Напрями удосконалення комунікаційних процесів в організації

ВАТ здійснює оперативний та бухгалтерський облік своєї діяльності, а також веде статистичну звітність та подає її у встановленому порядку та обсязі до органів державної статистики. Фінансово-господарська діяльність ВАТ здійснюється відповідно до планів, які затверджуються Загальними зборами ВАТ. Перший фінансовий рік починається з дати реєстрації ВАТ і завершується 31 грудня цього ж року, наступні фінансові роки зазначаються відповідно до календарного. Трудовий колектив товариства складають працівники, які беруть участь своєю працею в його діяльності на основі трудового договору, контракту та найманих по угодах на виконання робіт, що регулюють трудові відносини працівників з товариством. Акціонерне товариство в порядку, визначеному цим Статутом, самостійно вирішує всі питання кадрового забезпечення своєї діяльності, в тому числі в межах чинного законодавства визначає загальну чисельність кранівників, порядок найму та звільнення, внутрішній трудовий розпорядок, форми і системи оплати праці, порядок надання вихідних днів, щорічних відпусток, тощо.

Товариство може забезпечувати своїх працівників та осіб, що працюють за контрактом та угодами, медичним та іншими видами страхування ї соціальних виплат трудового забезпечення згідно чинного законодавства України. Трудові доходи кожного працівника товариства, різного роду заохочування, стягнення, а також пільги , які надані товариством, порядок їх сплати визначаються Правлінням та Спостережною Радою товариства ( в межах компетенції кожного з них), залежить від результатів фінансово-господарської діяльності та особистого вкладу і обумовлюються при укладанні трудових договорів, контрактів, угод. Трудовий колектив розглядає та спільно з Правлінням затверджує проект колективного договору; визначає та спільно з Правлінням затверджує перелік соціальних пільг ї порядок їх виконання.

Споживачами являються підприємства, організації, фірми яким потрібна продукція виробничого призначення, будівельні матеріали. Також відбувається реалізація наукових, технічних, технологічних, економічних, проектних і конструкторських розробок, а також сільськогосподарської продукції. Водночас поширюється попит на послуги будівництва житлових будинків, гаражів і інших споруд для діяльності. З цього ми бачимо що ВАТ "Полтавамаш" має клієнтів які готові користуватися його послугами.І клієнтів не тільки по Україні, а закордоном (Росія). Для діяльності організацій потрібні постачальники. ВАТ "Полтавамаш" не виняток, сюди провозять сировину яка потім переробляється у продукцію. Кожна організація має своїх перевірених, постійних постачальників. ВАТ "Полтавамаш" певною мірою має оновлене обладнання але не найновіше. Та це не заважає організації функціонувати у своїй сфері діяльності. Тут є доступ до комп'ютерів і іншої техніки яка дозволяє продуктивніше працювати працівникам організації. Можна сказати що керівництво ВАТ "Полтавамаш" підтримує зв'язок із сучасним розвитком техніки і по своїй можливості бере участь у оновленні своєї організації.

Працівники мають доступ до комп'ютерів що набагато полегшує їм роботу. За допомогою внутрішнього сітьового обслуговування можна не відходячи від робочого місця знайти потрібний матеріал, знайти відповідь на певне питання яке пов'язане з робочим процесом. Є доступ до архіву, до Інтернету а це уже дає великі можливості. Можна з'єднуватись із закордонними споживачами.

Отримувати деякі документи по факсу, що набагато полегшує роботу працівникам. Сама атмосфера в організації має не найкращий характер.

Хоч усі працівники виконують свою роботу але організаційна культура потребує певного покращення між відносинами саме персоналу. Панує атмосфера згуртованості лише по підрозділах. А повинне бути одне ціле у всій організації.

Усі поручення керівника виконуються, але крім цього повинне бути у свідомості працівників відчуття потреби виконати доручення лідера. У організації кожен виконує свою роботу. Відповідно до посади для кожного важливо виконати своє завдання.

Порівняльна таблиця економічних показників результатів діяльності ВАТ "Полтавамаш" приведена показана в табл. 2.1.

Тепер можна зробити характеристику по кожній діяльності.

Видно що продуктивність виробництва металевих конструкцій зменшилась у 2010 році.

Це можна пояснити тим що зменшився обсяг реалізованої продукції (робіт, послуг), а також збільшилась кількість працівників.

Продуктивність виробництва металевих резервуарів, цистерн та контейнерів у 2009 р. зменшилась в порівнянні з 2008 р. це може знову ж пояснити тим що хоч і обсяг реалізованої продукції (робіт послуг) більший, але працівників збільшилось у чотири рази.

Таблиця 2.1

Порівняльна таблиця економічних показників результатів діяльності ВАТ "Полтавамаш"

А у 2009 р. кількість працівників знизилась, обсяг реалізованої продукції (робіт, послуг) підвищився отже, продуктивність праці підвищилась. На прикладі виробництва підйомно-транспортного устаткування можна зрозуміти, що чим вищий обсяг реалізованої продукції (робіт, послуг) і менша середня кількість працівників, тим вища продуктивність праці. І тому щоб у організації була максимальна продуктивність праці потрібно зробити найкращі умови працівникам щоб не було потреби наймати більше чоловік. На мою думку це є найважливішою умовою для кращого функціонування ВАТ "Полтавамаш". Адже згуртована група людей, яка добре знає свою роботу з відповідними умовами праці, може зробити дуже багато.

2.2 Особливості комунікаційного процесу на підприємстві

Стан комунікаційних процесів ВАТ "Полтавамаш" не далекий до ідеального. Але все ж потрібно внести певні зміни які зумовлять кращу діяльність організації і приведуть до підвищення продуктивності праці.

У даній організації діє такий вид комунікації - між рівнями, підрозділами та працівниками організації. Це тоді, коли комунікації здійснюються: - від вищих рівнів управління до нижчих.

Наприклад начальник інформує підлеглих про поточні завдання:

- від нижчих рівнів до вищих - це коли інформація про недоліки доходить від робочих до начальства;

- між окремими працівниками.

Також діє офіційний характер передавання інформації він створений керівництвом організації і неформальний який сформований на засадах міжособистісних стосунках в організації. Комунікації я уявляю ніби певний потік або процес. І проблеми комунікації постають тоді, коли на шляху цього потоку виникають певні перешкоди. Перед тим як комунікація відбудеться певна особа визначає її мету і звітує у формі повідомлення. Повідомлення передається до одержувача. Дуже важливо щоб комунікації були добра налагоджені, бо траплялись випадки, коли рішення виявлялись помилкові, а працівники не правильно зрозуміли, чого хоче від них керівник і внаслідок цього погіршуються відносини між людьми. А це дуже негативно впливає на виробничий процес.

Також тут застосовують письмові види комунікації до яких належать записки, листи, електронні листи (e-mail) організаційні періодичні видання, дошки оголошень та інші засоби письмової передачі слів та символів. Я вважаю, що письмові види комунікації більш відчутні, легше піддаються перевірці та краще зберігаються, ніж усні. Як правило, і відправник, і одержувач мають запис комунікації: якщо з'являються запитання стосовно змісту повідомлення, воно є фізично доступним для пізнішого аналізу. Із власних спостережень я можу зробити висновок, що написаному слову приділяється більше уваги, ніж усному. Отже, письмові комунікації краще обмірковані, логічніші та зрозуміліші.

Ще дуже важливий фактор подання інформації у нашій організації є мова. Менеджер повинен добирати слова, формулювати думку і намагатися передати так повідомлення щоб замовнику було приємно зрозуміло отримати його. В організації панує думка що повідомлення ефективне лише тоді, коли одержувач не тільки отримав його, а і зрозумів. Багато різних методів можна застосовувати щоб покращувати ефективність роботи організації.

У кожній організації не рідко відбуваються зміни, так і ВАТ "Полтавамаш" також здійснюються зміни, але не завжди керівники готують працівників морально до них, хоча це дуже потрібно. Адже значні переміни можуть негативно відобразитись на стані здоров'я персоналу і це може привести до стресу. Також дуже важливим аспектом до якого потрібно готувати працівників це нововведення, але керівники не завжди вважають за потрібне попереджувати про них.

Також обов'язково потрібно слідкувати за виконанням повноважень персоналу, адже є випадки коли працівник дозволяє собі дещо більше ніж дозволяє йому його посада.

Отже, є багато важливих моментів, за якими потрібно слідкувати і виправляти їх у разі порушення. А найкраще вводити якісь нові, більш ефективні методи, які будуть краще сприймати працівники і їм це облегшить виробничий процес.

2.3 Напрями удосконалення комунікаційних процесів в організації

Отже, дослідження показали, що у ВАТ "Полтавамаш" діє не найкраща система комунікацій і для того щоб її покращити необхідно виправити ті недоліки, які я назвала і за необхідності впровадити певні методи, які допоможуть покращити виробничий процес і завдяки цьому збільшиться продуктивність праці і обсяг виробництва.

Перш за все найважливіше налагодити відносини між персоналом. Бо саме від стосунків працівників залежить те яким буде результат. Є таке поняття як етика - це сукупність принципів і правил поведінки, що визначає правильність тих чи інших дій. Особливі якості людини впливають на її етичність в залежності від рівня вихованості та оточення цієї людини. Як бачимо це стосується до самої атмосфери в організації, те як ведуть себе працівники на робочому місці.

Рівень етичності поведінки управління персоналом залежить також від змісту та сили організаційної культури. Організаційна культура формує рівень етичності на основі прийнятої в організації системи цінностей та правил поведінки. У нашій організації слабка організаційна культура і тому потрібно цей недолік виправляти. Перш за все у цьому винен керівник. Потрібно щоб підлеглі працювали дисципліновано і виконували накази начальника старанно і відповідально. Поведінка працівників формується на основі використання посадових інструкцій та морально-етичних кодексів організації. Найкраще впливає на рівень етичності - саме поведінка керівника. Розрізняють два рівня подолання бар'єрів ефективних комунікацій: індивідуальний та організаційний.

Найважливішими індивідуальними навиками вдосконалення комунікацій є розвиток уміння спухати. Бути добрим слухачем означає, що особа повинна підготуватися слухати, не перебивати того, хто говорить, сконцентруватися як на словах, так і на їхньому значенні, бути терплячою і давати доречні запитання. Вміння слухати таке важливе, що компанії Delta, IBM, Unisys розробили спеціальні програми навчання для своїх менеджерів, щоб вони стали добрими слухачами.

Підвищення ефективності комунікацій як для відправника так і для одержувача сприяють три організаційні навики - домагання мети, регулювання інформаційних потоків та розуміння цінності різних засобів комунікацій. Домагання мети передбачає перевірку того, чи повідомлення одержали та зрозуміли. Після відправки звіту колезі менеджер може зателефонувати через кілька днів, щоб упевнитися, що звіт отримано, або ж з'ясувати незрозумілі моменти.

Регулювання інформаційних потоків означає, що відправник або одержувач уживає заходів до того, щоб упевнитися, чи немає перевантаження інформацією. Для відправника попередження незмірних потоків може означати не передавати одночасно надмірний обсяг інформації через систему. Для одержувача це може означати привертання уваги до факту, що його змушують виконувати одночасно дуже багато завдань. Багато менеджерів обмежують приймання інформації, періодично селекціонуючи журнали і звіти, які вини отримують, або навчаючи секретаря відбирати телефонні дзвінки та відвідувачів. Обидві сторони повинні розуміти цінність різних засобів комунікацій. Наприклад, коли менеджер готується звільнити підлеглого, про це потрібно повідомити персонально. Особистий контакт дасть змогу менеджерові пояснити ситуацію і відповісти на запитання. Коли метою повідомлення є підвищення платні, то адекватними можуть бути письмові комунікації, а згодом менеджер може доповнити письмове повідомлення особистим привітанням.

Керування комунікаціями в організаціях набуває різних інноваційних форм. Зокрема менеджери у Interim Services, компанії, яка має головне управління у Флориді, переконані що вони повинні знати всіх своїх працівників. Щоб сприяти цьому процесу усім новим працівникам видають так званий "паспорт", з яким ті відвідують усі відділи фірми протягом першого місяця роботи. Кожен менеджер після знайомства робить відмітку в паспорті. Після завершення цього процесу працівники повертають свої паспорти і переходять до наступної програми орієнтації - серії семінарів. Звичайно у нашій країні таке практично не можливо, але знайомство із своїми підлеглими не завадило б. Розумію, що всіх по імені не запам'ятаєш, але саме придання уваги до цього дасть позитив ний результат.

Є електронні засоби комунікацій що суттєво впливають на комунікації в організаціях. До інформаційних систем належать: операційно-виконавча система, базово-інформаційна система менеджменту, адміністративно-інформаційна система, інтернет та експертна система. Кожна забезпечує певним типом інформації та є важливою для конкретних категорій менеджерів.

В організаціях також можуть діяти неформальні комунікації. Їх різновид - систем непідтверджених неофіційних даних і чуток. Менеджмент "нишпорки" теж дуже популярний. Як бачимо є багато різновидів комунікацій і вони певною мірою ефективно діють. Також можна впровадити так званий інноваційний кластерний механізм який характеризується як індустріальний комплекс на базі концентрації мереж виробників, постачальників і споживачів, пов'язаних інноваційним технологічним ланцюжком, який розвиває наявний інноваційний потенціал підприємства. Ще одним важливим моментом ефективності роботи організації є правильний розподіл часу керівника. Аспекти правильного розподілу часу полягають у спроможності менеджера визначити пріоритети в роботі працювати продуктивно і делегувати повноваженнями інших.

У кожній організації відбуваються зміни у цьому випадку необхідно раніше попереджати підлеглих щоб вони були готові до перемін. У ВАТ "Полтавамаш" також зіткнулись із такою проблемою, коли оновлювалось устаткування, техніка. Попереджаючи працівників, ви допомагаєте їм уникнути стресову ситуацію, адже не кожен сприймає зміни як належно.

Якщо вище названі методи будуть виконуватись, то системи комунікацій буду діяти краще і це покращить розвиток організації. І найголовніше керівники повинні прислухатись до потреб своїх підлеглих і намагатись їх виконувати. На мою думку найсуттєвішим стратегічним напрямком розвитку комунікаційного процесу в ВАТ "Полтавамаш" є інноваційний кластерний механізм. Суть полягає в об'єднанні конкурентних потенціалів підприємств в інноваційний кластер що дозволить підприємствам поглиблювати спеціалізацію виробництва та забезпечувати економію внутрішніх витрат, використовуючи зовнішні коопераційні постачання з боку інших підприємств, які входять до тієї ж мережі, відмовляючись від власного, більшого кошту внутрішньо фірмового виробництва.

Інноваційний кластер, який є специфічною формою організації взаємодії підприємств, характеризується такими особливостями:

1) специфічна система цінностей;

2) нетривіальна система організаційно-керівних відносин;

3) комплекс переваг, що робить інноваційно-кластерний механізм взаємодії у багатьох випадках більш привабливим, ніж інші організаційно-правові форми управління інноваційним потенціалом. Потреба у прискореному створенні в Україні інноваційних кластерних систем зумовлюється, передусім, особливістю сучасного механізму формування конкурентоспроможності підприємств на вітчизняному та міжнародному ринках. Він базується переважно на генерації і нарощуванні інноваційного потенціалу, який, у свою чергу, створює основу для розвитку сукупності науково-технологічних, виробничих і маркетингових ланцюгів зі створення нових продуктів і технологічних процесів із визначеними параметрами.

Формування інноваційних кластерів в Україні доцільно здійснювати на регіональній основі, тобто у регіонах, де наявна велика географічна концентрація взаємопов'язаних галузей і виробництв. Це сприятиме управлінню розвитком наявного інноваційного потенціалу кластера. Інший шлях створення інноваційних кластерних систем пов'язаний із наданням основним економічним регіонам, містам або агломератам статусу особливих економічних зон із пільговим оподаткуванням іноземних інвестицій, спрямованих на розвиток державних промислових інноваційних кластерів.

Висновки і пропозиції

У курсовій роботі в першому розділі були розглянуті сутність та значення процесу комунікацій, сам процес комунікацій за видами, було визначене місце комунікацій у процесі менеджменту.

У другому розділі зроблена загальна характеристика відкритого акціонерного товариства "Полтавський машинобудівний завод". Дізнались про предмет діяльності ВАТ, розмір статутного фонду, трудовий колектив, споживачів, постачальників та інше. У табличній формі коротко показані основні результати діяльності, обрахована продуктивність праці і зроблені певні висновки обсягу виробництва ВАТ по роках.

Проаналізований стан комунікацій ВАТ "Полтавамаш" і виявлені їх недоліки. Обґрунтовані основні стратегічні напрямки подальшого розвитку комунікаційної системи. Вибраний найсуттєвіший напрямок - інноваційний кластерний механізм, за допомогою якого ВАТ підвищить обсяг виробництва. У наслідок змін, які були запропоновані ВАТ "Полтавамаш" буде краще функціонувати і підвищиться продуктивність праці, обсяг реалізованої продукції, робіт, послуг.

У менеджменті інформацією вважають дані, у яких є споживач, що застосовує їх для активного впливу на виробничо-господарську систему, її регулювання та розвиток. Для того щоб інформація виконувала свою роль у процесі менеджменту, вона повинна відповідати таким вимогам: точності, чітко визначеній періодичності надходження, своєчасності (оперативності), повноті, корисності, доступності.

Список використаної літератури

1. Баєва О.В., Ковальська Н.І. "Практичні аспекти менеджменту" - К.: МАУП, 2006. - Ч. 1 - 172 с.

2. Баєва О.В., Ковальська Н.І., Згалат-Лозинська, Лайко Г.П. "Практикум з менеджменту": Навч.посіб., 2 ч. - К.: МАУП, 2006 - 178 с.

3. Бобик В.М. "Інформаційно-комунікаційний менеджмент у глобальному суспільстві: психологія, технології, техніка публік рилейшнз" - К.: МАУП, 2005. - 440 с.

4. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Исканова О.М. "Організація праці менеджера" - К.: Кондор. - 2003. - 414 с.

5. Гавловський В.Д., Калюжний Р.А., Цимбалюк В.С. "Інформатизація управління соціальними ситуаціями" - К.: МАУП, 2003. - 336 с.

6. Галенко В.П., Рахманов А.И., Страхова О.А. "Менеджмент. 2-е изд." -- СПб.: Питер, 2003. -- 224 с: ил. -- (Серия "Учебник для вузов").

7. Гірняк О.М., Ладновський П.П. "Менеджмент" - Львов: "Магнолія 2006", 2007, - 352 с.

8. Кабушкин Н.И. "Основы менеджмента: учебное пособие" - 5-е изд., стереотип. - М.: Новое знание, 2002. - 336 с.

9. Кондратова С.С. "Інформаційні технології в управління" - К.: МАУП, 1998. - 131 с.

10. Кредисов А.І., Панченко С.Т., Кредисов В.А. "Менеджмент для керівників" - К.: Товариство "Знання", КОО, 1999 - 556 с.

11. Кузьмін О.Є., Мельник О.Г. "Основи менеджменту: Підручник." -- К.: "Академ-видав", 2003. -- 416 с. (Альма-матер).

12. Куліцький С.П. "Основи інформаційної діяльності у сфері управління: навч. посіб" - К.: МАУП, 2002. - 224 с.

13. Мескен М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. "Основы менеджмента" - М.: "Дело", - 1992. - 702 с.

14. Новиков Б.В., Синіок Г.Ф., Круш П.В. "Основи адміністративного менеджменту": Навч. посіб. - К.: "Центр навчальної літератури", 2004. - 560с.

15. Осовська Г.В., Копитова І.В. "Основи менеджменту. Практикум: Навчальний посібник." - К.: Кондор, 2005. - 581 с.

16. Осовська Г.В., Осовський О.А. "Основи менеджменту: Підручник. Видання 3-є, перероблене і доповнене." - К.: "Кондор", 2006. - 664 с.

17. Робінс, Стефан П., Де Ченцо, Девид А. "Основи менеджменту" - К.: Видавництво Соломіє Павличко "Основи", - 2002. - 671 с.

18. Сладкевич В.П., Чернявский А.Д. "Современный менеджмент (в схемах): Опорный конспект лекций". -- 3-е изд., стереотип. -- К.: МАУП, 2003. -- 152 с ил. -- Библиогр.: с. 147-148.

19. Федулова Л.І., Федоренко В.Г., Гриньов В.Ф. "Бізнес-менеджмент" - К.: МАУП, 2007, - 632 с.

20. Хміль Ф.І. "Основи менеджменту: Підручник". -- К.: Академвидав, 2005. -- 608 с. (Альма-матер)

21. Хомяков В.І. "Менеджмент підприємств" - 2-ге вид., перероб. і доп. - К.: Кондор, 2005. - 434 с.

22. Щекин В.Г. "Теория и практика управления персоналом" - К.: МАУП, 2003. - 280 с.

Размещено на Allbest.ru