Составление делового письма

В письменном деловом общении большую роль играет деловой этикет, который является важнейшим инструментом в достижении коммуникативной цели. Деловой этикет проявляется в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. В деловой переписке использование этикетных средств также носит регламентированный характер. Важным элементом делового письма является обращение к адресату. Привлечь его внимание и главное заинтересовать - основная задача обращения. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время оно нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

Уважаемый господин ...(фамилия)!

Уважаемая госпожа ... (фамилия)!

Уважаемые господа!

Приведенные примеры являются наиболее общими формулами обращения. Однако существуют некоторые нюансы, которые следует учитывать при обращении к деловому партнеру: его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Существуют негласные правила делового этикета, которые необходимо соблюдать в деловой переписке. К таким правилам можно отнести следующие аспекты:

* при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. обычно используют форму выражения от первого лица множественного числа: Представляем на рассмотрение и утверждение новый законопроект ... Предлагаем Вашему вниманию новую книгу Воронцовой Д.Л. «Окно» ... Просим сообщить о возможности приобретения торгового оборудования ...;

* в письмах конфиденциального содержания и в документах, оформленных на бланках должностных лиц, используется формула обращения от первого лица единственного числа: прошу, предлагаю, приглашаю;

* нельзя начинать письмо словами отказа. Более вежливо сначала изложить мотивы принятого решения (Наша фирма вынуждена отказаться от сотрудничества в связи с завышенными ценами на продукцию, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе);

* не рекомендуется намекать деловому партнеру на его невнимательность и навязывать ему заранее спланированный исход какого-либо вопроса (Прошу внимательно рассмотреть данное предложение…; Надеемся на благоприятный исход нашего дела…);

* если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением;

* не тактично употреблять в письмах слова «срочно», «незамедлительно» тем самым, подталкивая адресата к спешке в принятии решения. Более приемлемыми могут быть выражения: Прошу Вас ответить до такого-то числа; Убедительно просим сразу же сообщить о своем решении.

Составление делового документа - задача не из легких. Это труд, предполагающий достаточно высокий уровень языковой компетентности. Невозможно написать деловое письмо, не зная текстовых и языковых норм официально-делового стиля. Для того, чтобы уметь грамотно составлять официальные документы, надо как можно больше практиковаться в написании деловых писем, а главное, необходимо учиться и еще раз учиться этому нелегкому искусству.

Написание делового письма

Как правильно составить деловое письмо именно с психологической точки зрения, чтобы его не выбросили, не прочитав, чтобы оно возымело какое-то действие?

1. Обычных или электронных писем, составленных с целью поиска деловых партнеров, предложения своих товаров или услуг, посылается очень много. Чаще всего их массово рассылают адресатам, о которых не имеют ни малейшего представления (т.н. СПАМ). Это распространенная ошибка начинающих бизнесменов.

Первым делом разузнайте подробности о компании, куда собираетесь направить письмо. Выясните максимум информации о потенциальном партнере. И только после этого составляйте деловое письмо в его адрес. Получателю письма всегда приятнее узнать, что обращаются к нему лично, а не читать какое-то безликое «деловое предложение коммерческому отделу фирмы». Обращение к человеку по имени подчеркивает уважение к его личности, вызывает у него положительные эмоции и как следствие -- расположение к источнику положительных эмоций. Ведь о каких серьезных деловых предложениях может идти речь, если отправитель даже не удосужился узнать фамилии, имени и отчества своего потенциального партнера по бизнесу?

Если вы все же не сумели уточнить имя адресата, не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!» или «Ув. комм. дир. фирмы!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вполне справедливо подумает, что вы его на самом деле не очень-то и уважаете.

2. Деловое письмо должно содержать заголовок, в краткой и броской форме раскрывающий содержание текста. Такая краткая аннотация значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В любую более-менее серьезную организацию ежедневно приходит масса различных писем. Поэтому велика вероятность того, что на ваше послание попросту не обратят внимание, даже если оно содержит супер привлекательные предложения. Ведь читают их живые люди. Если вам не повезет, то ваше деловое письмо окажется где-то в пятом десятке рассматриваемых. К тому времени все менеджеры уже не столько вникают в содержание писем, сколько стремятся побольше бумаги отправить в корзину. Поэтому в первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных.

Краткая аннотация окажется очень полезной и в том случае, если деловое письмо, направленное потенциальному клиенту, не сразу его заинтересует. Бывает, проходит какое-то время, и директор говорит секретарю: «Помните, нам присылали предложение в ноябре? Нет, кажется, это было в августе. Не помню откуда. В общем, найдите его». Заголовок вашего письма должен содержать такую информацию, которая могла бы упростить его поиск.

3. Хорошее впечатление произведет деловое письмо, которое после приветствия будет содержать в себе некое вступление-комплимент. Во вступлении обычно говорится о том, что вы рады приветствовать столь известную фирму, какой большой честью для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру и т.д. Не лишним будет также выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

4. Очень плохое впечатление производят деловые письма с «водянистым» текстом. Под «водянистым» понимается такой стиль, который включает в себя массу словесного мусора (например, «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам, неправда ли?»), излишней вежливости («Будьте так добры, прочтите это письмо, пожалуйста»), кратких общих вопросов в конце расчлененного вопроса («Вам это нужно, не так ли?»), бессодержательных прилагательных (выдающийся, восхитительный, великолепный и т.д.), лишних местоимений («мы все рады приветствовать вас и вашу фирму» вместо «рады приветствовать вас»). Письма, составленные в таком стиле, оцениваются как менее убедительные, менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже». Это происходит потому, что «водянистый текст» всегда создает впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

5. Не стоит при оставлении деловых писем употреблять директивные фразы-указания типа «Если вас заинтересовало предложение, то вам следует связаться с нами по телефону...» Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Во первых, вы сами наталкиваете получателей письма на мысль, что ваше предложение может и не заинтересовать их. Во-вторых, вы высокомерно указываете своим потенциальным партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: «Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону...». Смысл тот же, но тон менее категоричен и настраивает на более благожелательное отношение к вам.

6. Ключом к превращению предложений, которые просто описывают деятельность вашей фирмы, в предложения, которые создают впечатление о ее конкретных достижениях, является правильный выбор глаголов. Существует форма глагола, вызывающая у читателя представление о реальных результатах. Например, выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п. Это глаголы совершенного вида. Другие же глаголы и словосочетания с глаголами являются более неопределенными по отношению к результату деятельности. Такие глаголы, как производим, работаем, выполняем, участвуем, дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах. Они являются глаголами несовершенного вида. Использование совершенных глаголов создаст иллюзию конкретных успехов при выполнении какой-либо деятельности, а значит произведет впечатление большей солидности и респектабельности вашей фирмы.

7. Для любого делового письма (даже посылаемого по электронной почте) необходимо использовать фирменный бланк. Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, а значит, с вами можно иметь дело. Напоминаем, что фирменным бланком считается расположенный определенным способом набор реквизитов: название фирмы, адрес, телефон, факс, эмблема фирмы, подпись руководителя и т.п. Если в письме речь идет о финансовых взаимоотношениях, то не лишним будет указать расчетный счет и название банка, услугами которого вы пользуетесь, а также ссылки на лицензии, сертификаты и иные разрешительные документы (если ваш бизнес предполагает их наличие).

8. Письмо, содержащее серьезное деловое предложение, предполагающее денежные взаиморасчеты на большую сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или E-mail. В идеале его должен вручать курьер лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом. Все это работает на создание благоприятного имиджа.

Правила делового письма

Знание правил делового письма - одно из наиболее важных требований, предъявляемых к секретарю. И не только к секретарю. Вряд ли можно представить себе ситуацию, когда незнание структуры делового письма и его стиля можно оправдать тем, что сотрудник является, к примеру, менеджером по продажам. Однако в связи с тем, что на плечах секретаря лежит составление большего количества деловых писем, и часто помимо всего прочего это еще и составление черновиков деловых писем от имени директора, а также печать деловых писем под диктовку или транскрибирование писем с аудионосителя, -- ответственность секретаря в этом вопросе выше.

Существуют разные типы деловых писем, например, гарантийное письмо, информационное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо поздравление, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-отказ, письмо-предложение, соболезнование, сопроводительное письмо и т.д. Стили деловых писем, обозначенных выше, будут немного отличаться друг от друга, поэтому в данной статье я приведу лишь стандартную структуру делового письма.

Я хочу отметить, что расположение реквизитов в письме на русском языке и письме на английском языке также отличаются. В данной статье привожу пример структуры делового письма именно на русском языке. Также будет отличаться переписка с дипломатическими организациями (например, в посольстве и консульстве).

Деловое письмо представляет собой документ формата Ах4. Границы документа устанавливаются так: левое поле 2-3 см, , верхнее поле - 2 см , правое поле - 1 см, нижнее поле - 1 см. Стандартный шрифт - Times New Roman 13 pt, но часто встречаются некоторые вариации, например Times New Roman 12 pt, Verdana 11 pt, Arial 12 pt. Витиеватые шрифты не используются.

Правила делового письма предписывают составление делового письма на бланке организации. Скорее всего, в вашей компании уже есть предварительно изготовленные бланки. Бланк организации бывает с типографским изготовлением; также бывают бланки в электронном виде. Для деловых писем, направляемых по почте или с курьером, для официальных документов предпочтительнее использовать бланк, изготовленный типографским способом. Это производит лучшее впечатление. Компьютерные бланки лучше использовать для внутренних рабочих документов или электронных писем.

Реквизиты бланка, как правило, состоят из:

- Наименования организации и ее формы собственности

- Адреса организации

- Телефона и факса организации

- Адреса электронной почты

- Адрес сайта компании

- номера ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)

- номера ОГРН (основной государственный регистрационный номер)

- поля для проставления исходящего номера документа

Это, пожалуй, минимальный набор реквизитов в бланке, но их может быть и больше. Реквизиты организации могут быть как с продольным размещением (вверху бланка), так и с угловым размещением (также вверху бланка).

Какова, собственно, структура делового письма? Деловое письмо состоит из следующих обязательных реквизитов:

Адресат. В деловом письме должно быть указано, кому адресовано письмо. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Стиль делового письма предписывает написание реквизита в следующем порядке:

- Должность (в дательном падеже)

- Название компании

- ФИО адресата

- Адрес

Важная деталь: почтовый индекс ставится после названия города (так как идентифицирует конкретный населенный пункт), указание почтового индекса после названия страны (если указано) не принято.

Дата. Под адресатом необходимо обязательно проставить дату документа.

Следующий элемент структуры делового письма - заголовок. Заголовок начинается со слова о (об) и должен вкратце передавать суть делового письма. Например: о реорганизации предприятия, о результатах ежегодной конференции и т.д.

Не рекомендуется делать заголовок слишком длинным (более 2 строк).

Следующий элемент структуры делового письма - обращение. Обращение располагается по центру документа. Перед обращением рекомендуется указать «Уважаемый» или «Уважаемая». Не принято просто писать имя и отчество. Например, нужно написать: Уважаемый Иван Иванович! Или Уважаемая г-жа Стюарт!

Следующий элемент структуры делового письма - текст письма. Текст лучше форматировать не по левому краю, а по обоим краям документа (justify). Абзац начинается с красной строки, расположен на уровне пяти интервалов от левого края документа.

Обычно текст печатается через Один-полтора интервала, абзацы отделаются друг от друга двойным интервалом. Числа до десяти предпочтительнее писать прописью, числа от десяти и выше - цифрами. Наиболее рекомендуемая форма окончания письма - фраза «С уважением». Ранее часто употребляли форму «Искренне Ваш», но теперь данная фраза (как и ее английский эквивалент Sincerely Yours) практически не употребляются ввиду возможности ее неоднозначного толкования.

Деловое письмо пишется только в деловом стиле с преобладанием нейтральной окраски. В то же время излишне сухой, канцелярский стиль делового письма не приветствуется.

Правила делового письма предписывают определенный стиль делового письма и формируют несколько НЕТ при составлении деловых писем:

- НЕТ сокращениям

- НЕТ длинным письмам

- НЕТ просторечиям, разговорным выражениям, сленгу, жаргону и пр.

- НЕТ исправлениям, зачеркиваниям, подчисткам и неряшливости

- НЕТ эмоциональности

- НЕТ двусмысленности

Следующий элемент структуры делового письма - подпись. Реквизиты подписи также печатаются на компьютере, а собственно подпись будет впоследствии проставлена от руки. Необходимо следить, чтобы для подписи было оставлено место.

В левом нижнем углу письма указывается приложение (или приложения) и далее пронумерованный список.

Оформление делового письма

Сейчас наиболее распространенным способом деловой переписки и общения является интернет - ведь таким образом намного удобней и быстрее передать необходимую информацию. Деловая переписка играет важную роль при общении с клиентами, партнерами, поставщиками и т.д. Садясь за компьютер, чтобы написать деловое письмо впервые, сразу возникает множество вопросов: как правильно начать и закончить письмо, в какой последовательности разместить информацию, какие слова следует употреблять, как оформить письмо и др. Ведь деловое письмо - это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо - залог формирования позитивного имиджа компании. И так, давайте рассмотрим структуру делового письма.

Любое деловое письмо начинается с обращения к человеку, кому адресовано письмо. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: «Уважаемая госпожа Иванова!», «Уважаемый Михаил Петрович!», «Уважаемый господин директор!», «Уважаемые господа!». Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа «г-н», «г-жа» либо употребление инициалов человека.

Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Можете использовать следующие шаблоны: «Сообщаем/сообщаю, что…», «Доводим/довожу до Вашего сведения, что…», «Ставим/ставлю Вас в известность, что…», «Поздравляем/поздравляю…», «Приглашаем/приглашаю…», «Просим/прошу…», «Высылаем/высылаю…», «Подтверждаем/подтверждаю…», «Напоминаем/напоминаю…», «В соответствии с…», «Согласно телефонному разговору …», «Согласно Вашему письму …», «В связи с…», «В целях…», «Компания «Х» предлагает/гарантирует/не возражает…» и т.п.

Следующий раздел - основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма.

Далее следует краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: «Надеемся/надеюсь…», «Уверен/уверены…», «Просим извинить за задержку с ответом» и т.п.

Заканчивается деловое письмо вежливой подписью: «С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)». По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании.

Иногда после подписи в деловом письме размещается постскриптум (P.S.). Здесь можно кратко изложить ту информацию, которая имеет косвенное отношение к самому письму.

По возможности электронные деловые письма лучше отправлять на фирменных бланках, содержащих логотип компании, ее адрес и телефоны.

Если имеются какие-либо приложения к письму в присоединенном файле, необходимо это указать.

Как писать деловые письма

В наше время письма уходят в прошлое и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации оппонента в частности и фирмы в целом.

1. Используйте для написания деловых писем официальные бланки фирмы. Вне зависимости, составляется ли письмо на бумаге или в электронном виде, оно должно иметь логотип фирмы-отправителя. Также на бланке должны быть указаны почтовый адрес фирмы, телефоны и факс, адрес электронной почты и сайта.

Оставляйте поля - с левой стороны три сантиметра, с правой - полтора сантиметра. Поля нужны для подшивки письма в архивную папку.

2. Придерживайтесь официального стиля письма. Деловое письмо должно быть однозначным и не допускать несколько истолкований. В электронном письме необходимо указывать тему письма. Не используйте в деловой переписке смайлики.

В случае, если это продолжение переписки, оставляйте письмо, на которое пишете ответ, в виде цитирования. Можно процитировать письмо не целиком, а только те фрагменты, на которые вы отвечаете. Так оппоненту будет понятнее связь между его письмом и вашим ответом.

3. Начинайте письмо с вежливого обращения, например: «Уважаемый Петр Иванович!» Обращение располагается в центре страницы. Имя пишется полностью, использование инициалов здесь неприемлемо.

После обращения следует вступительная часть, в которой кратко формулируется цель письма. Следующим разделом делового письма является основная часть, где более подробно указываются причины написания письма, вопросы и пути их решения. Завершает письмо подведение итогов и обращение к адресату с конкретным предложением или изложением того, чего именно вы ожидаете от адресата для решения вопроса.

4. Будьте корректны в заключительной части. Не принимайте решения за своих адресатов. Лучше выразить надежду, что проблема будет решена наилучшим, по вашему мнению, образом.

Считается неэтичным торопить адресата, используя слова «срочно» и «незамедлительно». Используйте корректную форму: «Прошу Вас дать ответ в такие-то сроки».

Подпись в деловом письме должна быть официальной. Например: « С уважением, Сергей Васильевич Иванов».

Указывайте свою должность, название фирмы и контактную информацию в подписи. Если деловое письмо содержит приложения, перед подписью должно быть указание на это.

Виды деловых писем

1. Коммерческие - используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:

* оферта (письмо-предложение) - заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

* письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

* рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

2. Некоммерческие (собственно деловые письма) - используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:

* благодарственное письмо - содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

* гарантийное письмо - содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

* информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

* письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

* письмо-подтверждение - содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

* письмо-поздравление - содержит поздравление по какому-то поводу;

* письмо-приглашение - содержит приглашение на какое-то мероприятие;

* письмо-просьба - содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

* письмо-соболезнование - содержит сочувствие по какому-то поводу;

* сопроводительное письмо - составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма-ответы - ответы на инициативные письма.

2. Инициативные письма - составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

* Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

* Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма - письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные - рассматривают один вопрос.

2. Многоаспектные - затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные - составляются по определенному установленному образцу.

2. Нерегламентированные - содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные - отправленные с помощью почты в конверте.

2. Электронные - отправленные в электронном виде на e-mail.

3. Факсовые - отправленные по факсу.

деловой письмо документ оформление

Деловое письмо отказ

Если в компании открыта вакансия, то специалистам HR-службы приходится ежедневно просматривать десятки присланных резюме. Ситуация усугубляется, если открытых вакансий не одна, а несколько. Еще больше ситуация усугубляется, если в штате HR-службы -- только один сотрудник. Ответить всем заинтересовавшим кандидатам вовремя -- тяжело. Что говорить о тех, кто компании не подходит...

В любую компанию приходят письма от неподходящих кандидатов. Причины различны -- недостаточный уровень опыта или образования, отсутствие каких-либо ключевых навыков и знаний, которые вряд ли восполнят «обучаемость», «нацеленность на результат» и «желание работать». А иногда совершенно непонятно, зачем соискатели присылают резюме.

В результате время кадровика уходит на то, чтобы разобраться с ворохом приходящих писем и выбрать из них те, чьих авторов можно пригласить на собеседование.

Однако остальные кандидаты продолжают ждать от представителя HR-службы хоть какой-нибудь реакции. Конечно, кадровик может сказать, что у него и без того слишком много дел, чтобы отвечать каждому откликнувшемуся на вакансию. Но стоит помнить, что одно из важнейших правил делового этикета гласит -- почти каждое полученное письмо требует ответа.

Общаться с соискателями необходимо, ведь эйчар -- лицо компании: «Если, например, HR-специалист не может правильно общаться с соискателями, то у самых сильных и конкурентоспособных кандидатов, имеющих возможность выбирать себе работодателя, после беседы с HR-специалистом может пропасть интерес к работе в этой компании. По стилю общения и манерам интервьюера соискатель часто судит о культуре ведения бизнеса в компании».

Законы жанра

Говорить «да» -- легко и приятно. Сказать «нет» и никого не обидеть -- сложнее. Каким должен быть ответ на письмо тому кандидату, в котором компания не заинтересована? В правилах деловой переписки есть отдельные рекомендации по поводу писем, которые содержат отказ. Такое письмо (конечно, в случае, если оно правильно написано) помогает сохранить хорошее мнение о компании вообще и о представителе кадровой службы в частности.

Письмо обязательно должно содержать краткую аргументацию отказа. Можно построить его по такому плану (с некоторыми вариациями):

-- Задать контекст (Здравствуйте! Мы внимательно рассмотрели присланное Вами резюме...).

-- Выразить сожаление и обозначить отказ (К сожалению, в данный момент мы не можем предложить Вам эту должность...).

-- Оставить надежду (Если обстоятельства изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей кандидатуры на эту должность...).

Если кандидату отказано по причине его слишком высокой квалификации, то стоит отметить это в письме. Идеально, если у компании есть возможность предложить такому соискателю альтернативу. Если же нет, то стоит сказать: «Если освободится вакансия, на которой Вы сможете успешно применить свои знания и навыки, мы свяжемся с Вами». Ведь пополнение базы данных компании контактами ценного специалиста -- большой плюс.

Деловое письмо: общие рекомендации

Конечно, в идеале каждое письмо должно быть индивидуальным. К сожалению, не всегда получается написать каждому кандидату лично. Но даже если составляется некий остов письма кандидату, то лучше учитывать правила деловой переписки.

1. В каждом письме желательно обращение. В некоторых случаях его можно опустить. Однако все-таки лучше оставлять этот небольшой знак внимания и уважения к собеседнику.

2. Краткость -- сестра таланта, и это относится не только к литературным произведениям. Письмо не должно быть длинным: его задача -- содержать основную суть вопроса. Если требуются какие-либо разъяснения, то лучше отправить их в прикрепленном файле.

3. Письмо должно быть написано без орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок. Также лучше избегать чересчур сложных синтаксических конструкций.

4. При отправке письма необходимо проследить, чтобы обязательно была заполнена графа «Тема». Ее содержание должно отражать цель письма.

Помните: ответ на письмо -- прежде всего проявление вежливости к соискателю как от конкретного HR-специалиста, так и от компании в целом. Кроме того, никто не дает гарантии, что в кандидате, не заинтересовавшем рекрутера сегодня, компания не будет нуждаться завтра.

Деловое письмо извинение

Письмо с извинениями сообщает, что вы просите прощения за что-либо и цените отношения с другой стороной. В зависимости от предназначения письма, оно может быть как в формате дружеского письма, так и делового.

Если это личное письмо, то вам следует начать с извинений, признать свою ошибку и взять ответственность за совершенные действия. Затем нужно поинтересоваться, что вы можете сделать, чтобы разрешить сложившуюся ситуацию. Далее нужно заверить адресата, что такое больше не повториться. В конце письма необходимо еще раз извиниться.

Если это деловое письмо, то нужно также начать с извинений. Затем надо объяснить, что пошло не так и попытаться устранить проблему. В конце письма необходимо еще раз извиниться.

Приложение



Размещено на Allbest.ru

...