Имидж организации. Регистрация документов. Письмо-приглашение

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное образовательное бюджетное учреждение высшего профессионального образования

Финансовый университет при правительстве Российской Федерации

Кафедра менеджмента и маркетинга

Специальность - менеджмент организации

Контрольная работа

по дисциплине «Организация делопроизводства и персональный менеджмент»

Пенза 2014

Содержание

Введение

1. Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя

2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный номер документа»

3. Письмо-приглашение

Заключение

Список литературы



Введение

Особое значение в формировании имиджа организации имеет имидж ее первого лица, так называемого «лидера организации». Именно от первого лица компании во многом зависит принятие важных решений, а также то, как будет воспринята компания общественностью. Таким образом, имидж руководителя является одним из основных факторов формирования имиджа организации.

В буквальном смысле имидж означает - внешний образ, слепок (от англ. Imege). Имидж - это социальный образ, который, как правило, является отражением профессионально значимых характеристик его личности. Имидж является мобильной категорией и должен подкрепляться реальными поступками, иначе он перестает оказывать положительные воздействия.

Говоря об имидже делового человека, руководителя, мы во многом имеем в виду то, как воспринимают его деловые партнеры, подчиненные, конкуренты. Поскольку личность руководителя играет в бизнесе очень важную роль, часто именно по личности судят о компании в целом. Поэтому проблема формирования имиджа становится для руководителей все более актуальной, следовательно, актуальна и тема данной контрольной работы.

Объектом исследования в работе является организация делопроизводства и сам персональный менеджмент.

Предмет исследования - факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.

Основные задачи, поставленные в работе:

- изучить факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя;

- рассмотреть в процессе регистрации документов реквизит «регистрационный номер документа»;

- составить письмо - приглашение.



1. Факторы, способствующие формированию позитивного имиджа руководителя

Одежда -- важная часть имиджа человека. Старомодно одетый руководитель может угодить в глазах окружающих в разряд консерваторов: костюм вышел из моды, а значит, и взгляды несовременны. В гардеробе руководителя должно быть несколько видов костюмов.

Вечерний костюм -- одежда обязывающая. Идеальное сочетание -- белая (или в тонкую полоску) сорочка, галстук классических расцветок, черные или темно-коричневые носки, черные туфли. На работу такой костюм носить не рекомендуется, он для досуга (презентации, встречи, вечеринки и т.д.).

Деловой костюм допускает более свободные сочетания. Лучшее сочетание -- оттенки коричневого и синего цветов, придающие облику руководителя авторитетность. Самая простая реализация такого сочетания -- в галстуках. Для выступления на серьезных совещаниях, когда надо максимально привлечь внимание, выделиться среди других, лучше надеть синий костюм, белую рубашку и красный галстук. Блеклые тона костюма и галстука не привлекут внимание и притупят интерес к выступающему. При длительном выступлении яркие тона и детали одежды вызывают нарастающее раздражение[1, стр. 54].

Психологические качества

Каждый руководитель должен быть индивидуальностью. Существует группа качеств, которые необходимы руководителю для правильного позиционирования своего имиджа.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. Группа качеств руководителя

На рис. 1 изображены качества, которыми должен обладать каждый руководитель.

1. К личным качествам в первую очередь относят честность и порядочность, предполагающие всегда соблюдение норм общечеловеческой морали, скромность и справедливость по отношению к окружающим. Руководитель должен стараться понимать своих подчиненных, видеть в них личности, достойные уважения, уметь разбираться в их поведении, быть человечным и заботиться о людях, стремиться к сотрудничеству, учитывая при этом интересы всех.

Он должен уметь противостоять давлению, последовательно и твердо стоять на своем, не скрывать своих взглядов, защищать до конца те ценности, которые он исповедует и помогает обретать эти ценности другим посредством личного примера, а не морализования, твердо держать данное слово. [2, стр. 171].

Работа руководителя чрезвычайно тяжела, и потому одним из его важнейших личных качеств должно быть хорошее здоровье, которое помогает быть энергичным и жизнестойким, мужественно переносить удары судьбы, успешно справляться со стрессами. Для поддержания хорошего физического здоровья нужны постоянные тренировки, сбалансированные нагрузки, предполагающие смену видов деятельности - весь отдых не в безделии, а в переключении на другую работу. Силы и энергию необходимо потому рационально распределять между всеми своими делами, чтобы в каждом добиться успеха, но нельзя приучать себя к постоянным стабильным нагрузкам и время от времени разрушать привычные образцы действий, так как когда потребуется рывок, разомлевший руководитель на него уже не будет способен.

Однако одного физического здоровья руководителю не достаточно. Он должен быть еще и эмоционально здоровым человеком, иначе просто не выдержит всех сваливающихся на его голову перегрузок.

Современный руководитель должен активно бороться с собственными недостатками, формировать у себя положительное отношение к жизни и работе, создать «здоровое» окружение путем выдвижения и обучения людей, раскрытия их способностей и талантов; при этом не нужно опасаться потерять авторитет - в большинстве случаев сотрудники за такое отношение к ним платят, наоборот, признанием и благодарностью.

Другая группа качеств- профессиональные, это - компетентность, т.е. система специальных знаний и практических навыков. Она бывает специальной и управленческой. Это культура - общая, техническая, экономическая, правовая, информационная, психолого-педагогическая. Важен и ряд других моментов. Прежде всего, современного руководителя отличает хорошее знание действительности как внутренней, так и внешней, понимание целей фирмы и своего подразделения, умение видеть проблемы, выделять в них наиболее существенные стороны, быть восприимчивым к новизне и изменениям. Это невозможно без обладания умственными способностями выше среднего уровня, умением анализировать ситуацию, создавать и критически оценивать различные планы и программы, принимать решения, брать на себя ответственность за их выполнение, много и упорно работать для этого, быть энергичным и решительным.

Однако руководитель должен быть не только хорошо подготовленной и высокообразованной, но еще и творческой личностью. От него требуется не только верить в свои творческие способности, но и ценить такие способности в других, уметь их мобилизовать и использовать, преодолевая все встречающиеся на пути препятствия. Для этого необходимо быть настойчивым, испытывать потребности в переменах, уметь порывать с традициями, воспринимать новые идеи и новаторские решения, систематически ими пользоваться. Творческий руководитель обычно работает с группами, используя метод мозговой атаки, поощряет свободное выражение эмоций и идей и непрестанно учится, в том числе и на собственных ошибках. [2, стр. 173].

Творчество немыслимо без способности находить информацию, и делиться ею с подчиненными, прислушиваться к окружающим независимо от того, кто они, держать себя откровенно с коллегами, добиваться обратных связей, не отгораживаться от того, что угрожает устоявшимся взглядам на мир, ставя при этом все под сомнение, понимать позицию других, везде находить людей, представляющих хоть какой-то интерес для фирмы.

Но наиболее важно для лидера схватывать все на лету, увязывать вновь приобретаемые знания со старыми, обладать умением и способностью учиться как на работе, так и во вне ее, повышая компетентность, но избегая при этом однобокой специализации. Учеба обычно начинается с момента вступления в должность и никогда не прекращается.

Очередной группой качеств являются организаторские, а также деловые. Они отражают уровень организаторской культуры руководителя, владение им технологий управленческой работы: подбором, расстановкой и использованием кадров, выработкой норм, нормативов и регламентов, личных планов и планов деятельности подразделений, служб, оперативных планов и планов-графиков проведения мероприятий, доведение заданий до исполнителей, инструктажем, распорядительством, контролем.

К организаторским качествам нужно отнести, прежде всего, целеустремленность. Характер современной жизни требует от него ясных и обоснованных целей. Другим организаторским качеством, которое должно быть присуще руководителю является деловитость. Она заключается в умении четко и своевременно ставить задачи, принимать обоснованные решения, контролировать их исполнение, быть оперативным и распорядительным в действиях и поступках. Важным организаторским качеством является также энергичность, т.е. способность заражать людей уверенностью, стремлением действовать путем логического внушения, личного примера, собственного оптимизма. [4, стр. 79].

Руководителю должна быть присуща дисциплина и контроль над собой. Без этого он не сможет ни призвать к порядку других, ни контролировать их деятельность. Поэтому лидер должен контролировать свои эмоции и настроения, изучать эмоции других, чтобы найти подход к их поведению, а также контролировать дисциплину подчиненных.

Руководить людьми без уверенности в себе невозможно. Уверенные люди знают чего хотят. Они никогда не прибегают к обходным путям. Их взгляды на проблемы всегда четкие и ясные, они стремятся к тому, чтобы все об этих взглядах знали, а потом высказывают свободно свою точку зрения, добиваясь, чтобы их слушали и понимали, но при этом уважают других людей и их мнение.

Хороший руководитель должен уметь обеспечивать сопричастность сотрудников к работе. Для этого необходимо правильно поощрять людей, превращать любую, даже самую нудную работу в увлекательную игру, отыскивать нестандартные подходы и неизвестные грани в деле решения проблемы, сдабривать свои действия известной долей авантюризма для пущей привлекательности. Он должен считаться с желанием подчиненных добиваться определенного положения в этом мире, знать их идеалы и способствовать реализации их в жизни. Но самое главное - лидер должен обладать умением руководить, организовывать и поддерживать работу коллектива, быть готовым к действиям, риску. Он должен уметь определить объем своих служебных полномочий, побуждать людей к повиновению и избавляться от балласта, а оставшимся помочь стать самими собою, а не подминать под себя. Для этого менеджер должен обладать терпимостью к слабостям людей, не мешающим работать, нетерпимостью ко всему, что препятствует успешному решению стоящих перед ним и коллективом задач.[3, стр. 105].

Таким образом, руководитель любой организации, как правило, стремится к созданию позитивного личного имиджа, но известны случаи, когда индивидуум целенаправленно идет на создание отрицательного, скандального образа. Такой шаг, как правило, свойственен политическим, общественным деятелям, а также представителям шоу бизнеса, реже он свойственен руководителям коммерческих структур, так как в данном случае клиент задумается, стоит ли отдавать свои деньги за товар или услугу, производимые компанией, руководитель которой имеет негативный имидж. Отрицательный имидж руководителя организации чаще всего только усиливает недоверие потребителей к продукту или услугам коммерческой организации. При прочих равных условиях положительный имидж руководителя организации будет являться ее конкурентным преимуществом. [6, стр. 97].

2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный номер документа»

имидж организация регистрация документ

Регистрация документа - это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму сприсвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных обо всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Цели процедуры регистрации документов

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. [4, стр. 111].

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

* рекламные письма;

* поздравительные письма и телеграммы;

* приглашения;

* программы семинаров, совещаний и конференций;

* печатные издания (книги, брошюры, журналы);

* пакеты с пометкой "лично";

* копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

* информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.

Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки

Регистрация внутренних документов обычно проводитсядецентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. [6, стр. 43].

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

* наименование организации (автора или корреспондента);

* наименование вида документа;

* дата и регистрационный номер документа;

* дата и индекс поступления;

* заголовок к тексту (краткое содержание документа);

* резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

* срок исполнения документа;

* отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

* гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

* внутренняя переадресация документов по исполнителям;

* код по тематическому классификатору;

* ключевые слова;

* количество листов документа;

* наличие приложений;

* должностное лицо, поставившее документ на контроль;

* промежуточные сроки исполнения;

* перенос сроков исполнения;

* срок хранения документа;

* статус документа (проект, версия);

* вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Таким образом, от того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения [5, стр. 74].

3. Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - это деловое письмо, которое составляется с целью приглашения на какое-либо мероприятие: выставку, семинар, конференцию, совещание, концерт, вечеринку и т.п. Письмо-приглашение является разновидностью письма-извещения. Отличие между ними состоит в том, что пригласительное письмо имеет более неформальный вид, его необязательно размещать на фирменном бланке компании, при его оформлении можно использовать различные цвета, шрифты.

Г-ну Иванову И.И.

440015, г. Пенза,

ул. Пушкина, д. 136, оф. 2

29 марта 2014 г.

Уважаемый господин Иван Иванович!

Мы рады, что Вы, являясь нашим постоянным клиентом, уже в течение десяти лет пользуетесь услугами станции технического обслуживания автомобилей "АвтоСервис". Надеемся, что Вы удовлетворены качеством нашей работы и у Вас нет никаких проблем с техническим состоянием Вашего автомобиля.

Однако со дня последнего технического обслуживания Вашего автомобиля прошло более семи месяцев. Напоминаем Вам, что своевременная диагностика и проведение регулярного технического обслуживания позволяют предотвратить различного рода неисправности, продлить срок эксплуатации автомобиля и обеспечить тем самым безопасность водителя и пассажиров.

Сообщаем Вам, что на нашей станции специалистами немецкой фирмы «ББСН» недавно установлены новейшие диагностические стенды, на которых можно достаточно быстро проверить и отрегулировать все основные механические, топливные и электронные системы двигателя.

Приглашаем Вас, уважаемый господин Иванов, в удобное для Вас время посетить нашу станцию и напоминаем, что по дисконтной карте постоянного клиента Вам предоставляется скидка - 15% от стоимости произведенных работ.

О времени своего визита Вы можете сообщить нам по телефонам: 24-01-01, 39-58-55, 39-07-09.

Желаем Вам удачи на дорогах и надеемся, что Вы примете наше приглашение.

С уважением,

П.П.Сидоров,

Главный менеджер СТОА "АвтоСервис"



Заключение

Высокую репутацию, как известно очень трудно приобрести, на это уходят годы жизни, а потерять ее можно мгновенно и порой из-за пустяка, к примеру, не ответив вовремя на телефонный звонок или письмо, не послав факс, которого ждут. По своему предназначению руководителю приходится много общаться с различными людьми, с подчиненными, создавать коллективы, мотивировать их, вести учет и контроль выполнения поручений, решать массу организационно-управленческих вопросов. Конечно, занимая столь ответственную должность, очень сложно учесть интересы всех своих подопечных коллег, даже высшего начальства и окружения.

Но крайне важно чтобы мнение окружающих людей о руководителе было положительным. Ведь от репутации руководителя во многом зависят результаты деятельности организации: будут ли подчиненные, коллеги, комитеты, потребители, партнеры прислушиваться к его мнению: доверять, уважать и подчиняться ему

Основные задачи, поставленные темой работы считаю выполненными, а именно в первой главе контрольной работы показаны факторы, влияющие на формирование положительного имиджа руководителя. Довольно подробно во второй главе разобран реквизит «Регистрационный номер документа». В третьей главе составлено письмо - приглашение.

На основании вышеизложенного можно подчеркнуть, что имидж представляет собой сложный многофакторный феномен и при его формировании должны приниматься во внимание, кроме того, что освещалось в работе еще и следующее: наследственная структура, образование, профессия, специальное положение и статус.



Список литературы

1. Еропкин А.С. Имидж руководителя.- М.: Эксмо, 2013.

2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Учебное пособие.-2-е изд. - М.: ИНФРА-М, 2012.

3. Колоскова М.И. Внутренний имидж руководителя компании / научно-практический журнал Персонал-микс. - М.: ЛИТЕРРА СКРИПТА, 2012.

4. Кудряева В.А. Организация работы с документами: учебник. -2-е изд. перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012.

5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010.

6. Ларин М. В. Управление документацией в организациях: учебник. - М.: ВНИИДАД, 2012.

Размещено на Allbest.ru

...