Организация управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Контрольная работа

Организация управления внешнеэкономической деятельностью на предприятии



1. Организационная структура управления внешнеэкономической деятельностью: понятия и факторы ее определяющие

управление внешнеэкономический руководитель

Одной из функций управления является функция организации, которая с одной стороны представляет процесс управления, а с другой - выбор организационной структуры.

Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных звеньев, обеспечивающих деятельность предприятия как единого целого. При этом происходит распределение функциональных обязанностей, прав и ответственности работников, а так же форм взаимодействия между звеньями.

Принцип «разделяй и властвуй» еще 2000 лет назад ввел в обиход Юлий Цезарь и применение этого принципа к организации производства и управления означает, что в управлении необходима специализация людей и структур по выполнению определенных обязанностей.

Процесс выделения подразделений, специализирующихся на определенных функциях начался в 20 веке и выразился в двух типах управления: линейном и функциональном.

Линейная структура управления основана на строгой подчиненности нижестоящего уровня управления вышестоящему. Основным достоинством этого типа управления является однозначность воздействия управляющей системы на управляемую, т.е. отсутствие промежуточных связей между руководителем и подчиненными, соблюдается принцип единоначалия.

Функциональный тип управления в отличие от линейного - персонал наделен не совещательными правами, а правом руководства и принятия решений. Основным принципом построения этого типа управления является группировка власти и ответственности по отдельным функциям управления: планированию, регулированию производства, снабжению, сбыту и другим. Функциональная специализация значительно повышает эффективность управления благодаря углублению профессиональной специализации работников. Однако эту систему характеризует слабая гибкость стратегии и структуры в отношении объектов управления и то, что исполнитель получает распоряжение от нескольких функциональных руководителей.

Дивизиональная структура - это организационная структура, которая наиболее полно отвечает меняющимся требованиям хозяйствования в условиях рынка. Это так называемая «отделенческая» (отделения-дивизионы) структура при которой в отраслях с массовым производством отделения получают определенную самостоятельность, становятся «центрами прибыли», «центрами ответственности» и отделениям передаются так же функции производственного планирования, маркетинга и т.д.

Сущность дивизионального типа управления состоит в выделении в качестве основного структурного элемента не функциональные службы, а полностью автономного в хозяйственном отношении производственного звена.

При разработке организационной структуры необходимо обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям и при этом важно выполнение следующих условий:

решение одних и тех же вопросов не должно находиться в ведении разных подразделений;

все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;

на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.

Таким образом, структура управления призвана обеспечить эффективную реализацию поставленной цели. При этом необходимо учитывать, что целью предприятия, а так же объективные условия их работы изменяются, поэтому видоизменяется и организационная структура. Отсюда эффективность организационной структуры еще определяется степенью ее приспособления, адаптации к изменяющимся рыночным условиям. В частности организационные формы управления у японских бизнесменов основаны на своеобразном подходе, сущность которого заключается в том, что организационно-управленческие изменения производятся до того как возникают внешние воздействия, то есть посредством улавливания тенденций, конъюнктуры происходит изменение управленческой структуры, то есть имеет место предвосхищение или «упреждающий удар» вместо традиционных проявлений: внешнее воздействие предопределяет изменение структуры.

В целом изменения в организационных структурах проявляются по следующим направлениям:

ликвидация жестких управленческих организационных структур;

расширение самостоятельности бизнес подразделений с одновременным увеличение ответственности за принятые решения;

расширение (перенос) структур в другие страны, то есть приближение их к рынку;

для ТНК, имеющих собственные заграничные предприятия -переориентация от экспорта товаров из страны материнской компании к производственной деятельности на подконтрольных заграничных производственных предприятиях;

устранение посредников;

разработка гибких организационных механизмов, способных быстро перестраиваться в связи с изменением технических и прочих условий.

В целом оптимальная структура управления должна обеспечивать максимум продаж при минимуме затрат. Выбор же организационной структуры управления определяется следующими факторами:

организационно-правовой формой;

размером предприятия;

масштабом производства, в том числе экспортного;

характером производственной специализации экспортного производства;

участием в международном производственном кооперировании;

особенностями рынков, на которое предприятие реализует свою продукцию;

объемом доходов предприятия;

расширением географии экспортно-импортных операций.

Особо следует отметить, что формирование организационно-экономических структур идет в тесном взаимодействии с соответствующими товарными формами. Один из важнейших факторов, влияющих на организационную структуру управления ВЭД - это способ выхода на внешний рынок: самостоятельно или через посредников. В целом существует несколько вариантов организационных структур управления внешнеэкономической деятельностью:

создание внешне торговой фирмы;

образование отдела внешнеэкономических связей в рамках действующего аппарата управления или образование так называемого «встроенного» отдела внешнеэкономической деятельности в другой отдел.

Таким образом, изменяющаяся стратегия производства, разработка новых видов продукции на базе компьютеризации управления и различных вариантов внешнеэкономической деятельности влекут за собой изменения организационных структур управления.

2. Отдел ВЭД предприятия, его структура и функции

Отдел ВЭД - это часть аппарата управления предприятия, в задачу которого в задачу которого входит осуществление планирования организации и координации ВЭД на предприятии, а так же управление экспортным потенциалом предприятия и создания конкурентоспособной продукции, обеспечение выполнения обязательств перед иностранными партнерами, освоение новых форм производственного, научно-технического и инвестиционного сотрудничества и подготовка контрактного товара к процедуре таможенного оформления.

Структура отдела ВЭД может выглядеть следующим образом: начальник отдела ВЭД - заместитель начальника - эксперт по таможенному оформлению - экономист - протокольное бюро. Основной функцией отдела ВЭД является обеспечение стабильной и адекватной потенциальным возможностям предприятия внешнеэкономической деятельности, углубления торговых отношений с иностранными партнерами.

Основными видами работ, которые выполняет данный отдел являются следующие:

реализация экспортно-импортных операций;

декларирование и таможенное оформление грузов;

установление партнерских связей с фирмами других стран;

научно-информационная работа;

поиск способов вывода предприятия на внешний рынок;

изучение направлений и тенденций развития мирового рынка конкретного товара.

Декларирование и таможенное оформление являются одними из важным направлений деятельности отдела ВЭД, так как не только потребители продукции предприятия находятся за рубежом, но и основные поставщики сырья, что обуславливает постоянные грузопотоки сырья и товаров. Декларирование грузов предполагает оформление следующих документов:

грузовых таможенных деклараций (ГТД);

электронных копий ГТД;

деклараций таможенной стоимости;

описей документов, прилагаемых к ГТД.

Конечным результатом деятельности декларанта является получение таможенной отметки «выпуск разрешен». В соответствии с этими общими задачами и направлениями деятельности отдела, его работники имеют свои конкретные обязанности. Начальник отдела ВЭД осуществляет общую координацию деятельности работников отдела и координирует деятельность отдела с другими отделами и службами предприятия, занимается вопросами движения валютных средств, решает текущие оперативные вопросы.

В некоторых отделах есть должности специалистов по валютным операциям (планирование, контроль за валютно-расчетными операциями и т.д.). Заместитель начальника отдела ВЭД осуществляет контроль засвоевременным выполнений указаний отдела другими отделами и службам и предприятия, ведет переписку с предприятиями и фирмами других стран по научно-консультационным, экономическим и другим вопросам, участвует в разработке условий контракта.

Экономист отдела ВЭД отвечает за расчет цен экспортной продукции с учетом базиса поставки и других условий, составления коммерческих предложений по продаже продукции предприятия, разработку статей контрактов, оформление паспорта сделки по договорам купли-продажи, подготовку плана мероприятий по выполнению условий контракта и его контроль.

В некоторых отделах вместо экономиста есть должность ведущего специалиста по конъюнктуре и ценам.

Эксперт по таможенному регулированию ведет всю таможенную документацию, обеспечивает таможенное оформление экспортируемой и импортируемой предприятием продукции, оформляет грузовые таможенные декларации, ведет статистическую отчетность отдела.

В компетенцию протокольного бюро входит составление программ пребывания делегаций, перевод всей поступающей на предприятие документации с иностранных языков, помощь в организации переговоров, подготовка необходимой документации при загранкомандировках специалистов предприятия.

Отдел ВЭД тесно взаимодействует с другими отделами предприятия в частности с такими как: отдел маркетинга, планово-экономический отдел, отдел новой техники, финансовый отдел, бухгалтерский отдел и другие.

В частности, взаимодействие внешнеэкономического отдела с отделом маркетинга связано с тем, что данный отдел маркетинга устанавливает требования в отношении количества, периодичности поставок и качества продукции.

Планово-экономический отдел осуществляет планирование работы предприятия, производит необходимые в связи с этим расчеты и передает в отдел ВЭД базовые данные по ценам на продукцию и сырье, материалы.

Отдел новой техники проводит техническую разработку и контроль за производством экспортной продукции.

Финансовый отдел отвечает в целом за финансовое обеспечение экспортно-импортных операций. Поэтому отдел ВЭД предоставляет ему все служебные записки и счета для оплаты текущих расходов (пошлин, таможенных платежей, платежей органам по сертификации).

В бухгалтерию отдела ВЭД передаются факты на выполнение работ по экономическому, научному и техническому сотрудничеству с зарубежными организациями, расчеты расходов на мероприятия ВЭД, данные о выделенных финансовых ресурсах и документы проведения валютного счета.

Транспортный цех осуществляет документальное оформление грузов, транспортировку грузов, составляет график их отправки, отсюда вытекает его связь с отделом ВЭД.

Таким образом, отдел ВЭД в своей деятельности взаимодействует со многими службами и отделами предприятия. На крупных предприятиях, обеспечивающих крупные поставки, может существовать и более сложная структура управления ВЭД.

В частности отдел реализации готовой продукции, в состав, которого может входить бюро экспорта продукции, осуществляющий экспорт в различные регионы мира. Задачами и функциями отдела ВЭД в данном случае являются:

проведение маркетинговых исследований конъюнктуры рынка сбыта за рубежом;

подготовка к заключению контрактов экспортных поставок готовой продукции за рубеж;

отгрузка и транспортировка грузов согласно заключенным контрактам, заключение договоров по факту судов и других средств транспорта;

осуществление расчетов с поставщиками и потребителями по заключенным контрактам;

обеспечение связи с зарубежными фирмами;

декларирование импортных и экспортных грузов;

контроль за регистрацией, хранением и соблюдение сроков хранения грузов на складе временного хранения;

обеспечение связи с таможенными органами;

оформление всех необходимых дополнительных документов для отправления грузов (заключений торговой палаты, сертификатов происхождения и т.д.);

заключение (при необходимости) договоров на экспедирование грузов;

ведение учета и контроля по оплате за отгруженную продукцию;

оформление документов на заграничные командировки специалистам предприятия, получение, выдача и ведение учета заграничных паспортов, согласование сроков командирования и программы пребывания за рубежом с иностранными партнерами;

прием иностранных делегаций, пребывающих на предприятие;

организация производственного и научно-технического сотрудничества с зарубежными предприятиями и фирмами, проведение работ по участию на международных выставках;

перевод каталогов, проспектов и другой документации.

Отдел реализации готовой продукции имеет в своем составе бюро экспорта продукции, которое осуществляет экспортно-импортные операции с партнерами их различных регионов и выполняет следующие функции:

разрабатывает планы и подготавливает к заключению договора на экспортные поставки оптовой продукции в различные регионы зарубежья и импортные поставки оборудования и запасных частей;

заключает договора, обрабатывает запросы на поставку продукции;

организует переговоры и ведет контроль за исполнением контрактов с импортерами из разных стран;

производит поиск потребителей на основе прогнозов сбыта;

ведет картотеку по учету потребителей;

производит планирование и контроль за экспортной продукцией.

В целом совместно с отделом реализации готовой продукции отдел ВЭД координирует работу служб сбыта по современной отгрузке готовой продукции в соответствии с требованиями, указанными в контрактах, заказах и другой нормативной документации, осуществляет контроль за идентификацией заказов контрактов и спецификации, выдаваемой производственной службе. Он так же согласует планы перевозки грузов с железнодорожным цехом и оформляет необходимую для этого документацию.

Совместно с юридическим отделом отдел ВЭД проводит работу по рассмотрению претензий и рекламаций, поступивших от заказчиков в отношении нарушения контактных условий в части упаковки, транспортировки, сроков и объемов поставки.

Совместно с финансовым отделом отдел ВЭД осуществляет учет и контроль по оплате за отгруженную продукцию, а так же за банковскими, валютными, кредитными и расчетными операциям. Из планового отдела отдел ВЭД получает сведения о себестоимости и отпускной цене продукции и определяет ее экспортную цену.

Таким образом, отдел ВЭД связан почти со всеми подразделениями предприятия, поскольку он осуществляет декларирование всех экспортных или импортных товаров по контрактам, заключаемым этими подразделениями самостоятельно и имеет право требовать предоставление любых документов для осуществления своих функций.

3. Некоторые функциональные полномочия руководителей отделов внешнеэкономической деятельности предприятия

Отдел ВЭД возглавляется начальником отдела, который обладает следующими полномочиями:

заключение договоров, руководство обработкой заказов, принятие решений по заключениям служб завода относительно их доработке, принятие или отклонение;

руководство сбытовой деятельностью завода в пределах своих функций и компетенций, координация работы служб сбыта по своевременной отгрузке готовой продукции;

заключение договоров по фракту судов или других средств транспорта на экспедирование грузов;

контроль за отгрузкой и транспортировкой грузов согласно заключенным контрактам;

обеспечение связи с таможенными органами по всем вопросам;

обеспечение связи предприятия с зарубежными фирмами;

прием иностранных делегаций, контроль за разработкой программ их пребывание на предприятие;

участие в организации производственного и научно-технического сотрудничества с зарубежными предприятиями и фирмами, проведение работ по участию в международных выставках.

Участник отдела ВЭД несет ответственность за:

полное и своевременное выполнение заключенных контрактов по спецификациям заказчиков;

полную и своевременную оплату за отгруженную продукцию, ведение документации по всем видам оплат с предоставлением их финансовому отделу;

полное выполнение обязанностей со стороны экспедиторов и транспортных фирм;

своевременное оформление загранкомандировок специалистов;

повышение квалификации и своевременное получение подчиненного персонала.

Заместитель начальника отдела ВЭД непосредственно подчиняется начальнику отдела, а ему в свою очередь подчинены: бюро декларирования грузов, экономисты, бюро по ВЭД.

4. Внешнеторговая фирма: структура и функции

Внешнеторговые фирмы как структурные подразделения предприятия имеют права юридического лица и действуют по существу как внешнеторговые объединения.

Цели внешнеторговых фирм:

выполнение утвержденных в установленном порядке планов экспорта и импорта по закрепленной за предприятием номенклатуры товаров и услуг, повышение их качества и конкурентоспособности, повышение эффективности осуществляемых операций;

развитие экспорта товаров и услуг и улучшение его структуры, совершенствование номенклатуры и организация технического обслуживания за рубежом;

осуществление импортных операций, экономящих валютные ресурсы;

исследование рынков сбыта, определение наилучших условий для экспорта товаров и услуг;

организация научно-технического и производственного сотрудничества с зарубежными предприятиями с целью практического использования новейших достижений науки и техники, передового производственного опыта.

Задачами внешнеторговой фирмы, исходя из поставленных целей, являются:

повышение эффективности экспортных операций;

повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качества за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведение соответствующей информации до разработчиков и производителей экспортной продукции;

изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка по закрепленной за фирмой товарной номенклатуры, разработка предложений по совершенствованию экспорта и импорта;

систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;

налаживание научно-технического и производственного сотрудничества с зарубежными странами;

организация послепродажного сервиса за рубежом;

постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятии (организационной структуры фирмы, информационного обеспечения, кадрового потенциала и так далее).

Для решения этих задач внешнеторговой фирмы должны выполняться следующие функции:

разработка проектов оперативных, годовых и долгосрочных планов ВЭД предприятия, создание и обеспечение условий для их выполнения;

осуществление конкретных внешнеторговых операций по закрепленной номенклатуре, анализ их эффективности, разработка мероприятий по повышению эффективности внешнеторговых операций;

тесное взаимодействие с другими структурными подразделениями предприятия в интересах реализации единой экспортно-импортной стратегии;

содействие повышению технологического уровня производства посредством импорта современного оборудования и технологий;

разработка, планирование и проведение рекламных мероприятий в интересах расширения экспорта товаров и услуг, обеспечение эффективного участия специалистов предприятия в выставках, ярмарках, аукционах, торгах, организованных как внутри страны, так и за рубежом;

разработка и осуществление мероприятий по техническому обслуживанию экспортируемой продукции;

подготовка и организация командировок специалистов предприятия за рубеж, подготовка и проведение деловых переговоров, участие в заключении внешнеторговых контрактов;

обеспечение приема иностранных партнеров, клиентов и специалистов;

осуществление правовой защиты внешнеэкономических интересы предприятия;

поиск и проверка надежности зарубежных партнеров.

Функции внешнеторговой фирмы определяют конкретную ее организационную структуру.

5. Служба внешнеэкономической деятельности как форма дивизионального типа управления

Служба ВЭД - это еще один из вариантов организационной структуры управления, который широко распространен в небольших компаниях и, как правило, выстраивается по дивизиональному типу. Служба ВЭД осуществляет свою деятельность с внешнеэкономическими предприятиями на договорной основе в рамках своей компетенции.

Предметом деятельности данной службы является:

Систематическое изучение и анализ конъюнктуры внешнего рынка по товарам предприятия производителя.

Сравнительных анализ технико-экономических и эксплуатационных характеристик отечественной и аналогичной зарубежной продукции.

Коммерческое исследование мероприятий по организации технического обслуживания, ремонта и услуг в отношении продукции, поставленной и поставляемой иностранным заказчикам.

Разработка предложений по расширению сферы сбыта с целью увеличения экспортных возможностей.

Прогнозирование конъюнктуры рынка и организация поставок запчастей и услуг для определения спроса и стимулирования сбыта продукции.

Выполнение маркетинговой проработки контрактно-договорной документации при поставке продукции и услуг на экспорт.

Анализ ценовой политики и форм торговли конкурентов на рынках с целью обеспечения конкурентоспособности продукции.

Разработка и проведение рекламных мероприятий с целью расширения экспорта.

Участие в тематических выставках, ярмарках, симпозиумах с целью рекламирования продукции и получения новейшей информации по рынкам и научно-техническим достижениям, новым методам продвижения товаров и услуг на внешний рынок.

Создание собственного информационного справочного фонда.

Служба внешнеэкономической деятельности может быть встроена или быть непосредственным подразделением предприятия, или этот тип управления может быть построен по дивизиональному принципу - как отдельное хозрасчетное подразделение или «центр прибыли".

Структура службы управления ВЭД по дивизиональному типу выстраивается по принципу региональной, территориальной организации, во главе которой находится директор, которому подчиняются директор по маркетингу, в подчинении которого находятся региональные менеджеры, а так же региональные представительства. Заместитель директора по внешнеэкономической деятельности, у которого в подчинении находятся экономический отдел, отдел подготовки и контроля коммерческих предложений, соглашений, контрактов, договоров, проработки заявок и исполнения заказ-нарядов, а так же группа лицензирования транспорта и перевозок. Директору службы ВЭД подчиняется также директор сервисной фирмы, в подчинении которого могут быть региональные менеджеры и региональные представительства.

В целом служба ВЭД тесно взаимодействует с различными отделами и подразделениями материнской компании (предприятия). Успешная внешнеэкономическая деятельность предприятия во многом определяется оптимально организованной структурой управления, координации деятельности всех служб и отделов.



Литература

1. Астахов В. Экспортные и импортные операции. - М.: Экспертное бюро, 2004. с.67.

2. Афонцев С. Тарифное регулирование импорта в России: опыт экономико-политического анализа // Экономическая история. Ежегодник. М.: РОССПЭН, 2011.

3. Борисов А. Большой экономический словарь.-2-е изд., перераб. и доп.-М., 2005.

4. Внешнеэкономическая деятельность предприятия: учебник для вузов / под ред. Л. Е. Стровского 4-е изд., доп. и перераб. М.: Юнити, 2007 - 799 с.: ил.

5. Внешнеэкономическая деятельность: учебник / под ред. Б. М. Смитиенко, В. К. Поспелова 3-е изд., стер. М.: Академия, 2006.

6. Воронкова О. Внешнеэкономическая деятельность: организация и управление: учебное пособие / О. Н. Воронкова, Е. П. Пузакова М.: Экономистъ, 2007.

7. Дегтярева О. Внешнеэкономическая деятельность: учебное пособие / О. И. Дегтярева, Т. Н. Полянова, С. В. Саркисов 6-е изд. М.: Дело, 2007.

8. Иванов М. Внешнеэкономическая деятельность: учебное пособие / М. Ю. Иванов, М. Б. Иванова 2-е изд. М.: РИОР, 2006.

9. Иванов О. Государственное регулирование внешнеэкономической деятельности: опыт Японии http://rusref.nm.ru/indexpub199.htm

10. Куряев А. Международная торговля: теория и политика // Бюллетень экспертного совета при комитете Совета Федерации по промышленной политике. Вып. 15 (март 2014 г.).

11. Мельничук А. П. Внешнеэкономическая деятельность. Международный обмен технологиями: Научно практическое пособие / А. П. Мельничук М.: Экмос, 2013 - с. ил.

12. Прокушев Е. Внешнеэкономическая деятельность: учебник / Е. Ф. Прокушев. 4-е изд., испр. и доп. М.: Дашков и К, 2007.

13. Ростовский Ю. Внешнеэкономическая деятельность: учебник для вузов / Ю. М. Ростовский, В. Ю. Гречков 2-е изд., с изм. М.: Экономистъ, 2007.

14. Сафарова Е., Трифонов В. Железный отток // Коммерсант. 2013. - 17 декабря. С. 20.

Размещено на Allbest.ru

...