Рекомендации по составлению деловых писем

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

1. Классификация деловых писем

2. Общая структура деловых писем

3. Язык и стиль делового письма

Заключение

Список литературы

Приложение



Введение

Деловые письма -- самый распространенный вид документов предприятия (организации, учреждения), используемых для нужд переписки по весьма широкому кругу вопросов. Деловое письмо -- это краткий (как правило, не более 1-2 страниц) документ, касающийся одного вопроса (или нескольких тесно взаимосвязанных между собой вопросов) и предназначенный для осуществления оперативного информационного обмена между предприятиями (организациями, учреждениями), их структурными подразделениями (должностными лицами).

Приступая к изучению особенностей деловых писем, рассмотрим классификацию деловых писем, их структуру, специфику делового стиля и оформление деловых писем в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.



1. Классификация деловых писем

В частности, известно, что деловые письма отличаются друг от друга:

а) по степени доступности содержащейся в них информации (по грифу ограничения доступа) -- обычные и ограниченного доступа (конфиденциальные);

б) по срокам исполнения -- исполняемые в общепринятые сроки, а также оперативно и срочно;

в) по объему -- короткие, средние и длинные;

г) по виду содержащейся в них информации -- текстовые и комбинированные (сочетающие фрагменты текста с таблицами, анкетами и графическими изображениями); д) по стилю изложения -- официальные и частные;

е) по комплектности -- с приложениями и без приложений;

ж) по композиции -- простые (касающиеся одного вопроса) и сложные (касающиеся двух и более вопросов);

з) по способу адресования -- направляемые в один (целевого назначения) или несколько (циркулярные) адресов;

и) по информационному поводу для подготовки -- инициативные и ответные письма.

Однако главным классификационным критерием для деловых писем по-прежнему остается их функциональное назначение. Исходя из результатов анализа деловой переписки, представляется вполне допустимым разделить все деловые письма на три базовые классификационные категории:

а) официальные деловые письма;

б) частные деловые письма;

в) письменные сообщения для ведения внутренней переписки (переписки, осуществляемой исключительно внутри предприятия).

В свою очередь, классификация официальных и частных деловых писем с учетом особенностей их функционального на значения может быть продолжена. Так, в группе официальных деловых писем следует выделить:

1) письма просьбы;

2) письма сообщения;

3) письма запросы;

4) письма заявления;

5) письма подтверждения;

6) письма заказы;

7) письма предложения (см. в приложении);

8) письма дополнения;

9) письма рекламации (претензии);

10) информационные письма;

11) гарантийные письма;

12) презентационные письма;

13) письма прямой почтовой рассылки;

14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т. п.);

15) сопроводительные письма.

Соответственно, в группе частных деловых писем следует выделить:

1) письма поздравления;

2) письма приглашения;

3) письма извинения;

4) письма для выражения сожаления и соболезнования;

5) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

6) письма по случаю отъезда;

7) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

8) благодарственные письма;

9) рекомендательные письма;

10) мини письма (письма шаблоны, письма маятники и т. п.);

11) письма открытки;

12) письма негативного содержания (письма отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания, чьих либо действий и т. п.);

13) письма для выражения отказа, от какого либо предложения;

14) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

15) письма резюме.

2. Общая структура деловых писем

В данном случае более правильным будет говорить о структуре содержания делового письма, если быть еще более точным -- о структуре его основного текста. В свою очередь, основной текст можно условно разделить на информационную и служебную части.

Информационная часть -- это текст делового письма. Текст представляет собой центральный элемент структуры послания, то, ради чего оно и пишется и благодаря чему составляет известную ценность для адресата.

Служебная часть включает в себя вспомогательные элементы, которые предваряют и завершают информационную составляющую делового письма. С информационной точки зрения данная часть послания является менее значительной, чем текст. Однако без ее элементов создать сколько-нибудь удовлетворительный вариант содержания делового письма не представляется возможным.

Служебная часть содержания делового письма, как правило, включает:

1) приветствие;

2) обращение к адресату;

3) лид абзац;

4) заключительную формулу вежливости;

5) подпись отправителя.

Первые три элемента предшествуют информационной части (тексту) делового письма, последующие три -- подытоживают ее.

Обязательный элемент частного делового письма - приветствие и обращение к адресату. В официальных деловых письмах, как правило, отсутствует. Функциональное значение приветствия весьма велико -- при помощи несложной вводной формулировки автор делового письма уже в первой строке послания свидетельствует адреса ту свое уважение. Наиболее часто в качестве приветствия в деловых письмах используются следующие стандартные формулировки:

Здравствуйте, ... (имя и отчество адресата); Здравствуйте, ... (безличное обращение к адресату, например “господин директор!”); Здравствуйте, ... (безличное обращение к нескольким адресатам, например “господа акционеры!”). Менее формальными видами приветствия являются следующие формулировки:

Добрый день, ... (имя и отчество адресата); Приветствую Вас, ... (безличное обращение к адресату, например “профессор!”); Рад приветствовать вас, ... (безличное обращение к нескольким адресатам, например “коллеги!”).

Специфической особенностью обращения является использование в конце пунктуационного восклицательного знака, который указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в письме вопросу автором придается особое значение.

Лид абзац -- первый абзац делового письма, включающий, как правило, не более одного предложения. Функциональное значение лид абзаца заключается, во-первых, в выражении адресату формальной благодарности ,во-вторых, в пояснении мотивов и темы послания, и, в третьих, в обеспечении смысловой и стилистической подводки к основному тексту послания. Лид абзац не является обязательным элементом структуры делового письма -- в ряде случаев его функцию отчасти выполняет реквизит “Заголовок к тексту”. Кроме того, лид абзац может быть заменен рассмотренной ранее развернутой формой обращения к адресату. Но присутствие в деловом письме и указанного реквизита, и обращения, и лид абзаца не является противоречием.

Текст делового письма состоит из предложений, сгруппированных в абзацы. Таким образом, абзац образует относительно самостоятельную часть текста, логически и стилистически взаимосвязанную с другими его частями, а также со смежными элементами структуры делового письма. При рассмотрении структуры текста делового письма следует иметь в виду, что в подавляющем большинстве случаев в содержании писем рассматривается всего один вопрос. Тем не менее для освещения его различных аспектов почти всегда возникает необходимость в дополнительной структуризации текста послания. Такая структуризация часто предусматривает разделение текста на 3 части -- вводную, основную и заключительную.

Обязательный элемент частного делового письма. В официальных деловых письмах может отсутствовать. Выполняет функцию, аналогичную функции устного прощания (и предшествующим ему словам) при непосредственном общении с собеседником (при личной встрече или по телефону). Использование заключительной формулы вежливости не сколько приглушает официальный тон в конце послания -- впрочем, ровно настолько, насколько это позволяют сделать взаимоотношения автора и адресата. Заключительная формула вежливости предшествует подписи и располагается интервалом ниже последней строки текста делового письма. Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

С уважением, ... ; С неизменным уважением, ... ; С глубоким уважением, ... ; С глубоким почтением, ... ; С чрезвычайным почтением, ... ; С благодарностью и уважением, ... ; С признательностью и уважением, ... ; С уважением и пожеланиями всего наилучшего.

Подпись является обязательным и, как правило, заключи тельным элементом структуры делового письма. Функциональное назначение подписи -- двойное. Во-первых, подпись при дает официальному деловому письму юридическую силу. Во-вторых, подпись удостоверяет личность автора послания. Подпись располагается интервалом ниже заключительной формулы вежливости. Подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Вариант оформления сокращенной формы подписи:

1)___________ И. И. Иванов;

2) ___________ М. М. Михайлова.

Вариант оформления полной формы подписи:

1) Генеральный директор ________ Я. Яковлева;

2) Начальник отдела _________ Л. Лоев.

Вариант оформления развернутой формы подписи:

1) Почетный академик Академии естественных наук (сигнатура) Д. Д. Дмитриевский;

2) Заслуженный работник культуры (сигнатура) Э. Л. Эссен, лауреат премии “Северная Пальмира”.

3. Язык и стиль делового письма

Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:

* участники делового общения преимущественно юридические лица -- организации, учреждения, предприятия в лице действующих от их имени руководителей и других должностных лиц;

* характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;

* предметом делового общения является деятельность организации -- управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;

* управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

* большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, -- повторяющиеся, однотипные.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

* официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

* адресной, так как управленческий документ всегда пред назначен конкретному получателю -- должностному лицу, организации, группе организаций;

* актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;

* объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

* убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения -- побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

* полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств. Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.).

Для делового стиля в целом характерны:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения; лаконичность (краткость) текста;

- использование языковых формул;

- использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

-ограниченная сочетаемость слов;

- использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;

- употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

- преобладание простых распространенных предложений.

Оформление деловых писем в соответствии с требованиями ГОСТР 6.30-2003

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30 2003 в состав реквизитов (реквизит -- от лат. requisitum, т. е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы. Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

01 -- Государственный герб Российской Федерации;

02 -- герб субъекта Российской Федерации;

03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 -- код организации;

05 -- основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 -- индивидуальный номер налогоплательщика/код при чины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 -- код формы документа;

08 -- наименование организации;

09 -- справочные данные об организации;

10 -- наименование вида документа;

11 -- дата документа;

12 -- регистрационный номер документа;

13 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 -- место составления или издания документа;

15 -- сведения об адресате;

16 -- гриф утверждения документа;

17 -- резолюция;

18 -- заголовок к тексту;

19 -- отметка о постановке документа на контроль;

20 -- текст документа;

21 -- отметка о наличии приложений;

22 -- подпись;

23 -- гриф согласования документа;

24 -- визы согласования документа;

25 -- оттиск печати организации;

26 -- отметка о заверении копии документа;

27 -- отметка об исполнителе документа;

28 -- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 -- отметка о поступлении документа в организации;

30 -- идентификатор электронной копии документа.



Заключение

Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).Деловое письмо выполняет ряд важных функций. деловой письмо документ стандарт

Прежде всего, это -- информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координации их деятельности. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.

Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

Рекомендации по составлению деловых писем, конечно, не исчерпываются вышеизложенным. Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать. Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.



Список литературы

1.Кузнецов И.Н. Деловой письмо. Учебно-справочное пособие - 4-е издание - Москва, 2012

2.Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие - М., 2005.

3. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей. -- 5-е издание - Ростов, 2008.

4. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я.Кибанова. - М.: ИНФРА-м, 2003.

5. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. - М.: Экономическая литература, 2006.

6. ГОСТ Р 6.30-97 Государственный стандарт Российской Федерации

Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению документов.



Приложение

Образец письма-предложения

Директору

ООО «Экспресс-дизайн»

Васильевой Н.В.

«15 »ноября 2015г. № 1011/3

На № 0211/1 от «02» ноября 2012 г.

О сотрудничестве

Компания “BabуDecor” - эксклюзивный представитель немецкой ТМ Borbo на территории Украины предлагает широкий выбор товаров для новорожденных: постельное белье, ортопедические подушки, матрацы, подушки для кормления, конверты, пледы и многое другое.

При производстве товаров ТМ Borbo используются только самые современные, безопасные материалы. Вся продукция сертифицирована согласно требованиям украинских и международных стандартов качества.

Компания “ Baby Decor” приглашает к взаимовыгодному сотрудничеству розничных и оптовых партнеров.

Заказы принимаются по электронной почте либо по факсу. Перед оформлением заказа просьба делать запрос о наличии товара на складе фабрики-производителя. Условия платежа - предоплата 70 %, доплата в размере 30% осуществляется перед отгрузкой товара с нашего склада.

Прайс-лист и образцы продукции прилагаем.

С уважением,

Директор ООО «Baby Decor» Смолкина Смолкина О.В.

Практическая часть

Составить письмо-приглашение выставочного центра «Экспо-Бизнес» в АО «Квант» с предложением представить свою продукцию на выставке с __.__.200_ по __.__.200_ . Недостающие реквизиты укажите самостоятельно.

Ответить на вопросы:

Что такое письмо, какие виды писем существуют?

Из каких реквизитов состоит письмо?

Как составляется текст письма, какие элементы используются?

Кто подписывает письмо?

Письмо-приглашение

Выставочного центр «Экспо-Бизнес»

Москва, ул. Центральная, д.12.

Директору

АО «Квант»

Ивановой О.Н.

«15 »мая 2015г. № 1028/3

На № 0243/1 от «09» мая 2015 г.

Уважаемая Ольга Николаевна!

Приглашаем Вас и Ваших сотрудников посетить наш выставочный центр на Выставке «Радиоэлектронные технологии». Выставка будет проводиться с 15 мая 2015 года -19 мая 2015 года в Выставочном Центре «Экспо-Бизнес» по адресу: город Москва, ул.Центральная, д.12.

На Выставке, Вы сможете представить Вашу продукцию (солнечные батареи, аккумуляторы и другие автономные источники электропитания).

Мы будем рады представить Вам новую информацию и образцы нашей продукции.

Надеемся увидеть Вас в числе наших гостей на выставке.

За дополнительной информацией Вы можете обращаться по телефону 495-587-45-71 или на сайт компании www.abusiness.ru

С уважением,

Директор выставочного центра «Экспо-Бизнес» Бат Бат.И.В.

Что такое письмо, какие виды писем существуют?

Письмо -- самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

§ инструктивные;

§ сопроводительные;

§ информационные;

§ гарантийные;

§ рекламные;

§ претензионные;

§ арбитражные;

§ письма-подтверждения;

§ письма-напоминания;

§ письма-извещения;

§ письма-просьбы.

Из каких реквизитов состоит письмо?

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

§ дата;

§ номер;

§ ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

§ заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

§ фирма;

§ структурное подразделение;

§ должность;

§ фамилия и инициалы;

§ почтовый адрес получателя.

Как составляется текст письма, какие элементы используются?

Текст письма строят по схеме:

§ введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

§ доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

§ заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.

По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.

Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.

Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы. Текст письма, как правило» излагается от третьего лица единственного числа, например: «Школа не имеет возможности...», «В ближайший год школа не предполагает...» и т.д.

Кто подписывает письмо?

Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).

Размещено на Allbest.ru

...