Види документації установи

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Установча документація

право організаційний розпорядчий управління

Установчими документами підприємства називається комплект документів встановленої законом форми, згідно з якими підприємство виникає і діє як суб'єкт права. З точки зору правової природи, установчі документи є локальними нормативними актами, тобто актами, які набувають юридичної сили внаслідок затвердження їх одним або кількома засновниками підприємства (див. додаток 1).

Форму і зміст установчих документів визначають залежно від видів підприємств загальні закони про підприємства та закони про окремі види підприємств.

Стаття 8 Закону України «Про підприємництво» містить перелік актів, які належать до установчих документів. По-перше, це рішення одного чи кількох власників або уповноваженого ним (ними) органу про створення підприємства. Якщо власників чи органів два і більше, таким рішенням визначено установчий договір. По-друге, це статут підприємства.

Стаття 9 Закону України» Про підприємства в Україні» дає перелік обов'язкових відомостей, які необхідно включати до статуту підприємства як одного з його основних установчих актів.

Зміст установчих документів (статутів, установчих договорів) господарських товариств регулюється статтями 4, 37, 51, 65, 67 і 76 Закону України «Про господарські товариства». Ці статті визначають переліки основних даних, що підлягають включенню до установчих документів товариств окремих видів.

При розробці проектів установчих документів підприємств необхідно керуватися також типовими нормативними актами. Щодо підприємств окремих видів законодавець застосовує типові форми установчих документів (наприклад, Типовий статут державного підприємства, Типовий статут казенного підприємства, Типовий статут закритого акціонерного товариства, Типовий статут відкритого акціонерного товариства, створеного шляхом корпоратизації державного підприємства).

Установчі документи мають містити обов'язкові дані про підприємство, без яких вони вважаються такими, що не відповідають вимогам законодавства. Це такі дані:

- найменування (завод, фабрика, майстерня тощо) і вид підприємства;

- зазначення власника (склад засновників, учасників) та місцезнаходження підприємства;

- предмет та цілі діяльності підприємства;

- юридичний статус підприємства. Це статті про юридичну особу підприємства, про його майно, про самостійний баланс, поточний, валютний та інші рахунки в банках, про фірмову марку та знак для товарів та послуг, про печатку з найменуванням підприємства. Якщо підприємство має право випускати цінні папери, то таке право теж відноситься до юридичного статусу підприємства;

- про склад майна підприємства: перелік фондів (основні, оборотні, інше майно, статутний фонд, резервний фонд, страховий фонд, інші фонди);

- порядок утворення майна; порядок розподілу прибутків та покриття витрат;

- порядок випуску акцій (щодо акціонерного товариства). Якщо підприємство не є власником майна, включається стаття про те, що майно закріплене за ним на праві повного господарського відання, оперативного управління або оренди;

- про перелік органів управління підприємства, порядок їх формування, компетенцію;

- про контрольні органи - спостережну раду, ревізійну комісію (ревізора);

- про порядок припинення діяльності підприємства: підстави;

орган, що приймає рішення про припинення; порядок створення і роботи ліквідаційної комісії; умови розрахунків з бюджетом і кредиторами; розподіл майна, що залишилося.

В установчих документах господарських товариств окремими статтями визначається порядок внесення змін до статуту (вищим органом, за рішенням 3/4 голосів акціонерів, які беруть участь у зборах, чи одностайно).

Крім обов'язкових, до установчих документів можуть включатися альтернативні положення, які не повинні суперечити законодавству України.

Це положення, пов'язані з особливостями діяльності підприємства: про трудові відносини, засновані на членстві (колективні підприємства, кооперативи), про раду підприємства (порядок її створення, склад, компетенцію), про інші органи, які реалізують повноваження трудового колективу (раду трудового колективу, профспілковий комітет).

2. Документація що забезпечує процеси управління

2.1 Загальні відомості про організаційно - розпорядчі документи

Як правило, одним із факторів професіоналізму в будь-якій галузі діяльності є знання відповідної системи документації. Найпоширенішою групою є організаційно-розпорядчі документи, зі складанням, оформленням та обробкою яких стикається кожен працівник. Це група документів, у яких фіксують рішення адміністративних та організаційних питань, а також питань управління, взаємодії, забезпечення та регулювання діяльності органів влади, підприємств, організацій, посадових осіб.

Кожен управлінець мусить знати систему документації, з якою він працює. З організаційно-розпорядчими документами доводиться мати справу будь-якому керівнику.

Організаційно-розпорядча документація поділяється на три основні групи документів:

1) організаційні (статути, положення, правила, інструкції тощо);

2) розпорядчі (накази з основної діяльності, рішення тощо);

3) довідково-інформаційні (акти, листи, довідки, телефонограми, доповідні й службові записки, протоколи тощо).

Схема оформлення більшості організаційно-розпорядчих документів є типовою. Відмінності більшою мірою стосуються структури і форми викладу тексту. Кожен документ має особливості в оформленні та встановленні певного набору реквізитів.

2.2 Організаційні документи

Організаційна діяльність установи полягає у розробці та затвердженні комплексу організаційних документів, котрі містять правила, норми, установлюють статус організації, її компетенцію, структуру, штатну чисельність, функціональний зміст діяльності організації в цілому, її підрозділів та працівників, їх права, обов'язки, відповідальність тощо.

До організаційних документів належать: статут організації, положення про структурні підрозділи, колегіальні та дорадчі органи, регламенти роботи колегіальних і дорадчих органів, штатний розклад, інструкції за окремими видами діяльності, котрі потребують регламентації (наприклад, інструкція з діловодства, посадова інструкція).

Організаційні документи містять положення, обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і слугують правовою основою діяльності установи.

Мета розробки організаційних документів - найбільш раціональний розподіл і кооперація праці між підрозділами та працівниками.

Організаційні документи належать до безстрокових і діють до їх відміни чи до затвердження нових. У стабільно працюючій установі необхідність перегляду, зміни чи доповнення організаційних документів може виникати один раз на декілька років. Залежно від характеру і глибини змін у діяльності установи організаційні документи розробляються заново або в них вносяться необхідні зміни, доповнення розпорядчими документами. Організаційні документи за своєю формою бувають типові та індивідуальні.

Статут - правовий акт, який визначає структуру, функції, права підприємства, організації або установи, є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, товариств, громадян, взаємодію з іншими органами та громадянами, права та обов'язки у сфері державного управління.

Положення - правовий акт, що визначає порядок створення, правовий статус, права, обов'язки, організацію роботи установи, структурного підрозділу. Положення про організацію - правовий акт, на підставі якого діють державні бюджетні організації. Це, в першу чергу, вищі органи державної влади. (див. додаток 2)

Положення про структурні підрозділи (служби) можна поділяти так:

- положення про структурні підрозділи;

- положення про колегіальні, дорадчі органи, як керівні, так і спеціалізовані.

Інструкція - правовий акт, який містить правила, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, організацій, підприємств, їх підрозділів, служб, посадових осіб.

Посадова інструкція - це правовий акт, який видається організацією з метою регламентації організаційно-правового становища працівника, його обов'язків, прав, відповідальності, що забезпечує умови для його ефективної роботи. Посадові інструкції розробляються на всі посади, передбачені штатним розкладом. За необхідності для працівників розробляються також робочі інструкції.

Посадові інструкції є засобом управління і виконують: організаційну; регламентуючу; регулюючу функції.

Штатний розклад - правовий акт, який визначає структуру, чисельність і посадовий склад працівників організації із зазначенням посадових окладів. Текст складається у табличній формі. Визначаються коди і назви структурних підрозділів і посад, кількість одиниць за штатом, посадовий оклад, надбавки і місячний фонд зарплати за посадовими окладами.

2.3 Розпорядчі документи

Розпорядчі документи створюють з метою фіксування рішень з адміністративних і організаційних питань діяльності установи. Ці документи регулюють і координують її діяльність, забезпечують реалізацію поставлених перед нею завдань. Незалежно від організаційно-правової форми, характеру та змісту діяльності установи, її компетенції, структури й інших чинників керівництво будь-якої установи наділяється правом здійснювати виконавчо-розпорядчу діяльність і, відповідно, видавати розпорядчі документи.

Розпорядчі документи містять рішення, що надсилаються згори вниз, від керуючого органа до керованого, від керівника установи до структурних підрозділів і працівників. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів за вертикаллю.

У юридичному плані розпорядчі документи належать до правових актів: у них відбиваються конкретні юридично владні приписи суб'єктів управління.

Підставою для видання розпорядчого документа можуть бути:

- необхідність виконання прийнятих нормативно-правових актів, інших рішень вищих органів та раніше ухвалених рішень цієї установи;

- необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, обумовленої функціями і завданнями установи.

Розпорядчі документи можуть видаватися спільно кількома органами управління.

До видового складу розпорядчих документів, що видаються в установах різних форм власності й організаційно-правової форми, належать накази, розпорядження, постанови, рішення. Вибір виду документа, призначеного для документування розпорядчої діяльності, зумовлюється рівнем органу управління або влади, компетенцією посадової особи, порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

У статутах (положеннях про установу) зазначають види розпорядчих документів, які має право видавати установа.

Наказ - це правовий акт, що видається керівником, який діє на засадах єдиноначальності з метою вирішення всіх основних або оперативних завдань, поставлених перед даною установою. За своїм змістом накази поділяють на три групи:

- з основної діяльності (із загальних питань);

- з адміністративно-господарських (оперативних) питань;

- з особового складу (з кадрових питань).

Накази з основної діяльності відбивають управлінські рішення з найважливіших питань виробничої діяльності, планування, звітності, фінансування, удосконалення структури й організації роботи установи, розподілу функцій і повноважень між співробітниками, правил експлуатації основних засобів, оформлення роботи комісій, уведення в дію документів (положень, інструкцій, правил, регламентів тощо), а також з інших питань, що потребують правового оформлення. (див. додаток 3)

Письмово викладені в наказі рішення керівника установи стосуються конкретних виконавців або колективу установи в цілому. В окремих випадках наказ може стосуватися широкого кола установ і посадових осіб незалежно від підпорядкованості.

Важливою складовою роботи з наказами є своєчасне внесення до них змін та припинення їх дії у разі прийняття нових наказів. Необхідність прийняття нового наказу спричинюють:

- зміни, скасування, продовження строку дії організаційних та інших документів (інструкцій, положень, регламентів, графіків роботи, правил, номенклатур справ тощо) - з початку наступного року або після закінчення дії документа;

- надання співробітникам прав і повноважень (підписання документів від імені установи, розпоряджання коштами, включення до комісій, покладення відповідальності за різні об'єкти), а також скасування таких наказів - при прийнятті/переведенні на посаду і при звільненні відповідного працівника.

Накази з основної діяльності можуть бути як ініціативними, так і виданими на виконання законів України, постанов, розпоряджень Кабінету Міністрів України, наказів органів вищого рівня. Накази за змістом обов'язково мають відповідати чинному законодавству.

2.4 Довідково - інформаційні документи

Більшість документів, які використовуються в управлінні, мають довідково-інформаційний характер. Вони містять інформацію про стан справ в організації, описують події, що відбулися, інформують про певні події, які мають відбутися. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома. До довідково-інформаційних документів належать: акти, довідки, доповідні, пояснювальні, службові записки, доповіді, договори, службові листи, телеграми, телефонограми. Ці документи можуть бути підставами для видання розпорядчих документів.

Службові листи - це узагальнена назва великої групи управлінських документів, один з основних засобів обміну інформацією та оперативного управління різними процесами діяльності організацій та установ. Зміст листа має індивідуальний характер, лист, як правило, присвячується одному питанню.

Існують дві групи службових листів:

- такі, що потребують відповіді (ініціативні): листи-прохання, листи-запити, листи-звернення, листи-пропозиції, листи-вимоги;

- такі, що не потребують відповіді: супровідні, гарантійні, інформаційні, листи-запрошення, листи-повідомлення, листи-попередження, листи-погодження, листи-нагадування, листи-сповіщення, листи-відмови.

Довідка - службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій.

Внутрішні довідки мають узагальнені результати виконання певних службових робіт, проведення досліджень та перевірок. Їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін. Зовнішні довідки складають з метою засвідчення якогось юридичного факту. Їх видають для подання у відповідні органи. Зовнішні довідки реєструються в журналах вихідної документації.

Існують різні види довідок: аналітичні, архівні, біографічні, медичні. Довідки, як і всі службові документи, підлягають обов'язковій реєстрації. В органах державної влади, де працюють державні службовці, досить поширена біографічна довідка, оформлена у вигляді анкети.

Доповідна записка - службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора. У доповідній записці може міститися:

- інформація керівництву про складні ситуації, важливі факти, що мали місце;

- повідомлення про непередбачені труднощі, які виникли у процесі виконання завдання;

- повідомлення про перенесення термінів, дострокове завершення чи припинення роботи.

Внутрішні доповідні записки адресують керівникові, якому безпосередньо підпорядковується працівник. Зовнішні адресують керівникам органів вищого рівня.

Пояснювальна записка - службовий документ, котрий пояснює зміст положень іншого документа або причини якоїсь дії, вчинку. За призначенням службові записки поділяються так:

- супровідні (додаються до планів, звітів);

- ті, що містять пояснення причин, подій, вчинків, поведінки окремих працівників.

Останнім часом широкого розповсюдження в управлінській документації набули службові записки. За їх допомогою здійснюється листування між структурними підрозділами у межах однієї організації. За своїм змістом службова записка може мати інформаційний, ініціативний, звітний характер, містити повідомлення, пропозицію, прохання, відповідь.

Оскільки доповідні та пояснювальні записки є за своїм походженням службовими документами, то їх можна називати службовими записками. Службові записки, адресовані керівництву органу митної служби, подаються для реєстрації до загального відділу з відповідними погодженнями безпосереднього керівника й заступника керівника органу, який курирує діяльність структурного підрозділу згідно з розподілом обов'язків.

2.5 Документація кадрів-контрактового характеру

До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань. Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю. Документація з кадрових питань - це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.

Робітники і службовці реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.

Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.

Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов'язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів. Усе це допомагає у навчанні. Складанні виду звітів, довідок, зведень до вищестоящих органів.

У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.

Існують такі види документів з кадрово - контрактової документації:

Заява. При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду. Заява - це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів. Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник «від». (див. додаток 4)

Наказ. Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.

Наказ - це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань. Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: «Щодо особового складу». Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс «К» або «ВК». На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.

Уніфікований наказ - це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу;

в) з якого числа оформляється на роботу;

г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).

Д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).

У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.

У наказах про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)

б) загальна кількість робочих днів.

В) дата виходу у відпустку і повернення

г) період, за який надано відпустку.

У наказах про звільнення працівників зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов'язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.

Трудова книжка - це основний документ, підтверджений трудовимидіями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст. 48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін.

До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час.

Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи. працівникам, які працюють по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.

Особова картка - це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім'я, по-батькові; рік та місце народження, омп'юте адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов'язкові в особовій картці - дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

Трудова угода - це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником. Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов'язків.

Контракт - це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України «Про підприємство», «Про власність» громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Автобіографія - це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Характеристика - це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи. Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов'язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.

Доручення - це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені. Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Размещено на Allbest.ru