Організація документообігу в органах місцевого самоврядування

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Оперативна робота з документами установ можлива лише тоді, коли необхідна інформація. Жоден документ, що вимагає відповіді, не повинен залишитися без виконання, жодне доручення керівника не має бути забуте. Це може бути досягнуто лише шляхом обліку всіх документів і контролю виконання.

Документообіг - це рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи одержання до дати завершення виконання або надсилання.

Порядок руху документів в установах не завжди продуманий - багато документів проходять довгий і заплутаний шлях від створення чи отримання до виконання, ряд операцій з ними дублюється, а деякі з них при більш ретельному аналізі взагалі виявляються непотрібними.

У роботі з документами не повинно бути дублювання, тобто кожна операція з документом має виконуватись тільки один раз, - це одна з найголовніших вимог до організації документообігу.

Практика діловодства сформувала такі основні принципи раціональної організації документообігу:

- рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

- перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і відповідати організації і технології праці закладу.

- різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

- копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються і виконані копії.

Відповідно до Інструкції з діловодства технологія діловодного процесу в органах місцевого самоврядування складається з таких основних етапів:

- приймання документів;

- попередній розгляд вхідних документів до їх реєстрації; - реєстрація документів;

- направлення документів до керівництва; - резолюції;

- порядок передачі документів виконавцям;

- порядок оброблення та надсилання вихідних листів;

- відмітка про виконання документа і направлення його до справи; - номенклатура справ;

– формування та оформлення справ;

– зберігання документів.

Вірна організація роботи з документами в установах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Усі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано загальними відділами райадміністрацій і посадовими особами, які призначені для прийому вхідної документації. Як правило, у загальному відділі розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто». У разі пошкодження конверта робиться відмітка в поштовому реєстрі. Конверти зберігаються й додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли в конверті відсутні конкретні документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Невірно оформлені (не підписані, не засвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресату.

Всі документи, що надійшли, підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється в загальному відділі і секторі контролю.

Метою попереднього розгляду документів є поділ їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися в день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми, факси розглядаються негайно.

Керівництву установи в першу чергу передаються актові документи та кореспонденція Верховної Ради, Президента, Кабінету Міністрів, органів виконавчої влади, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності установи й потребують вирішення керівництвом. Інші документи передаються у структурні підрозділи й виконавцям.

Інформація про всі отримані повідомлення і документи фіксується у спеціальних журналах. Цей процес одержав назву первинного обліку (реєстрації) вхідних документів.

Документи реєструються один раз: що надходять - у день надходження, створювані - у день підписання або затвердження. При передачі документа з одного підрозділу в інший він повторно, як правило, не реєструється. діловодний документообіг архівний

Без попереднього розгляду та без реєстрації в загальному відділі за призначенням передаються документи, які адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам.

Документи, які не підлягають реєстрації, обліковуються в електронній базі вхідних документів, що не підлягають реєстрації. На першій сторінці документа у правому нижньому кутку проставляється реєстраційний штамп, в якому заповнюється тільки рядок «Дата». Після чого документи передаються за призначенням під розпис в картці.

Пропозиції, заяви та звернення громадян після обліку у спеціальному журналі обліку пропозицій, заяв та скарг громадян передаються для подальшого їх опрацювання до відділу роботи із зверненнями громадян.

Як показує практика, в умовах функціонування сучасної установи найкращим чином зарекомендувала себе централізована система реєстрації документів, відповідно до якої виконання всіх необхідних операцій з документами здійснюється в одному місці.

Така система забезпечує:

- єдиний порядок реєстрації документів;

- оперативне ведення за документами інформаційно-пошукової та архівно-довідкової роботи;

- ефективний контроль виконання документів.

Реєстрація будь-якого документа проводиться шляхом введення документа до електронної бази даних, проставлення на ньому реєстраційного індексу та друкування реєстраційної картки з відомостями про документ.

Усі документи після реєстрації в той же день передаються керівництву райадміністрації, яке проставляє резолюції.

Контролю підлягає виконання всіх зареєстрованих документів. Контроль виконання документів здійснюють керівники організації і структурних підрозділів, відповідальні виконавці (провідні фахівці за напрямами діяльності).

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Терміни виконання документів обчислюються в календарних днях з дати підписання (затвердження) документа, а для документів, що надійшли з інших організацій, - з дати їх надходження. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш 30 календарних днів від дати реєстрації документа в загальному відділі. Документи з позначкою «Терміново» виконуються терміново, або не більш як протягом 5 робочих днів від дати реєстрації документа в загальному відділі.

Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення розглядаються терміново, решта - не більше 7 робочих днів.

Зміна терміну виконання проводиться тільки за вказівкою керівника в наступному порядку: типові терміни - прийняттям нового акту, індивідуальні - розпорядженням керівника, який їх установив.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим установам та особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються на документі, у реєстраційно-контрольній картці і на екземплярі відповіді, що залишається в організації. При контролі виконання використовуються екземпляри реєстраційно-контрольних карток, що заповнюються при реєстрації документів.

Вихідні та внутрішні документи набагато простіші в обробці. Вся обробка полягає в їх реєстрації та передачі виконавцям або відправки.

При передачі внутрішнього документа з одного підрозділу в інший він реєструється повторно.

Внутрішні документи при реєстрації діляться на групи за такими видами: накази з основної діяльності, накази з особового складу, акти ревізій, протоколи засідань, звіти, доповідні записки і т.д.

Документи в кожній групі реєструються окремо, реєстраційні номери (індекси) привласнюються в межах групи. Для внутрішніх документів застосовується проста нумерація, наприклад: Наказ № 15, Протокол № 23.

Внутрішні документи організації передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі (журналі і картці).

Служба документаційного забезпечення управління повинна вести статистику оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені копії. Результати обліку документообігу доводяться до відома керівництва і служать основою для удосконалення методів роботи з документами в установі.

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архівний підрозділ установи зберігаються за місцем їх формування у справах.

Підготовка документів до передачі в архівний підрозділ райадміністрації включає: експертизу цінності документів, оформлення справ, складання описів справ, передачу справ до архівного підрозділу райадміністрації і забезпечення схоронності документів.

Таким чином, основними вимогами до успішного, підпорядкованого документообігу в установі є уникнення дублювання. Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу - це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу. Все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства.

Размещено на Allbest.ru