Управление деловыми коммуникациями

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контрольная работа

по управлению деятельностью функционального подразделения

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛОВЫМИ КОММУНИКАЦИЯМИ



1. ПОНЯТИЕ И ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире.

Без деловой переписки вести деловые отношения почты невозможно. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения, при установлении деловых контактов, хорошо составленное, правильно сформулированное письмо личного характера может наилучшим образом представить фирму и создать самое благоприятное о нем впечатление у вашего партнера. Умение контактировать с людьми можно развить посредствам умения писать хорошие деловые письма, усвоив некоторые довольно простые основы.

Написания текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е., включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает: одноаспектным и многоаспектным.

Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего эти письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта, в ней указываются цели (причины) составления письма. При ссылке на документ указывается его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Заключение письма представляет собой вывод в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д.

Письмо может содержать только одну часть заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написание служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения. Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задать переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений.

Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением.

Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицание подчеркивает значимость и официальный стиль. Составления текста делового письма должно принять во внимание следующие факторы: официальность/неофициальность ситуации общения, при печатании обращение выравнивается по центру, текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости.

В официальной переписке применяется официально деловой стиль. Деловой стиль - это совокупность речевых средств, функция которых - обслуживание сферы официально - деловых отношений. Особенность делового стиля, специфические черты, присущие ему. Участники делового общения - преимущественно юридические лица - организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имен руководителя и других должностных лиц.

Виды деловых писем:

1. Информирующее письмо - этот вид письма необходим, чтобы сообщить адресату о каком - либо важном для него мероприятии, Такое письмо не нуждается в ответе, поэтому носит однонаправленный характер;

2. Новостное письмо - цель этого вида письма - регулярное информирование о деятельности организации целевых аудиторий (партнеров, держателей акций, потребителей);

3. Рекомендательное письмо - этот вид делового письма не предполагает обязательного обращения, за исключением тех случаев, когда она является ответом на конкретный запрос по поводу какой либо персоны;

4. Сопроводительное письмо - прилагается к пакету документов с перечнем высылаемых материалов и содержит просьбу проинформировать о доставке почтового отправления;

5. Письмо заявление - может быть адресовано СМИ или целевым аудиториям;

6. Письмо просьба - такой вид деловых писем может использоваться любой организации, которой требуется финансовая или административная помощь.

Деловые письма могут быть разными например, есть письма-просьбы, письма-запросы, извещения, письма-ответы, письма-приглашения и др.

Каждая разновидность писем имеет свои особенности в составлении и оформлении.

Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях и других мероприятиях обычно адресуются руководителю организации, конкретному должностному лицу, но могут быть адресованы и всему коллективу.

Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты.

Письма-просьбы. Существует огромное количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений. Текст данного письма обычно строится по следующей форме: в основной части содержания изложение причины, побудившей обратиться с просьбой, изложение самой просьбы, в заключительной части высказывается надежда на ожидаемый результат. Просьбы обычно выражаются словами «прошу, просим».

Письма-ответы. Текст письма-ответа обычно начинается с повторения просьбы. Далее излагаются результаты рассмотрения просьбы, мотивируется отказ (если это письмо-отказ) и констатируется сам отказ.

Благодарственные письма. В последнее время в деловой переписке стали широко применяться письма-благодарности. Письма благодарности - это правила хорошего тона взаимоотношений между партнерами.

Сопроводительные письма. Сопроводительные письма составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов. Текст письма состоит из двух частей: сообщения о высылаемом материале и уточняющих сведениях (приложения).

Письма-предложения. В последнее время широкое распространение получили письма с предложениями о сотрудничестве. Логическая схема текст данного письма такая же, как и в письме-просьбе:

- изложение с вопроса;

- характеристика взаимоотношений;

- предложение о сотрудничестве.

2. РЕКВИЗИТЫ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие: юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной технике, качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельный элементов, которые называются реквизитами.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограниченно.

Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Современные требования к формированию документов фиксируется в государственных стандартах, в частности правила оформления организационно - распорядительных документов зафиксированы в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003.

Государственным стандартом установлен не только состав реквизитов, но и зоны и последовательность их размещения на документе. Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Совокупность реквизитов документов и схема их расположения на документе составляют формуляр - образец документа. Формуляр также регламентирован государственным стандартом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и схему их расположения на документе. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирование и единство документации, как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

Для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов:

01. - государственный герб;

02. - герб субъекта РФ;

03. - эмблема организации;

04. - код организации;

05. - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юр. лица;

06. - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07. - наименование организации;

08. - справочные данные об организации;

09. - дата документа;

10. - регистрационный номер документа;

11. - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12. - адресат;

13. - резолюция;

14. - заголовок к тексту;

15. - отметка о контроле;

16. - текст документа;

17. - отметка о наличии приложения;

18. - подпись;

19. - оттиск печати;

20. - отметка об исполнении;

21. - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

22. - отметка о поступлении документа в организацию;

23. - идентификатор электронной копии документов.

Принципы классификации деловых писем могут быть различными:

1. Коммерческие письма используются при организации коммерческой сделке, заключение и выполнение контрактов. К коммерческим письмам относятся, коммерческое письмо запрос, письмо предложение, письмо претензия и ответы на эти письма;

2. По функции письма подразделяются на письма - ответы и инициативные письма;

3. По признаку адресата письма подразделяются на обычные и циркулярные. Циркулярные письма - это письма, рассылаемые одним адресатом нескольким получателям, как правило, подчиненным инстанциям (организациям). Обычные письма направляются одному получателю;

4. По композиции письма подразделяются на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос. Многоаспектные письма составляются в том случае, когда они затрагивают несколько взаимосвязанных вопросов, которые будут рассматриваться в одной организации;

5. По форме отправления письма подразделяются на традиционные почтовые отправления, электронные письма и факсы;

6. По структуре письма подразделяются на регламентированные, форма которых оговорена ГОСТом, и нерегламентированные, не имеющих жёсткой текстовой структуры;

7. По цели письма подразделяются на информационные («полезные»), создаваемые с целью передать информацию.

Каждое деловое письмо попадает в несколько классификаций, а следовательно, составляется с учетом разных аспектов. Так, коммерческое письмо - запрос по своей функции является инициативным, по адресату - обычным, по композиции может быть как одноаспектным, так и многоаспектным, по структуре - чаще всего регламентированным, по цели - информационным. Всё перечисленное влияет и на форму, и на языковые особенности данного вида писем.

Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется.

Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой делового письма является дата его подписания. Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, допускается оформление даты словесно-цифровым способом, а также цифровым способом, но в обратной последовательности.

Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

Деловое письмо было и до сих пор остается важным элементом ведения бизнеса в мире.

Без деловой переписки все деловые отношения почти невозможны. Практически все телефонные и телеграфные договоренности требуют письменного подтверждения. Прежде всего, деловые письма следует писать с позиции корреспондента.

Деловые письма имеют определенные правила составления и оформления, к ним предъявляются требования, обусловленные их принадлежностью к информационно-справочным документам. При составлении письма автор должен детально продумать, с какой целью он составляет письмо, на что рассчитывает в результате его рассмотрения. Он должен четко прояснить для себя, что адресату известно о предмете письма, на что он может опереться как на исходную точку и какова новая информация, еще не известная адресату, ради сообщения которой и составляется письмо. От целевой установки письма будет зависеть и характер аргументации и композиция текста. Можно выделить следующие этапы подготовки и составления писем:

1. Изучение существующего вопроса;

2. Подготовка и написание проекта текста письма;

3. Согласование проекта письма;

4. Подписание руководителем;

5. Регистрация;

6. Отправка.

Написание текста письма является трудоемким процессом. Важная задача при составлении письма - его информационное насыщение, т. е., включение в него необходимого количества информации. Письмо бывает одноаспектным и многоаспектным. Один аспект письма обычно составляет содержание всего письма, и чаще всего это письма, не требующие ответа. Текст многоаспектных писем может состоять из следующих аспектов: разделов, пунктов, подпунктов, абзацев.

Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца. Для деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно многоаспектных писем. Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение. Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма, констатацию факта, в ней указываются цель (причина) составления письма. При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок. Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т. д.

Письмо может содержать только одну заключительную часть. Основные вопросы письма надо четко сформулировать и расположить в последовательности, наиболее оптимальной для восприятия. После составления и написания служебное письмо необходимо отредактировать. Деловое письмо практически всегда начинается с обращения.

Эта небольшая по объему часть текста исключительно значима для целей общения. Правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задает переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Важность обращения определяется автором письма, обращение позволяет обеспечить себе слушателя. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением. Запятая после обращения придает письму будничный характер, знак восклицания подчеркивает значимость и официальный стиль. Составитель текста должен принять во внимание следующие факторы: Общественную позицию адресата в соотношении с собственной, степень знакомства, характер отношений, официальность/неофициальность ситуации общения, этикетные разрешения, действующие в данном речевом коллективе. Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости.

Цель большинства документов - заинтересовать адресата, убедить его, побудить действовать в нужном для автора направлении.

Явность и точность текста определяется прежде всего правильностью композиционной структуры текста, отсутствием логических ошибок, продуманность и четкость формулировок - устойчивых оборотов, отсутствием образных выражений. Письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется, содержит точные даты, бесспорные факты и выводы. Одна из особенностей деловой речи письма - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде.

4. ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ РАЗЛИЧНЫХ ВИДОВ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Язык российского делового документа сложился в сфере управления в последнее 100-150 лет. Его определяют как официально- деловой. В результате длительного развития в официально - деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.

Основными чертами составления различных видов деловых письма является: Нейтральный тон - изложения является нормой официального делового письма, поскольку управленческая информация, официальна по своему характеру, сводит субъективный (личностный) момент в текстах документов до минимума. Лаконичность изложения - текст письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности.

Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. Содержание документа должно быть передано максимально точно.

Точность изложения - предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в письме, и автором текста, и его адресатом. Требование точности изложения достигается употреблением специальной терминологии, использованием устойчивых языковых формул, сочетаемостью слов в предложении, использованием уточнений, дополнений, вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и т. д.

Особенности составления различных видов деловых писем, например...

Письмо-извещение. Этот вид письма используется организациями, предприятиями или учреждениями для сообщения адресату какой-либо информации, могущей заинтересовать его. Такой информацией может быть изменение цен, сроков поставки, открытие нового производства, филиала, представительства, производстве нового вида продукции и т. п.

Письмо-запрос. В деловой переписке этот вид письма используется для получения информации об объекте общих интересов. Такой информацией может быть цена, количество, сроки поставки, качество и другие характеристики товара.

Ответ на запрос. Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса. В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта.

Письмо-напоминание. Если в коммерческой переписке наступает такая ситуация, что ожидаемый ответ одного из партнеров по каким-либо причинам не поступает и невозможно с помощью других средств сообщения получить его, посылается следующий вид коммерческого письма - письмо-напоминание.

Письмо-просьба. Следующее письмо - это письмо, отправленное в ответ на напоминание, письмо-просьба. Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо.

Письмо-заказ. - это вид делового письма, содержащий обращение покупателя к продавцу с просьбой поставить определенный товар в определенном количестве, при оговоренных условиях.

Письмо-подтверждение. Служит для подтверждения получения каких-либо документов или материальных ценностей. В данном случае фирма покупатель посылает это письмо для подтверждения получения товара и отсутствия претензий по качеству.

Оферта. Коммерческое предложение или оферта посылается в случае, когда продавец желает сообщить покупателю о возможности заключить сделку на определенных условиях. Оферта также может посылаться как ответ на запрос.

5. ПОНЯТИЕ И ЦЕЛИ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ

Дело - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с их номенклатурой. Формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости - и соответствующего государственного архива. При их формировании необходимо: соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела, включать в дело по одному экземпляру каждого документа, группировать его в документы одного календарного года.

В начале каждого года в организации начинается формирование документов в дела. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В организациях дела формируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (секретариат, канцелярия, отдел делопроизводства и т. п.) или децентрализовано - в структурных подразделениях. Документы, отражающие отдельные направления деятельности организации, формируются в дела по месту их составления в соответствующих структурных подразделениях, в компетенцию которых входят те или иные вопросы согласно положению о них (например, согласно положению о планово-экономическом отделе, отделе бухгалтерского учета и отчетности, отделе кадров и т. д.).

Правила формирования дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре, включать в дело по одному экземпляру документа, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать приложения вместе с основными документами, группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

Целью формирования дел является правильность их оформления к передачи в архив.



6. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДЕЛА

Оформления дела - «подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами», проводят работники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранения дел или секретарь. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел производится полное или частичное оформления дел.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дела для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) хранения для экономии средств и времени подлежат упрощенному оформлению. Прежде всего выявляется их наличие в соответствии с номенклатурой дел. В делах проверяется правильность оформления (не попали ли документы с постоянным сроком хранения), они остаются на скоросшивателях, не нумеруются, систематизируются по номенклатуре дел и по номенклатуре перекладываются в другой шкаф или сдаются в архив.

Основное внимание сосредоточивается наделах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. В соответствии с требованиями «Государственной системы документационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ведомственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дело, из них удаляют металлические части (булавки, скребки).

В конце каждого дела обязательно включают чистый бланк формы листов - заверителя для заверительной надписи и в тех случаях, когда к делу составлена внутренняя опись - бланки форм внутренней описи. Все листы дела для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу, не задевая текс документа.

Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещено. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Лист заверительной надписи не нумеруется. Если дело имеет несколько томов, каждый том нумеруется отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сложен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Иллюстрационные материалы, фотографии нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями также нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. В случае пропуска при нумерации небольшого количества листов на них ставится номера предыдущих листов с прибавлением букв а, б, в, и т. д., то же самое делают, если несколько соседних листов пронумеровано одной цифрой. Все эти исправления отмечаются в конце дела с заверительной надписью. Если при нумерации листов допущено много ошибок, номер зачеркивают и все дело нумеруют заново. В конце дела для учета количества листов на отдельном листе - заверитель дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле.

Правила оформления документов. Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Требования к оформлению дел:

1. Внутренняя опись;

2. Резюме работника (по форме);

3. Копии документов (паспорт, пенсионное свидетельство, свидетельство ИНН, документ об образовании, включая повышения квалификации);

4. Заявления о приеме на работу;

5. Обходной лист при приеме на работу;

6. Копия приказов о приеме на работу, переводе работника;

7. Трудовой договор;

8. Документ о прохождении испытательного срока;

9. Копии документов о награждении;

10. Документы об аттестации и т. д.

7. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

В понятие делопроизводство входит кроме документирования информации и организации документооборота, также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

Данный вид хранения называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

1. Хранения документов в процессе их использования;

2. Хранение исполненных документов.

Документы во время их использования должны хранится у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись» и т. д.

На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1. Документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2. Включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3. Группировать в дело документы одного календарного года;

4. Дело должно содержать не более 250 листов, при толщине 4 см.

Более подробно порядок формирования дел описан в части 3.5 основных правил работы архивов.

Кроме формирования дела предусмотрен также процесс его оформления, который должен осуществляться по правилам, изложенным в части 3.6 основных правил работы архивной организации.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителям структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Для временного хранения (до 10 лет включительно), как правило, на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных дел, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документами могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течении нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются автоматизации документального обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом с специальном хранилище. служебный делопроизводство архивный

Организация оперативного хранения документов. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в верхнем положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.



СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство. 3 е издание - СПБ. Питер, 2008. - 224 с.: ил - (серия «современный офис менеджер»).

2. Бабак С.А., Маневцова Л.М. «Организация делопроизводства в дошкольном образовательном учреждении: Учебные пособие для студентов. - М.: Издательский центр «Академия», 2002, - 240 с.

3. Барихин А.Б. Делопроизводство на предприятии. - М.: Книжный мир, 2003. - 163 с.

4. Басаков М.И. Современное делопроизводство: Учебное пособие - Ростов р/Д: Феникс, 2007. - 480 с. - (Справочник).

5. Лопатникова Е.А., Делопроизводство. Образцы документов с комментариями / Е.А. Лопатникова. - 5 -е издание - М.: Омега - Л, 2008.

Размещено на Allbest.ru

...