Полифункциональность официальных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Понятие и признаки официального документа

2. Полифункциональность официальных документов

Заключение

Список использованной литературы

Практическая часть

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время развития социальной системы невозможно без информационных связей, находящих свое воплощение в документировании информации. Документы содержат в себе самую различную информацию о протекающих процессах в обществе, при этом сами документы оказывают некоторое влияние на характер и формирование общественных отношений.

Социальная природа документа теснейшим образом связана с его функциями. Функция официального документа представляет собой присущее ему внутреннее целевое назначение, способ употребления данного документа.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной из его функций. Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре в процессе управления. Существуют функции, время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, действующие постоянно (информационная, социальная).

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций является средством достижения цели и реализации задач, для решения которых документ предназначен. Функции оказывают непосредственное влияние на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Таким образом, целью работы является изучение полифункциональности официальных документов.

Объект работы - официальные документы.

Предмет работы - функции официальных документов.

В соответствии с целью работы, необходимо решить следующие задачи:

Изучить понятие и признаки официальных документов

Проанализировать функции официальных документов.

Структура работы: работа состоит из введения, двух параграфов, заключения и списка использованной литературы, который включает 8 источников.

1. ПОНЯТИЕ И ПРИЗНАКИ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово documentum (от doceo -- «учу» или «извещаю») означало «доказательство», «свидетельство».

Ученые-документоведы еще не пришли к единому мнению, и разные официальные источники трактуют понятие «документ» по-разному. Так, согласно определению Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» документированная информация (документ) - это «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

По версии Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов» документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображении (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения». Существуют и другие определения данного понятия.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).

В стране ведутся и эксплуатируются востребованные УСД, такие, например, как УСД банковской документации, Пенсионного фонда, статистической и т.д. Востребованность подобных систем обусловлена невозможностью вести данные виды деятельности без детальной, строго формализованной и непременно задокументированной информации. В России существует и унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД), часть которой регламентирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года № 65-ст, требования которого являются рекомендуемыми. Актуальность УСОРД ограничена достаточно слабой законодательной базой по поводу прав и ответственности субъекта управления за качество реализуемых управленческих функций, за качество принятых и реализованных управленческих решений.

Для уяснения сущности документационного ресурса целесообразно рассмотреть последовательность трех важнейших терминов: документ - документационный ресурс - документная коммуникационная система в логике их взаимосвязи.

Если определить понятие «документная коммуникационная система» как подсистема социальной коммуникации, обеспечивающей передачу, распространение, обработку документной информации в обществе, становится очевидным, что документ, равно как и документационный ресурс, выступает в роли ее третьей составляющей. Модель любой документной коммуникационной системы имеет три непременных элемента: коммуникант, реципиент и коммуникат.

Коммуникант - участник коммуникации, задействованный в коммуникативном акте. Это лицо или группа лиц, организаций, учреждений, которые направляют сообщения.

Реципиент (от лат. recipientis - получающий) - субъект (исполнитель, гражданин, группа людей, организация, население, читатель и т.д.), воспринимающий адресованное ему сообщение. [7, c. 54]

Коммуникат - средство передачи или получения, то есть обмена информации. Документационный ресурс служит таким коммуникатом в документных коммуникационных системах.

Коммуникат является предметом документной коммуникационной системы.

Термин «документационный ресурс» также можно рассматривать в виде двух составляющих: прилагательного «документационный», образующегося от существительного «документация» и представляющего собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной и (или) практической деятельности человека, и существительного «ресурс», определяющегося как имеющийся в наличии запас, средства, без которых невозможно оптимальное функционирование.

Понятие «документация», так же, как понятие «документ», не имеет сегодня единого определения в силу многолетней схоластической дискуссии представителей различных направлений документоведческой науки. Современный экономический словарь трактует понятие «документация» как «совокупность официально признанных документов, составленных по определенной форме и содержащих предусмотренную информацию» и сообщает, что различают бухгалтерскую, техническую, проектную, конструкторскую, технологическую, товарную (товаросопровождающую) документацию.

В широком смысле термин «документация» обозначает совокупность данных и документов.

Таким образом, совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т.п., называется документацией.

К отличительным признакам документа относятся:

· наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков;

· стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и во времени;

· предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

· завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

2. ПОЛИФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Документ - высшая (но не единственная) форма существования информации, которая:

позволяет идентифицировать объект документирования;

представляет полномочия субъекта (автора документа) в процессе

фиксации информации и его ответственность (за полноту, точность, актуальность, достоверность и т.д.);

позволяет присвоить контенту (содержимому) поисковые признаки ("маячки"), по которым востребуется информация потребителем;

обеспечивает «прозрачность» контента (номенклатура дел, классификаторы документов, база данных (БД) по документам, система - при регистрации документов);

позволяет формализовать и идентифицировать контент (содержание);

обеспечивает преемственность человеческого опыта и знаний.

Кроме того, документ - это объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений.

Документ обладает определенными функциями. Функция документа есть его целевое назначение, органически присущее ему, независимо от того, осознана или не осознана она автором. Иными словами, фиксируя в документе информацию, его автор далеко не всегда программирует какую-либо функцию.

Изучение функций имеет существенное значение, поскольку даёт возможность уяснить подлинную цель создания документа и заключённой в нем информации.

Правильно понять роль документа в данной социальной структуре, в данной системе экономических и социально-политических связей;

Провести более четкую научную классификацию документов;

Сформулировать определенные требования к их организации, содержанию и форме и в известной степени -- к технологии обработки;

Подвести теоретическую базу под рационализацию .документооборота и отчасти управления.

Не существует документов, несущих лишь одну, строго очерченную функцию. Исследования советских ученых показали, что документ полифункционален, т. е. в одном и том же документе наблюдается переплетение различных функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа.

Критерием классификации функций является - специфика содержания документа, которая в свою очередь определяется потребностью в реализации той или иной общественной функции. Эта потребность и обеспечивает целенаправленный характер документирования явлений объективной действительности. Можно выделить следующие функции документа: информационную, социальную, коммуникативную, культурную, управленческую, правовую, учета, исторического источника.

Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, то есть служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, то есть количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;

коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна;

кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, постановления, уставы, положения, распоряжения, решения, приказы, протоколы и др.). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;

правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, кодексы, законы, постановления, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;

функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);

познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процессов обучения, а также научной деятельности;

общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кинофильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);

мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому;

гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, музыкальные произведения на различных носителях и т.п.).

К специальным функциям документа можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского права и др. Количество специальных функций документа, как и разновидностей информационных потребностей общества, великое множество.

Проведенный анализ функций официальных документов позволяет выделить следующие важнейшие особенности документов.

Некоторые функции присущи официальным документам изначально, вне зависимости от желания и воли автора данных документов (такие функции как закрепление, передача, сохранение информации, функция исторического источника, культурная функция). В зависимости от конкретных потребностей, документ наделяется сознательно другими функциями. официальный документ социальный функция

Любой официальный документ имеет свойство полифункциональности, то есть он многофункционален и несет в себе сразу несколько функций, которые переплетаются между собой. Полифункциональность документов объясняется тем, что в реальной действительности различные типы и сферы социальной деятельности являются тесно связанными между собой. Однако при этом в документе как правило преобладает какая-то одна функция.

Функции документа условно можно разделить на две группы: функции оперативного характера и функции постоянно действующие. К функциям оперативного характера относят те, время действия которых является ограниченным (такие функции как правовая, идеологическая, управленческая, политическая, защиты информации). К постоянно действующим относятся те функции официального документа, обеспечивающие социокультурную и историческую преемственность.

Необходимо отметить, что в течение времени соотношение между функциями официального документа изменяется, т.к. изменяет роль и место данного документа в информационной и социальной среде, а оперативная информация становится ретроспективной. В результате этого происходит постепенное сокращение удельного веса функций оперативного характера и рост значения таких функций как функции исторического источника. Таким образом, в конечном счете, некоторые функции официальных документов могут быть полностью исчерпаны и вытеснены другими.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотренные функции документа имеют следующие особенности.

Некоторыми функциями документ наделяется сознательно (информационной, управленческой, учета, отчасти коммуникативной и правшой), другие присущи ему объективно и, как правило, не осознаются автором (социальная, культурная, исторического источника, отчасти коммуникативная и правовая).

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной его функции.

В документе (например, в акте управления) обычно преобладает одна функция (в данном случае управленческая), но в то же время он выполняет и другие функции (информационную, коммуникативную, социальную, культурную, исторического источника). Автор документа субъективно наделяет его, как правило, одной функцией (например, учета), объективно же этот документ несет и иные функции.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной системе, в процессе управления и т. д. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функции уменьшается, тогда как остальные функции выходят на первый план. Это связано с тем, что оперативная, деловая информация, содержащаяся в документе, со временем превращается в ретроспективную, актуальность которой резко снижается, а действенность, нормативное и регулятивное значение и вовсе утрачивается.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. [Электронный ресурс], утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 года № 28-ст. Введ. 2007-07-01. URL: http://www.gosthelp.ru/gost/gost461.html

3. Антопольский А.Б. Проблемы классификации и идентификации информационных ресурсов // Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы. 2007. №8. С.1-11.

4. Берновский Ю.Н. Основы идентификации продуктов и документов. М.: ЮНИТИ, 2011. 349с.

5. Казакевич Т.А. Документационный сервис / Т.А. Казакевич, А.И. Ткалич. М.: Издательский центр «Академия», 2010. 160 с.

6. Ларин М.В., Рысков О.И. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 115489-2001. М.: ВНИИДАД, 2005. 110 с.

7. Столяров Ю.Н. Документный ресурс. М.: Либерия, 2011. 149 с.

8. Современный экономический словарь ОНЛАЙН [Электронный ресурс]. URL: http://economic-enc.net/word/dokumentacija-1158.html

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Я хотела бы представить один из документов, который наглядно покажет форматирование документа.

Цветаева Ольга Сергеевна

(495) 362-78-11

Размещено на Allbest.ru