал более 4-х часов, директор предприятия решила его уволить по статье 81 ТК РФ «Расторжение трудового договора по инициативе работодателя», а работник начал угрожать судом. Так как трудовой договор не содержал пункта «конкретное место работы», суд предприятие проиграло бы. Пришлось увольнять бессовестного работника по статье 80 «по собственному желанию» и выплачивать заработную плату в полном объеме.

- условия неразглашения коммерческой тайны;

- материальная ответственность.

В трудовом договоре ООО «Компания СнабЦентр» права и обязанности нового сотрудника, на основании которых он получает должность в организации, были прописаны очень кратко и расплывчато. Не прописаны характеристика и требования к выполнению работы. Работодатель не вправе требовать выполнения работ, не обусловленных трудовым договором. На заявление работника о том, что те или иные задания не входят в его обязанности, будет трудно возразить. Тем более если работодатель решит уволить работника за то, что он с этими заданиями не справляется. Поэтому без должностной инструкции было не обойтись. В ней прописаны требования к выполнению работы. Если нет должностной инструкции, то директор не сможет доказать ни работнику ни суду, что он не соответствовал занимаемой должности. Поэтому прописанные в должностной инструкции обязанности могут стать аргументом при увольнении работника, потому что можно будет обоснованно объяснить, с какой именно работой он не справляется. В разрабатываемом договоре в пункте «Общие положения» подпункт 1.4 указано на то, что должностная инструкция на предприятии есть и нужно соблюдать ее требования.

Если в договоре указано, что работник должен выполнять обязанности в соответствии с должностной инструкцией, а никакой инструкции работник не видел, могут быть проблемы. Также в трудовом договоре прописано, что должностная инструкция является неотъемлемой частью договора. Поэтому нужно предоставить работнику должностную инструкцию для ознакомления вместе с трудовым договором, он должен ее внимательно изучить и расписаться на оригинале.

В пункте договора «Оплата труда» прописано указывать минимальный оклад, остальное прописывать как премии. При указании максимального размера заработной платы, руководитель может менять цифру, и как правило, размер оклада понижается. Такое уже было не раз и на нашем предприятии.

Таким образом, разработанный трудовой договор отличается от трудового договора, который был на нашем предприятии тем, что в его составе указано более полный перечень конкретных пунктов, которым будут следовать работники и руководитель.

3.3 Разработка должностной инструкции главного бухгалтера

Должностная инструкция - это один из локальных нормативных актов, принимаемых работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ, работодатели могут принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами.

Для того, чтобы правильно составить должностную инструкцию, была проанализирована работа сотрудника, для которого разрабатывалась инструкция. Для сбора необходимых данных анализировалась работа главного бухгалтера, составлен список ее обязанностей.

Составление списка обязанностей работника подразумевает сбор сведений о том, как часто сотрудник их выполняет.

Специфика предприятия ООО «Компания СнабЦентр» состоит в том, на предприятии нет отдела кадров, и главный бухгалтер выполняет работу кадрового работника. Подготавливает трудовые договоры, приказы по личному составу, формирует и ведет личные дела работников, производит записи в трудовых книжках и многое другое.

В связи с этим, для проектирования должностной инструкции для главного бухгалтера была взята типовая должностная инструкция главного бухгалтера, которая дополнилась пунктами из инструкции инспектора по кадрам.

Хоть частные фирмы и не обязаны составлять должностные инструкции для своих работников, но должностная инструкция существенно облегчила жизнь и работодателю и работнику.

После проведения предварительной аналитической работы я перешла непосредственно к написанию должностной инструкции.

Прежде чем начать работать над должностной инструкцией, были изучены нормативно-правовые документы:

- Трудовой кодекс РФ;

-«ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Минтруда России № 9 от 09.02.04.

Эти документы регламентируют порядок деятельности должностных лиц и правила разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

Так как проекты должностных инструкций могут разрабатываться либо специалистом отдела кадров, либо руководителем, была начата разработка инструкции совместно с директором предприятия. Структура и содержание должностной инструкции создавалась с учетом специфики организации труда на предприятии. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, текст составлялся на государственном языке Российской Федерации, излагался от третьего лица единственного числа. В тексте использовались слова: «должен», «следует», «запрещается», не допускается».

Текст инструкции разделился на главы, пункты, подпункты. Главы имеют названия, нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Основная часть должностной инструкции главного бухгалтера имеет следующие разделы:

I. Общие положения

II. Должностные обязанности

III. Права

IV. Ответственность

Должностная инструкция может утверждаться, изменяться, отменяться по решению директора ООО «Компания СнабЦентр» на основании приказа по основной деятельности. Должностная инструкция является обязательной для применения и соблюдения.

В тех разделах, где есть дополнения для главного бухгалтера из инструкции для инспектора по кадрам, строки дополнений выделены курсивом.

В разделе «Общие положения» в пункте 1.4 указывается, что главный бухгалтер в своей деятельности должен руководствоваться как законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности, так и нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала, должен знать порядок установления наименований профессий, про стаж и оформление пенсий работникам. А также уставом предприятия, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами директора и настоящей должностной инструкцией. Пункт 1.5 отражает, что должен знать главный бухгалтер. Прописаны не только методические и нормативные материалы по вопросам организации бухгалтерского учета, но и трудовое законодательство, порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек, порядок учета движения кадров, порядок ведения банка данных о персонале предприятия, основы делопроизводства, которые включают своевременное и правильное создание документов, организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение).

В разделе «Функции» выделены пункты 2.7 это проверка соблюдения графика отпусков на предприятии, пункт 2.8- ведение учета личного состава, 2.9 оформление документации по кадрам.

В этом разделе выделены еще два пункта, которые взяты из должностной инструкции табельщика. Это ведение табельного учета работников предприятия пункт 2.10 и осуществление контроля за явкой на работу, опозданиями и неявками, пункт 2.10. Раньше эти функции выполнял директор предприятия, но когда он отсутствовал на рабочем месте, табель учета никто не вел. Это приводило к тому, что работники могли опоздать либо вообще не выйти на работу, а заработная плата начислялась им в полном объеме.

К должностным обязанностям, помимо прямых обязанностей главного бухгалтера, добавились пункты, содержащие обязанности инспектора по кадрам. Пункт 3.16 это ведение учета личного состава предприятия в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. Пункты 3.17, 3.18, 3.19, 3.20, 3.21 содержат такую информацию как заполнение и хранение трудовых книжек, произведение подсчета трудового стажа, ведение учета предоставления отпусков работникам, составление и оформление трудовых договоров.

В результате проведенной работы выявленные недостатки и нарушения по ведению кадровой документации были устранены. Был разработан трудовой договор, должностная инструкция главного бухгалтера, инструкция по кадровому делопроизводству. Устранение этих недостатков приведет к улучшению деятельности предприятия, будет соблюдаться порядок в документах, каждый работник будет заниматься своим делом, выполняя определенные функции.

Подводя итоги по данному разделу, можно сказать, что Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом организации, является средством защиты прав как работника, так и работодателя при возникновении трудовых споров.

Заключение

В результате проведенной работы выявленные недостатки и нарушения по ведению кадровой документации были устранены. Был разработан трудовой договор, должностная инструкция главного бухгалтера, инструкция по кадровому делопроизводству. Устранение этих недостатков приведет к улучшению деятельности предприятия, будет соблюдаться порядок в документах, каждый работник будет заниматься своим делом, выполняя определенные функции.

Наличие инструкций облегчает адаптацию сотрудников, позволяет оценить внутренние кадровые резервы предприятия, оптимизировать штатное расписание, определить адекватную должности заработную плату.

Конечной целью деятельности кадровой службы предприятия является обеспечение его эффективности, предполагающей, своевременное, полное и точное выполнение работниками предприятия требований соответствующих нормативно-правовых актов, организационно-распорядительных и

организационно-методических документов, а также положений локальных актов предприятия по вопросам кадровой службы и управления персоналом.

Каждый руководитель предприятия должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документацию предприятия, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах.

Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить поддержку в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.

Не менее важным для руководителя предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с руководством о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

...