Деловая документация. Правила оформления

Размещено на http://www.allbest.ru/

Белорусский национальный технический университет

Кафедра: «Менеджмента»

Контрольная работа:

«Деловая документация. Правила оформления»

Выполнил

Дубовский Евгений Михайлович

Группа 308011-11/08

Минск 2011



1. Оформление реквизитов документов

Организационно-распорядительные документы составляются и оформляются на основании требований СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Каждому виду документа соответствует оптимальное число необходимых реквизитов. Набор реквизитов отдельного документа определяется целями документа, его назначением, требованием к содержанию и форме данного документа, способом документирования и т.д.

В целях унификации в организациях разрабатывается и применяется два вида бланков: для писем и общий бланк. Для каждого из двух видов допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

Исполнитель документа, которому принадлежит основная роль в его составлении, обязан строго соблюдать формуляр, установленный для соответствующего вида документов.

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов.

1. Государственный герб Республики Беларусь;

2. эмблема организации;

3. код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

4. код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

5. наименование вышестоящей организации;

6. наименование организации;

7. наименование структурного подразделения;

8. почтовый адрес отправителя;

9. коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера телефакса, телетайпа, телекса, телефона, электронной почты и т.д.) и коммерческие данные (номер счета, наименование банка и т.д.);

10. название вида документа;

11. дата;

12. индекс документа;

13. ссылка на индекс и дату входящего документа;

14. место составления или издания документа;

15. гриф ограничения доступа к документу;

16. адресат;

17. гриф утверждения;

18. резолюция;

19. заголовок к тексту;

20. отметка о контроле;

21. текст;

22. отметка о наличии приложения;

23. подпись;

24. гриф согласования;

25. визы;

26. печать;

27. фамилия исполнителя и номер его телефона;

28. отметка о заверении копии;

29. отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

30. отметка о переносе данных на машинный носитель;

31. отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов);

32. предупредительный знак.

Указание автора - обязательный реквизит каждого документа. Авторами служебных документов являются, как правило, учреждения, организации, предприятия. В служебных документах автор чаще всего обозначается в бланках. В состав бланка входит полное и сокращенное (официально принятое) наименование учреждения. Не допускается употребление в бланках только сокращенного буквенного наименования учреждения-автора типа БПИИПК и т.д.

Каждый документ, кроме письма, должен содержать название его вида - протокол, приказ, акт, решение и т.д. Это позволяет выделить искомый документ из всей огромной массы документов, дает самое первое общее представление о нем. Вид документа можно указывать заранее при изготовлении бланка (такие бланки называются специальными, т.е. для отдельных видов документов) или оставлять место для составления вида документа свободным и заполнять его при составлении конкретного документа (такие бланки называют общими). В служебных документах с продольным вариантом расположения реквизитов на бланке название вида документа дается посередине, а при угловом варианте - в левом верхнем углу. Этот реквизит помещается после указания автора документа выше реквизитов «дата» и «индекс» и пишется прописными буквами.

Заголовок к тексту значительно упрощает обработку документа. По нему сразу, не читая текста, можно получить представление о содержании документа, оформляемые на бланках или листах бумаги А4. Он формулирует кратко, стилистически точно, при помощи существительного (прямого или отглагольного) в предложном падеже и отвечает на вопрос «о чем?»: «О сдаче…», «Об изменении…», «Об отмене…» и т.д. Заголовки к некоторым видам документов должны сочетаться с наименованием документа: протокол - чего? Должностная инструкция - кому? Например:

ПРОТОКОЛ

20.01.1997 №10

заседания г.Минск

экспертной комиссии

К документам большого объема или сложным по содержанию наряду с заголовками составляются подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа, не отступая от границы левого поля, под обозначением автора, номера и даты. Без заголовка разрешается составлять лишь короткие документы формата А5 (148 x 210), т.е. текст извещения, телеграммы, телефонограммы.

На многих видах служебных документов и, прежде всего, на документах, отправляемых из учреждения, указывается адресат. В состав реквизита «адресат» могут включаться: наименование учреждения, наименование структурного подразделения, должность, фамилия и инициалы лица, которому адресуется документ и почтовый адрес. Все вышеуказанные составные части этого реквизита следует писать с новой строки. При адресовании необходимо соблюдать следующие правила.

Если документ адресуется в учреждение или его структурное подразделение, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство культуры

Республики Беларусь.

Общий отдел.

Документ может адресоваться и конкретным должностным лицам. В этом случае наименование организации также пишется в именительном падеже, а наименование должности и фамилия получателя - в дательном.

Министерство культуры Республики Беларусь

Начальнику общего отдела

г-ну Иванову А.В.

В случае, если документ адресуется руководителю организации, то название должности входит в наименование организации и пишется в дательном падеже, например:

Директору школы №20

Петрову В.Д.

Когда письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, то первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

На одном документе разрешается указывать не более четырех адресатов. Если документ направляется более чем в четыре адреса, то составляется список на рассылку, а на каждом экземпляре проставляется только один адрес. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. Адресат также может быть обозначен и обобщенно, если документ адресуют в несколько однородных организаций, например:

Директорам предприятий

и руководителям организаций

Адресат располагается в верхнем правом углу документа. Его пишут строчными буквами, кроме заглавной, указав перед фамилией сокращенно обращение «господину». В адресате инициалы указываются после фамилии, так как перед ней стоит данное обращение. В реквизите «адресат» обращение «господину» может и не указываться.

При указании в адресате почтового адреса он пишется последним в соответствии с правилами, установленными органами связи.

В связи с введением в действие Изменения № 5 к ГОСТ 34-83 «Конверты почтовые. Технические условия» приказом министра связи Республики Беларусь от 19.08.1997 № 163 установлен следующий порядок адресования почтовых отправлений:

в адресе получателя вначале пишется фамилия, имя, отчество или наименование предприятия, организации, учреждения. Если отправление адресовано в столицу республики или областные центры, далее в адресе указывается наименование улицы, номер дома и квартиры, почтовый индекс, название города и номер отделения связи, которое будет осуществлять доставку отправления. Таким образом, реквизит «адресат» на документе с указанием почтового адреса будет иметь следующий вид:

БелНИИДАД

ул. Кропоткина, 55,

220002, г. Минск-2

На документах и конвертах, адресуемых в города и районные центры ниже областного центра, в конце адреса указывается наименование области. Если отправление адресовано ниже районного центра, то после наименования улицы, номера дома и квартиры дополнительно указывается наименование деревни, села, поселка и т.п., например:

Боровик Е.Г.

ул. Красивая, д. 15, кв. 26,

211059, п/о Ляды

Дубровенского р-на

Витебской обл.;

При адресовании документа за пределы республики (в страны СНГ) дополнительно указывается название страны, например:

ВНИИДАД

ул. Мархлевского, 7а

113161, Москва-61,

Россия

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, указывается звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения, постоянным корреспондентам или учреждениям своей системы.

Обязательным реквизитом каждого документа является его дата - время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа: буквенно-цифровой и цифровой.

Наиболее рациональным считается цифровой способ, при котором все части даты обозначаются арабскими цифрами, разделенными точками. Первая пара цифр - день месяца, вторая - порядковый номер месяца, последняя четыре цифры - год (без буквы «г»). Если число, обозначающее день или месяц, является однозначным, то перед ним следует ставить нуль. Например, дату «2 января 1997г.» следует оформлять так: 02.01.1997.

При буквенно-цифровом способе число и год указывают арабскими цифрами, а месяц - прописью, например, 06.02.1997 - 6 февраля 1997г.

Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки: резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ.

При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте. бланк реквизит документ

Проставление отметок о согласовании может производиться как внутри учреждения при согласовании с различными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его - с подчиненными и неподчиненными органами (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется визой. При визировании документа, кроме личной подписи, указывают ее расшифровку и дату. При необходимости указывают должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров

Подпись А.Г. Петров

Дата

Визируют экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве учреждения, ниже подписи должностного лица. Дата визирования ставится под подписью визирующего. При наличии замечаний и дополнений к документу они излагаются на отдельном листе, а на проекте документа делается надпись «Замечания прилагаются».

На внутренних документах визы ставят в левом углу последней страницы документа или на обороте. Иногда на оригинале документа, поступившего из другого учреждения, ставят визы те лица, которые по своему служебному положению обязаны знать содержание документа. Размещают эти визы в левом нижнем углу документа или на обороте.

Внешнее согласование обычно оформляется грифом согласования, включающим следующие элементы: слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование учреждения), личную подпись, ее расшифровку и дату. Слово «СОГЛАСОВАНО» следует писать прописными буквами, не заключая в кавычки. Расшифровку подписи размещают таким образом, чтобы последняя ее буква находилась приблизительно под последней буквой в наименовании должности, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор гормолзавода № 5

Подпись А.Г. Федотов

Дата

Если согласование производится коллегиальным органом или письмом согласования, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профкома

20.10.1996 № 28

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Минздрава Республики Беларусь

12.08.1996 № 2-1/180

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» на последнем листе документа слева.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Лист согласования

_________________________

(название документа)

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения Министр финансов

Республики Беларусь Республики Беларусь

Подпись И.О. Фамилия Подпись И.О. Фамилия

Дата Дата

При этом делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

После визирования документы подписываются. Подпись - обязательный реквизит документа. Она состоит из наименования должности лица, расшифровки подписи (ее не заключают в скобки и пишут на уровне последней строки наименования должности), а между ними - личной подписи. При этом в расшифровке подписи инициалы должны проставляться перед фамилией.

Если документ готовится на бланке учреждения, в должности подписывающего лица название учреждения не повторяется, например:

Директор института А.П. Петров

Подписывается, как правило, один первый экземпляр документа. При размножении документов на множительных аппаратах также подписывается только оригинал, а в оттисках подпись воспроизводится автоматически (факсимиле).

Две или более подписей ставятся на документе, за содержание которого несет ответственность несколько лиц. При этом подпись старшего по должности ставится выше. При подписании документов должностными лицами, не соподчиненными по службе, их подписи на документе располагаются на одном уровне.

Если документ составлен комиссией, то при его подписании указываются не наименования должностей, а распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии пишут в алфавитном порядке).

Наименование должности в реквизите «подпись» пишется строчными буквами, кроме заглавных, например:

Начальник Технического управления

Подпись располагается ниже реквизита «текст», не отступая от границы левого поля документа. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Соответствие копии оригиналу заверяется проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной подписи, состоящей из следующих элементов: слово «Верно», которое пишется с прописной буквы, наименования должности лица, заверяющего копию, подписи, ее расшифровки и даты. Дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать на отпусках исходящих документов, остающихся в деле, например:

Верно Подпись

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания. Утверждение документа производится двумя способами: грифом утверждения или изданием распорядительного документа. Распорядительный документ составляется в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Реквизит «гриф утверждения» состоит из следующих элементов: слово «УТВЕРЖДАЮ», должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор Центрального

государственного архива

кинофотофонодокументов

Республики Беларусь

Подпись И.О. Фамилия

10.02.1997

Располагается гриф утверждения в правом верхнем углу листа документа перед текстом. При утверждении документа каким-либо распорядительным документом или правовым актом гриф утверждения состоит из слова «Утверждено», наименования документа в именительном падеже (с указанием организации), даты и индекса документа, например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ министра образования

Республики Беларусь

03.11.1996 № 59

На документах, связанных с расходованием материальных и денежных ценностей, а также в случаях, предусмотренных правовыми актами, подпись заверяется гербовой печатью (в негосударственных организациях - печатью организации). Оттиск печати проставляют таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ и личной подписи. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяется руководством организации. Как правило, документы, оформленные на бланке и подписанные, печати не требуют. Перечень документов, на которых проставляется печать, следует включить в инструкцию по документационному обеспечению управления организации.

Нередко служебные документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие отдельные вопросы основного документа.

Если документ имеет приложение, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения указывают полное название документа-приложения с указанием количества листов и экземпляров, например:

Приложение: план мероприятий на 3л. в 2 экз.

Если приложений несколько, и они не упоминаются в тексте, то они нумеруются арабскими цифрами с точкой, приводится название каждого приложения, количество листов и экземпляров.

Если к документу прилагается документ, который сам имеет приложение, то отметку о наличии приложений оформляют по следующей форме:

Приложение: Письмо Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от

10.12.1996 № 1-28/120 и приложение к нему, всего 6 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют по форме

Приложение: на 3 л. в 2 экз., во второй адрес.

Если приложение сброшюрованы, количество листов не указывают.

Указание о наличии приложения помещается под текстом перед реквизитом «подпись». Слово «Приложение» пишут, не отступая от границы левого поля листа документа, строчными буквами, кроме заглавной, а слова «листы» и «экземпляры» - сокращенно «л.» и «экз.»

Документы-приложения оформляются на стандартных форматах бумаги и должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. На приложениях в верхнем правом углу делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом, например:

Приложение к письму

03.04.1997 № 1-24/180

На приложении к распорядительному документу также в правом верхнем углу документа следует делать отметку с указанием названия распорядительного документа, его номера, даты. При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляют порядковые номера арабскими цифрами, причем знак № не ставится, например:

Приложение 2

к приказу директора завода

02.10.1996 № 150

Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе, и дает соответствующие указания. Указания могут носить либо общий, либо конкретный характер. Общие указания выражаются следующим образом:

К руководству

К исполнению

К сведению

Резолюции с конкретными указаниями выражаются в повелительном наклонении или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам, например:

Срочно примите меры по обеспечению…

Немедленно подготовить письмо…

Резолюция может содержать указания нескольким лицам, а после нее может стоять ремарка, содержащая личное мнение о состоянии дел. Резолюция состоит из следующих элементов: указание фамилии и инициалов исполнителя, содержания действий, срока исполнения (если необходимо), подписи руководителя и даты резолюции. Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным и четким. Недопустим, например, такой текст резолюции: «Решите, как условились», «Мы уже говорили» и т.д.

Резолюция располагается между адресатом и текстом в правом верхнем углу листа документа или на любой свободной от текста площади, но не на полях. Чтобы лучше выделить резолюцию, ее следует располагать под углом к линии строки.

Отметка о взятии документа на контроль или контрольная дата исполнения документа помещается на полях слева.

Отметка о поступлении документа включает сокращенное наименование организации-получателя документа, дату поступления документа и его индекс. Отметка о поступлении ставится от руки или с помощью штампа. Этот реквизит помещается в правом нижнем углу первого листа документа.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из следующих данных: слов «В дело», номера дела по номенклатуре, в которое должен быть подшит документ, даты направления документа в дело, подписи руководителя структурного подразделения или непосредственного исполнителя. Эта отметка ставится на нижнем поле лицевой стороны первого листа документа слева, например:

В дело № 1-18

Подготовлен ответ.

Исх. № 1-18/39 от20.01.1997

Подпись. Дата.

В исходящих документах проставляется отметка о непосредственном исполнителе документа, которая позволяет оперативно решить вопросы, возникшие по содержанию документа. Она состоит из фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, например:

Соловьев 223 49 21

Этот реквизит помещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

В документах, составленных на двух или более листах, второй и последующие листы нумеруются сверху. Номера листов пишут арабскими цифрами без точек и тире посередине листа документа.

2. Оформление бланка документов

В учреждениях, организациях и на предприятиях в соответствии с СТБ 6.38-95 следует разрабатывать бланки двух видов: бланк для писем и общий бланк для других организационно-распорядительных документов.

Бланки типовых документов массового применения, как правило, должно иметь трафаретные части текста с постоянной информацией, которые при оформлении документа дополняются переменной информацией.

Бланки с продольным расположением реквизитов заголовочной части рекомендуется применять в тех случаях, если эти реквизиты оформляются на двух языках. В этом случае должны быть продублированы все реквизиты бланка.

Порядок расположения и границы реквизитов в проектируемых бланках ОРД должны строго соответствовать СТБ 6.38-95.

Реквизиты заголовочной части документов следует располагать центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади) способом.

На бланке письма типографским способом печатают следующие реквизиты:

- изображение Государственного герба Республики Беларусь;

- код организации по Общегосударственному классификатору «Предприятия и организации» (ОКПО);

- код письма как вида документа по Общегосударственному классификатору «Унифицированные документы» (ОКУД);

- наименование вышестоящей организации;

- полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) организации;

- наименование структурного подразделения;

- индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счета в банке;

- предупредительный знак;

- ограничительные отметки для размещения реквизитов:

«Дата» и «Индекс письма», «Ссылка на индекс и дату входящего документа», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле».

На общем бланке учреждений типографским способом печатают:

- изображение Государственного герба Республики Беларусь;

- код учреждения по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации;

- полное и сокращенное наименование (или аббревиатуру) учреждения;

- наименование структурного подразделения;

- место составления или издания документа;

- предупредительный знак;

- ограничительные отметки для размещения реквизитов:

«Код документа по ОКУД», «Название вида документа», «Дата» и «Индекс», «Адресат» или «Гриф учреждения», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле».

Изображение Государственного герба на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой наименования учреждения и вышестоящей организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17 мм.

Наименование вышестоящего органа, полное и сокращенное наименование (или аббревиатура) учреждения, а также наименование его структурного подразделения должны быть официально установлены соответствующими правовыми актами.

Наименование структурного подразделения допускается печатать как машинописным способом, так и типографским.

При оформлении реквизита, включающего номер телефона (справочной службы, секретариата, канцелярии и т.п.)

Номер телефона должен записываться следующим образом: Тел. 34 66 18; 25 14 10.

Данные о номере счета в банке должны содержать все сведения, необходимые для выполнения расчетно-денежных операций, например: Р. сч. № … во Фрунзенском отделении Минсбизнесбанка, код …

Для изготовления бланков учреждений типографским способом необходимо составить макет (чертеж) бланка, который строится на основе конструкционной сетки. Чертеж следует выполнять тушью в масштабе 1:1 в строгом соответствии с размерами, указанными в СТБ 6.38-95, и он должен точно представлять будущий бланк документа. На чертеже должны быть проставлены формат бланка, размеры полей, площади каждого реквизита. К чертежу прилагается пояснительная записка, в которой указываются сорт и цвет бумаги, цвет типографской краски, название шрифта и размеры кеглей (для набора реквизитов), перечень реквизитов, исполняемых типографским способом.

При изготовлении бланков следует применять типографские шрифты размером от 6 до 16 кегля литературной, обыкновенной, газетной гарнитуры.

Допустимо выделять наименование учреждения рисования шрифтом от 6 до 24 кегля.

Следует учитывать, что в пределах одного бланка применяемые шрифты не должны значительно различаться по размерам.

На бланках документов должны быть предусмотрены поля: левое - 30 мм, верхнее и нижнее - не менее 20 мм, правое - не менее 8 мм.

Когда на бланках печатаются трафаретные части текста, основания смежных строк, в которые будет вноситься машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машин.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов печатают на бланке в виде уголков или других обозначений. Кроме того, допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.



3. Оформление отдельных видов документов

ПРИКАЗ

Основным распорядительным документом, издаваемым руководителем органа управления, является приказ. При его составлении предъявляются серьезные требования к четкости формулировок и обоснованности излагаемых фактов.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагаются цели, задачи и причины издания приказа. Констатирующая часть приказа начинается со слов «в связи», «в целях» и т.п. Цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа излагаются в форме предложений с отглагольными существительными, которые согласуются с управляющими словами (в связи, в целях) в роде, числе и падеже. Обычно используются существительные в творительном и родительном падежах. Например: «В связи с переходом на новую систему планирования…»

Если основанием к изданию приказа служит документ вышестоящей организации, то в констатирующей части указывают наименование этого вида документа в именительном падеже, его номер, дату и заголовок к тексту, а в отдельных случаях и краткое содержание, например:

Основание: Распоряжение Совета Министров Республики Беларусь

от 01.02.1997 № 143р «О…».

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется прописными буквами на отдельной строке, не отступая от границы левого поля листа документа (перед словом «Приказываю» знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи). Намеченные мероприятия излагаются по пунктам, если исполнение приказа предполагает выполнение различных по характеру действий.

Каждый пункт начинается с указания конкретного исполнителя - структурного подразделения или должностного лица (в дательном падеже), предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, срока исполнения (указывается на отдельной строке). В табличной форме исполнитель указывается в именительном падеже. Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с разными строками исполнения, то в отдельном пункте указываются исполнители или исполнитель, а подпунктами определяются действия и сроки.

В распорядительной части приказа следует избегать неконкретных выражений, к примеру, «улучшить», «усилить», «принять меры» и т.д.

Заканчивается распорядительная часть указанием органа или лица, на которых возложен контроль за исполнением данного приказа. Формулировка этого пункта является постоянной: «Контроль за исполнением приказа возложить на ……» (указывается структурное подразделение или лицо, на которых возлагается контроль, при этом наименование должности, инициалы и фамилия пишутся в винительном падеже).

Если распорядительная часть приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может отсутствовать.

Отметки о наличии приложения как отдельного реквизита в приказах нет. В тексте приказа при упоминании сведений, зафиксированных в приложении, в скобках указывают: «Приложение 1», если их несколько, а если одно, то «См. Приложение», а на самом документе-приложении делается отметка в правом верхнем углу:

Приложение

к приказу Министра культуры

Республики Беларусь

09.08.1996 № 200

Заголовок приказа выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О внедрении стандартных форм документов», «О проведении инвентаризации основных фондов».

В процессе подготовки приказа все виды согласования проставляются на первом экземпляре проекта.

Список адресатов, которым рассылается приказ, пишут на обороте его последнего листа, например:

1 - в дело …

2 - Министерство образования Республики Беларусь

При большом тираже список адресатов прилагается к приказу в виде самостоятельного документа.

При оформлении приказов по личному составу в тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть. Пункты распорядительной части приказа располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод, увольнение и т.д. В конце каждого пункта приказа дается основание для его составления.

ПРОТОКОЛ

Одним из распространенных организационно-распорядительных документов является протокол.

В заголовок протокола входит указание совещания, собрания, название коллегиального органа, а также обсуждаемый вопрос (если он один), например: «заседания Технического совета объединения», «заседания методической комиссии о проекте «Инструкции о ведении делопроизводства».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После заголовка протокола указываются фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания.

В протоколах заседания постоянно действующего коллегиального органа фамилии и инициалы его членов пишутся в алфавитном порядке. Если количество членов коллегиального органа больше пятнадцати человек, то указывается их общее количество, а в скобках - «регистрационный лист прилагается» или «список прилагается».

Когда в заседании участвуют представители других организаций, их инициалы и фамилии перечисляются в алфавитном порядке с указанием должности и наименования организации.

Список приглашенных составляется отдельно и прилагается к протоколу, если приглашенных более десяти человек, о чем в протоколе делается специальная отметка.

На расширенных заседаниях и собраниях участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно, например: «Присутствовали - 80 человек».

На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, названия докладов (отчетов, сообщений, информаций), наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия (в родительном падеже).

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня, а каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишутся прописными буквами, после них ставится двоеточие и на следующей строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего (при необходимости после фамилии в скобках можно указать наименование должности). Затем через тире с прописной буквы пишется краткая запись текста доклада (сообщения, информации, отчета), изложенная в первом лице (без местоимения «Я», без слов: «так сказать», «значит» и т.д.). При этом в тексте выступления каждую новую мысль целесообразно начинать с красной строки.

В том случае, когда текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его текста после тире с прописной буквы пишется: «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в этот раздел (вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилия и инициалы).

Решение коллегиальных органов доводятся до исполнителей в виде постановлений и решений, а в учреждениях, действующих по принципу единоначалия, проводятся в жизнь приказами. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Он излагается с употреблением неопределенной формы глагола (возложить, поручить, организовать и т.д.) и строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Если постановление по какому-либо вопросу повестки дня содержит различные по характеру вопросы, оно делится на пункты (первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части). Текст постановления не делится на подпункты, если оно содержит однородный по характеру вопрос.

Отредактированный протокол подписывают председатель и секретарь.

Для некоторых разновидностей протоколов вводятся дополнительно такие реквизиты, как гриф утверждения, согласования.

Оформляется протокол на общем или специальном бланке формата А4.

АКТ

Акты составляются комиссией или специально выделенными должностными лицами и в зависимости от назначения бывают различного содержания.

Заголовок акта представляет собой краткое содержание событий или фактов, сформулированное с помощью отглагольного существительного, например: «О списании малоценного инвентаря», «О выделении документов к уничтожению».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

Во второй части акта перечисляются:

- основание (указывается распорядительный или нормативный документ, или устное указание руководителя, послужившие основанием для составления акта);

- состав комиссии (указывается наименование должности, инициалы и фамилия председателя комиссии в именительном падеже, наименования должностей, инициалы и фамилии членов комиссии и приглашенных лиц в алфавитном порядке). При написании должностей лиц, участвовавших в составлении акта, необходимо указывать название учреждения.

Слово «Основание», «Составлен», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы, не отступая от границы левого поля листа документа.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, описание и характер проведенной работы, установленные факты (если отражается несколько фактов, то содержание акта может быть разделено на подпункты), а также выводы и заключения.

В акте в конце текста указываются сведения о количестве его экземпляров. Затем при наличии приложений дается ссылка на них (перед подписями), которая оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложений».

Некоторые виды актов утверждаются руководителем учреждения, этот гриф ставится в верхнем правом углу документа.

Оформляется акт на общем или специальном бланке формата А4.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладные записки создаются для изложения какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Заголовок докладной записки формулируется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже.

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают инициативные (внесение предложений) или отчетные (о командировке, о результатах проверки и т.д.)

Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», а лучше таким образом: «По Вашему поручению мною проведена …» и т.д.

Внешние докладные записки подписываются руководителем и оформляются на общем бланке, внутренние - подписываются составителем и оформляются на листе бумаги формата А4.

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

Значительную часть служебной документации учреждений составляют письма. Письмами пользуются различные учреждения вне зависимости от их подчиненности. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица. К составлению служебных писем предъявляют те же требования, что и к составлению других служебных документов. Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту, имеют установленный комплекс обязательных элементов (реквизитов) и определенный порядок их расположения. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами.

Одно из основных требований при составлении писем заключается в том, что письма должны быть, как правило, посвящены одному вопросу, поэтому существует около сорока видов служебных писем. Каждый из них имеет свою языковую форму, которая и определяет грамматику и стиль письма. Изложение содержания письма должно быть ясным, легко читаемым.

Письма в основном излагаются по схеме: вступление, доказательство, заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса, причина его возникновения, краткая история и т.п. В доказательстве излагают существо вопроса, приводят доводы, факты, ссылки на законодательство, цифровые данные. Оно должно быть убедительным, чтобы не было сомнения в правильности, обоснованности поставленных в документе вопросов. В заключении даются выводы.

Указанные три части письма не являются обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и противоречий. Выводы должны логически вытекать из изложения.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем автор желает сконцентрировать внимание, могут быть и другие схемы составления, в которых либо отсутствует какая-то названная выше часть, либо может быть другой порядок их расположения.

При всех обстоятельствах изложение письма начинают с самого существа вопроса. Не следует начинать письмо с наименования учреждения, автора, так как это видно из бланка.

Ссылку на инициативный документ помещают слева ниже номера и даты документа. Это способствует ускорению справочной работы и контроля исполнения.

Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц. Лишь в том случае, когда по излагаемому вопросу требуется дать глубокий анализ и обосновать предложения, письмо может быть увеличено до пяти страниц.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным, могут содержать указания, запросы, уведомления, сообщения, разъяснения, просьбы, предложения.

Письма направляемые подведомственными учреждениями вышестоящим, чаще всего содержат сообщения, запросы.

После подписания служебное письмо направляют в канцелярию, где его регистрируют и ставят дату. Первый экземпляр отправляют адресату, второй направляют в дело.

УКАЗАНИЕ

Указание издается по вопросам информационно - методического характера, а также связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к заседанию методической комиссии архива».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания. Оно обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности) которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ, в родительном - после ОБЯЗЫВАЮ) - действие (выраженное глаголом в неопределенной форме) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением указания возложить на …».

Оформляется указание на общем или специальном бланке формата А4.

Размещено на Allbest.ru

...