Управление документооборотом на предприятии
Организационно-правовые различия организаций и предприятий путем изучения документооборота и правил оформления документов. Описание порядка подготовки документов к передаче в архив. Сущность экспедиционной обработки дел и маршрута движения документов.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 27.09.2015 |
| Размер файла | 38,2 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ВВЕДЕНИЕ
В современном обществе ни одна организация не обходится без документации, без ведения дел. Организация работы с документами является серьезным фактором, от которого в значительной степени зависит успех управленческой деятельности, качество работы аппарата управления. В силу этого, проблема эффективности и рациональности документооборота в организации на современном этапе имеет большую актуальность.
В настоящее время существуют организации, где бумажный документооборот все еще преобладает над электронным. Это обстоятельство особенно подчеркивает остроту проблемы рационального обеспечения документооборота, основы которого являются темой данной работы.
Документооборот в организации и на предприятии уже изучался ранее. П. А. Семченко в своей книге «Делопроизводство организации» разъясняет требования государственных стандартов по оформлению документов, технологии подготовки и оформления, дает важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, показывает методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан. Автором анализируются основные документы, которые используются при документировании управленческой деятельности и дается перечень документов, создаваемых организаций, с указанием сроков хранения. Особое внимание уделяется требованиям государственных стандартов по оформлению документов, составу и порядку разработки документов, использующихся в управленческой деятельности. Очень подробно в книге описывается технология документооборота в организации от момента получения документа до его использования. Приведен полный перечень типовых управленческих документов с их краткой характеристикой, с указанием сроков хранения, а также методических рекомендаций по их применению. Таким образом, П.А.Семченко рассматривает документооборот только в организации, не говоря ни слова о предприятии. Между тем, по своей организационно-правовой форме предприятие отличается от организации, следовательно, документооборот у них тоже будет разный. Документооборот в учреждении не выделяется, так как понятие «учреждение» входит в понятие «организация».
Э.Н Давыдова также рассматривает документооборот в организации. Но, в отличие от П.А Семченко, она затрагивает вопросы об особенностях работы с документами в организациях различных форм собственности. Это позволяет наглядно увидеть различия между документооборотом в организации и документооборотом на предприятии.
Ряд других авторов, таких как И.Н Васильева и Г.С. Желинский, подробно описывают документооборот на предприятии, не останавливаясь на организации. Они раскрывают вопросы, касающиеся состояния и организации делопроизводства на предприятии, приводят состав управленческих документов и правила их оформления, заостряют внимание на процессе работы исполнителей с документами и порядке хранения документов. Особое место авторы отводят вопросу об автоматизации делопроизводства в связи с внедрением СЭД: пишут о составлении документов, об автоматизации делопроизводства, о регистрации документов, об автоматизированном контроле исполнения и хранении документов в электронной форме.
Объектом данной курсовой работы является документооборот на предприятии и в организации. Предметом выступает работа с входящей, исходящей и внутренней документацией, порядок передачи дел в архив.
Целью работы является изучение и обобщение основных правил документооборота на предприятии и в организации с выявлением различий между ними.
Для достижения поставленной цели предполагается решение следующих задач:
- выявить организационно-правовые различия организаций и предприятий путем изучения документооборота и правил оформления документов;
- рассмотреть учет количества документов и их подготовку к работе;
- проанализировать номенклатуру дел в организации и на предприятии; порядок подготовки к передаче в архив;
- изучить экспедиционную обработку дел и маршрут движения документа.
Хронологические рамки курсовой работы охватывают период действия ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 до принятия ГОСТа Р 7.0.8-2013. Выбор данного периода обусловлен акцентированием внимания на различных моментах. Положения ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам. ГОСТ Р 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
При написании курсовой работы были использованы ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, ГОСТ Р 7.0.8-2013 и ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт 2003 года устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В стандарте 2007 содержатся рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов. ГОСТ 2013 года дает перечень терминов, которые рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ. Использованные источники и литература позволяют добиться решения поставленных задач.
ГЛАВА 1
1.1 Организация документооборота
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов в организации не может быть случайным, хаотичным. Единые требования к организации работы с документами установлены и закреплены основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).Требования, предъявляемые к документообороту:
- прямоточность движения документов (документ кратчайшим путем попадает к исполнителю, возвратные перемещения документов исключены); - распределение документов между руководителями и специалистами согласно их функциональным обязанностям;
- необходимое перемещение документов( дублирование, лишние инстанции исключены);
-единообразие маршрута движения документов и технических операций с ними (однократность каждой операции).
Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения. Наряду со схемами находят применение графики документооборота. График прохождения того или иного документа представляет собой перечень исполнителей, сроков поступления документов, времени их обработки ответственными работниками, передачу в архив.
В процессе обработки документов можно выделить следующие этапы:
- прием и первичная обработка поступающих документов;
-предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация документов;
-информационно-справочная работа;
- направление на исполнение;
-контроль исполнения;
-исполнение документов;
- отправка документов адресатам;
-формирование дел в соответствии с номенклатурой;
-хранение и использование документов в текущей деятельности;
-подготовка и передача в архив.
Весь документооборот состоит из трех потоков: входящих, исходящих и внутренних документов. Входящие документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления( постановления, приказы, решения и т.д.) и документы подведомственных организаций( письма, акты, предложения, заявления и жалобы граждан). Исходящие документы несут информацию, выработанную при функционировании органа управления, в целях её передачи вышестоящим и подведомственным организациям. Среди этих документов выделяют письма, заключения, отчеты и т.д. Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы. Это акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и т.д.
Основными характеристиками документопотока являются содержание, структура, цикличность; направление, объем. Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах. Его структура описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации. Цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов (регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д.), а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов(согласование, утверждение, ознакомление и др.).Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий) всех потоков, который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Он состоит из суммы входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени. Годовой объём документооборота - исходная величина для рассчета численности сотрудников службы ДОУ, определения степени загруженности структурных подразделений и отдельных работников, средство определения потребностей в организационной и вычислительной технике, выбора наиболее эффективной системы регистрации документов и справочного аппарата. Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей: повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.
1.2 Правила оформления документов
Основные требования к оформлению документов, термины и определения содержатся в Государственном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; адресат; подпись; оттиск печати; отметка о поступлении документа в организацию и некоторые другие. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день, месяц, год. День и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
ГЛАВА 2
2.1 Учет количества документов
Согласно параграфу 3.6.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536, - технологическая процедура, которая проводится за определенный период времени (год, месяц) по регистрационно-контрольным формам по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в организации системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Форма справки об объеме документооборота приводится в приложении 19 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Учет количества документов необходим для: 1) расчета необходимой численности делопроизводственного персонала; 2) расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства; 3) определения загруженности делопроизводственного персонала. Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами. Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации ( по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.
2.2 Подготовка и оформление документов в дела
При формировании дела необходимо соблюдать следующие правила:
- помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками по номенклатуре дел;
-группировать в дело документы только одного календарного года;
-раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения;
- помещать в дела ксерокопии факсограмм и других документов на общих основаниях;
- включать в дело по одному экземпляру каждого документа.
Приложения присоединяют к тем документам, к которым они относятся. Утвержденные планы, отчеты и т.д. являются самостоятельными документами. Предложения ,касающиеся работы организации, формируют отдельно от заявлений по личным вопросам. При формировании переписки документ - ответ помещается за документом вопросом. Дело не должно превышать 250 листов не более 4 см, что является оптимальным условием при оформлении. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дела - подготовка дела к хранению, проставление необходимых реквизитов. В зависимости от сроков хранения завершенные дела подлежат полному или частичному оформлению. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного( свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
-оформление реквизитов обложки по установленной форме;
-нумерацию страниц;
- составление заверительной надписи;
- составление в необходимых случаях внутренний описи дела;
- подшивку или переплет;
- внесение необходимых изменений в обложку.
На обложке дела указываются реквизиты:
- наименование федерального органа исполнительной власти (организации) в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках;
-наименование структурного подразделения;
- номер (индекс) дела по номенклатуре;
-заголовок дела;
- дата дела (тома, части);
- количество листов в деле;
- срок хранения дела;
- архивный шифр дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи нумеруются простым карандашом сверху вниз. Номер листа проставляется в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, располагаемая в конце дела. Она составляется на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в деле и особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т. д.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи и датой составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии итоговой надписью. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после его сверки со сроком хранения, указанным в перечне сроков хранения документов, образующихся в деятельности организации. Архивный шифр дела на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами черного цвета после включения этих дел в годовые разделы сводных описей. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования федерального архива, в который будут передаваться дела, кодов по ОКПО и ОКОГУ. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся, в случае необходимости, уточнения. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данных документов (особо ценные, личные дела и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем и подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления их документов удаляются. В целях повышения оперативного поиска документов дела хранятся в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выдача дел, для работы сотрудникам организации выдается под расписку с разрешения руководителя службы ДОУ на срок не более одного месяца. По истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения. На выданное дело заводится карточка-заменитель, к которой указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ по актам. Изъятие документа из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с составлением в деле заверенной копии документа и акта о причине изъятия подлинника. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив. документооборот архив экспедиционный
Ответственность за нарушение правил документооборота предусмотрена различными законодательными актами Российской Федерации. Статья 18 закона "О бухгалтерском учете" предусматривает, что руководители организаций и другие лица, ответственные за организацию и ведение бухгалтерского учета, в случае уклонения от ведения бухгалтерского учета в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и нормативными актами органов, осуществляющих регулирование бухгалтерского учета, привлекаются к административной или уголовной ответственности. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями). Если документ был утерян или его содержание стало недоступным для использования, в случае архивной проверки организация несет ответственность за его отсутствие. В первую очередь, вина ляжет на руководителя организации. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности с ним также разделит главный бухгалтер. Именно он принимает решение о выдаче документов сотрудникам других структурных подразделений организации. В случае утраты первичных документов, счетов-фактур и регистров бухгалтерского учета минимальный штраф составит 5000 руб., сумма максимального может достигать 150 000 руб. В соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105, по факту утраты первичных документов руководитель организации должен назначить комиссию по расследованию причин утраты. В ситуациях, когда бухгалтерские документы были утеряны в результате форс-мажорных обстоятельств (например, стихийные бедствия) или противоправных действий третьих лиц (кража, умышленный поджог), в обоих случаях данный факт должен быть подтвержден сотрудниками правоохранительных органов. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.3-е изд. - М.,2009.
ГЛАВА 3
3.1 Порядок подготовки к передаче в архив
Данный порядок установлен «Основными правилами работы архивов организаций». Порядок включает в себя проведение научной экспертизы и практической ценности документов, оформление дел, составление описи дела с указанием сроков хранения. Экспертиза ценности - изучение документа в целях определения сроков хранения и отбора для включения в состав архивного фонда РФ. Экспертиза ценности проводится путем анализа содержания имеющихся в деле документов. В процессе экспертизы выделяют:
- дела постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив;
- дела длительного хранения в архиве организации( свыше 10 лет);
- дела временного хранения(до 10 лет);
- дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает действующая экспертная комиссия. Функции комиссии определяются положением, которое утверждается руководителем организации. По результатам экспертизы составляют описи дел. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись включает в себя: порядковый номер дела по описи, индекс, заголовок и дату дела, количество листов в деле и срок хранения. При составлении описей соблюдаются следующие правила:
-каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;
- порядок нумерации в описи - валовой;
-при внесении дел с одинаковыми заголовками пишется только заголовок первого дела, остальные обозначаются словом «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.
Опись составляется в двух экземплярах и подписывается экспертной комиссией. Один экземпляр передается вместе с делами в архив, второй хранится в организации. Предархивная подготовка включает в себя описание и оформление дел. Оформление дел может быть частичным или полным. При полном оформлении необходимо: перегруппировать дела в прямой хронологической последовательности, проставить нумерацию листов черным графитовым карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами; составить внутреннюю опись для наиболее ценных дел; составить заверительную надпись; подшить дела в твердую обложку из картона и описание дела т.е вынесение необходимых уточнений в реквизит дела для дальнейшего хранения.
Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителем. В ходе подготовки к передаче дел в архив заведующий архивом проверяет качество формирования документов, их оформление, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в организации. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены. Прием каждого дела производится сотрудником архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел в архив. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
3.2 Номенклатура дел в организации
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел включает перечень всех документов, разрабатываемых в данной организации и поступающих извне. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру В неё не включаются печатные издания и научно-технические документы. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определении сроков их хранения. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные, типовые и примерные. Индивидуальные номенклатуры подразделяются на сводные и для каждого структурного подразделения. Типовые номенклатуры дел составляются для однородных по характеру деятельности организаций. Они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер и устанавливает примерный состав дел, находящихся в организациях, с указанием их индексов. Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций, должны быть рассмотрены и согласованы с экспертной комиссией. Независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры каждая организация должна составлять свою номенклатуру. В составлении номенклатуры участвуют руководители структурных подразделений, ведущие специалисты, лицо, ответственное за делопроизводство, и сотрудники архива. Составление номенклатуры начинается с изучения документов организации: положения организации и её подразделений, плановых и отчетных документов, должностных инструкций, типового перечня документов с указанием срока хранения номенклатуры дел за прошедшие годы, описей дел постоянного и долговременного хранения, документов, характеризующих основную деятельность организации. В результате выявляется круг документов, подлежащих включению в номенклатуру дел. В каждом структурном подразделении составляются свои номенклатуры. На их основе составляется единая(сводная) номенклатура. Номенклатура составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты:
-наименование организации;
-наименование вида документа;
- дату документа;
-индекс дела;
-место составления или издания документа;
-гриф утверждения документа;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
-подпись;
- гриф согласования документа.
Её разделами являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием. Первым разделом должна быть служба ДОУ, последними- общественные организации, действующие на общественных началах. В небольших организациях, где не существует четкой структуры, разделами номенклатуры могут быть основные направления деятельности (планирование, финансирование, управление персоналом и т. п.). В первой графе номенклатуры указывается индекс дела. Во вторую графу записывается заголовок дела. В третьей графе указывается количество дел(томов, частей). В четвертой графе проставляются сроки хранения дел со ссылкой на номер статьи в Перечне типовых документов. Пятая графа -«Примечание»- заполняется в течение срока действия номенклатуры.
ГЛАВА 4
4.1 Экспедиционная обработка дел
Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы ДОУ. Экспедиция -- специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция включает:
* прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
* доставку документов в структурные подразделения;
* обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
* количественный учет поступающих и отправляемых документов.
Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.
В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично". После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях: в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке; в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю; получена доплатная корреспонденция; полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. Отметка о поступлении может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа в виде штампа, от руки или электрическим штемпелевателем. При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты: если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов; если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения; если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения; если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
4.2 Разработка маршрута движения документа
Маршрут движения - направление движения документов, этапы и инстанции движения документов. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно -- наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, -- получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю. Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов. Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов. Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба ДОУ может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: разработка проекта документа - согласование документа -доработка документа-отправка (или сдача в архив) документа. Причем стадии «Согласование документа» и «Доработка документа» могут повторяться до тех пор пока не будут устранены все замечания. Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самым простым вариантом является разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем . Каждая компания может разработать свой собственный способ отображения или заимствовать его у компании, оказывающей услуги по внедрению СЭД, главное - чтобы схемы были понятны сотрудникам компании и позволяли в дальнейшем провести настройку системы. Именно за счет СЭД происходит сокращение бумажной переписки. Для составления и редактирования документов пользуются текстовыми редакторами, например Word 2007.Документы создаются на основе типовых форм, заранее введенных в память компьютера и содержащих трафареты. Передача документов в электронном виде осуществляется в компьютерной локальной сети, входящих и исходящих документов - с помощью электронной почты и сети Интернет. Запись о входящих и исходящих документах вносится в регистрационную карточку и вводится однократно. При регистрации входящего документа заполняют следующие поля: дата получения документа; регистрационный номер; наименование подразделения, получившего документ; корреспондент; дата документа; номер документа; количество листов документа; количество листов приложений; вид документа и краткое содержание. При регистрации исходящих документов: название подразделения, подготовившего документ; исходящий номер; дата; адресат; исполнитель; контрольная дата( если ожидается ответ); номер дела. Контроль исполнения ведет служба ДОУ. Постановка на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения» в регистрационной карточке. Отметка о контроле ставится в левом верхнем углу. Контролю подлежат все документы. Хранение документов на компьютере осуществляется в виде файлов, хранящихся на жестком диске. Файлы раскладываются по папкам. Название папки начинается с вида документа, затем следуют отметки об авторстве, вопросе, корреспонденте, периоде, за который группируются документы. Сроки хранения зависят от ценности содержащейся в файлах информации. Документы хранятся в электронном архиве, куда направляются сразу по завершении работы с ними в делопроизводстве. Это обеспечивает сохранность документа, быстрый поиск и распределенный доступ к документам при помощи локальной сети или удаленного доступа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документ, регистрируя информацию, выполняет функцию учета и является доказательством определенных сведений, т.е. документ многофункционален. Для оперативного функционирования документов принимаются определенные правила, которые позволяют избежать многих ошибок, сократить время создания документа. Без этих правил невозможно было бы грамотно оформлять служебные документы и следовательно, организовывать документооборот. Процедура учета количества документов позволяет с точностью определить количество поступающих и отправляемых документов. От четкости и оперативности обработки поступившего документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Необходимо оперативное и систематизирование хранение документов. Для этой цели составляется номенклатура дел и существуют архивы. Номенклатура четко отражает структуру организации и сроки хранения документов, так как не все документы хранятся бессрочно. Наличие рационально организованной экспедиционной обработки дел свидетельствует об ускорении прохождения документа по инстанциям и его обработки. С помощью неё осуществляется сортировка всех документов. Разработка грамотного маршрута движения документа способствует сокращению времени обработки документов. От четкости и оперативности движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.
В данной работе были рассмотрены основные аспекты документооборота. Цель курсовой работы была достигнута.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления: делопроизводство. 2 -е изд. - М.,2009.
2. Березина Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. Современное делопроизводство. 2-е изд. - Спб.,2006.
3. Басаков М.И. Делопроизводство: конспект лекций.10-е изд. - Ростов н/Д., 2011.
4. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.,2009.
5. Капустин В.Р. Организация хранения документов в делопроизводстве. - М.,2009.
6. Быкова Т.А., Санкина Л.В., Вялова Л.В. Делопроизводство. 3- е изд. - М.,2011.
7. Павлюк Л.В., Киселева Т.И., Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. 3-е изд. - Спб.,1999.
8. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство.8-е изд. - М.,2004.
9.Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.3-е изд. - М.,2009.
10.Васильева И.Н., Желинский Г.С. Организация делопроизводства и персональный менеджмент.2-е изд. - М.,2004.
11. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др. Делопроизводство: организация и технологии документационного обеспечения управления. - М.,2000.
12. Кузнецова С.Л. Новое в терминологии ДОУ//Делопроизводство. - 2014. - № 4 - С. 3-8.
13. Ермолаева А.В. Технология разработки разделов сводной номенклатуры дел //Делопроизводство. - 2014. - № 2 - С. 53-58.
14. Бобылева М.П. Некоторые вопросы применения смешанного ж\электронно-бумажного документооборота//Делопроизводство. - 2014. - № 1 - С. 9-14.
15. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
16. Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования
17. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
18. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры России от 08.11.2005 № 536. - М.,2002.
19. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями и дополнениями).
20. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.
презентация [160,4 K], добавлен 01.03.2014Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.
контрольная работа [105,8 K], добавлен 19.09.2014Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.
дипломная работа [66,1 K], добавлен 10.05.2015Рассмотрение признаков (номинальный, предметно-вопросный, авторский, хронологический, корреспондентский, географический) и требований к формированию дел. Определение принципов размещения документов. Изучение правил оформления дел, принимаемых в архив.
контрольная работа [27,2 K], добавлен 26.02.2010Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014Описание технологических процессов обработки документной информации. Исследование правил и форм регистрации документов. Контроль за исполнением документов. Информационно-справочная работа. Специализированные программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [29,8 K], добавлен 25.06.2014Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009Рассмотрение основных требований к формированию дел в делопроизводстве. Определение ряда нормативных актов, декларирующих работу архивов организаций. Изучение комплекса мероприятий по подготовке документов к хранению, налажевания быстрого поиска данных.
курсовая работа [36,2 K], добавлен 11.06.2014Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012Требования ЕСГД к подготовке и передаче дел в архив предприятия. Значение стадий документооборота и составление описи дел. Проверка формирования документов, организация их приема, передачи и доставки. Определение понятия и значение формуляра-образца.
контрольная работа [28,5 K], добавлен 04.10.2011Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Описание системы работ внешних и внутренних документов в организации. Контроль за исполнением документов: виды, цель, этапы исполнения и уровни. Принципы организации внутреннего документооборота. Мониторинг использования системы управления документами.
курсовая работа [45,0 K], добавлен 09.12.2012Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.
контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017Организация документооборота и его характеристика, пути совершенствования документооборота. Назначение и оформление реквизитов документов. Оформление личных дел, заявлений, приказов, протоколов. Порядок оформления документов при приеме на работу.
контрольная работа [48,1 K], добавлен 05.01.2012Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие [37,5 K], добавлен 24.11.2010Состав организационно-распорядительных документов. Количество печатных знаков на странице формата А4. Требования к официально-деловому стилю документов. Способы утверждения бумаг. Реквизиты, правила их расположения. Пример оформления распоряжения.
контрольная работа [26,7 K], добавлен 26.05.2013Ознакомление с отдельными видами документов, правила их оформления, подготовки. Особенности составления и оформления деловых документов. Требования и правила написания приказа. Распоряжение и решение как правовой акт. Оформление протокола, указания.
контрольная работа [14,3 K], добавлен 27.11.2010Требования к документообороту, обязательные для соблюдения во всех учреждениях. Этапы технологического процесса обработки и движения поступивших документов. Централизованная и децентрализованная регистрация корреспонденции, индексирование документов.
контрольная работа [25,3 K], добавлен 29.06.2013Характеристика информационной подсистемы управления. Понятие и типология нормативных документов организации. Количественный анализ документов на предприятии. Автоматизации делопроизводства как решение проблем в нормативном обеспечении и документообороте.
курсовая работа [47,4 K], добавлен 05.03.2015
