Документационное обеспечение в холдинге

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

документационный международный холдинг

В современных высокоразвитых странах огромную роль играет информация. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ. Он же служит и средством ее передачи в процессе информационной коммуникации. Таким образом, документ является важнейшей составляющей жизни человека, деятельности любой организации, работы любого предприятия. Вот почему стоит уделить внимание такой дисциплине как делопроизводство.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, неточности в оформлении документов то, как следствие этого, документы превращают из подлинных, являющихся основой правовых действий, в подложные, не имеющие права на существование.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности дочерних предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства. В работе Горбунова А.Р. рассматривались методы организации холдингов, основные организационные схемы холдингов, а также вопросы автоматизации управления и документационного обеспечения. Отдельные вопросы организации документационного обеспечения в дочерних организациях были затронуты в книге И.С. Шиткиной, где были указаны преимущества и недостатки холдинговой модели организации документооборота.

Однако комплексного изучения документационного обеспечения международных холдингов в деятельности отдельных компаний нашей страны проведено не было. Таким образом, данная тема в отечественной литературе разработана не достаточно широко, не взирая на ее актуальность.

Вышесказанное обусловливает актуальность исследования организации и технологических аспектов документационного обеспечения дочерних компаний международных холдингов.

Задачи курсовой работы:

- изучить организация и технологические аспекты документационного обеспечения дочерних компаний международных холдингов;

- определить теоретические и правовые аспекты организации документооборота;

- выявить технологию создания и движения документов в организации;

- ознакомиться с организацией документационного обеспечения на примере ООО «МТК «Санрайз»».

Целью данной курсовой работы является изучение организации и технологических аспектов документационного обеспечения дочерних компаний международных холдингов на примере ООО «МТК «Санрайз»».

Объектом исследования является изучение организация и технологические аспекты документационного обеспечения дочерних компаний международных холдингов.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованных при написании работы источников и приложения к работе.



1. Организация и технологические аспекты документационного обеспечения дочерних компаний международных холдингов

1.1 Теоретические и правовые аспекты организации документооборота

Документооборот существует в любой компании - от небольшой организации до крупного холдинга. Однако далеко не все компании уделяют внимание регламентации документооборота, хотя по мере развития организации такая работа становится необходимостью.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнило понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ 16487-83. «Делопроизводство и архивное дело, термины и определения», установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки» [18, c. 49].

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

* оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

* максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

* порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. [13, c. 55]

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота как на отдельных предприятиях, так и холдингов - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В крупных организациях, как правило, существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, либо в дочерних компаниях холдингов, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе [12, c. 68]. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения [3, c. 104]. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации). Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Нормативно-правовая база документооборота - это совокупность

законов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности дочерних компаний. В Республике Беларусь сформирована нормативно-правовая база, регулирующая вопросы документооборота в дочерних компаниях холдингов, которая определяется:

- «Законом Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;

- Положением об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки;

- Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности;

- Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»;

- Положением о коммерческой тайне;

- Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников;

- Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей;

- Правилом ведения книги учета проверок.

1.2 Технология создания и движения документов в организации

Одна из важнейших функций в организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск. Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения [10, c. 56]. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает: порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.

ПРИМЕР: 218/01-15, где

218 - порядковый регистрационный номер;

01-15 номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ №22, протокол №5, акт №13. Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль над исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль над исполнением документов на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: автор (корреспондент); название документа; дата документа; индекс документа; дата поступления документа (для входящих); индекс поступления документа (для входящих); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа); номер дела [11, c. 59]. В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: исполнители; расписка исполнителя в получении документа; ход исполнения; приложения и др.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Контроль включает: постановку документа на контроль; проверку своевременного проведения документа до исполнителя; проверку и регулирование хода исполнения; учет и обобщение результатов контроля и исполнения документов, информирование руководителя. Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители службы ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя. Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил. Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: формирование картотеки контролируемых документов; направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение исполнитель; выяснении в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя; напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; получение информации о ходе и результатах исполнения; запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов; снятие документов с контроля по указанию руководителей; формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока. Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия должна составляться номенклатура дел. Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование вида документ; дату; индекс; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф согласования (одобрения). Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количеств дел (томов, частей), и № статьи по перечню, примечания.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа: «Общая переписка», «Разные документы» и т.п. не допускаются. Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дел образует следующие элементы: название вида (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы и т.д.) название предприятия или его структурного подразделения; адресат или корреспондент документа; краткое содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе оплаты счетов предприятия». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени на который составлены документы, вид документа (план, отчет). В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор. В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Дела по вопросам не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру с индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные карточки, журналы учета документов. При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номер дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течении календарного года. По окончании календарного года в номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел относительно постоянного и временного сроков хранения.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.). При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (н-р: «Документы по вопросам повышения качества продукции»). Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак.

При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции»).

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (н-р: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях»). Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо учитывать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно; подлинники оделять от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных; утвержденные документы - от их проектов; включать в дело по одному экземпляру каждого документа. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями гос. стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело должны иметь подписи, дату, индекс, копии - заверительную надпись, отметку «В дело».

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы подлежащие возврату, дублирующие документы. Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основой деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты. Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.

Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Протоколы заседаний Совета трудового коллектива группируются по хронологии и порядку номеров.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом запросом.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны.

Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделяется штатная должность «архивист» или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах делопроизводства.

В задачи архива входят: прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством; информационно-справочная работа по архивным документам предприятия; организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства. Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения не предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. ЭК является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения их руководителем предприятия. Определение конкретных сроков хранения документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. гос. органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в госархивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

По документам сроки хранения, которых не предусмотрены Перечнем, ЭК выносит заключение о продолжительности их хранения.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют. К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров и т.д.). Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен. Все дела, подготовленные на архивное хранение делятся на 2 группы: дела по личному составу; дела по основной (производственной) деятельности. На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела. На документы, выделенные к уничтожению составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия. Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема - передачи, а также подписи участников приема-передачи. Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Таким образом, организация документационного обеспечения в дочерних компаниях международных холдингов обусловлена нормативно-правовыми документами, которые регламентируют деятельность на территории Республики Беларусь.



2. Документационное обеспечение ООО «МТК Санрайз»»

ООО «МТК «Санрайз» - это динамично развивающаяся дочерняя компания, осуществляющая производство и оптовые поставки мясной продукции.

Направления деятельности:

- производство мяса, субпродуктов, колбасных изделий и мясных полуфабрикатов;

- производство пищевых топлёных жиров, технической продукции из мясного сырья;

- оптовая и розничная торговля.

Структура ООО «МТК «Санрайз»» состоит из:

- Административно-управленческого персонала;

- Отдела подбора и подготовки кадров;

- Отдела сбыта;

- Бухгалтерии;

- Службы ветеринарного контроля;

- Технического отдела;

- Вспомогательных рабочих;

Перечень изделий, выпускаемых компанией, насчитывает более 500 наименований. Это мясо и субпродукты, колбасы, деликатесы, полуфабрикаты из свинины и говядины, консервы мясные, жиры пищевые и технические, кишечное сырьё консервированное, шкуры консервированные, эндокринно-ферментное сырьё. Вся продукция соответствует ГОСТам и СТБ, имеет необходимые сертификаты для реализации на внешнем и внутреннем рынках. Технологи предприятия проводят работу по внедрению в производство новых видов продукции, улучшению их вкусовых качеств и оформления упаковки, увеличению сроков реализации.

В сеть фирменной торговли ООО «МТК «Санрайз»» входят 12 фирменных магазинов, 11 торговых павильонов, 4 предприятия общественного питания.

Организация документооборота в ООО «МТК «Санрайз»» и управление документооборотом - это сложная отрасль управленческой деятельности. Поэтому в компании существует одна из ведущих систем автоматизации документооборота - клиент-серверная система корпоративного документооборота «Организационно-распорядительный документооборот» (ОРД). Системы, подобные ОРД, обеспечивают автоматизацию документооборота, электронную обработку документов и предоставляют эффективные механизмы организации документооборота в компании и управления документооборотом.

Поток документооборота делится на три составляющие:

- Документы, поступающие от других организаций (входящие);

- Документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

- Документы, используемые в процессе управления компанией (внутренние).

Движение первичных документов в ООО «МТК «Санрайз»» регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности. В ООО «МТК «Санрайз»» график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками.

Для каждого документа, в том числе и для сложносоставляемого как, ветеринарный сертификат, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов технологом по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Идентификация записей осуществляется путем присвоения записи (папки с записями) уникального кода, указывающего на принадлежность данного вида записи конкретному подразделению / должностному лицу организации. При наличии однотипных записей, относящихся к различным объектам (например, разные группы продукции, заявленные на сертификацию / декларирование в рамках одной заявки, но требующие выдачи отдельного ветеринарного сертификата на каждую группу готовой продукции), соответствующая информация отображается в номере (коде) папки с записями путем присвоения порядкового номер для каждого из объектов, разделяемого от основного номера наклонной чертой (например, 01-8239/1, 01-8239/2 и т.д.).

Для обеспечения идентификации и прослеживаемости записей по сертификации (декларированию) продукции / услуг / систем менеджмента качества по каждой заявке заводится дело, при этом регистрационный номер заявки в журнале регистрации является определяющим номером дела. В каждом деле имеется лист внутренней описи.

Документы, входящие в состав дела, подлежат регистрации / идентификации.

Процедура учета и контроля за расходование бланков строгой отчетности приведена во «Внутреннем порядке хранения, учета и пользования бланков строгой отчетности (БСО)», утвержденной директором. Документы, используемые для учета бланков строгой отчетности, приведены в таблице.

Записи по сертификации являются восстанавливаемыми. Восстановление подлинника ветеринарного сертификата соответствия (выдача дубликата сертификата соответствия) осуществляется путем использования:

- электронной версии (Реестр ветеринарных сертификатов);

- печатной копий (дело по сертификации).

Ответственные за ведение Реестров:

- инженер-технолог;

- ветеринарный врач;

- менеджер по ВЭД.

Доступ в Реестр осуществляют только лица, ответственные за ведение Реестра. Порядок выдачи дубликатов сертификата соответствия на продукцию - в соответствии с Решением Комиссии таможенного союза от 18 июня 2010 г. №317;

При утере или повреждении записей, содержащих результаты процедуры сертификации, а также других записей проводятся следующие действия:

- информирование управления ветеринарии;

- восстановление записи (с использованием электронных копий документов);

- запрос копий записей, изготовленных другими подразделениями или сторонними организациями;

- идентификация восстановленной записи (путем указания должности, подписи (с расшифровкой) лица, выполнившего восстановление, и даты восстановления);

- заверение копии в установленном порядке.

Ответственность за действия по восстановлению записей возлагается на инженера-технолога, проводившего работы по заявке / заявлению. Записи по всем видам деятельности хранятся в подразделениях, ответственных за ведение данных записей в течение всего срока действия. После завершения работ / окончания срока действия, дела по сертификации подлежит сдаче в архив / архив ОСт для хранения в течение срока, установленного в номенклатуре дел ООО «МТК «Санрайз».

Хранение остальных записей после окончания срока их действия осуществляет ответственный за ведение записи либо ответственный в подразделении за хранение записей.

Информация, содержащаяся в делах, является конфиденциальной, поэтому выдача дел из архива допускается только работникам, их сдавшим, при условии соблюдения конфиденциальности информации согласно п. 6.5.2 РК. Доступ иных лиц к данной информации разрешается только по письменному указанию директора ООО «МТК «Санрайз» или его заместителя. Начальник ОСт несет ответственность за хранение записей в порядке, установленном настоящим документом, и сохранение конфиденциальности информации. После завершения срока архивного хранения записи подлежат списанию и уничтожению.

Документационное обеспечение дочерних компаний международных холдингов очень важно, т.к. это условие успешного развития холдинга в целом. Автоматизация документооборота значительно снижает трудозатраты на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации, что обусловливает эффективность работу компаний.



Заключение

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

Проблема документационного обеспечения управления в в дочерних компаниях международных холдингов в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Задачами курсовой работы являлись:

- изучение теоретических аспектов построения документооборота на предприятии;

- выявление технологии создания и движения документов в организации на примере ООО «МТК «Санрайз»»;

- исследование методов совершенствования документооборота на предприятии.

В первой части работы были рассмотрены понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документооборота.

Во второй и третей части была непосредственно раскрыта тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документооборота.



Список использованных источников

1. Емельянов, Н.Ю. Документирование организации научно-исследовательской деятельности в отраслевых НИИ (1970-1980 гг.): автореф. дис. … канд. ист. наук / Н.Ю. Емельянов. - М.: Гл. арх. упр. при Совете Министров СССР; ВНИИ документоведения и арх. дела, 1985. - 24 с.

2. Кузнецов, И.Н. Секретарское дело: учебно-справочное пособие/И.Н. Кузнецов. - М.: Дашков и К, 2005. - 367 с.

3. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учеб. пособие для студ. вузов культуры/Н.Н. Кушнаренко. - 2-е изд., перераб. и доп. - Киев: Знання, 2000. - 460 с.

4. Кушнерук, С.П. Документная лингвистика: учеб. пособие / С.П. Кушнерук. - М.: Флинта Наука, 2013. - 253 с.

5. Методические рекомендации по использованию документов в архивах государственных органов и иных организаций / С.В. Жумарь [и др.]; Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. - Минск: БелНИИДАД, 2014. - 57 с.

6. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учеб. пособие/А.В. Охотников, Е.А. Булавина. - М.: «МарТ, 2004. - 288 с.

7. Плешкевич, Е.А. Формирование научных концепций о документальных формах информации. Гносеологическая и управленческая концепции документа/ Е.А. Плешкевич // НТИ. Серия 1: Организация и методика информ. работы, 2010. - №12. - С. 1 - 21.

8. Рогожин, М.Ю. Документы делового общения / М.Ю. Рогожин. - М.: Русская деловая лит., 1999. - 208 с.

9. Рыбаков, А.Е. Документоведение: пособие для студ. учреждений высш. образования, обуч. по спец. 1-23 01 13 «Историко-архивоведение», 1-26 02 04 «Документоведение (по напр.)» / А.Е. Рыбаков, А.М. Назаренко. - Минск: БГУ, 2013. - 267 с.

10. Санкина, Л.В. Делопроизводство в коммерческой организации на примере акционерного общества/Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. - М.: Международный центр финансово-экономического развития, 2005. - 429 с.

11. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. - М.: ПРИОР, 1997. - 144 с.

Размещено на Allbest.ru

...