Разработка и внедрение автоматизированных архивных технологий в архивах

В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетных баз данных по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетные базы данных.

6. Электронные документы и архивы

Под документом на машинном носителе понимается документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Создание и использование архивов электронных документов (электронных архивов) обеспечивает сохранение значительной части источников отечественной истории новейшего времени, которые изначально создаются в машиночитаемом виде и не имеют равноценных аналогов на традиционных носителях (это относится прежде всего к базам данных, создаваемым в ходе работ по ведению государственного земельного кадастра, банка данных налогоплательщиков, систем бухгалтерского учета, учета ценных бумаг, паспортно-визового контроля, системы «Выборы», а также базам и банкам данных, создаваемым для обработки экономической, демографической, медицинской статистики, данных социологических опросов и др.).

Основными направлениями деятельности электронных архивов являются:

· разработка принципов хранения информации;

· защита информации;

· активизация вторичного использования информации;

· стандартизация критериев описания данных;

· оценка стоимости создания и архивирования машиночитаемых файлов;

· регулирование отношений между архивом и разработчиком машиночитаемых данных;

· реализация информационных услуг и исследовательских проектов.

Обобщив состав хранящихся в электронном архиве документов, можно распределить их на несколько групп:

1) базы данных, касающиеся экономики, переписи населения, состояния здоровья, голосования на выборах;

2) текстовые файлы, в которых хранится, как правило, текст законодательных и нормативных актов, стенограмм заседаний высших органов власти и управления, наиболее популярных у исследователей справочных, энциклопедических изданий, газет;

3) оцифрованные копии (графические файлы) особо ценных источников (летописей, хроник и других раритетов).

Машиночитаемые документы (МЧД) первой группы, как правило, поступают в электронные архивы из делопроизводства государственных и негосударственных учреждений, корпораций, исследовательских институтов, в которых они были созданы.

Однако в электронных архивах с большим опытом работы статистические данные новейшего периода дополняются путем создания баз данных по всем сохранившимся источникам, содержащим сходную информацию.

Вторая и третья группа документов машиночитаемых архивов обычно создаются в архиве путем сканирования с последующим распознаванием (текстовые файлы) и сканирования без распознавания (оцифрованные копии).

Однако в 1990-е гг. появилась тенденция к росту четвертой группы электронных документов: исследовательские базы, банки данных и консорциумы, хранение которых осуществляют не учреждения национальной архивной службы, а исследовательские организации и высшие учебные заведения.

В нашей стране становление электронных архивов находится пока в начальной стадии.

В 1980-е гг. хранением машиночитаемых документов занимался Центральный государственный архив научно-технической документации (РГАНТД), разработка концепции централизованного хранения МЧД была возложена на Центральный архив народного хозяйства СССР (РГАЭ), подготовившего «Положение о порядке отбора, приема на архивное охранение и выдачи потребителям документов, созданных средствами вычислительной техники».

В настоящее время машиночитаемые документы на магнитных лентах хранит Центральный архив документов на специальных носителях (г. Москва), созданный в 1993 г. на базе архива кинофотофонодокументов г. Москвы. Однако значительные массивы электронных документов находятся в ведомственных и негосударственных архивах.

В архивах Западной Европы при отборе машиночитаемых документов на государственное хранение приняты следующие рекомендации: отбирать на хранение лишь машиночитаемые данные, не имеющие бумажных аналогов; при экспертизе уделять основное внимание оценке прикладных программ информационных систем, а не отдельным документам, т.е. уделять большее внимание функциям электронного документа, а не ему самому; рассматривать вопрос о читабельности принимаемых машиночитаемых данных (проблема совместимости математического обеспечения) .

В Концепции информатизации архивного дела в Российской Федерации (раздел «Архивирование документов на нетрадиционных носителях») рекомендуется принимать на постоянное хранение «достаточно ограниченный круг больших массивов машиночитаемой информации, имеющих очевидную социально-экономическую значимость (первичные данные демографических переписей, социологических обследований), не имеющие аналогов в традиционной форме, с последующим переводом их в единый формат записи данных.

Использование документов возможно либо в этом формате, либо с конвертированием в формат пользователя.

Одновременно оговаривается и возможность приема на хранение разнородных комплексов данных, когда в задачу архивиста входит лишь хранение, периодическое копирование и специфическое описание массивов данных, а все проблемы их использования решает непосредственно пользователь.

К тому же особого внимания заслуживает вопрос о соотношении технической экспертизы массива МЧД (прикладные программы, формат данных) и источниковедческого анализа массива, который для историка имеет приоритетное значение.

Существует точка зрения, согласно которой при отборе на хранение компьютерных файлов следует придерживаться, по возможности, тех же критериев, что и при отборе документов на традиционных носителях, т. е. критериев происхождения, содержания и внешних особенностей.

Достаточно важной является и проблема стандартизации описания машиночитаемых документов, а также создание единого стандарта электронных записей и единых правил описания архивных документов в базах данных.

При описании (каталогизации) машиночитаемых данных помимо сведений о самих данных необходима дополнительная информация, отражающая процесс перехода от источника к его машиночитаемой версии.

В зарубежных архивах разработаны стандарты на три уровня документации, которые должен иметь каждый массив МЧД:

пользовательский (цель, источник данных, содержание, организация данных -- описание непосредственно данных и описание машиночитаемых файлов для возможного вторичного использования);

административный, включающий официальные документы, регулирующие отношения архива с пользователем; каталожный, с помощью которого осуществляется поиск данных в массиве документов.

В описании МЧД указывается характеристика программного обеспечения, информационного массива, лингвистического обеспечения и др. В нашей стране разработка подобных стандартов -- дело будущего.

Если архив комплектуется электронными документами, необходимо принять все меры к обеспечению сохранности данных.

Основной массив данных должен храниться на сервере и быть доступным сотрудникам.

В электронном архиве хранятся периодически изготавливаемые резервные копии системы на магнитных лентах или магнито-оптических дисках. В Положении об архиве следует указать сроки резервного копирования данных, режим и носители, на которые производится копирование, сотрудника, ответственного за резервное копирование.

Заключение

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из новинки в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности.

Тема курсовой работы изучена и раскрыта, так как в ней полностью рассмотрены поставленные цели и задачи.

Итак, в работе были рассмотрены:

· понятия информатизации и архивного дела;

· объекты и цели информатизации архивного дела;

· принципы и направления информатизации;

· организация внедрения информационных технологий в архив;

· основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране;

· значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве;

· базы данных в архивном деле;

· архивные документы на нетрадиционных носителях;

· программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений.

А также изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Список использованных источников

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

2. Закон Пермского края от 06.03.2007 № 11-ПК «Об архивном деле в Пермском крае»

3. ГОСТ Р 51141-98. - М., 1998. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4. ГОСТ Р ИСО 22310-2009 Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами

5. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 Процессы управления документами. Метаданные для документов

6. Единый порядок заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог». (Исполнитель - ООО «АДАПТ»).

7. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002. - 500 с.

8. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утверждены приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007г. №19) 4.Основные правила работы архивов организаций. -- М., 2002.

9. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций. (Исполнитель - Всероссийский НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

10. Алексеева Е.В. Учебник для начального - профессионального образования.-М., 2006.270 с.

11. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002.-272 с.

12. Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление. Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С:89-98

13. Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов. Архивное дело.- 2004.-№ 2.-С:89-90

14. Гарскова И.М. Архивирование машиночитаемых данных: международные дискуссии // Международный бюллетень ассоциации «История и компьютер». -1995. - № 13. - С. 19.

15. Грум-Гржимайло Ю.В., Сергеева А.Г., Ткаченко Н.А., Чернин Э.А. Разработка автоматизированных архивных технологий. Информационное общество, 2000, вып. 2, с. 35 - 39.

16. О.В. Наумов Информатизация архивного дела в Российской Федерации "Отечественные архивы" № 5, 2011 г.

17. И. Л. Артемьева, А. С. Клещев, А. Я. Лифшиц и др. Переносимый генератор экспертных систем РЕПРО // Тез. докл. Всесоюз. конф. “Актуальные проблемы системного программирования”, Таллинн, 16--18 янв. 1990. -- Таллинн, 1990

18. Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. - М., 2005, 120 с.

19. Автоматизация архивной деятельности [Электронный ресурс]//Программа «Фондовый каталог» // 2014г.

20. Архивы России [Электронный ресурс]// Архивные информационные технологии на современном этапе// 2015г.

21. Архивы России [Электронный ресурс]// Методические издания.

22. ОДИФО [Электронный ресурс]// Система ОДИ//2015г.URL:

23. Система ОДИ [Электронный ресурс]// Практика использования Oracle

Размещено на Allbest.ru