Автоматизация учета использования архивной информации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

• Введение
• 1. Автоматизации архивного отдела
• 2. Особенности автоматизированных архивных технологий
• 2.1 База данных «Паспорт архива»
• 2.2 Базы данных «Учет архивного фонда» и «Учреждения - источники комплектования»
• 2.3 База данных «Учет использования документов архива»
• 3. Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»
• Заключение
• Введение
• В начале третьего тысячелетия архивы являются главным звеном преемственности исторического времени, фиксирующим эволюцию общественных процессов.
• Архивы сегодня как никогда привлекают исследователей, вознаграждая их стремление ко все более глубокому проникновению в былое удивительными находками.
• Документы могут содержать тексты на естественном или формализованном языке, изображения, звуковую информацию и т.д.
• Функционирование современного общества и процесс производства вызывают и обмен значительного числа документов, в основном текстовых.
• По определению специалистов - документоведов документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
• Объект исследования - особенности документооборота в архивах.
• Предмет исследования - проблема автоматизации учета использования архивной информации.
• Цель работы - изучить проблему автоматизации учета использования архивной информации.
• Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
• - исследовать проблему автоматизации архивного отдела;
• - раскрыть особенности автоматизированных архивных технологий;
• - проанализировать программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».
• Методической основой исследования является теоретический метод изучения научно-методической литературы по проблеме исследования.
• Методологической основой работы являются труды отечественных авторов по вопросу автоматизации учета использования архивной информации.
• 1. Автоматизации архивного отдела
• Информатизация архивного дела - многосторонний процесс, включающий методические и нормативные разработки, экспериментальные работы, создание программного обеспечения, обучение, внедрение, планирование работ и т.д. сердцевиной информатизации являются информационные технологии (ИТ). В свою очередь информационная технология не сводится только к наличию в компьютере программного обеспечения. Это - также и весь комплекс вопросов, связанных с его эффективным использованием: способы и режимы работы с программами, определение и подбор специалистов (их квалификация, специализация и полномочия), организационные формы разнообразного применения ПО, его сопровождение (поддержка в рабочем состоянии, модернизация), планирование ввода информации (последовательность, полнота), эффективное использование результатов машинной обработки данных.
• Автоматизированные архивные технологии (ААТ) в отличие от традиционных, не использующих средства вычислительной техники, имеют существенные преимущества:
• - дают возможность быстрого доступа к информации с возможностью получения всей ее необходимой совокупности в нужном виде, оперативного внесения изменений в информацию и получения ее на экране дисплея или в печатном виде непосредственно на рабочем месте;
• - повышает доступность всех информационных массивов (независимо от мест их хранения), на которые не распространяются ограничения функционального или служебного характера [5, с. 65].
• В настоящее время под воздействием информатизации изменяются не только технологии - изменяются теория и методика архивного дела. В этом легко убедиться, обратившись к последнему изданию «Основных правил работы архивов организаций» и «Основных правил работы государственных архивов», в которых целые разделы посвящены комплектованию, учету и экспертизе ценности и обеспечению сохранности электронных (машиночитаемых) документов, созданию электронного научно-справочного аппарата архива и ведению автоматизированного учета, организации внедрения информационных технологий. По ряду направлений работы архивов информационные технологии почти вытеснили традиционные технологии (учет документов, учет интенсивности использования, каталогизация и др.).
• На современном этапе информатизация архивов должна способствовать расширению доступа (в том числе удаленного, то есть через глобальные компьютерные сети) к документной информации, появлению дополнительных возможностей научного анализа информационных богатств архивов, созданию нового инструментария архивной эвристики, новых форм издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего СD-ROM и DVD), интеграции информационных ресурсов архивов в мировые глобальные сети.
• К объектам информатизации работы государственного архива относятся:
• - информатизация комплектования архива и экспертиза ценности документов;
• - создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива с целью совершенствования процесса поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);
• - комплектование, хранение и поиск документов на машиночитаемых носителях, создаваемых в учреждениях-источниках комплектования государственного архива;
• - учет документов архива и контроль обеспечения сохранности документов;
• - информационно-справочная работа, контроль исполнения запросов, поступающих в архив от учреждений, исследователей и граждан;
• - контроль внедрения автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях-источниках комплектования государственного архива [7, с. 87].
• Достаточно сложной задачей является разработка программного обеспечения для архивов. Система архивных учреждений в России в силу своей малочисленности и зависимости от государственного бюджета (то есть бедности) не является рынком. Архивное дело является централизованным, и, следовательно, программное обеспечение должно обеспечивать высокий уровень форматной совместимости, что приводит разработку специализированных программ в индивидуальный заказ.
• Исходя из этих объективных условий, можно определить два варианта решения проблемы программного обеспечения:
• Использование промышленным образом произведенного продукта.
• Создание собственных программных разработок.
• В силу перечисленных выше причин, второй вариант получил наиболее широкое распространение. Практически одновременно с приобретением техники в архивных учреждениях начинают создаваться программы по основным направлениям деятельности государственных архивов, прежде всего по учету документов на уровне фонда.
• При реализации автоматизации системы государственного учета документов АФ РФ, созданной ВНИИДАД, пришлось решать ряд серьезных проблем.
• Первая заключалась в скудном финансировании информатизации. Удалось привлечь архивистов, которые работали бесплатно. На оплату программистов нужны были значительные деньги. Они были найдены в разных источниках - часть от выполнения международных договоров архивами, из Института Открытое общество, и, наконец, пришлось обратиться с письмом к регионам с просьбой выделить деньги на разработку первых версий программы ПК «Архивный фонд» и «Фондовый каталог».
• В основе второй проблемы лежали причины скорее психологического характера. По предложенной схеме при создании автоматизированного ЦФК накопленный карточный массив ЦФК никак не используется. Для архивистов трудно было принять подход, при котором труд многих сотен людей в течение десятков лет оказался напрасным, хотя выдвинуть разумную альтернативу никто не смог.
• Третья проблема была связана с внедрением программы. К моменту ее создания в архивах уже работало более десятка разных программ сходного назначения. Для создания единой системы автоматизированного учета были нужны однотипные сведения в едином формате, поэтому внедрение унифицированного ПО было критическим условием развития автоматизированного госучета. Кроме того, решено было ПО сделать многофункциональным. Помимо функций учета в архиве, программа осуществляет функции научно-справочного аппарата, функции контроля за обеспечением сохранности, контроля за состоянием НСА, автоматически формирует большую часть паспорта архива (подсчитывает 170 показателей из 220), автоматически формирует текст путеводителя по архиву. Каждый из этих моментов весьма важен для архива, например, на подготовку путеводителя по архиву обычно тратится 2-4 года [4, с. 87].
• Было решено ПО раздавать архивам бесплатно. Архивам было исполнено бесплатное конвертирование всех массивов, накопленных ими в других программах, в формат нового ПО. Каждое из этих решений приходилось отстаивать с большими усилиями.
• Не лишним будет напомнить еще об одной проблеме, препятствующей скорейшей и успешной автоматизации архивной отрасли - недостаток специалистов.
• Особенность рассматриваемой предметной области - ее консервативность. Помимо действующих нормативных актов, технологии работы с документами определяются сложившейся практикой. Внесение изменений в существующий порядок, тем более таких революционных как внедрение автоматизации системы, отнюдь не приветствуется. Система отечественного делопроизводства подразумевает движение документа в бумажном виде. Сотрудники архивных учреждений и организаций привыкли работать с бумажными документами. Все еще широко используется бумажные учетные формы (бумажные картотеки и журналы). Даже если в организации действует автоматизированная система, предназначенная для поддержки работы с документами, на нее возлагается минимум функций (в основном это регистрация документов и подготовка отчетов).
• В качестве еще одной особенности можно выделить слабую профессиональную подготовку сотрудников архивных служб. Несмотря на наличие профильных высших учебных заведений, специалистов с высшим образованием в области делопроизводства и архивного хранения документов, работающих по специальности, можно встретить достаточно редко. В основном же знания в данной предметной области приобретаются по результатам опыта работы с документами и являются следствием существования устойчивых, но часто ошибочных стереотипов.
• Причем эта проблема актуальна не только в России. На пленарном заседании XIII конгресса Международного совета архивов очень живо обсуждалась тема архивного образования в новых условиях влияния информационных технологий. Т. Томассен из Королевской архивной школы Нидерландов представил доклад под названием «Получение водительских прав для электронного шоссе: архивное образование в эпоху транснациональных информационных коммуникаций». Он предположил, что простое включение технических дисциплин в традиционные программы обучения не даст должного эффекта и приведет лишь к нерациональным материальным расходам. Вместе с тем он предложил схему нового архивного образования, состоящего из четырех компонентов:
• - комплексное обеспечение образования и подготовки архивистов, отражающее статус архивной науки как самостоятельной дисциплины в сфере информационных наук;
• - основы преподавания и обучения, учитывающие свойства личности и индивидуальный подход к обучаемому;
• - гибкая организация, ориентированная на сотрудничество и международный обмен;
• - тесное и критическое взаимодействие с коллегами по профессии [3, с. 90].
• По мнению Томассена, основным элементом методологии образования архивистов должна быть интеграция, которая предусматривает не только включение в существующие программы новых предметов, но и взаимосвязь всех элементов архивоведческого образования. При этом необходимо также учитывать, что в результате технического прогресса архивоведения из вспомогательной отрасли исторической науки фактически превратилась в самостоятельную дисциплину в сфере информационных услуг. Бурный прогресс, происходящий в области информации и телекоммуникаций, ускоряет и темпы развития архивоведения.
• Компьютеризация архивного дела базируется на Концепции информатизации архивного дела в России и в общеотраслевой Программе информатизации, принятой Государственной архивной службой в 1995 году. В Концепции даются лишь общие ориентиры. Это комплектование архивных фондов, экспертиза ценности и отбора документальных материалов, хранение архивной информации в распределенной базе данных, учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда, автоматизация научно-справочного аппарата, подготовка к изданию архивных справочников и документальных материалов, планирование и учет деятельности и отчетность архивных учреждений. При этом в отношении программного обеспечения говорится с несколько большей определенностью - информационные технологии по основным направлениям деятельности государственных архивов должны быть унифицированными в общеотраслевом масштабе. То есть, архивам нет надобности самим заниматься разработкой основных программ - то, о чем мы говорили выше. Программы по учету, контролю за обеспечением сохранности документов, созданию НСА должны предоставляться Росархивом после одобрения экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива.
• Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела на основе анализа характеристик информационных потоков в архивных учреждениях провел работу по созданию прикладного программного обеспечения для компьютерной поддержки основных функций государственных архивов. Разработанные базы данных: «Паспорт архива», «Учет фондов», «Аннотация фондов», «Учреждения - источники комплектования», «Читальный зал», «Учет исполнения запросов», «Физическое состояние документов» - составляют программный комплекс первой очереди.
• Таким образом, можно констатировать, что в первой половине 1990-х гг. в архивной отрасли появилась реальная почва для широкого применения информационных технологий. Парк персональных компьютеров значительно вырос, накоплен большой массив машиночитаемой информации, в основном в виде тематических баз данных, реже в виде баз данных по учету и спискам учреждений - источникам комплектования. В целом среди архивистов возросла компьютерная грамотность, появился опыт работы с базами данных, компьютеры перестали быть чужеродной экзотикой, а превратились в одно из необходимых средств повседневной работы. В то же время быстро выяснилось, что компьютеры удобны и полезны при подготовке архивами различного рода изданий и выполнении социально-правовых запросов.
• 2. Особенности автоматизированных архивных технологий
• 2.1 База данных «Паспорт архива»
• В соответствии с приказом Росархива от 05.08.93 г. государственные архивы и центры хранения документации должны предоставлять один раз в три года статистическую отчетность по форме № 3 «Паспорт государственного архива на 1 января 200_ года», которая заполняется на основании Памятки, где сказано, что в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении документах, в том числе неописанных, непрофильных, временного срока хранения, включенных в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и другие акты; а также приводятся указания по заполнению таблиц «паспорта».
• В табличную форму статистической отчетности входят следующие разделы:
• - состав и объем документов;
• - состав и объем страхового фонда копий документов;
• - государственный учет и научно-справочный аппарат к документации;
• - состав и объем научно-справочной библиотеки;
• - здания [1, с. 87].
• Заполнение и обобщение информации форм статотчетности в настоящее время ведется вручную.
• Разработка БД «Паспорт архива» способствует оптимизации процессов управления Архивным Фондом Российской Федерации, уменьшению трудозатрат на статистическую и аналитическую обработку информации об архивах в местных органах архивного управления и в целом по РФ.
• База данных «Паспорт архива» создана в целях своевременного предоставления достоверной информации для принятия управленческих решений по проблемам обеспечения сохранности документов Архивного фонда РФ и его развития, повышения оперативности аналитической обработки статистических данных для оптимизации процессов государственного регулирования развития архивного дела. Основное назначение БД «Паспорт архива» - реализация функций централизованного государственного учета Архивного фонда РФ Росархивом, органами управления архивным делом субъектов Федерации и государственного учета Архивного фонда госархивами.
• Основная задача БД - оперативное обеспечение достоверной информации потребителей.
• В архивных учреждениях, располагающих необходимыми средствами вычислительной техники, в соответствии с установленным порядком представления форм статистической отчетности формируется БД «Паспорт архива». Исходными данными служат сведения, получаемые по результатам учета архивного учреждения по основным направлениям деятельности.
• Ввод информации о подведомственных архивных учреждениях в базу данных «Паспорт архива», размещенную в органе управления, производится с полученных от архивов дискет или путем компьютерной связи, т.е. без повторного ввода первичной информации, а также с традиционной формы паспорта. В БД предусматривается возможность работы в оперативном режиме в динамике с глубиной ретроспективы не менее 10 лет.
• В результате автоматизированной обработки поступивших в БД «Паспорт архива» сведений составляют обобщенные сведения по органу управления выходные отчеты, которые представляются в печатном виде, в виде машинного носителя или путем компьютерной связи на следующий вышестоящий уровень управления. В связи с однотипностью исходной информации, процедур ее обработки и обобщения разработано универсальное программное обеспечение БД «Паспорт архива», применяемое на разных уровнях (государственный архив - орган управления архивным делом субъектов Федерации).
• Данная БД обеспечивает аналитическую и статистическую обработку информации как в целом по Архивному фонду Российской Федерации, хранящемуся в архивных учреждениях системы Росархива, так и в разрезе архивов различного ранга, в том числе с учетом территориального принципа.
• Таким образом, БД спроектирована на основе статистического отчета по форме № 3 «Паспорт государственного (-ых) архива (-ов), центра (-ов) хранения документации» и Объяснительной записки к нему. Соответствие данных формы № 3 учетным документам, качество ее заполнения при вводе информации в БД «Паспорт архива» обеспечивается архивными учреждениями.
• 2.2 Базы данных «Учет архивного фонда» и «Учреждения - источники комплектования»
• Государственный учет документов является одной их важнейших функций архивов Российской Федерации. Учет документов предполагает их организацию по определенным классификационным комплексам в целях обеспечения сохранности и возможности адресного поиска. Традиционная система учета документов основана на принципах централизации, преемственности и четкой регламентации учетной документации на стадии государственного и ведомственного хранения, что закреплено правилами работы и другими нормативами. Единообразие форм учетной документации позволяет разработать типовые технологические решения для компьютерной поддержки этого направления архивной деятельности.
• БД «Учет архивного фонда» обеспечивает современную автоматизированную технологию ведения учетных документов. Опыт внедрения показал, что она позволяет избежать технических ошибок в учете, присущих традиционным формам учета документов. Достигается это следующим образом. Сначала фиксируются учетные данные по архивам на 1 января текущего года, а затем по жесткой технологии вносятся изменения в учетные данные архива. Система выдает основные и вспомогательные учетные документы, которые архивисты традиционно вели вручную (лист фонда, книга учета поступлений, список фондов, паспорт архива, сведения об изменениях в составе и объеме фондов, а также реестр описей, книга учета движения фондов, описей и дел и др.).
• В настоящее время автоматизированный учет, реализованный в среде Огас1е (сетевой режим), действует в семи центральных архивах Москвы. В десяти архивах кадровой документации работает версия под Visual FохРго 6.0 (локальный режим), и необходимая информация по оптоволоконным каналам связи ежедневно передается на центральный сервер. Кроме того, начиная с 2002 г. в соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, данные в электронном формате направляются в Росархив для использования их в программных комплексах «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» [1, с. 87].
• Комплектование Архивного фонда РФ, систематическое и качественное пополнение его документами, объективно отражающими историческое развитие общества, является важной функцией в деятельности государственных архивов. Критерии определения источников комплектования наряду с критериями и принципами отбора документов на государственное хранение составляют научную основу классификации документов АФ РФ. Единство научных и методологических подходов в работе государственных архивов с учреждениями-источниками комплектования позволяет разработать типовые технологические решения для компьютерной поддержки этого направления в работе государственных архивов областного и муниципального уровней. Федеральные архивы и центры документации имеют специфику и требуют индивидуального подхода к технологическим решениям компьютерной поддержки в области комплектования. Следующим этапом явится разработка автоматизированного контроля за работой по комплектованию для органов управления архивным делом.
• База данных «Учреждения - источники комплектования» - информационная система, которая должна способствовать совершенствованию ведения списков учреждений-источников комплектования, повышению оперативности контроля за работой ведомственных архивов, а такие быстрому поиску информации и получению справочных (статистических) сведений на уровне областного и городского архивов с постоянным составом документов.
• В соответствии с этим данная система обеспечивает информационную поддержку следующих задач:
• - ведение списков учреждений-источников комплектования государственного архива в электронном формате;
• - контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений;
• - контроль за работой ведомственных архивов; оперативный поиск и выдача информации при выполнении запросов;
• - статистическая обработка сведений;
• - учет сведений о состоянии работы с учреждениями - фондообразователями и их статистическая обработка;
• - контроль за проведением экспертизы ценности и отбором документов в ведомственных архивах.
• Таким образом, в настоящее время подсистема «Комплектование Архивного фонда Москвы» обеспечивает автоматизированное ведение информации но комплектованию архивного фонда. Один из таких информационных ресурсов - ведение списка организаций - источников комплектования архивов документами. Особенностями распределения документов между московскими архивами продиктована необходимостью ведения разных БД по определенным группам источников комплектования, а также ведение сводного списка источников комплектования центральных архивов Москвы. Эти БД выполняют учетную функцию, определяя количество принятых на хранение документов по видам. Они ведутся в автоматизированном режиме начиная с 1992 г. средствами СУБД Q?@А 4.0. В БД содержатся сведения об отраслевой или ведомственной принадлежности организаций, форме собственности, наличии и сроках утверждения инструкций по делопроизводству, ведомственных перечней документов, номенклатур дел, количественные характеристики дел, крайние даты документов, сроки передачи их в государственный архив и др.
• автоматизации учет архивный каталог
• 2.3 База данных «Учет использования документов архива»
• Современные процессы общественного переустройства, происходящие в России, значительно усилили потребность в архивной информации. В связи с этим возрастает значение деятельности архивных учреждений по организации использования документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации.
• Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности государственных архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации.
• Архивные документы используются в целях: управления, политических, народно-хозяйственных, научных, культурно-просветительских, агитационно-пропагандистских, социально-правовых, учебных, в целях художественного творчества и др.
• В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.
• Учет использования документов при этих условиях играет немаловажную роль и предполагает организацию его по определенной системе.
• Введение «Основными правилами работы государственных архив Российской Федерации» унифицированных учетных Форм обеспечивает анализ количественных и качественных характеристик использования архивных документов. Единообразие форм учетной документации по использованию архивных документов позволило разработать типовые технологические решения для компьютерной поддержки этого направления архивной деятельности.
• При разработке БД «Учет использования архивных документов архиве» в качестве объекта автоматизации выступает функция архива по учету использования архивных документов как государственной, так и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации. Типовые решения задачи, разработанные для архивов Российской Федерации разного уровня адаптированы к специфике каждого отдельного архива.
• БД разрабатывалась с целью совершенствования технологи учета использования документов на основе применения ЭВМ. Автоматизация этого направления деятельности архивных учреждений позволила повысить качество и оперативность получения данных об использовании, обеспечила получение сводных статистических и аналитических сведений в целях интенсификации использования документов АФ РФ и обеспечения потребителя релевантной документной информацией.
• БД «Учет использования документов архива» способствует организации комплексного использования документов архива:
• - максимальной полноте и интенсивности использования выявленной архивной информации;
• - выявлению тематических комплексов документов, предназначенных для дальнейшего использования;
• - установлению долговременных и многосторонних связей с возможным кругом потребителей ретроспективной информации;
• - применению новых вариантов традиционных форм организации использования архивной информации;
• - постоянному привлечению внимания средств массовой информации к мероприятиям по организации использования архивной информации;
• - мероприятиям по экономии трудозатрат сотрудников архива [8, с. 98].
• Основой разработки БД «Учет использования документов архива» являются следующие формы учета, закрепленные «Основными правилами работы государственных архивов РФ» (раздел 8):
• - заказ (требование) на выдачу дел;
• - акт о выдаче дел во временное пользование;
• - книга выдачи дел из хранилища;
• - лист использования документов;
• - анкета исследователя;
• - журнал регистрации исследователей и их личных дел:
• - журнал регистрации посещений исследователями читального зала;
• - карточка учета форм использования документов;
• - карточка регистрации и учета исполнения запроса;
• - карточка учета исследователей и тематики исследований
• - карточка учета изданий архива.
• Таким образом, Подсистема «Использование документов Архивного фонда» предназначена для обработки информации по использованию документов московских архивов. Для учета работы по запросам граждан и организаций ведется электронная картотека социально-правовых и тематических запросов, которые поступают в отделы информационного обслуживания московских архивов. При ее разработке учитывались требования отдела организационно-распорядительной работы и 17 архивных учреждений системы Мосгорархива, направленные на сокращение сроков регистрации запросов, ускоренный поиск данных об их исполнении, контроль за сроками исполнения, а также учет и анализ этой работы. В настоящее время комплекс поддерживает создание электронной картотеки по трем видам запросов: социально-правовые, тематические, консульские.
• 3. Программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»
• В 1995-1997 гг. согласно концепции Росархива началась работа по созданию серии интегрированных типовых автоматизированных информационно-поисковых систем под общим названием «Архивный фонд».
• В 1995 году всем архивам системы Росархива была передана для опытной эксплуатации 1-я экспериментальная версия программного комплекса (ПК) «Архивный фонд». Первая версия программы стала, по сути, первым шагом в создании общеотраслевого программного обеспечении Программа была реализована в среде МS DОS. Структура файлов ПК «Архивный фонд» была первоначально организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект (фонд, опись, и т.д.) Преследовалась двоякая цель - отработка и создание единого электронного формата описания архивных документов на уровне фонда и начало формирования массивов данных в этом формате.
• По итогам апробации программного комплекса «Архивный фонд» (1-ая версия) в архивных учреждениях Республик Алтай, Башкирия, Татарстан, Удмуртия, Алтайского и Красноярского краев, Вологодской, Курганской, Нижегородской, Омской, Пермской, Свердловской, Смоленской, Тверской, Томской, Тульской, Тюменской и Челябинской областей в Отдел автоматизированных архивных технологий ВНИИДАД были переданы замечания и предложения архивных учреждений Российской Федерации, на основе которых был создан свод замечаний и предложений. В данном документе были указаны конкретные недостатки программы и предложения по их устранению. Таким образом, первая версия программного комплекса «Архивный фонд» нуждалась в уточнении и доработке с учетом полученных от архивов конструктивных замечаний и предложений.
• В течение 1996 и начала 1997 годов шла активная работа над созданием усовершенствованной версии программного комплекса «Архивный фонд». Вторую версию программы было решено реализовать в среде Windows на основе программного продукта FохРго.
• После принятия второй версии ПК «Архивный фонд» Экспертной комиссией по автоматизированным архивным технологиям Росархива, она была представлена на итоговой коллегии Росархива в марте 1997 года и бесплатно роздана представителям архивных учреждений практически всех субъектов Российской Федерации. Тогда же органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации был передан программный комплекс «Фондовый каталог». В Росархиве начала функционировать экспериментальная версия автоматизированного Центрального фондового каталога.
• Программа «Архивный фонд» представляет собой автоматизированной комплекс, обеспечивающий создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата, что позволяет осуществлять информационное обеспечение функций государственного учета, контроля за хранением документов, состоянием научно-справочного аппарата. Информация базы данных служит основой для ведения в автоматизированном режиме фондовых каталогов органов управлений архивным делом и Центрального фондового каталога ; это дает возможность перехода к передаче сведений в фондовые каталоги и ЦФК в электронном формате.
• Организация ввода сведений в БД «Архивный фонд» и «Фондовый каталог» в 1997 - 1999 годах регулировалась инструктивными письмами Росархива, ежегодными «Указаниями по планированию работы учреждений системы Росархива». Накопленный в течение трех лет опыт внедрения системы позволил разработать Временный порядок автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденный Приказом Росархива № 64 от 23.10.2000, в котором определены основные принципы и требования к ведению системы автоматизированного государственного учета.
• К середине 90-х годов в государственных архивах функционировали около 15 учетных баз данных, форматно несовместимых между собой. В начале 1998 года базу данных «Архивный фонд» уже вели 11 федеральных архивов, 45 региональных и 12 муниципальных архивов. Общий накопленный объем описаний составил 107 тысяч фондов. Столь большой объем введенных данных был достигнут в основном благодаря тому, что Росархив конвертировал в единый формат «Архивного фонда» описания 60 304 фондов и З7 411 описей, ранее введенных архивами в различные базы данных, выполнявшие функции учета и научно-справочного аппарата.
• В течение 2001 года силами отдела и привлеченных специалистов велась разработка 3-ей расширенной версии ПК «Архивный фонд», которая дала возможность, помимо поддержки автоматизированного государственного учета архивных документов (в области которого основными решаемыми задачами были - доработка и усовершенствование), автоматизировать все виды научно-справочного аппарата к документам архива. Данная версия программного комплекса была передана во все федеральные архивы и органы управления архивным делом субъектов РФ на расширенной Коллегии Росархива 27 февраля 2002 года для опытной эксплуатации. Большинство архивов, которые вели вторую версию программы, перешли на новую версию. Данный переход был абсолютно безболезненным, т.к. в новой версии программы была предусмотрена автоматизированная функция преобразования информационного массива в формат 3-ей расширенной версии программного комплекса «Архивный фонд».
• В течение 2003 года велась работа по доработке третьей версии ПК «Архивный фонд» и переводу программы на другую более современную платформу (аппаратная платформа - IВМ совместимые компьютеры: программная платформа - Microsoft Windows операционная система (ОС), требование к ОС - не меньше Windows 98 (2-я редакция), рекомендуемая ОС - Windows 2000, язык программирования - Delphi, Сервер КД - FireBird 1.5) [9, с. 103].
• Данная работа велась на основе замечаний и предложений присланных из архивов субъектов Российской Федерации.
• Динамика внедрения ПК «Архивный фонд» в период с 1998 по 2002 год выглядит следующим образом.
• Число федеральных архивов, ведущих базу данных «АФ», остается стабильным. Наиболее продуктивным для федеральных архивов в плане ввода информации в БД был 2000 год. Это связано со многими факторами. Во-первых: в большинстве архивов работа с ПК «Архивный фонд» стала приоритетной задачей в области учета документов; во-вторых: сотрудники архивов, непосредственно работающие с программой, хорошо изучили ее и накопили необходимый опыт; в-третьих: во многих архивах появилась современная компьютерная техника, позволяющая наиболее эффективно работать с программой. Снижение ввода информации в БД «Архивный фонд» в 2001 и 2002 годах связано с тем, что в большинстве федеральных архивов уже была накоплена основная информация о фондах архива, регламентированная Временным порядком государственного учета, и работа велась в основном по редактированию и внесению изменений и дополнений в уже имеющиеся записи. С 2001 года федеральные архивы начали работу по заполнению разделов «Опись», «Движение документов».
• Число государственных архивов субъектов Российской Федерации, участвующих в заполнении базы данных «Архивный фонд», постоянно увеличивается (на данный момент - 114 архивов), хотя и недостаточными темпами. Возрастает и количество субъектов РФ, в которых проводится данная работа, их число достигло 61-го.
• Итого на начало 2003 года БД «Архивный фонд» вели 588 архивов.
• Динамика роста совокупного объема данных в целом показывает нарастание темпов ввода информации в автоматизированную систему государственного учета документов. Основной прирост объемов дают государственные архивы субъектов РФ, причем процесс идет с ежегодным ускорением. Остается большой резерв у муниципальных архивов.
• Следует отметить, что внедрение и развитие системы автоматизированного государственного учета ведется недостаточно эффективно.
• Не все архивы, ведущие БД «Архивный фонд», регулярно и в срок присылают массивы данных. При передаче массивов введенных данных нередко встречаются элементарные ошибки: неправильная упаковка (архивация) данных, присылаются не те массивы (пустые, демонстрационные, с включением собственно программного обеспечения). Причина - низкая квалификация сотрудников, небрежность при подготовке данных к передаче.
• Как правило, не соблюдаются требования Временного порядка ведения автоматизированного государственного учета об обязательном заполнении определенного набора показателей в БД «АФ». В основном это относится к разделу «Паспорт архива», который заполнен лишь в 10% массивов. Редко заполняются показатели «Историческая справка» и «Аннотация».
• Работа по ведению БД «Архивный Фонд» не находит адекватного отражения в планово-отчетной документации. Наиболее распространенным недостатком является отсутствие в текстовой части сведений о количестве введенных или планируемых для ввода описаний фондов с пояснением, в какие разделы вводилась (будет вводиться) информация. Часто не указывается, в каких конкретно архивах ведется БД «Архивный Фонд».
• Нередки потери введенных данных из-за отсутствия бесперебойных источников питания и, главное, из-за того, что не создаются страховые копии массивов. Это является нарушением элементарных требований к работе с электронными данными.
• Основным фактором, тормозящим развитие системы автоматизированного централизованного госучета, является недостаточная обеспеченность архивных учреждений компьютерной техникой. Значительная доля компьютерного оборудования в 2001-2003 гг. приобреталась на средства, выделяемые по разделу «Информатизация» подпрограммы «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России (2001-2005 гг.)». Однако такого количества техники недостаточно для решения задач автоматизированного госучета. Особенно остро данная проблема стоит в муниципальных архивах.
• Таким образом, основной целью внедрения и развития автоматизированной системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации является отказ от ведения госучета в традиционном бумажном виде, что является очень трудоемким процессом, и переход к передаче сведений в Центральный фондовый каталог в электронном формате. Поэтому необходимо как Росархиву так и директорам федеральных архивов, органам управления архивным делом продолжить и активизировать многоплановую работу по организации развития системы автоматизированного централизованного государственного учета документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
• Заключение
• Информатизация работы государственного архива имеет свою специфику. Одной из острых проблем является оснащение государственных и муниципальных архивов современной компьютерной техникой. В 2001 году в Государственном архиве Тульской области была незначительно обновлена компьютерная техника на внебюджетные средства - по гранту Сороса за проведение работы «Преодоление», которая заключалась в сборе информации о жертвах политических репрессий в виде аудио- и видеозаписей.
• Достаточно сложной задачей для архивов является разработка программного обеспечения. К середине 1990-х годов в архивной отрасли получили распространение программные продукты, созданные разными разработчиками - Российским центром космической документации, ВНИИДАД, Центром хранения и изучения документальных коллекций и др. В 1998 г. программные продукты для архивов стали создавать профессиональные фирмы. Но высокая стоимость таких индивидуальных программ приводит государственные архивы к собственным разработкам специализированных программ. И все же подавляющее большинство разработок представляют собой тематические базы данных, такие, как перечни фондов и документов по запросам отделов государственных архивов и органов власти, тематические каталоги по определенному вопросу.
• Библиографический список
• 1. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации [Текст] / Росархив. - М.: Норма, 2002. - 342 с.
• 2. Основные правила работы государственных архивов [Текст] / Росархив. - М.: Норма, 2004. - 422 с.
• 3. Основные правила работы ведомственных архивов [Текст] / Росархив. - М.: Норма, 2005. - 388 с.
• 4. Словарь современной архивной терминологии [Текст] / Главархив РФ. ВНИИДАД. - М.: Норма, 2005. - 434 с.
• 5. Аксенов, Ю.М. Организация использования документов ГАФ РФ: Пособие для архивистов [Текст] / Ю.М. Аксенов. - М.: Владос, 2003. - 264 с.
• 6. Алексеева, Е.В. Архивоведение [Текст] / Е.В. Алексеева.- М.: ПрофОбрИздат, 2002. - 422 с.
• 7. Афанасьева, Л.П. Порядок приема, регистрации, учета и передачи на исполнение запросов [Текст] / Л.П. Афанасьева. - М.: Дело, 2005. - 264 с.
• 8. Бурова, Е.М. Организация исполнения запросов социально-правового характера в РГАНИ [Текст] / Е.М. Бурова. - М.: Норма, 2005. - 322 с.
• 9. Кирсанова, М.В. Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений [Текст] / М.В. Кирсанова. - М.: Герда, 2006. - 262 с.
• 10. Колтунова, М.В. Перечень сведений конфиденциального характера [Текст] / М.В. Колтунова. - М.: Норма, 2006. - 276 с.
• 11. Крайская, З.В. Архивоведение [Текст] / З.В. Крайская. - М.: Норма, 2006. - 322 с.
• 12. Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере [Текст] / Л.В. Павлюк. - СПб: Герда, 2005. - 288 с.
• 13. Санкина, Л.С. Служебные отметки в оформлении документов [Текст] / Л.С. Санкина. - М.: Дело, 2007. - 264 с.
• 14. Стенюков, М.В. Архивное дело. Исполнение запросов [Текст] / М.В. Стенюков. - СПб.: Герда, 2004. - 288 с.

Размещено на Allbest.ru