Вступ

Найважливішою функцією управління підприємством є планування його діяльності. Планування являє собою процес визначення цілей, які підприємство передбачає досягти за певний період, а також засобів, Шляхів та умов їх досягнення. Воно об'єднує структурні підрозділи підприємства загальною метою, надає усім процесам однонаправленість і скоординованість, що дозволяє найбільш повно і ефективно використовувати наявні ресурси, комплексно, якісно та якомога швидко вирішувати різноманітні завдання управління.

Час - один з ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого дня, нераціонального його використання. Брак часу - це результат відсутності чіткості, плановості й організованості роботи.

Уміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час, постійно удосконалювати процес його планування - ознака організованого працівника. Під плануванням робочого часу досить часто розуміють простий перелік поточних справ на наступний день. Зважаючи лише на перелік робіт і не знаючи їх тривалості, на практиці, у кращому випадку, обмежуються спробою оцінити обсяг майбутньої зайнятості без аналізу бюджету часу. Але урахування витрат робочого часу з усіх видів робіт дає можливість одержати повну картину завантаження.

Мета роботи: розкрити основні, принципи та правила планування часу.

1. Значення часу та самоаналіз використання робочого часу

Час - найцінніший капітал і найдефіцитніший ресурс. За статистичними даними експерта з раціоналізації праці американця А. Маккензі ситуація з часом виглядає таким чином:

· лише 1% людей має достатньо часу;

· 10% відсоткам потрібно на 10% більше часу;

· 40% потрібно 25% додаткового часу;

· усім іншим не вистачає 50% часу (а це до двох додаткових робочих днів на тиждень).

Звертаючись до проблеми часу необхідно усвідомлювати його особливості:

· час не можна повернути назад;

· час не можна нагромадити;

· час не можна примножити;

· час не можна передати;

· час проходить безповоротно.

Формула особистого капіталу часу:

60 років - пенсійний вік;

60 - дійсний вік = А;

К1 = А х 1760 (220 робочих днів на рік х 8 годин) = капітал робочого часу, що залишився до пенсії;

К2 = А х 660 (220 робочих днів на рік х 3 години) = капітал вільного часу у робочі дні;

К3 = А х 1740 (145 вихідних днів на рік х 12 годин) = капітал вільного часу у вихідні;

К2 + К3 = капітал вільного часу, який залишися до пенсії;

К1 + К2 + К3 = особистий тимчасовий капітал часу, який є у вашому розпорядженні. Особистий тимчасовий капітал часу у залежності від віку складає лише декілька десятків тисяч годин.

Берегти час означає усвідомлено його планувати й оптимально використовувати. Самоаналіз (самокерівництво або самоменеджмент) полягає у послідовному і цілеспрямованому використанні певних методів роботи у повсякденній практиці для оптимального і змістовного використання свого часу.

Основна мета самоаналізу полягає у тому, щоб:

· максимально використовувати власні можливості;

· свідомо управляти своїм життям (самовизначатися) і переборювати зовнішні обставини як на роботі, так і в особистому житті;

· послідовно планувати свій час і використовувати методи наукової організації праці для кращого здійснення своєї діяльності;

Анкета самоаналізу стилю роботи й уміння вирішувати свої завдання

Самооцінка у балах: 0 - майже ніколи, 1 - іноді, 2 - часто, 3 - майже завжди.

1. Резервую на початку дня час для планування.

2. Передоручаю усі свої справи, які можна переадресувати.

3. Письмово фіксую завдання, які потрібно виконати протягом дня, із зазначенням строків їх реалізації.

4. Кожну справу (завдання) намагаюсь довести до кінця, не перериваючись на сторонні речі.

5. Щодня складаю список майбутніх справ, впорядкований за пріоритетами - найважливіші речі роблю у першу чергу.

6. Свій день намагаюсь за можливістю звільнити від порожніх телефонних розмов, незапланованих гостей.

7. Своє денне навантаження намагаюсь розподілити відповідно до графіка своєї працездатності, своїми біоритмами.

8. У моєму плані є резерви незапланованого часу, що дозволяють вирішувати актуальні проблеми, які раптово виникли.

9. Намагаюсь у першу чергу концентруватись на головних важливих проблемах.

10. Вмію відмовляти, коли на мій час претендують інші, а мені потрібно виконати більш важливі справи.

Результати:

0 - 15 балів: ви не плануєте свій час і перебуваєте під владою зовнішніх обставин;

16 - 20 балів: ви намагаєтесь опанувати свій час, але при цьому ви недостатньо послідовні, щоб досягти успіху;

21 - 25 балів: у вас гарна здатність для самоаналізу використання часу;

26 - 30 балів: ви можете бути зразком кожному, хто бажає навчитися раціонально використовувати свій час.

Якщо ви набрали менше ніж 20 балів, вам потрібно вжити найактивніших заходів для усунення недоліків. Це буде першим кроком на шляху до послідовного самокерівництва.

2. Основи, принципи та правила планування часу

Чим краще ми сплануємо свій час, тим краще ми зможемо його використати у своїх особистих і робочих цілях. Планування як складова частина самоменеджменту означає поєднання:

· підготовки до реалізації цілей;

· структурування (впорядкування) часу (Схема 1).

самоаналіз планування час робочий

Засоби планування часу

максимальний критерій мінімальний критерій

(максимально плідне (досягнення поставлених цілей

використання фіксованого за найкоротший відрізок часу)

відрізку часу)

Схема 1. Засоби планування часу

Планування часу призводить до його економії - при витраченні на складання плану усього 10 хвилин, у результаті можна заощадити до 2 годин на добу.

Планування часу має цілий ряд переваг (Таблиця 2).

Таблиця 2

Переваги планування часу

Під час планування часу відбувається орієнтація на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, поділяються на оперативні часткові цілі. Встановлення періодів часу, які будуть необхідні для досягнення особистих і фахових цілей, дає почуття впевненості, реальне уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільну черговість справ.

Існує кілька типів планових періодів, які можна використовувати для впорядкування часу (Таблиця 3).

Таблиця 3

Типи планових періодів

Схема планування часу є закритою системою, у якій існують чіткі взаємозв'язки між окремими планами: довгострокові плани конкретизуються у відповідних середньо- та короткострокових, а також у планах поточного періоду. Останні зрештою втілюються у планах дня. Таким чином, планування припускає поступове просування вперед, розкладання загальної задачі на більш дрібні і конкретні завдання з метою їх оптимального розподілу у часі.

Річний план формується на основі плану на декілька років, у нього переносяться з відповідного «річного стовпчика» усі зазначені завдання і цілі. Наприкінці поточного року потрібно потурбуватись про визначення найбільш глобальних завдань і цілей на наступний рік.

Квартальний план є інструментом контролю за виконанням річного плану, оскільки протягом року через рівні проміжки часу відбувається своєрідний проміжний контроль: обмірковуються результати минулого періоду, приймаються рішення стосовно внесення змін і перенесення строків. Наприкінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці і визначити, які завдання у наступному кварталі потрібно додати, які - перенести, які - викреслити.

Місячний план містить завдання і цілі, перенесені з відповідного квартального плану, а також, у разі необхідності, - з плану минулого місяця. Оскільки зі скороченням планового періоду підвищується точність планування, завдання визначається зі значною деталізацією - планування часу відбувається у годинах.

Декадний (тижневий) план містить ще більш детальний і точний прогноз майбутнього періоду. На основі місячного плану складається перелік усіх справ і завдань на декаду (або тиждень), відповідно до їхнього обсягу і з необхідним для їхнього виконання часом.

Допоміжні питання для планування роботи протягом тижня:

· на чому я повинен сконцентруватися у першу чергу на цьому тижні;

· яке завдання на цьому тижні є центральним, тобто потребує найбільших зусиль і витрат часу;

· які інші справи обов'язково необхідно завершити, підготувати або розпочати на цьому тижні;

· які можуть виникнути непередбачені проблеми (завдання);

· яку рутинну роботу я повинен виконати;

· що було б ще доцільно, бажано або доречно зробити.

Денний план будується на базі декадного плану. У ньому встановлюється, які завдання і справи повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня. При цьому потрібно враховувати, що до передбачених раніше, запланованих справ обов'язково додадуться непередбачені. Денний план є останнім і водночас найбільш важливим етапом у системі планування часу, під час якого відбувається конкретна реалізація поставлених цілей.

3. Основи планування робочого часу

самоаналіз планування час робочий

Планування покликане забезпечити раціональне використання найціннішого ресурсу - часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він може бути використаний в особистих і професійних інтересах. Планування як складова частина раціональної організації особистої праці означає підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної роботи, середньо- і довгострокових завдань і результатів дозволяє не тільки раціонально використовувати час, але й досягти успіху і бути впевненим у собі.

Ефективність використання часу не означає, що робочий день заздалегідь розписується до останньої хвилини. Така ефективність з погляду гнучкої і мобільної роботи була б абсурдом. У той же час ефективність не означає і «витискання поту». Навпаки, ефективність пов'язана з безперервністю, що припускає плановий початок у використанні часу і дає можливість відпочити після роботи, зібратися з силами для успішного продовження діяльності.

Практичне значення планування роботи полягає у наступному:

Ш Якщо комплекс робіт вирішує конкретну задачу то добре розроблені плани забезпечують їхнє досягнення. Планування визначає що, кого, коли, де, як, скільки і навіщо потрібно для досягнення даної цілі. Таким чином, воно є засобом створення ланки між постановкою цілі і більш повним планом її реалізації.

Ш Планування дозволяє оцінити практичні можливості досягнення цілей. Воно є єдиним засобом формального прогнозування майбутніх проблем і можливостей.

Ш Планування полегшує пошук кращих і більш ефективних шляхів досягнення цілей організації.

Ш Планування виявляє і встановлює зони потенційних проблем і несподіваних наслідків.

Ш Планування забезпечує основи для оцінки витрат і розробки бюджетів, календарних планів і ресурсів.

Ш Планування є основою для контролю. Щоб контроль був ефективним, його варто тісно пов'язати з плануванням. Таке узгодження є дуже важливим для забезпечення ефективності процесу управління в цілому. Ефективний кількісний метод його здійснення - це складання графіків, розкладів і бюджету.

Ш Планування допомагає визначити потрібні робочі взаємодії і взаємовідносини. Оскільки воно служить для формування цілей, то допомагає створити єдність загальних цілей у межах організації.

Ш Планування дозволяє передбачити обставини, які варто враховувати при досягненні цілей. Формальне планування сприяє зниженню ризику в процесі прийняття рішень.

4. Принципи та правила планування часу

Планування означає підготування до реалізації цілей і упорядкування часу. Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, складається в тому що планування часу приносить виграш у часі, що час затрачений на планування призводить до скорочення часу на використання й у кінцевому рахунку призводить до економії часу в цілому. В часу, як у багатьох інших процесів, колись наступає оптимум, після якого подальше планування не має змісту. Але все ж, як я думаю, якщо приділяти хоча б 10 хвилин у день, то можна заощаджувати до 2-х годин.

Щоб правильно виконувати свої функції і досягати цілей потрібно чітко уявити собі свій бюджет часу і сукупність своїх задач. Тоді ми будемо готові передоручати менше важливі справи і зменшувати їхнє число. При плануванні варто притримуватися деяких основних правил:

1) При упорядкуванні плану дня краще лишити 40% робочого часу вільним. Тобто 60% - запланований час, 20% - непередбачений час, 20% - спонтанний час.

2) Необхідно документувати витрачений час. При цьому треба вказувати як і на що воно було витрачено. Щоб мати постійне уявлення про витрату свого часу і досвід як основу для майбутньої потреби в часу.

3) Зведення задач воєдино - план дій. Щоб скласти гарний план необхідно мати уявлення про майбутні справи, до приклада розділити їх на довгострокові, середні і короткострокової справи.

4) Регулярність - системність - послідовність. Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

5) Реалістичне планування. Необхідно планувати лише той об`єм задач із яким ми реально можемо справитися.

6) Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

7) Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

8) Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

9) Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

10) Переробка - повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

Початком складання служить план на декілька років вперед. Він виводиться з плану життя. Після того, як складений план на найближчі декілька років, можна скласти план на рік. При цьому треба стежити за тим, щоб випадково не займатися більш пізніми справами. Далі складається квартальний план, що служить інструментом контролю за річним. Враховані в місячному плані задачі і цілі переносяться з квартального плану місяця. Декадний план - це ще більш детальний, точний прогноз майбутнього періоду. Денний план являє собою останню й одночасно найважливіший щабель у системі планування часу, конкретне втілення поставлених цілей. Денний план будується на основі декадного плану.

Упорядкування планів дня за допомогою методу «Альпи».

Цей метод включає 5 стадій:

а) упорядкування завдань;

б) оцінка тривалості акцій;

в) резервування часу (у співвідношенні 60:40);

г) прийняття рішень по пріоритетах і передоручень;

д) контроль (облік незробленого).

Щоденник часу - є найважливішим робочим засобом щоденник є гарним інструментом планування, довідником і інструментом контролю.

Необхідно завжди перевіряти ще раз свої плани і змінювати їх, якщо вони надаються не здійсненими або не дозволяють досягти поставленої цілі до терміна.

5. Встановлення пріоритетів

Прийняти рішення - це значити встановити пріоритетність. Воно припускає вибір першочергових справ і задач.

Встановлюючи пріоритети (що означає прийняти рішення про те, яким із задач варто надавати першорядне, другорядне і т.д. значення) можна досягти такого:

- додержуватися встановлені терміни;

- одержувати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

- уникати конфліктів;

- уникати стресових ситуацій і перевантажень.

Чергу справ можна визначати за допомогою таких методів:

Принцип Парето (співвідношення 80:20)

Він означає, що усередині даної групи або множини окремі малі частини виявляють набагато велику значимість, чим це відповідає їх відносній питомій вазі в цій групі. Відповідно до цієї теорії можна зробити висновок стосовно для робочої ситуації: за перші 20% що витрачається часу досягається 80% результатів. Інші 80% витраченого часу приносять лише 20% загального результату.

Встановлення пріоритетів за допомогою аналізу АБВ.

Це техніка виходить із досвіду, що частки у відсотках більш важливих і менше важливих справ у сумі залишаються незмінними. За допомогою букв А, Б и В задачі підрозділяються на три класи, відповідно до їхньої значимості. Аналіз АБВ ґрунтується на таких трьох закономірностях:

- найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими займається робітник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає біля 65%;

- на важливі задачі припадає біля 20% загального числа справ, значимість котрих також біля 20%;

- менше важливі і несуттєві задачі складають біля 65% усіх справ, а у свою чергу значимість їх складає усього лише біля 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ необхідно слідувати таким пунктам:

1. скласти список усіх майбутніх задач;

2. систематизувати їх по важливості й установити чергу;

3. пронумерувати ці задачі;

4. оцінити свої задачі відповідно до категорії А, Б, В.

Задача категорії А (15% усіх задач) не підлягають передоручити.

Задача категорії Б (20% усіх задач) підлягають передорученню.

Задачі, що залишилися, маловажні і підлягають обов'язковому передорученню.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера

Цей принцип є простим допоміжним засобом у тих випадках, коли необхідно швидко прийняти рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються по таких критеріях як терміновість і важливість справи. Вони підрозділяються на 4 групи:

1) Термінові/ важливої справи - необхідно виконати їх самому.

2) Термінові/менше важливі справи

3) Менше термінові/важливі задачі. Необов`язково виконувати їх відразу, але виконувати їх треба самому.

4) Менше термінові/ менше важливої справи.

Від задач менше термінових і несуттєвих варто утримуватися. Завдяки принципу Ейзенхауера можна істотно збільшити продуктивність і результативність.

6. Організація трудового процесу

Організація свого робочого дня повинна відповідати основному принципу: «Робота повинна підпорядковуватися мені, а не навпаки». Існує 23 правила, що можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1) починати день з позитивним настроєм;

2) починайте роботу по можливості в один і той самий час;

3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;

4) спочатку - ключові завдання;

5) приступати без розгойдування;

6) погодити план дня з керівником;

7) ранком займатися складними і важливими справами;

Правила основної частини дня:

8) гарна підготовка роботи;

9) впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;

10) перевіряти ще раз всі справи з погляду їх необхідності;

11) відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

12) уникати незапланованих імпульсивних дій;

13) вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;

14) невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один раз проводиться підготовка і протягом певного часу робітник займається однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу досягається економія часу);

15) раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до кінця, або переривати в доцільному місці);

16) використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або рутинної діяльності;

17) працювати антициклічно (тобто на початку дня доцільно займатися найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш важливими);

18) викроювати спокійну годину;

19) контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

20) завершити початі невеликі справи;

21) контроль за результатами і самоконтроль;

22) план наступного дня;

23) кожний день повинен мати свою кульмінацію.

У різних людей різна психологія й організм. Внаслідок цього працездатність людей різноманітна в різноманітні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють ранком, деякі в день, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності в цих людей припадає на різні періоди дня.

7. Контроль результатів

Контроль за результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку оптимізації трудового процесу. Всі перераховані вище функції будуть не настільки ефективними якщо не буде проводитися відповідний контроль. Контроль охоплює три задачі:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коригування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок денних перепонів.

Контроль за результатами праці (цільовий контроль) повинний у будь-якому випадку провадитися після виконання задачі (кінцевий контроль).

Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

«Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від самоконтролю».

Висновок