Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

Белгород 2015

МиНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

«БЕЛГОРОДСКИЙ ИНЖЕНЕРНО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ»

Кафедра экономики, менеджмента, маркетинга

Контрольная работа

по дисциплине «Документирование управленческой деятельности»

Выполнил:

студент группы: Экз-41Б

Хряпченко Е.П.

Проверил:

Пархоменко Л.А.

Оглавление

1. Современное деловое письмо

2. Организация делопроизводства на предприятии

3. Работа с документами: входящими, исходящими, внутренними

Список используемой литературы



1. Современное деловое письмо

Деловое письмо - обобщенное название деловых текстов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи информации, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим оформлением и композиционным построением, временной и пространственной точностью, документальностью и конкретностью, использованием средств речевого этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом.

Деловое письмо в современную эпоху остается важным источником информации. Кроме того, оно было и остается средством документирования этой информации, ибо такие источники информации как телефон или сотовая связь, пригодные для решения оперативных вопросов, не оставляют никаких материальных следов.

Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Ведь аутентичные, юридически безупречные доказательства остаются как в архиве пославшего письменное сообщение, так и его получателя. Следовательно, при необходимости, они могут служить свидетельством в судопроизводстве. Кроме того, деловые письма имеют ряд других преимуществ, а именно: а) с их помощью фиксируется информация, на которую можно сослаться впоследствии; б) могут быть средством передачи конфиденциальной информации; в) дают возможность вести сложные и трудоемкие дела.

Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающее речевую беспомощность составителя и составленное без знания стилевых норм, может быть расценено, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации.

Классификация и совокупность признаков деловых писем

Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций.

В жанре делового письма реализуются внешние связи организаций.

Жанр делового письма понимается как конкретный вид текстов, обладающих как специфическими (отличающими данный жанр от других), так и общими чертами, обусловленной принадлежностью жанровых групп к одному функциональному стилю.

Жанр делового письма отличается следующими основными характеристиками: каждое письмо имеет свой стилистический шаблон, который проявляется в формуляре (в составе реквизитов) и характеризуется определенными языковыми чертами. Сопоставление группы сходных текстов обнаруживает степень устойчивости стилистических приемов жанра.

Формуляр обеспечивает коммуникативные свойства писем, которые проявляются в соотношении оформляющей и текстовой части письма. Оформляющая часть дает сведения о юридических лицах, вступивших в определенные отношения. Текстовая часть дает сведения по поводу составления письма, в ней заключена идея, предлагается действие, которое должно быть совершено.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма (письма, требующие пиcьмa-oтвeтa) и письма, не требующие пиcьмa-oтвeтa.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (пиcьмo-зaпpoc, пиcьмo-пpeдлoжeниe, пиcьмo-peклaмaция). Кроме этого, обязательного ответа требуют просьбы, пиcьмa-oбpaщeния.

Пиcьмa-пoдтвepждeния, пиcьмa-нaпoминaния, пиcьмa-пpeдyпpeждeния, пиcьмa-извeщeния, пиcьмa-зaявлeния кoнcтaтиpyют cвepшившийcя фaкт и поэтому нe тpeбyют oтвeтa. He тpeбyют oтвeтa и coпpoвoдитeльныe пиcьмa. Oни выпoлняют фyнкцию квитaнции, яpлыкa, пpиклaдывaeмoгo к oтпpaвляeмым дoкyмeнтaм.

Данная классификация отражает известный в документоведении постулат о том, что «построить классификацию деловых писем - значит построить классификацию производственных ситуаций».

По пpизнaкy aдpecaтa дeлoвыe пиcьмa дeлятcя нa oбычныe и циpкyляpныe. Циpкyляpнoe пиcьмo нaпpaвляeтcя из oднoгo иcтoчникa в нecкoлькo aдpecoв, кaк пpaвилo пoдчинeнныx инcтaнций (opгaнизaций).

По фopмe oтпpaвлeния мoжнo выдeлить нapядy c тpaдициoнным пoчтoвым oтпpaвлeниeм элeктpoннyю дeлoвyю кoppecпoндeнцию и фaкcoвыe oтпpaвлeния. Пpи этoм элeктpoннaя пoчтa и тeлeфaкc иcпoльзyютcя для peшeния oпepaтивныx вoпpocoв. Пиcьмa, имeющиe бoльшoe юpидичecкoe знaчeниe -- дoгoвopы, пpeдлoжeния (oфepтa), peклaмaции и т. п., -- выcылaютcя oбычными пoчтoвыми oтпpaвлeниями.

По cтpyктypным пpизнaкaм дeлoвыe пиcьмa дeлятcя нa peглaмeнтиpoвaнныe (cтaндapтныe) и нepeглaмeнтиpoвaнныe (нecтaндapтныe). Peглaмeнтиpoвaнныe пиcьмa cocтaвляютcя по oпpeдeлeннoмy oбpaзцy (этo кacaeтcя нe тoлькo cтaндapтныx acпeктoв coдepжaния, нo и фopмaтa бyмaги, cocтaвa peквизитoв и тд.).

Peглaмeнтиpoвaннoe пиcьмo peшaeт типичныe вoпpocы peгyляpныx экoнoмикo-пpaвoвыx cитyaций и peaлизyeтcя в видe cтaндapтныx cинтaкcичecкиx кoнcтpyкций.

Hepeглaмeнтиpoвaннoe дeлoвoe пиcьмo пpeдcтaвляeт coбoй aвтopcкий тeкcт, peaлизyющийcя в видe фopмaльнo-лoгичecкoгo пoвecтвoвaния или этикeтнoгo тeкcтa.

Былo бы нeвepнo пoлaгaть, чтo язык нepeглaмeнтиpoвaннoгo пиcьмa нe coдepжит элeмeнтoв cтaндapтизaции. Cтaндapтизaция, пpoнизывaющaя вce ypoвни дeлoвыx бyмaг, дoкyмeнтoв, нocит в нepeглaмeнтиpoвaнныx пиcьмax мeнee выpaжeнный xapaктep, чтo cвязaнo пpeждe вcero c oтcyтcтвиeм жecткoй тeкcтoвoй cтpyктypы пиcьмa.

По кoмпoзициoнным ocoбeннocтям дeлoвыe пиcьмa дeлятcя нa oднoacпeктныe и мнoгoacпeктныe. Oднoacпeктнoe пиcьмo paccмaтpивaeт oднy пpoблeмy, вoпpoc, a мнoгoacпeктнoe -- нecкoлькo.

Mнoгoacпeктнoe пиcьмo мoжeт coдepжaть пpeдлoжeниe, пpocьбy и нaпoминaниe oднoвpeмeннo. Mнoroacпeктным cчитaeтcя пиcьмo, coдepжaщee oднoтипныe и paзнoтипныe acпeкты -- пpocьбы, cooбщeния, пpeдлoжeния. Kaждый acпeкт фopмиpyeтcя peчeвым дeйcтвиeм: пpocьбoй, cooбщeниeм, пpeдyпpeждeниeм, пpиглaшeниeм и т.п.

Деловое письмо обладает следующими характерными чертами:

а) Деловое письма представляет собой пограничное явление между документом и частным письмом. С документами его роднит то, что деловое письмо составляется по определенной форме, большую роль играет графическое оформление и совокупность реквизитов; содержание делового письма в подавляющем большинстве случаев заключает в себя данные об обстоятельствах, имеющих юридическое значение. С частной перепиской его объединяет то обстоятельство что, будучи направленным на конкретного адресата и отображая конкретную ситуацию, деловое письмо характеризуется более гибкими возможностями для реализации коммуникативного намерения, чем прочие жанры деловой письменности (приказ, повестка, извещение, справка).

б) Правовая значимость деловых писем, исключая двусмысленность и разночтения, ведет к единообразному выражению типовых ситуаций и как следствие высокому проценту устойчивых языковых формул-клише.

в) Объективность изложения обусловлена тем, что деловое письмо отражает коллективную волю юридического лица (субъективные моменты сведены к минимуму).

г) Большое влияние на средства выражения коммуникативного намерения и построения текста оказывает жанровая специфика.

д) В письме отражается та или иная производственная ситуация.

2. Организация делопроизводства на предприятии

1. Делопроизводством называется установленный на предприятии порядок принятия, регистрации, обработки, отправки, а также контроль исполнения документов.

Организацией делопроизводства на предприятии занимается канцелярия, которая и разрабатывает его номенклатуру.

С целью организации делопроизводства канцелярия формирует номенклатуру дел, которая представляет собой систематизированный перечень направлений движения документов внутри предприятия (отделов предприятия) с указанием их номеров (буквы, цифры, буквы и цифры и т. д.).

Номенклатура дел утверждается приказом руководителя предприятия.

Документ -- это безусловное письменное свидетельство осуществления факта хозяйственной деятельности предприятия, включая и распоряжение на осуществление такого факта.

Классификация документов:

1. По месту составления документы бывают: внутренние, внешние;

2. По назначению: распорядительные (приказ, распоряжение и др.); оправдательные (авансовый отчет и др.); комбинированные (накладная и др.);документы бухгалтерского составления (бухгалтерская справка и др.)

3. По охвату фактов хозяйственной деятельности: разовые (акты, накладные и др.); первичные, содержат информацию об одном факте хозяйственной деятельности; сводные, составляются на основании нескольких первичных документов (кассовая книга, отчет о движении скота и птицы и др.); накопительные, содержат информацию об аналогичных хозяйственных операциях (ЛЗК, ведомость расхода кормов и др.)

4. По содержанию хозяйственных операций: материальные; денежные; расчетные.

5. По способу составления: вручную; автоматизированные.

Процесс составления документов называется документированием, а ответственность за его осуществление и за правильность информации, отраженной в документе несут лица, подписавшие документ. Любая запись в документе после его составления должна быть подтверждена подписью лица, производившую такую запись с указанием даты внесенных изменений.

2. Этапы процесса документирования:

Первый этап процесса документирования - составление первичных документов.

Единицей информации является реквизит. Обязательные реквизиты любого первичного документа: наименование документа, наименование предприятия, содержание операции, подпись, дата, № документа.

Дополнительные документы уточняют содержание операции, отраженной в первичном документе: официальный бланк предприятия, который представляет собой документ с указанием на нем таких обязательных реквизитов, как наименование предприятия, его юридически адрес и телефон.

Бланк составляется на государственном языке и может быть дополнен по необходимости другими языками.

Бланки строгой отчетности изготавливают государственные предприятия. письмо деловой документ делопроизводство

Отдельные документы могут быть составлены на бланках строгой отчетности. Он содержит серийный №, нанесенный типографским способом. Предприятия должны учитывать бланки строгой отчетности по таким номерам на забалансовом учете (счет 08).

Второй этап - приемка и проверка документа. Проверка осуществляется: 1) формальная - проверка правильности заполнения документов; 2) экономическая - проверка по содержанию операций в этом документе; 3) логическая - проверка взаимосвязи показателей; 4) юридическая - проверка законности проведения операций; 5) арифметическая - проверка правильности расчета отдельных показателей.

Третий этап - обработка документов. В процессе обработки осуществляют такие операции:

1) Группировка, осуществляется в соответствии с показателями учета, отчетности или в соответствии с плановыми показателями.

Время от составления до обработки первичных документов должно быть минимальным, а также минимальным должно быть время, затраченное на обработку документов.

2) Оценка - указание цены;

3) Расценка - установление цены;

4) Таксировка - определение итоговых стоимостных показателей в документе;

5) Контировка - проставление корреспонденции счетов.

3. Документооборот - это организационная система движения документов в бухгалтерском учете от момента создания до передачи в архив документа.

Документы проходят 3 стадии:

1. Создание;

2. Обработка;

3. Передача документа на хранение в архив

Для организации документооборота на предприятии составляют и утверждают график документооборота (приказом руководителя предприятия).

График документооборота содержит информацию по составлению и обработке всех первичных документов, используемых на предприятии. Документы должны храниться, как в центральной бухгалтерии, так и в подразделениях предприятия. Обычно в подразделения передают выписки.

Заключительным этапом движения документа на предприятии является его передача в архив.

Документы могут храниться на предприятии в текущем или постоянном архиве.

В текущем архиве хранят документы составления текущего года или прошлых лет, но достаточно часто используемые в деятельности предприятия, а в постоянном документы длительного хранения.

Для организации текущего архива не требуется специального помещения, его организовывают в бухгалтерии при этом номенклатуру дел для такого архива не утверждают и ответственного за его ведение не назначают. Однако для удобства работы с ними необходимо установить принцип хранения дел в таком архиве, это может быть один из следующих принципов:

1. Корреспондентский - хранение документов по организациям и лицам;

2. По объектный - по объектам, к которым относятся документы;

3. Хронологический

Отдельных требований по формированию дел (папок) для текущего архива нет, однако обычно на обложке и корешке дела указывает его наименование или номенклатурный номер.

Постоянный архив

Для организации работы постоянного архива составляется бухгалтерией и утвержденный руководством предприятия номенклатура дел, а также вводится должность архивариуса, его обязанности может выполнять по совместительству бухгалтер или это может быть отдельная должность. При передаче дел в постоянный архив составляется акт, который подписывают лицо, передающее документы и лицо, принимающее. Для отражения движения дел архивариус составляет архивную книгу, там фиксируется поступление и списание дел. В постоянном архиве дела формируют в соответствии со следующими требованиями:

1. Первичные документы хранят отдельно от учредительных регистров и отчетности;

2. Каждая партия документов группируется я в хронологическом порядке, независимо от выбранного метода хранения и сопровождается справкой, в которой указывают дату формирования дела, количество документов в нем, номера документов и количество листов;

3. Каждое дело должно иметь краткий и точный заголовок в соответствии с утвержденной номенклатурой;

4. Документы формируют в папки с твердой обложкой, толщиной не менее 2,5 см., дела в папке прошивают, а на последней странице указывают количество документов, количество листов, номера первого и последнего документа, страницы в деле нумеруют цветным карандашом (кроме красного, синего, черного).

Для работы с документами, хранящиеся в архиве допускаются работники предприятия только на основании заявления, подписанного руководителем или работники правоохранительных органов на основании специализированного разрешения, они имеют право изымать дела из архива, при этом составляют протокол об изъятии дела, который подписывают обе стороны, а его копию оставляют на месте изъятого дела.

В случае если на момент изъятия оформление дела или документа в архиве не завершено, архивариус имеет право его дооформить.

При возврате изъятых дел составляют Акт, а копия протокола изъятия хранится вместе с возвращенным делом.

По окончанию срока хранения дела в архиве, дело изымают из архива и уничтожают. Изъятие оформляют Актом, который составляют в присутствии работника районного архива, а изъятые документы в дальнейшем уничтожают или утилизируют, что подтверждают соответствующим документом, который прилагают к акту.

В случае если предприятие реорганизуется, то архив переходит к правопреемнику.

В случае если предприятие ликвидируется, то архив предприятия на основании акта передается в районный архив.

В случае если архив утерян в связи с чрезвычайным событием, то в присутствии районного работника, специально утверждается на предприятии комиссия, составляет акт о чрезвычайном событии, в котором указывается размер ущерба, то есть наименование утерянных дел.

3. Работа с документами: входящими, исходящими, внутренними

Обработка входящих документов

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

§ прием и первичную обработку документов;

§ предварительное рассмотрение и распределение документов;

§ регистрацию;

§ рассмотрение документов руководством;

§ передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших -- секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, -- экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

§ проверка правильности доставки документов;

§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

§ фиксация факта получения документов;

§ подготовка их к исполнению;

§ передача документов исполнителям.

Обработка исходящих документов

Исходящие -- документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.

Обработка исходящих документов включает:

§ составление чернового документа;

§ подготовку проекта документа;

§ его согласование (визирование);

§ удостоверение документа;

§ отправку документа.

За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.

В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку. Тогда исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями» вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен повторять всю процедуру подготовки проекта документа от начала до конца.

Каждый работник службы ДОУ должен знать» что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.

Основными задачами службы ДОУ при обработке исходящих документов являются:

§ проверка правильности оформления проекта документа в соответствии с установленными правилами;

§ проверка наличия удостоверяющих реквизитов;

§ проставление исходящего регистрационного индекса;

§ обработка документа для отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает:

§ сортировку;

§ вложение в конверты;

§ адресование;

§ сдачу в отделение связи.

Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:

§ правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);

§ наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

§ правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки.

Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения -- входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

§ проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

§ протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

§ фельдъегерской или курьерской связью;

§ секретарями;

§ с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.



Список используемой литературы

Гайдай К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке. Секретарское дело №2, 2002

Кирсанова М. В. , Аксёнов Ю. М. Курс делопроизводства - М. Инфра-М, 2001, .

Размещено на Allbest.ru

...