Управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу

Размещено на http://www.allbest.ru/

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

НАЦІОНАЛЬНИЙ АВІАЦІЙНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

АВТОРЕФЕРАТ

дисертації на здобуття наукового ступеня

кандидата економічних наук

Спеціальність 08.00.04 - економіка та управління підприємствами (за видами економічної діяльності)

Управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу

Салій Тетяна Миколаївна

Київ 2010

Дисертацією є рукопис

Робота виконана в Національному авіаційному університеті Міністерства освіти і науки України

Науковий керівник доктор економічних наук, професор Жаворонкова Галина Василівна Національний авіаційний університет Міністерства освіти і науки України, завідувач кафедри менеджменту організацій

Офіційні опоненти: доктор економічних наук, заслужений економіст України Любіч Олександр Олексійович Державний науково-дослідний інститут інформатизації та моделювання економіки Міністерства економіки України і НАН України, директор

кандидат економічних наук, доцент Косарев Олександр Йосипович Національний авіаційний університет Міністерства освіти і науки України, професор кафедри логістики

Захист відбудеться « 04 » червня 2010 р. о 1600 годині на засіданні спеціалізованої вченої ради Д 26.062.02 в Національному авіаційному університеті за адресою: 03680, м. Київ, проспект Космонавта Комарова, 1, корпус 2, ауд. 2-418

З дисертацією можна ознайомитися в бібліотеці Національного авіаційного університету за адресою: 03680, м. Київ, проспект Космонавта Комарова, 1, корпус 8

Автореферат розісланий «29» квітня 2010 р.

Вчений секретар спеціалізованої вченої ради В.В. Матвєєв

1. Загальна характеристика роботи

управління витрата авіакомпанія документообіг

Актуальність теми. В умовах ринкової економіки ускладнюється система економічних зв'язків підприємств, змінюються задачі та характер управлінської діяльності. Особливе значення має оперативність та адекватність реагування на зміни внутрішнього та зовнішнього середовища, На перший план висувається мета максимізації прибутку та збільшення ринкової вартості підприємств. Розвиваються такі види управлінської діяльності, як стратегічне планування, прогнозування, фінансове планування, в основі яких лежить інформація про витрати. Найважливішими умовами успішного функціонування і подальшого вдосконалення системи управління витратами підприємства є накопичення, обробка, передача і зберігання цієї інформації. Збільшення об'ємів інформації призвело до відповідного росту і кількості документів, які є основними носіями інформації, тому традиційні методи роботи з документами стали малоефективними, і виникла необхідність у системах електронного документообігу (СЕД), які дозволяють створювати та обробляти документи електронними засобами.

Впровадження СЕД сприяє підвищенню ефективності управління підприємства за рахунок: підключення до роботи в системі всіх співробітників організації, що працюють із документами, суворого контролю дотримання ними посадових обов'язків, регламентів і процедур прийнятих в компанії; підвищення прозорості документообігу і бізнес-процесів; прискорення інформаційних потоків. Проблемам ефективного використання інформаційних ресурсів в управлінні підприємствами присвячені дослідження вітчизняних та зарубіжних вчених: Бондаренко О.О., Буряк В.В., Васильєвої Н.Ф., Васильчука Д.С., Винарик Л.С., Друкер П., Дутова М.М., Євланова М.В., Жаворонкової Г.В., Золотарьова Т.М., Карого О.І., Корнєва Ю.Г., Косарева О.Й., Любіча О.О., Новаківського І.І., Пархоменко О.В., Пономаренко Н.Ш., Смирнової В.В., Терешко Ю.В., Щедрина А.Н.

Питання управління витратами підприємства розглядали в своїх працях такі вчені, як Ареф'єва О.В., Банасько Т.М., Голов С.Ф., Козаченко А.В., Кошевецька Г.С., Кулинич М.Б., Курамшина А.В., Поповенко Н.С., Сич Є.М., Тимків О.І., Федун С.Ф., Щелкунов В.І. Проте проблеми управління витратами підприємства в умовах електронного документообігу потребують подальшого наукового розвитку. Невирішеною частиною проблеми є відсутність системи управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу.

Практичний інтерес до цієї проблеми, а також недостатність її теоретичної розробки обумовили вибір теми дисертаційної роботи, її мету та завдання.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Основні результати дисертації спрямовані на розв'язання завдань, які визначені Указом Президента України № 149/2005 «Про першочергові завдання впровадження нових інформаційних технологій» від 20 жовтня 2005 р. Тема дисертаційної роботи відповідає тематичному плану науково-дослідних робіт Інституту економіки та менеджменту Національного авіаційного університету. Положення дисертації ввійшли до звіту теми НДР «Стратегічне управління діяльністю авіатранспортних підприємств в умовах економіки знань», 2006-2009 рр. (№ ДР 45/11.02.01): особисто автору належить - розділ V «Електронний документообіг в менеджменті авіапідприємств».

Мета і завдання дослідження. Метою даного дослідження є розвиток теоретичних основ і розробка науково-методичних підходів та практичних рекомендацій щодо забезпечення ефективності управлінських рішень шляхом управління витратами на організацію електронного документообігу в авіакомпаніях.

Для досягнення мети були поставлені та вирішені наступні завдання:

- узагальнити підходи до визначення сутності управління витратами підприємства в сучасних умовах;

- визначити місце інформаційних технологій в системі управління та роль електронного документообігу в ній;

- проаналізувати діяльність та управління авіакомпаніями в сучасних умовах;

- оцінити стан управління витратами авіакомпаній в цілому та в умовах електронного документообігу;

- дослідити інформаційне забезпечення управління авіакомпаній;

- розробити систему управління витратами авіакомпаній на організацію системи електронного документообігу;

- розрахувати ефективність впровадження системи електронного документообігу в авіакомпанії;

- сформулювати практичні рекомендації щодо управлінню персоналом в умовах електронного документообігу.

Об'єкт дослідження - процеси організації інформаційного забезпечення діяльності підприємств.

Предмет дослідження - теоретичні, науково-методичні та практичні підходи до управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу.

Методи дослідження. Методологічною основою дисертаційного дослідження є сукупність методів, прийомів і принципів наукового дослідження, наукової праці вітчизняних і зарубіжних дослідників з проблем управління авіакомпаніями.

Для реалізації завдань дисертаційного дослідження застосовувались такі методи: діалектичний, абстрактно-логічний, системний, історико-еволюційний метод (дозволили здійснювати теоретичне узагальнення основних понять, формування висновків); графічний, розрахунково-конструктивний, економіко-статистичний, порівняння, аналізу і синтезу (для аналізу статистичних та оперативних даних у графічній формі); SADT-технологія, аналогія і моделювання (для моделювання бізнес-процессів); експертний метод парних порівнянь (для оцінки вибору варіанту системи електронного документообігу) та інші загальноприйняті методи.

Інформаційною базою дослідження є законодавчі та нормативні акти державних органів влади, офіційні статистичні матеріали, дослідження та публікації вітчизняних і зарубіжних авторів.

Наукова новизна одержаних результатів полягає в поглибленні науково-методичних положень управління витратами підприємств та обґрунтуванні практичних рекомендацій щодо формування системи управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу. Проведене автором дослідження дозволило отримати такі наукові результати:

одержано вперше:

- систему управління витратами авіакомпанії на організацію електронного документообігу, що складається з п'яти підсистем витрат на: вибір системи електронного документообігу за допомогою розробки економіко-математичної моделі теорії нечітких суджень, яка передбачає визначення критеріїв оцінки альтернативних варіантів системи; комп'ютерне і програмне забезпечення; мотивацію; навчання персоналу; систему менеджменту якості документообігу, що дозволить за рахунок структуризації витрат ефективно управляти ними, а її впровадження - підвищити достовірність та оперативність документообігу, а також створить адекватне інформаційне середовище управління авіакомпанією;

удосконалено:

- методичні підходи до оцінки економічної ефективності впровадження СЕД в частині структуризації витрат та їх оптимізації, що дозволить прийняти рішення про можливість використання системи електронного документообігу в авіакомпаніях;

- підходи до управління персоналом при впровадженні системи електронного документообігу в авіакомпанії за рахунок застосування заходів: проведення інформаційної кампанії; підбору єдиної команди для впровадження; організації системи мотивації та стимулювання трудової діяльності персоналу; додаткове навчання співробітників;

- процесний підхід до впровадження системи електронного документообігу, який складається з восьми послідовних етапів і дозволить керівництву у відносно короткий термін перейти до використання сучасних інформаційних технологій;

одержали подальший розвиток:

- теорія управління витратами на організацію електронного документообігу в частині уточнення категоріального апарату, а саме: системи управління витратами, системи електронного документообігу, системи управління витратами на організацію електронного документообігу;

- методичні підходи до створення внутрішнього навчального центру авіакомпанії, який поєднає внутрішнє навчання із залученням зовнішніх консультантів та дозволить підготувати персонал до роботи в умовах електронного документообігу, за рахунок зменшення у нього опору змінам.

Практичне значення одержаних результатів полягає в тому, що теоретичні положення доведено до рівня методичних положень та практичних рекомендацій. Запропоновані в роботі система управління витратами на організацію електронного документообігу, процесний підхід до впровадження СЕД та економіко-математична модель теорії нечітких суджень для вибору найкращої СЕД дозволяють вдосконалити управління авіакомпаніями.

Практичні розробки та рекомендації автора щодо створення системи управління витратами на організацію електронного документообігу були впроваджені в діяльність: ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро» (Акт впровадження науково-дослідної роботи від 23.10.2009, Додаток М); ХДАВП «ТОРА» (Акт впровадження науково-дослідної роботи від 24.11.2009, Додаток Н); ДП МОУ «ЛДАРЗ» (Акт впровадження науково-дослідної роботи від 08.12.2009, Додаток П).

Основні теоретичні положення та висновки дисертаційної роботи автора використовуються в навчальному процесі Національного авіаційного університету при викладанні дисциплін «Діловодство», «Автоматизоване робоче місце менеджера» (Акт впровадження науково-дослідної роботи від 11.12.2009, Додаток Р).

Особистий внесок здобувача. Положення і рекомендації, що викладені в дисертації і виносяться на захист, розроблені автором особисто шляхом узагальнення та аналізу теоретичного і практичного матеріалу. Висновки і положення дисертації носять самостійний характер. З наукових праць, опублікованих у співавторстві, у дисертаційній роботі використані лише ті положення, які є результатом особистих досліджень здобувача. В [1] особисто автором розроблено: 5.4. Корпоративні інформаційні мережі.- С. 277-287, в [2] - 3.4. Відбір та вдосконалення персоналу корпорації. - С. 233-247, в [5] - дослідження проблеми захисту електронного документообігу, в [8] - аналіз технічної бази комп'ютерної системи ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро».

Апробація результатів дисертації. Основні результати дисертаційного дослідження доповідалися на Міжвузівській науково-практичній конференції «Питання розвитку економіки та менеджменту в ХХІ столітті» (м. Слов'янськ, 2007 р.), VI Міжнародній науковій конференції «Проблеми економіки транспорту» (м. Дніпропетровськ, 2007 р.), VII Міжнародній науковій конференції студентів та молодих вчених «Політ» (м. Київ, 2007 р.), ІV Міжнародній науково-теоретичної конференції молодих вчених та студентів «Актуальні проблеми економічного розвитку виробничої сфери» (м. Донецьк, 2007 р.), Всеукраїнській науково-теоретичній конференції для студентів та молодих вчених «Сучасні підходи до креативного управління економічними процесами» (м. Київ, 2010 р.).

Публікації. За результатами дослідження опубліковано 14 наукових праць загальним обсягом 5,45 др. арк., з них 2 - колективні монографії, 7 - у наукових фахових виданнях обсягом - 2,86 др. арк. та 5 - в інших виданнях загальним обсягом 0,58 др. арк.

Структура й обсяг роботи. Дисертація складається зі вступу, трьох розділів, дев'яті підрозділів, висновків, списку використаних джерел. Її повний обсяг з додатками становить 220 сторінок комп'ютерного тексту, в т.ч. 165 сторінки основного тексту, 46 рисунків, 42 таблиці, з них 12 рисунків та 4 таблиці на окремих сторінках. Список використаних джерел включає 212 найменувань на 20 сторінках, 14 додатків на 31 сторінці.

2. Основний зміст

У вступі обгрунтовано актуальність теми дисертаційного дослідження, сформульовано мету і основні задачі дослідження, об'єкт, предмет і методи дослідження, визначено наукову новизну та практичне значення отриманних результатів.

У першому розділі - «Теоретичні засади використання інформації в управлінні витратами підприємства» - досліджено сутність управління витратами підприємства в сучасних умовах, використання інформаційних технологій в управлінні підприємствами у світі та Україні, визначено роль електронного документообігу в системі управління підприємствами.

Система управління витратами створює достовірні й надійні інформаційні масиви для прийняття управлінських рішень у процесі поточної виробничо-фінансової діяльності підприємства. При прийнятті управлінських рішень щодо оптимізації витрат необхідно враховувати величину, структуру та склад витрат, а також кількість факторів, що суттєво впливають на елементи такої системи. Відмічено, що кількість факторів впливу на витрати підприємства спрогнозувати та врахувати фактично неможливо, тому варто досліджувати лише ті фактори зовнішнього та внутрішнього середовища, які істотно впливають на витрати за конкретних умов діяльності. Визначено, що структура витрат та її вміст можуть видозмінюватися залежно від цілей системи управління витратами на підприємстві, його розміру, сфери діяльності, принципів управління.

Суттєвим напрямом зменшення витрат є ефективна система управління ними. Створення такої системи включає набір елементів, за допомогою яких здійснюється збір та оброблення даних про витрати, а також надання інформації для прийняття управлінських рішень. Запропоновано визначення поняття «системи управління витратами підприємства» як системи, яка забезпечує збір, аналіз, підготовку та передачу управлінському персоналу даних, необхідних для планування витрат та стимулювання їх зниження з метою виявлення факторів економії ресурсів.

Прийняття оптимального управлінського рішення, щодо побудови на підприємстві системи управління витратами значною мірою залежить від створення та впровадження в практику управління інформаційної системи, яка орієнтована на вимоги управління діловою активністю підприємства та підвищення його конкурентоспроможності на ринку, збільшення прибутку та економічного потенціалу. Тобто першочерговим завданням забезпечення ефективності діяльності підприємства є оптимізація витрат на основі удосконалення системи інформаційного забезпечення.

Обгрунтовано, що сучасна інформаційна система управління підприємством повинна відповідати усім нововведенням у теорії і практиці менеджменту, і, навпаки, практичний менеджмент повинен модифікуватися, ефективно використовуючи можливості сучасних інформаційних технологій. Сучасною інформаційною технологією, яка кардинально змінює розвиток підприємства є «електронний бізнес», мета якого - одержання прибутку, генерування грошових потоків і створення конкурентних переваг, а відмінність від класичних методів ведення бізнесу полягає в тому, що він функціонує швидше та в глобальному просторі. Виділено три основні складові електронного бізнесу: електронний документообіг, електронна комерція, електронна система платежів.

Досліджено, що саме система електронного документообігу сприяє підвищенню ефективності управління підприємством за рахунок: підключення до роботи в системі всіх співробітників підприємства, які працюють з документами; суворого контролю дотримання працівниками посадових обов'язків; підвищення прозорості документообігу та бізнес-процесів, прискорення інформацйних потоків. Запропоновано визначення поняття «система електронного документообігу» - як комплексу взаємопов'язаних та узгоджених автоматизованих процесів роботи з електронними документами, що включає в себе їх створення, обробку, відправлення, зберігання, використання і знищення та забезпечує контроль над їх потоками. Визначено три групи задач, які вирішуються за допомогою системи електронного документообігу в управлінні підприємством: планування, облікові задачі, управління документами.

Функціональна структура системи електронного документообігу включає наступні складові (рис. 1):

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1 Функціональна структура системи електронного документообігу

Узагальнюючи дослідження науковців, щодо впровадження електронного документообігу, можна зазначити, що на конкурентоспроможність підприємства має вирішальний вплив якість документообігу, яка в сучасних умовах формується під впливом таких основних факторів: можливість і бажання підприємства оперативно впроваджувати останні досягнення науково-технічного прогресу; вивчення вимог ринку; інтенсивне використання «людського фактора» через навчання робітників і керівників, систематичне підвищення кваліфікації; матеріальної і моральної мотивації працюючих. Всі витрати на якість документообігу умовно можна поділити на 4 групи: витрати на попередження помилок, витрати на оцінку якості, збитки від корегування інформації, витрати на модифікацію документів.

У другому розділі - «Оцінка управління витратами авіакомпаній та його інформаційного забезпечення» - проаналізовано діяльність та управління авіакомпаніями в сучасних умовах; досліджено стан інформаційного забезпечення управління авіакомпаніями; проведена оцінка управління витратами на персонал авіакомпаній в умовах електронного документообігу.

Проаналізовано основні фінансово-економічні показники діяльності авіакомпаній України за період 2006-2008 рр. Аналіз показав, що 55 % авіакомпаній мають стійку тенденцію до зростання обсягів реалізованих послуг; для 11,1 % авіакомпаній характерна циклічна зміна обсягів реалізованих послуг; стійке падіння обсягів реалізованих послуг зазнало 33,3% авіакомпаній України.

В цілому по Україні відмічається зростання обсягів реалізованих послуг відносно 2006 року на 120 %. Відносна зміна чистого прибутку по Україні дорівнює 68,6 %. При цьому спостерігається зростання чистого збитку на 77 %, що практично втричі більш початкового. Отже, за даними за 2008 рік, у цілому по Україні прибуткові авіакомпанії отримали 232362,1 тис. грн., при цьому обсяг збитків становив 851883 тис. грн.

Аналіз витрат на персонал авіакомпаній України дав можливість зробити висновок про наявність тенденції постійного їх зменшення. Загальна сума витрат на утримання робочої сили авіакомпаній України склала 42934,7 та 26999,1 тис. грн. у 2007 та 2008 рр. відповідно і зменшилася майже на 37 %. Витрати на соціальне забезпечення працівників скоротилися на 73 %, (9,3 % від загальної суми витрат). Також спостерігається зменшення інших витрат на робочу силу, до складу яких входять витрати на: культурно-побутове обслуговування, забезпечення працівників житлом - на 27 %. Але витрати на мотивацію мають стійку тенденцію до зростання. За період 2006-2008 рр. вони збільшилися на 46,5%, що показує визнання керівниками авіакомпаній залежності якості роботи від рівня мотивації персоналу (табл. 1).

Таблиця 1 Витрати на мотивацію персоналу авіакомпаній України

Область	Авіакомпанії	Заохочувальні та компенсаційні виплати, тис. грн.	У % 2008 до 2007 р.
		2006	2007	2008
АР Крим	ТОВ АК «Ветеран», Кримське ДАП «Універсал-Авіа»	7,2	1,3	0,3	23,08
Дніпропетровська	АТК «ЮЖМАШАВІА», ВАТ «АК «Дніпроавіа»	196,5	56,3	30,5	54,17
Донецька	ТОВ «АК «Донбасаеро», ТОВ «АК «Скіф-Авіа»	3937	5858,8	1750,1	29,87
Запорізька	ВАТ «Мотор-Січ», ВАТ «АК Константа»	109,7	136,6	83,7	61,27
Київська м. Київ	ДАП «Україна», ВАТ «АС» ЗАТ «АК «Аеросвіт», ТОВ “АК “ХОРС”, ТОВ «АТА «Крунк» ТОВ «АК «Аеро-Чартер» ТОВ «Конкордавіа», АК WINDROSE ТОВ «УАВ «Аеростар» ТОВ«Українсько-Середземноморські авіалінії»	9406	18603,3	25420,4	136,65
Луганськ	ВАТ «АК «Луганські авіалінії»	1207,4	1373.3	2117,2	154,17
Львівська	ДАП «Львівські авіалінії»	89,2	15,9	20,7	130, 19
Чернівецька	ВАТ «АК «Буковина»	18,9	43,9	18,3	41.69
Кіровоградська	Міжнародна акціонерна АК «Урга»	999,7	615,8	488,1	79,26
Хмельницька	ВАТ «Хмельницьке АП «Поділля-Авіа» ТОВ «Регіональна АК «Універсал-Авіа»	19,4	32,9	64.3	195,44
Інші авіакомпанії	498,3	518,9	854,3	164,64
Всього по Україні	16489,3	27257	30847,9	113,17

Частка витрат на заохочувальні та компенсаційні виплати склала у 2008 р. 9,1% від фонду оплати праці штатних працівників авіакомпаній України (проти 6,2% у 2007 р. і 4,9% у 2006 р.). Кількість працівників, які підвищили кваліфікацію у навчальних закладах різних типів за договорами збільшилася за період з 2006 р. по 2008 р. на 38,3%. Також було визначено, що у 2008 р. 460 співробітників авіакомпаній навчалися за кордоном, що перевищує на 54,9% показник 2006 р. Але для більшості авіакомпаній характерна недостатня увага до навчання персоналу вчення . Основні причини - це недостатність грошових коштів в авіакомпаніях або впевненість керівництва, що навчання персоналу не є доцільним і не розглядається розглядає як один з найзначніших ресурсів в підвищенні ефективності їх роботи, хоча фінансові можливості авіакомпанії достатні. Автором зроблено висновок, що якість управління авіакомпанії, ефективність роботи та рівень її конкурентоспроможності безпосереднім чином пов'язано з якістю навчання персоналу. Особливо це актуально для авіакомпаній, які впроваджують електронний документообіг.

При впровадженні електронного документообігу важливо визначитися з тим, як до цього ставляться працівники авіакомпанії, що необхідно для розробки плану підготовки персоналу до роботи за автоматизованим робочим місцем. З метою удосконалення процесу впровадження системи електронного документообігу автором була проведена оцінка ступеня сприймання нових інформаційних технологій персоналом деяких авіакомпаній України, для зазначеної оцінки було розраховано показник «психологічний бар'єр» (Пб) :

 (1)

де показник «психологічний бар'єр»;

кількість робітників, що займають негативну позицію до нововведення (супротивники, скептики), чол.;

кількість робітників, що займають нейтральну позицію до нововведення, чол.;

кількість робітників, що займають позитивну позицію до нововведення, чол.;

Р - загальна кількість робітників, які повідомили про своє ставлення нововведення, чол.

За значеннями показника Пб за шкалою визначається характер ситуації, що склалася при впровадженні електронного документообігу. Результати аналізу відображені у таблиці 2.

Таблиця 2 Аналіз сприймання персоналом авіакомпаній впровадження СЕД

Підприємство	Значення показника	Ситуація для впровадження
ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро»	0,02	Дуже сприятлива
ВАТ «Авіакомпанія «Буковина»	0,37	Несприятлива
ВАТ «Одеські авіалінії»	0,44	Дуже несприятлива
ДАП «Львівські авіалінії»	0,28	Середній ступінь сприятливості
ВАТ «АК «Дніпроавіа»	0,11	Сприятлива

Аналіз показав, що в ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро» кількість робітників, що займають негативну позицію до нововведення і кількість робітників, що займають нейтральну позицію до нововведення близька нулю, таким чином і показник «психологічний бар'єр» також дорівнює нулю, що означає відсутність опору нововведенню. Тому можна вважати, що ситуація для впровадження системи електронного документообігу на ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро», за шкалою визначення показника «психологічний бар'єр» - дуже сприятлива. Достатньо позитивна ситуація склалася і в авіакомпанії ВАТ «АК «Дніпроавіа». Іншим авіакомпаніям запропоновано провести заходи щодо підготовки персоналу до умов електронного документообігу.

Досліджено, що створення інформаційного суспільства веде до необхідності широкого застосування авіакомпаніями сучасних комп'ютерних та інформаційних технологій, програмного забезпечення, міжнародних баз даних, електроних квитків, що надасть можливість розвитку та вдосконаленню відносно нових для України послуг, пожвавить співробітництво авіакомпаній на міжнародному рівні.

З метою удосконалення механізму інформаційного забезпечення авіакомпанії необхідно розробити і впровадити автоматизовану систему управління, що задовольняє таким вимогам, як створення повної і зручної у використанні бази даних, можливість використання вже наявних технічних засобів, простота в обслуговуванні, можливість подальшого удосконалення системи і розширення кола завдань. Але впровадження такої системи потребує забезпеченості комп'ютерними та програмними засобами, тому автором проведено розрахунок коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній, який показав, що більшість авіакомпаній забезпечені комп'ютерними засобами лише для автоматизації окремих функцій управління, що для впровадження інтегрованої інформаційної системи недостатньо (табл. 3).

Таблиця 3 Розрахунок коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній

Авіакомпанії	Розрахунок коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній	Значення коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній
ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро»	де - кількість ПК; - чисельність АУП.	0,53
ВАТ «АК «Дніпроавіа»		0,34
ВАТ «Одеські авіалінії»		0,28
ВАТ «Авіакомпанія «Буковина»		0,25
ДАП «Львівські авіалінії»		0,24

Розрахунок коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній показав, що найбільш забезпеченими комп'ютерною технікою є ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро» і ВАТ «Дніпроавіа», але цього не достатньо для ефективного управління в умовах інформаційного суспільства.

У третьому розділі - «Вдосконалення управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу» - на основі проведених теоретичних та аналітичних досліджень, запропоновано процесний підхід до впровадження СЕД; розроблено систему управління витратами на організацію системи електронного документообігу; розроблено економіко-математичну модель теорії нечітких суджень для вибору СЕД; розраховано економічна ефективність впровадження СЕД; запропоновано практичні рекомендації по управлінню персоналом в умовах електронного документообігу.

Головною умовою успішного впровадження інформаційної системи є своєчасність такого впровадження, тобто наявність суттєвої необхідності у результатах роботи системи та неможливості подальшого розвитку підприємства без неї. Автором запропоновано процесний підхід до впровадження системи електронного документообігу, який складається з восьми послідовних етапів: формулювання мети, задач впровадження; планування і організація впровадження; розробка проектної, технічної, програмної документації; виконання пілотного проекту та затвердження його результатів; аналіз забезпеченості підприємства персоналом, комп'ютерними і програмними засобами; реалізація впровадження; контроль за процесом впровадження; визначення практичної цінності та економічного ефекту від впровадження. Впровадження системи електронного документообігу дозволить значно зменшити час виконання робіт, підвищити задоволеність роботою, прискорити та оптимізувати керуючи дії в авіакомпанії, впливаючи, таким чином, на її прибутковість та ефективність роботи.

Розроблена автором система управління витратами на організацію електронного документообігу включає п'ять підсистем витрат на: вибір системи електронного документообігу; комп'ютерне та програмне забезпечення; мотивацію; навчання персоналу; систему менеджменту якості документообігу (рис. 2). Використання такої системи за рахунок структуризації витрат дозволить підвищити достовірність та оперативність документообігу, а також створить ефективне середовище управління авіакомпанією.

Успішно вибрана система електронного документообігу повинна задовольняти наступним загальним умовам: враховувати специфіку українського документообігу, реалізувати можливість сумісної праці, мати функції оперативного контролю виконання документів та робіт, бути простою і гнучкою при встановленні та експлуатації; мати наявність засобів для організації конфіденційного документообігу із захистом інформації від несанкціонованого доступу; мати можливість одночасного використання паперових та електронних документів, автоматизованого збору та аналізу статистичних даних, інтеграції з іншими системами.

Тому автором запропоновано підхід до вибору кращої системи електронного документообігу, яка передбачає одночасну наявність одразу декількох важливих критеріїв під час оцінювання таких систем:

- рівень реалізації функціональних можливостей;

- очікуваний ефект від впровадження;

- очікувані витрати при впровадженні;

- очікувана швидкість впровадження у практику документообігу;

- перспективи розвитку і оновлення версій системи документообігу;

- ризики для організаційної системи, яка існує.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2 Система управління витратами на організацію електронного документообігу авіакомпанії

Було проведене порівняння наступних варіантів систем електронного документообігу, які позначені відповідно , з точки зору ефективності їх впровадження в авіакомпанію: Lotus Notes, OPTIMA - Work Flow, «ЕВФРАТ-Документооборот» (Cognitive Technologies), «1С: Документооборот» (1С, Россия). Для вирішеня цієї задачі використали схему змішаного екстремуму (мінімаксного критерія) Беллмана-Заде.

 (2)

Відповідно, найкращим варіантом слід вважати той, у якого найбільша ступінь належності:

(3)

При нерівновагомих критеріях, за якими ведеться порівняння, ступені належності варіантів, що оцінюються, до нечіткої множини знаходять таким чином

, (4)

Ступені належності нечітких множин та коефіцієнти відносної важливості критеріїв було знайдено на основі методу парних порівнянь за шкалою Сааті. При використанні цього методу були сформовані матриці парних порівнянь по кожному критерію.

Знайдені коефіцієнти відносної важливості критеріїв , : ; ; ; ; ; дозволили зробити висновок про більшу важливість критеріїв и .

Використовуючи вищенаведені формули було отримано нечіткі множини з урахуванням коефіцієнтів відносної важливості критеріїв, що дозволило розрахувати нечітку множину:

.

Дана нечітка множина вказує на переваги прийняття рішення про впровадження варіанту , тобто системи електронного документообігу Lotus Domino.Doc., яка була запропонована для впровадження в діяльність авіакомпанії.

Успіх впровадження системи електронного документообігу залежить від персоналу, який буде працювати в її умовах. Вирішення основних практичних завдань щодо управління персоналом при організації електронного документообігу включає заходи: проведення інформаційної кампанії; підбор єдиної команди для впровадження; організація системи мотивації та стимулювання трудової діяльності та навчання персоналу. Перелічені заходи зображені у вигляді набору послідовності дій (рис. 3).

Навчання працівників в сучасних умовах є важливою складовою процесу управління авіакомпанією. Для того, щоб система навчання була більш ефективною запропоновано створити в авіакомпанії внутрішній навчальний центр, який буде поєднувати в собі як внутрішньофірмове навчання вчення , так і навчання в спеціалізованих центрах підготовки кадрів та дозволить підготувати персонал до роботи в умовах системи електронного документообігу. При плануванні та реалізації навчання персоналу рекомендовано враховувати чинники, що істотно впливають на його задоволеність системою навчання в авіакомпанії: справедливість критеріїв відбору співробітників на навчання; можливість впливу на зміст навчальних програм; їх якість і кількість та інтенсивність проведення навчальних занять.

Після визначення найкращої для авіакомпанії СЕД було проведено розрахунок економічної ефективності впровадження цієї системи в ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро» (табл. 4).

Таблиця 4 Економічна ефективність від впровадження СЕД в ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро»

Показник	Одиниця виміру	Методика розрахунку	Значення
Економічний ефект	грн.		58 400
Економічна ефективність	грн.		0,10
Термін окупності капіталовкладень	рік		2,1

Оцінку ефективності впровадження СЕД було проведено за допомогою структуризації витрат та їх оптимізації, що дозволило прийняти рішення про можливість використання системи електронного документообігу в авіакомпаніях. Для підвищення точності підрахунку капітальних витрат, що мають місце на всіх етапах впровадження СЕД, запропоновано використати метод загальної вартості володіння інформаційною системою, згідно з яким до витрат було віднесено: вартість комп'ютерів, принтерів, мережного устаткування й інших пристроїв; вартість програмного продукту і ліцензії на його використання; витрати на установку; впровадження, адаптацію; вивчення і супроводження системи; реорганізацію кадрів тощо, а також всі поточні витрати. Реалізація запропонованих методичних та практичних рекомендацій дозволить значно зменшити час на процес впровадження системи електронного документообігу, забезпечити можливість управління витратами на його впровадження; підвищити професійну кваліфікацію персоналу і, як наслідок, задоволеність своєю роботою, впливаючи, таким чином, на прибутковість та ефективність роботи всієї авіакомпанії.

Висновки

Дисертаційна робота спрямована на розв'язання актуальної задачі - створення теоретико-методичних основ та практичних рекомендацій щодо комплексного підходу до управління витратами авіакомпаній на орагнізацію електронного документообігу. Основні висновки та результати, які отримано в ході дослідження, полягають в наступному:

1. Сутність поняття «система управління витратами» автором визначено як система, яка забезпечує інформацією всі напрями управлінської діяльності підприємства за рахунок збору, аналізу, підготовки та передачі управлінському персоналу даних, необхідних для планування витрат та стимулювання їх зниження з метою виявлення чинників економії ресурсів.

2. Сучасною інформаційною технологією, яка кардинально змінює розвиток управління підприємством визнано «електронний бізнес», до складу якого входить електронний документообіг. Було визначено поняття «системи електронного документообігу», впровадження якої дозволить вдосконалити управління підприємством за рахунок: значного зменшення часу виконання робіт, «прозорості» контролю, прискорення та оптимізації керуючих дій, а також підвищення мотивації персоналу до своєї роботи.

3. Аналіз основних фінансово-економічних показників діяльності авіакомпаній України за період 2006-2008 рр. показав, що 55 % авіакомпаній мають стійку тенденцію до зростання обсягів реалізованих послуг; для 11,1 % авіакомпаній характерна циклічна зміна обсягів реалізованих послуг; стійке падіння обсягів реалізованих послуг зазнало 33,3 % авіакомпаній України. В цілому по Україні відмічається зростання обсягів реалізованих послуг відносно 2006 року на 120 %.

4. Оцінка управління витратами на персонал авіакомпаній України в умовах електронного документообігу дозволила визначити, що важливою статтею витрат на персонал є витрати на його навчання та підвищення кваліфікації, від якості якої залежить якість управління авіакомпанією, ефективність роботи та рівень її конкурентоспроможності. Особливо це актуально для авіакомпаній, які впроваджують електронний документообіг Але для більшості авіакомпаній характерна недостатня увага до навчання персоналу.

5. Аналіз витрат на персонал авіакомпаній показав, що загальна сума витрат на утримання робочої сили зменшилося майже на 37 %, витрати на соціальне забезпечення працівників зменшилося на 73 %, рівень витрат на мотивацію збільшився на 46 %, що означає визнання керівниками залежності якості роботи персоналу від якості стимулювання.

6. Аналіз стану інформаційного забезпечення управління авіакомпаній показав, що більшість з них забезпечені комп'ютерними засобами лише для автоматизації окремих функцій управління, що для впровадження інтегрованної інформаційної системи є недостатнім. Найбільш забезпеченими комп'ютерними засобами є ТОВ «Авіакомпанія «Донбасаеро» та ВАТ «АК «Дніпроавіа».

7. Управління витратами на організацію електронного документообігу пропонується розглядати, як систему, що включає суб'єкт управління витратами, об'єкт управління, який складається з п'яти підсистем витрат на: вибір системи електронного документообігу; комп'ютерне та програмне забезпечення; мотивацію, навчання персоналу; систему менеджменту якості документообігу та вхідні і вихідні елементи.

7. Запропонована економіко-математична модель теорії нечітких суджень вибору системи електронного документообігу передбачає визначення критеріїв оцінки альтернативних варіантів системи, що дозволить підвищити достовірність і оперативність документообігу авіакомпанії та створить ефективне середовище управління і функціонування авіакомпанії. Оцінка економічної ефективності впровадження СЕД здійснюється за допомогою структуризації витрат та їх оптимізації.

8. Основні практичні рекомендації щодо управління персоналом при впровадженні системи електронного документообігу включають наступні заходи: проведення інформаційної кампанії; підбір єдиної команди для впровадження; організація системи мотивації та стимулювання трудової діяльності; додаткове навчання співробітників. З метою підвищення рівня професійної кваліфікації персоналу авіакомпаній та підготовки його роботи в умовах системи електронного документообігу запропоновано створити внутрішній навчальний центр, який буде поєднувати в собі як внутрішнє вчення , так і зовнішнє навчання. вчення ..

Список опублікованих праць за темою дисертації

Монографії:

1. Корпоративне управління в Україні: стратегії, інновації, інвестиції / [Борисюк І.О., Чигасова Н.М., Григор'єв Г.С. та ін.]; за ред. В.І.Щелкунова, Г.В.Жаворонкової. - К.: Наукова думка., 2008. - 415 с.

2. Корпоративне управління в Україні: інтелектуальний капітал, персонал, якість/ [Борисюк І.О., Дяченко Т. О., Дяченко О. О. та ін.]; за ред. В.І.Щелкунова, Г.В.Жаворонкової. - К.: Наукова думка, 2010. - 615 с.

Статті у наукових фахових виданнях:

3. Симоненко Т. М. Електронний документообіг в управлінні підприємством [Електронний ресурс] / Т. М. Симоненко // Проблеми системного підходу в економіці. - 2007. - №. 1. - Режим доступу до зб.: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/PSPE/2007-1/Simonenko_107.htm.

4. Салій Т. М. Електронна комерція та Інтернет в інформаційному секторі економіки [Текст] / Т. М. Салій // Формування ринкових відносин в Україні: Зб. наук. праць / Наук. ред. І.К. Бондар. - К., 2007. - Вип. 9 (76).- С. 114 - 117.

5. Салій Т. М. Управління безпекою електронного бізнесу [Текст] / Г.В. Жаворонкова, Т. М. Салій // Проблеми системного підходу в економіці: Зб. наук. праць. - К.: НАУ, 2007. - Вип. 21. - С. 30 - 34.

6. Салій Т. М. Удосконалення системи управління авіатранспортним підприємством засобами електронного документообігу [Текст] / Т. М. Салій // Проблеми підвищення ефективності інфраструктури: Зб. наук. праць. - К.: НАУ, 2008.- Вип. 19.- С. 54 - 63.

7. Салій Т. М. Підготовка персоналу авіапідприємств до роботи в умовах електронного документообігу [Текст] / Т.М. Салій // Проблеми підвищення ефективності інфраструктури: Зб. наук. праць. - К.: НАУ, 2009. - Вип. 22. - С. 59-63.

8. Салій Т. М. Дослідження стану комп'ютерного та програмного забезпечення авіапідприємств [Текст] / Т. М. Салій, Г. В. Жаворонкова // Вісник Донецького національного університету. Серія В економіка і право: Науковий журнал. Том 1/ Наук. ред. В. К. Мамутов.- Донецьк, 2009. - С. 26 - 31.

9. Салій Т. М. Система управління витратами авіакомпанії на організацію електронного документообігу [Електронний ресурс] / Т. М. Салій // Проблеми системного підходу в економіці. - 2010. - №. 1. - Режим доступу до зб.: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/PSPE/2010-1/Saliy_110.htm.

Тези доповідей:

10. Салій Т. М. Праксеологічний підхід до управління персоналом // Матеріали ІV міжнародної науково - теоретичної конференції молодих учених та студентів [«Актуальні проблеми економічного розвитку виробничої сфери»] (Донецьк, 7-8 червня 2007 р.) - Т.З. - Донецьк: ДВНЗ «Донецький Національний технічний університет», 2007. - С. 87 - 88.

11. Салій Т. М. Процес прийняття рішень в сфері кадрової політики промислового підприємства // Матеріали міжвузівської науково - практичної конференції [“Питання розвитку економіки та менеджменту в ХХІ столітті”] - Т.1. - Слов'янськ: ПП «Канцлер», 2007. - С. 95 - 99.

12. Салій Т. М. Електронний документообіг в системі управління авіатранспортними підприємствами // Збірник тез доповідей VI Міжнародної наукової конференції [«Проблеми економіки транспорту»] (Дніпропетровськ, 26-27 квітня 2007 р.). - Д.: ДПТ, 2007. - С. 87.

13. Салій Т. М. Електронний бізнес в Україні // Збірник тез VII Міжнародній науковій конференції студентів та молодих учених [«Політ»] (Київ, 12-13 квітня 2007 р.). - К.: НАУ, 2007. - С. 228.

14. Салій Т. М. Витрати на навчання персоналу, як підсистема управління витратами авіакомпанії // Матеріали Всеукраїнської науково - теоретичної конференції для студентів та молодих вчених [«Сучасні підходи до креативного управління економічними процесами»] (Київ, 26 березня 2010 р.). - К.: НАУ, 2010. - С. 95.

Анотація

Салій Т.М. Управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу. - Рукопис.

Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата економічних наук за спеціальністю 08.00.04 - економіка та управління підприємствами (за видами економічної діяльності). - Національний авіаційний університет, Київ, 2010.

У дисертації досліджуються теоретико-методичні основи та практичні рекомендації щодо управління витратами авіакомпаній на організацію електронного документообігу. Узагальнено категоріально-понятійний апарат, розкрито суть і вдосконалено класифікацію витрат підприємства. Визначено місце інформаційних технологій в управлінні підприємствами. Обґрунтовано роль системи електронного документообігу в управлінні підприємствами. Проаналізовано діяльність та управління авіакомпаніями в сучасних умовах. Проведена оцінка сприймання персоналом авіакомпаній впровадження системи електронного документообігу та розрахунок коефіцієнту комп'ютеризації авіакомпаній. Розроблено систему управління витратами авіакомпанії на організацію електронного документообігу, яка за рахунок структуризації витрат дозволить ефективно управляти ними та авіакомпанією в цілому. Запропоновано процесний підхід до впровадження СЕД, який складається з восьми послідовних етапів та дозволить керівництву у відносно короткий термін перейти до електронного документообіг Побудовано економіко-математичну модель теорії нечітких суджень вибору СЕД, яка дозволить підвищити ефективність документообігу авіакомпаній та створить ефективне середовище управління і функціонування авіакомпаній. Удосконалено підходи до визначення економічної ефективності впровадження СЕД, за рахунок структуризації витрат на її організацію. Розроблено практичні рекомендації управління персоналом при впровадженні електронного документообігу в авіакомпанії. Запропоновано створити внутрішнього навчального центру, який дозволить підготувати персонал до умов СЕД.

Ключові слова: витрати, управління витратами, система управління витратами, електронний документообіг, система електронного документообігу, система управління витратами на організацію електронного документообігу.

Аннотация

Салий Т.Н. Управление затратами авиакомпаний на организацию электронного документооборота. - Рукопись.

Диссертация на соискание учёной степени кандидата экономических наук по специальности 08.00.04 - экономика и управление предприятиями (по видам экономической деяльности). - Национальный авиационный университет, Киев, 2010.

В диссертации рассматриваются теоретические основы и разрабатываются методические и практические рекомендации процесса управления затратами авиакомпаний на организацию электронного документооборота.

Анализируется сущность затрат предприятия и сделан вывод, что реальным направлением их уменьшения является система управления затратами. Предложено данную систему рассматривать как систему, которая обеспечивает информацией все направления упправленческой деятельности предприятия за счёт сбора, анализа, подготовки и передачи управленческому персоналу данных, необходимых для планирования затрат и стимулирвоания их снижения с целью выявления факторов экономии ресурсов.

Сделан вывод о том, что для успешного функционирования и дальнейшего усовершенствования системы управления затратами необходимо использование современных информационных технологий, к которым относится электронный бизнесс. Подчеркнуто, что одна из составляющих электронного бизнеса, а именно электронный документооброт, способствует повышению эффективности управления предприятием за счёт подключения всех сотрудников предприятия, которые работают с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязательств, регламентов, принятых в компании, повышения «прозрачности» документооборота; обеспечивает большую продуктивность бизнес-процессов;

Описана функциональная структура СЭД, которая включает: управление и доступ к данным; учёт, контроль и поддержку жизненного цикла документов; работу с архивами; расширение функциональности СЭД; обмен документами и обеспечение безопасности; поиск документов; мониторинг и накопление статистики.

Разработана система управления затратами авиакомпаний на организацию электронного документооборота, которая включает пять подсистем затрат на: выбор СЭД, компьютерное и программное обеспечение, мотивацию и обучение персонала, систему менеджмента качества. Внедрение такой системы, за счёт структуризации затрат, позволит повысить достоверность и оперативность документооборота, а также эффективно управлять затратами и авиакомпаниею в целом. Построена экономико-математическая модель для выбора СЭД, которая предполагает одновременное использование нескольких критериев во время оценивания таких систем. Для внедрения выбраной системы элетронного документооборота предложено использовать процессный подход, который включает восемь последовательных этапов. Рассчитана экономическая эффективность внедрения СЭД с помощью структуризации затрат на её организацию, что позволило принять решение о возможности использования данной системы в авиакомпании.

...