Организация документооборота
Документы как информационные ресурсы предприятия, их использование для оформления хозяйственных операций. Эффективный документооборот как обязательная составляющая управления предприятием, особенности его организации. Движение и регистрация документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | реферат |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 12.06.2015 |
| Размер файла | 31,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Содержание
- Введение
- Характеристики и принципы организации документооборота
- Движение входящих, исходящих и внутренних документов
- Регистрация документов
- Информационно-справочная работа
- Заключение
- Список использованной литературы
Введение
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Применительно к бухгалтерскому учету можно сказать, что документ - это закодированное определенным образом и зафиксированное на специальном носителе информационное сообщение (свидетельство), удостоверяющее, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В контрольной работе мы рассмотрим понятие документооборота, характеристики и принципы организации документооборота, движение входящих, исходящих и внутренних документов, регистрацию документов и информационно-справочную работу.
Характеристики и принципы организации документооборота
Термин "документооборот" появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся:
· последовательности перемещений документов;
· выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения, отправки);
· технологической обработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).
В соответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:
· оперативность движения документов;
· обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;
· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.
98/Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений. Документооборот - технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.
документ документооборот регистрация движение
К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят:
· разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
· особенности маршрутов движения определенных групп документов.
По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации). Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело. Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей. В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы. Этапы маршрутов движения с создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.) Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства различных категорий документов, поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Труднее всего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключением распорядительных документов. Количественные характеристики документооборота:
· параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
· время движения документов (полного жизненного цикла I в организации, этапа - в отдельном подразделении).
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой - количество подлинников, в знаменателе - количество копий. Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).
Движение входящих, исходящих и внутренних документов
Входящие документы
Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь. При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки - наличие всех указанных в документе вложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительно документы рассматривают в канцелярии и рассматривают, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом, руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют. После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д. После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.
Исходящие и внутренние документы
Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы:
· подготовка проекта документа;
· оформление и согласование (визирование) проекта;
· подписание проекта;
· регистрации документа;
· отправка из организации.
Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации. Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование). Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций). При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в I подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений организации). Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям водителя, руководителям структурных подразделений). После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем - на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении. Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования. На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующею рабочего дна после подписания. Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
Регистрация документов
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и ОВД осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа). При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность "настроить" состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы. Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации. Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые. В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.
Регистрации подлежат документы:
· поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
· входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;
· важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протокол и т.д.);
· документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договор и т.д.);
· ценная и заказная корреспонденция.
Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п. Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте - службе ДОУ или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп. Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в ИПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных обо всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.
Основные правила регистрации документов:
· однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);
· регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
· входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие - в день подписания, телеграммы - немедленно после их получения, их сразу передают адресату.
Регистрационный индекс (номер) документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01. Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02. Таким образом, регистрационный индекс документа из индекса дела и порядкового номера документа, а регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа - 02-06/645. Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые в каждой группе документов, присваиваемые им в течении календарного года, учебного года (для учебных заведений) срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы "л/с" (личный состав) или "к" (кадры). Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки. Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота - до 500 документов в год). Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее состав реквизитов. РК имеет лицевую и оборотную стороны, которые представлены на рисунках 3 и 4. Лицевая предназначена для регистрации входящих документов, оборотная - исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными входящего письма. При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один - для справочной картотеки, второй - для контрольной картотеки, третий - вместе с документом передают исполнителю. Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.). Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки. Компьютерную регистрацию документов в САДЦ осуществляют путем заполнения электронной РК.
Информационно-справочная работа
Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС). С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения. При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрика). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики - наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики - определенные корреспонденты или их группы) и т.д. Чаще всего при построении картотек сочетают несколько принципов. Картотеки передают на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Возможности поиска нужного документа и связанной с ним информации значительно расширяются при использование САДД.
В САДД поиск документов может осуществляться:
· по значению и сочетанию любых реквизитов РК;
· по текстам документов, файлы которых связаны с РК (полнотекстовый поиск); для целых групп документов за определенный период времени.
Заключение
Документооборот - технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами. По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации). Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело. Первичную обработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах - секретарь. Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы: подготовка проекта документа; оформление и согласование (визирование) проекта; подписание проекта; регистрации документа; отправка из организации.
Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.
Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Контроль за исполнением принятых управленческих решений, в том числе и зафиксированных в документной форме, - важная функция управления организацией. Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Список использованной литературы
1. Бархатнова А. Сроки хранения документов и последствия их утраты // Финансовая газета. - 2004. - № 44.
2. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. - 2004. - №№ 7-8.
3. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: практ. Пособие / М.В. Кирсанова, С.П. Кобук, Ю.М. Аксенов. - Москва: Омега - Л, 2007. - 239 с.
4. Елгина Е.Б. Первичные документы. - М.: Статус-кво, 2004. - 452с.
5. Козлова Е.П., Бабченко Т.Н., Галанина Е.Н. Бухгалтерский учет в организациях. - М., 2005. - 720 с.
6. Крюкова Н.П. Документирование управленческой деятельности: Учеб. Пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008. - 268 с.
7. Кузнецова Т.В. "Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2003.
8. Татарников М. А Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 208 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов, их регистрация и регистрационные формы. Информационно-справочная работа. Контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
реферат [33,6 K], добавлен 11.12.2010Основные направления деятельности управляющей компании, организационные документы предприятия. Организация документооборота: прием, отправка и регистрация документов, контроль исполнения. Классификация и систематизации документов, формирование дел.
отчет по практике [22,4 K], добавлен 16.12.2015Сущность и виды электронного документооборота; принципы его организации. Правила оформления распорядительных и справочно-информационных документов. Понятие и природа возникновения архивного фонда. Регламентация электронного документооборота в организации.
курсовая работа [45,9 K], добавлен 16.10.2014Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Документооборот и принципы его организации. Подготовка документов к архивному хранению. Принципы формирования дел. Учет документооборота на примере ООО "Примера", структура данной организации. Расчет численности службы ДОУ. Схема потока документов.
курсовая работа [909,9 K], добавлен 25.01.2015Порядок организации документооборота, хранения документов и их использования в текущей деятельности учреждения. Понятие и формы распорядительной документации, ее оформление, согласование и подписание. Регистрация, учет и контроль исполнения актов.
курсовая работа [82,8 K], добавлен 23.11.2010Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 29.06.2013Варианты расположения реквизитов заголовочной части: угловой и продольный. Общее понятие о бланках документов. Основные принципы организации документооборота. Схема прохождения документов, документопотоков, их значение. Учет объема документооборота.
контрольная работа [25,8 K], добавлен 09.03.2016Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа [125,1 K], добавлен 05.10.2014Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Исследование документооборота на предприятии ООО "Завод крупнопанельного домостроения". Способы внедрения электронного документооборота "Дело".
курсовая работа [51,4 K], добавлен 06.04.2015Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Начало XIX в. - реформа государственного управления и делопроизводства. Делопроизводство в "Общем учреждении министерств". Движение документов и дел. Организация документооборота. Унификация форм документов. Законодательная регламентация делопроизводства.
реферат [28,7 K], добавлен 26.02.2009Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа [609,5 K], добавлен 06.11.2014Анализ работы организации, системы управления предприятием. Недостатки и достоинства в работе организации, а также основные направления в работе детского сада. Основные проблемы учреждения и разработка мероприятий по улучшению работы организации.
отчет по практике [62,4 K], добавлен 12.06.2012Управление предприятием как информационный процесс, схемы документопотоков предприятия, пути прохождения отдельных видов документов. Правила хранения служебных документов, их учет, использование архивных фондов и управление ими в ООО "Л-бит Групп".
отчет по практике [1,1 M], добавлен 22.10.2015Теория управления документооборотом в управленческой деятельности. Унификация и стандартизация документов как основа электронного документооборота, характеристика стандартов ИСО. Влияние системы организации документооборота на эффективность деятельности.
дипломная работа [492,0 K], добавлен 05.09.2016Основные нормативно-методические документы, регламентирующие деятельность кадровой службы предприятия. Системы документации, анализ состава и оформления документов. Особенности организации документооборота и построение организационно-поисковой системы.
отчет по практике [976,9 K], добавлен 01.04.2019Требования ЕСГД к подготовке и передаче дел в архив предприятия. Значение стадий документооборота и составление описи дел. Проверка формирования документов, организация их приема, передачи и доставки. Определение понятия и значение формуляра-образца.
контрольная работа [28,5 K], добавлен 04.10.2011
