Правила регистрации и контроля служебных документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Регистрация документов

1.1 Цели регистрации

1.2 Документы, не подлежащие регистрации

1.3 Правила регистрации

1.4 Состав реквизитов регистрации

1.5 Формы регистрации документов

1.5.1 Журнальная система регистрации

1.5.2 Карточная система регистрации

1.5.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

2. Контроль за исполнением служебных документов

2.1 Цели и виды контроля

2.2 Сроки исполнения документов

2.3 Задачи ответственного за контроль

Практическая часть

Заключение

Список использованных источников и литературы

Введение

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация и контроль за исполнением документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Сделать это возможно, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемых, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация, прежде всего, придаёт юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует.

Все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составление ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Соответственно за контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.

Актуальность темы заключается в анализе регистрации и контроля исполнения документов, как одних из наиболее трудоёмких процессов делопроизводства.

Объектом исследования является документационное обеспечение управления и архивоведение конкретной организации

Предметом исследования является правила регистрации и контроля служебных документов.

Цель работы - изучить регистрацию и контроль служебных документов в конкретной организации.

Задачи работы:

· изучить различные формы регистрации документов;

· организацию информационно-справочной службы;

· проанализировать виды контроля за исполнением служебных документов

1. Регистрация документов

1.1 Цели регистрации

Регистрация преследует три цели:

· Учёт документов

· Контроль за их исполнением

· Справочная работа по документам

Учёт документов даёт количественные данные для обсчёта общего объёма документооборота, его анализа за определённый промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.

Сам процесс регистрации - это перенос с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определённую регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах организации. В процессе регистрации закладывается информационно-справочная система по всем документам организации. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учёта, исполнении и использования в справочных целях, независимо от способа получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники

1.2 Документы, не подлежащие регистрации

Документы, получаемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В организации должен быть разработанный службой ДОУ и утверждённый руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он даётся как приложение к инструкции по делопроизводству организации. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам, как правило, относят: все рекламные письма, поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы совещаний, конференций и семинаров; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы, прейскуранты, технические условия, формы статистической отчётности, объяснительные записки.

1.3 Правила регистрации

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчётные, учётно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и использованные внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализовано по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров.

Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации - одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства.

При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день отправки. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте, через курьерскую службу, так и получаемые по факсу, электронной почте.

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учётным порядковым номером, проставленным в отметке о поступлении документа в организацию.

Номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется номером дела по номенклатуре, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.

В номере документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей:

· порядковый регистрационный номер;

· номер дела по номенклатуре;

· номер по используемому классификатору.

Составные части номера отделяются друг от друга косой чертой

Регистрация документов производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы вышестоящих организаций, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчёты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы. В организации регистрацию документов централизованно ведёт группа регистрации документов в службе ДОУ. В небольшой организации все документы централизованно регистрирует секретарь. В организации, имеющей отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано, по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются. Регистрация поступающих и создаваемых документов проводиться, в основном, децентрализовано в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация - в плановом отделе, снабжения - в отделе снабжения, протоколы и решения коллегиальных органов в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им - в службе ДОУ и т.д.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор-респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополняется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно часто в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17. документ архивоведение картотека

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.:ИНФРА-М, 1999, С 179

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управлении.

1.4 Состав реквизитов регистрации

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации:

· Автор (корреспондент);

· Название вида документа;

· Дата документа

· Индекс документа (дата и индекс поступления документа)

· Заголовок документа или его краткое содержание

· Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)

· Срок исполнения

· Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа)

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен:

· Исполнители

· Расписка исполнителя в получении документа

· Ход исполнения

· Приложения и др.

Порядок расположения реквизитов определяется самой организацией.

1.5 Формы регистрации документов

Регистрация документов ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются отдельно по установленному порядку. Для регистрации документов может использоваться вычислительная техника.

Формы регистрации документов может быть трёх видов:

· журнальная,

· карточная,

· автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

1.5.1 Журнальная система регистрации

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учёт документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный номер которых состоит из порядкового номера. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система регистрации удобна в том случае, когда в организации поступает очень незначительное количество документов. Для организации, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время устарела, так как имеет ряд существенных недостатков.

1.5.2 Карточная система регистрации

Недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

- регистрацией одновременно могут заниматься несколько человек;

- карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров;

- карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам, создавая картотеки, и передавать в структурные подразделения;

- карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передавать в строковую картотеку для контроля за исполнением документа.

Преимущества карточной системы регистрации позволяет значительно поднять уровень организации документационного обеспечения управления. Расположение реквизитов в карточке определяются самой организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству. Регистрационные карточки изготавливают на формате А5 или А6. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два карточных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Количество заполняемых экземпляров регистрационных карточек

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· справочные, контрольно-справочные;

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д.

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

· составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

· систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):

Рис. 1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоёмкую информационно-справочную работу практически в любой организации позволило внедрение компьютерных технологий.

1.5.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

Регистрация документов на компьютере позволяет:

- регистрировать документы на различных рабочих местах$

- организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях, с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступающих) в единой базе данных организации;

- на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

- организовать контроль за исполнением документов

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) - в однократности ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных. Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщённый поиск по всем документам организации.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока ещё слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документов исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа, исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной форме. Расписка хранится до исполнения документа и помещения его в дело. При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа». Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения»

Как правило, исполнение документа связано с созданием ответного документа. В этом случае устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов. Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

2. Контроль за исполнением служебных документов

2.1 Цели и виды контроля

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов.

Выделяют два вида контроля:

1. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации. Если в резолюции руководителя указанно несколько исполнителя, ответственным за исполнения документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

2. Контроль за сроками исполнения - ведет служба ДОУ, а в небольших организациях - секретарь. В государственном стандарте ДОУ указано, что « Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирования хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов ».

Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. На документе, поставленном контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «контроль». Ее назначение - напоминание исполнителю о том, что исполнение документа контролируется.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:

· Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);

· Проверка доведения документа до исполнителя;

· Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передача документов от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение ( заполнение раздела «Ход исполнения»);

· Напоминание руководителям и исполнителям о наличия неисполненных документов и поручений;

· Информирование руководителей (подразделений и организаций) о ходе исполнения документов;

· Внесение данных об исполнении документов;

· Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

2.2 Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов могут быть определенны законодательствам (например: исполнения обращений граждан).

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.

В приложении к ГСДОУ дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретной организации.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения ( несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручения на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.

Под текущем контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документов и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения ( в небольшой организации - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопросы на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.

Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Ежедневный контроль текущий и предупредительный создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации и в её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения задания, т.е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.

Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение), степень загрузки работников (подразделений) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности ( решению того или иного вопроса).

Сроки исполнения документов:

1 Типовые (устанавливаются актами правительства, федеральных органов власти РФ)

2. Индивидуальные (устанавливаются руководителем организации в резолюции)

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

По поручению правительства РФ, органов исполнительной власти - до 10 дней;

По письмам Министерства и ведомств - в течений 15 дней, с согласованием 30 дней;

По обращения граждан, поступившим в организацию и требующим дополнительного изучения - до одного месяца, по остальным 15 дней;

С пометкой «СРОЧНО» - 3 дня, «ОПЕРАТИВНО» 10 дней, остальные не более месяца.

При уходе в отпуск, в командировку, в случае болезни, увольнении исполнитель обязан передать другому работнику дело.

2.3 Задачи ответственного за контроль

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й длительный ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый продленный срок исполнения.

Каждую карточку ставят за то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются все пункты распорядительных документов. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. По сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой недели должно быть исполнено.

Одна из главных обязанностей ответственного по контролю или секретаря - в начале рабочего дня вынуть из сроковой картотеки карточки на все задания текущего дня и проверить, будут ли они исполнены сегодня. Это может быть личный опрос, опрос по телефону и т.п.

Практическая часть

Регистрация документов в конкретной организации (на примере ЗАО «ГСС»)

"1С:Педприятие - АСДОБ" позволяет вести учет официальных документов предприятия. Принципы учета, заложенные в программу, соответствуют российскому законодательству, ГОСТам, отечественной и международной делопроизводственной практике.

Работа ведется с несколькими типами документов:

· входящие,

· исходящие,

· внутренние.

К документу любого типа можно присоединить один или несколько файлов (например, фотографии, отсканированное изображение бумажного документа).

На рисунке показаны все документы, находящиеся в базе данных АСДОБ.

На рисунке мы видим открытую карточку входящего письма, алгоритм регистрации входящего письма схожен с регистрацией исходяшего письма, также необходимо поставить курсор напротив поля входящие, затем нажимаем добавить входящее письмо, открывается электронная карточка документа, последовательно заполняем все поля (Отправитель, подписан, № исходящего, вид доставки (нарочно, электронно, почтой), листов, содержание документа, после заполнение всех полей в карточке и присоединения приложения (письма) нажимаем кнопку Регистрация, документу присвоен номер, далее его необходимо расписать руководителю, а он в свою очередь отписывает письмо руководителю подразделению, а руководитель подразделения специалисту (исполнителю).

На рисунке показана заполненная электронная карточка входящего письма.

Рассмотрим на примере рисунка регистрацию исходящих писем.

Устанавливаем курсор напротив поля исходящие, затем нажимаем добавить исходящее письмо, открывается электронная карточка документа, последовательно заполняем все поля (Получатель, контактное лицо, подписан, кем подготовлен, вид отправки, листов, содержание документа (поле № документа означает добавить связанный документ, который уже есть в системе (то есть ссылка на входящее письмо, на которое делается ответ)

После заполнения всех полей нажимаем кнопку регистрация, далее вставляем сканированное письмо с исходящим номером, Документ зарегистрирован, далее он будет отправлен службой ДОУ (электронно, нарочно, почтой)

На рисунке мы видим заполненную электронную карточку исходящего письма

На рисунке открыта электронная карточка Служебной записки (Внутренние документы)

Устанавливаем курсор напротив поля Внутренняя переписка, затем нажимаем добавить Внутренняя Служебная записка (далее СЗ), открывается электронная карточка документа, последовательно заполняем все поля (Получатель, контактное лицо, подписан, кем подготовлен, вид отправки, листов, содержание документа (

После заполнения всех полей нажимаем кнопку регистрация, далее вставляем сканированную СЗ с исходящим номером, Документ зарегистрирован, далее он направляется адресату по электронной почте.

На рисунке показан заполненная электронная карточка СЗ

Заключение

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам Компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов Правила организации регистрации описаны в Государственной системе документационного обеспечения управления и Типовой инструкции (приложение 1) по делопроизводству. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации и поэтому здесь же описывается и порядок организации традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан). Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления - как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

В последние годы произошло переосмысление роли электронного документооборота. Если раньше он воспринимался преимущественно как средство автоматизации делопроизводства, то теперь его все чаще рассматривают как инструментарий управления знаниями и как средство интеграции бизнес-процессов, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами регистрации документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем такого класса делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому большинство универсальных систем управления имеют функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной, к общему повышению качества управления.

Список использованных источников и литературы

1. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ “Об информации, информатизации и защите информации” (с изм. на 10 января 2003 г.);

2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования;

3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу;

4. ISO/IEC 11179-1:2004 Информационные технологии. Реестры метаданных (MDR);

5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010;

6. Организация работы с документами: Учебник/ В.А. Кудряев и др. - М.:ИНФРА-М, 1999;

7. Рекомендации по выбору автоматизированных систем

документационного обеспечения управления (АС ДОУ) в организациях / [ВНИИДАД]. -- М., 2003;

8. Системы автоматизации документооборота -- от выбора до внедрения / InterTrust. М., 2002;

9. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / [ВНИИДАД]. -- М., 2003;

10. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

Размещено на Allbest.ru

...