Делопроизводство на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Дневник по прохождению учебной практики по специальности «Делопроизводство и архивоведение»

2. История предприятия

3. Организация работы на компьютере

4. Обеспечение сохранности документов

5. Топографирование

6. Режимы хранения документов

Заключение

Список литературы



1. Дневник по прохождению учебной практики по специальности «Делопроизводство и архивоведение»

Дата	Наименование работ	Оценка	Подпись
01.06.11	Знакомство с организацией и нормативно-методическими материалами.
02.06.11	Формирование дел лицевых счетов по заработной плате. Подшивка дел. Опись дел.
03.06.11	Формирование дел. Подшивка дел. Нумерация листов. Опись дел.
06.06.11	Формирование дел лицевых счетов, приказов. Подшивка дел. Нумерация листов.
07.06.11	Подшивка дел. Нумерация листов. Опись дел.
08.06.11	Заклеивание, подготовка коробок под дела. Простановка штампов. Опись дел.
09.06.11	Подшивка приказов по личному составу и по основной деятельности, лицевых счетов.
10.06.11	Нумерация листов. Простановка штампов. Подшивание дел.
13.06.11	Составление описи дел.
14.06.11	Подготовка в отчёту.

Итоговая оценка за практику____________________ Турсумбекова Р.А.

2. История предприятия

сохранность документ архив хранилище

На основании распоряжения Главы Восточно-Казахстанской администрации от 27 апреля 1992 года №336 - Р «О создании районных и городских архивов по личному составу при районных и городских администрациях области», в целях обеспечения государственной сохранности, учета и исполнения документов учреждений, организаций, предприятий в администрации от 17 июля 1992 года №230 был образован Шемонаихинский районный архив.

Общие административно-хозяйственное руководство работой архива осуществляла Шемонаихинская районная администрация. Организационное и методическое руководство, помощь по практической реализации действующих архивных нормативов, а также контроль за их соблюдением - Восточно-Казахстанское областное управление архивами и документацией.

Основными задачами архива являются:

- прием на хранение документов, упорядоченных в соответствии с существующими правилами;

- обеспечение полной сохранности принятых в архив документов;

- ведение Государственного централизованного учета документов, относящихся к НАФ;

- организация государственной экспертизы ценности документов;

- развитие и совершенствование научно-справочного аппарата;

- исполнение запросов социально-правового характера;

- оказание методической и практической помощи юридическим лицам района.

Первым директором районного архива была назначена Беляева Любовь Алексеевна.

По состоянию на 1 января 1993 года на государственное хранение было принято 954 дела по личному составу от организаций. Исполнено 20 запросов социально-правового характера.

С 1994 года архив начал комплектование документами постоянного хранения органов государственной власти.

В период перехода народного хозяйства к рыночной экономике деятельность архива проходила в условиях сокращенного бюджетного финансирования. Архив осуществлял работы на договорных основаниях, оказывал плотные услуги.

В сентябре 1996 года архив переехал в здание ликвидированного ПТУ - 17 по ул. Жукова 2, в связи с тем, что в бывшем арендованном помещении управления механизации строительства отключили теплоснабжение.

23 января 1997 года государственная перерегистрация учреждения «Шемонаихинский районный архив». Документы о первичной государственной регистрации не сохранились.

По состоянию на 1 января 2008 года в архиве числилось 125 фондов, в точности, с управленческой документацией - 50, с документами по личному составу - 116, личного происхождения - 2, количество описей - 500, количество единиц хранения -24905.

Источники комплектования управленческой документации - органы государственной власти, совхозы, колхозы; документы по личному составу - государственные учреждения и организации не государственных форм собственности; личного происхождения - в основном участники ВОВ 1941 -1945 годов.

3. Организация работы на компьютере

Ни для кого не секрет, что компьютеризацию сегодня принято считать панацеей - только компьютер может повысить эффективность образования и промышленности, банковского дела и торговли, объединить через Интернет весь мир! И, очевидно, эта "пандемия" неостановима... Как всякий новый этап в развитии общества, компьютеризация несет с собой и новые проблемы. И одна из наиболее важных - экологическая. Много слов в печати и в других СМИ сказано о вредном влиянии компьютера на здоровье пользователей. Некоторые бойкие авторы даже грозят вымиранием человечеству, сидящему за дисплеями.

Страшно это или нет? Если страшно, то почему, и как совместить эту данность с безопасностью пользователей? Необходимо объективно оценивать эти проблемы, ибо для борьбы с любой опасностью прежде всего надо знать, что она собой представляет! У экологической проблемы компьютеризации две составляющие. Первая определяется физиологическими особенностями работы человека за компьютером. Вторая - техническими параметрами средств компьютеризации. Эти составляющие - "человеческая" и "техническая" - тесно переплетены и взаимозависимы. Исследования подобных проблем - предмет эргономики, науки о взаимодействии человека, основной целью которой является создание совершенной и безопасной техники, максимально ориентированной на человека, организация рабочего места, профилактика труда. Эргономика изучает трудовую деятельность в комплексе, в ней объединяются научные дисциплины, развивавшиеся прежде независимо друг от друга. Поэтому задачу этого реферата можно сформулировать так - анализ эргономической безопасности компьютера и методы ее обеспечения.

Почему работа за компьютером наносит вред здоровью человека

То, что работа за компьютером вовсе не безопасна, раньше других почувствовали в самой компьютеризированной стране мира - Соединенных Штатах Америки. Эпидемия "белых воротничков" охватила США, нанося вред здоровью многих людей. По данным Министерства труда, одни только так называемые "повторяющиеся травмирующие воздействия при работе с компьютером" (ПТВРК) обходятся корпоративной Америке в 100 млрд. долларов ежегодно. Компенсации, выплаченные служащим, достигают астрономических размеров, а некоторым пострадавшим от работы за компьютером приходится расплачиваться жестокими болями в течение всей жизни. Но какие причины, ведут к столь серьезным проблемам, связанным с постоянным использованием компьютера ?

Зрительная работа за компьютером и ее последствия

Уже в первые годы компьютеризации было отмечено специфическое зрительное утомление у пользователей дисплеев, получившее общее название "компьютерный зрительный синдром" (CVS-Computer Vision Syndrome). Причин его возникновения несколько. И прежде всего - сформировавшаяся за миллионы лет эволюции зрительная система человека, которая приспособлена для восприятия объектов в отраженном свете (картин природы, рисунков, печатных текстов и т. п.), а не для работы с дисплеем. Изображение на дисплее принципиально отличается от привычных глазу объектов наблюдения - оно светится; состоит из дискретных точек; оно мерцает, т. е. эти точки с определенной частотой зажигаются и гаснут; цветное компьютерное изображение не соответствует естественным цветам (спектры излучения люминофоров отличаются от спектров поглощения зрительных пигментов в колбочках сетчатки глаза, которые ответственны за наше цветовое зрение). Но не только особенности изображения на экране вызывают зрительное утомление. При работе на компьютере часами у глаз не бывает необходимых фаз расслабления, глаза напрягаются, их работоспособность снижается. Большую нагрузку орган зрения испытывает при вводе информации, так как пользователь вынужден часто переводить взгляд с экрана на текст и клавиатуру, находящиеся на разном расстоянии и по-разному освещенные.

В чем же выражается зрительное утомление? Сегодня уже миллионы пользователей жалуются на затуманивание зрения, трудности при переносе взгляда с ближних на дальние и с дальних на ближние предметы, кажущееся изменение окраски предметов, их двоение, неприятные ощущения в области глаз - чувство жжения, "песка", покраснение век, боли при движении глаз.

Микротравмы

Микротравма - это постепенный износ организма в результате ежедневных нагрузок. Большинство нарушений в организме происходит из-за накапливающихся микротравм. Такой тип повреждений не возникает вдруг, как перелом руки или ноги (макро травма). Прежде, чем вы почувствуете боль, может пройти несколько месяцев сидения в неправильной позе или повторяющихся движений. Боль может ощущаться по-разному: в виде жжения, колющей или стреляющей боли, покалывания.



4. Обеспечение сохранности документов

Для обеспечения сохранности документов государственных архивов, должен проводиться следующий комплекс работ:

1. Создание оптимальных условий хранения,

2. Размещение документов в хранилищах, топографирование

3. Соблюдение порядка выдачи дел из хранилища

4. Проверка наличия и состояния дел

5. Создание страхового фонда особо ценных дел

6. Обеспечение физико-химической сохранности дел

Обеспечение сохранности возлагается приказом директора государственного архива на хранителя фонда. Хранилище принимается по акту.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается сдающим и принимающим. Хранитель фондов несёт полную ответственность за сохранность данных ему фондов.

Оптимальные условия хранения обеспечиваются:

1. Строительство

2. Реконструкция

3. Ремонт здания

4. Оборудованием хранилища

5. Средствами пожаротушения

6. Охранной противопожарной сигнализации

Требования к зданиям и помещениям архива

Архив размещают в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или отдельных помещениях здания. Специальные помещения для архивов организаций должны предусматриваться при строительстве или переоборудовании административных зданий. При отсутствии специального помещения для архива организаций выделяется приспособленное помещение в административном здании организации. Размещение в приспособленных помещениях производится в установленном порядке после их экспертизы. Экспертиза устанавливает пригодность помещения (огнестойкость, долговечность, прочность конструкции, техническая укрепленность), состояние помещения, наличие отопительных и вентиляционных систем. Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом. Не допускается прием в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивные и пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;

2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;

3. помещения для использования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);

4. рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность отдельных помещений (залов) с выделением перегородками основных и вспомогательных участков.

Хранилища должны размещаться в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии в хранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, штепсельные розетки - герметичными, переносная электроаппаратура должна иметь резиновую изоляцию шнуров. Общие и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

5. Топографирование

Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постелажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения.

Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов. При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.



6. Режимы хранения документов

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов.

Световой режим

Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

Температурно-влажностный режим

В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%; для пленочных материалов - черно-белых (15°С и 40-55%) и цветных (2-5°С и 40-55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15-20°С и 50-65%.

Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

Санитарно-гигиенический режим

Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Охранный режим

Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Размещение документов в хранилище

Документы в хранилищах размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск. Порядок расположения документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Средства хранения

Хранилища оборудуются стационарными или передвижными металлическими стеллажами, в качестве вспомогательных средств хранения применяют металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т.п.

Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещений и оборудования. Не допускается размещение средств хранения вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

1. Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

2. расстояние между рядами стеллажей (главный проход) -120 см;

3. расстояние (проход) между стеллажами - 75 см;

4. расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

5. расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

6. расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:

бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;

микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках;

микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке.

Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.).



Заключение

Учебная практика по специальности «Делопроизводство и архивоведение» проходила ГУ «Государственный архив Шемонаихинского района ВКО».

Касымова О.А. студентка группы 10-ДПС.

В ходе учебной практики познакомилась с работой Государственного архива.

В процессе практики научилась формировать и оформлять дела. Узнала всю последовательность: от начала формирования дел до заполнения обложек.

Также узнала правила подшивки дел. Дела подшиваются в твердые обложки в четыре прокола для более прочного и надежного хранения. Листы дела нумеровала в правом верхнем углу простым карандашом. В конце дела подшивала заверительный лист. На листе-заверителе указывали количество пронумерованных листов, даты составления заверительной надписи.

Так же делала опись дел и подклеивала листы в дела. Работа в архиве очень кропотливая, требует усидчивости и внимания.

В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем. Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря руководителя, как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

1. Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.

3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.

4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

5. Организация деловых поездок руководителя.

6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

7. Организация и участие в работе совещаний.

8. Организация дел в кабинете руководителя.

9. Освобождение руководителя от рутинных операций.

10. Информационное обеспечение.

11. Оформление банковских счетов.

12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.

13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.

14. Организация и руководство работой по обеспечению неразглашения обработанной информации.

15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.

Необходимо обладать хорошей памятью, так как требуется запоминать большой объем информации.



Список литературы

1.«Делопроизводство. Организация архива предприятия» Питер. 2005 год

2. «Книга секретаря» Питер. 2004 год

3. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». ГОСТ РК №1042 - 2001 год.

4. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». ГОСТ РК № 1037 - 2001 год.

5. «Делопроизводство РК». Скалин В.И. 2001 год.

Размещено на Allbest.ru

...