Анализ организационных структур управления предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники" (ТУСУР)

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)

Контрольная работа №1

по дисциплине "Теория организации"

Выполнил студент

группа: з-474У-б, поток 74

специальности : 38.03.04

Жижакина А.А.

г. Норильск 2015

Содержание

Введение

1. Общая характеристика организации

2. Описание структуры подчиненности

3. Описание распределения полномочий

4. Характеристика структуры коммуникаций

Выводы

Список литературы

Введение

Избранная тема работы является актуальной, поскольку именно структура организации должна обеспечить реализацию ее стратегии, взаимодействие организации с внешней средой и эффективное решение основных задач организации. И в широком понимании задача менеджеров при этом состоит в том, чтобы избрать ту структуру, которая лучше всего отвечает целям и задачам организации, а также внутренним и внешним факторам, которые влияют на нее.

Цель работы состоит в исследовании и анализе организационных структур управления предприятия, разработке путей усовершенствования и улучшение работы.

Задачи проекта:

1) раскрыть сущность организационных структур управления;

2) охарактеризовать и сравнить организационные структуры управления, и исследовать организационную структуру управления ООО “Фарго”;

3) предложить мероприятия по усовершенствованию организационных структур управления ООО “Фарго”;

Предметом этой работы являются организационные структуры управления предприятия.

В условиях рыночной экономики предприятиям и организациям необходимо быстро реагировать на изменения внешней среды и адаптировать эти организационные структуры к этим изменениям. Поэтому данная тема детально разработана в специальной литературе, где изложена общая характеристика организационных структур, их виды, значительное внимание уделено новым формам адаптивных структур, вопросу выбора и усовершенствованию организационных структур управления.

Объектом исследования избрана организация ООО "Фарго" чтобы проанализировать влияние на организацию внешней среды и исследовать внутреннее развитие организации с целью усовершенствования ее организационной структуры управления.

При исследовании применялись общенаучные методы: сравнение, графический метод и планирование на основе фактических данных.

1. Общая характеристика организации

Объектом исследования послужила деятельность и корпоративная культура юридической фирмы "ФАРГО".

Основные направления деятельности юридической фирмы "ФАРГО":

В сфере земельных отношений, недвижимости, инвестиций:

- согласование и узаконение самовольно возведенных объектов недвижимости (зданий, сооружений, строений), с нарушением установленного действующим законодательством порядка;

- согласование и узаконение перепланировки и (или) капитальных ремонтов жилых и нежилых объектов недвижимости;

- согласование и узаконение реконструкций и (или) изменение профиля объектов недвижимости;

- узаконение захвата земель и выхода за границы отведенных земельных участков, а также земельные споры;

- перевод квартир помещений из жилого фонда в нежилой, а также перевод нежилых помещений в жилой фонд;

- согласования любой сложности в области земельных отношений и иной недвижимости с предприятиями, учреждениями, организациями, органами, службами;

- передел недвижимого имущества между лицами, владеющими им на праве совместной, долевой собственности иных правах, а также корпоративные споры;

- помощь в получении лицензий на разработку недр;

- решение вопросов в сфере экологического права и аудита;

- перевод земель из одной категории в другую (перевод из земель сельскохозяйственного назначения в земли поселений).

В сфере правовой безопасности бизнеса:

- поиск имущества и должников при взыскании крупной и особо крупной дебиторской задолженности;

- помощь в разрешении сложных корпоративных конфликтов;

- Due diligence, сделки M & A (слияние и поглощения);

- проведение дел о банкротстве и антикризисное управление;

- осуществление комплекса правовых и иных мер по противодействию рейдерским захватам (атакам), недружественным поглощениям;

- решение иных особо сложных задач в сфере корпоративного права и недвижимости, требующих глубоких знаний и опыта, поиска нестандартных вариантов решения.

Юридическая фирма "ФАРГО" создана и действует в соответствии Гражданским Кодексом Российской Федерации, Налоговым Кодексом Российской Федерации, Федеральным законом "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" от 08.08.2001 года №129-ФЗ.

Услугу можно рассматривать с различных позиций и придавать ей определенные свойства для привлечения внимания потребителей. Но чтобы понять, на что именно направлять основные усилия маркетинговой деятельности, на чем акцентировать внимание, нужно проводить исследование спроса.

В таблице 1 проведен анализ макросреды юридической фирмы "ФАРГО".

Таблица 1 Анализ макросреды юридической фирмы "ФАРГО"

Проанализировав макросреду юридической фирмы "ФАРГО", можно сделать вывод о том, что необходимо вовремя реагировать на изменения внешней среды; учитывать изменения Налогового кодекса РФ, уделять высокое внимание юридическим факторам.

Исходя из полученных данных, следует планировать мероприятия по укреплению слабых позиций юридической фирмы "ФАРГО", за счет имеющихся у неё сильных сторон, пример оформления представлен в таблице 2.

Таблица 2 Анализ сильных и слабых сторон юридической фирмы "ФАРГО"

Произведя анализ сильных и слабых сторон выявлена масса поло-жительных качеств, например, индивидуальный подход, удобные условия оплаты. Осуществление предложенных мероприятий должно способствовать укреплению положения компании на рынке юридических услуг, позволит привлечь потенциальных клиентов, увеличить объемы продаж.

На основании проведенного SWOT-анализа можно сделать выводы о том, что фирма столкнулась со следующими основными проблемами: отсутствие современной методической базы. Остро стоит проблема с кадрами, на фирме большая текучесть специалистов, в связи с возможностью частной практики. На место уволившихся приходят менее квалифицированные работники, что ведёт к неудовлетворенности клиентов.

Таблица 3 Анализ угроз и возможностей юридической фирмы "ФАРГО"

Чтобы мероприятия относительно укрепления слабых сторон и избежанию угроз, а также по привлечению возможностей были реализованы, необходимо установить исполнителя, обозначить сроки исполнения, рассчитать затраты и ожидаемый эффект, с которым будет сравниваться степень выполнения заданий.

Компания обладает необходимой суммой ресурсов для реализации мероприятий, поэтому нет надобности сокращать уровень затрат. Прибыль будет направлена на выполнение необходимых мероприятий и непосредственно на повышение корпоративной культуры.

2. Описание структуры подчиненности

Управление юридической фирмой "Фарго" осуществляется генеральным директором. Директор в пределах своей компетенции определяет структуру управления фирмой и формирует штат. Юридическая фирма "Фарго" обеспечивает законодательно гарантированный минимальный размер оплаты труда, условия труда и меры социальной защиты работников. Уровень оплаты труда сотрудников фирмы устанавливаются в соответствии

С помощью организационной структуры протекает управленческий процесс, в котором между участниками распределяются функции и задачи управления. То есть организационная структура - это форма распределения и кооперации управленческой деятельности, с помощью которой происходит управление, направленное на достижение целей фирмы.

3. Описание распределения полномочий

Опишем распределение полномочий на фирме:

Генеральный директор - это руководитель предприятия на контрактной основе. Он осуществляет координацию всех подразделений фирмы. В соответствии с контрактом и Уставом организации директор осуществляет оперативное управление деятельностью организации; дает указания обязательные для исполнения всеми работниками организации; сам определяет структуру управленческого аппарата, его численный, квалифицированный и штатный состав; нанимает и увольняет работников организации. Принимает стратегические решения по осуществлению развития и продвижению услуг, оказываемых организацией.

Заместитель генерального директора помогает разрабатывать документы правового характера; подготавливает обоснованные ответы при предъявлении претензий; разрабатывает и осуществляет мероприятия по укреплению хозяйственного расчета, финансовой и трудовой дисциплины, обеспечивает сохранность имущества организации.

Советник - участвует в подготовке выводов по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия, проектов нормативных актов, которые поступают на отзыв, а также разрабатывает предложения по совершенствованию деятельности организации; проводит ознакомительную работу должностных лиц организации с нормативными актами, относящимися к их деятельности, и об изменениях в действующем законодательстве; предоставляет справки и консультации работникам фирмы относительно текущего законодательства, а также делает заключения по организационно - правовым и другим юридическим вопросам, содействует оформлению документов и актов имущественно - правового характера.

Финансовый директор - управляет движением финансовых ресурсов фирмы и регулирует финансовые отношения с целью наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов в процессе реализации услуг и получения максимальной прибыли; определяет источники финансирования финансовой деятельности фирмы (краткосрочное или долгосрочное кредитование, управление ценными бумагами, управление привлечением заемных и использованием собственных средств); осуществляет координацию проведения анализа финансово-экономического состояния организации (анализ бухгалтерской отчетности, горизонтальный и вертикальный анализ, трендовый анализ, расчет финансовых коэффициентов); разрабатывает учетную политику организации; при необходимости разрабатывает бизнес - план (раздел основных показателей финансово - экономического состояния фирмы; раздел оценки финансового риска и способов его страхования; раздел прогноза прибыли и убытков, прогноза движения денежных средств); обеспечивает разработку налоговой политики фирмы; определяет механизмы использования налоговых льгот; организует работу по подготовке отчетов руководителю организации (собранию учредителей) по финансовым вопросам; несет ответственность за финансовые вопросы, а также имеет право второй подписи.

Менеджер по персоналу - контролирует своевременное исполнение распоряжений по кадрам; ведет учет кадров фирмы в соответствии с унифицированными формами первичной документации; занимается оформлением приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации, также прочую документацию по кадровому производству; организует поиск и подбор персонала на вакантные должности; проводит собеседование с кандидатами на вакансии.

Офис - менеджер - осуществляет организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности управленческого аппарата; принимает входящую корреспонденцию, передает ее в соответствующие структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовке ответов; ведет делопроизводство с применением компьютерной техники; собирает, обрабатывает и представляет информацию для принятия решений; принимает документы на подпись руководителя; подготавливает документы, необходимые для работы директора; контролирует своевременность рассмотрения и представления структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование; осуществляет проведение телефонных переговоров, фиксирует в отсутствие директора полученную информацию; по поручению составляет письма, запросы, другие документы, оформляется ответы по входящей корреспонденции; осуществляет подготовку заседаний и совещаний, (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний; контролирует исполнение работниками фирмы приказов и распоряжений, а также осуществляет контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя; принимает клиентов, занимается содействием оперативного рассмотрения просьб и предложений сотрудников; ведёт делопроизводство в соответствии с документооборотом, обеспечивает сохранность дел и в установленные сроки сдает их в архив.

Финансовый департамент - организует бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности фирмы и контролирует использование материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранность имущества фирмы. Финансовый департамент также осуществляет: подготовку и принятие плана бухгалтерских счетов, форм первичных и сводных учетных документов, которые применяются для оформления хозяйственных операций; контроль проведения бухгалтерских операций, порядок документооборота и соблюдение технологии обработки бухгалтерской информации; проведение инвентаризации.

4. Характеристика структуры коммуникаций

Можно сделать вывод, что преобладают вертикальные направления коммуникации. Горизонтальные коммуникации в письменном виде осуществляются ежемесячно, но в устной форме оперативная информация распространяется ежедневно.

Коммуникации Генерального директора ограничиваются одним уровнем: ежедневное взаимодействие с заместителем, с финансовым директором и директором юридического департамента. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в письменном и устном виде, информация важная.

Коммуникации заместителя генерального директора ограничены его функциональными обязанностями. Первый уровень - горизонтальные коммуникации: с финансовым директором и директором юридического департамента. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в письменном и устном виде, информация важная. Вертикальные коммуникации: советник, менеджер по персоналу, офис-менеджер. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в устном виде, информация менее важная.

Коммуникации финансового директора. Первый уровень - горизонтальные коммуникации: с заместителем директора и директором юридического департамента. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в письменном и устном виде, информация важная. Вертикальные коммуникации: бухгалтер, офис-менеджер. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в устном виде, информация менее важная.

Коммуникации директора юридического департамента. Первый уровень - горизонтальные коммуникации: с заместителем директора и финансовым директором. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в письменном и устном виде, информация ценная и важная. Вертикальные коммуникации: Департамент работы с юридическими лицами, Департамент работы с физическими лицами, Департамент работы с корпоративными клиентами, Учебный центр. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в устном виде, информация важная.

Коммуникации нижнего уровня: советник, бухгалтер, менеджер по персоналу и офис-менеджер прямых коммуникаций не имеют, информационные потоки проходят через высшее звено.

Коммуникации внутри юридического департамента: Департамент работы с юридическими лицами, Департамент работы с физическими лицами, Департамент работы с корпоративными клиентами, Учебный центр имеют горизонтальные коммуникации. Характеристика коммуникаций: ежедневные, в письменном и устном виде, информация ценная и важная. Каждый департамент имеет прямые коммуникации с Генеральным директором. Характеристика коммуникаций: еженедельные, в устном и письменном виде, информация важная.

организационный юридический управленческий

Выводы

Таким образом, объектом исследования служила юридическая фирма "ФАРГО". Основные направления деятельности разделены на три группы:

- услуги юридическим лицам;

- услуги физическим лицам;

- корпоративное обслуживание.

Управление деятельностью предприятия осуществляется генеральным директором. Директор самостоятельно определяет структуру управления предприятия и формирует штат. Действующая в юридической фирме "ФАРГО" система мотивации персонала направлена на формирование привязанности сотрудников к своей организации, на включение внутренних механизмов и системы ценностей, направляющих труд работников на достижение значимых для фирмы результатов, а также, и для сотрудников, на повышение уровня их материального обеспечения, развития деловой карьеры и т.д.

Миссия фирмы - оптимальная правовая защита бизнеса. Стратегия - базируется на четырех принципах:

Оптимальность;

Ориентированность на клиента;

Открытость;

Непрерывное развитие.

Корпоративная культура юридической фирмы "ФАРГО" принадлежит к типу, который носит название "Культура задачи", так как основу системы власти составляют сила специалиста, важнее командный дух и командная работа, а не индивидуальный результат. Решения принимаются на групповом уровне, происходит объединение работников и фирмы, поощряется инициатива.

В работе отмечено, что в организации существуют проблемы с менеджментом. Руководству организации следует обратить внимание на то, что подразделения фирмы ориентированы в основном на собственные цели. Определенное внимание следует уделить решению конфликтов и тому, что менеджер неохотно делегирует свои полномочия. В ситуации, когда нужны изменения, предпринимаются меры, решающие проблему частично. К недостаткам личных отношений следует отнести то, что сотрудники иногда действуют в соответствии с личными отношениями.

Сделан вывод, что в организации преобладают вертикальные направления коммуникации. Горизонтальные коммуникации в письменном виде осуществляются ежемесячно, но в устной форме оперативная информация распространяется ежедневно.

Список литературы

1. Алехина О.Е. Стимулирование развития работников организации / О.Е. Алехина. // Управление персоналом. - 2004. - № 1. - С. 50-52.

2. Анисимов О.С. Методологическая версия категориального аппарата психологии / О.С. Анисимов. - Новгород: 2003. - 334 с.

3. Бачурин А. Повышение роли экономических методов управления / А. Бачурин // Экономист. - 2004. - № 4. - С. 28-31.

4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: Учебник. - М.: Изд-во МГУ, 2009 - 416 с.

5. Володин А. Что побуждает нас работать: Теория мотивации труда /А.Володин, М. Назарук// Банковские технологии. - 2004. -№10. - С. 29-31.

6. Гайдаржи Е.С. Корпоративная культура как объект социокультурного анализа // Материалы аспирантской конференции МИФУБ ТюмГУ, Тюмень, ноябрь 2004.

7. Гайдаржи Е.С. Сравнительный анализ корпоративных культур // Материалы Всероссийской научной конференции "21 век: новые горизонты гуманитарных наук", Самара: СамГУ, 16 - 17 декабря 2004.

8. Гарсия С., Долан С. Управление на основе ценностей. Корпоративное руководство по успешной жизнедеятельности и умению зарабатывать деньги. М.: Претекст, 2008. - 313 с.

9. Герчикова И.Н. Менеджмент = Management: Учебник для вузов. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 511 с. - (Золотой фонд российских учебников).

10. Гутгарц Р.Д. Эволюция подходов к проблеме управления кадрами предприятия / Р.Д. Гутгарц // Менеджмент в России и за рубежом. - 2003. - №5.

11. Гущина И. Трудовая мотивация как фактор повышения эффективности труда / И. Гущина // Общество и экономика.- 2010.- № 1. - С. 169-174.

Размещено на Allbest.ru