Дипломатическая документация

Родиной этикета составления делового письма, прочно вошедшего в современное международное общение, принято считать Англию. Сложившись полтора века назад, формальные правила переписки, внешняя атрибутика корреспонденции практически остались неизменными.

В структурном отношении корректно подготовленное письмо выглядит, как правило, следующим образом:

Адрес отправителя пишется в правом верхнем (либо в левом нижнем) углу и воспроизводится на конверте.

Дата, включающая число, месяц и год написания (как правило, в сокращенном виде не воспроизводится), ставится под адресом отправителя.

Адрес получателя помещается ниже адреса отправителя только в левом верхнем углу письма. Обращение включает в себя имя, иногда фамилию со словами «Уважаемый господин» или указание официального поста или принятого титула («Уважаемый господин Президент», «Ваше Превосходительство» и др.). Оно располагается немного отступив вниз от адреса получателя и начинается, как правило, на той же вертикали, что и текст письма. В отличие от принятого в русском языке восклицательного знака, после обращения при написании на иностранных языках принято ставить запятую или двоеточие. Текст письма всегда начинается с красной строки и с заглавной буквы (несмотря на то, что следует после запятой или двоеточия). Комплимент (заключительная формула вежливости), завершающий письмо, выбирается с учетом адресата и характера переписки. Примеры: «Примите, господин Президент (воспроизводится чаще всего титул, содержащийся в обращении) уверения в моем весьма высоком уважении», «искренне Ваш», «Ваш» и др. Подпись, удостоверяющая письмо, помещается, естественно в самом конце его. При оформлении корреспонденции принято придерживаться также следующих правил:

Служебные письма пишутся на чистом бланке или листе бумаги только на лицевой стороне. Внешний вид бланка является своего рода визитной карточкой учреждения; к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Если письмо переходит на следующую страницу, то в конце листа нужно поставить «продолжение следует» («continued over», «с.о.»). Каждая страница (кроме первой) нумеруется арабскими цифрами. При печатании письма на машинке ширина поля с левой стороны должна быть не менее 2 см. Текст письма печатается через 2 или 1,5 интервала; обращение к адресату пишется без абзаца. Абзацы отделяются друг от друга 2-3 интервалами. В письме не должно быть каких-либо пометок, инициалов машинистки, номеров телефонов и т. д. Все это допустимо на 2-м или 3-м «деловых» экземплярах письма. Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные послания желательно не сгибать, а направлять в больших плотных конвертах; менее официальные можно складывать. Конверты должны быть соответствующего размера. При отправке поздравительных открыток следует помнить о том, что ставить только подпись принято лишь на официальном поздравлении. Личная открытка должна содержать хотя бы несколько строк подобающего случаю текста. В высшей степени желательно избегать опечаток в деловой переписке. Но если все же необходимо внести поправки, то делать это надо с помощью специальной корректирующей бумаги или жидкости -- флюида (разного рода подчистки с помощью ластика или лезвия неприемлемы для современного письменного этикета). Современный ритм жизни, развитие принтерных систем приводят к тому, что печатные тексты все чаще применяются в полуофициальной и частной переписке. Несмотря на многие очевидные преимущества такого способа общения (нет нужды, в частности, переживать из-за неразборчивости почерка), следует все же порекомендовать не пренебрегать «дедовскими способами» -- пером и чернилами. Печатные тексты неизбежно придают контактам налет официальности, не дают возможности проявиться «личностным» особенностям авторов писем. В то же время написанное от руки послание как бы несет в себе тепло души, помогает сформировать о человеке благоприятное впечатление, создает климат доверительности и уважения. Эти очевидные плюсы явно перевешивают возможные в рукописном материале орфографические и стилистические погрешности. При всех условиях не принято печатать письма, в которых выражаются соболезнование, благодарность, содержатся поздравления с какими-либо событиями в личной жизни. Определенные трудности возникают иногда при определении пола корреспондента,когда вам известна только его фамилия. В некоторых случаях в ней самой содержится и подсказка. В Исландии, например, фамилия женщины образуется из имени отца и добавления слова «dottir» (дочь), фамилия мужчины -- путем добавления «sson» (сын); в странах арабского Востока в длинном ряду имен предков, образующем фамилию, выделяются (разумеется, при знании этой традиции) нужные слова «ибн» (сын) и «бинт» (дочь). Если у адресата имеются специальные звания или титулы, также можно избежать ошибки при употреблении в обращении слов «господин» или «госпожа». Они вполне заменимы на «доктор», «профессор», «генерал» и т. п. Ну и, соответственно, при первичном обмене письмами, чтобы не ставить партнера в трудное положение с определением вашего пола желательно в подписи указать свое имя полностью. Если после написания письма возникает неотложная необходимость сообщить о событиях, которые произошли позже, то ставятся заглавные латинские буквы P.S. (постскриптум -- после написанного) и дописывается необходимая информация.Постскриптум, как правило, не подписывается; в конце его автор ставит свои инициалы. Злоупотреблять этой формой в деловой переписке не принято. Если к письму прилагаются какие-либо материалы, то они перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова «Приложение». Указание на рассылку копий занимает отдельную строку под приложением. Оно появляется при необходимости направить письмо по нескольким адресам и намерении его автора проинформировать об этом основного адресата. Важным видом деловой переписки являются телеграммы, породившие особый телеграфный стиль изложения, характерная черта которого состоит в максимальной краткости текста, отказе от обращения (ведь имя получателя указано в адресе), комплимента и ряда других элементов официальной атрибутики. Однако сказанное не догма, и в телеграмме близкому или уважаемому человеку не зазорно воздержаться от излишних сокращений. В телексах (от англ. слова telex = teletypewriter + exchange -- «телетайпный обмен») используются основные реквизиты традиционной корреспонденции (обращения, заключительная форма вежливости), обязательно указывается дата. Однако по краткости смысловой части текста этот вид переписки приближается к телеграфному. Специальный аппарат телефакс (факс) (от англ. слова fax -- сокращение от facsimile) дает возможность передать идентичную копию (тоже называются факсом) любого делового письма, документа и т. п. Поэтому и воспроизводится атрибутика, присущая соответствующим формам переписки. В последние годы в США, Японии и Европе все большее распространение получает передача информации по компьютерным каналам, когда соответствующий аппарат, как и телефакс, подключается к телефонной сети, а распечатывает информацию после декодирования принтер. В заключение -- о принятых повсеместно сроках ответов на получаемые обращения. Так, на телеграфный запрос необходимо дать ответ до истечения трех дней; на письмо -- до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение трех дней следует сообщить, что письмо принято к сведению и дать окончательный ответ в течение 30 дней.

Размещено на Allbest.ru