Построение информационной системы управления ООО "Алтайские колбасы"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение -- это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом.

Цель данной курсовой работы становление качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, так как это основа эффективного управления предприятием.

Исходя из поставленной цели курсовой работы в исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющие построить информационную систему, построенную на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.

Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Алтайские колбасы». В данном предприятии только происходит становление новой информационной системы на основе локальной вычислительной сети. Необходимо оценить уже достигнутые результаты, определить круг нерешённых задач и произвести расчёты экономической эффективности от предпринимаемых мероприятий.

При анализе существующей проблемы используются методы системного, структурного и факторного анализа. В ходе исследования использованы учебники по экономике организаций, маркетингу, менеджменту, финансам, периодические издания.

Курсовая работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка использованной литературы.



1. ТЕОРИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ ЗАКАЗ, УПРАВЛЕНИЯ ЗАКАЗАМИ, ТЕХНОЛОГИЯ, ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ. РАСКРЫТЬ СОДЕРЖАНИЯ ТЕХНОЛОНИИ УПРАВЛЕНИЯ. ПРИНЦИПЫ РАЗРАБОТКИ ЭФФЕКТИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ УПРВЛЕНИЯ

1.1 Определение понятий

1.1.1 Определения понятия заказ

Заказ - предложение покупателя, потребителя изготовить, поставить, продать ему продукцию, товар определенного вида и качества или выполнить работу, оказать услуги. Заказ должен содержать сведения о запрашиваемых товарах и услугах (количество, свойства), сроках его выполнения, виде и величине оплаты. Заказ обычно оформляется документально и считается принятым, если он подтвержден лицом, которому направлен, адресован. Такое подтверждение называют акцептом.

Заказ на поставку рассматривается как документ, на основании которого закупается необходимая продукция. В нем четко и ясно излагается соглашение между покупателем и поставщиком. В случае принятия заказ приобретает законную силу контракта, обязательного для исполнения. Заказ на поставку составляется на основании заявки.

Заявка -- контрольный документ, по которому отпускаются средства на приобретение определенных видов продукции. Потребность в продукции выявляет и конкретизирует работник, подавший заявку. Ему из бюджета предприятия на эти цели выделяется определенная сумма. В заявке указываются:

*предмет закупки;

*код статьи, на которую относятся затраты;

*особые условия, регулирующие закупку (технические условия, требования по доставке, характер использования).

1.1.2 Управления заказами

Управление заказами -- это деятельность, осуществляемая в период времени между моментом получения предприятием заказа и моментом, когда персонал склада получает указание на отгрузку продукции, чтобы выполнить заказ. Также используется термин «обработка заказа».

Основные вопросы, решаемые системой управления заказами:

*Что заказывать?

*Сколько заказывать?

*Когда заказывать необходимую продукцию?

*Куда ее требуется доставить?

*Какое подразделение и кто конкретно должен заказывать?

*Кроме того, контролируется выполнение заказа.

Факторы, принимаемые во внимание при заказе продукции:

*возможные недопоставки;

*возможный рост цен;

*устаревание продукции;

*неопределенность спроса.

Точка заказа:

· установленный минимальный уровень запаса продукции, при снижении до которого подается заказ на поставку очередной партии продукции и определяется размер экономичного заказа;

· параметр, используемый в системах контроля над запасами, обозначающий нижний уровень запаса, при достижении которого необходимо осуществить очередной заказ на поставку. Уровень запаса на момент подачи заказа должен быть достаточным для бесперебойного функционирования предприятия в период цикла поставки, при этом страховой запас продукции должен оставаться неприкосновенным.

Плавающая точка заказа -- точка заказа, не фиксируемая заранее. Момент размещения заказа определяется с учетом выполнения поставщиками своих обязательств, колебаний спроса на продукцию. Величина точки заказа состоит из двух компонентов:

· уровень остающегося запаса, соответствующего ожидаемому времени выполнения заказа;

· дополнительный запас, используемый как «буферный» резерв против исчерпания запаса.

Размер экономичного заказа:

· величина партии продукции, позволяющей сократить до ми­нимума затраты на хранение и доставку запасов на определенный период времени;

· такой размер заказа, при котором суммарная стоимость объема заказов и хранения запасов продукции минимальна.

Оптимальный размер заказа находится в точке, где стоимость его исполнения равна стоимости хранения продукции.

Виды заказов:

· Стандартные -- имеют место, когда разме­щение заказов для поддержания требуемого уровня запасов продукции осуществляется постоянно и планомерно. Это обеспечивает снижение уровня затрат на создание и хра­нение запасов продукции;

· Специальные -- имеют место, когда на складе отсутствуют запасы требуемой продукции. Специальный заказ оформляется на ос­новании заказов потребителей. Полномочия по размещению специальных заказов ограничены. При отсутствии надежной системы контроля над запасами возрастает объем продукции, приобретаемой по специальным заказам, что может стать серьезной проблемой для всего предприятия.

Процедура оформления стандартных заказов:

· Убедиться в точности и достоверности данных о величине за­пасов продукции на складе предприятия;

· Провести анализ текущей задолженности по заказам, в том числе на основе определения доли аннулированных и невыпол­ненных заказов;

· Подготовить проект стандартного заказа;

· Провести анализ проекта стандартного заказа, приняв во вни­мание точку зрения специалистов, информированных о динамике спроса:

· В регулярный стандартный заказ включить всю продукцию из необработанных специальных заказов;

· Окончательно оформить заказ;

· Оформленный заказ отправить поставщику. Процедура оформления специальных заказов:

· При поступлении партии продукции проверить наличие про­дукции по специальным заказам путем физического осмотра партии поставки или по данным упаковочного листа;

· Продукцию, прибывшую по специальным заказам, разместить в отдельных лотках, не смешивая ее с остальной продукцией;

· Продукция, приобретаемая по специальным заказам, должна быть снабжена ярлыками с указанием заказчика и даты получения;

· Уведомить заказчика о прибытии партии продукции, согла­совать время прибытия представителя заказчика для получения продукции со склада;

· Зафиксировать поступление заказанной продукции в журнале учета поступления специальных заказов;

· По истечении определенного срока (например, 30 дней) при­меняется специальная схема работы с нереализованной продукцией (ее отправляют на склад, на продажу или возвращают поставщику).



1.1.3 Определения понятия технология

Технология - (от греч. tйchne -- искусство, мастерство, умение и логия -- изучение) -- совокупность методов и инструментов для достижения желаемого результата; способ преобразования данного в необходимое.

Технология - в широком смысле - объем знаний, которые можно использовать для производства товаров и услуг из экономических ресурсов. Технология - в узком смысле - способ преобразования вещества, энергии, информации в процессе изготовления продукции, обработки и переработки материалов, сборки готовых изделий, контроля качества, управления. Технология включает в себе методы, приемы, режим работы, последовательность операций и процедур, она тесно связана с применяемыми средствами, оборудованием, инструментами, используемыми материалами.

1.1.4 Технология управления

Технологией называется любое средство преобразования исходных материалов для получения желаемых результатов. Поскольку предметом и соответственно исходным материалом управленческого труда выступает информация, то технологию менеджмента, например, можно определить, как комплекс методов по обработке управленческой информации с целью выработки, принятия и реализации управленческих решений.

Технология управления отражает содержание управления, характеризуется процессами движения и обработки информации и определяется составом и порядком выполнения управленческих работ, в ходе которых эта информация преобразуется и оказывает воздействие на управляемый объект. Отсюда вытекает основное назначение технологии управления -- установление рациональной схемы взаимодействия структурных подразделений и отдельных исполнителей в процессе управления.

Технологию управления определяют как систему операций и процедур, выполняемых руководителями, специалистами и техническими исполнителями в определенной последовательности с использованием необходимых для этого методов и технических средств.

Целью технологии управления является оптимизация управленческого процесса, рационализация его путем исключения таких видов деятельности и операций, которые не являются необходимыми для достижения результата.

Основная функция технологии управления состоит в обеспечении научной и функциональной взаимосвязи процессов управления с конкретными управленческими технологиями, способствующими реализации функций управления. В связи с этим важно формировать мышление нового типа менеджеров, ориентация его на упреждающую аналитическую и инновационную деятельность.

Разработка технологии управления предполагает определение количества, последовательности и характера операций, составляющих процесс управления, разработку или подбор для каждой операции соответствующих способов, приемов и технических средств, выявление оптимальных условий протекания процесса перевода объекта системы из исходного состояния в желаемое.

Четкое функционирование органа управления требует расчленения процесса управления на операции, а эффективная организация управления - надлежащего комбинирования операций. Каждую операцию необходимо увязать с предыдущими операциями данного цикла процесса управления. Выполнение операции должно быть увязано с выполнением других операций.

Схематически технология управления может быть представлена в виде информационного и организационного взаимодействия трех основных циклов или процессов, в рамках которых выполняются различные операции и процедуры.

· Информационный процесс: поиск, сбор, передача, обработка и хранение различных видов информации. Здесь заняты преимущественно творческие исполнители и специалисты.

· Логико-мыслительный, или процесс выработки и принятия управленческих решений: исследование, обработка, расчеты, прогнозы, выработка решений. Здесь заняты, в основном, специалисты и руководящие работники организации.

· Организационный процесс или организационное воздействие на объект управления для реализации управленческих решений: подбор и расстановка кадров, доведение заданий до исполнителей, оперативное планирование, организация труда, координация, контроль за исполнением и пр.

Существенными моментами в управленческой технологии являются исследования и описание рациональных путей реализации процессов управления при помощи соответствующих операций и процедур. Тем не менее, описать алгоритмы функционирования систем управления и определить всю совокупность методов выполнения и упорядочения информационных преобразований и организационных взаимодействий, составляющих процесс управления, весьма сложно, и сформулировать однозначно не удается.

1.2 Содержание технологии управления

Развитие управленческой мысли и практики в течение XX в., особенно во второй его половине, привело к формированию управленческих технологий. Обычно в обобщающее понятие технологии включают социальную технологию как определенный способ достижения поставленных общественных целей. Сущность этого способа состоит в пооперационном осуществлении деятельности, операции разрабатываются предварительно, сознательно и планомерно. Разработка проводится на основе и с использованием научных знаний, при этом учитывается специфика отрасли, в которой осуществляется деятельность.

Управленческая технология -- одно из проявлений социальных технологий, отражающее непосредственно управленческие процессы.

Технология управления - приемы, порядок, регламент выполнения процесса управления. Она состоит из информационных, вычислительных, организационных и логических операций, выполняемых руководителями и специалистами различного профиля по определенному алгоритму вручную или с использованием технических средств.

Технология управления является одним из определяющих факторов, влияющих на весь ход процесса управления фирмой.

Различают: линейную технологию управления, управление по отклонениям, управление по результатам, управление по целям, управление по ситуации, поисковое управление.

Линейная технология управления - технология управления, характеризующаяся строгой последовательностью отдельных управленческих фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом.

Ситуационное управление - оперативное управление, заключающееся в принятии управленческих решений по мере возникновения проблем в соответствии со складывающейся ситуацией.

Управление по отклонениям - технология управления, исходящая из того, что:

Незначительные отклонения не требуют корректировки управленческого процесса;

Преодоление незначительных отклонений возможно силами самих исполнителей.

Вмешательство руководителя происходит лишь при значительной величине отклонений.

Управление по результатам - технология управления, заключающаяся в том, что в зависимости от степени достижения запланированных результатов на предыдущей фазе, происходит уточнение последующих управленческих действий.

Целевое управление - метод управленческой деятельности, предусматривающий предвидение возможных результатов деятельности и планирование путей их достижения.

Различают:

Простое целевое управление;

Программно-целевое управление;

Регламентное управление.

Управленческое решение - это результат конкретной управленческой деятельности менеджера. Принятие решений является основой управления.

Менеджер, для того чтобы выполнить обязанности, обусловленные занимаемой им должностью, принимает организационные решения и реализует их через других людей. Выработка и принятие решений - это творческий процесс, включающий:

- выработку и постановку цели;

- изучение проблемы на основе получаемой информации;

- выбор и обоснование критериев эффективности (результативности) и возможных последствий принимаемого решения;

- обсуждение со специалистами различных вариантов решения проблемы (задачи); выбор и формулирование оптимального решения; принятие решения;

- конкретизацию решения для его исполнителей.

Процесс принятия решения является управленческим процессом, который имеет свою технологию - систему последовательных ментальных и коммуникационных действий.



1.3 Принципы разработки эффективных технологий управления

Технологии разработки управленческих решений в значительной степени определяют эффективность управления организационным, технологическим, инновационным, ресурсным, информационным потенциалом современных организаций и представляют собой совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных действий, которые обеспечивают разработку и реализацию управленческих решений. При этом алгоритм разработки и принятия управленческих решений с соответствующими целями, задачами, методами, способами и инструментами воздействия может быть весьма различным. С позиции системного подхода технология разработки эффективных управленческих решений - задач.

В последнее время появились подходы, которые рассматриваются как универсальное средство решения всех сложных проблем. Наибольшую известность среди них получил системный подход.

В соответствии с этим подходом выделяются следующие этапы технологии разработки управленческих решений или проблем:

- выяснение задачи и выбор цели;

- перечисление или изобретение альтернатив;

- анализ альтернатив;

- выбор наилучшего решения;

- представление результатов.

Управленческое решение - это решение, принятое в социальной системе и направленное на стратегическое планирование, управление управленческой деятельностью, человеческими ресурсами, производственной и обслуживающей деятельностью, формирование системы управления организации (методология, структура, процесс, механизм), управленческое консультирование и коммуникации с внешней средой, совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, обеспечивает реализацию управленческих задач.

Технология разработки управленческого решения структурно включает:

- предмет решения - конкретная тема, проблема, сложный теоретический вопрос или практическая ситуация, которые не позволяют в данных условиях получить желательный результат;

- субъект решения, то есть лиц, наделенных правом инициировать решения и реализовывать их;

- объект решения - исполнители решения;

- цель подготовки решения;

- причины подготовки и реализации решения;

- персонал или население, для которых готовится или реализуется управленческое решение.

В соответствии с требованиями современных технологий остановимся на системных признаках разработки управленческих решений, к которым относятся одни авторы относят целостность, связность, структурность, органичность, эффективность, экономичность, своевременность, обоснованность, реальность, универсальность и так далее. Остановимся на некоторых, наиболее важных из них. Эффективность - решение должно наиболее полно обеспечивать достижение организацией поставленной цели. Экономичность - решение должно обеспечивать достижение поставленной цели с наименьшими затратами. Своевременность - прекрасная идея (альтернатива) может устареть и не принести результата.

Обоснованность - исполнители должны быть убеждены, что решение обосновано. Реальность - нельзя принимать нереальные, абстрактные решения. Они должны быть эффективными и соответствовать силам и средствам коллектива, их выполняющего.

В технологии также учитывается ряд специфических особенностей управленческих решений:

- они оказывают важное воздействие на большие коллективы людей, срок их последействия достаточно высок;

- каждое из них в значительной мере определяет последующие решения;

- ответственность за принимаемые решения очень высока.

В качестве основных проблем различных технологий разработки управленческих решений можно назвать следующие:

- давление сроков;

- быстрая смена условий и возникающих проблем и задач;

- недостаток квалификации лица, принимающего решение вызванный, с одной стороны, динамичностью ситуации, с другой стороны карьерный рост менеджера часто опережает рост его квалификации;

- нехватка информации, ее дороговизна и низкое качество;

- ненадежность имеющихся методов, их несоответствие возникающим задачам, недостаточный уровень детализации, формализации и возможности адаптации к конкретной ситуации;

- необходимость сочетания интересов различных групп в рамках одного решения и разногласия между лицами, принимающими решения; засилье рутины и др.

Как процесс технология разработки и принятия управленческого решения - это алгоритм, последовательность определенных действий, поиск, группировка и анализ достаточной и необходимой информации для разработки, утверждения и реализации.

Как явление технология разработки управленческого решения это план мероприятий, постановление, письменное или устное распоряжение.

В технологиях разработки управленческих решений различают их различные основы или сущности. Так, экономическая сущность управленческого решения в технологии разработки проявляется в том, что на подготовку и реализацию любого управленческого решения требуется финансовые, материальные и другие затраты. Каждое управленческое решение имеет реальную стоимость. Реализация эффективного управленческого решения принесет предприятию прямой или косвенный доход, а ошибочное решение - убытки. Организационная сущность управленческого решения в технологии разработки проявляется в том, что к этой работе привлекается персонал. Для эффективной разработки необходимо сформировать работоспособный коллектив, разработать инструкции и положения, наделить работников полномочиями, правами, обязанностями и ответственностью, наладить систему контроля, выделить необходимые ресурсы, в том числе информационные, обеспечить работников необходимой техникой и технологией, постоянно координировать их работу.

Социальная сущность управленческого решения в технологии разработки заложена в механизме управления персоналом, который включает рычаги воздействия на человека для согласования их деятельности в коллективе. К этим рычагам относят потребности и интересы человека, мотивы и стимулы, установки и ценности. Социальная сущность управленческого решения на стадии разработки проявляется, прежде всего, в определении и уточнении цели управленческого решения. Правовая сущность управленческого решения в технологии разработки заключается в точном соблюдении законодательных актов РФ и ее международных обязательств, уставных и других документов самой организации или предприятия.

Технологическая сущность управленческого решения в технологии его разработки обуславливает обеспечение персонала необходимыми техническими, информационными средствами и ресурсами для подготовки и реализации управленческого решения.

Таким образом, технология разработки управленческих решений является важной составной частью любой управленческой деятельности. Это сложный технологический процесс, центр, вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческой деятельности, а его разработку и принятие - как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

1.4 Оценка эффективности технологии управления

Рассмотрим особенности современных технологий разработки управленческих решений, которые носят инициативно-целевой, программно-целевой или регламентный характер.

Для технологий разработки управленческих решений в традиционном менеджменте характерным является алгоритм, который определяет выявление проблемы, сбор информации и ее анализ, определение целей управление при решении проблемы, разработка критериев оценки эффективности решения, идентификация проблемы с предыдущей и прогнозирование по аналогии, далее это оценка и верификация вариантов решений и, наконец, принятие, оформление, доведение до исполнителей решения, его исполнение, контроль выполнения.

В системном менеджменте технология разработки управленческих решений заключается в выявлении проблемы и сборе информации, анализе информации о системе в целом и об отношениях ее элементов и диагностике проблемы, определении целей управления при решении проблемы на уровне системы, разработке критериев оценки эффективности решения и разработке вариантов возможных действий на подсистему, которая является источником проблемы, далее это оценка и верификация этих действий, а также принятие, оформление, доведение до исполнителей решения, его исполнение и контроль исполнения.

В ситуационном менеджменте технология разработки управленческих решений характеризуется выявлением проблемы и сбором информации о ситуации, анализе информации о ней и диагностика проблемы, далее это определение целей управления ситуацией при решении проблемы и разработка критериев оценки решения, составление перечня возможных действий по разрешения ситуации, прогнозов и последствий, верификация и оценка вариантов решения. Принятие, оформление и доведение решения до исполнителей, его исполнение и контроль выполнения решения.

В социально-этическом менеджменте технология разработки управленческих решений определяется сбором и анализом информации об управляемом объекте (о проблемах и о том, как они решались), определением проблемы, также целей решения проблемы, разработкой критериев опенки эффективного решения и прогнозом последствий при различных вариантах решения. Это также разработка критериев оптимального решения, верификация его вариантов и выбор оптимального решения. И, наконец, оформление, доведение до исполнителей решения, исполнение и контроль.

В стабилизационном менеджменте технология разработки управленческих решений связана с выявлением проблемы и сбором информации об изменениях параметров, а также ее анализом, диагностикой проблемы и разработкой критериев опенки эффективного решения. Это также исследование динамики изменения параметров объектов управления и определение времени, в течение которого объект еще, может быть, стабильно управляем, распределение имеющегося времени для подготовки и исполнения решений по стабилизации управляемого объекта и разработка вариантов решений, Далее разрабатывается прогноз последствий их применения и дается оценка реализации различных вариантов и выбирается оптимальный вариант. Затем следует принятие, оформление, доведение до исполнителей решения, исполнение и его контроль.

Таким образом, в целом технологию разработки управленческого решения можно структурировать на отдельные этапы, руководствуясь различными принципами. Особый интерес вызывает последовательность действий по целенаправленному выбору наилучшего варианта решения из выявленного множества и роль руководителя в этом процессе. С учетом изложенного можно рассмотреть общую технологию разработки управленческого решения.

Констатация возникновения проблемы, ее описание. Первый шаг на пути решения проблемы - полное и правильное ее определение. Существуют два способа рассмотрения проблемы. Первый - проблемой считается ситуация, когда поставленные цели не достигнуты. Другими словами, узнать о проблеме потому, что не случается то, что должно было случиться. Второй - проблемой является также потенциальная возможность. Например, активный поиск способов повышения эффективности какого-то подразделения, даже если дело идет хорошо, будет упреждающим управлением. В этом случае осознание проблемы, это понимание - что можно сделать либо для улучшения хода дела, либо для извлечения выгоды из представляющейся возможности. Полностью определить проблему зачастую трудно, поскольку все части организации взаимосвязаны. Работа управляющего маркетингом, например, влияет на работу управляющего по сбыту, мастеров на производстве, отдела исследований и разработок и любого другого человека в организации. В крупной организации могут быть сотни таких взаимозависимостей. В результате определения проблема сама по себе становится процедурой в несколько шагов:

- конкретизация содержания проблемы;

- локализация места возникновения проблемы;

- определение момента возникновения проблемы;

- установление тенденций развития проблемы от момента возникновения до констатации;

- определение необходимости осуществления действий по устранению проблемы до выяснения причин ее возникновения.

Определение причин возникновения проблемы. Для выявления причин возникновения проблемы собирают и анализируют внутреннюю и внешнюю информацию - анализ рынка, компьютерный анализ финансовых отчетов, интервьюирование, приглашение консультантов по управлению, составление карты мнений, построение причинно-следственной диаграммы. Увеличение количества информации не обязательно повышает качество решения, важна ее достоверность и точность, при этом возможно ее сознательное или бессознательное искажение. Основными способами определения причин возникновения проблемы являются выявление изменений в объекте управления и внешней среде, предшествующих возникновению проблемы, выявление объектов, аналогичных (сходных) рассматриваемому, установление различий в объектах, а также построение причинно-следственной диаграммы, и карты мнений. Разработка вариантов решения, их оценка. На данном этапе необходимо сформулировать набор альтернативных решений проблемы, выявить все возможные действия, которые могли бы устранить причины проблемы и, тем самым, достичь целей. Как правило, число вариантов выбора ограничивают несколькими наиболее желательными альтернативами. Затем оценить возможные альтернативы и перейти к оценке каждой из них. При оценке решения определяются достоинства и недостатки, возможные общие последствия. Для сопоставления решение необходимо располагать стандартом, относительно которого можно измерить вероятные результаты реализации каждой возможной альтернативы. Подобные стандарты называют критериями принятия решений. Критерии это показатели, которые характеризуют варианты решений и используются для оценки и выбора. Вес (значимость) критерия - количественное выражение относительной важности каждого используемого для оценки и выбора критерия в сравнении с остальными критериями. Существуют качественные и количественные оценки вариантов решений.



2. АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. КРАТКОЕ ОПИСАНИЕ ОБОСОБЛЕННОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ГОРОДА НОВОКУЗНЕЦК ООО «АЛТАЙСКИЕ КОЛБАСЫ». АНАЛИЗ СОДЕРЖАНИЯ РАБОТЫ ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ. АНАЛИЗ ТЕХНОЛОГИИ РЕАЛИЗАЦИИ ФУНКЦИИ ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ

2.1 ??????? ???????? ??? "????????? ???????"

Миссия компании ООО «Алтайские колбасы» - ежедневное удовлетворение потребностей населения России в высококачественных мясных продуктах широкого ассортимента.

ООО «Алтайские колбасы» начало свою деятельность в 2005 году. Компания создавала своё производство практически с нуля: закупала оборудование, подбирала квалифицированный персонал, создавала собственную уникальную рецептуру, налаживала партнёрство с зарубежными коллегами. В то время преобразование небольшого колбасного цеха в крупную компанию и не планировалось.

ООО "Алтайские колбасы" / Торговая Марка Барнаульский Пищевик, ТМ Курмилов, ТМ Вкусноград крупнейшая торгово-производственная компания в г. Барнауле и Алтайском крае, на сегодняшний день численность компании более 600 чел.

Компания начала свою деятельность с мая 2005 года. Основная деятельность компании - переработка мяса, производство колбас, деликатесов и мясных полуфабрикатов.

Продукция предприятия отмечена дипломами и медалями крупнейшей агропромышленной выставки Сибири "Алтайская Нива 2007 "за стабильно высокое качество, за отличные вкусовые качества и дизайн этикеток".

ООО "Алтайские колбасы" награжден дипломами 10 юбилейного краевого конкурса "Лучший алтайский товар 2007 года". ООО "Алтайские колбасы" участник программы "100 лучших товаров России" с 2007-2014гг.

На сегодняшний день ассортимент колбасных изделий насчитывает более 200 наименований вареных, полукопченых, варено-копченых, сырокопченых колбас, сарделек, сосисок, деликатесов и копченостей. Вся продукция соответствует требованиям и существующим стандартам качества, принятым на территории Российской Федерации, сертифицирована и выпускается при строгом санитарном, ветеринарном контроле на всех этапах производства.

Высококачественные колбасы и деликатесы компании производятся на современном, высокотехнологичном оборудовании из Европы - известных фирм лидеров в мясоперерабатывающей промышленности.

Профессиональный кадровый состав с богатым опытом работы предприятия ведет постоянную работу по улучшению вкусовых качеств и питательной ценности мясных продуктов, сохраняя верность традиционным рецептурам российских мясопродуктов. Шефы-наставники передают молодым специалистам свой грандиозный опыт работы. Если Вы хотите получить новую профессию в сфере переработки мяса - приглашаем для обучения стажеров (следите за вакансиями).

На предприятии работают только лучшие профессионалы, что и позволило выпускаемым колбасам и деликатесам компании добиться известности, как на территории Алтайского края, так и за его пределами, а именно в Кемеровской, Новосибирской и Томской областях, Республике Алтай.

ООО «Алтайские колбасы» - динамично развивающееся предприятие, коллектив которого вкладывает огромную энергию, труд и душевные силы в выпускаемую продукцию.

ООО "Алтайские колбасы" осуществляет выпуск следующего ассортимента продукции, которая реализуется в городах Кемеровской области и близлежащих регионах:

· мясо: говядина, свинина, конина;

· субпродукты 1 и 2 категории;

· ?колбасные изделия:

· ?вареные в искусственной и натуральной оболочках;

· ?полукопченые;

· ?варенокопченые;

· ?сосиски, сардельки в искусственной и натуральной оболочках;

· ?продукты из свинины, из говядины;

· ?жиры животные топленые пищевые: говяжий и свиной;

· ?техническая продукция: мясная мука, жир животный кормовой, технический.

Основные технико-экономические показатели ООО "Алтайские колбасы" мясокомбинат представлены в таблице 4.

Таблица 4

Основные технико-экономические показатели ООО «Алтайские колбасы» мясокомбинат

Показатели	2011	2012	2013	Изменение
				(+/-)	%
Основные средства, тыс. руб.	74116	56278	54080	-20036	72,97
Оборотные средства, тыс. руб.	119307	133220	212129	92822	177,80
Запасы, тыс. руб.	68005	52753	60405	-7600	88,82
Дебиторская задолженность, тыс. руб.	45542	77609	158051	112509	347,04
Кредиторская задолженность, тыс. руб.	40235	55728	113279	73044	281,54
Уставный капитал, тыс. руб.	239	239	239	-	100
Добавочный капитал, тыс. руб.	8076	8076	8076	-	100
Коммерческие расходы, тыс. руб.	58624	67261	78654	20030	134,17
Численность работников, чел.	237	239	245	8	103,37
Прибыль (убыток) от продаж, тыс. руб.	-2255	-1189	10272	12527	-455,47
Выручка, тыс. руб.	506446	517780	544009	37563	107,42
Себестоимость, тыс. руб.	450076	451708	455083	5007	101,11
Валовая прибыль, тыс. руб.	56369	66072	88926	32557	161,81
Прочие доходы, тыс. руб.	14545	40354	23535	8990	161
Прочие расходы, тыс. руб.	4669	25682	13238	8569	283,53
Финансовый результат (+/-), тыс. руб.	-1874	1626	5450	7324	-290,80

Годовая динамика показателей ООО "Алтайские колбасы" выглядит следующим образом: доля основных средств в 2012 году сократилась на 27% относительно 2011 года и составила 54080 тыс. руб., оборотные средств увеличились на 77,8 % в 2009 г. и, таким образом, итог баланса также увеличился в 1,6 раза, что отражает оживление финансового состояния предприятия.

В оборотных активах увеличилась доля запасов - на 14,5%, то есть за период с 2011г. по 2012г. ухудшилась реализация. Негативным моментом является и то, что непогашенная дебиторская задолженность растет и на конец 2013 г. составляет 158051 руб., что в 3,5 раза выше аналогичного показателя за 20 г.

В 2013 году выручка увеличилась на 7,42%, себестоимость на 1,11%, а валовая прибыль на 57,76% по сравнению с 2010 годом. В течение анализируемого периода сумма уставного капитала не изменялась и составляет на отчетную дату 239 тыс. руб. Прочие доходы возросли на 61%, а прочие расходы увеличились практически в 3 раза и составили 13238 тыс. руб.

Финансовый результат за рассматриваемый период изменился в положительную сторону, и на конец 2013 г. составил 5 450 тыс. руб, что на 7324 тыс. руб. выше 2011г.

2.3 Анализ работы новокузнецкого обособленного подразделения ООО «Алтайские колбасы»

2.3.1 Организационная структура новокузнецкого подразделения ООО «Алтайские колбасы»

По городу Новокузнецку в организации ООО «Алтайские колбасы», работают 8 сотрудников.

Новокузнецкое отделение возглавляет супервайзер, мониторинг рынка мясной и колбасной продукции, управление и контроль торговых представителей, отслеживание дебиторской задолженности, развитие территории, контроль за осуществление поставок в розничные точки.

Торговые представители, работник за которым закреплена определенная территория. И активная клиентская база, которую он должен посещать согласно ежедневного маршрута. Выполнение поставленных планов супервайзером, продвижение товаров, расширение полочного пространства. Контроль дебиторской задолженности, развитие территорий, подключение новых каналов сбыта. Контроль за выполнением отгрузок, работа с первичной бухгалтерской документацией. Контроль выполнения выкладке на полочном пространстве.

Офис - менеджер. Ведения документооборота, прием денежных средств от торговых представитель, отчетность.

Мерчендайзер выкладка товара в торговых точках на закрепляной территории согласно ежедневному маршруту, с принятыми стандартами компаниями.

Размещено на http://www.allbest.ru/



2.4 Анализ технологии реализации функции торгового представителя

Торговый представитель -- это золотой человек на свое вверенной территории, со своим товаром, и подходом к лицам принимающее решение по корректировки заказа.

Выставляемые к нему требования: навык активных продаж, наличие личного транспорта, коммуникабельность.

Продажи - это совокупность действий сотрудников организации, направленных на реализацию продукции на данном предприятии в заданном количестве, качестве и ассортименте в определённые сроки. Процесс продаж состоит из основных, вспомогательных и обслуживающих процессов. В данном отчёте будет описан производственный процесс отдела специалистов по работе с клиентами новокузнецкого офиса продаж.

Основные функции торгового представителя были описаны в предыдущей главе. Итак, начнём с критериев, предъявляемых к специалисту по работе с клиентами:

· Соблюдение корпоративной этики (уважение к себе и окружающим);

· Нацеленность на результат (продажа продукта, услуги);

· Коммуникабельность;

· Умение слушать собеседника;

· Стрессоустойчивость;

· Уверенность в себе и компании;

· Позитивна жизненная позиция;

· Инициативность;

· Умение работать в команде;

· Аналитические способности;

· Доброжелательность;

· Креативность;

· Презентабельность.

Важным блоком задач для торгового представителя непосредственное решение вопросов и проблем, которые возникают при работе с клиентами. Представим модель путей решения, таблица 6.

Для успешного поиска и эффективной работы с клиентами необходимо классифицировать их по различным характеристикам. Также выделение характеристик необходимо при определении стратегии переговоров и предварительной подготовки предложения.

Данная классификация отражает основные характеристики клиента, она постоянно дополняется специалистом в процессе работы. Также она необходима для рационального использования и планирования рабочего времени.

Помимо должностных обязанностей и основных функций за специалистом по работе с клиентами закреплены права и ответственность.



3. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ. ПРЕДЛОЖЕНИЕ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ТЕХНОЛОГИЙ, РЕАЛИЗАЦИИ ФУНКЦИЙ ТОРГОВОГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ. ОЦЕНИТЬ ВЫДВИНУТОЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ

торговый представитель управление технология

В качестве современного решения, по улучшению работы торгового представителя, внедрение программы CRM.

Концепция CRM отработана годами, а ее использование способно с большой долей вероятности гарантировать, что клиенты вернутся снова. Так что, несмотря на отсутствие высокого градуса инновационности, компании продолжают активно развивать и внедрять CRM, к чему их подталкивает ужесточающаяся конкуренция.

CRM (сокр. от англ. Customer Relationship Management System) -- система управления взаимодействием с клиентами. Корпоративная информационная система, предназначенная для более плотной и продуктивной работы с клиентами, сохранения отношений с ними и их развития. Также важная задача CRM-системы, как следствие из основной - совершенствование уровня и увеличение количества продаж.

3.1 Оценка эффективности внедрения CRM-системы «STMOBILE»

Для того, чтобы дать объективную оценку рентабельности внедрения CRM-системы ««STmobile»», необходимо применить методику оценивания разных сторон полезности данной системы. Существует множество параметров, техник и процедур оценивания различных систем применительно к разным организациям.

Первый этап методики заключается в определении руководителем или группой экспертов тех целей, которых организация должна достичь к тому или иному к отчетному периоду. В данном случае, ООО «Алтайские колбасы» новокузнецкое отделение ставит перед собой следующие цели, которые должны быть реализованы в течение года:

· Увеличение объема прибыли на 30%, т.е. к июню 2014 года прибыль должна составить 7 443,8 руб.;

· Увеличение индекса лояльности клиентов с 0,5 до 0,8.

· Увеличение доли рынка с 25% до 40%;

· Увеличение клиентской базы (количества заключенных договоров в год) на 20%, т.е. до 450 договоров.

Среднее число клиентов у одного специалиста за один рабочий день 25 человек + 60 проведение заявок через телефон + 190 консультационных звонков ? 85 * 3 = 255 платежек от клиентов за один рабочий день.

· Снижение расходов, т.е. затрат компании на заработную плату сотрудникам, которые на данный момент складываются из:

Специалист офиса продаж ? 30 000 рублей в месяц;

Специалист по работе с клиентами ? 23 100 рублей в месяц;

Специалист ПТС ? 40 000 рублей в месяц.

Затраты на заработную плату примерно составляют ? 30 000 + 23 100 * 3 + 40 000 = 139 300 рублей в месяц.

Стоимость арендного помещения, площадью примерно 40 кв. м. ? 80 000 рублей в месяц.

В целом. На первом этапе оценки руководитель задает т показатели, которых он хотел бы достичь посредством внедрения CRM-системы.

На втором этапе все определенные выше цели ранжируются в порядке от самой значимой до наименее весомой, для того, чтобы придать каждому показателю свой вес. В данном случае получается следующая иерархия целей:

1 ранг: увеличение объема прибыли;

2 ранг: увеличение клиентской базы;

3 ранг: увеличение доли рынка;

4 ранг: увеличение индекса лояльности клиентов;

5 ранг: снижение расходов;

6 ранг: сокращение времени, затрачиваемого на проведение операций, связанных с обслуживанием клиентов.

На третьем этапе определяется вес каждой цели, представленный в таблице 8

Таблица 8

Определение веса показателей по целям

Ранг	Цель	Вес
1	увеличение объема прибыли	0,3
2	увеличение клиентской базы	0,2
3	увеличение доли рынка	0,18
4	увеличение индекса лояльности клиентов	0,15
5	снижение расходов	0,1
6	сокращение времени, затрачиваемого на проведение операций, связанных с обслуживанием клиентов	0,07

Четвертый этап заключается в подсчете показателей, ожидаемых при использовании CRM-системы ««STmobile»». Подсчет показателей представлен в таблице 2.11.

Таблица 9

Показатели по целям на отчетный и ожидаемый периоды

Цель	Показатель на 2011,6 мес.	Ожидаемый показатель 2012,6 мес.
увеличение объема прибыли	5 726 руб.	7 443,8 руб.
увеличение клиентской базы	2800 договоров	3360 договоров
увеличение доли рынка	40%	50%
увеличение индекса лояльности клиентов	0,5	0,8
снижение расходов	139 300 руб.	70 000 руб.
сокращение времени, затрачиваемого на проведение операций, связанных с обслуживанием клиентов	45 минут	5 минут

Пятый этап - сравнение ожидаемых и достигнутых результатов и присвоения коэффициента достижения цели по следующему принципу: если результат на 2014,6 мес. равен или превышает ожидаемый от внедрения, то l=1; если результат остается неизменным, т.е. показатель 2011,6 мес. равен показателю 2014,6 мес., то l=0; если показатель 2014,6 мес. ниже, чем 2013,6, то l=-1. В случае, если показатель больше достигнутого в 2013,6 мес., но меньше запланированного на 2014,6 мес., высчитываем долю достижения.

На шестом этапе рассчитывается общая эффективность внедрения CRM-системы и оценивается его целесообразность при прочих равных условиях следующим образом: сумма произведений веса и коэффициента достижения каждой цели, умноженная на 100%.

k_эф = (k₁ + k₂ + … + k_n) * 100%;где, k_эф - коэффициент эффективности внедрения;

k_n - коэффициент достижения цели;

В итоге все конечные данные сводятся в одну страницу, таблица 2.12.

Таблица 10

Ранг	Цель	Вес (c)	Показатель на 2011,6 мес. (Pb)	Ожидаемый показатель 2012,6 мес. (Pt)	Достигнутый результат 2012,6 мес.	Коэффициент достижения цели	Коэффициент эффективности (kn)
1	увеличение объема прибыли	0,3	5 726 руб.	7 443,8 руб.	n1	l1
2	увеличение клиентской базы	0,2	2800 договоров	3360 договоров	n2	l2
3	увеличение доли рынка	0,18	40%	50%	n3	l3
4	увеличение индекса лояльности клиентов	0,15	0,5	0,8	n4	l4
5	снижение расходов	0,1	139 300 руб.	70 000 руб.	n5	l5
6	сокращение времени, затрачиваемого на проведение операций, связанных с обслуживанием клиентов	0,07	45 минут	5 минут	n6	l6

Производя расчёт эффективности внедрения CRM-системы «STmobile» необходимо использовать ряд показателей: вес целей, достигнутые и ожидаемые показатели за отчётные периоды, коэффициенты эффективности и достижения целей.

Расшифровка показателей:

· Вес (с) - определяется группой экспертов по отношению к важности каждой цели. В сумме все веса должны быть равны 1.

· Показатель на 2013,6 мес. (P_b) - результат, достигнутый фирмой в прошлый отчетный период;

· Ожидаемый показатель 2014,6 мес. (P_t) - желаемый результат, который планирует достичь организация к следующему отчетному периоду за счет применения CRM-системы «Петрол плюс» при прочих равных условиях; определяется руководителем или экспертной группой.

· Достигнутый результат 2014,6 (n) - реально достигнутый результат на будущий отчетный период;

· Коэффициент достижения цели (l) - показатель, определяемый менеджером. Обозначает степень достижения цели. I = 1, если цель достигнута, или полученный результат выше результата за прошлый отчетный период; l = 0, если достигнутый результат равен прошлогоднему; l = -1, если достигнутый результат меньше того, который был достигнут в прошлый отчетный период.

· Коэффициент эффективности (k_n) - показатель, характеризующий степень достижения цели в числовом выражении и рассчитываемый по формуле, указанно в таблице 2.12. Основу расчёта составляет доля достигнутого результата от ожидаемого, умножается на коэффициент достижения и вес цели.

Для тех целей, достижение которых связано с увеличением числового показателя (прибыль, клиенты, доля рынка), формула строится по следующему принципу: рассчитывается процент достигнутого от ожидаемого результата, умножается на коэффициент достижения цели. Полученное число делится на 100, чтобы из процентного выражения получить долю признака. И умножается на вес, присвоенный той цели, для которой рассчитывается коэффициент.

Для тех целей, достижение которых связано с уменьшением числового выражения (затрачиваемое время, расходы), алгоритм вычисления начинается с расчёта процента результата за будущий отчетный период от результата предыдущего отчетного периода. А далее последовательность вычисления не меняется.

ВЫВОД: В итоге коэффициент эффективности внедрения CRM-системы «STmobile» складывается из всех рассчитанных выше коэффициентов эффективности, может иметь положительное, отрицательное и нулевое значение. Для выражения коэффициента в числовом виде можно умножить полученный показатель на 100%.



ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Внедрение CRM-системы является одним из приоритетных направлений развития любой компании, поскольку сможет обеспечить повышение качества обслуживания клиентов, уменьшить трудозатраты на сопровождение и освободить сотрудников от рутинной работы.

CRM-системы автоматизирует процесс общения с клиентом и обработки его обращений, что положительно сказывается на реализации клиентоориентированной стратегии компании.

Мировой рынок CRM-систем очень разнообразен и изобилует большим количеством, компаний, предлагающих свои решения. Среди них есть фирмы, давно зарекомендовавшие себя на рынке, так и малоизвестные, а также многие известные бренды, которые только относительно недавно представили свое решение в этом сегменте программных решений.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Андерсон К. Менеджмент, ориентированный на потребителя: CRM-технологии как основа новых отношений с клиентом: [Пер. с англ.] К. Андерсон, К. Керр; Пер. А. Успенский. М.: 2011. 288 с.

2. Гасаров Д.В. Интеллетальные информационные системы. М.: Высш. ш., 2009. 431 с.

3. Гомонко Э.А. Управление затратами на предприятии. Москва: КноРус, 2009. 320 с.

4. Дегтярев Ю.И. Системный анализ и исследования операций. М.: Высш. ш., 1996. 335 с.

5. Замураева Л.Е. Управление ресурсами организации: учеб. пособие/ Л.Е. Замураева. Тюмень: Изд-во ТюмГУ, 2012. 164 с.

6 Интернет портал iTeam технологий корпоративного управления [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.iteam.ru/, свободный.

7 Интернет-энциклопедия ITPedia [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.itpedia.ru/, свободный.

8 Официальный сайт корпорации Microsoft [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.microsoft.com/, свободный.

9 Официальный сайт компании РосБизнесСофт [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.rbs-crm.ru/, свободный.

Размещено на Allbest.ru

...