Экспертиза ценности документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Экспертиза ценности документов



Содержание

Введение

1. Экспертиза ценности документов

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

1.2 Задачи экспертизы

1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

1.4 Перечни документов

2. Комплектование Архивного Фонда РФ

Заключение

Список используемой литературы



Введение

Один из важнейших резервуаров памяти человечества - архивы. Архивное дело с древнейших времён было дело именно государственным. Даже когда возникли частные архивы, их документы служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства.

Устойчивая государственность просто не могла существовать без письменности, документа как основы управления и права. Наконец, государственный аппарат для своего нормального функционирования должен обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация какое-то время сохранялась. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы.

Архивы являются самой ценной частью социальной памяти, так как они долговечны, специально создаются для хранения документов и концентрируют информацию о наиболее глубинных сторонах жизни именно данного общества. Иначе говоря, архивы реализуют важнейшую социальную функцию - обеспечивают долговременную память общества.

Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить прошлое, создать объективную картину исторического развития и использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документной информации.

Бурный 20 век значительно пополнил архивы страны. Развитие архивного дела стало задачей государственного масштаба.

В настоящее время архивоведение в России рассматривается как самостоятельная научная дисциплина, объектом изучения которой являются "архивный фонд" как органически целостная система, и история архивов как динамичная структура сложного историко-культурного процесса. Помимо этого, большое внимание уделяется экспертизе ценности документов. Во всех архивах страны ведется - помимо реставрационной - большая научно-исследовательская работа: публикуются описи, справочники и путеводители по архивным фондам, а также систематически издаются комплексы исторических источников.



1. Экспертиза ценности документов

1.1 Понятие экспертизы ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение. Ст. 3 п. 16. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» N 125-ФЗ от 22.10.2004//Российская газета. 2004. 27окт. Либо, экспертиза ценности документа - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. - С. 10.

В архивном деле это один из основных и наиболее ответственных процессов работы с документами, заключающийся в их источниковедческой оценке, в результате которой осуществляются комплектование государственных архивов полноценными документами и формирование.

Необходимость проведения экспертизы объясняется неравноценностью документов как источников информации. Одни документы несут ценную информацию о политической, научной и культурной жизни общества, развитии народного хозяйства, работе государственного аппарата и т. п. Они могут служить источниками изучения различных областей знания и отраслей государственной и общественной жизни. Информационное значение других документов не выходит за рамки узкопрактических целей. Отражая организационные, административные и хозяйственные вопросы, они служат лишь средством обеспечения оперативной деятельности учреждений. Роль их как источников научных исследований невелика. Встречаются документы, информация которых теряет свое значение почти тотчас же после их возникновения.

Таким образом, если отпала необходимость в информации, то теряют значение и первичные источники информации -- документы, которые могут быть уничтожены. Следовательно, значение информации предопределяет возможность и длительность использования документов и обусловливает в связи с этим продолжительность их жизни.

Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой удовлетворяют целям обеспечения государства, науки, общества, а также и отдельных граждан необходимой информацией. Соответствующие сроки их хранения устанавливаются экспертизой. Документы, содержащие ценную научную информацию, по истечении сроков возможного их использования в оперативной деятельности учреждений поступают на вечное хранение в государственные архивы. Материалы же справочного информационного значения хранятся только в архивах ведомств и учреждений в течение сроков возможного их использования, после чего уничтожаются.

Экспертиза ценности документов проводится:

· в делопроизводстве организации;

· в архиве (архивной службе) организации;

· в архиве.

1.2 Задачи экспертизы

В учреждении документы, содержащие ценную научную информацию, составляют сравнительно небольшую часть. Отношение же их удельного веса к общему объему документации колеблется. В крупных центральных учреждениях с большим объемом документооборота возникает больше документов оперативного значения, поэтому процент документов постоянного хранения снижается, а в небольших учреждениях, повышается. При проведении экспертизы, прежде всего, обращается внимание на выявление и отбор документации научного значения.

Первой и основной задачей экспертизы является установка документов, которые несут ценную информацию, и отбор их для передачи в государственные архивы. С целью её разрешения изучению подвергаются как документы отдельных учреждений, так и комплексы документов учреждений определенных ведомств. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 73.

Изучение документальных фондов позволяет выявить примерно две основные группы документов: имеющих научную ценность и имеющих справочное значение. Документы научной ценности во всех учреждениях ведомств подвергаются сравнительному анализу, они сопоставляются друг с другом, в результате чего осуществляется окончательный отбор их в государственные архивы.

Задача отбора документов в государственные архивы требует всестороннего изучения функций, учреждений, в деятельности которых они образовались. Задачи и функции учреждений, масштаб деятельности, компетенция и другие факторы помогают определить ту роль, которую выполняют учреждения в ведомственной или отраслевой системе, и, учитывая ее, распределить учреждения на группы по степени их значимости. Такой подход к экспертизе ценности документов вызван неравноценностью их как источников информации. Он облегчает проведение экспертизы и позволяет установить очередность в проведении экспертизы каждой группы фондов и в целом способствует большей ее целенаправленности и планомерности.

С отбором документов в государственные архивы связано решение некоторых вопросов их комплектования. Так, при отборе необходимо определить, в составе каких фондов и в какие государственные архивы должны поступать определенные категории документов. Иными словами, экспертизой определяется

состав документов архивного фонда, соответствующих профилю каждого государственного архива. Определение места хранения той или другой документации (плановой, отчетной) вызвано наличием в фондах учреждений, взаимосвязанных в управлении, большого количества вполне идентичных документов и документов с повторяющейся информацией. При централизованной системе управления одни и те же документы могут быть не только в фонде учреждения, их создавшего, но и в фондах подчиненных, соподчиненных и вышестоящих учреждений одной, а иногда и разных систем. Экспертизой устанавливается, в составе каких фондов с учетом поступления их в определенный государственный архив (союзного, республиканского, местного значения) документы с повторяющейся информацией должны быть сохранены и в составе каких - выделены к уничтожению.

Вторая задача экспертизы - определение сроков хранения документов. Задача эта менее сложная. Разрешается она изучением документов справочного значения и распределением их на группы долговременного, временного и кратковременного хранения. Конкретные сроки хранения для документов каждой группы устанавливаются с учетом интересов ведомств и на основе соответствующих правовых норм - государственной и общественной жизни, а также многолетнего опыта работы учреждений и архивов по использованию документов. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 74.

Третья задача экспертизы - установление степени сохранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов. Экспертиза позволяет определить, какие категории документов отсутствуют в составе архивного фонда и какими документами идентичного содержания в составе других фондов они могут быть восполнены.

Документы подвергаются экспертизе и в других целях. В государственных и ведомственных архивах необходимость рассмотрения документов с точки зрения их значения возникает при публикации документов, создании различного рода справочников (описей, обзоров, каталогов, путеводителей), отборе для микрофильмирования и т. п. Экспертизе документы подвергаются также при передаче из одного архива в другой. В этом случае устанавливается значение и соответствие поступающих материалов профилю архива-приемщика. Проводится экспертиза и при покупке документов. Приобретая документы, архивы, музеи, библиотеки подвергают их всестороннему изучению с целью оценки.

При проведении экспертизы нельзя забывать, что утраченное восполнить трудно, а часто и невозможно, поэтому надо тщательно отбирать документы на государственное хранение. Однако нельзя впадать и в другую крайность: оставлять на хранение документы второстепенного значения. Особенно это важно в связи с ростом числа учреждений, организаций и предприятий и расширением сфер их деятельности. Ежегодно в учреждениях, предприятиях и организациях страны образуется примерно до 100 млрд. документов, что составляет не менее 1 млрд. дел.

Поэтому одна из существенных задач экспертизы на современном этапе - изыскание путей уменьшения количества документов, оставляемых на хранение, но при условии обеспечения целей науки и государства необходимой информацией о политической, экономической, культурной и другой жизни страны. Сохранение оптимального объема ГАФ -- проблема большого научного значения, которая должна решаться совместными усилиями архивистов, источниковедов и историков, а также специалистов других отраслей знаний.



1.3 Экспертиза ценности документов в архиве

Экспертиза ценности в архиве проводится: при поступлении документов в неупорядоченном состоянии; по фондам, содержащим значительное количество дублетных и малоценных документов; в процессе переработки описей; по заявлениям негосударственных юридических и физических лиц -- собственников документов для отнесения их документов к составу Архивного фонда Российской Федерации, а также в случае их безвозвратного вывоза за рубеж; по решению суда.

Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории организации (биографии физического лица) и архивного фонда, состава и содержания его документов. Для работы с документами объёмных, сложных и нескольких однородных фондов могут составляться рабочие инструкции и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. архив отбор материал сохранность

Каждая единица хранения просматривается визуально и полистно; фонодокументы прослушиваются. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на хранение. Кроме подлинников могут оставляться на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста.

Расшивка и переформирование дела осуществляется, как правило, при наличии в нем более половины документов временного хранения.

Документы, содержащие ординарную (повседневную), повторяющуюся информацию, однородного происхождения и формы, создающиеся в больших количествах (например, обращения граждан), могут быть приняты в архив выборочно. Результаты работы по предварительному изучению всего массива документов, определению видов выборки, ее представительности, методике отбора отражаются в предисловии к соответствующей описи.

Документы, отложившиеся в период до 1922 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1945 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1922 по 1945 год включительно, осуществляется в установленном порядке только с разрешения Федеральной архивной службы России.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основе принципов историзма, системности и целостности. Ларьков Н.С. Документоведение. - М.: Восток-Запад, 2006. - С. 403. С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии - признаки, на основании которых определяется ценность документов. Признаки оценки документов были известны еще дореволюционным архивистам. Они не являются категорией устойчивой, изменяются под влиянием различного рода факторов, например, развития государственного аппарата, процессов документирования количества документации. В зависимости от исторических условий значение одних критериев постепенно падает. На смену им появляются другие. Ряд критериев носит универсальный характер. Некоторые критерия применяются только при оценке специальных видов документации.

Основными, наиболее широко применяемыми в экспертизе критериями ценности текстовой документации являются:

1. критерии происхождения:

· функционально-целевое назначение организации (с учетом как её особой роли так и типового характера);

· значение лица в жизни общества;

· время и место создания документа.

2. критерии содержания:

· значимость информации документа (уникальность и типичность);

· повторение информации документа в информации других

документов;

· вид документа;

· подлинность документа.

3. критерии внешних особенностей:

· форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения и

оформления документа;

· физическое состояние документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается также фактор полноты сохранности фонда.

Определенную роль в экспертизе выполняют и такие критерии ценности, как автографичность, юридическая сила документ; внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны, и т. п.), палеографические и языковые особенности, физическое состояние документов. В качестве критериев ценности могут также выступать объем фонда и делопроизводственная форма документов. Перечисленные критерии в экспертизе применяются неодинаково. Одни из них учитываются всегда, независимо от характера, времени происхождения, способа воспроизведения и других специфических особенностей документов. К их числу следует отнести значение содержания документов и значение учреждения или лица, в деятельности которого они образовались. Эти критерии применимы ко всякой документации и служат главными, определяющими ценность документов. Другие критерии такие, как, палеографические, языковые или художественные особенности документов, выступают значительно реже, главным образом при проведении экспертизы фондов личного происхождения, фондов учреждений ранних периодов или документации, на образовании которой сказались национальные черты и особенности фондообразователей.

Значение учреждения в жизни общества. Вес учреждения в системе общественного и государственного устройства играет существенную роль при экспертизе документов, так как предопределяет их ценность и влияет на комплектование государственных архивов.

Итак, изучение учреждений и их документов позволит установить могут ли они быть источниками комплектования архивных учреждений, возможен ли выборочный прием документов, можно ли определить очередность проведения экспертизы документов.

Критерий значения учреждения позволяет распределить все учреждения в зависимости от их задач и функций, масштаба деятельности примерно на 3 группы. Значение документов каждой группы учреждений определяет организация работы и методику отбора документов. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 78..

Первую группу составляют учреждения органов власти, управления, органы суда, прокуратуры, научные учреждения, проектно-конструкторские, заводы, фабрики и др. предприятия Федерального, областного значения, высшие учебные заведения, крупные культурно-просветительные учреждения (театры, музеи, киностудии и т.д.)

Эти учреждения играют первостепенную роль в жизни общества и, следовательно, их документы имеют большое научное и историческое значение. Документы изучаются тщательно, помимо основной документации в фондах могут быть оставлены документы подчиненных организаций.

Вторую группу составляют те учреждения, от которых документы принимаются выборочно. Это учреждения районного и городского подчинения.

Отличительная черта этой группы - большое количество учреждений, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют не только практическое, но и научное значение, но из-за массовости и однородного характера прием их на государственное хранение в полном составе не возможен. Они принимаются выборочно: один - два фонда из группы однородных учреждений.

Выборочный прием допустим вследствие того, что основная документация этих учреждения отлагается в фондах вышестоящих организаций, (планы, отчеты). Поэтому в фонде учреждения областного масштаба должна быть отражена деятельность подведомственных районах учреждений. А в фондах районных учреждений хранятся документы, не поступающие в выше стоящие организации. Например, в фондах школ протоколы педсоветов, приказы директоров, годовые отчеты классных руководителей.

Третью группу составляют учреждения вспомогательного и обслуживающего характера и выполняющие свои функции в узких строго ограниченных территориальных границах. К числу таких учреждений относятся: магазины, автобаза, гостиницы, жилищно-строительные кооперативы, кассы и т.д. Документы этих учреждений несут контрольно- учетные функции и для деятельности учреждения имеют лишь временное практическое значение. Как правило, работа этих учреждений находит отражение в документах вышестоящих организаций. Например, документы фелъдшерско-акушерских пунктов не принимаются на хранение, но сведения о них можно почерпнуть из обзоров, составляемых в центральных районных больницах.

Документы этой группы учреждения имеют значение только для практической работы и могут быть по истечению сроков использования уничтожены. Но нельзя исключать возможность появления в этих учреждениях документов, имеющих ценность, как источник научных исследований о численности рабочих, объеме работ или новаторстве. Архивист должен предвидеть это и своевременно брать под контроль.

Значимость события, времени и места образования документов.

Чем значительнее событие прошлого для потомков, тем внимательнее должен быть архивист к документам, несущим о них информацию. И даже документы, содержащие малозначащие сведения, мотнут быть оставлены на постоянное хранение. Так, за годы Великой Отечественной войны в фондах оставлены письма трудящихся, заявления об отправке на фронт, переписка учреждений по хозяйственным вопросам, которые характеризуют тяжелые условия жизни в стране, отношение людей к происходящим событиям,

Не меньшее значение имеет и время образования документа. Сравнительно небольшое количество документов, сохранившихся за XVI - XVII вв, годы гражданской войны, Великой Отечественной, коллективизация сельского хозяйства, многие документы погибли - поэтому то, что осталось имеет большое историческое значение и должно быть сохранено полностью.

С этой целью архивистами были введены так называемые запретные даты. Документы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергаются и должны сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения и т.п.

Первая запретная дата - 25 июня 1811 г. была введена в 1919 году. В 1925 заменена новой 1825. Сейчас - это 1946 год.Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 80.

К числу важных критериев ценности следует отнести критерий значимости автора документа. Автором может быть определенное лицо или учреждение. Этот критерии широко применим к документам фондов личного происхождения, издательств, редакций газет, журналов, творческих коллективов, театров, музеев.

Значение отдельных личностей в научной, политической общественной, культурной жизни существенно влияет на ценность создаваемой документации. Историческое значение того или иного учреждения так же предопределяет ценность его документов. Поэтому все сохранившиеся документы могут быть оставлены на хранение только вследствие того, что они образовались в процессе деятельности или исторических по своей роли учреждений или крупных общественных и государственных деятелей, выдающихся людей науки, техники, литературы, искусства.

С особым вниманием надо относится к рукописям, к документам за подписью их автора, или с авторскими пометками, резолюциями и т.д.

Наиболее отечественным является отбор на хранение документов наших соотечественников. Архивом определяется круг лиц, документы которых должны поступить на хранение. Такое определение ориентировочное, только при непосредственном ознакомлении с документами может быть вынесено окончательное решение об их судьбе.

Значение содержания документов. Экспертиза документов требует глубокого и всестороннего изучения их содержания. Содержание представляет собой совокупность зафиксированных в документе сведений о конкретных событиях, явлениях, предметах, лицах и т.п. Ценность содержания будет зависеть от значимости события (явления, факта, предмета, лица), полноты его освещения, новизны, уникальности информации об известных уже событиях, фактах, явлениях, лицах. Галахов В.В., Коренев И.К. Секретарское дело. - М.: Проспект, 2007. - С. 163 При изучении содержания к каждому документу следует подходить как к источнику информации с одной стороны, об определенной области народного хозяйства, культуры, науки, с другой - о тех учреждениях или лицах, в деятельности которых они образовались. Документ может не иметь значения для изучения, например, определенной отрасли народного хозяйства, но представлять известный интерес с точки зрения истории фондообразователя, и наоборот.

Каждый из вопросов, упоминаемых в документе, следует рассматривать не отвлеченно, а в неразрывной связи с той проблемой, с историей того учреждения или лица, для изучения которых он может представлять интерес. Каковы бы ни были вопросы, факты, события, люди, о которых говорится в документах, ? значительные или незначительные, ? чтобы вынести правильное суждение о возможности использования документов, надо учитывать все стороны политической, экономической, военной, культурной и другой жизни общества, для освещения которой эти вопросы, факты, события, люди могут иметь определенное значение. При этом следует предусмотреть, сохранит ли документ значение исторического источника в будущем.

Для решения вопросов экспертизы управленческих документов достаточно знать, какую они несут информации так как содержание документов, как правило, строго соответствует их назначению. Функция практического назначения управленческого акта, требует образования документа строго определенного вида (разновидности) и соответствующего содержания. Этот процесс закрепляется унификацией и стандартизацией документов, поэтому информация о содержании документа и его виде (разновидности) дает право говорить о его значении.

Информационное значение документов современных учреждений позволяет распределить их на ряд групп. Наибольшую ценность имеют те документы, информация которых отражает основную деятельность учреждения в целом, а также его структурных подразделений "вопросы руководства, планирования финансирования и контроля за работой учреждения и деятельностью подведомственных учреждений, а также результаты этой работы". Они отражают главные направления деятельности учреждения и суммируют за определенные отрезки времени результаты этой деятельности. Поэтому информация их представляет определенный научный интерес.

Другая группа документов носит вспомогательный характер. Большую часть этой группы составляют документы оперативной и "бухгалтерской отчетности и учета", документы по незначительным вопросам производства, строительства, снабжения, а также по бытовым и административно- хозяйственным вопросам. Это документы временного справочного значения.

Самостоятельную группу среди материалов учреждения составляют документы по личному составу. Они необходимы для удовлетворения личных запросов граждан в течение длительных периодов времени, равных примерно средней продолжительности жизни одного поколения. Основная масса этой документации - документация справочного значения. По истечении сроков возможного использования документы по личному составу подвергаются экспертизе. То, что имеет научное значение, передается в государственный архив на вечное хранение, остальное уничтожается.

Итак, все документы современных учреждений в зависимости от той информации, которую они несут, распадаются на три большие группы. Первую группу составляют документы, информация которых раскрывает основную деятельность учреждения - они хранятся постоянно. Срок хранения документов второй групп - от 5 лет и более. Документы по личному составу хранятся от нескольких лет до нескольких десятилетий.

Повторяемость информации. Этот критерий получил наибольшее применение в экспертизе управленческой документации. Так как в учреждениях образуются документы идентичного содержания, или документы, несущие информацию о содержании других документов.

Документы с повторяющейся информацией могут быть в одном учреждении, во всех учреждениях ведомственной или отраслевой системы и даже в учреждениях разных систем. В управлении почти каждый новый документ изучается на основании повторения информации других документов.

Наиболее характерно повторение информации для таких систем документации как плановая, отчетная. Информация может повторяться дословно и в виде обобщения данных.

Документы, на основе которых были созданы новые, принято называть первичными источниками информации, а документы поглотившими их информацию - вторичными.

Есть два вида повторяемости информации: формальный - происходит воспроизведение документальной информации (цитирование) и аналитико- синтетический - когда происходит преобразование информации.

Существует еще одна форма повторяемости информации - вариантность. В практике нередки случаи составления двух и более текстов одного и того же документа. Такие тексты могут различаться деталями, не изменяющими смыслового значения содержания документа. Но может быть и другой случай повторяемости информации, когда внесенные в текст изменения существенно повлияют на его содержание, и будут фиксировать различные пути решения, одного и того же вопроса. В этом случае вое варианты можно рассматривать разными редакциями одного документа.

Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Копией называется точное воспроизведение подлинника, заверенное лицом, на это уполномоченным. Копии при наличии подлинников могут быть уничтожены. Если документ имеет большое научное значение или широко используется в практической деятельности учреждения, то на постоянное хранение, кроме подлинника, рекомендуется оставлять один или два экземпляра копий.

При отсутствии в фонде подлинников, копии (один или два экземпляра), воспроизводящие их, должны быть оставлены на постоянное хранение. Если в тексте подлинника и копий имеются расхождения, существенно изменяющие их содержание, то на постоянное хранение могут быть оставлены и подлинник, и копии. Авторизованная копия приобретает силу подлинника и также хранится постоянно. Заверенная копия в фонде служит основанием для уничтожения незаверенных копий.

Дублетными документами называют размноженные документы, то есть несколько экземпляров одного и того же документа. Дублетные документы могут быть в фонде, одного учреждения (в одной или разных структурных частях), в фондах однородных учреждений одного подчинения, всех учреждений определенной системы и даже в фондах разных систем. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 83.

Документы в создавшей их структурной части оставляются на хранение в подлинниках, а в тех структурных частях, куда они в копиях присылаются для сведения, уничтожаются.

Дублетными документами в учреждениях одной определенной системы чаще всего бывают акты органов государственной власти и государственного управления, постановления, приказы, директивы, указания, распоряжения и другие документы руководящего характера. Они размножаются типографским способом или средствами множительной техники и рассылаются по всей системе учреждений.

Документы организационно-распорядительного характера, как правило, сохраняются в фондах учреждений, являющихся их авторами. В фондах подведомственных учреждений они могут быть оставлены на постоянное хранение лишь в тех случаях, когда содержание их непосредственно затрагивает вопросы деятельности данных учреждений достаточно полного отражения в документах этих учреждений. Если же организационно- распорядительные документы присланы для сведения, то они выделяются к уничтожению.

Поэтому организационно-распорядительные документы руководящего органа, имеющие и не имеющие отношения к деятельности учреждения целесообразно раздельно формировать в дела в фондах подведомственных учреждений. Значительную часть дублетной документации составляют протоколы, планы, отчеты и другие документы планово-отчетного характера.

Отчетность обычно сохраняется в фондах вышестоящих учреждений как источник информации о деятельности подведомственных учреждений.

К выделению на уничтожение дублетных документов следует подходить осторожно, не надо забывать, что ими можно восполнить утраченные документы. Если в фонде учреждения отсутствуют основные документы, то целесообразно ставить вопрос о восполнении их идентичными документами из других фондов. На отбор дублетных документов может оказать влияние наличие резолюций, помет, виз, существенно дополняющих их содержание.

Отбор на государственное хранение документов с повторяющейся информацией - один из наиболее трудных вопросов в экспертизе. При разрешении его необходимо, во-первых, установить, в фондах каких учреждений могут быть документы с повторяющейся информацией, во- вторых, выявить категории документов, информация которых повторяется, в- третьих, определить вид и форму повторяемости и уже после этого проводить отбор документов на хранение и уничтожение, руководствуясь общими и специальными критериями ценности документов.

При экспертизе ценности документов с повторяющейся информацией необходимо также учитывать такие факторы, как целевое назначение документа, авторство, поступление документов с повторяющейся информацией в один или разные государственные архивы, широту, их использования в государственном архиве, степень сохранности архивных фондов и др.

Критерий подлинность имеет важное значение. Подлинником называется документ, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, то есть документ, написанный на бланке, имеющий печать, штамп и подпись руководителя учреждения или структурной части, от имени которых он исходит. Критерий подлинности документов имеет двоякое значение. С одной стороны, он определяет основное требование архивистов, заключающееся в том, что все официальные документы, принятые на государственное хранение: постановления, распоряжения, протоколы, приказы, решения и другие - должны быть правильно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения (подпись, печать и т. п.).

С другой стороны, он применяется в экспертизе документов социально- правового характера (договора, акты, соглашения, обязательства, решения исполнительных органов), образующихся в процессе заключения всякого рода сделок, торговых операций, выдачи денежных ссуд. Эти документы определяют права одних контрагентов, обязанности других, права истцов, сроки выполнения договорных обязательств, а также судебных решений, их обжалования и т. д.

Физическое состояние документов. При экспертизе ценности документов принимается во внимание их физическое состояние. Если документы имеют внешние повреждения, то следует, прежде всего, решить, заслуживают ли они восстановления. Неудовлетворительное состояние документов, не представляющих большой научной ценности, может служить основанием для их уничтожения. Ценные документы, являющиеся уникальными, по возможности восстанавливаются, реставрируются, с них снимаются фотокопии. Плохое физическое состояние основных категорий документов часто вынуждает оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения.

В работе государственных архивов этот критерий ценности применяется очень редко. Условия хранения архивных фондов в настоящее время исключают возможность их физического повреждения. Данный критерий ценности очень близок по своему значению к рассмотренному выше критерию, поэтому при экспертизе материалов, находящихся в плохом физическом состоянии, следует учитывать также те рекомендации, которые предлагались для экспертизы архивных фондов с плохой сохранностью документов.

Палеографические, языковые, художественные и другие особенности документов. При экспертизе ценности документов имеет значение также материал, на котором они написаны, способ их воспроизведения.

На постоянное хранение следует оставлять документы с художественной росписью, орнаментом, миниатюрами, документы, написанные на особом писчем материале (бересте, пергаменте), документы, представляющие интерес с точки зрения постановки делопроизводства в определенный исторический период и т. п. Заслуживают внимания дипломатические и языковые особенности документов. Все эти критерии ценности почти неприменимы при экспертизе документов советских учреждений. Они имеют значение для исследования документов учреждений за дореволюционный период, фондов личного происхождения и коллекций.

Степень сохранности документов архивного фонда. Степень сохранности документов архивного фонда можно отнести к числу критериев ценности, давно применявшихся в советском архивоведении. Согласно этому критерию, если архивный фонд сохранился не полностью и отсутствуют основные документы учреждения, то следует оставлять на постоянное хранение документы второстепенного значения, но только в том случае, если они освещают историю учреждения и его деятельность. Если сохранившиеся в фонде документы не имеют такого значения, они должны быть уничтожены.

Неполнота архивных фондов длительное время давала право архивистам оставлять на хранение всякие документы, как бы они незначительны ни были. Такие случайно сохранившиеся в фондах разрозненные документы получили в практике работы государственных архивов название "следов фондов". Хранение "следов фондов" мотивировалось необходимостью доказательства существования и деятельности отдельных учреждений. Такой подход к экспертизе не полностью сохранившихся фондов наблюдался в работе государственных архивов в течение продолжительного времени, приблизительно до конца 50-х годов. В настоящее время государственные архивы отказались от хранения "следов фондов". Сохранившиеся от деятельности учреждения оперативно-учетные документы, переписка по хозяйственным вопросам, копии директивных документов вышестоящих учреждений и другие подобные им документы уничтожаются. Вместе с тем архивист, выделяя к уничтожению подобные документы, должен помнить о таких факторах, как значимость учреждения, время его существования, цели и задачи, в зависимости, от которых даже и маловажные документы могут приобрести определенную ценность.

Не сохранившийся полностью архивный фонд может быть восполнен за счет документов других учреждений.

Критерии ценности в отличие от основных принципов экспертизы не могут быть неизменными, раз навсегда установленными. Одни критерии ценности могут потерять свое значение, утратить силу как основание для отбора документов, другие - наоборот, возникнуть.

1.4 Перечни документов

Перечни документов - систематизированные списки видов и категорий документов, содержание нормативные указания о сроках их хранения. ГОСТ Р 51141-98«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - М.: ИПК Издательство стандартов, 1998. - С. 10. Перечни относятся к основным справочным пособиям по экспертизе. Они ориентируют в сроках хранения документов, облегчают отбор документов на хранение.

Перечни ограничивают архивиста от односторонней, субъективной и в отдельных случаях даже предвзятой оценки значения документов, регламентируют сложный процесс экспертизы и облегчают ее проведение,

Если исходить из целевого назначения, то можно выделить 2 группы перечней: первая группа - перечни, устанавливающие сроки хранения для определенных видов документов, ко второй группе - перечни, устанавливающие виды и разновидности документов, подлежащих обязательной сдаче в Государственные архивы.

По характеру документации перечни обеих групп можно подразделить на перечни типовых документов, которые образуются при выполнении общих для всех учреждений функций, и на перечни документов конкретных учреждений и ведомств: статистика, БТИ, налоговая, таможня и т.д.

Основным видом перечней первой группы являются "Перечни типовых документов с указанием сроков хранения" 1989 г. и 2000 г.

Типовые документы возникают в деятельности учреждений, организаций и предприятий. Это позволяет их четко классифицировать и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.

В составе общей управленческой документации есть свои подсистемы типовой документации: например по кадрам. На такие документы может составляться самостоятельный перечень.

Ведомственные перечни устанавливают сроки хранения для документов не только типового характера, но и другую специальную документацию, создаваемую учреждением по воем вопросам деятельности. Ведомственный перечень является основным нормативным документом при проведении экспертизы учреждений данного ведомства.

В целях обеспечения качественного комплектования государственного архивного фонда в 1973 г. был издан "Перечень документов, подлежащих приему в госархивы". Этим перечнем охвачены не только общие типовые документы, но и многие другие категории документов постоянного срока хранения. Он служит официальным сводом категорий и видов документов, которое государство считает необходимым хранить и является пособием по комплектованию госархивов.

Перечни не распространяются на те категории документов, которые образовались до его создания.

Со временем перечни устаревают и должны подвергаться переработке, через 10-15 лет после введения их в действие.

Все виды перечней представляют собой, целую систему нормативных документов и методических пособий в области экспертизы и комплектования госархивов. Эта система пособий, охватывая огромную массу документов, правильно ориентирует на обеспечение сохранности наиболее ценных документов.

Перечень типовых документов построен по функционально-отраслевому принципу, включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

Основной частью описательной статьи является наименование категории документа.

Определение сроков хранения документов является самым ответственным видом работ при экспертизе. От того, насколько правильно будет установлен срок хранения того или иного документа, зависит сохранности документа и его использование.

В учреждениях обычно откладываются 2 группы документов:

· возникшие в результате непосредственной деятельности учреждений;

· полученные из других учреждений.

Прежде всего, тщательно продумываются и устанавливается сроки хранения документов, входящих в первую группу. К ним относятся: постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, планы и отчеты, инструкции, правила, положения, уставы, доклады, обзоры, технические проекты и т.д.

Совершенно другим должен быть подход к установлению сроков хранения второй группы документов. Для большинства этих документов устанавливаются временные сроки хранения.

Организация деятельности экспертных служб

При Федеральном архивном агентстве действует Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), при органах управления архивным делом субъектов РФ действуют экспертно-проверочные комиссии. Экспертиза ценности документов осуществляется органами и учреждениями системы Федеральной архивной службы России в соответствии со следующими полномочиями:

· Федеральная архивное агентство России определяет: принципы и критерии формирования Архивного фонда Российской Федерации, состав документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, сроки хранения документов; утверждает: типовые, примерные перечни документов со сроками хранения и подлежащих передаче в архивы, изменения и дополнения к ним; акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся по 1945 год включительно и находящихся на хранении во всех архивах; согласовывает: ведомственные перечни документов, изменения и дополнения к ним, примерные номенклатуры дел; решает спорные вопросы по отбору документов на хранение и уничтожение;

· органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации определяют состав документов, относящихся к Архивным фондам субъектов Российской Федерации и подлежащих хранению в архивах; утверждают: примерные перечни документов, подлежащих передаче в соответствующие архивы, изменения и дополнения к ним, описи дел, документов постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов из фондов архивов, описи дел, документов постоянного хранения, подлежащих приему в архивы, перечни копий (микрокопий) документов, подлежащих постоянному хранению на правах подлинников, листы учета и описания уникальных документов; согласовывают: описи дел по личному составу и долговременного хранения, акты о выделении к уничтожению документов из фондов соответствующих организаций, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций - источников комплектования архивов; решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

· архив организует отбор и своевременную передачу в архив документов юридических и физических лиц -- источников комплектования; рассматривает списки фондов, подлежащих экспертизе ценности; проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов; рассматривает с последующим представлением органу управления архивным делом составленные, переработанные описи на документы, хранящиеся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, описи дел постоянного и долговременного сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов, образовавшихся в деятельности самого архива.

Для проведения экспертизы ценности дел, отбору и подготовки дел к передаче на постоянное хранение в организациях создаются экспертные комиссии(ЭК). ЭК создается приказом руководителя организации из наиболее квалифицированных работников в количествен не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива, представитель архивного учреждения. Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства.

Основными задачами ЭК являются:

· Организация и проведение экспертизы ценности дел на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

· Организация и проведение экспертизы ценности дел при подготовки к сдаче их в архив организации;

· Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче их на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

ЭК проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения

руководителем организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру с целью выявления документов постоянного срока хранения.

Подшивка вновь сформированных дел проводится только после завершения экспертизы ценности дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. - М.: Проспект, 2008. - С. 41. Акт и описи согласовываются ЭК организации и представляются на утверждение ЭПК архивного учреждения.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей дел, документов постоянного хранения и описей дел по личному составу. Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном порядке.



2. Комплектование Архивного Фонда РФ

Пополнение Архивного Фонда Российской Федерации идет непрерывно. При этом учитываются изменения, происходящие в обществе во всех аспектах его жизнедеятельности. Меняется состав документов, меняется их содержание, меняются наши представления и возможности в отборе документов. В каждый период времени мы имеем дело с двумя большими группами документов: созданными ранее и по тем или иным причинам, нормативно обусловленным или субъективным, не принятыми в архивы и создаваемыми в настоящий момент.

Создаваемая в настоящий момент и в будущем современная документация с точки зрения её отбора на хранение требует от нас решения ряда проблем, которые традиционно объединяются в две большие группы: определение источников комплектования архивов и определение состава принимаемых документов. Все остальные вопросы или входят в данные группы или непосредственно связаны с ними.

Комплектование - это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда, в соответствии с его профилем.

Система мероприятий по комплектованию архива включает:

1. Определение источников комплектования;

2. Определение состава документов, подлежащих приему в архив;

3. Подготовка документов и передача их на хранение в архив.

Комплектование архивов осуществляется систематически: документы учреждений Федерального значения поступает на хранение через 15 лет, областного - 10 лет, районного - 5 лет. Вовкотруб О.В., Фионова Л.Р. Архивоведение. - Пенза: ПГУ, 2005. - С. 71.

В ведомственные архивы документы поступают ежегодно, хранятся временно, в пределах установленных сроков.

Если обратиться к истории, то можно проследить динамику наших представлений об источниках комплектования архивов. Зародившееся в конце 50-х гг. XX в. деление организаций на источники и неисточники комплектования архивов уточнялось на протяжении 60-80 гг., достигнув своего апогея в 1987 г., когда вышли в свет "Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов" и "Примерные списки видов учреждений, организаций, предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования архивов". В 90-е гг. прошлого столетия произошел качественный скачок в развитии наших представлений об источниках комплектования архивов. Можно говорить о новом понимании роли и места организаций в обществе (ранее - в системе государственного управления, прежде всего). Широкое понимание отраслей народного хозяйства и культуры, представленных государственными и негосударственными организациями, воплотилось в критерий "функционально-целевое назначение организации". В отличие от критерия "значение организации" он оценивает то место, которое организация занимает по своему происхождению (или предназначению), а не значимость, которая изменчива и может быть присуща любой организации с точки зрения определенных параметров. Что это дало нам в отборе? Прием целого ряда документов, которые в прежней ситуации, т.е. по старым критериям, не были бы приняты в состав Архивный фонд РФ. По сути дела, теперь все виды организаций с точки зрения их рода деятельности - источники комплектования (но не все организации).

Источники комплектования - это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Источниками комплектования могут быть как государственные, так и негосударственные учреждения и организации.

Определение источников комплектования предполагает:

1. Изучение структуры и организационных основ отраслевой системы;

2. Анализ состава организаций и их документации;

3. Установление форм приема документов от организаций, отнесенных к числу источников комплектования.

При изучении организационных основ и структуры организационной системы необходимо ознакомиться с особой и специальной литературой по вопросам управления и организации деятельности системы, организационно- распорядительными нормативными и методическими документами. В этих целях необходимо установить контакт со специалистами отрасли, изучить специальные материалы.

В ходе изучения структуры и организационных основ отраслевой ведомственной системы важно выявить все направления ее деятельности, степень централизации управления в системе, характер связей организаций отрасли с органами общей компетенции и межотраслевыми органами.

...