Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Костромской государственный технологический университет»

Направление подготовки: «Государственное и муниципальное управление»

Заочный факультет

Кафедра экономики и управления

Контрольная работа

По дисциплине «Основы делопроизводства»

Выполнил: студент 2 курса

Багарчиев Алик Шапитович

Проверила: к.э.н., доцент

Боженко Светлана Викторовна

Кострома 2014

Содержание

1. Правила оформления должностных инструкций

2. Контроль исполнения документов: содержание, используемые методы

3. Составить письмо-претензию о ненадлежащем качестве товара

Список использованных источников и литературы

1. Правила оформления должностных инструкций

Должностная инструкция является основным организационно-правовым документом, определяющим задачи, основные права, обязанности и ответственность должностного лица (работника) организации при осуществлении ими служебной (трудовой) деятельности согласно занимаемой должности. Должностная инструкция разрабатывается, исходя из задач, возложенных на каждую конкретную должность в соответствии со штатным расписанием организации, внутренними нормативными актами, с соблюдением требований Трудового Кодекса РФ и иных нормативных правовых актов. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется должностному лицу под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по иной должности, чем та, в которой работает работник.

При оформлении должностной инструкции используют реквизиты, которые являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Инструкция должна содержать наименование организации, наименование документа (с указанием конкретной должности), дату и место его подготовки, реквизиты согласования и утверждения:

Разрабатывает и подписывает должностные инструкции руководитель структурного подразделения; утверждает руководитель организации. При необходимости инструкции могут быть согласованы с юридической службой или другими структурными подразделениями.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен(а)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления:

Структура текста должностной инструкции:

1. Общая часть (общие положения).

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности).

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.

Основные требования к тексту должностной инструкции - это полнота определения задач, четкая формулировка функций и обязанностей. Если в должностной инструкции обязанности сформулированы в общем виде, неконкретно и обтекаемо, то этот документ является чисто формальным и не выполняет своего назначения. Глаголы следует употреблять в изъявительном наклонении: "... выполняет", "... организует", "... составляет " и т. д.

Содержание должностной инструкции во многом определено государственными нормативными документами. В их числе Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих в последней редакции, в котором содержится регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Справочник является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей независимо от форм собственности и организационно-правовых форм. Квалификационная характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела: Должностные обязанности (перечисляются функции, которые полностью или частично выполняются работником, занимающим данную должность); Должен знать (излагается обязательный состав специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые работник должен учитывать и уметь использовать при выполнении своих должностных обязанностей; Требования к квалификации (перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также требования к стажу). Первые два раздела квалификационной характеристики могут быть полностью использованы при составлении должностной инструкции в конкретной организации с учетом присущей ей специфики работы. Кроме квалификационного спправочника, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении.

Содержание должностной инструкции.

Раздел "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации. Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом. В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).

В разделе "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, определяется участок работы, перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа.

В разделе "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.

Раздел "Права" устанавливает компетенцию конкретного работника и закрепляет круг прав, необходимых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей, а также порядок осуществления этих прав. К ним могут относиться: доступ работника к определенной информации, принятие решений, подпись или визирование определенных видов документов, контроль за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д. Содержание этого раздела взаимосвязано с составом функциональных обязанностей, определенных разделом "Функции". Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. должностной инструкция исполнение документ

Раздел "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.

В разделе "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями. Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста, в дополнение к основным в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы. Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. Дополнительно межет быть включен и раздел "Порядок пересмотра должностной инструкции", в котором устанавливают срок действия, условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др.

Дополнительные разделы располагают должностной инструкции после основных.

2. Контроль исполнения документов: содержание, используемые методы

Контроль за исполнением документов -- совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

· контроль по существу решения вопроса -- осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

· контроль за сроками исполнения документов -- ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме -- секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

· фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

· проверка доведения документа до исполнителя в срок;

· напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

· внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

· информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

· внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

· составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Срок исполнения документа -- срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

· типовые;

· индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в инструкции по делопроизводству организации для постоянно повторяющихся видов документов.

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения документа может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -- это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме -- секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме

Или справку о документах за исполнителями, как общую

так и по конкретному исполнителю

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения документов (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.

3. Составить письмо-претензию о ненадлежащем качестве товара

Уважаемый Сергей Иванович!

Нашей организацией 20 апреля 2013 года в Вашем магазине «Климат сервис», расположенном по адресу: г. Кострома, Рабочий проспект, д. 73 был приобретен кондиционер фирмы DAIKIN FTX20JV/RX20JV стоимостью 46000= рублей. Приобретение товара подтверждается ТТН №12378/2013 от 20.04.2013 г. и договором №585/2013 от 18.04.2013 г., факт оплаты данного товара подтверждается выпиской с лицевого счета и платежным поручением №240 от 18.04.2013 г.

Через 1 месяц после покупки, в течение гарантийного срока, кондиционер фирмы DAIKIN FTX20JV/RX20JV вышел из строя.

В соответствии с п. 1 ст. 18 Закона РФ «О защите прав потребителей» просим заменить кондиционер ненадлежащего качества на кондиционер этой же модели и артикула или на кондиционер другой марки с соответствующим перерасчетом покупной цены. В случае если для замены товара Вам потребуется более семи дней, то в соответствии со ст. 21 Закона РФ «О защите прав потребителей» просим предоставить в трехдневный срок безвозмездно на период замены кондиционер, обладающий такими же основными потребительскими свойствами, обеспечив доставку за свой счет.

В случае если будет принято решение о проведении экспертизы качества данного товара, просим заблаговременно письменно проинформировать нас о месте и времени ее проведения для реализации нашего права участвовать при проведении экспертизы товара.

В случае отказа в удовлетворении наших законных требований в установленный для этого срок, будем вынуждены обратиться за защитой своих прав в судебные инстанции с отнесением всех судебных издержек на ваш счет. Обращаем внимание, что в соответствии с п. 6 ст. 13 Закона РФ «О защите прав потребителей» при удовлетворении судом требований потребителя, установленных законом, суд взыскивает с изготовителя (исполнителя, продавца, уполномоченной организации или уполномоченного индивидуального предпринимателя, импортера) за несоблюдение в добровольном порядке удовлетворения требований потребителя штраф в размере пятьдесят процентов от суммы, присужденной судом в пользу потребителя. Таким образом, в случае отказа в добровольном удовлетворении наших законных требований Ваша организация, наряду с обязанностью выполнения этих требований, понесете дополнительные и незапланированные расходы (включая оплату судебных издержек).

О принятом решении просим сообщить письменно в течение 3 дней.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

С уважением,

ДиректорЛичная подпись А.А. Иванов

Список использованных источников и литературы

1. Барихин А. Б. Делопроизводство и документооборот. - М.: Книжный мир, 2010 - 416 с.

2. ГОСТ Р6.30 - 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003

3. ГОСТ Р ИСО 15489 - 1 - 2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. - М.: Издательство стандартов, 2007

4. Карсетсткая Е. Кадровый документооборот. Локальные нормативные акты, которые проверит трудовая инспекция. - М.: АйСи Групп, 2011 - 168 с.

5. Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2012 - 288 с.

6. Семенихин В. В. Кадровый документооборот. - М.: Эксмо, 2010 - 384 с.

Размещено на Allbest.ru